I. CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ VẬN HÀNH DỰ ÁN
• Cơ cấu tổ chức quản lý vận hành dự án: được đặc trưng bởi thành phần số lượng các bộ phận quản lý và cả hệ thống quy chế quy định nhiệm vụ, quyền hạn và những mối liên hệ tác động qua lại giữa các bộ phận.
• Nguyên tắc lựa chọn:
- Tập trung hoá: Tạo ra một bộ máy quản trị nhất định để giải quyết những nhiệm vụ và những quyết định chủ yếu
- Chuyên môn hoá: tiến hành phân công lao động giữa các nhân viên khác nhau phù hợp với trình độ chuyên môn của họ
- Đồng bộ: bao quát đầy đủ toàn bộ khối lượng công việc phải hoàn thành
- Linh hoạt: sự uyển chuyển để tạo nên những khả năng thích ứng và đáp ứng kịp thời mọi tình huống có thể xảy ra
→ Bộ máy quản lý phải gọn, chuyên nghiệp, hiệu quả đảm bảo tính pháp lý, tính phù hợp
• Nhiệm vụ của các bộ phận trong cơ cấu tổ chức:
- Nhiệm vụ kỹ thuật: nghiên cứu cải tiến kỹ thuật, thiết kế, quản lý quy trình công nghệ sản xuất, kiểm tra chất lượng sản phẩm
- Nhiệm vụ sản xuất: điều hành quá trình sản xuất sản phẩm
- Nhiệm vụ tiếp thị: nghiên cứu, tìm kiếm thị trường, đưa sản phẩm vào kênh phân phối
- Nhiệm vụ tài chính: thanh toán và tính toán các khoản thuế khoá, bảo hiểm, kế toán, kiểm toán các chi phí đầu vào và đầu ra
- Nhiệm vụ tổ chức nhân sự: tổ chức, sử dụng và tuyển chọn lao động Sơ đồ tổ chức quản lý theo nhiệm vụ
Sơ đồ tổ chức quản lý theo vùng lãnh thổ
Sơ đồ tổ chức quản lý theo sản phẩm
• Các bước tiến hành khi xây dựng hệ thống các phòng, ban chức năng trong cơ cấu tổ chức quản lý
- Bước 1: Xác định khối lượng công việc cho mỗi chức năng quản lý. Đây chính là điểm xuất phát để xác định số lượng các phòng ban chức năng cần có ở một dự án cũng như số lượng nhân viên cần thiết ở mỗi phòng ban chức năng.
- Bước 2: Xác định số lượng các phòng ban chức năng và các bộ phận sản xuất, cung ứng dịch vụ trực thuộc.
- Bước 3: Xác lập cụ thể mối quan hệ giữa các phòng, ban chức năng tránh tình trạng chồng chéo, bỏ sót công việc.
- Bước 4: Thiết lập nội quy hoạt động của từng phòng ban chức năng cũng như của từng nhân viên (ghi rõ chức năng, nhiệm vụ cụ thể...)
II. DỰ KIẾN NHÂN SỰ VÀ CHI PHÍ NHÂN LỰC
• Sau khi xây dựng được sơ đồ tổ chức vận hành dự án, cần dự kiến số lượng nhân viên, công nhân bao gồm cả công việc phụ như tạp dịch, bảo vệ, tiếp tân, lái xe,... cần phân rõ:
- Người trong nước, người nước ngoài
- Số lượng cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật và yêu cầu về chuyên môn, ngoại ngữ, vi tính; về kinh nghiệm công tác
- Số lượng công nhân (lao động phổ thông, lao động có trình độ) - Tỷ lệ nam, nữ
- Tuổi nghề, tuổi đời
• Số lượng công nhân trực tiếp sản xuất:
CN=∑
i=1
n Qi. DMti Tbq
Trong đó: CN: Số lượng công nhân trực tiếp sản xuất cần có trong một năm (người) Qi: Số lượng sản phẩm i (i = 1, 2, ..., n) hoặc khối lượng công việc i phải thực hiện trong một năm
DMti: Định mức thời gian đối với sản phẩm hoặc công việc i (giờ công/1 sản phẩm)
Tbq: Thời gian làm việc thực tế bình quân của một công nhân trong năm (giờ/người - năm)
Bảng: Cơ cấu lao động làm việc cho dự án
Năm
Năm thứ nhất Năm thứ ...
Người Việt
Nam Người nước
ngoài Người Việt
Nam Người nước
ngoài Nhân viên trực tiếp
1.
2.
Nhân viên gián tiếp 1.
2.
Nhân viên quản trị điều hành
1.
2.
• Chi phí nhân lực bao gồm: Chi phí lương cơ bản, phụ cấp, tiền thưởng, phúc lợi và chi phí đào tạo, tuyển dụng
Bảng: Dự kiến tổng quỹ lương hằng năm ST
T Khoản mục Năm
1 2 3 4 ... N
A
Nhân viên người nước ngoài ở bộ phận ...
ở bộ phận ...
Tổng quỹ lương cho nhân viên người nước ngoài
B
Nhân viên người Việt Nam ở bộ phận ...
ở bộ phận ...
Tổng quỹ lương cho nhân viên người Việt Nam
C Tổng quỹ lương của dự án (A+B)
VD: Số lượng sản phẩm cần trong 1 năm: 500.000 sản phẩm Thời gian định mức để làm ra 1 sản phẩm: 2h
Thời gian làm việc của 1 công nhân: 8h/ngày và 300 ngày/1 năm
→ Số lượng công nhân cần:
500,000.2
8.300 =417(người)
• Người soạn thảo dự án cần nắm vững và cập nhật các quy định của Nhà nước về vấn đề lao động - tiền lương. Các quy định bao gồm:
- Quy định thời gian làm việc, thời gian nghỉ ngơi - Quy định chi tiết về vấn đề tiền lương
- Điều lệ bảo hiểm xã hội
- Quyết định về mức lương tối thiểu đối với người lao động Việt Nam làm việc trong các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài
- Thông tư hướng dẫn cách tính số lao động sử dụng trong dự án đầu tư nước ngoài ...
• Dự tính chế độ tiền lương và chế độ làm việc, chế độ đãi ngộ đối với người lao động