HUONG DAN SU DUNG MISA SME NET

Chương 05: Được viết nhằm mục đích gợi ý và hướng dẫn người sử dụng cách tổ chức và mã hóa các thông tin khi khai báo như: Mã Phòng ban, mã Khách hàng, nhà cung cấp, mã Vật tư, hàng hóa

MỤC LỤC 1

GIỚI THIỆU 5

CÁCH ĐỌC TÀI LIỆU 11

GIẢI THÍCH KÝ HIỆU, KIỂU CHỮ TRONG TÀI LIỆU 13

GIẢI THÍCH KÝ HIỆU TRONG SƠ ĐỒ MÔ HÌNH HÓA CÁC HOẠT ĐỘNG KẾ TOÁN 15

SƠ ĐỒ QUY TRÌNH LÀM VIỆC VỚI MISA SME.NET 2012 16

BẢNG KÊ PHÍM TẮT TRONG MISA SME.NET 2012 17

CHƯƠNG 01: BẮT ĐẦU VỚI MISA SME.NET 2012 24

1 Khởi động MISA SME.NET 2012 24

2 Tạo dữ liệu kế toán mới 24

3 Mở dữ liệu kế toán 24

CHƯƠNG 02: CÁC THAO TÁC THƯỜNG DÙNG 27

1 Sao chép chứng từ 27

2 Định khoản tự động 28

3 Thêm nhanh danh mục 29

4 Lọc dữ liệu 30

5 Tìm kiếm 31

CHƯƠNG 03: THIẾT LẬP THÔNG TIN VÀ SỐ LIỆU KẾ TOÁN BAN ĐẦU 33 1 Thiết lập thông tin về hệ thống 33

2 Nhập số dư ban đầu 34

CHƯƠNG 04: QUY TRÌNH HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TRÊN MISA SME.NET 2012 46

