Bài giảng Quản lý dự án công nghệ thông tin

Jens MartenssonKiến thức: học phần cung cấp kiến thức và kỹ năng để sinh viên có thể thực hiện được các công việc: Lập kế hoạch và quản lý dự án công nghệ thông tin Giám sát, điều ch

Jens Martensson 2

PHÂN BỔ THỜI GIAN DẠY – HỌC

Thời gian:

45 tiết (Lý thuyết) = 3 tín chỉ

5 tiết / buổi x 9 buổi

Thời gian tự học: 90 Giờ

Jens Martensson

Kiến thức: học phần cung cấp kiến thức và kỹ năng để sinh viên

có thể thực hiện được các công việc:

Lập kế hoạch và quản lý dự án công nghệ thông tin

Giám sát, điều chỉnh dự án sao cho phù hợp với tình hình thực tế.

Có thể tự quản lý được dự án thành công.

Sử dụng công cụ chuyên nghiệp để lập kế hoạch quản lý dự án

3MỤC TIÊU

Nâng cao khả nâng tự nghiên cứu, các kỹ năng mềm

Chuyên cần trong học tập, thực hiện nghiêm tục nội dung học tập

4MỤC TIÊU

Jens Martensson

Bài 1: Tổng quan về quản lý dự án công nghệ thông tin

Tổng quan, các khái niệm, đặc điểm cơ bả n

Nội dung và qui trình quản lý dự án

Các yêu cầu và công cụ trong quản lý dự án

Sự thành công và chi ến lược tăng cường h ệu quả

Các lỗi thường gặp khi quản lý dự án

5

MÔ TẢ HỌC PHẦN

Cấu trúc phân rã công việc WBS

Kiểm tra và điều chỉnh phạm vi

6

MÔ TẢ HỌC PHẦN

Jens Martensson

Bài 3: Quản lý thời gian dự án

Tổng quan về quản lý thời gian

Qui trình quản lý thời gian

Xác định, sắp thứ tự và ước lượng thời gian cho từng công việc

Các kỹ thuật lập lịch công việc

Các kỹ thuật nén lịch công việc

Phát triển và điều chỉnh lịch

7

MÔ TẢ HỌC PHẦN

Jens Martensson

Bài 4: Quản lý chi phí dự án

Tổng quan về quản lý chi phí

Qui trình quản lý chi phí

Lập kế hoạch và ước lượng chi phí

 Các phương pháp phân tích tài chính cho dự án

Kiểm soát và điều chỉnh chi phí

8

MÔ TẢ HỌC PHẦN

Jens Martensson

Bài 5: Quản lý chất lượng dự án

Tổng quan về quản lý chất lượng

Qui trình quản lý chất lượng

Lập kế hoạch quản lý chất lượng

Đảm bảo và kiểm tra chất lượng

Mô hình quản lý chất lượng

Cải tiến chất lượng

9

MÔ TẢ HỌC PHẦN

Jens Martensson

Bài 6: Quản lý nguồn nhân sự dự án

Tổng quan về quản lý nhân sự

Qui trình quản lý nhân sự

Jens Martensson

Bài 7: Quản lý truyền thông dự án

Tổng quan về truyền thông dự án

Qui trình quản lý truyền thông

Lập kế hoạch và phân phối thông tin.

Báo cáo hiệu suất truyền thông

Xử lý xung đột truyền thông

Các phương pháp cải tiến truyền thông

11

MÔ TẢ HỌC PHẦN

Jens Martensson

Bài 8: Quản lý rủi ro dự án

Tổng quan về rủi ro dự án

Qui trình quản lý rủi ro

Lập kế hoạch quản lý rủi ro

Nhận biết và phân tích rủi ro

Giám sát và kiểm soát rủi ro

Kỹ thuật làm giảm rủi ro

12

MÔ TẢ HỌC PHẦN

Jens Martensson

Bài 9: Quản lý mua sắm và tích hợp dự án

Tổng quan về quản lý trang thiết bị

Qui trình quản lý trang thiết bị

Lập kế hoạch và quản lý mua sắm

Jens Martensson

Đã học qua các học phần :

Công nghệ phần mềm (CMP101) – Học phần học trước.

