Bước đầu tiên là nhận ra được sự cần thiết phải ra quyết định. Kết quả từ các hoạt động của các phòng ban trong doanh nghiệp dẫn đến những cơ hội và thử thách mới khiến các nhà quản trị chủ động nhận thấy sự cần thiết của việc ra quyết định.
Nhưng quan trọng là họ phải thấy và phản ứng một cách kịp thời và chính xác.
Ví dụ: Một công ty bất động sản mới sở hữu được một lô đất có diện tích 5000m2 tại quận 3, đây là mảnh đất tiềm tàng cho công ty. Công ty đang cân nhắc, suy nghĩ sẽ quyết định làm gì với mảnh đất này. Bởi nó ảnh hưởng đến hoạt động và sự phát triển của công ty trong thời gian sắp tới đóng vai trò quan trọng trong việc đưa ra quyết định.
2. Đề xuất các giải pháp
Nhà quản trị phải thiết lập một loạt các lựa chọn khả thi nhằm đáp ứng những cơ hội và thách thức. Các nhà quản trị khó tìm ra được các giải pháp thay thế sáng tạo cho những vấn đề cụ thể. Tìm kiếm những sự lựa chọn sáng tạo để giải quyết các vấn
32
đề và tận dụng các thời cơ có thể khiến họ từ bỏ những suy nghĩ có sẵn và tạo ra những suy nghĩ mới, chúng thường rất khó thực hiện.
Ví dụ: Trở lại ví dụ trên, ban giám đốc công ty đã đề nghị nhóm chuyên gia tính toán lợi ích – chi phí cho ba phương án: xây dựng văn phòng cho thuê, xây dựng chung cư cao cấp và cho thuê đất dài hạn.
3. Đánh giá các giải pháp
Các nhà quản trị phải đánh giá được những điểm thuận lợi và bất lợi từng sự lựa chọn và phải xác định chính xác cơ hội và thách thức.
Các nhà quản trị đã đưa ra các tiêu chí đánh giá các giải pháp như sau:
Tính hợp pháp
Nhà quản trị phải đảm bảo rằng các hoạt động là hợp pháp và sẽ không chống lại bất kỳ luật lệ nào của Nhà nước và quốc tế.
Nguyên tắc đạo đức
Các nhà quản trị phải chắc chắn rằng các hoạt động không vi phạm đạo đức và gây hại cho các bên liên quan.
Tính kinh tế
Các nhà quản trị quyết định những thay đổi mang tính kin tế tức là phải đạt được mục tiêu của tổ chức.
Tính thực tế
Nhà quản trị cần có khả năng và các nguồn lực để đáp ứng cho những thay đổi và họ phải đảm bảo rằng những thay đổi đó không đe dọa đến mục tiêu của các tổ chức.
Ví dụ: Trở lại ví dụ trên, theo các chỉ tiêu đánh giá về mặt tài chính thì phương án xây dựng văn phòng cho thuê mang lai lợi nhuận cao nhât, tiếp đến là phương án xây dựng chung cư cao cấp. Thế nhưng, hai phương án này khó khăn về vấn đề huy động vốn, giấy phép vì chính quyền thành phố hạn chế cho phép xay dựng nhà cao tầng tại trung tâm. Phương án cho thuê thi không được nhiều người đồng tình do không khai thác cơ hội để cạnh tranh, tạo dựng uy tính và thương hiệu của công
33
ty. Công ty đánh giá qua các chỉ tiêu: lợi nhuận tiềm năng, khả năng triển khai thành công, uy tín và thương hiệu công ty, hỗ trợ của chính quyền.
4. Chọn lựa giải pháp
Sau khi đưa ra được những giải pháp thay thế thì nhiệm vụ tiếp theo là xếp hạng các giải pháp đó để làm căn cứ đưa ra quyết định. Khi xếp hạng những giải pháp, các nhà quản trị phải đảm bảo tất cả thông tin được sử dụng để mổ xẻ vấn đề.
Ví dụ: Với ví dụ trên, công ty đã cho điểm các phương án và tính tổng điểm cuối cùng. Sau đó chọn phương án có điểm cao nhất, vậy phương án xây dựng văn phòng được lựa chọn.
STT Chỉ tiêu đánh giá Điểm trọng số
Xây dựng văn phòng
Xây dựng chung cư
Cho thuê đất
1 Lợi nhuận tiềm năng 0.5 9 6 2
2 Khả năng triển khai
thành công 0.3 7 6 9
3 Uy tín và thương hiệu
công ty 0.1 9 9 1
4 Hỗ trợ của chính quyền
địa phương 0.1 4 5 9
5 Tổng điểm 1.0 7.9 6.2 4.7
Bảng 8.1 Tính điểm cho các phương án
5. Bổ sung những thay đổi cho giải pháp đã được chọn
Một khi quyết định được đưa ra và phương án đã được lựa chọn thì vẫn cần bổ sung thêm một số thay đổi, do vậy người ta vẫn đưa ra nhiều quyết định liên quan.
Để đảm bảo quyết định đúng, nhà quyết định cấp cao phải phân cấp cho các nhà quản trị cấp trung chịu trách nhiệm về các mục tiêu.
6. Kinh nghiệm
34
Nếu nhà quản trị không đánh giá kết quả của các quyết định đưa ra lúc trước thì họ sẽ không có kinh nghiệm, thay vào đó họ sẽ liên tiếp sai lầm. Để tránh sai lầm, nhà quản trị cần thiết lập các bước liên quan tới các quyết định trong quá khứ. Các bước bao gồm:
So sánh kết quả thực tế với kết quả kỳ vọng
Chỉ ra những kết quả kỳ vọng nào chưa đáp ứng được
Đưa ra hướng dẫn giúp cho việc đưa ra quyết định trong tương lai.
Với ví dụ trên, công ty sẽ định kì đánh giá kết quả đạt được so với dự kiến. Nếu những chỉ tiêu nảo không đạt được dự kiến thì cần phân tích lý do hoặc chỉ ra biện pháp khắc phục. Nó sẽ là dữ liệu tốt cho công ty trong việc đưa ra quyết định tương tự trong tương lai.