Phần bài này sẽ giới thiệu ủến bạn cỏc chức năng hữu ớch trong quỏ trỡnh làm việc với Excel. Bao gồm:
Kiểm soát số liệu
Tìm kiếm – thay thế số liệu
Hỗ trợ làm việc với bảng tính cỡ lớn Bảo vệ số liệu
I-Kiểm soát số liệu
Trong quá trình làm việc với Excel, bạn sẽ thấy Excel không chỉ là một phần mềm bảng tớnh ủơn thuần mà cũn cú thể giỳp bạn quản lý, sàng lọc, sắp xếp dữ liệu v.v..
ðiều ủú dẫn ủến khối lượng dữ liệu ủể làm việc trong Excel của bạn sẽ tăng lờn, không chỉ một người mà còn có thể có nhiều người cùng làm việc. Bạn sẽ phải quan tâm tới việc kiểm soát quá trình nhập dữ liệu sao cho chính xác, kiểm soát xem số liệu trên bảng có thực sự chuẩn xác hay không...
ðịnh dạng cú ủiều kiện – Conditional Formatting
ðược cung cấp sẵn trong Excel, phương thức ủịnh dạng cú ủiều kiện sẽ giỳp người sử dụng nhỡn thấy những ủiểm bất hợp lý, cỏc dữ liệu cần lưu tõm ủối với dữ liệu trong bảng tính Excel.
Khụng hoàn toàn biết ủược ý nghĩa của ủối tượng, Conditional Formatting phỏt hiện ra dữ liệu dựa trờn cỏc ủiều kiện người sử dụng ủưa vào.
ðể ủịnh dạng cú ủiều kiện
1. Chọn cỏc ụ dữ liệu bạn muốn tiến hành ủịnh dạng cú ủiều kiện 2. Trên thanh menu, chọn Format→Conditional Formatting
3. Trong cửa sổ Conditional Formatting, thiết lập các lựa chọn bạn muốn 4. Chọn OK ủể xỏc nhận
Kiểm soát số liệu
Bạn có một bảng dữ liệu trong Excel, bạn biết rằng các ô dữ liệu luôn tự nhận bất cứ dạng số liệu nào mà người sử dụng nhập vào. Trong trường hợp bạn tạo ra những bảng số liệu mẫu ủể người sử dụng nhập vào, bạn cú thể cần yờu cầu số liệu ủú phải ủảm bảo một tiờu chớ nhất ủịnh.
Nếu sử dụng Conditional Formatting, người sử dụng nhập số liệu, nếu dữ liệu không phự hợp, ụ giỏ trị sẽ bị ủổi màu. Tuy nhiờn, cú nhiều trường hợp người nhập số liệu khụng hiểu sẽ bỏ qua, bạn sẽ làm mất thời gian hiệu chỉnh ủể cú số liệu phự hợp.
Validation có thể coi là biện pháp “cứng rắn” yêu cầu người sử dụng phải nhập số liệu sao cho chính xác. Trong trường hợp số liệu nhập không chính xác sẽ có cảnh báo và yêu cầu người sử dụng nhập lại số liệu.
ðể thiết lập Data Validation
1. Chọn các ô dữ liệu bạn muốn thực hiện kiểm soát dữ liệu 2. Chọn menu Data→Validation ủể mở cửa sổ Data Validation 3. ðặt ủiều kiện bạn muốn trong phần Settings
Chọn Input Message ủể ủặt thụng bỏo cảnh bỏo người sử dụng nếu cần
Chọn Error Alert ủể ủặt thụng bỏo cảnh bỏo người sử dụng khi nhập dữ liệu sai nếu cần thiết
4. Chọn OK ủể xỏc nhận
5. Kiểm tra hiệu quả của Validation
II-Tìm kiếm – thay thế
Bạn ủó khỏ quen thuộc với cỏch làm việc trong Excel. Khụng cú vấn ủề gỡ trong việc nhập dữ liệu, thay ủổi nội dung dữ liệu. Vấn ủề tiếp theo trỡnh bày với bạn khả năng tỡm kiếm và thay ủổi dữ liệu thật nhanh chúng ủược cung cấp sẵn trong chương trình Microsoft Excel.