14ĐIỀU KIỆN TIÊN QUYẾT

Jens Martensson

Tiêu chuẩn đánh giá kết quả học tập:

a) 50% điểm học phần lấy từ Điểm đánh giá quá trình Bằng nhiều hình thức:

Jens Martensson

Xem bài giảng, tài liệu tham khảo trước mỗi buổi lên lớp

Tích cực tham gia đóng góp ý kiến xây dựng bài

Chia nhóm để làm bài tập do giảng viên giao

Tự giác nghiên cứu khi ở nhà

16NHIỆM VỤ CỦA SINH VIÊN

Jens Martensson

Tài liệu chính:

1 Khoa CNTT (2018) Tài liệu học tập học phần ”Quản lý dự án công nghệ

thông tin”, HUTECH

Tài liệu tham khảo

2 Project Management Institute (2004) A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide)

3 Mulcahy, Rita (2002) PMP Exam Prep (4th Edition) RMC Publishing

4 Project Management Institute, http://www.pmi.org

17TÀI LIỆU HỌC TẬP

Jens Martensson

1 Tổng quan, các khái niệm, đặc điểm cơ bản

2 Nội dung và qui trình quản lý dự án

3 Các yêu cầu và công cụ trong quản lý dự án

4 Sự thành công và chiến lược tăng cường hiệu quả

5 Các lỗi thường gặp khi quản lý dự án

2NỘI DUNG

Jens Martensson

Tại sao các dự án bị thất bại?

Không hoàn thành đúng hạn

Chi phí vượt quá dự toán

Chất lượng không đảm bảo

3

MỞ ĐẦU

Jens Martensson

Thống kê của Standish Group (2011-2015)

4

MỞ ĐẦU

Jens Martensson

Các dự án thành công là các dự án :

Đúng thời hạn, trong phạm vi kinh phí cho phép.

Nhóm thực hiện không cảm thấy bị kiểm soát quá mức

Khách hàng thỏa mản:

– Sản phẩm của dự án giải quyết được vấn đề

– Được tham gia vào quá trình QL DA

Người quản lý hài lòng với tiến độ.

5

MỞ ĐẦU

Jens Martensson

Quản lý dự án là lập kế hoạch , tổ chức và quản lý nỗ lực để hoàn

thành một dự án thành công.

Quản lý dự án là vận dụng kiến thức , kỹ năng, kinh nghiệm , công

cụ và kỹ thuật vào các hoạt động của dự án để để thực hiện dự án

thiết.

61.1.TỔNG QUAN

Jens Martensson

Phân biệt nghĩa của quản lý, quản lý dự án và quản lý dự án

công nghệ thông tin

71.1.TỔNG QUAN

Jens Martensson

Dự án là một nổ lực tạm thời được cam kết để tạo ra một sản

Hay nói một cách khác, dự án là một chuỗi các công việc

(nhiệm vụ, hoạt động) được thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đề

ra trong điều kiện ràng buộc về phạm vi (scope), thời gian (time) và ngân sách (cost/budget)

81.2 DỰ ÁN LÀ GÌ

Jens Martensson

Các đặc trưng của dự án

Dự án phải có mục đích rõ ràng, cụ thể, chi tiết

Có thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc

Có ràng buộc về kinh phí, thời gian và nguồn nhân lực

Phải được lập kế hoạch chi tiết từ trước, được kiểm soát chặt chẽ

Nhiều người và tổ chức có nhu cầu và quan tâm khác nhau cùng tham gia

Có nhiều rủi ro (không chắc chắn)

Nhiều thay đổi và nhiều vấn đề xuất hiện

91.2 DỰ ÁN LÀ GÌ

Jens Martensson

Dự án công nghệ thông tin là các dự án liên quan đến phần

cứng, phần mềm và mạng máy tính.

Sản phẩm của dự án công nghệ thông tin liên quan đến các

lĩnh vực như hỗ trợ công nghệ máy tính, mạng máy tính và quản lý

dữ liệu, hoạt động phần mềm kinh doanh và bảo mật thông tin.

101.3 DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN LÀ GÌ

Jens Martensson

Quản lý dự án CNTT (Information Technology Project Management) là

quá trình quản lý kế hoạch, tổ chức và trách nhiệm để đạt được

các mục tiêu công nghệ thông tin.

