Bài giảng Quản lý dự án đầu tư ThS. Đặng Đức Văn

Quản lý dự án là gì?Có nhiều định nghĩa về quản lý dự án  Theo PMI Project Management Institute, ''QLDA là sự áp dụng các kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật đối với các công việc c

Quản Lý Dự Án

Đầu Tư

ThS Đặng Đức Văn Email: ducvanvn@yahoo.com

1

Nội dung

Chương 1: Tìm Hiểu Chung Về Quản Lý Dự

Án

Chương 2: Đội Ngũ Thực Hiện Dự Án

Chương 3: Các Đối Tượng Liên Quan Đến

Dự Án

Chương 4: Thẩm Định Dự Án Đầu Tư

Chương 5: Thiết Lập Hệ Thống Kiểm Soát

Và Hoạch Định Dự Án

Chương 6: Phân Tích Cấu Trúc Dự Án

Chương 7: Ước Tính Công Việc Dự Án

việc, nhiệm vụ có liên quan với nhau,

được thực hiện nhằm đạt được mục tiêu

đề ra trong điều kiện ràng buộc về thời

gian, nguồn lực và ngân sách

6

Quản lý dự án là gì?

Có nhiều định nghĩa về quản lý dự án

 Theo PMI (Project Management Institute),

''QLDA là sự áp dụng các kiến thức, kỹ năng,

công cụ và kỹ thuật đối với các công việc của

dự án để đáp ứng được nhu cầu và kỳ vọng của

các đối tượng hữu quan đối với dự án.''

 Theo học viện QLDA Anh Quốc, “QLDA là tổng

thể các hoạt động từ hoạch định, kiểm soát và

phối hợp một DA từ lúc hình thành ý tưởng cho

đến khi hoàn tất các công việc nhằm đáp ứng

các yêu cầu của khách hàng trong khuôn khổ

thời gian, ngân sách và đáp ứng các yêu cầu về

chất lượng.”

7

Lịch sử của quản lý dự án

QLDA đã có từ xa xưa Điển hình là các

công trình xây kim tự tháp ở Ai Cập

Thập niên 50s - 60s QLDA được chính thức

xem là một khái niệm quản trị Mở đầu là

những hoạt động nghiên cứu những phương

pháp và công cụ để quản lý những dự án về

không gian vũ trụ như Polaris và Apollo

Những năm giữa thập niên 60s, các nhà

QLDN bắt đầu nghiên cứu những kỹ thuật

và cấu trúc tổ chức mới để giúp họ có thể

nhanh chóng thích nghi với biến động của

Lịch sử của quản lý dự án (tt)

Thập niên 70s-80s phổ biến càng nhiều

những thông tin, dữ liệu xung quanh vấn

đề QLDA; dẫn tới sự ra đời và phát triển

của nhiều lý thuyết, phương pháp cũng

như tiêu chuẩn về QLDA

Đầu thập niên 90s, tất cả những tổ chức

lợi nhuận cũng như phi lợi nhuận hầu như

đều áp dụng những quy trình và công cụ

QLDA trong công tác quản lý

Phân biệt CV dự án và CV chức năng

Công việc chức năng:

 CVCN là những việc thường lệ diễn ra hàng

ngày

 Đặc điểm tiêu biểu của CVCN

o CVCN là những việc hàng ngày, thường kỳ.

o Nhà quản lý quản lý 1 chức năng cụ thể và

chịu trách nhiệm về những hướng dẫn kỹ

thuật.

o Nhân lực cũng như các nguồn lực khác được

giao phó cho các phòng ban chức năng.

o Các phòng ban chức năng chịu trách nhiệm

về nhiệm vụ riêng của phòng ban mình 10

Sơ đồ cấu trúc của CVCN

Công việc dự án (tt)