Tìm kiếm
Trong trường hợp bạn cú một bản tớnh gọn gàng ủược sắp xếp tốt. Sẽ khụng cú vấn ủề gỡ khi bạn muốn tỡm kiếm một thụng tin trờn bảng tớnh của mỡnh.
Tuy nhiên với một bản tính chừng 500 thông tin theo hàng, và có thể khá nhiều thụng tin ủược sắp xếp theo chiều ngang. Sẽ dễ chịu hơn nếu bạn cú thể thực hiện một thao tỏc nào ủú ủể ủịnh vị ủược thụng tin bạn quan tõm hơn là việc bạn phải mất cụng tỡm kiếm thụng tin ủú trong hàng loạt thụng tin trờn bảng.
Chức năng tỡm kiếm ủược cung cấp sẵn trong Microsoft Excel sẽ giỳp bạn tỡm ra dữ liệu bạn cần trong hàng núi thông tin bạn có.
Hình 8-1 Cửa sổ tìm kiếm thông tin ðể thực hiện chức năng tìm kiếm 1. Trên menu, bạn chọn Edit → Find
2. Trong cửa sổ Find, gõ thông tin cần tìm kiếm vào mục Find what 3. Nhấn Find Next ủể mỏy bắt ủầu tỡm.
Thay thế
Thay thế là chức năng rất mạnh trong Excel. Thông thường, bạn vẫn quen tìm kiếm theo thụng tin, sau ủú bạn tự thay ủổi thụng tin, rồi tiếp tục tỡm và thay ủổi...
Thao tỏc ủú bạn cú thể thực hiện ủối với một ủoạn thụng tin ngắn ngủi. Những với một lượng thông tin cần tìm kiếm và thay thế khá lớn thì công việc này sẽ khó có thể coi là dễ chịu ủược.
Microsoft Excel cung cấp cho bạn chức năng tìm kiếm, và thêm một phần thay thế ủược ủặt trong ủú. Ngay trong cửa sổ tỡm kiếm, bạn cũng sẽ thấy chức năng Replace ủó ủược tớch hợp.
ðể thực hiện chức năng thay thế
1. Trên menu, bạn chọn Edit → Replace
2. Trong cửa sổ Replace, phần Find what gõ thông tin cần tìm kiếm 3. Phần Replace with, gõ thông tin thay thế vào
4. Nhấn Replace ủể thay thế
III-Làm việc hiệu quả hơn trên bảng tính cỡ lớn
Bảng tính của bạn có thể chỉ sử dụng có 10 dòng và 5 cột. Nhưng có những bảng tính rộng tới 20 cột, chiều dài lên tới hàng ngàn dòng thông tin. Cũng có nhiều bảng tính không quá lớn nhưng thông tin bạn cần tham chiếu nằm rải rác trên nhiều vị trí khỏc nhau. Khụng cú nhiều thao tỏc phức tạp, nhưng sẽ rất hiệu quả ủối với người sử dụng khi bạn tập sử dụng và làm quen với những công cụ sẵn có nhưng rất hữu ích của Excel.
Ẩn dòng/cột
Ẩn cột/dũng số liệu là một trong những biện phỏp nhanh chúng ủể bảng tớnh của bạn ủược gọn gàng. Ngoài ra, biện phỏp này cũng hiệu quả ủối với một số bảng tớnh, giúp bạn có thể “giấu” bớt một phần số liệu không cần thiết trong quá trình in ấn hay hiển thị.
ðể ẩn dòng trong Excel 1. Chọn dòng bạn muốn ẩn
2. Trên thanh menu, chọn Format→Row→Hide ðể hiện dũng ủang bị ẩn
1. Chọn dòng ngay trên và dòng ngay dưới dòng bị ẩn 2. Trên menu, chọn Format→Row→Unhide
ðể ẩn cột trong Excel 1. Chọn cột bạn muốn ẩn
2. Trên thanh menu, chọn Format→Column→Hide ðể hiện cột ủang bị ẩn
1. Chọn cột ngay bên phải và cột ngay bên trái cột bị ẩn 2. Trên menu, chọn Format→Column→Unhide
Split
Ẩn dòng, cột là biện pháp hiệu quả khi bạn muốn theo dõi số liệu trên một bảng tính ủơn giản hay giấu bớt một số số liệu. Tuy nhiờn, ủối với một bảng tớnh yờu cầu bạn
phải tham chiếu các số liệu trên nhiều khu vực khác nhau thì ẩn dòng/cột không phải là một biện pháp hiệu quả.
Split ủược cung cấp sẵn trong Excel cho phộp người sử dụng cú thể chia màn hỡnh sheet ủang làm việc thành nhiều phần khỏc nhau. Nhờ chức năng này, người sử dụng cú thể xem ủược một số vựng số liệu nằm riờng lẻ trờn sheet.
ðể thực hiện chức năng Split
1. Chọn ụ dữ liệu trung tõm làm ủiểm cắt
2. Chọn menu Window→Split ủể “cắt” màn hỡnh ðể di chuyển khung
Các thao tác di chuyển hoàn toàn như bình thường. Tuy nhiên, bạn có thể cần phải dịch chuyển khung nhỡn ủể phự hợp hơn với dữ liệu bạn cần theo dừi hiện tại.
Bạn cú thể rờ chuột vào ủường cắt dọc ủể thay ủổi ủộ rộng cỏc khung nhỡn
Bạn cú thể rờ chuột vào ủường cắt ngang ủể thay ủổi ủộ cao cỏc khung nhỡn
Rờ chuột vào ủiểm giao, bạn cú thể thay ủổi khung theo cỏc hướng
ðể gỡ bỏ ủường cắt
Trên thanh menu, chọn Window→Remove Split
Freeze Panes
Bạn ủó cú thể di chuyển, tham chiếu nhiều khu vực khỏc nhau. Nhưng một vấn ủề bạn cần quan tõm: việc di chuyển trong bảng tớnh sẽ làm mất ủi cỏc vựng thụng tin cần sử dụng ủể tham chiếu.
Bảng tính của bạn thường có phần thông tin thuộc dòng trên cùng chứa các thông tin mô tả ý nghĩa của dữ liệu phía dưới. Khi bạn di chuyển khung nhìn xuống dưới, dũng thụng tin trờn cựng sẽ mất ủi:
ðể trỏnh ủiều ủú, excel trang bị cho bạn chức năng Freeze Panes, cho phộp người sử dụng cú thể làm “ủụng cứng” một số dũng trờn cựng hoặc một số cột ủầu cựng bờn trái.
ðể thực hiện chức năng Freeze Panes
1. Nếu bạn muốn ủụng cứng chỉ dũng trờn cựng – dũng 1, ủặt vị trớ Active Cell vào ô A2
2. Trên menu, chọn Window→Freeze Panes ðể gỡ bỏ chức năng Freezee Panes
Trên menu, chọn Windows→Unfreeze Panes
IV-Bảo vệ số liệu
Trên bảng tính của bạn có thể có một số thông tin, một số vùng thông tin bạn không muốn người sử dụng thay ủổi thụng tin trong cỏc vựng ủú. Excel cung cấp cho bạn chức năng khoỏ tỏc ủộng của người sử dụng tới cỏc ụ dữ liệu này.
Mặc ủịnh trong Excel luụn cho phộp người sử dụng khoỏ dữ liệu trờn bảng tớnh ủể người sử dụng khụng thể thay ủổi cỏc thụng tin ủú.
Cửa sổ khoỏ thụng tin cho phộp bạn ủặt mật khẩu ủể bảo vệ bảng tớnh của mỡnh tránh người sử dụng có thể tự ý mở khoá.
Phần lựa chọn phớa dưới là những hành ủộng cho phộp người sử dụng thực hiện khi bạn thực hiện thao tác khoá dữ liệu.
ðể khoá bảng
1. Trên menu, chọn Tools→Protection→Protect sheet
2. Trong hộp thoại Protect Sheet, gừ mật khẩu ủể khoỏ cú mật khẩu
3. Khi bạn gừ mật khẩu vào, ủể chắc chắn mật khẩu bạn nhập vào là ủỳng, Excel sẽ hỏi bạn lại về mật khẩu bạn nhập vào. Gừ lại mật khẩu một lần nữa ủể xỏc ủịnh mật khẩu bạn nhập lỳc ủầu là chớnh xỏc
4. Chọn OK ủể xỏc nhận
ðể gỡ bỏ khoá
1. Trên menu, chọn Tools→Protection→Unprotect sheet 2. Trong hộp thoại Unprotect Sheet, gừ mật khẩu ủể mở khoỏ 3. Chọn OK ủể xỏc nhận