Tầm quan trọng của quản lý dự án CNTT

Các nhà quản lý dự án CNTT đối phó với các thách thức của sự phụ thuộc

lẫn nhau, nâng cấp về công nghệ nhanh chóng và sự thay đổi phiên bản cóthể xảy ra trong suốt thời gian của dự án

111.3 DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN LÀ GÌ

Jens Martensson

Các ràng buộc của một dự án

Phạm vi (Scope): mục tiêu của dự án là gì? Dự án đạt được cái gì?

Thời gian (Time): dự án mất trong bao lâu mới được hoàn tất?

Chi phí (Cost): dự án này tốn kém bao nhiêu?

121.4 Bộ ba ràng buộc của dự án (Triple constraint)

Jens Martensson

Sự xung đột của các ràng buộc: Bộ 3 ràng buộc của một dự án

luôn có tác động và ảnh hưởng lẫn nhau.

Nếu muốn giảm thời gian của dự án thì Chi phí phải tăng lên hoặc Phạm

vi sẽ phải giảm đi

Hoặc muốn chi phí giảm thì phạm vi phải giảm, …

Nhiệm vụ của người quản lý dự án là phải cân đối những mục tiêu thường hay xung đột này.

131.4 Bộ ba ràng buộc của dự án (Triple constraint)

Jens Martensson

Ngoài ra, một dự án còn nhiều mục tiêu khác như chất lượng, độ

Việc xác định độ ưu tiên của các mục tiêu phụ thuộc vào các

bên tham gia: khách hàng, ban giám đốc, người quản lý, nhà tài

trợ, quyết định cho phù hợp với mỗi dự án và hoàn cảnh khác

nhau.

141.4 Bộ ba ràng buộc của dự án (Triple constraint)

Jens Martensson

Quản lý: là tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý

nhằm đạt được những mục tiêu nhất định trong điều kiện biến động của môi trường trường Bao gồm các hoạt động:

Lập kế hoạch: quá trình thiết lập các mục tiêu và những phương thức hành

động để đạt mục tiêu

Tổ chức: quá trình xây dựng và bảo đảm những điều kiện để đạt mục tiêu.

Chỉ huy: quá trình chỉ đạo, thúc đẩy các thành viên làm việc một cách tốt

nhất, vì lợi ích của tổ chức

Kiểm tra: quá trình giám sát và chấn chỉnh các hoạt động để đảm bảo công

việc thực hiện theo đúng kế hoạch

151.5 QUẢN LÝ DỰ ÁN LÀ GÌ

Jens Martensson

Dự án là một tập hợp các công việc, được thực hiện bởi một tập

thể người có chuyên môn, nhằm đạt được một kết quả dự kiến , trong thời gian dự kiến , với một kinh phí dự kiến

Quản lý dự án (QLDA) là việc áp dụng kiến thức, kỹ năng, công

cụ và kỹ thuật vào các hoạt động dự án để thỏa mãn các yêu cầu

và mong đợi của khách hàng đối với dự án.

161.5 QUẢN LÝ DỰ ÁN LÀ GÌ

Jens Martensson

Quản lý dự án là một quá trình :

Lập kế hoạch:

 Điều phối thời gian,

 Nguồn nhân lực và chi phí

 Giám sát quá trình phát triển của dự án

Đảm bảo cho dự án hoàn thành

 Đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt

 Đạt được các yêu cầu về kỹ thuật, chất lượng của sản phẩm, dịch vụ, bằngcác phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép

171.5 QUẢN LÝ DỰ ÁN LÀ GÌ

Jens Martensson

Quản lý dự án CNTT liên quan đến một cách tiếp cận có cấu trúc

để lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các dự án công

nghệ thông tin Các loại dự án CNTT

Phát triển và triển khai phần mềm

Cài đặt phần cứng (vdụ: máy chủ, máy tính bàn hoặc hệ thống điện thoại)

Nâng cấp quản trị hệ thống mạng

Quản lý dữ liệu, …

181.6 QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Jens Martensson

 4 lĩnh vực cơ bản:

Quản lý Phạm vi: Xác định và quản lý tất cả các công việc được thực hiện

trong dự án

Quản lý Thời gian: Ước lượng thời gian, lập lịch biểu và theo dõi tiến độ

thực hiện đảm bảo DA hoàn tất đúng thời hạn

Quản lý Chi phí: Đảm bảo hoàn tất dự án trong kinh phí cho phép.