1 Ngân sách 50

2 Kế toán Quỹ 56

3 Kế toán Ngân hàng 62

4 Kế toán Mua hàng 72

5 Kế toán Bán hàng 85

6 Kế toán Kho 103

7 Kế toán Công cụ dụng cụ 116

8 Kế toán Tài sản cố định 121

10 Kế toán Giá thành 141

11 Kế toán Thuế 162

12 Quản lý phát hành hóa đơn 174

13 Hợp đồng 181

14 Cổ đông 188

15 Kế toán Tổng hợp 196

CHƯƠNG 05: HƯỚNG DẪN TỔ CHỨC VÀ MÃ HOÁ THÔNG TIN 205

1 Mục đích và ý nghĩa 205

2 Cách đánh mã thông tin 205

CHƯƠNG 06: QUẢN TRỊ DỮ LIỆU KẾ TOÁN 209

1 Sao lưu dữ liệu kế toán 209

2 Phục hồi dữ liệu kế toán 210

3 Xóa dữ liệu kế toán 211

4 Đổi mật khẩu 212

5 Sửa thông tin cá nhân 212

6 Quản lý người dùng 213

7 Vai trò và quyền hạn 214

8 Nhật ký truy cập 215

CHƯƠNG 07: HƯỚNG DẪN CHUYỂN ĐỔI DỮ LIỆU TỪ PHẦN MỀM MISA-SME 7.9 VÀ MISA SME.NET 2010 LÊN MISA SME.NET 2012 217

1 Chuyển đổi dữ liệu từ phần mềm MISA-SME 7.9 lên MISA SME.NET 2012 .217

2 Chuyển đổi dữ liệu từ phần mềm MISA SME.NET 2010 lên MISA SME.NET 2012 222

PHỤ LỤC 01: MỘT SỐ CHỨC NĂNG KHÁC 227

1 Bàn làm việc 227

2 Báo cáo nhanh 228

3 Nạp dữ liệu báo cáo 229

4 Thiết lập báo cáo tài chính 232

5 Lập báo cáo tài chính hợp nhất 233

6 Ghi sổ/Bỏ ghi sổ theo lô 236

8 Quản lý tài liệu 238

9 Quản lý công việc 239

10 Chọn chứng từ xuất khẩu 240

PHỤ LỤC 02: CÁC NGHIỆP VỤ CẦN LƯU Ý 241

1 Xuất quỹ tiền mặt gửi vào ngân hàng hoặc rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ 241

2 Bán hàng 241

3 Mua hàng 241

4 Thu tiền khách hàng 242

5 Trả tiền nhà cung cấp 242

6 Mua tài sản cố định 242

7 Thanh lý, nhượng bán tài sản cố định 243

8 Tính khấu hao tài sản cố định 243

9 Kết chuyển lãi lỗ 243

PHỤ LỤC 03: HƯỚNG DẪN TRIỂN KHAI MISA SME.NET 2012 THEO MÔ HÌNH ĐA CHI NHÁNH 245

1 Một số đặc điểm về mô hình công ty đa chi nhánh 245

2 Triển khai MISA SME.NET 2012 theo mô hình đa chi nhánh 247

GIỚI THIỆU

MISA SME.NET 2012 là phần mềm kế toán dành cho các doanh nghiệp vừa

và nhỏ Phần mềm được thiết kế từ nhiều phân hệ độc lập, tích hợp với nhau tạo thành một hệ thống quản trị tài chính chặt chẽ MISA SME.NET 2012 được phát triển trên nền tảng công nghệ mới nhất - Microsoft.NET, tích hợp hàng loạt những tính năng ưu việt, tự động hóa tất cả các nghiệp vụ kế toán,

dữ liệu tài chính được cập nhật từng giây, là công cụ hỗ trợ đắc lực cho các doanh nghiệp trong công tác hạch toán kế toán MISA SME.NET 2012 sử dụng bộ mã Unicode theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001, tuân thủ quy định của Chính phủ về việc lưu trữ và trao đổi dữ liệu

Qua nhiều năm triển khai phần mềm, các sản phẩm của Công ty Cổ phần MISA đã được người dùng tín nhiệm và hiện nay đã có hàng vạn khách hàng doanh nghiệp trên khắp 63 tỉnh/thành trong cả nước đang sử dụng

Với 15 năm phát triển, Công ty Cổ phần MISA đã giành được những thành công lớn với nhiều bằng khen và các giải thưởng chuyên môn uy tín

- 06 Giải Sao Khuê năm 2005, 2008, 2009, 2010, 2011 do Hiệp hội doanh nghiệp phần mềm Việt Nam (VINASA) trao tặng

- 21 Bằng khen cho doanh nghiệp có thành tích xuất sắc trong lĩnh vực CNTT của Thủ tướng Chính phủ, Bộ Thông tin và Truyền thông, UBND

Tp Hà Nội, UBND Tp Hồ Chí Minh…

- 08 Cúp vàng CNTT-TT do Hội Tin học Việt Nam trao tặng

- 11 BITCup - Giải pháp CNTT-TT hay nhất trong năm (2004 - 2011) do khách hàng bình chọn thông qua Tạp chí Thế giới Vi tính và Tập đoàn Dữ liệu Quốc tế IDG

- 11 Huy chương vàng ICT Việt Nam (2000 - 2011) và rất nhiều Cúp vàng, giải thưởng cao quý khác…

MISA SME.NET 2012 luôn cập nhật các chế độ kế toán, tài chính mới nhất:

- Thông tư 138/2011/TT-BTC hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Chế độ kế toán Doanh nghiệp nhỏ và vừa

- Thông tư 28/2011/TT-BTC ngày 28/02/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế, hướng dẫn thi hành Nghị định số 85/2007/NĐ-CP ngày 25/05/2007 và Nghị định số 106/2010/ NĐ-

CP ngày 28/10/2010 của Chính phủ

- Nghị định 51/2010/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng và cung ứng dịch

vụ và Thông tư 153/2010/TT-BTC ngày 28/09/2010 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP

- Thông tư số 130/2008/TT-BTC ngày 26/12/2008 hướng dẫn thi hành một

số điều của Luật thuế thu nhập doanh nghiệp

- Thông tư số 129/2008/TT-BTC ngày 26/12/2008 hướng dẫn thi hành một

số điều của Luật thuế giá trị gia tăng

- Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 về việc ban hành Chế

độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa

- Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 về việc ban hành Chế

độ kế toán doanh nghiệp

- Thông tư số 103/2005/TT-BTC ngày 24/11/2005 hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán

- Thông tư số 244/2009/TT-BTC ngày 31/12/2009 hướng dẫn sửa đổi, bổ sung chế độ kế toán doanh nghiệp

Để có thể học và sử dụng được MISA SME.NET 2012, người sử dụng cần đọc các cuốn tài liệu sau:

 Hướng dẫn cài đặt: Hướng dẫn các bước cài đặt phần mềm

 Hướng dẫn sử dụng: Hướng dẫn làm thế nào để thực hiện quy trình hạch toán các nghiệp vụ kế toán trong phần mềm kế toán MISA SME.NET 2012

 Bài tập thực hành: Ví dụ số liệu kế toán cụ thể, quy trình hạch toán

và các báo cáo đầu ra trên phần mềm MISA SME.NET 2012

Cuốn Hướng dẫn sử dụng sẽ hướng dẫn người sử dụng hạch toán nghiệp vụ

kế toán doanh nghiệp bằng phần mềm kế toán MISA SME.NET 2012

Nội dung cuốn sách này bao gồm:

- Chương 01: Bắt đầu với MISA SME.NET 2012

- Chương 02: Các thao tác thường dùng

- Chương 03: Thiết lập thông tin và số liệu kế toán ban đầu

- Chương 04: Quy trình hạch toán kế toán trên MISA SME.NET 2012

- Chương 05: Hướng dẫn tổ chức và mã hóa thông tin

- Chương 06: Quản trị dữ liệu kế toán

- Phụ lục 01: Một số chức năng khác

- Phụ lục 02: Các nghiệp vụ cần lưu ý

- Phụ lục 03: Hướng dẫn triển khai MISA SME.NET 2012 theo mô hình

đa chi nhánh

Trong mỗi chương/phụ lục sẽ trình bày các nội dung xoay quanh vấn đề

"Làm thế nào để hạch toán kế toán doanh nghiệp bằng phần mềm MISA SME.NET 2012?"

Chương 01: Trình bày các vấn đề: Khởi động phần mềm, tạo dữ liệu kế toán

mới và mở dữ liệu kế toán Đây là những công việc cần thiết khi bắt đầu làm việc với phần mềm

Chương 02: Trình bày các thao tác mà người sử dụng thường xuyên thực

hiện như: Cách sao chép để tạo nhanh các chứng từ mới; cách lập chứng từ với định khoản tự động; cách lọc, tìm kiếm nhanh chứng từ trong hệ thống,…

Chương 03: Trình bày cách thiết lập các thông tin về hệ thống và khai báo số

dư ban đầu của doanh nghiệp

Chương 04: Trình bày quy trình hạch toán từng phần hành kế toán trên

MISA SME.NET 2012 như: Kế toán Quỹ, Kế toán Ngân hàng, Kế toán Mua hàng, Kế toán Bán hàng… Trong từng phần hành sẽ trình bày các nội dung: Giới thiệu phân hệ, mô hình hóa hoạt động gắn với từng phân hệ, quy trình thực hiện trên phần mềm, xem và in chứng từ, sổ sách, báo cáo Sau khi đọc xong Chương 04, người sử dụng sẽ nắm được mỗi phần hành kế toán trên sẽ

xử lý các nghiệp vụ kế toán nào? ở đâu? nhập như thế nào? xem, in báo cáo

như thế nào?

Chương 05: Được viết nhằm mục đích gợi ý và hướng dẫn người sử dụng

cách tổ chức và mã hóa các thông tin khi khai báo như: Mã Phòng ban, mã Khách hàng, nhà cung cấp, mã Vật tư, hàng hóa, mã Tài sản cố định…

Chương 06: Hướng dẫn người sử dụng quản trị dữ liệu kế toán của mình

như: Sao lưu dữ liệu kế toán nhằm hạn chế tối đa rủi ro với dữ liệu kế toán của doanh nghiệp, phục hồi dữ liệu kế toán trong trường hợp dữ liệu kế toán đang làm việc bị hỏng không thể khắc phục được hoặc dữ liệu bị mất, đổi

mật khẩu đăng nhập, phân quyền cho người dùng…

Phụ lục 01: Hướng dẫn sử dụng một số chức năng khác của phần mềm như:

Bảo trì dữ liệu, Quản lý tài liệu, Khóa sổ kỳ kế toán…

Phụ lục 02: Hướng dẫn một số nghiệp vụ cần lưu ý trong quá trình hạch toán Phụ lục 03: Hướng dẫn các doanh nghiệp triển khai dữ liệu kế toán MISA

SME.NET 2012 theo mô hình công ty đa chi nhánh

Với mong muốn sản phẩm ngày càng hoàn thiện, MISA rất mong nhận được các ý kiến đóng góp từ phía người sử dụng

