Bài giảng Kế toán máy: Phần 1

Bài giảng Kế toán máy: Phần 1 có nội dung trình bày tổng quan về phần mềm kế toán; mô hình hoạt động của phần mềm kế toán; hướng dẫn chung về phần mềm kế toán; phân công công việc và quyền hạn trong phòng kế toán; kế toán vốn bằng tiền; thao tác phần hành kế toán vốn bằng tiền trên phần mềm kế toán; kế toán vật tư;... Mời các bạn cùng tham khảo!

HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG

LỜI NÓI ĐẦU

Kế toán máy hiện được sử dụng phổ biến trong các đơn vị, tổ chức kinh

tế Chính vì vậy việc đào tạo sử dụng phần mềm kế toán cho sinh viên khối

ngành kinh tế là rất cần thiết, giúp sinh viên sau khi ra trường có thể tự tin hơn

làm công việc kế toán ngoài thực tế

Phần mềm kế toán máy Misa là một trong những phần mềm kế toán

thông dụng nhất hiện nay, phần mềm cho phép người dùng có thể tổ chức

công tác kế toán đơn giản, gọn nhẹ Với cách tiếp cận phần mềm kế toán đóng

vai trò như một công cụ làm việc của kế toán, và đều có sự giống nhau về

nguyên tắc hoạt động, Khoa Tài chính – Kế toán 1, Học viện Công nghệ Bưu

chính Viễn thông đã lựa chọn phần mềm Misa là phần mềm kế toán mẫu được

giảng dạy xuyên suốt trong môn học Kế toán máy, với kỳ vọng giúp sinh viên

có thể sử dụng thành thạo phần mềm Misa sau khi kết thúc môn học, cũng như

hiểu được nguyên lý chung về phần mềm kế toán Trên cơ sở đó, bài giảng kế

toán Máy được biên soạn thành 10 chương, nội dung các chương là kiến thức

về việc thực hành các phần hành kế toán trong doanh nghiệp, kết cấu của mỗi

chương bao gồm sự hướng dẫn, giới thiệu về phần mềm kế toán chung và sự

ứng dụng trên phần mềm Misa và câu hỏi, bài tập ôn tập

Hi vọng rằng, bài giảng Kế toán Máy sẽ giúp sinh viên ngành Kế toán

tại Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông có những hiểu biết xác đáng, tự

tin hơn khi làm kế toán nói chung và kế toán máy trên phần mềm nói riêng

Tuy tác giả đã có nhiều cố gắng song bài giảng sẽ không tránh khỏi

những khiếm khuyết nhất định Tác giả rất mong nhận được nhiều ý kiến đóng

góp chân thành của các đồng nghiệp và bạn đọc để bài giảng ngày càng hoàn

thiện hơn

Tác giả

ThS Lê Thị Ánh

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

MỤC LỤC 2

BẢNG DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT 5

BẢNG DANH MỤC HÌNH ẢNH 6

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN 7

1.1 Khái niệm phần mềm kế toán 7

1.2 Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán 8

1.3 Những lợi ích của việc ứng dụng phần mềm kế toán 9

1.3.1 Đối với doanh nghiệp 9

1.3.2 Đối với cơ quan thuế và kiểm toán 9

1.4 Phân loại phần mềm kế toán máy 10

1.4.1 Phân loại theo bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh 10

1.4.2 Phân loại theo hình thức sản phẩm 10

1.5 Các tiêu chuẩn và điều kiện của một phần mềm kế toán 11

1.5.1.Tiêu chuẩn của phần mềm kế toán 11

1.5.2 Điều kiện của phần mềm kế toán 12

1.5.3 Điều kiện cho việc áp dụng phần mềm kế toán 12

Câu hỏi ôn tập Chương 1 14

Tài liệu tham khảo chương 1 15

CHƯƠNG 2: HƯỚNG DẪN CHUNG VỀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN 16

2.1 Các bước tiến hành mở sổ kế toán 16

2.2 Nhập số dư ban đầu 23

2.2.1 Khai báo danh mục 24

2.2.2 Nhập số dư ban đầu 29

2.3 Phân công công việc và quyền hạn trong phòng kế toán 32

2.4 Khoá sổ kế toán cuối kỳ 35

2.5 Lưu trữ và bảo quản sổ kế toán trên máy vi tính 35

2.6 Cập nhật phần mềm theo thông báo của nhà cung cấp 36

Câu hỏi ôn tập Chương 2 39

Tài liệu tham khảo chương 2 44

CHƯƠNG 3: KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN 45

3.1 Yêu cầu của phần mềm kế toán đối với kế toán vốn bằng tiền 45

3.1.1 Về tài khoản sử dụng trong phần mềm 45

3.1.2 Về chứng từ sử dụng trong phần mềm kế toán 45

3.3.4 Thao tác nghiệp vụ tiền gửi ngân hàng 54

3.3.5 Chiết xuất các báo cáo liên quan 56

Câu hỏi ôn tập chương 3 59

Tài liệu tham khảo chương 3 61

CHƯƠNG 4: KẾ TOÁN VẬT TƯ 62

4.1 Yêu cầu của phần mềm kế toán đối với kế toán vật tư 62

4.2 Mô hình hoá hoạt động nhập, xuất kho vật tư trên phần mềm kế toán 62

4.2.1 Mô hình hóa hoạt động nhập kho 62

4.2.2 Mô hình hóa hoạt động xuất kho 63

4.3 Thao tác phần hành kế toán vật tư, CCDC trên phần mềm kế toán 64

4.3.1 Quy trình xử lý trên PMKT 65

4.3.2 Khai báo danh mục liên quan 65

4.3.3 Thao tác nghiệp vụ nhập kho 65

4.3.4 Thao tác nghiệp vụ xuất kho 71

4.3.5 Chiết xuất các báo cáo liên quan 74

Câu hỏi ôn tập chương 4 78

Tài liệu tham khảo chương 4 79

CHƯƠNG 5: KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 80

5.1 Yêu cầu của kế toán tài sản cố định đối với phần mềm kế toán 80

5.2 Mô hình hoá hoạt động tăng, giảm TSCĐ trên phầm mềm kế toán 80

5.2.1 Mô hình hóa hoạt động tăng TSCĐ 80

5.2.2 Mô hình hóa hoạt động giảm TSCĐ 81

5.3 Thao tác phần hành kế toán TSCĐ trên phần mềm kế toán 81

5.3.1 Quy trình xử lý trên PMKT 81

5.3.2 Khai báo danh mục liên quan 82

5.3.3 Thao tác nghiệp vụ tăng TSCĐ 82

5.3.4 Thao tác nghiệp vụ giảm TSCĐ 85

5.3.5 Chiết xuất các báo cáo liên quan 89

Câu hỏi ôn tập chương 5 91

Tài liệu tham khảo chương 5 93

CHƯƠNG 6: KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG 94 6.1 Yêu cầu về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương đối với phần mềm kế toán 94

6.2 Mô hình hoá hoạt động kế toán tiền lương trên phần mềm kế toán 94

6.3 Thao tác phần hành kế toán tiền lương trên phần mềm kế toán 95

6.3.1 Quy trình xử lý trên PMKT 95

6.3.2 Khai báo danh mục liên quan 96

6.3.3 Thao tác nghiệp vụ kế toán tiền lương 96

6.3.4 Thao tác nghiệp vụ các khoản trích theo lương 105

6.3.5 Chiết xuất các báo cáo liên quan 107

Câu hỏi ôn tập chương 6 108

Tài liệu tham khảo chương 6 109

CHƯƠNG 7: KẾ TOÁN MUA HÀNG VÀ CÔNG NỢ PHẢI TRẢ 110

7.1 Yêu cầu của kế toán mua hàng và công nợ phải trả đối với phần mềm kế toán 110

7.2 Mô hình hoá hoạt động mua hàng và công nợ phải trả 110

7.3 Thao tác phần hành kế toán mua hàng và công nợ phải trả trên PMKT 110

7.3.1 Quy trình xử lý trên PMKT 111

7.3.2 Khai báo danh mục liên quan 111

7.3.3 Thao tác nghiệp vụ kế toán mua hàng trên phần mềm 111

7.3.4 Thao tác nghiệp vụ Kế toán công nợ phải trả với nhà cung cấp 117

7.3.5 Chiết xuất các báo cáo liên quan 119

Câu hỏi ôn tập Chương 7 123

Tài liệu tham khảo chương 7 125

CHƯƠNG 8: KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ CÔNG NỢ PHẢI THU 126