Quản lý Chất lượng: Đảm bảo chất lượng theo đúng yêu cầu đặt ra.

191.7 CÁC LĨNH VỰC TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN

201.7 CÁC LĨNH VỰC TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN

Jens Martensson

Chu trình phát triển dự án (Systems Development Life

Jens Martensson

Các kỹ năng cần thiết của người quản trị dự án.

Giao tiếp: lắng nghe, thuyết phục.

Tổ chức: lập kế hoạch, xác định mục tiêu, phân tích.

Xây dựng nhóm: thấu hiểu, thúc đẩy tinh thần đồng đội.

Lãnh đạo: năng động, có tầm nhìn, biết giao nhiệm vụ, lạc quan.

Đối phó: linh họat, sáng tạo, kiên trì, chịu đựng

Công nghệ: Kinh nghiệm, kiến thức về dự án.

231.9 CÁC YÊU CẦU CỦA VỊ TRÍ QUẢN LÝ DỰ ÁN

Jens Martensson

Vai trò của người quản lý dự án :

Chịu trách nhiệm cuối cùng của dự án

Giao tiếp với người ngoài dự án

Giải quyết các vấn đề trong dự án

Tích lũy tài sản tri thức và huấn luyện thành viên

241.9 CÁC YÊU CẦU CỦA VỊ TRÍ QUẢN LÝ DỰ ÁN

Jens Martensson

Nhiệm vụ của người quản lý dự án:

Xây dựng kế hoạch dự án

Theo dõi và kiểm soát thực hiện dự án

Quản lý thay đổi

Kết thúc dự án

Đánh giá việc hoàn thành dự án

251.9 CÁC YÊU CẦU CỦA VỊ TRÍ QUẢN LÝ DỰ ÁN

Jens Martensson

Đặc trưng của người quản lý hiệu quả và kém hiệu quả

26

1.9 CÁC YÊU CẦU CỦA VỊ TRÍ QUẢN LÝ DỰ ÁN

 Gương mẫu  Thiếu gương mẫu

 Có tầm nhìn xa  Thiếu tự tin

 Thành thạo về kỹ thuật  Thiếu kiến thức chuyên môn

 Quyết đoán  Không quyết đoán

 Giao tiếp tốt  Giao tiếp kém

 Dám đương đầu với cấp trên khi cần

 Hỗ trợ các thành viên

 Khích lệ ý tưởng mới

Jens Martensson

Các bên tham gia là tất cả những ai có liên quan hoặc bị ảnh

hưởng bởi các hoạt động của dự án.

Các bên tham gia bao gồm:

Jens Martensson

Các công cụ và kỹ thuật QLDA hỗ trợ người quản lý dự án và

nhóm dự án trong nhiều lĩnh vực của quản lý dự án.

Quản lý phạm vi: sử dụng WSM,

Quản lý thời gian: sử dụng sơ đồ Gantt,

Quản lý chi phí: sử dụng EVM, ước lượng chi phí, các phần mềm về tàichính,

281.11 CÁC CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT QLDA

Jens Martensson

Tránh các lỗi thông thường

Nắm vững các nền tảng cho việc phát triển dự án

Tập trung vào quản lý rủi ro

Thực hiện theo lịch đã tạo sẵn

Phân công nhiệm vụ phù hợp

Phát triển định hướng nghề nghiệp

Tổ chức các hình thức giao tiếp và truyền thông rõ ràng

Lựa chọn ngôn ngữ và công cụ phù hợp

291.12 CHIẾN LƯỢC TĂNG CƯỜNG HIỆU QUẢ

Jens Martensson

Nhóm lỗi liên quan tới con người

Nhóm lỗi liên quan tới tiến trình thực hiện

Nhóm lỗi liên quan tới sản phẩm

Nhóm lỗi liên quan tới công nghệ

301.12 CÁC LỖI THƯỜNG GẶP TRONG QL DỰ ÁN

Jens Martensson

1 Đáp án nào sau đây không phải là mục tiêu quản lý dự án?

a) Giữ chi phí trong phạm vi ngân sách

b) Cung cấp phần mềm cho khách hàng theo thời gian đã thỏa thuận

c) Nhóm phát triển dự án được duy trì và hoạt động tốt

d) Tránh khiếu nại của khách hàng

31Câu hỏi

Jens Martensson

2 Yếu tố nào sau đây không được coi là rủi ro trong quản lý dự án?

a) Độ trễ thông số kỹ thuật

b) Cạnh tranh sản phẩm

c) Kiểm tra (Test)

d) Doanh thu nhân viên

32Câu hỏi

Jens Martensson

5 3 yếu tố cơ bản ràng buộc đối với 1 dự án là gì?

a Chi phí, phạm vi, chất lượng

b Chí phí, thời gian, phạm vi

c Chi phí, yêu cầu khách hàng, thời gian

d Rủi ro, chi phí, thời gian

35Câu hỏi

Cấu trúc phân rã công việc WBS

Kiểm tra và điều chỉnh phạm vi

2NỘI DUNG

Jens Martensson

Phạm vi dự án (Scope) là một danh sách tất cả những gì dự án phải thực hiện (và cũng có thể là một danh sách tất cả những điều

mà dự án không phải làm).

Phạm vi dự án phải được xác định rõ ràng ngay khi bắt đầu dự án

32.1 Quản lý phạm vi dự án là gì

Jens Martensson

Quản lý phạm vi dự án bao gồm những quy trình được yêu cầu

để bảo đảm tất cả các công việc của dự án hoàn thành một cách

thành công

Quản lý phạm vi của dự án quan tâm đến việc xác định công việc

gì thuộc dự án và công việc gì không thuộc dự án.

42.1 Quản lý phạm vi dự án là gì

Jens Martensson

Khởi động : bắt đầu một dự án hoặc chuyển tiếp sang giai đoạn

tiếp theo.

Lập kế hoạch phạm vi : phát triển các tài liệu nhằm cung cấp nền

tảng cho các quyết định về dự án trong tương lai

Xác định phạm vi: chia nhỏ các sản phẩm trung gian của dự án

thành các thành phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn

52.2 Các qui trình quản lý phạm vi dự án

Jens Martensson

Chuẩn bị cho dự án

Phát triển và hoàn thiện các mục tiêu của dự án dựa trên những ý tưởngban đầu để đưa ra những mục tiêu chính của dự án mang tính quyết địnhcao

Jens Martensson

Phát biểu bài toán

Phát biểu bài toán (STATEMENT OF WORK – SOW) là một bản mô tả cáccông việc cần được thực hiện cho dự án, trong đó có thiết lập các điều kiệnràng buộc và ranh giới với bên ngoài (được gọi là biên)

Phát biểu bài toán được chia làm hai loại:

– Theo cách thông thường SOW

– Theo dạng một hợp đồng CSOW (Contract Statement of Work): sử

dụng ngôn ngữ luật hợp pháp như một phần của ngữ cảnh thầu dự án

82.3 Khởi động

Jens Martensson

Tài liệu phát biểu bài toán thường được hoàn thành ngay sau khi

dự án được chấp thuận và có thể có nhiều phiên bản khác nhau

92.3 Khởi động

Jens Martensson 102.3 Khởi động

Jens Martensson

Giả thiết:

Các giả thiết có thể ảnh hưởng tới tất cả các khía cạnh như quản lý chi phí, quản lý rủi ro, quản lý phạm vi, …của việc lập kế hoạch và đôi khi nó cũng là một yếu tố thúc đẩy tiến độ của dự án

Mỗi giả thiết thường liên quan tới một mức độ rủi ro khác nhau

122.3 Khởi động

Jens Martensson

Ràng buộc

Một dự án có thể có các ràng buộc về chi phí, thời gian, tài nguyên, con người, kỹ thuật và các ràng buộc khác Ví dụ như các mốc thời gian xuất

phát từ ngoại cảnh, cận trên của ngân sách dành cho dự án, …

Những người tham gia dự án

Các cá nhân và tổ chức tham gia tích cực vào dự án hoặc lợi nhuận của họ

bị ảnh hưởng tốt hoặc xấu bởi quá trình thực thi hoặc kết thúc dự án.Những cá nhân này có nhiều ảnh hưởng tới dự án và kết quả của nó

132.3 Khởi động

Jens Martensson

Tài liệu xác định dự án

Đó là một tài liệu tổng quan thiết lập phạm vi của dự án, làm cơ sở tiền đề cho khách hàng và các nhà quản lý để đưa ra các quyết định cần thiết

142.3 Khởi động