 Mọi ý kiến đóng góp xin liên hệ:

Email: esales@dng.misa.com.vn

MISA BUÔN MA THUỘT

72 Ngô Quyền, P.Tân Lợi, Tp.Buôn Ma Thuột, tỉnh Đăk Lăk

CÁCH ĐỌC TÀI LIỆU

Phần mềm kế toán MISA là phần mềm ứng dụng Công nghệ Thông tin trong lĩnh vực quản lý Tài chính - Kế toán Khi đưa vào sử dụng, người dùng cần phải biết định hướng các công việc phải làm, quy trình và các thao tác thực hiện để đạt được mục đích của việc làm kế toán máy

Vấn đề định hướng công việc và quy trình thực hiện các thao tác xử lý nghiệp

vụ kế toán bằng phần mềm MISA SME.NET 2012 sẽ được trình bày trong cuốn tài liệu này

Để đọc và hiểu được cuốn tài liệu này, yêu cầu người sử dụng phải có một trình độ nhất định về nghiệp vụ kế toán Khi đọc tài liệu này phải có sự đối chiếu so sánh giữa công việc của kế toán trước đây với công việc làm kế toán trên máy tính bằng MISA SME.NET 2012 Từ đó hiểu được thực chất về phần mềm kế toán MISA SME.NET 2012 và đưa vào vận dụng một cách hiệu quả vào công tác kế toán của doanh nghiệp

Thực chất với phần mềm MISA SME.NET 2012, người sử dụng chỉ cần khai báo và nhập các thông tin của nghiệp vụ kế toán, hệ thống sẽ tổng hợp lên các báo cáo kế toán liên quan Cuốn tài liệu này sẽ giúp người sử dụng trả lời các vấn đề theo từng bước công việc và trong từng phần hành kế toán

cụ thể

Đối với người sử dụng đã thành thạo về phần mềm kế toán (đã hiểu được khái niệm về kế toán trên máy tính hoặc đã sử dụng phần mềm kế toán khác), chỉ cần đọc hiểu khái quát quy trình thực hiện từng phần hạch toán kế toán và nắm một số chú ý đặc trưng của phần mềm kế toán MISA SME.NET 2012 Đối với người sử dụng đã biết sử dụng máy vi tính nhưng chưa làm kế toán trên máy tính cần phải xem qua giao diện của phần mềm kế toán MISA SME.NET 2012, sau đó đọc cuốn tài liệu này để biết được trình tự công việc phải thực hiện

Đối với người sử dụng chưa có kiến thức cơ bản về tin học, trước khi đọc tài liệu hướng dẫn của phần mềm kế toán MISA SME.NET 2012 cần phải học

cách dùng chuột và cách gõ phím soạn văn bản tiếng Việt Khi đọc tài liệu cần phải đọc kỹ từng phần, xem kỹ giao diện của phần mềm kế toán MISA SME.NET 2012 Cách tốt nhất người sử dụng nên cài đặt, dùng thử nghiệm một thời gian ngắn, vừa đọc tài liệu, vừa học và thực hành ngay với cuốn Bài tập thực hành trên máy để hiểu về phần mềm MISA SME.NET 2012

Tóm lại, tùy theo khả năng nắm bắt kiến thức về phần mềm kế toán mỗi người sử dụng sẽ chọn cho mình một cách học và cách đọc tài liệu riêng sao cho việc vận dụng phần mềm kế toán MISA SME.NET 2012 vào công tác tài chính kế toán có hiệu quả nhất, trong thời gian ngắn nhất

Cuốn tài liệu này được viết nhằm mục đích cho mọi đối tượng là kế toán có thể đọc và hiểu được cách hạch toán các nghiệp vụ kế toán doanh nghiệp bằng phần mềm MISA SME.NET 2012

GIẢI THÍCH KÝ HIỆU, KIỂU CHỮ TRONG TÀI LIỆU

Vào menu Tệp\Báo

cáo

Vào menu Tệp chọn phần Báo cáo

XDCB Xây dựng cơ bản

GIẢI THÍCH KÝ HIỆU TRONG SƠ ĐỒ MÔ HÌNH HÓA

CÁC HOẠT ĐỘNG KẾ TOÁN

Initial - Điểm bắt đầu một luồng sự kiện

Final - Điểm kết thúc luồng sự kiện Action - Diễn tả một hành động nhỏ nhất trong đặc tả hành vi Có nhiều đầu vào, đầu ra hoặc không có

Control Flow - Diễn tả việc bắt đầu một hoạt động sau một hoạt động đã hoàn thành => giúp mô hình hóa chuỗi hoạt động không liên quan đến đối tƣợng cụ thể

Fork - Diễn tả hoạt động có nhiều luồng ra và các luồng đồng thời xảy ra

Join - Diễn tả hoạt động có nhiều đầu vào và các đầu vào xảy ra đồng thời

Decision - Diễn tả hoạt động có một đầu vào và nhiều đầu ra Sử dụng cho chọn lựa kiểu đúng, sai

Note - Ghi chú

SƠ ĐỒ QUY TRÌNH LÀM VIỆC VỚI MISA SME.NET 2012

Công việc (1): Tham khảo phần Tạo dữ liệu kế toán mới (trang 24)

Công việc (2): Tham khảo phần Mở dữ liệu kế toán (trang 24)

Công việc (3): Tham khảo phần Nhập số dư ban đầu (trang 34)

Công việc (4): Tham khảo Chương 04 (trang 46)

Công việc (5): Tham khảo Chương 04 (trang 46)

Công việc (6): Tham khảo phần Sao lưu dữ liệu kế toán (trang 209)

Công việc (7): Tham khảo phần Phục hồi dữ liệu kế toán (trang 210)

Công việc (8): Tham khảo phần Kết chuyển lãi lỗ (trang 200)

Công việc (9): Tham khảo phần Khóa sổ kỳ kế toán (trang 240)

BẢNG KÊ PHÍM TẮT TRONG MISA SME.NET 2012

I Phím tắt áp dụng tại mọi nơi trong phần mềm

21 Xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình F1

23 Sử dụng công cụ máy tính của Windows F12

STT Tên phân hệ/chức năng Phím tắt

II Phím tắt chỉ áp dụng tại màn hình Sơ đồ quy trình của từng phân hệ

1 Quỹ

2 Ngân hàng

3 Mua hàng

4 Bán hàng

STT Tên phân hệ/chức năng Phím tắt

5 Kho

6 Tài sản cố định

STT Tên phân hệ/chức năng Phím tắt

8 Giá thành

STT Tên phân hệ/chức năng Phím tắt

13 Tổng hợp

III Phím tắt áp dụng tại màn hình chứng từ/danh mục

Tại các giao diện nhƣ nhập kho, xuất kho, mua hàng,

bán hàng cần theo dõi mã quy cách của vật tƣ, hàng

hóa, nhấn phím F6 để nhập chi tiết theo mã quy cách

F6

3 Thêm nhanh danh mục trong giao diện nhập liệu F9

4 Giao diện nhập số dƣ ban đầu TK 154, nhấn phím F9

để nhập chi tiết theo TK chi phí đối ứng F9

Ngoài ra, tại các màn hình, khi NSD nhấn phím Alt sẽ xuất hiện các ký tự được gạch chân trong tên của các chức năng Để thực hiện chức năng nào, NSD nhấn phím Alt + Phím ký tự được gạch chân trong tên của chức năng

CHƯƠNG 01: BẮT ĐẦU VỚI MISA SME.NET 2012

1 Khởi động MISA SME.NET 2012

Đây là thao tác thường xuyên mà NSD phải thực hiện hàng ngày khi bật máy tính và làm việc với MISA SME.NET 2012

Cách khởi động phần mềm là: Vào Start\Programs\MISA SME.NET 2012\MISA SME.NET 2012

Sau khi cài đặt MISA SME.NET 2012, hệ thống tự động tạo ra biểu tượng của chương trình trên màn hình Desktop NSD có thể khởi động MISA SME.NET 2012 bằng cách kích đúp chuột vào biểu tượng này

2 Tạo dữ liệu kế toán mới

Có 02 cách tạo DLKT mới để làm việc:

- Tạo mới từ đầu: Cho phép NSD tạo ra một DLKT mới hoàn toàn,

không có số liệu mà chỉ có một số danh mục đã được thiết lập sẵn như danh mục Hệ thống tài khoản, Tài khoản kết chuyển, Định khoản tự động…

- Tạo mới từ dữ liệu năm trước: Cho phép tạo mới một DLKT từ

DLKT của năm trước, NSD sẽ tận dụng được các danh mục như: Khách hàng, nhà cung cấp, Nhân viên, Vật tư, hàng hóa… và số dư đầu kỳ

- Thao tác chi tiết xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình bằng cách nhấn phím F1, sau đó trên cây thư mục Contents bên trái màn hình, kích chọn Tra cứu tính năng\Tạo dữ liệu kế toán MISA SME.NET 2012

NSD có thể tạo nhiều DLKT trong một năm tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý, tuy nhiên các DLKT này chỉ chứa một số liệu kế toán riêng và hoàn toàn độc lập với nhau

3 Mở dữ liệu kế toán

Để thực hiện được việc cập nhật số liệu kế toán, NSD cần phải mở DLKT đã tạo Sau khi mở dữ liệu thành công, xuất hiện màn hình chính của chương

trình:

Phần mềm MISA SME.NET 2012 được tích hợp từ 13 phân hệ, trong đó có

10 phân hệ tương ứng với 10 phần hành kế toán và 3 phân hệ khác hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm:

- Theo dõi tình hình thu, chi theo dự toán của từng văn phòng, chi nhánh (Phân hệ Ngân sách)

- Kế toán tiền mặt tại quỹ (Phân hệ Quỹ)

- Kế toán tiền gửi ngân hàng (Phân hệ Ngân hàng)

- Kế toán mua hàng (Phân hệ Mua hàng)

- Kế toán bán hàng (Phân hệ Bán hàng)

- Kế toán vật tư, hàng hóa, CCDC (Phân hệ Kho, CCDC)

- Kế toán TSCĐ (Phân hệ TSCĐ)

- Kế toán tiền lương (Phân hệ Tiền lương)

- Kế toán giá thành (Phân hệ Giá thành)

- Kế toán thuế (Phân hệ Thuế)

- Quản lý hợp đồng mua, hợp đồng bán (Phân hệ Hợp đồng)

- Quản lý cổ đông (Phân hệ Cổ đông)

- Kế toán tổng hợp số liệu lập báo cáo tài chính (Phân hệ Tổng hợp)

Ví dụ: Ngày 05/05/20XX, tại doanh nghiệp A có phát sinh 05 nghiệp vụ chi tiền mặt Khi đó, kế toán tại doanh nghiệp A chỉ cần vào phân hệ Quỹ và thêm mới 01 phiếu chi Với 04 phiếu chi còn lại, lần lượt thực hiện chức năng sao chép chứng từ và sửa chứng từ được sao chép cho phù hợp để tạo thành chứng từ mới

 Cách thực hiện

- Tại màn hình danh sách chứng từ, kích chọn chứng từ cần sao chép

- Kích chuột phải, chọn Nhân bản

- Chương trình sẽ sinh ra một chứng từ mới có nội dung như chứng từ cũ, NSD chỉ cần sửa lại các thông tin cho phù hợp với chứng từ mới Ví dụ: sửa diễn giải, số tiền…

- Sau đó nhấn nút <<Cất>> để lưu chứng từ mới

Với các danh mục, NSD cũng có thể thực hiện chức năng sao chép để tạo nhanh danh mục mới có nội dung tương tự danh mục đã có sẵn trong hệ

thống Cách thao tác chi tiết tương tự như sao chép chứng từ và được áp dụng cho các loại danh mục sau: Tài khoản kết chuyển; Định khoản tự động; Phòng ban; Chi nhánh; Loại khách hàng, nhà cung cấp; Khách hàng, nhà cung cấp; Nhân viên; Biểu tính thuế thu nhập; Ký hiệu chấm công; Kho; Vật

tư, Hàng hóa; Công cụ dụng cụ; Tài sản cố định; Loại cổ phần; Nhà đầu tư; Nhóm cổ đông; Ngân hàng; Tài khoản ngân hàng; Thẻ tín dụng; Điều khoản thanh toán; Phương thức vận chuyển; Nhóm hàng hóa dịch vụ mua vào và Loại chứng từ

tự động điền vào chứng từ của NSD

MISA SME.NET 2012 đã cung cấp sẵn một hệ thống các định khoản thường xuyên phát sinh tại các doanh nghiệp Tuy nhiên, NSD có thể tạo thêm định khoản hoặc sửa đổi định khoản cho phù hợp với doanh nghiệp mình

- