Phần bài này cung cấp cho người học các kiến thức về cách tạo lập các phép toán trong Excel, bao gồm:
Làm việc với toán tử Làm việc với hàm
I-Toán tử và phép toán logic
Trong phần này bạn sẽ xem cách Excel làm việc với dữ liệu trong các ô trên bảng tính.
Tính toán dữ liệu trong bảng
Các phép toán bạn nhập vào Excel có thể là các số liệu cụ thể có thể nhập trực tiếp từ bàn phớm. Tuy nhiờn, trong nhiều trường hợp, cỏc số liệu bạn nhập cần ủược thay ủổi và cập nhập liờn tục. Trong trường hợp ủú thỡ việc nhập dữ liệu trực tiếp trong công thức tính của Excel không phải là một lựa chọn hợp lý.
Excel cung cấp cho bạn khả năng tính toán dựa trên các thông tin nằm trực tiếp tại các ô dữ liệu của Excel.
Bạn ủó từng thực hiện phộp toỏn cho cỏc số liệu ủơn thuần. Với cỏc số liệu ủú, mỗi khi tiến hành tớnh toỏn, bạn sẽ bị ủộng trong quỏ trỡnh thay ủổi giỏ trị phộp toỏn.
Khi tiến hành phép toán dựa trên số liệu nằm trong các ô trong bảng, các kết quả sẽ ủược tự ủộng cập nhập theo cỏc thụng tin hiện cú trong Excel
ðể tính toán với dữ liệu giữa các ô trong bảng 1. Chọn ô cần hiển thị kết quả
2. Viết công thức kết hợp giữa các ô dữ liệu 3. Nhấn Enter khi thực hiện xong công thức Một số vấn ủề thường gặp
Cụng thức vốn khụng phải vấn ủề khú thực hiện, tuy nhiờn ủể thực hiện sao cho chính xác thì không phải là dễ. Trong nhiều trường hợp bạn sẽ gặp các thông báo lỗi khụng mong muốn, và bạn phải cố gắng sửa những lỗi ủú.
ðịnh dạng số
Trong Excel, ủể ý một chỳt bạn sẽ thấy cỏc giỏ trị dạng số, ngày – thuộc dạng số liệu thường dựng tớnh toỏn; thường ủược tự ủộng căn chỉnh lề phải – căn phải. Cỏc số liệu dạng chữ – dạng khụng tớnh toỏn; thường ủược tự ủộng căn trỏi, bạn cú thể xem mụ tả trong hỡnh dưới ủõy.
Hình 4-1 Số trong Excel
Trong hình trên, bạn thấy có tất cả là ba số, nhưng với Excel, trong “ba số” trên, chỉ cú “hai số” ủược coi là số. ðấy là 342 và 32.15.
Lý do khụng phải bởi số 24,51 căn trỏi. Lý do là bởi ủịnh dạng số hiện ủang ủược sử dụng trong Excel là ủịnh dạng theo kiểu của Anh – Mỹ: cú nghĩa là phần phõn cỏch thập phõn ủược xỏc ủịnh bởi dấu chấm “.”. Trong trường hợp người sử dụng gừ dấu phẩy “,” – theo cỏch ủọc kiểu Việt – Phỏp; mỏy tớnh sẽ hiểu ủú là chữ 24,51.
Excel 2000 hay cỏc phiờn bản khỏc sử dụng ủịnh dạng số theo ủịnh dạng số trong hệ thống. Do ủú, muốn ủiều chỉnh ủịnh dạng số trong Excel, người sử dụng cú thể thay ủổi nhờ thụng tin trong hệ thống.
ðối với một số phiờn bản mới hơn. Trong Excel cú thể chủ ủộng thay ủổi ủược cỏch ủịnh dạng số mà khụng cần ủiều chỉnh thụng tin ủú trong hệ thống.
Thông báo lỗi có khả năng sửa
Trong Excel, cú một số lỗi phần mềm cú thể tự ủộng tiến hành ủiều chỉnh sửa chữa.
Trong hỡnh dưới ủõy
Bạn có thể thấy lỗi thông báo phát sinh khi người sử dụng gõ thiếu dấu ngoặc trong cụng thức. Excel cú thể nhận thấy ủiều ủú. Kết quả là thụng bỏo lỗi chung chung ủược ủưa ra và ủể nghị bạn cho phộp sửa chữa cụng thức: cụ thể là hoàn thiện cỏc thông tin bạn chưa hoàn thiện.