8.1 Yêu cầu kế toán bán hàng và công nợ phải thu với phần mềm kế toán 126

8.2 Mô hình hoá hoạt động bán hàng và công nợ phải thu 126

8.3 Thao tác phần hành kế toán bán hàng và công nợ phải thu trên phần mềm kế toán 127

8.3.1 Quy trình xử lý trên PMKT 127

8.3.2 Khai báo danh mục liên quan 128

8.3.3 Thao tác nghiệp vụ kế toán bán hàng trên phần mềm 128

8.3.4 Thao tác nghiệp vụ công nợ phải thu với khách hàng trên phần mềm 135

8.3.5 Chiết xuất các báo cáo liên quan 138

Câu hỏi ôn tập Chương 8 142

Tài liệu tham khảo chương 8 144

CHƯƠNG 9: KẾ TOÁN THUẾ 145

9.1 Mô hình hoá hoạt động Kế toán Thuế 145

9.2 Thao tác phần hành Kế toán Thuế trên phần mềm kế toán 145

9.2.1 Quy trình xử lý trên PMKT 145

9.2.2 Lập tờ khai Thuế trên phần mềm Kế toán 146

Câu hỏi ôn tập chương 9 153

Tài liệu tham khảo chương 9 154

CHƯƠNG 10: KẾ TOÁN TỔNG HỢP VÀ BÁO CÁO TÀI CHÍNH 155

10.1 Mô hình hoá hoạt động Kế toán Tổng hợp và Báo cáo tài chính 155

10.2 Thao tác trên phần mềm kế toán 155

10.2.1 Quy trình xử lý trên PMKT 156

10.2.2 Thao tác xác định thuế TNDN phải nộp 156

10.2.3 Thao tác xác định kết quả kinh doanh 157

10.2.4 Một số thao tác xử lý cuối kỳ 159

10.2.5 Lập và in báo cáo tài chính 165

Câu hỏi ôn tập Chương 10 170

Tài liệu tham khảo chương 10 178

TÀI LIỆU THAM KHẢO 179

BẢNG DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

BẢNG DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 3-1 - Mô hình hóa hoạt động thu tiền mặt trên PMKT 47

Hình 3-2 - Mô hình hóa hoạt động chi tiền mặt trên PMKT 48

Hình 3-3-Mô hình hóa hoạt động thu tiền gửi ngân hàng trên phần mềm kế toán 48

Hình 3-4 - Mô hình hóa hoạt động chi tiền gửi NH trên PMKT 49

Hình 3-5 - Quy trình xử lý phần hành Vốn bằng tiền trên PMKT 49

Hình 4-1 - Mô hình hóa hoạt động nhập kho 63

Hình 4-2 - Mô hình kế toán tăng CCDC 63

Hình 4-3 - Mô hình hóa hoạt động xuất kho 64

Hình 4-4 - Mô hình kế toán giảm CCDC 64

Hình 4-5 – Quy trình xử lý kế toán vật tư trên phần mềm kế toán 65

Hình 5-1 - Mô hình hóa hoạt động tăng TSCĐ 80

Hình 5-2 - Mô hình hóa giảm TSCĐ trên PMKT 81

Hình 5-3 - Quy trình xử lý kế toán TSCĐ trên PMKT 81

Hình 6-1 - Mô hình hóa hoạt động tiền lương trên PMKT 95

Hình 6-2 - Quy trình xử lý kế toán tiền lương trên PMKT 95

Hình 7-1 - Mô hình hóa hoạt động mua hàng và công nợ phải trả 110

Hình 7-2 - Quy trình kế toán mua hàng và công nợ phải trả 111

Hình 8-1 Mô hình kế toán bán hàng và công nợ phải thu 127

Hình 8-2 - Quy trình xử lý kế toán bán hàng và công nợ phải thu 127

Hình 9-1 - Mô hình hoạt động Kế toán Thuế 145

Hình 9-2 - Quy trình kế toán Thuế trên PMKT 145

Hình 10-1 - Mô hình hóa kế toán tổng hợp và BCTC 155

Hình 10-2 - Quy trình xử lý kế toán tổng hợp và BCTC trên PMKT 156

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN

1.1 Khái niệm phần mềm kế toán

Kế toán trên máy vi tính là quá trình ứng dụng công nghệ thông tin

trong hệ thống thông tin kế toán, nhằm biến đổi dữ liệu kế toán thành những

thông tin kế toán đáp ứng yêu cầu của các đối tượng sử dụng thông tin Đó là

một phần thuộc hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp; hệ thống thông tin kế

toán thực hiện trên máy tính Được xác định bao gồm đầy đủ các yếu tố cần có

của một hệ thống thông tin kế toán hiện đại Hệ thống thông tin kế toán hiện

đại là hệ thống thông tin có sử dụng công nghệ thông tin, dưới quyền chủ động

tuyệt đối của con người để thực hiện chức năng ghi nhận, xử lý lưu trữ và

truyền đạt thông tin kinh tế tài chính trong một tổ chức

Kế toán máy là quá trình ứng dụng công nghệ thông tin đối với hệ

thống thông tin kế toán, nhằm biến đổi dữ liệu kế toán thành những thông tin

tài chính kế toán cần cho quá trình ra quyết định Mô hình hệ thống thông tin

kế toán trên máy gồm đầy đủ các yếu tố cần có của một hệ thống thông tin

hiện đại, trong đó:

Phần mềm tin học là một trong những yếu tố quan trọng của hệ thống

được xác định bao gồm hệ điều hành, hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu và các

phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán là một loại phần mềm ứng dụng, được xác định bao

gồm hệ thống các chương trình được lập trình sẵn nhằm thực hiện xử lý tự

động các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu nhập chứng từ

gốc, phân loại chứng từ, xử lý thông tin trên chứng từ theo quy trình của kế

toán sau đó in ra các sổ kế toán và báo cáo kế toán

Phần mềm kế toán chính là công cụ tự động hóa công tác xử lý thông

tin kế toán trong các đơn vị Khi ứng dụng phần mềm kế toán vào công tác kế

toán thì bộ phận kế toán trong đơn vị không còn phải thực hiện một cách thủ

công một số khâu công việc như: ghi sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp,

tổng hợp số liệu lập báo cáo kế toán mà chỉ phải thực hiện các công việc phân

loại, bổ sung thông tin chi tiết vào chứng từ gốc, nhập dữ liệu từ chứng từ vào

máy, kiểm tra, phân tích số liệu trên các sổ, báo cáo kế toán để có thể đưa ra

các quyết định phù hợp

Tổ chức trang bị, ứng dụng phần mềm kế toán là một trong những nội

dung quan trọng của tổ chức kế toán trên máy Trang bị và ứng dụng phần

mềm kế toán phù hợp là điều kiện tiên quyết để nâng cao chất lượng thông tin

kinh tế tài chính nhằm thỏa mãn đầy đủ yêu cầu của các đối tượng sử dụng

thông tin

Để đảm bảo yêu cầu trung thực, khách quan, đầy đủ, kịp thời, dễ hiểu,

có thể so sánh được của thông tin kế toán và tính hiệu quả trong quá trình xử lý

thông tin, khi xây dựng phần mềm kế toán phải tuân thủ các nguyên tắc cơ bản

sau:

- Tuân thủ luật và các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán, cũng như hệ thống

chế độ kế toán hiện hành

- Đáp ứng được tiêu chuẩn và điều kiện theo quy định của Bộ Tài chính,

đảm bảo khả năng đối chiếu, tổng hợp số liệu kế toán và lập báo cáo kế

toán theo yêu cầu

- Đảm bảo tính thích nghi: Kế toán phải đảm bảo thích nghe phù hợp với

đặc điểm, yêu cầu của tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh, quản lý

sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

- Đảm bảo tính linh hoạt: Phần mềm kế toán phải được xây dựng thiết kế

“mở và động” cho phép dễ dàng sửa đổi, bổ sung cập nhật khi hệ thống

kế toán có sự thay đổi và phát triển

- Tính bảo mật và an toàn dữ liệu: Phần mềm kế toán xây dựng thiết kế

phải đảm bảo việc bảo quản, lưu trữ số liệu kế toán được lâu dài, an

toàn và gọn nhẹ, thực hiện được việc phân quyền sử dụng phần mềm và

quản lý, truy cập dữ liệu, truy cập thông tin một cách khoa học, theo

yêu cầu quản trị người dùng

1.2 Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán

Thông thường hoạt động của một phần mềm kế toán được chia làm 3 công

đoạn:

Công đoạn 1: Nhận dữ liệu đầu vào

Trong công đoạn này NSD phải tự phân loại các chứng từ phát sinh trong quá

trình hoạt động kinh tế sau đó nhập bằng tay vào hệ thống tùy theo đặc điểm

của từng phần mềm cụ thể Các chứng từ sau khi được nhập vào phần mềm sẽ

được lưu trữ vào trong máy tính dưới dạng một hoặc nhiều tệp dữ liệu

Công đoạn 2: Xử lý dữ liệu

Công đoạn này thực hiện việc lưu trữ, tổ chức thông tin, tính toán các thông tin

Căn cứ trên kết quả xử lý dữ liệu kế toán trong công đoạn 2, phần mềm tự

động kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết, báo cáo thống kê,

phân tích, Từ đó, NSD có thể xem, lưu trữ, in ấn hoặc xuất khẩu dữ liệu,…

để phục vụ cho các mục đích phân tích, thống kê, quản trị hoặc kết nối với các

hệ thống phần mềm khác

Tùy theo nhu cầu của NSD thực tế cũng như khả năng của từng phần mềm kế

toán, NSD có thể thêm, bớt hoặc chỉnh sửa các báo cáo nhằm đáp ứng được

yêu cầu quản trịcủa đơn vị Tóm lại, mô hình hoạt động trên cho thấy các

chứng từ mặc dù có thể được nhập vào hệ thống nhưng có được đưa vào hạch

toán hay không hoàn toàn là do con người quyết định Điều này dường như đã

mô phỏng lại được khá sát vớiquy trình ghi chép của kế toán thủ công

1.3 Những lợi ích của việc ứng dụng phần mềm kế toán

1.3.1 Đối với doanh nghiệp

- Đối với kế toán viên:

 Không phải thực hiện việc tính toán bằng tay Không yêu cầu phải nắm

vững từng nghiệp vụ chi tiết mà chỉ cần nắm vững được quy trình hạch

toán, vẫn có thể cho ra được báo cáo chính xác

 Điều này rất hữu ích đối với các kế toán viên mới ra trường chưa có

kinh nghiệm về nghiệp vụ

- Đối với kế toán trưởng:

 Tiết kiệm thời gian trong việc tổng hợp, đối chiếu các sổ sách, báo cáo

kế toán

 Cung cấp tức thì được bất kỳ số liệu kế toán nào, tại bất kỳ thời điểm

nào cho người quản lý khi được yêu cầu

- Đối với giám đốc tài chính:

 Cung cấp các phân tích về hoạt động tài chính của doanh nghiệp theo

nhiều chiều khác nhau một cách nhanh chóng

 Hoạch định và điều chỉnh các kế hoạch hoạt động tài chính của doanh

nghiệp một cách chính xác và nhanh chóng

- Đối với giám đốc điều hành

 Có được đầy đủ thông tin tài chính kế toán của doanh nghiệp khi cần

thiết để phục vụ cho việc ra quyết định đầu tư, điều chỉnh hoạt động sản

xuất kinh doanh một cách kịp thời, nhanh chóng và hiệu quả

 Tiết kiệm được nhân lực, chi phí và tăng cường được tính chuyên

nghiệp của đội ngũ, làm gia tăng giá trị thương hiệu trong con mắt của

đối tác, khách hàng và nhà đầu tư

1.3.2 Đối với cơ quan thuế và kiểm toán

Dễ dàng trong công tác kiểm tra chứng từ kế toán tại các doanh nghiệp

1.4 Phân loại phần mềm kế toán máy

1.4.1 Phân loại theo bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh

1.4.1.1 Phần mềm kế toán bán lẻ

Phần mềm kế toán bán lẻ (còn gọi là hệ thống POS - Point Of Sales hoặc hệ

thống kế toán giao dịch trực tiếp với khách hàng - Front Office Accounting) là

các phần mềm hỗ trợ cho công tác lập hóa đơn, biên lai kiêm phiếu xuất bán và

giao hàng cho khách hàng Tùy từng lĩnh vực và phần mềm cụ thể mà phần

mềm này có thể hỗ trợ thêm phần kiểm tra hàng tồn kho Nhìn chung phần

mềm này có tính năng đơn giản và các báo cáo do phần mềm cung cấp chỉ là

các báo cáo tổng hợp tình hình bán hàng và báo cáo tồn kho Loại phần mềm

này chủ yếu phục vụ cho các doanh nghiệp có siêu thị, nhà hàng hoặc kinh

doanh trực tuyến trên Internet Kết quả đầu ra của phần mềm này sẽ là đầu vào

cho phần mềm kế toán tài chính quản trị

1.4.1.2.Phần mềm kế toán tài chính quản trị

Phần mềm kế toán tài chính quản trị (hay phần mềm kế toán phía sau văn

phòng - Back Office Accounting) dùng để nhập các chứng từ kế toán, lưu trữ,

tìm kiếm, xử lý và kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo quản trị và báo cáo phân

tích thống kê tài chính

1.4.2 Phân loại theo hình thức sản phẩm

1.4.2.1 Phần mềm đóng gói

Phần mềm đóng gói là các phần mềm được nhà cung cấp thiết kế sẵn, đóng gói

thành các hộp sản phẩm với đầy đủ tài liệu hướng dẫn cài đặt, sử dụng và bộ

đĩa cài phần mềm Loại phần mềm kế toán này thường được bán rộng rãi và

phổ biến trên thị trường

Ưu điểm:

nghiệp nên chi phíphát triển được chia đều cho số lượng người dùng

đóng gói chỉ quản lý một bộ mã nguồn duy nhất nên việc cập

 Thờigian triển khai ngắn và dễ dàng

Nhược điểm:

Do được phát triển với mục đích sử dụng cho nhiều doanh nghiệp hoạt động

trong nhiều loại hình khác nhau mà vẫn bảo đảm được tính đơn giản, nhỏ gọn

và dễ sử dụng nên một số các yêu cầu nhỏ đặc thù của doanh nghiệp sẽ không

có trong phần mềm

1.4.2.2 Phần mềm đặt hàng

Phần mềm kế toán đặt hàng là phần mềm được nhà sản xuất phần mềm thiết kế

riêng biệt cho một doanh nghiệp hoặc một số nhỏ các doanh nghiệp trong cùng

một tập đoàn theo đơn đặt hàng, dựa trên các yêu cầu cụ thể Đặc điểm chung

của loại phần mềm này là không phổ biến và có giá thành rất cao

Ưu điểm:

Nhược điểm:

đều đổ dồn vào một doanh nghiệp nên giá thành của phần mềm

sẽ rất cao Ngoài chi phí lớn đầu tư ban đầu, loại phần mềm này còn phải chịu thêm các chi phí khác nhưchi phí bảo hành, bảo trì, nâng cấp phát triển sau này

cung cấp phần mềm theo đơn đặt hàng phải tiến hành cập nhật nâng cấp cho hàng trăm và thậm chí cả ngàn khách hàng một cách tuần tự, lần lượt, nên doanh nghiệp đầu tư sử dụng phần mềm đặt hàng phải chờ đợi rất lâu mới tới mình

chất lượng đối với các sản phẩm phần mềm kế toán theo đơn đặt hàng một cách dễ dàng nên rất có thể là sau khi nhận bàn giao không như ý Không thể đưa vào sử dụng hoặc đưa vào sử dụng nhưng không hiệu quả

1.5 Các tiêu chuẩn và điều kiện của một phần mềm kế toán

Phần này trích yếu một số nội dung thông tin cốt lõi của Thông tư

103/2005/TT-BTC của Bộ Tài chính ký ngày 24 tháng 11 năm 2005 về việc

"Hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán"

1.5.1.Tiêu chuẩn của phần mềm kế toán

 Phần mềm kế toán phải hỗ trợ cho NSD tuân thủ các quy định của Nhà

nước về kế toán Khi sử dụng phần mềm kế toán không làm thay đổi

bản chất, nguyên tắc và phương pháp kế toán được quy định tại các văn

bản pháp luật hiện hành về kế toán

 Phần mềm kế toán phải có khả năng nâng cấp, có thể sửa đổi, bổ sung

phù hợp với những thay đổi nhất định của chế độ kế toán và chính sách

tài chính mà không ảnh hưởng đến dữ liệu đã có

 Phần mềm kế toán phải tự động xử lý và đảm bảo sự chính xác về số

liệu kế toán

 Phần mềm kế toán phải đảm bảo tính bảo mật thông tin và an toàn dữ

liệu

1.5.2 Điều kiện của phần mềm kế toán

 Phần mềm kế toán trước khi đưa vào sử dụng phải được đặt tên, thuyết

minh rõ xuất xứ, tính năng kỹ thuật, mức độ đạt các tiêu chuẩn hướng

dẫn tại Thông tư 103/2005/TT-BTC và các quy định hiện hành về kế

toán

 Phần mềm kế toán khi đưa vào sử dụng phải có tài liệu hướng dẫn cụ

thể kèm theo để giúp NSD vận hành an toàn, có khả năng xử lý các sự

cố đơn giản

phải được bảo hành trong thời hạn do hai bên thỏa thuận, ít nhất phải

hoàn thành công việc kế toán của một năm tài chính

1.5.3 Điều kiện cho việc áp dụng phần mềm kế toán

1.5.3.1 Đảm bảo điều kiện kỹ thuật

 Lựa chọn phần mềm phù hợp với hoạt động kinh doanh sản xuất của

doanh nghiệp

 Trang bị hệ thống thiết bị về tin học phù hợp với yêu cầu, trình độ quản

lý, trình độ tin học của cán bộ quản lý,độingũ nhân viên kế toán

 Sử dụng thử nghiệm phần mềm mới Sau quá trình thử nghiệm, nếu

phần mềm kế toán đáp ứng được tiêu chuẩn của phần mềm kế toán và

yêu cầu kế toán của đơn vị thìđơn vị mới triển khai áp dụng chính thức

 Xây dựng quy chế sử dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính như:

quản lý máy chủ (nếu có); quản lý dữ liệu; kiểm tra, kiểm soát việc đưa

 Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các khâu công việc: lập chứng từ vào

máy; kiểm tra việc nhập số liệu vào máy; thực hiện các thao tác trên

máy theo yêu cầu của phần mềm kế toán; phân tích các số liệu trên sổ

kế toán và báo cáo tài chính, quản trị mạng và quản trịthông tin kế toán

 Quy định rõ trách nhiệm, yêu cầu bảo mật dữ liệu trên máy tính; chức

năng, nhiệm vụ của từng NSD trong hệ thống; ban hành quy chế quản

lý dữliệu, quy định chức năng, quyền hạn của từng nhân viên; quy định

danh mục thông tin không được phép lưu chuyển

1.5.3.3 Đảm bảo tính thống nhất trong công tác kế toán

Đối với các đơn vị kế toán có các đơn vị kế toán trực thuộc (Tổng Công ty,

Công ty mẹ,…) phải lập báo cáo tài chính tổng hợp hoặc báo cáo tài chính hợp

nhất, thì cần chỉ đạo cho các đơn vị kế toán trực thuộc sửdụng phần mềm kế

toán sao cho thuận tiện trong việc kết nối thông tin, số liệu báo cáo

Câu hỏi ôn tập Chương 1

1 Trình bày khái niệm và mô hình hoạt động của phần mềm kế toán?

2 Trình bày tính ưu việt của phần mềm kế toán?

3 Trình bày nguyên tắc khi xây dựng phần mềm kế toán?

4 Phân loại phần mềm kế toán? Nêu rõ ưu nhược điểm của phần mềm đóng

gói và phần mềm đặt hàng?

5 Trình bày các tiêu chuẩn và điều kiện của một phần mềm kế toán?

6 Trình bày quy định của Bộ Tài chính về hình thức kế toán máy?

Tài liệu tham khảo chương 1

1 Thông tư 103/2005/TT-BTC của Bộ Tài chính ngày 24/11/2005 về việc

“Hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán”

CHƯƠNG 2: HƯỚNG DẪN CHUNG VỀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN 2.1 Các bước tiến hành mở sổ kế toán

Thông thường một doanh nghiệp mới thành lập hoặc một doanh nghiệp

đã hoạt động lâu năm nhưng bắt đầu một năm tài chính mới thì thường phải

tiến hành mở sổ kế toán mới tương ứng với năm tài chính đó

Trong các phần mềm kế toán việc mở sổ kế toán được thực hiện ngay

lần đầu tiên khi người sử dụng bắt đầu sử dụng phần mềm Quá trình mở sổ

được thực hiện qua một số bước trong đó cho phép người sử dụng chọn nơi

lưu sổ trên máy tính, chọn ngày bắt đầu mở sổ kế toán, chọn chế độ kế toán,

chọn phương pháp tính giá, Các phần mềm kế toán được phân tích, thiết kế

và xây dựng chung cho mọi doanh nghiệp Các doanh nghiệp hoạt động trong

các lĩnh vực khác nhau, quy mô khác nhau, sử dụng các phương pháp hạch

toán khác nhau, tên giao dịch và địa chỉ khác nhau Ngay cả các phần mềm kế

toán được phân tích thiết kế, xây dựng riêng cho từng doanh nghiệp, thì các

phương pháp, chính sách kế toán, các thủ tục kiểm soát cũng có thể thay đổi

thường xuyên Điều này buộc doanh nghiệp phải khai báo cũng như khai báo

lại những đặc điểm riêng và những phương pháp hạch toán cụ thể của doanh

nghiệp mình khi bắt đầu đưa phần mềm vào ứng dụng, cũng như trọng quá

trình sử dụng khi có sự thay đổi Có như vậy, phần mềm kế toán mới có thể

đáp ứng được những nguyên tắc hạch toán cụ thể và cung cấp thông tin phù

hợp với yêu cầu của từng doanh nghiệp

Việc xác định những phương pháp kế toán sử dụng, yêu cầu về hạch

toán và n hững thông tin cần khai thác, sau đó khai báo những yêu cầu này gọi

là xác định và khai báo các biến hệ thống Việc xác định và khai báo các biến

hệ thống phải được thực hiện trước khi đưa phần mềm kế toán vào sử dụng

Các phần mềm kế toán khác nhau đòi hỏi phải khai báo các thông số hệ thống

khác nhau Một phần mềm được thiết kế tốt có thể đòi hỏi phải xác định và

khai báo các biến hệ thống sau đây:

Những thông tin chung về doanh nghiệp

8 …

Chính sách và phương pháp kế toán doanh nghiệp áp dụng

-Phương pháp kê khai thường xuyên -Phương pháp kiểm kê định kỳ

-Phương pháp tính theo giá đích danh -Phương pháp bình quân gia quyền -Phương pháp nhập trước, xuất trước -Phương pháp nhập sau, xuất trước

-Phương pháp giản đơn -Phương pháp tính giá theo đơn đặt hàng -Phương pháp phân bước

-Phương pháp hệ số

-Nhật ký chung -Chứng từ ghi sổ -Nhật ký - Chứng từ -Nhật ký – Sổ cái

-Phương pháp khấu hao đường thẳng -Phương pháp khấu hao theo số dư giảm dần -Phương pháp khấu hao theo số lượng sản phẩm

Minh họa trên phần mềm Misa:

Với phần mềm kế toán Misa, việc mở sổ kế toán được thực hiện qua các cách

sau:

Cách 1: vào menu Start\Programs\MISA SME.NET \MISA SME.NET

Tools\Company Setup

Cách 2: sau khi khởi động MISA SME.NET, tại màn hình gồm các chức năng

như Xem dữ liệu kế toán mẫu, Tạo dữ liệu kế toán mới và Mở dữ liệu kế toán,

nhấn nút <<Tạo dữ liệu kế toán mới>> Xuất hiện hộp hội thoại:

 Máy chủ chứa cơ sở dữ liệu

 Đặt tên cho dữ liệu và chọn nơi lưu trữ dữ liệu

 Ngoài ra có thể khai báo thông tin về địa chỉ email để phần mềm gửi lại

mật khẩu trong trường hợp người sử dụng bị quên mật khẩu

Bước 2: Thông tin doanh nghiệp

Phần mềm sẽ yêu cầu người dùng khai báo các thông tin về doanh nghiệp sau:

Bước 3: Khai báo lĩnh vực hoạt động

Bao gồm các thông tin về:

 Lĩnh vực hoạt động của Doanh nghiệp: Là doanh nghiệp Thương mại –

Dịch vụ hay Sản xuất, Xây lắp

 Các loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại Doanh nghiệp

 Cách tính giá thành

Bước 4: Dữ liệu kế toán

Tại bước này, người dùng sẽ phải khai báo các thông tin về:

 Năm tài chính: Bao gồm thông tin về ngày bắt đầu và kết thúc năm tài

chính, thông tin về ngày bắt đầu sử dụng phần mềm

 Chế độ kế toán: Phần mềm Misa thiết kế các sự lựa chọn về chế độ kế

toán theo quy định của Bộ Tài chính để người sử dụng lựa chọn, sao

cho đúng với đặc thù và tình hình thực tế của doanh nghiệp

 Hóa đơn: Lựa chọn doanh nghiệp có sử dụng phần mềm để quản lý phát

hành hóa đơn hay không

 Loại tiền: Sử dụng đồng tiền VNĐ hay ngoại tệ, hoặc chọn chế độ hạch

toán đa tiền tệ

Bước 5: Phương pháp tính giá xuất kho

Người sử dụng lựa chọn phương pháp tính giá xuất kho sao phù hợp với đặc

thù doanh nghiệp, bao gồm:

 Phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ

 Phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn (tức thời)

 Phương pháp nhập trước xuất trước

 Phương pháp đích danh



Bước 6: Phương pháp tính thuế GTGT

Người dùng lựa chọn một trong hai cách tính thuế GTGT phù hợp với đặc thù

doanh nghiệp mình, bao gồm:

 Phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

 Phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp

Bước 7: Thực hiện mở sổ kế toán

Với mỗi bước thực hiện trên, người sử dụng tích chọn các thông tin sao cho

phù hợp với đặc thù đơn vị mình và chọn <<Tiếp theo>> để chuyển sang các

bước tiếp Nếu phải sửa đổi thông tin ở các bước trước đó,chọn <<Quay lại>>

để thực hiện chỉnh sửa

Sau khi khai báo xong 07 bước, bấm nút <<Thực hiện>> để thực hiện tạo dữ

liệu kế toán

Lưu ý: các thông tin về tên dữ liệu kế toán, ngày bắt đầu hạch toán, đồng tiền

hạch toán, chế độ kế toán, phương pháp tính thuế GTGT chỉ được khai báo

duy nhất 01 lần khi tạo dữ liệu kế toán

2.2 Nhập số dư ban đầu

tục có hệ thống và lũy kế Kỳ hạch toán là một khái niệm của kế toán nhằm

phân chia quá trình hạch toán thành những khoảng thời gian thích hợp để tiện

lợi cho công tác hạch toán kế toán và cung cấp thông tin kịp thời để tiện lợi

cho công tác hạch toán kế toán và cung cấp thông tin kịp thời Cứ sau mỗi kỳ

hạch toán, công tác hạch toán kế toán lại bắt đầu một chu trình mới và số liệu

kế toán cuối kỳ này sẽ được chuyển sổ làm cơ sở dữ liệu cho kỳ hạch toán sau

Việc ứng dụng tin học hóa công tác kế toán tại doanh nghiệp thường

được thực hiện vào đầu mỗi kỳ kế toán Những doanh nghiệp trước đây hạch

toán kế toán bằng phương pháp thủ công, nay chuyển sang hạch toán kế toán

bằng máy vi tính trên cơ sở khai thác các phần mềm kế toán, cần phải “chuyển

sổ” sang hình thức hạch toán mới Thực hiện “chuyển sổ” nghĩa là phải xác

định và cập nhật vào máy tính số dư đầu kỳ của tất cả các đối tượng hiện đang

được theo dõi, hạch toán tại doanh nghiệp Bao gồm:

+ Số dư của các tài khoản tổng hợp

+ Số dư chi tiết của các khoản phải thu, phải trả

+Số dư chi tiết của các khoản vốn bằng tiền

+ Số dư tạm ứng của cán bộ công nhân viên

+ Số tồn kho nguyên vật liệu, hàng hóa, thành phẩm

+ Số liệu chi tiết về tài sản cố định tính đến thời điểm hiện tại…

Mô tả trên phần mềm Misa:

Nhập số dư ban đầu trong phần mềm Misa bao gồm: (1) khai báo danh mục;

(2) nhập số dư đầu kỳ

2.2.1 Khai báo danh mục

Sau khi tiến hành mở sổ kế toán, để nhập được số dư ban đầu và hạch toán các

nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên phần mềm kế toán trước hết kế toán phải khai

báo một số danh mục liên quan Các danh mục cần khai báo trước khi nhập số

dư ban đầu tại phần mềm Misa là:

2.2.1.1 Danh mục hệ thống tài khoản kế toán

Danh mục Hệ thống tài khoản được sử dụng để quản lý hệ thống các tài

khoản, vì hầu hết mọi thông tin kế toán đều được phản ánh trên tài khoản

Thông thường các phần mềm kế toán đã thiết lập sẵn hệ thống tài khoản chuẩn

theo quy định của Bộ Tài chính Tuy nhiên, với mỗi doanh nghiệp lại có một

đặc thù sản xuất kinh doanh riêng vì thế mà yêu cầu quản lý các tiết khoản trên

cơ sở hệ thống tài khoản cũng khác nhau Phần mềm kế toán phải cho phép

NSD mở thêm các tiết khoản trên cơ sở hệ thống tài khoản chuẩn Hệ thống tài

khoản này sẽ được sử dụng trong các bút toán hạch toán các nghiệp vụ kinh tế

phát sinh trong kỳ

Mô tả trên phần mềm Misa:

• Trong trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu thêm mới hoặc chi tiết thêm tài

khoản cho phù hợp với yêu cầu quản lý, NSD vào mục Danh mục\Tài

khoản\Hệ thống tài khoản:

• Chọn Thêm trên thanh công cụ (hoặc kích chuột phải chọn Thêm):

Các tùy chọn “Theo dõi chi tiết theo” cho phép NSD có thể theo dõi tài khoản

chi tiết theo các tiêu chí khác nhau mà không cần phải mở nhiều tiết khoản

VD: Để theo dõi TK131 theo công nợ của từng khách hàng, kế toán chỉ cần

tích chi tiết theo Đối tượng là khách hàng, mà không phải mở TK131 chi tiết

cho từng khách hàng Với các thông tin chi tiết cần theo dõi như: Đối tượng

THCP, Công trình, Đơn đặt hàng, Hợp đồng bán, Khoản mục CP, Đơn vị và

Mã thống kê, kế toán có thể lựa chọn một trong hai giá trị sau:

- Chỉ cảnh báo => nếu hạch toán chứng từ mà không chọn giá trị, khi ghi sổ

chứng từ hệ thống sẽ đưa ra cảnh báo nhưng vẫn cho ghi sổ

- Bắt buộc nhập => nếu hạch toán chứng từ mà không chọn giá trị, khi ghi sổ

chứng từ hệ thống sẽ đưa ra cảnh báo và không cho ghi sổ

2.2.1.1 Danh mục Loại hoặc Nhóm Khách hàng, nhà cung cấp

Người sử dụng khai báo danh mục Loại hoặc Nhóm Khách hàng, Nhà

cung cấp để thiết lập các loại khách hàng, nhà cung cấp khác nhau nhưng có

cùng một tính chất như: cùng địa bàn hoạt động, cùng cung cấp một mặt hàng,

nhóm mặt hàng,… tiện cho công tác quản lý các đối tượngcủa đơn vị Để khai

báo các danh mục trên, người sử dụng vào menu Danh mục\Nhóm khách

hàng nhà cung cấp

a Danh mục Khách hàng, Nhà cung cấp

Danh mục này đều được tạo trong các phần mềm kế toán nhằm khai báo, tổng

hợp thống kê mua, bán hàng hóa và theo dõi công nợ chi tiết đến từng khách

hàng, nhà cung cấp của doanh nghiệp Mỗi khách hàng, nhà cung cấp sẽ được

nhận diện bằng mã khác nhau gọi là mã khách hàng, nhà cung cấp Mã này

thông thường các phần mềm sẽ để người sử dụng tự đặt sao cho phù hợp với

mô hình hoạt động và quản lý của doanh nghiệp Có rất nhiều phương pháp đặt

mã khác nhau, các phương pháp này phụ thuộc vào yêu cầu tổ chức quản lý

đối tượng và phụ thuộc vào tính chất của từng đối tượng cụ thể

Một số điểm lưu ý khi thiết lập mã khách hàng, nhà cung cấp trong các phần

mềm kế toán:

• Mỗi khách hàng hoặc nhà cung cấp phải được đặt một mã khác nhau

• Không nên đưa ra một mã mà thành phần thông tin trong mã đó lại là của

một mã khác

VD: Mã 1: CTY_NHATHOA (Công ty Nhất Hoa), mã 2: CTY_NHAT (Công

ty Nhật)

Mỗi khách hàng, nhà cung cấp có thể liên quan đến mọi tài khoản công nợ Vì

vậy, thông qua mã khách hàng, nhà cung cấp NSD có thể xem được các báo

- Vào menu Danh mục/Đối tượng/Khách hàng hoặc Danh mục/Đối

tượng/Nhà cung cấp

- Chọn Thêm trên thanh công cụ để thêm mới khách hàng nhà cung cấp

- Khai báo các thông tin liên quan về khách hàng, nhà cung cấp sau đó nhấn

<<Cất>>để lưu chứng từ vừa nhập

b Danh mục Loại vật tư hàng hóa và công cụ dụng cụ

Danh mục loại vật tư hàng hóa, công cụ dụng cụ cho phép người sử

dụng thiết lập các loại vật tư, công cụ dụng cụ khác nhau để tiện cho công tác

quản lý nhập xuất tồn vật tư, hàng hóa của doanh nghiệp Ví dụ: Công cụ dụng

cụ, vật tư, dịch vụ, hàng hóa, thành phẩm… tùy vào đặc thù sản xuất kinh

doanh của mỗi doanh nghiệp

Mỗi vật tư, hàng hóa sẽ mang một mã riêng Việc đặt mã hiệu cho vật

tư, hàng hóa cũng giống như đặt mã hiệu cho đối tượng khách hàng, nhà cung

cấp, nó do người sử dụng tự đặt sao cho thuận tiện nhất và dễ nhớ nhất phù

hợp với công tác quản lý vật tư, hàng hóa tại doanh nghiệp Thông thường các

doanh nghiệp hay lựa chọn cách đặt mã theo tên của vật tư, hàng hóa Trong

trường hợp cùng một vật tư nhưng có nhiều loại khác nhau thì NSD có thể bổ

sung thêm đặc trưng của vật tư, hàng hóa đó

Việc đặt mã cho vật tư, hàng hóa trong bảng mã vật tư, hàng hóa tương

ứng với việc mở thẻ (sổ) chi tiết để theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

liên quan đến vậttư,hàng hóa,thành phẩm trong kế toán thủ công

Để khai báo danh mục loại Vật tư hàng hóa trên phần mềm Misa 2017, người

sử dụng tiến hành như sau:

Vào menu Danh mục\Vật tư hàng hóa

- Nhấn Thêm trên thanh công cụ để thêm mới loại vật tư hàng hóa

- Khai báo các thông tin liên quan đến Loại vật tư hàng hóa sau đó nhấn

<<Cất>>để lưu chứng từ vừa nhập

Tương tự, để khai báo danh mục công cụ dụng cụ, người sử dụng vào menu

Danh mục/Công cụ dụng cụ, nhấn Thêm trên thanh công cụ để thêm mới

Công cụ dụng cụ

Khai báo các thông tin liên quan đến Công cụ dụng cụ sau đó nhấn <<Cất>>

để lưu chứng từ vừa nhập

c Danh mục Đối tượng tập hợp chi phí

Đối tượng tập hợp chi phí là phạm vi, giới hạn mà các chi phí phát sinh

được tập hợp theo phạm vi, giới hạn đó Danh mục Đối tượng tập hợp chi phí

được thiết lập để tập hợp các yếu tố chi phí theo từng đối tượng tính giá thành

khi phát sinh các chi phí liên quan trực tiếp đến đối tượng đó, đối với các chi

phí chung sẽ được tập hợp chung và cuối kỳ phân bổ cho từng đối tượng tập

hợp chi phí theo từng tiêu thức nhất định

Để khai báo danh mục đối tượng tập hợp chi phí trên phần mềm Misa

2017, người sử dụng tiến hành như sau:

