IV. QUẢN TRỊ HỆ THỐNG
4. Quản lý công nợ phải thu của khách hàng
Muốn quản lý công nợ phải thu khách hàng người sử dụng phải thiết lập 3 thông số cần thiết đó là số dư công nợ phải thu của khách hàng, số tiền khách nợ, và số tiền khách đã thanh toán.
Công nợ phải thu = Số dư công nợ phải thu + Số tiền khách nợ – Số tiền thanh toán
Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng – Phiên bản Client
iPOS – Intelligent Point Of Sale - 90 - 4.1. Khai báo số dư công nợ của khách hàng
Cho phép người sử dụng nhập thông tin số dư công nợ của khách hàng, lưu ý số dư công nợ của mỗi khách hàng chỉ nhập một lần khi chưa có các chứng từ nợ, thanh toán của người đó. Nói cách khách là nhập 1 lần ngay khi tạo danh sách khách hàng.
Muốn nhập thông tin công nợ cho khách hàng trước tiên người sử dụng phải thiết lập danh sách khách hàng ( xem mục 2.4.c phần II).
Thao tác: Quản trị -> Thanh toán bán hàng -> Số dư công nợ phải thu 1: Chọn thêm mới số dư công nợ cho 1 khách hàng từ danh sách khách hàng 2: Chọn khách hàng cần khai báo số dư công nợ từ danh sách khách hàng 3: Nhập số dư công nợ của khách hàng, ngày khai báo tương ứng
4: Lưu các thông tin vào hệ thống
Hình 113. Khai báo số dư công nợ phải thu của khách hàng 4.2. Số tiền khách nợ
Số tiền khách nợ được thể hiện bằng các hóa đơn thanh toán dưới hình thức nợ. Khi một khách nợ, thu ngân sẽ ghi nợ cho khách hàng đó bằng thao tác thanh toán dưới hình thức nợ và chọn khách hàng ghi nợ từ danh sách khách hàng của nhà hàng. Số hóa đơn cũng như số tiền khách nợ sẽ được phần mềm thống kê vào số tiền nợ của từng khách hàng cụ thể.
4.3. Số tiền khách thanh toán 4.3.a. Chứng từ thanh toán bán hàng
Số tiền khách thanh toán mua hàng thể hiện bằng các chứng từ thanh toán bán hàng, khi một khách hàng thanh toán các hóa đơn ghi nợ của họ, người sử dụng tiến hành tạo mới một chứng từ thanh toán của khách hàng đó.
Để tạo mới một chứng từ thanh toán cho khách hàng, người sử dụng tiến hành các thao tác:
Quản trị -> Thanh toán bán hàng -> Chứng từ thanh toán bán hàng 1: Chọn “Mới” để thêm mới chứng từ thanh toán
Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng – Phiên bản Client
iPOS – Intelligent Point Of Sale - 91 -
2: Chọn khách hàng thanh toán ghi nợ từ danh sách khách hàng. Phần mềm sẽ tự động liệt kê các hóa đơn ghi nợ chưa thanh toán của khách hàng.
3: Chọn số tiền khách thanh toán hoặc số chứng từ khách thanh toán hoặc chọn số hóa đơn ghi nợ mà khách muốn thanh toán ( nếu chọn số tiền phần mềm sẽ tự động trừ theo số hóa đơn ghi nợ trong danh sách theo số hóa đơn từ thấp lên cao)
4: Chọn Lưu để lưu các thông tin về chứng từ thanh toán vừa tạo
Hình 114. Tạo mới chứng từ thanh toán bán hàng
Để sửa, xóa chứng từ thanh toán người sử dụng làm tương tự, chọn chứng từ thanh toán cần hoặc xóa và chọn “Sửa”, “Xóa” trên giao diện.
4.3.b. Tìm kiếm chứng từ thanh toán bán hàng
Cho phép người sử dụng có thể dễ dàng tìm kiếm các chứng từ thanh toán công nợ của khách hàng thông qua các thông tin như khách hàng, nhân viên thanh toán, ngày thanh toán…
Các bước thực hiện:Quản trị -> Thanh toán bán hàng -> Tìm kiếm chứng từ thanh toán bán hàng 1: Chọn các tiêu chí tìm kiếm chứng từ thanh toán như tên khách hàng, ngày thanh toán, tên nhân viên thanh toán…
2: Chọn Filter để lọc các chứng từ thanh toán thỏa mãn điều kiện
3: Chọn View để hiển thị chứng từ thanh toán bán hàng khách hàng cần tìm
Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng – Phiên bản Client
iPOS – Intelligent Point Of Sale - 92 - Hình 115. Tìm kiếm chứng từ thanh toán bán hàng
Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng – Phiên bản Client
iPOS – Intelligent Point Of Sale - 93 -