Trong trường hợp bạn ủồng ý, cụng thức sẽ ủược sửa theo “ý” của Excel. Trong trường hợp bạn khụng ủồng ý, một thụng bỏo lỗi chớnh thức sẽ giỳp bạn hiểu vấn ủề một cách chính xác hơn.
Làm việc với hàm
Excel cung cấp cho bạn rất nhiều hàm tính toán, logic v.v.. phục vụ nhiều lĩnh vực với nhiều mục ủớch khỏc nhau.
Cú rất nhiều hàm ủơn giản, ủồng thời cũng cú nhiều hàm phức tạp. Tuy nhiờn cỏc hàm ủều làm việc trờn cựng nguyờn lý. Khi ủó nắm ủược nguyờn lý làm việc của hàm, bạn sẽ dễ dàng tiếp xúc với các hàm khác.
Hàm
Trong phần trước bạn ủó làm việc với cỏc toỏn tử. Toỏn tử là cỏc thành phần gồm hai vế, cú nghĩa là khi thực hiện một toỏn tử ủũi hỏi người sử dụng phải ủưa ra hai thành phần cho hai vế của toán tử.
Ví dụ: khi bạn sử dụng toán tử cộng, bạn phải cho biết vế thứ nhất là gì hay bao nhiờu, sau ủú, “cộng” với vế thứ hai là gỡ hay bao nhiờu.
Hình 4-2 Toán tử trong Excel
ðối với hàm thì cách làm việc lại khác. Hàm thực hiện phép toán trong chính bản thõn hàm, sau ủú tự trả về giỏ trị. Khi thực hiện, hàm cú thể chạy ủộc lập, khụng cần tham số ủầu vào và cho ra kết quả như hàm Now hoặc chạy thực hiện cụng việc cú tham số ủầu vào như phần lớn cỏc hàm cũn lại.
Tham số của hàm
Cỏc tham số ủược dựng trong hàm cũng cú ủiểm khỏc với tham số dựng trong toỏn tử. Trong toán tử, các tham số thường là giá trị cụ thể hoặc là duy nhất tham chiếu tới ụ ủú. Cũn ủối với hàm, cỏc tham số ủều bao gồm cỏc tham số trong toỏn tử, ủiểm khỏc biệt nằm ở chỗ tham số trong toỏn tử chỉ cú thể là tham chiếu tới một ụ ủơn, còn tham chiếu trong hàm cho phép cùng lúc có nhiều ô dữ liệu
Hình 4-3 Hàm trong Excel Phõn ủịnh tham số trong hàm
Ngoài ra, hàm còn có thể có cùng một lúc nhiều tham số, tham chiếu tới nhiều ô hay vựng dữ liệu khỏc nhau, lỳc ủú, cỏc thành phần dữ liệu trong hàm phải ủược phõn tách rõ rệt bằng các ký hiệu phân cách trong hàm. Các ký hiệu thường gặp là dấu phẩy hoặc dấu chấm phẩy.
Quy ước về dấu chấm hay phẩy hay một ký tự nào khỏc cú thể thay ủổi ủược. Tuy nhiờn, nếu khụng cú gỡ thay ủổi ủặc biệt, bạn thường cú thể xỏc ủịnh dựa theo thụng tin về ủịnh dạng số.
Trong cỏc phiờn bản Excel cũ 97, 2000… người sử dụng thường gặp nhiều vấn ủề
khi sử dụng các dấu phân cách. Trong phiên bản 2002, 2003, các dấu phân cách ủược thể hiện rừ ngay dưới cụng thức
Cỏc tham số trực tiếp trong cụng thức ủược phõn biệt bởi màu sắc, cỏc tham số thể hiện trong phần hướng dẫn ủược thể hiện ủậm/nhạt: phần ủậm là tham số bạn ủang làm việc, phần nhạt là các tham số khác.
Hình 4-4 Phân cách hàm trong Excel
Thụng thường thỡ nếu thụng tin ủịnh dạng số sử dụng dấu chấm làm phõn cỏch cho phần thập phân thì trong công thức sẽ sử dụng dấu phẩy làm phân cách các tham số.
ðối với trường hợp ủịnh dạng số sử dụng dấu phẩy làm phõn cỏch cho phần thập phân thì trong công thức sẽ sử dụng dấu chấm phẩy làm phân cách các tham số.
Trong trường hợp sử dụng bảng thụng tin hàm ủể viết cụng thức, người sử dụng sẽ khụng cần thiết phải quan tõm nhiều tới ký hiệu dựng ủể phõn cỏch.
Tìm hàm
Trong sử dụng hàm thì ngoài cách nhớ và nhập thông tin hàm bằng tay, bạn có thể sử dụng chức năng thêm hàm trong Excel
Hình 4-5 Paste Function
Chức năng thêm hàm thường bố trí hàm theo từng nhóm cho tiện làm việc, bạn có thể xem mụ tả trong bảng dưới ủõy.
Nhóm hàm Ý nghĩa
Most RecentlyUsed Cỏc hàm sử dụng gần ủõy nhất
All Tất cả các hàm
Financial Hàm tài chính Date & Time Hàm ngày và giờ
Math & Trig Hàm toán và lượng giác Statistical Hàm thống kê
Lookup & Reference Hàm tìm kiếm và tham chiếu Database Hàm cơ sở dữ liệu
Text Hàm xử lý ký tự
Logical Hàm Logic
Information Các hàm thông tin
Trong phần nhóm hàm, bạn chỉ cần chọn các hàm cụ thể ở phần cửa sổ bên phải là cú thể thờm ủược cỏc thụng số cho hàm.
Cỏc thụng số cú thể hiện và ủược sử dụng như trong mụ tả dưới ủõy
Hình 4-6 Hàm trong Insert Function
Cỏc thụng số hiển thị với phần chữ màu ủậm là những thụng số bắt buộc phải cú, các thông số phần màu nhạt là các thông số không bắt buộc phải có.
Phần nằm ở cuối cùng bên phải của ô dữ liệu hiển thị, liệt kê các giá trị có trong vựng thụng số ủầu vào. Bạn ủồng thời cú thể thấy ủược luụn kết quả của chớnh cụng thức tạo ra ở phần dữ liệu ngay phớa dưới dữ liệu bạn ủưa vào.
Ngay trong phần dưới cũng cho bạn biết cỏc ký hiệu ủược sử dụng ủể thể hiện phần phân cách trong công thức. Trong ví dụ trên bạn thấy ký hiệu phân cách phần thập phõn ủược sử dụng là dấu chấm phẩy “;”
Phần dưới cùng của cửa sổ có mục Formula result thể hiện kết quả trả về chính thức sẽ xuất hiện trên ô công thức.
Cỏch tớnh cỏc hàm ủơn giản
Trong phần này, bạn sẽ xem qua một số hàm tớnh toỏn ủơn giản cú cựng một nguyờn lý làm việc. Có nghĩa là các thao tác thực hiện của các hàm là hoàn toàn giống nhau, phần khác nhau chỉ là tên hàm.
Hàm Ý nghĩa
Sum Hàm tớnh tổng, ủược sử dụng ủể tớnh tổng cho cỏc ụ dữ liệu liền kề và khụng liền kề. Sum thuộc dạng hàm số cần cú ớt nhất một tham số ủể tớnh toán.
Average Hàm tính trung bình cộng là một trong số nhiều hàm bạn không thể không biết trong Excel. Sử dụng hàm Average hoàn toàn tương tự như cách sử dụng hàm Sum.
Count Hàm thực hiện phộp ủếm số lượng tất cả cỏc ụ cú chứa dữ liệu trong phần bạn chọn
Max Hàm ủưa ra giỏ trị cao nhất trong cỏc ụ bạn chọn Min Hàm ủưa ra giỏ trị nhỏ nhất trong tất cả cỏc ụ bạn chọn
ðể tính trung bình cộng
1. Chọn ụ bạn muốn ủưa kết quả 2. Gừ dấu bằng ủể bắt ủầu cụng thức
3. Bạn gõ tên hàm cần tính toán, cụ thể trong trường hợp này là Average
ðể ý rằng phía dưới công thức có phần cửa sổ hiện lên cho bạn biết khu vực làm việc. Trong hỡnh trờn, tham số ủầu tiờn cú màu ủậm cho biết bạn ủang cần nhập tham số này vào. Trong vớ dụ trờn, cụng thức ủược thực hiện trờn mỏy quy ủịnh cỏc tham số phõn cỏch nhau bằng dấu phẩy.