Những đặc điểm tiêu biểu của CVDA

o Dự án mang tính độc nhất và nhất thời

o Một nhà QLDA quản lý 1 dự án cụ thể

o Nhân lực cũng như các nguồn lực khác

không được giao phó liên tục, thường

xuyên cho nhà QLDA

o Nhà QLDA chịu trách nhiệm về dự án trên

các phương diện thời gian, chi phí và chất

Hình thức chức năng

Dự án được chia ra làm nhiều phần và

được phân công tới các đơn vị chức năng

Dự án sẽ được tổng hợp bởi nhà quản lý

o Được sự hỗ trợ tối đa về trí lực và kỹ

thuật cho việc giải quyết các vấn đề của

dự án

o Sử dụng hiệu quả các yếu tố sản xuất

o Gia tăng hiệu quả do chuyên môn hóa và

tiêu chuẩn hóa

o Quan hệ theo chiều dọc rõ ràng, xác định

rõ các vai trò và trách nhiệm

o Kiểm soát chất lượng dễ dàng

o Ổn định và phát triển nghề nghiệp lâu dài

Hình thức chức năng (tt)

Nhược điểm:

o Không có quyền lực dự án tập trung, do

đó không có ai chịu trách nhiệm cuối

cùng cho dự án

o Tổ chức nhóm dự án lỏng lẻo

o Bộ phận chức năng thường có xu hướng

quan tâm nhiều đến việc hoàn thành

nhiệm vụ chính của nó hơn là vấn đề của

dự án

19

Hình thức chức năng (tt)

Nhược điểm:

o Luân chuyển thông tin trong nội bộ gặp

nhiều khó khăn, ra quyết định chậm

chạp

o Khó khăn trong việc tích hợp nhiều lĩnh

vực chuyên môn khác nhau

o Quản lý đóng vai trò phụ so với kỹ thuật

o Hạn chế trong các mối liên hệ với bên

ngoài, thiếu sự quan tâm đến khách

hàng

20

Hình thức dự án thuần túy

Dự án được tổ chức thành 1 đơn vị độc

lập, trong đó một nhà quản lý chịu trách

nhiệm quản lý 1 nhóm/tổ gồm các nhân

viên được chọn từ những bộ phận chức

năng khác nhau trên cơ sở làm việc toàn

thời gian

o Có đội ngũ dự án ổn định, tạo sự chuyên

tâm của các thành viên trong dự án

o Ra quyết định nhanh chóng, các cấp truyền

thông giảm bớt, truyền thông nhanh và

chính xác hơn

o Hệ thống tích hợp tốt, mối liên hệ trực tiếp

giữa các chuyên môn khác nhau

o Cân bằng giữa chất lượng, thời gian và chi

viên tham gia dự án

o Có xu hướng hy sinh chất lượng kỹ thuật

cho những biến số hiện hữu hơn như tiến

Hình thức ma trận

Cấu trúc này là sự kết hợp của hai dạng

cấu trúc tổ chức dạng chức năng và dự án

Cấu trúc ma trận có thể được xem như là

cấu trúc dạng dự án đặt chồng lên cấu

trúc dạng chức năng tạo nên giao diện

chung giữa nhóm dự án và các thành phần

chức năng

Trong cấu trúc ma trận, việc lặp lại các CV

trong dự án thuần túy được loại bỏ bởi

việc phân bổ các nguồn lực cụ thể của

mỗi đơn vị chức năng đến từng dự án.25

o Động lực và cam kết của nhân viên được

cải thiện (so với hình thức dự án)

o Tổng hợp dự án tốt (so với hình thức chức

năng)

o Luồng thông tin được cải thiện (so với hình

thức chức năng)

o Đáp ứng nhanh chóng nhu cầu khách hàng

(so với hình thức chức năng) và nhanh

chóng nhu cầu bên trong tổ chức mẹ (so

Hình thức ma trận (tt)

Ưu điểm:

o Giúp dễ đạt được các mục tiêu dự án (so

với hình thức chức năng)

o Cân đối nguồn lực tốt nhất để đạt mục

tiêu về thời gian, chi phí, thành tích của

những dự án riêng biệt khi có nhiều dự

án cùng được thực hiện (so với hình

o Gia tăng các mâu thuẫn

o Khó khăn trong giám sát và kiểm soát

o Vi phạm nguyên tắc thống nhất mệnh

lệnh vì nhân viên dự án có đồng thời 2

cấp trên, nhà quản lý chức năng của họ

và nhà quản lý dự án

29

Lựa chọn hình thức tổ chức dự án

Tùy thuộc vào điều kiện của công ty, khả

năng nguồn lực, quy mô và yêu cầu cụ thể

của dự án, quan điểm của những người ra

quyết định mà lựa chọn Tuy nhiên có thể

theo nguyên tắc sau:

Mô hình chức năng: dự án nhỏ, thời gian

thực hiện ngắn, đơn giản về kỹ thuật

Chương 2: Đội Ngũ Thực

Hiện Dự Án

31

Giám đốc dự án

Vai trò của giám đốc dự án

Các kỹ năng cần có của giám đốc dự án

32

Vai trò của giám đốc dự án

án đúng chất lượng và thời gian trong

điều kiện ngân sách hạn chế

Quản lý các mối quan hệ giữa người và

người trong các tổ chức của dự án Khuyến

khích, động viên các thành viên tham gia dự

án

Hoạch định thời gian, nguồn lực và ngân

sách cần thiết để đạt được mục tiêu của dự

án

án, giải quyết những vấn đề phát sinh, kiểm

Những kỹ năng cần có của giám đốc dự

Kỹ năng quản lý dự án (tt)

Thực hiện dự án

Kiểm soát việc thực hiện mục tiêu của dự

án

Báo cáo về tình hình thực hiện dự án

Kiểm soát những thay đổi trong quá trình

thực hiện dự án

Đánh giá dự án

Quản lý rủi ro

Đối với kỹ năng này GĐDA cần luôn trau

dồi và nâng cao bằng cách đọc sách báo,

tham dự các seminar, hội thảo

37

Kỹ năng con người

Quản lý mâu thuẫn

Giao tiếp hiệu quả

38

Kỹ năng thống nhất – tổng hợp

Đảm bảo các yếu tố của dự án phối hợp,

lắp ghép hài hòa với nhau

Các giai đoạn của dự án từ khi bắt đầu:

lập kế hoạch, thực hiện, báo cáo, giám

sát… tới khi kết thúc dự án phải được kết

hợp nhuần nhuyễn

Đôi khi giám đốc dự án phải đứng trước

những sự lựa chọn đòi hỏi những quyết

định khôn ngoan để đạt được mục tiêu của

dự án

Kỹ năng kỹ thuật chuyên môn

Giám đốc dự án trước tiên cần phải là

chuyên gia về lĩnh vực mà mình quản

lý Nhưng không yêu cầu giám đốc dự án

phải hết sức thông thạo tất cả những kiến

thức chuyên môn

Nhiệm vụ chính của giám đốc dự án là

theo dõi, giám sát toàn bộ dự án

40

Am hiểu về tổ chức

Hiểu biết về văn hóa, chính sách công ty

Hiểu được tính cách, nhu cầu, mong muốn

của nhân viên

41

Trách nhiệm – Giải trình – Quyền hạn

Những vấn đề phát sinh trong quản lý dự

án nói chung thường đến từ sự mất cân

bằng giữa 3 yếu tố : trách nhiệm – giải

trình – quyền hạn

42

Trách nhiệm (Responsibility)

Trách nhiệm: là sự thỏa thuận, cam kết

giữa 2 hay nhiều đối tượng nhằm đi đến

một kết quả nào đó

Giám đốc dự án có trách nhiệm hoàn

thành dự án

Giám đốc dự án phải phân công tất cả các

công việc của dự án đi kèm trách nhiệm 1

Khi một thành viên dự án chịu trách nhiệm

về 1 công việc nào đó, anh ta phải giải

trình về công việc mình chịu trách nhiệm

Giải trình chính là nguồn gốc của chủ yếu

của thông tin và động cơ thực hiện nhiệm

vụ, nó cũng giúp tăng hiệu quả làm việc

của các thành viên dự án

44

Quyền hạn (Authority)