- Vào menu Danh mục\Đốitượng tập hợp chi phí

- Nhấn Thêm trên thanh công cụ để thêm mới đối tượng tập hợp chi phí

- Khai báo các thông tin liên quan đến Đối tượng tập hợp chi phí sau đó nhấn

<<Cất>>để lưu chứng từ vừa nhập

d Danh mục loại Tài sản cố định

Danh mục loại Tài sản cố định cho phép thiết lập danh mục loại TSCĐ

được sử dụng cho doanh nghiệp, phục vụ cho công tác hạch toán và trích khấu

hao TSCĐ Hệ thống đã cập nhật sẵn một danh mục TSCĐ theo thống kê danh

mục TSCĐ của Bộ Tài chính tại menu Danh mục\Loại tài sản cố định Tuy

nhiên, người sử dụng có thể thay đổi danh mục này cho phù hợp với yêu cầu

quản lý của doanh nghiệp

Danh mục TSCĐ dùng để quản lý các TSCĐ mà doanh nghiệp sử dụng

Mỗi TSCĐ được mang một mã hiệu riêng và cùng với các thông tin về tài sản

như: tỷ lệ khấu hao, cách tính khấu hao, nguyên giá, giá trị khấu hao năm, hao

mòn lũy kế… Căn cứ vào các thông tin khai báo để theo dõi TSCĐ từ lúc ghi

tăng cho đến khi tính khấu hao và thanh lý, nhượng bán Việc đặt mã này cũng

do người dùng quyết định Việc đặt mã hiệu cho TSCĐ trong bảng mã tài sản

cố định tương ứng với việc mở thẻ (sổ) chi tiết TSCĐ để theo dõi các nghiệp

vụ kinh tế phát sinh liên quan đến TSCĐ trong kế toán thủ công

Để khai báo danh mục Tài sản cố định trên phần mềm Misa 2017,

người dùng tiến hành như sau:

- Vào menu Danh mục\Tài sản cố định

- Nhấn Thêm trên thanh công cụ để thêm mới Tài sản cố định

- Khai báo các thông tin liên quan đến Tài sản cố định sau đó nhấn <<Cất>>để

lưu TSCĐ

e Danh mục Ngân hàng và tài khoản ngân hàng

Danh mục ngân hàng dùng để khai báo thông tin về các ngân hàng mà

doanh nghiệp mở nhằm phục vụ cho việc thanh toán với khách hàng, nhà cung

cấp qua tài khoản tiền gửi tại ngân hàng

- Vào menu Danh mục/Ngân hàng/Tài khoản ngân hàng để khai báo các tài

khoản ngân hàng của doanh nghiệp Nhấn Thêm trên thanh công cụ để thêm

mới Tài khoản ngân hàng Khai báo các thông tin liên quan đến Tài khoản

ngân hàng sau đó nhấn <<Cất>> để lưu chứng từ vừa nhập

f Danh mục Cơ cấu tổ chức

Danh mục cơ cấu tổ chức cho phép người sử dụng thiết lập danh sách toàn bộ

các phòng ban quản lý nhân viên trong doanh nghiệp Danh mục cơ cấu tổ

chức không chỉ phục vụ cho công việc tính lương mà còn sử dụng cho công

việc theo dõi TSCĐ, CCDC Để tiến hành khai báo danh mục cơ cấu tổ chức

trên phần mềm Misa 2017, người dùng tiến hành như sau:

- Vào menu Danh mục\Cơ cấu tổ chức

- Nhấn <<Thêm>> để tiến hành khai báo phòng ban

- Nhập mã,tên phòng ban

- Nhập tài khoản hạch toán chi phí lương tương ứng với phòng ban

- Nhấn <<Cất>> để lưu chứng từ vừa nhập

g Danh mục Lương Nhân viên

Cho phép khai báo các thông tin liên quan đến nhân viên trong doanh nghiệp

phục vụcho việc quản lý và trả lương Để khai báo danh mục nhân viên trên

phần mềm Misa 2017, người sử dụng tiến hành như sau:

- Vào menu Danh mục/ Lương nhân viên để khai báo ký hiệu chấm công

nhân viên và biểu tính thuế thu nhập của nhân viên

Để khai báo nhân viên, vào menu Danh mục/Đối tượng/Nhân viên

- Nhấn <<Thêm mới>> để tiến hành khai báo mới nhân viên

- Nhập đầy đủ các thông tin liên quan

- Nhấn <<Cất>> đểlưu chứng từ vừa nhập

Ngoài ra, người sử dụng có thể khai báo thêm các danh mục khác như Công

trình, loại tiền, loại chứng từ, điều khoản thanh toán, biểu thuế tiêu thụ đặc

biệt, biểu thuế môi trường … trên phần mềm Misa 2017

2.2.2 Nhập số dư ban đầu

Sau khi khai báo xong danh mục như khách hàng, nhà cung cấp, vật tư, hàng

hóa, tài sản cố định,… người sử dụng sẽ tiến hành nhập số dư ban đầu cho các

tài khoản Số dư ở đây có thể là dư Nợ hoặc dư Có, là VND hay ngoại tệ

Việc nhập số dư được thực hiện sau khi khai báo xong các danh mục ban đầu

và trước khi hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ

Một số trường hợp đặc biệt cần theo dõi chi tiết:

Đối với một số tài khoản có nhiều tài khoản chi tiết như 131, 331,

334,141… doanh nghiệp có thể theo dõi theo từng đối tượng; TK 112 số dư

chi tiết theo từng tài khoản ngân hàng, quản lý số tồn vật tư hàng hóa theo

từng kho vật tư hàng hóa; chi phí dở dang đầu kỳ của từng đối tượng tập hợp

chi phí, công trình, đơn đặt hàng, hợp đồng bán Để quản lý chi tiết số dư công

nợ của hóa đơn nào thì người sử dụng nhấn “Nhập chi tiết công nợ” để nhập

số dư chi tiết từng hóa đơn hoặc người dùng có thể nhập khẩu từ Excel

Để nhập số dư của các tài khoản trên phần mềm Misa 2017, người sử

dụng vào menu Nghiệp vụ\Nhập số dư ban đầu

• Tại màn hình nhập số dư ban đầu, người sử dụng kích đúp chuột vào các tài

khoản cần nhập số dư, hoặc chọn tài khoản cần nhập, sau đó nhấn vào biểu

tượng Nhập trên thanh công cụ hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+N

Nhập số dư Tồn kho Vật tư, hàng hóa

• Số dư tồn kho vật tư, hàng hóa giúp kế toán quản lý được số lượng, giá trị

tồn trên từng kho của Vật tư, hàng hóa đầu kỳ là bao nhiêu Người sử dụng vào

phần Nghiệp vụ\Nhập số dư ban đầu, tại tab Tồn kho vật tư, hàng hoá,

người sử dụng chọn chức năng Nhập tồn kho trên thanh công

cụ hoặc Nhập khẩu từ excel theo mẫu ngầm định phần mềm (nếu có sẵn số

liệu từ Excel)

• Với vật tư, hàng hoá áp dụng phương pháp tính giá xuất kho là Bình quân

cuối kỳ hoặc Bình quân liên hoàn

kho đã phát sinh của vật tư hàng hoá và các thông tin khác (nếu có) như: số lô,

hạn sử dụng, nhập mã quy cách, số lượng theo đơn vị chính

Nhập số dư TK ngân hàng

• Vào menu Nghiệp vụ\Nhập số dư ban đầu, tại tab Số dư tài khoản kích

đúp vào tài khoản 112 hoặc tại tab Số dư tài khoản ngân hàng, chọn chức

năng Nhập số dư trên thanh công cụ:

dư ban đầu

Nhập Chi phí dở dang

• Vào menu Nghiệp vụ\Nhập số dư ban đầu, chọn Tab Chi phí dở dang,

NSD chọn nhập dở dang đầu kỳ cho Đối tượng tập hợp chi phí, cho công trình,

đơn đặt hàng hay hợp đồng, sau đó chọn chức năng Nhập chi phí trên thanh

tượng tập hợp chi phí

toán tích chọn vào thông tin Nhập chi tiết theo các yếu tố chi phí:

Sau khi khai báo xong, nhấn <<Cất>>

NSD có thể thực hiện nhập khẩu từ Excel nếu có sẵn số liệu trên file Excel

Khai báo Tài sản cố định đầu kỳ

• Tại phân hệ Tài sản cố định, chọn chức năng Khai báo tài sản đầu kỳ bên

thanh tác nghiệp (hoặc vào menu Nghiệp vụ\Tài sản cố định\Khai báo tài

sản đầu kỳ)