4. Bạn cú thể gừ trực tiếp giỏ trị hay sử dụng chuột ủể chọn như bỡnh thường.
Bạn cú thể kớch chuột và kộo tạo vựng chọn ủể ủưa vựng chọn ủú vào cụng thức
5. Nhấn Enter hay chọn OK trờn bảng phộp toỏn ủể kết thỳc.
Khi thực hiện hết phộp toỏn, bạn cú thể ủúng ngoặc hoặc nhấn Enter ủể xỏc nhận luụn, Excel sẽ tự ủộng ủiền thờm dấu ngoặc cho bạn.
Dịch chuyển công thức
Cú nhiều vấn ủề sẽ nảy sinh ngay sau khi bạn hoàn thiện ủược cụng thức của mỡnh.
Chẳng hạn bạn nhận thấy vị trớ ủể cụng thức chưa hợp lý và bạn cần ủiều chỉnh lại.
Hoặc chỉ là việc bạn không muốn mất công gõ lại công thức quá nhiều lần. Bạn muốn làm sao ủể cụng thức cú thể thực hiện ủược với cỏc dữ liệu cú cấu trỳc tương ủương. Trong phần này bạn sẽ xem cỏch ủể thực hiện cỏc vấn ủề ủú
Di chuyển công thức
Trong trường hợp bạn thấy vị trí hiện tại của công thức là không hợp lý. Bạn muốn di chuyển cụng thức sang vị trớ mới. Tại vị trớ ủú giỏ trị cụng thức khụng thay ủổi, bạn có thể thực hiện thao tác như di chuyển công thức bình thường
1. Nhấn giữ nguyờn vào ủường viền quanh cụng thức 2. Kéo tới vị trí mới và thả chuột
Cần lưu ý thao tác vừa rồi sẽ không ảnh hưởng tới công thức, có nghĩa là công thức vẫn giữ nguyên ý nghĩa. Trong trường hợp bạn giữ Ctrl trước khi thả chuột (tương ủương thao tỏc Copy) thỡ cụng thức sẽ bị thay ủổi ý nghĩa.
Lặp lại công thức
Excel là chương trỡnh bảng tớnh, do ủú số lượng cụng thức cần thực hiện trong ủú khụng phải là nhỏ. Nếu mỗi lần thực hiện cụng thức bạn phải nhập lại cụng thức ủú thỡ ủiều ủú trở nờn rất bất tiện và quỏ khú khăn.
ðể trỏnh khỏi vấn ủề ủú. Excel cung cấp cho bạn chức năng “ủiền” cụng thức sang các ô tương tự có cùng dạng. Bạn có thể xem mô tả trong hình sau:
Dữ liệu trong các ô tính trung bình của bảng trên chứa hàm Average – hàm tính trung bình; bạn có thể xem trong ô công thức phía trên.
ðể ý bạn sẽ thấy hàm tớnh trung bỡnh của cỏc ụ từ vị trớ B6 ủến F6 ủối với học viờn thứ nhất. Khi thực hiện phộp tớnh trung bỡnh cho học viờn thứ hai trở ủi, giỏ trị tờn dũng sẽ phải tăng dần. Cú nghĩa là khi sinh viờn thứ nhất tớnh từ B6 ủến F6 thỡ sinh viờn thứ hai phải là B7 ủến F7, tương tự như vậy cho sinh viờn thứ ba, tư v.v..
Excel cung cấp cho bạn chức năng kộo thả và ủiền dữ liệu trong cỏc ụ từ dũng 7 trở ủi tương ủương với dữ liệu trong ụ dũng 6. ðể làm ủiều ủú:
1. Trong Excel, chọn ô chứa công thức bạn sẽ phải lặp
2. Rê chuột vào góc dưới cùng bên tay phải cho tới khi con trỏ chuột hiện thành hình chữ thập
3. Khi con trỏ chuột hiện thành hỡnh chữ thập nhỏ màu ủen, nhấn và giữ nguyờn chuột, kộo tới nơi bạn muốn chuyển cụng thức, sau ủú thả chuột ra.