Quyền hạn là quyền 1 cá nhân sở hữu

nhằm hoàn thành trách nhiệm được giao

Quyền sử dụng những nguồn lực hợp lý để

hoàn thành công việc

Quyền hạn cần tương xứng với trách

nhiệm được giao và giải trình

Nếu 1 cá nhân có kỹ năng và kinh nghiệm

chuyên môn hạn chế, giám đốc dự án nên

giao quyền hạn cho người này dần dần và

phải tăng cường kiểm tra ngay từ đầu

Các thành viên khác

Thành viên dự án là những người làm việc

trực tiếp hay gián tiếp với giám đốc dự án

để hoàn thành mục tiêu của dự án

Thành viên dự án đóng rất nhiều vai trò

khác nhau: kỹ sư, kỹ thuật viên, công

nhân công trường,…

Mỗi dự án là “độc nhất” nên vai trò của

thành viên dự án cũng vậy

Mỗi thành viên phải hiểu kỹ về vai trò và

trách nhiệm của mình trước khi bắt tay

Chủ đầu tư (Client)

Chủ đầu tư là cá nhân (tập thể) yêu cầu

xây dựng dự án

Chủ đầu tư có thể đến từ nhiều nguồn

khác nhau – thường từ bên trong tổ chức

như ban lãnh đạo cấp cao, trưởng phòng

ban nào đó, hoặc các giám đốc dự án

khác

Cần xác định được cá nhân (tập thể) nào

có quyền thông qua dự án và đưa ra

những hướng đi, giải pháp cho dự án

Cần có được cam kết của họ về trách

nhiệm đối với dự án

Các thành viên thực thi dự án nên trao đổi

qua lại với khách hàng trong suốt vòng đời

của dự án để xác định nhu cầu của khách

nghĩa nhu cầu của họ đối với dự án

Họ có thể là thành viên trong cùng công ty

nhưng trực thuộc phòng ban khác, các

nhà thầu, chính phủ, cổ đông công ty…

Và dự án cũng sẽ thất bại nếu không đáp

ứng nhu cầu của họ

Chương 4: Thẩm Định Dự

Án Đầu Tư

52

Phân loại dự án đầu tư

Căn cứ vào mối quan hệ giữa các hoạt

động đầu tư:

Dự án độc lập nhau

Dự án thay thế nhau (loại trừ)

Dự án bổ sung (phụ thuộc nhau)

53

Dự án độc lập nhau

Là những dự án có thể tiến hành đồng

thời hay nói cách khác dự án độc lập nhau

là các dự án không cùng mục tiêu hoặc

việc ra quyết định lựa chọn dự án này

không làm ảnh hưởng đến việc lựa

chọn những dự án còn lại

54

Dự án thay thế nhau (loại trừ nhau)

Là những dự án không thể tiến hành

đồng thời hay nói cách khác đó là những

dự án có cùng mục tiêu, nhưng cách

thức thực hiện khác nhau

Nếu hai dự án là loại trừ nhau thì khi

quyết định thực hiện dự án này sẽ loại bỏ

việc thực hiện dự án kia

55

Dự án bổ sung nhau

Các dự án phụ thuộc nhau chỉ có thể

thực hiện cùng lúc với nhau (hoặc cả 2

đều không thực hiện)

Ví dụ: dự án khai thác mỏ và dự án xây

dựng tuyến đường để vận chuyển khoáng

sản Chúng phải được nghiên cứu cùng 1

lượt

56

Phân loại dự án đầu tư (tt)

Căn cứ vào mức độ chi tiết của các nội

dung trong dự án:

Dự án tiền khả thi

Dự án khả thi

Dự án tiền khả thi

Được lập cho những quy mô đầu tư lớn,

giải pháp đầu tư phức tạp và thời gian đầu

tư dài Do đó không thể nghiên cứu tính

toán ngay dự án khả thi mà phải thông

qua nghiên cứu sơ bộ, lập dự án sơ bộ

Tác dụng của dự án tiền khả thi: cơ sở để

chủ đầu tư quyết định có nên tiếp tục

nghiên cứu để lập dự án chi tiết hay

không?