• Nhập các thông tin chi tiết cho tài sản cố định năm trước như: Mã tài sản,

Tên tài sản, Ngày ghi tăng, Ngày bắt đầu sử dụng, Nguyên giá, Giá trị

2.3 Phân công công việc và quyền hạn trong phòng kế toán

Tổ chức tốt bộ máy kế toán sẽ mang lại hiệu quả lớn trong quản lý kinh

tế tài chính của đơn vị Tổ chức bộ máy kế toán thực chất là tổ chức nhân sự

thực hiện công tác kế toán Trong điều kiện kế toán trên máy vi tính, thực hành

kế toán đã giảm bớt khá nhiều khối lượng công việc Tuy nhiên, để phát huy

được hiệu quả của bộ máy kế toán, mỗi đơn vị cần thực hiện phân công nhân

toán trong điều kiện kế toán trên máy vi tính, giúp cho đơn vị kế toán bảo mật

được dữ liệu và thông tin kế toán

Chức năng quản trị người dùng trong phần mềm kế toán tạo điều kiện

thuận lợi cho việc tổ chức công tác kế toán ở các doanh nghiệp trên khía cạnh

sau:

 Có thể phân công công việc chuyên môn hóa nhập liệu, phân quyền

nhập dữ liệu, quyền in sổ sách báo cáo, nâng cao trách nhiệm của nhân

viên kế toán trong quá trình nhập dữ liệu

 Khi chạy trên mạng, hệ thống phân chia quyền nhập liệu cũng như

quyền khai thác thông tin rất phong phú và bảo mật giúp đơn vị phân

công công tác kế toán một cách hợp lý, cho phép tăng cường kiểm tra

kế toán, theo dõi được công việc của từng nhân viên kế toán tương ứng

với phần việc họ được phân công, theo dõi việc nhập dữ liệ, khai thác

dữ liệu … Qua đó tăng cường công tác quản lý nhân viên kế toán một

cách có hiệu quả

Để phát huy được tính ưu việt của chức năng quản trị người dùng của chương

trình kế toán, cần xây dựng và phân công công việc cho từng nhân viên kế toán

hợp lý tùy thuộc vào điều kiện cụ thể của đơn vị Theo đó, người phụ trách kế

toán của đơn vị (kế toán trưởng) sẽ tạo danh sách các người dùng có thể khai

thác và làm việc với chương trình kế toán, tạo quyền khai thác (thêm, bớt) của

người dùng, chẳng hạn:

 Quyền làm việc với các chức năng của chương trình

 Quyền được nhập dữ liệu với một số loại chứng từ nhất định

 Quyền được thêm, sửa, hủy các mục trong danh mục

 Quyền được in một số sổ sách, báo cáo nào đó (khai thác thông tin)

 Quyền chỉ được nhập liệu cho một số phần hành kế toán nhất định …

Mỗi người dùng sẽ có một tài khoản và mật khẩu sử dụng Người dùng có

quyền cao nhất là kế toán trưởng được đặt quyền nhóm cho những người dùng

khác, được xem mọi dữ liệu có trong chương trình Các chương trình kế toán

về cơ bản đều thiết lập chức năng này, tuy kỹ thuật làm việc với chức năng

quản trị người dùng có khác biệt

Minh họa trên phần mềm Misa:

Với phần mềm Misa 2017, cách thực hiện như sau:

- Vào Hệ thống Vai trò và quyền hạn:

- Khai báo các vai trò trong doanh nghiệp

- Chọn vai trò cần phân quyền

- Kích chuột phải chọn Phân quyền hoặc kích chuột vào biểu tượng “Phân

quyền” trên thanh công cụ, xuất hiện hộp hội thoại:

Khái niệm Giải thích

Chức năng

Hiển thị tất cả các chức năng, nghiệp vụ trên phần mềm và thể hiện quyền truy cập hiện tại tới các chức năng đó

Hoạt động

Là danh sách các thao tác tương ứng với từng chức năng được chọn trên cây chức năng

Mỗi vai trò có thể có quyền sử dụng một hoặc nhiều trong các hoạt động sử dụng, thêm, sửa, xóa, in hoặc kết hợp nhiều chức năng hay tất cả các chức năng tùy thuộc vào yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp

• Trên cây chức năng, kích chọn chức năng cần phân quyền

• Trong danh sách hoạt động, tích chọn những hoạt động cho phép thực hiện

• Nhấn Đồng ý áp dụng việc phân quyền

2.4 Khoá sổ kế toán cuối kỳ

Xem chi tiết ở chương Kế toán tổng hợp và báo cáo tài chính

2.5 Lưu trữ và bảo quản sổ kế toán trên máy vi tính

Tổ chức lưu trữ các thông tin kế toán khi vận dụng chương trình phần

mềm kế toán là công việc rất quan trọng Sauk hi sử dụng chương trình phần

mềm kế toán trên các máy tính, hoặc là cuối kỳ hạch toán thì phải sao lưu dữ

liệu kế toán vào bộ nhớ trong (RAM) hoặc bộ nhớ ngoài bằng cách copy ra các

đĩa mềm, CD, VCD, RAM Disk

Kế toán thường phải lập các bản sao lưu, dự phòng khi theo dõi sổ kế

toán trên máy vi tính nhằm đảm bảo an toàn cho các chứng từ, sổ sách, báo cáo

trong trường hợp gặp sự cố bất thường xảy ra do nhiều nguyên nhân khác

nhau Việc lập các bản sao này có thể diễn ra định kỳ hoặc không định kỳ tùy

thuộc vào thiết lập ban đầu của người dùng

Trong phần mềm kế toán, thao tác sao lưu sẽ tạo ra một bản sao toàn bộ

các chứng từ, sổ sách hoàn toàn giống so với bản gốc, làm giảm tối đa hậu quả

khi có sự cố Các bản sao lưu này nên được cất giữ ở vị trí an toàn như: ổ

cứng, băng từ

Cách thực hiện lưu trữ và bảo quản sổ kế toán trên phần mềm Misa 2017 như

sau:

-Trên giao diện phần mềm, vào menu Hệ thống\Tùy chọn\Tùy chọn chung

Chọn Sao lưu:

Người dùng chọn Tự động sao lưu sau khi kết thúc chương trình và chọn thư

mục sao lưu Cách thực hiện này cho phép phần mềm tự động sao lưu dữ liệu

2.6 Cập nhật phần mềm theo thông báo của nhà cung cấp

Phần mềm kế toán phải đảm bảo khả năng cập nhật thường xuyên để

đáp ứng: (1) Sự thay đổi của văn bản pháp luật, chế độ kế toán mới; (2) nâng

cao tiện ích của phần mềm Vì vậy, khi xây dựng phần mềm kế toán, các công

ty cung cấp phần mềm cần chú ý đến khả năng cập nhật linh hoạt của phần

Nhấn Cập nhật, hệ thống sẽ cập nhật phiên bản mới:

Sau khi cập nhật thành công, xuất hiện giao diện thông báo phiên bản mới nhất

vừa cập nhật:

Câu hỏi ôn tập Chương 2

Lý thuyết:

1 Trình bày các nội dung của hoạt động mở sổ kế toán trên phần mềm kế toán

Thực hành trên phần mềm Misa

2 Nhập số dư ban đầu trên phần mềm được thực hiện như thế nào?

3 Trình bày phân công vai trò và quyền hạn người dùng trên phần mềm kế

toán Thực hành trên phần mềm Misa

4 Lưu trữ và bảo quản sổ trên phần mềm kế toán được thực hiện như thế nào?

Thực hành trên phần mềm kế toán Misa