IV. QUẢN TRỊ HỆ THỐNG
1. Quản lý hóa đơn bán hàng
1.1. Hóa đơn bán hàng
Thao tác: Quản trị -> Bán hàng Hóa đơn bán hàng
Cho phép người sử dụng theo dõi được hóa đơn bán hàng bằng cách sử dụng phím mũi tên bên phải◄►.Ngoài ra người sử dụng có thể thêm, sửa, sao, xóa các hóa đơn, cũng như setup định dạng số hóa đơn, tự động nhảy theo ngày, tháng, quý năm…
Hình 91. Hóa đơn bán hàng 1.1.a. Tạo mới một hóa đơn
Muốn tạo mới một hóa đơn bất kỳ, người sử dụng tìm đến hóa đơn đó và chọn “Mới” từ giao diện, giao diện thêm mới hóa đơn xuất hiện.
Các thao tác thêm mới hóa đơn:
1: Chọn hình thức của hóa đơn là bán tại bàn, bán mang về
2: Nhập thông tin các mặt hàng bán trên hóa đơn từ danh sách menu thực đơn. Chỉnh sửa thông tin như số lượng, giá, giảm giá cho từng mặt hàng cụ thể.
3: Điền các thông tin hóa đơn: Ngày hóa đơn, khu vực, bàn, các thông số về chiết khấu, VAT, phí dịch vụ…
Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng – Phiên bản Client
iPOS – Intelligent Point Of Sale - 74 -
Lưu ý: Số hóa đơn sẽ nhảy tự động nên không cần điền
4: Nhập các thông tin hóa đơn VAT nếu hóa đơn là hóa đơn VAT 5: Chọn lưu lại các thông tin về hóa đơn vừa tạo
Hình 92. Giao diện thêm mới 1 hóa đơn
Lưu ý: Khuyến cáo người sử dụng không nên tạo mới hóa đơn bán hàng từ giao diện bán hàng.
1.1.b. Sửa hóa đơn
Muốn sửa một hóa đơn bất kỳ, người sử dụng tìm đến hóa đơn đó và chọn “Sửa” từ giao diện.
Các thao tác sửa: Tìm tới hóa đơn cần sửa
1: Chọn “Sửa” để chuyển hóa đơn sang trạng thái chỉnh sửa
2: Chỉnh sửa các thông tin về ngày tháng, khu vực, các thông số chiết khấu, phí dịch vụ, VAT.. của hóa đơn. Nếu là hóa đơn VAT, điền thêm hoặc chỉnh sửa các thông tin cho hóa đơn VAT.
3: Chỉnh sửa các thông tin về mặt hàng của hóa đơn
+ Thêm mới một mặt hàng vào hóa đơn: Muốn thêm mới một mặt hàng vào hóa đơn click chuột vào một món bất kỳ chọn Sao sau đó chọn món cần thêm.
+ Xóa một mặt hàng khỏi hóa đơn: Muốn xóa một mặt hàng nào đó khỏi hóa đơn, click chuột chọn mặt hàng đó rồi chọn “Xóa”
+ Sửa các thông số khác như số lượng, giảm giá, giá bán chọn ô tương ứng của món cần đổi sau đó chỉnh sửa.
Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng – Phiên bản Client
iPOS – Intelligent Point Of Sale - 75 - Chọn lưu để lưu lại các thông tin vừa chỉnh sửa.
Hình 93. Giao diện sửa hóa đơn
Người sử dụng có thể sử dụng các phím tắt trên giao điện ví dụ Mới: Ctrl+N, Sao: Ctrl + C…
Sau khi chọn “Lưu” sẽ hiển thị giao diện phương thức thanh toán để người sử dụng có thể thay đổi lại hình thức thanh toán của hóa đơn (nếu cần).