58

Dự án khả thi

pháp được tính toán có căn cứ và mang tính

hợp lý

o Căn cứ để cơ quan chức năng có thẩm

quyền thẩm định, phê duyệt và cấp giấy

phép đầu tư

o Cơ sở để nhà đầu tư xin vay vốn hoặc huy

động vốn từ các nhà đầu tư khác

o Cơ sở để nhà đầu tư lập kế hoạch tổ chức

thực hiện quá trình đầu tư nhằm đạt mục

tiêu

o Căn cứ để các đối tác đầu tư quyết định có

Khái niệm dòng tiền

Dòng tiền là bảng dự toán thu chi trong

suốt thời gian tuổi thọ của dự án, nó bao

gồm những khoản thực thu (dòng tiền

vào) và thực chi (dòng tiền ra) của dự án

tính theo từng năm

61

Dòng tiền ra

Dòng tiền ra (outflows) - dòng tiền hình

thành từ các khoản chi qua các năm cho

dự án

Thông thường, dòng tiền ra tập trung vào

năm đầu của dự án nên thường gọi là chi

đầu tư ban đầu (initial outlay) nhưng cũng

không loại trừ khả năng chi đầu tư có thể

dàn trải và phát sinh tiếp theo ở những

năm sau

62

Dòng tiền vào

Dòng tiền vào (inflow) - dòng tiền hình

thành từ các khoản thu qua các năm của

dự án

 Dòng tiền vào bắt đầu hình thành khi dự

án đi vào hoạt động và chấm dứt khi kết

thúc dự án

Dòng tiền ròng

Dòng tiền ròng (net cash flow) - dòng tiền

hình thành từ chênh lệch hay nó chính là

phần còn lại sau khi chúng ta lấy dòng

tiền vào trừ dòng tiền ra

64

Dòng tiền tự do

Dòng tiền tự do (free cash flow) - dòng

tiền hình thành từ dòng tiền ròng sau khi

loại trừ phần chi đầu tư tăng thêm tài

sản, kể cả tài sản cố định lẫn tài sản lưu

Suất chiết khấu

Định nghĩa suất chiết khấu trong dự án:

suất chiết khấu là suất sinh lời kỳ vọng

của nhà đầu tư đối với số vốn cần đầu tư

cho dự án

Lựa chọn suất chiết khấu cho các dự án

đầu tư: suất chiết khấu được chọn thường

Các phương pháp thẩm định dự án đầu

tư

Phương pháp giá trị hiện tại ròng (NPV

-Net Present Value)

Phương pháp tỷ suất sinh lợi nội bộ (IRR

-Internal Rate of Return)

Phương pháp thời gian hoàn vốn (PP

Phương pháp này xác định giá trị hiện tại

ròng của dự án bằng cách chiết khấu dòng

ngân quỹ theo tỉ suất thu hồi mong đợi

theo công thức sau:

68

Phương pháp giá trị hiện tại ròng

(NPV) (tt)

Đây là giá trị quy đổi về hiện tại của tất

cả các khoản thu sau khi đã trừ đi các chi

phí tại từng năm mà dự án dự kiến sẽ đạt

được

Tiêu chuẩn đánh giá:

o Đối với các dự án độc lập với nhau: dự

án nào có NPV>=0 sẽ được chấp nhận

Dự án nào có NPV<0 sẽ bị loại bỏ

o Đối với các dự án loại trừ lẫn nhau: Dự

án nào có NPV >=0 và lớn nhất sẽ được

Phương pháp tỷ suất sinh lợi nội bộ

(IRR)

Tỷ suất sinh lợi nội bộ là là tỉ lệ phần trăm

mà dự án sẽ mang lại một khoản thu hồi

trên vốn đầu tư

Suất sinh lợi nội bộ IRR là suất chiết khấu

cho NPV của dự án có giá trị bằng 0

70

Phương pháp tỷ suất sinh lợi nội bộ

(IRR) (tt)

Tiêu chuẩn đánh giá:

o Nếu các dự án độc lập nhau, dự án nào

có IRR lớn hơn chi phí sử dụng vốn sẽ

được chọn

o Nếu các dự án loại trừ nhau, dự án nào

có IRR lớn nhất và lớn hơn chi phí sử

Phương pháp thời gian hoàn vốn (PP)

Thời gian hoàn vốn là thời gian cần thiết

để các khoản thu từ dự án bù đắp được

hoàn toàn số tiền đầu tư ban đầu

→ Giải phương trình trên tìm T

Tiêu chuẩn đánh giá:

o Các dự án độc lập với nhau : Dự án nào

có thời gian thu hồi vốn ngắn hơn thời

gian thu hồi vốn tối đa có thể chấp nhận

được của Doanh Nghiệp, dự án đó sẽ

được chọn

o Các dự án loại trừ lẫn nhau: Dự án nào

có thời gian thu hồi vốn ngắn nhất và

phải ngắn hơn thời gian thu hồi vốn tối

đa có thể chấp nhận của Doanh Nghiệp

thì sẽ được chọn

Phương pháp chỉ số lợi nhuận (PI)

