Chương II. Những quy định pháp luật trước khi luật luật sư 2006
6. Thủ tục xin cấp Giấy phép thành lập, đăng ký hoạt động, thay đổi nội dung Giấy phép thành lập, gia hạn hoạt động, chấm dứt hoạt động và
6.1. Thủ tục xin cấp Giấy phép thành lập
Về thủ tục xin cấp Giấy phép thành lập, Nghị định 42/CP và Nghị định 92/1998/NĐ-CP quy định tương tự nhau và bao gồm các thủ tục sau:
Chuẩn bị hồ sơ gồm:
- Đơn xin phép (bằng tiếng Việt) phải có các nội dung chủ yếu sau:
+ Tên đầy đủ, quốc tịch, địa chỉ trụ sở chính của tổ chức luật sư nước ngoài
+ Tên gọi của Chi nhánh
+ Nội dung hoạt động và lĩnh vực hành nghề tư vấn pháp luật + Thời hạn hoạt động
+ Nơi dự định đặt trụ sở Chi nhánh
+ Họ tên luật sư nước ngoài được cử làm Trưởng chi nhánh
+ Số lượng luật sư nước ngoài và nhân viên Việt Nam dự kiến sẽ làm việc tại Chi nhánh (Nghị định 92/1998/NĐ-CP không có quy định này)
- Các giấy tờ kèm theo gồm:
+ Bản sao Điều lệ hoặc giấy tờ chứng minh việc thành lập và hoạt động hợp pháp của tổ chức luật sư nước ngoài
+ Bản giới thiệu về hoạt động của tổ chức luật sư nước ngoài
+ Báo cáo về tình hình tài chính của tổ chức luật sư nước ngoài trong 2 năm gần nhất
+ Danh sách và các bản tóm tắt lý lịch nghề nghiệp, lý lịch tư pháp, bản sao Giấy phép hành nghề của các luật sư nước ngoài hành nghề trong Chi nhánh
+ Giấy uỷ nhiệm luật sư nước ngoài quản lý, điều hành Chi nhánh (Nghị định 92/1998/NĐ-CP đổi thành “quyết định cử luật sư nước ngoài làm Trưởng Chi nhánh”)
+ Phương án hoạt động của Chi nhánh
+ Danh sách khách hàng nước ngoài hoạt động đầu tư, kinh doanh tại Việt Nam.
Các giấy tờ này nếu được lập, chứng nhận ở nước ngoài phải được hợp pháp hoá lãnh sự, phải dịch ra tiếng Việt, bản dịch phải được cơ quan công chứng Việt Nam hoặc cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận. Các giấy tờ bắt buộc phải có chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước nơi tổ chức luật nước ngoài mang quốc tịch gồm: bản sao Điều lệ hoặc giấy tờ chứng minh việc thành lập và hoạt động hợp pháp của tổ chức luật sư nước ngoài, bản sao Giấy phép hành nghề của các luật sư nước ngoài, quyết định cử luật sư nước ngoài làm Trưởng Chi nhánh.
Thủ tục xin cấp Giấy phép gồm các bước:
- Tổ chức luật sư nước ngoài gửi đơn xin phép và các giấy tờ kèm theo đến Bộ Tư pháp.
- Đóng lệ phí
- Trong vòng 60 ngày, Bộ Tư pháp sẽ ra quyết định cấp hoặc từ chối cấp Giấy phép. Nếu từ chối cấp Giấy phép phải nêu rõ lý do.
Thủ tục đăng ký hoạt động gồm các bước:
- Trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày được cấp Giấy phép, Chi nhánh tổ chức luật sư nước ngoài phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi đặt trụ sở (xuất trình Giấy phép đặt Chi nhánh và giấy xác nhận về trụ sở Chi nhánh)
- Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp phải cấp Giấy phép đăng ký hành nghề cho Chi nhánh.
- Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày được cấp Giấy phép đăng ký hành nghề, Chi nhánh tổ chức luật sư nước ngoài phải đăng báo địa phương hoặc báo Trung ương tại Việt Nam trong 5 số liên tiếp về việc đặt Chi nhánh.
Tổ chức luật sư nước ngoài nếu muốn đặt hai Chi nhánh thì phải làm thủ tục xin phép riêng đối với mỗi Chi nhánh.
Nghị định 87/2003/NĐ-CP quy định ba hình thức hoạt động của tổ chức luật sư nước ngoài tại Việt Nam. Hồ sơ xin phép thành lập đối với mỗi loại hình này là khác nhau nhưng thủ tục xin phép hoạt động về cơ bản vẫn bao gồm các bước sau:
Chuẩn bị hồ sơ xin phép thành lập:
- Đối với Chi nhánh của tổ chức luật sư nước ngoài, hồ sơ xin phép thành lập gồm các giấy tờ sau:
+ Đơn xin thành lập Chi nhánh
+ Bản sao giấy tờ chứng minh việc thành lập hợp pháp của tổ chức luật sư nước ngoài do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nước ngoài cấp.
+ Bản giới thiệu về hoạt động của tổ chức luật sư nước ngoài
+ Danh sách luật sư nước ngoài dự kiến làm việc tại Chi nhánh kèm theo hồ sơ xin cấp Giấy phép hành nghề tại Việt Nam.
+ Quyết định cử luật sư làm Trưởng Chi nhánh
- Đối với Công ty luật nước ngoài, hồ sơ xin phép thành lập gồm các giấy tờ sau:
+ Đơn xin thành lập Công ty luật nước ngoài
+ Bản sao giấy tờ chứng minh việc thành lập hợp pháp của tổ chức luật sư nước ngoài hoặc các tổ chức luật sư nước ngoài do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp
+ Bản giới thiệu về hoạt động của tổ chức luật sư nước ngoài;
+ Danh sách luật sư nước ngoài dự kiến làm việc tại Công ty kèm theo hồ sơ xin cấp Giấy phép hành nghề tại Việt Nam;
+ Điều lệ Công ty luật nước ngoài.
- Đối với Công ty luật hợp danh nước ngoài và Việt Nam, hồ sơ xin phép thành lập gồm các giấy tờ sau:
+ Đơn xin thành lập Công ty luật hợp danh nước ngoài và Việt Nam;
+ Bản sao giấy tờ chứng minh việc thành lập hợp pháp của tổ chức luật sư nước ngoài, bản sao Giấy đăng ký hoạt động của Công ty luật hợp danh Việt Nam;
+ Bản giới thiệu về hoạt động của tổ chức luật sư nước ngoài, Công ty luật hợp danh Việt Nam;
+ Danh sách luật sư nước ngoài dự kiến làm việc tại Công ty luật hợp danh nước ngoài và Việt Nam kèm theo hồ sơ xin cấp Giấy phép hành nghề tại Việt Nam; danh sách luật sư Việt Nam dự kiến làm việc tại Công ty luật hợp danh nước ngoài và Việt Nam kèm theo bản sao Chứng chỉ hành nghề luật sư, bản sao Thẻ luật sư;
+ Hợp đồng hợp danh.
Thủ tục cấp Giấy phép:
- Tổ chức luật sư nước ngoài gửi hồ sơ xin thành lập Chi nhánh hoặc Công ty luật nước ngoài hoặc Công ty luật hợp danh nước ngoài và Việt Nam đến Bộ Tư pháp
- Đóng lệ phí
- Trong thời hạn 60 ngày, Bộ Tư pháp sẽ cấp hoặc từ chối cấp Giấy phép. Nếu từ chối, phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.
Thủ tục đăng ký hoạt động:
- Trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày được cấp Giấy phép, tổ chức hành nghề luật sư nước ngoài phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp địa phương nơi đặt trụ sở. Hồ sơ đăng ký hoạt động gồm các giấy tờ sau đây :
+ Bản sao Giấy phép thành lập Tổ chức hành nghề luật sư nước ngoài tại Việt Nam;
+ Giấy tờ chứng minh về trụ sở của Tổ chức hành nghề luật sư nước ngoài tại Việt Nam.
- Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp phải cấp Giấy đăng ký hoạt động cho tổ chức hành nghề luật sư nước ngoài.
- Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày được cấp Giấy đăng ký hoạt động, Tổ chức hành nghề luật sư nước ngoài tại Việt Nam phải đăng báo địa phương hoặc báo trung ương trong ba số liên tiếp; thông báo bằng văn bản cho Đoàn luật sư, cơ quan thuế của địa phương, nơi đặt trụ sở của tổ chức hành nghề luật sư nước ngoài tại Việt Nam về các nội dung chủ yếu sau đây :
+ Tên gọi, địa chỉ trụ sở của tổ chức hành nghề luật sư nước ngoài tại Việt Nam;
+ Lĩnh vực hành nghề;
+Họ tên của Trưởng Chi nhánh, Giám đốc Công ty luật nước ngoài, Giám đốc Công ty luật hợp danh nước ngoài và Việt Nam
6.2. Thay đổi nội dung Giấy phép thành lập
Nghị định 42/CP, Nghị định 92/1998/NĐ-CP và hai Thông tư hướng dẫn của Bộ Tư pháp là Thông tư 791/1995/TT-LSTVPL và Thông tư 08/1999/TT- BTP cho phép tổ chức luật sư nước ngoài được thay đổi Giấy phép đặt Chi nhánh về các nội dung sau:
- Thay đổi tên gọi - Thay đổi trụ sở
- Thay đổi người đại diện (Trưởng Chi nhánh) - Thay đổi danh sách luật sư
- Thay đổi lĩnh vực hành nghề tư vấn pháp luật
Nghị định 87/2003/NĐ-CP chỉ quy định bốn nội dung được thay đổi là tên gọi, trụ sở, Trưởng Chi nhánh, Giám đốc Công ty luật nước ngoài, Giám đốc Công ty luật hợp danh nước ngoài và Việt Nam và lĩnh vực hành nghề.
Tổ chức luật sư nước ngoài muốn thay đổi các nội dung trong Giấy phép phải làm đơn xin phép Bộ Tư pháp và chỉ được thay đổi khi có văn bản chấp
thuận của Bộ Tư pháp. Trong một thời hạn nhất định kể từ khi văn bản chấp thuận cho thay đổi nội dung Giấy phép của Bộ Tư pháp có hiệu lực, tổ chức luật sư nước ngoài phải đăng ký việc thay đổi tại Sở Tư pháp địa phương nơi đặt trụ sở.
6.3. Gia hạn hoạt động
Thủ tục xin gia hạn hoạt động của tổ chức luật sư nước ngoài chỉ được quy định tại Nghị định 42/CP và Nghị định 92/1998/NĐ-CP vì hai văn bản này chỉ cho phép tổ chức luật sư nước ngoài hoạt động với thời hạn là 5 năm và được phép gia hạn hoạt động; Nghị định 87/2003/NĐ-CP không hạn chế thời hạn hoạt động của tổ chức luật sư nước ngoài nên không đặt ra vấn đề gia hạn hoạt động. Thủ tục này bao gồm các bước:
- Chậm nhất 60 ngày trước khi hết hạn hoạt động, Chi nhánh tổ chức luật sư nước ngoài phải gửi Bộ Tư pháp một bộ hồ sơ gồm:
+ Đơn xin gia hạn hoạt động
+ Báo cáo tóm tắt hoạt động của Chi nhánh trong thời gian hoạt động tại Việt Nam.
- Bộ Tư pháp lấy ý kiến ủy ban nhấn dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi đặt trụ sở Chi nhánh và ra quyết định cho phép hoặc từ chối gia hạn hoạt động của Chi nhánh
- Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận được quyết định của Bộ Tư pháp, Chi nhánh phải đăng ký gia hạn hoạt động với Sở Tư pháp.
6.4. Chấm dứt hoạt động
Theo Nghị định 42/CP và Nghị định 92/1998/NĐ-CP, tổ chức luật sư nước ngoài chấm dứt hoạt động trong các trường hợp sau:
- Hết hạn hoạt động ghi trong Giấy phép mà không được gia hạn - Tự chấm dứt hoạt động
- Bị thu hồi hoặc bị tước quyền sử dụng Giấy phép
- Tổ chức luật sư nước ngoài được phép đặt Chi nhánh đã chấm dứt hoạt động tại nước nơi tổ chức luật sư đó mang quốc tịch (Nghị định 42/CP không có quy định này).
Nghị định 87/2003/NĐ-CP chỉ quy định hai trường hợp chấm dứt hoạt động của tổ chức luật sư nước ngoài là:
- Tự chấm dứt hoạt động - Hoặc bị thu hồi Giấy phép
Về thủ tục chấm dứt hoạt động, gồm các bước sau:
- Đối với trường hợp tự chấm dứt hoạt động, tổ chức luật sư nước ngoài có các nghĩa vụ sau:
+ Báo cáo Bộ Tư pháp bằng văn bản chậm nhất 60 ngày (Nghị định 42/CP và Nghị định 92/1998/NĐ-CP) hoặc 30 ngày (Nghị định 87/2003/
NĐ-CP) trước thời điểm dự kiến chấm dứt hoạt động.
+ Thanh toán đầy đủ các nghĩa vụ tài chính, các khoản nợ, trả trụ sở, thanh lý hợp đồng lao động, hợp đồng với khách hàng và giải quyết các vấn đề khác liên quan đến việc chấm dứt hoạt động trước thời điểm chấm dứt hoạt động (Nghị định 87/2003/NĐ-CP) hoặc trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày chấm dứt hoạt động (Nghị định 42/CP và Nghị định 92/1998/NĐ-CP)
- Đối với trường hợp bị thu hồi hoặc bị tước quyền sử dụng Giấy phép, tổ chức luật sư nước ngoài phải thanh toán đầy đủ các nghĩa vụ tài chính, các khoản nợ, thanh lý hợp đồng lao động, hợp đồng với khách hàng và báo cáo bằng văn bản cho Bộ Tư pháp, Sở Tư pháp, Đoàn luật sư và cơ quan thuế của địa phương nơi đặt trụ sở về việc hoàn tất thủ tục nói trên; nộp lại Giấy phép cho Bộ Tư pháp, Giấy đăng ký hoạt động cho Sở Tư pháp và nộp con dấu cho cơ quan có thẩm quyền cấp và đăng ký việc sử dụng con dấu (Nghị định 87/2003/NĐ-CP)
6.5. Một số quy định khác
Ngoài các thủ tục nói trên, có một số quy định về thủ tục đối với tổ chức luật sư nước ngoài chỉ riêng Nghị định 87/2003/NĐ-CP mới có, đó là:
- Thủ tục hợp nhất Công ty luật nước ngoài (quy định tại Điều 25 Nghị định 87/2003/NĐ-CP và Điều 7 Thông tư 06/2003/TT-BTP)
- Thủ tục sáp nhập Công ty luật nước ngoài (quy định tại Điều 26 Nghị định 87/2003/NĐ-CP và Điều 8 Thông tư 06/2003/TT-BTP)
- Thủ tục tạm ngừng hoạt động đối với tổ chức hành nghề luật sư nước ngoài (quy định tại Điều 27 Nghị định 87/2003/NĐ-CP và Điều 9 Thông tư 06/2003/NĐ-CP) trong hai trường hợp:
+ Tự quyết định tạm ngừng hoạt động
+ Bị xử phạt hành chính với hình thức đình chỉ hoạt động có thời hạn:
- Thủ tục chuyển tiếp đối với Giấy phép: Chi nhánh được cấp Giấy phép theo Nghị định 92/1998/NĐ-CP mà Giấy phép còn hiệu lực thì được tiếp tục hành nghề đến khi Giấy phép hết hiệu lực; sau khi Giấy phép hết hiệu lực mà muốn tiếp tục hành nghề dưới hình thức Chi nhánh thì phải gửi đơn tới Bộ Tư pháp xin đổi lại Giấy phép đặt Chi nhánh, sau đó phải tiến hành lại thủ tục đăng ký hoạt động theo Điều 21, 22 Nghị định 87/2003/NĐ-CP
- Thủ tục chuyển đổi Chi nhánh thành Công ty luật nước ngoài: tổ chức luật sư nước ngoài phải có hồ sơ xin chuyển đổi gửi Bộ Tư pháp gồm các giấy tờ sau:
+ Đơn xin chuyển đổi Chi nhánh thành Công ty luật nước ngoài + Bản sao Giấy phép đặt Chi nhánh tại Việt Nam
+ Điều lệ của Công ty luật nước ngoài
+ Quyết định cử Giám đốc Công ty luật nước ngoài
Bộ Tư pháp sẽ cấp Giấy phép thành lập Công ty luật nước ngoài, sau đó, tổ chức luật sư nước ngoài phải tiến hành thủ tục đăng ký hoạt động, đăng báo theo quy định tại Điều 21, 22 Nghị định 87/2003/NĐ-CP.
Trên đây là các quy định về thủ tục hoạt động đối với tổ chức luật sư nước ngoài, bao gồm các thủ tục xin phép hoạt động, đăng ký hoạt động, gia hạn hoạt động, chấm dứt hoạt động và một số thủ tục khác. Có thể nhận xét các thủ tục về xin phép hoạt động, đăng ký hoạt động hay chấm dứt hoạt động theo pháp luật Việt Nam trước đây được quy định khá rõ ràng, không quá phức tạp và không tạo ra nhiều khó khăn cho tổ chức luật sư nước ngoài.