1.1.c. Xóa hóa đơn
Muốn xóa một hóa đơn bán hàng chọn hóa đơn cần xóa và chọn “Xóa”, khi xóa hóa đơn thì không thể phục hồi
1.1.d. In lại hóa đơn
Muốn in lại hóa đơn, hóa đơn VAT một hóa đơn bất kỳ người sử dụng tiến hành tìm kiếm hóa đơn cần in lại
Hình 94. Giao diện in lại hóa đơn Các thao tác in lại hóa đơn:
1: Tích chọn các món ăn in ra hóa đơn
Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng – Phiên bản Client
iPOS – Intelligent Point Of Sale - 76 - 2: Chọn hóa đơn in ra là hóa đơn bình thường hay hóa đơn VAT
3: Chọn “Chấp nhận” để in lại hóa đơn 1.2. Tìm kiếm hóa đơn
Chức năng tìm kiếm hóa đơn bán hàng cho phép người sử dụng tìm một hóa đơn thanh toán, hóa đơn VAT bất kỳ một cách nhanh nhất. Chức năng tìm kiếm hóa đơn có thể lọc các hóa đơn theo ngày, theo khu vực, theo bàn, người bán, theo số hóa đơn; là hóa đơn bán hàng hay hóa đơn VAT…. qua đó giúp người quản lý có thể kiểm tra, kiểm soát và quản lý các hóa đơn dễ dàng và chặt chẽ hơn cũng như có thể xử lý các thông tin một cách nhanh, chính xác và linh hoạt nhất.
Thao tác: Chọn Bán hàng Tìm kiếm hóa đơn
1: Dựa vào thông tin hóa đơn cần tìm chọn các tiêu chí lọc 2: Chọn Filter để lọc các hóa đơn phù hợp với tiêu chí cần tìm 3: Chọn View để hiển thị hóa đơn cần tìm
Hình 95. Tìm kiếm hóa đơn bán hàng 1.3. Hủy chứng từ
Thao tác: Chọn Bán hàng Hủy chứng từ. Cho phép người sử dụng hủy đi những chứng từ mình mong muốn.
Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng – Phiên bản Client
iPOS – Intelligent Point Of Sale - 77 - Hình 96. Hủy chứng từ
1.4. Gửi chứng từ bán hàng
Chức năng này cho phép người sử dụng lưu trữ hóa đơn bán hàng sang thiết bị khác như usb, ổ cứng để chỉnh sửa nội dung hóa đơn. Trong trường hợp mất chứng từ do bị xóa người sử dụng hoàn toàn khôi phục lại được bằng cách nhận lại chứng từ.
Thao tác: Quản trị -> Bán hàng -> Gửi chứng từ
Hình 97. Giao diện gửi chứng từ bán hàng
1: Chọn thời gian cần lưu trữ hóa đơn bán hàng. Tích chọn VAT nếu người sử dụng muốn lọc hóa đơn có thuế VAT, bỏ tích nếu người sử dụng chỉ muốn lọc hóa đơn không có thuế VAT
2: Chọn “Lấy dữ liệu” phần mềm tự động cập nhật các hóa đơn thỏa mãn điều kiện 1 3: “Chọn tất” để chọn tất cả các hóa đơn. “Bỏ tất” bỏ tất cả các lựa chọn. “Xóa chứng từ”
xóa các hóa đơn đã chọn
4: Chọn “ ” để chọn nơi lưu trữ
5: Chọn “Chấp nhận” để hoàn thành thao tác lưu trữ
Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng – Phiên bản Client
iPOS – Intelligent Point Of Sale - 78 - 1.5. Nhận chứng từ bán hàng
Chức năng này cho phép người sử dụng không phục lại hóa đơn đã xóa (trong trường hợp đã gửi chứng từ).
Thao tác: Quản trị -> Bán hàng - > Nhận chứng từ
Hình 98. Giao diện nhận chứng từ bán hàng 1: Chọn đường dẫn tới thu mục lưu trữ mục 1.4
2: Chọn “Đánh lại số chứng từ” nếu người sử dụng muốn sắp xếp lại số chứng từ liên tục, phần mềm sẽ tự động đánh lại số chứng từ