PI là tỉ lệ giữa tổng giá trị hiện tại của

ngân quỹ ròng các kỳ với tổng giá trị hiện

tại các khoản đầu tư ban đầu

Nếu tỉ lệ này lớn hơn 1 thì dự án có thể

chấp nhận

76

Phương pháp chỉ số lợi nhuận (PI) (tt)

Tiêu chuẩn đánh giá:

Nếu hai dự án A và B độc lập với nhau: Cả

hai dự án được chọn vì PI(A) và PI(B) đều

lớn hơn 1

Nếu hai dự án A và B loại trừ lẫn nhau: Dự

án A sẽ được chọn vì PI(A) > PI(B)

Sự cần thiết của hệ thống hoạch định

và kiểm soát (Planning and Control

system)

Một số người dành nỗ lực cho giai đoạn

hoạch định dự án ở mức tối thiểu với lập

luận rằng dự án sẽ thay đổi trong suốt vòng

đời của nó

Thực tế chỉ ra rằng, các tổ chức trung bình

dành ra 5% nỗ lực cho giai đoạn hoạch

định, còn các tổ chức thành công dành ra

45% nỗ lực cho giai đoạn hoạch định

Nguyên tắc đúng đắn: dành tối thiểu

25% nỗ lực cho giai đoạn hoạch định

79

Sự cần thiết của hệ thống hoạch định

và kiểm soát (Planning and Control

system) (tt)

Dù rằng các yếu tố trong dự án có thể

thay đổi, nhưng nếu không có kế hoạch dự

án sẽ trở nên hỗn loạn khi gặp phải sự

thay đổi, nếu có kế hoạch thì việc điều

chỉnh cũng dễ dàng

Một kế hoạch tốt phải linh hoạt với các

thay đổi xảy ra trong vòng đời dự án

nhưng vẫn nghiêm ngặt kiểm soát được

dự án

80

Các yếu tố của hệ thống P&C

Xác định vấn đề (cơ hội)

Thiết lập mục tiêu dự án: chi phí,

thời gian, phạm vi (chiến lược)

Phát triển kế hoạch: hoạt động,

lịch trình, nguồn lực (chiến thuật)

Thực thi dự án

Giám sát dự án: xác định tình

trạng, so sánh với kế hoạch, phân

tích, báo cáo Kiểm soát

Xác định lại

Làm lại chtrinh

Kế hoạch lại

Xác định vấn đề (cơ hội)

Đây là giai đoạn đầu tiên của hệ thống,

cần xác định lý do tồn tại của dự án,

giai đoạn này rất quan trọng vì nó giữ cho

dự án không lệch khỏi mục tiêu ban đầu

82

Thiết lập mục tiêu dự án

Xác định các mục tiêu cơ bản của dự án về

thời gian, chi phí, phạm vi

Việc này đảm bảo dự án sẽ đáp ứng được

các yêu cầu cơ bản

83

Phát triển kế hoạch

Trên cơ sở mục tiêu cơ bản, kế hoạch chi

tiết được phát triển bao gồm: các hoạt

động, lịch trình, kế hoạch chi phí và nguồn

lực cần thiết để hoàn thành công việc dự

án Đây là những bước chiến thuật (các

bước cụ thể mà để thực hiện chiến lược)

84

Thực thi dự án

Sau khi kế hoạch đã được phê duyệt, dự

án bắt đầu được thực thi

Khi các sai lệch nhỏ được phát hiện nhà

quản trị dự án có thể phải tiến hành điều

chỉnh kế hoạch dự án, nếu sai lệch lớn

phải điều chỉnh các yếu tố chiến lược của

dự án hay thậm chí là xem xét lại có nên

tiến hành dự án hay không (lý do tồn tại

của dự án)

Định hình dự án (lý do tồn tại của dự

án)

o Thu được từ khách hàng một định nghĩa

rõ ràng về các vấn đề cần được giải quyết

bằng các dự án hoặc một cơ hội mà dự án

sẽ tận dụng lợi thế Làm việc với khách

hàng để xác định vấn đề (cơ hội) 1 cách rõ

ràng và ngắn gọn Điều này quan trọng bởi

vì nó sẽ được sử dụng để giữ cho các dự án

tập trung và có thể giúp bạn tránh được

những sơ suất gây thiệt hại mà có thể

khách hàng không lường trước được

88

Định hình dự án (lý do tồn tại của dự

án) (tt)

o Phân biệt rõ nhu cầu (needs) và mong

muốn (wants) của khách hàng, vì có khi

trong lúc thực thi dự án phải hy sinh một

số mong muốn để bảo toàn nhu cầu

o Thu thập đầy đủ thông tin cơ bản về tình

hình hiện nay Hãy chắc chắn rằng bạn hiểu

đầy đủ tất cả các vấn đề có liên quan

o Tìm hiểu và nắm vững các lý do kinh doanh

của dự án và động cơ của khách hàng Điều

này rất quan trọng vì nó là cơ sở để cân đối

ngân sách, kế hoạch và phạm vi dự án Nó

cũng có thể giúp bạn cải thiện kết quả

Các loại dự án (theo mục đích dự án)

 Định hướng thị trường: Sản xuất một sản

phẩm mới để đáp ứng nhu cầu thị trường Một

công ty phần mềm bán sản phẩm và duy trì thị

phần bằng cách tạo ra các chương trình chất

lượng đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng.

 Định hướng khủng hoảng: Một giải pháp nhanh

chóng cho một vấn đề cụ thể Để giải quyết khiếu

nại về lốp xe ô tô bị lỗi, một nhà sản xuất có thể

nhanh chóng tổ chức một dự án để quản lý việc

thu hồi và thay thế, cũng như một chiến dịch

quan hệ công chúng.

 Định hướng thay đổi: Sự cần thiết phải thay đổi

hoạt động để phù hợp với môi trường hiện tại

hoặc có hiệu quả hơn Một công ty bán lẻ có thể

chấp thuận một dự án để tạo ra một trang web

thương mại Internet để duy trì thị phần 90

Thiết lập mục tiêu

Một khi bạn đã xác định rõ ràng các vấn

đề (cơ hội), bước tiếp theo là xác định các

mục tiêu cơ bản của dự án, bao gồm làm

gì (kết quả cuối cùng), làm thế nào (số

lượng, chất lượng, yêu cầu đặc biệt), khi

nào (hạn chót), và chi phí bao nhiêu

91

Các khía cạnh chính của mục tiêu dự

án

Cost (chi phí): Số tiền và nguồn lực cần

thiết để hoàn thành công việc, bao gồm cả

con người, thiết bị, và chi phí khác

Time (thời gian): thời gian cần thiết để

hoàn thành công việc

Scope (phạm vi): Mô tả về các tính năng

và chức năng của sản phẩm hoặc dịch vụ

được cung cấp bởi dự án khi dự án kết

thúc

92

Quy tắc thiết lập mục tiêu

• Cụ thể, rõ ràng, dễ hiểu

Giữ cho các mục tiêu cân bằng

94

Giữ cho các mục tiêu cân bằng (tt)

Nếu thời gian ngắn, các nguồn lực (chi

phí) phải tăng hoặc phạm vi phải giảm,

hoặc cả hai

Nếu ngân sách là ít, thời gian có thể được

kéo dài hoặc phạm vi phải giảm, hoặc cả

hai

Nếu phạm vi quá lớn, chi phí sẽ lớn hơn

hoặc thời gian phải được mở rộng, hoặc cả

hai

95

Rà soát dự án (trước khi thực thi)

Trước khi dự án được phê duyệt, một số

đánh giá cần tiến hành là để chắc chắn dự

án có ý nghĩa, khả thi, đáng giá, và

không quá nguy hiểm Quản lý dự án có

thể thực hiện những đánh giá này với trợ

giúp từ cấp trên hay nhóm dự án Trong

một số trường hợp, thẩm định độc lập có

thể hữu ích để củng cố kiến nghị của quản

lý dự án lên cấp trên

96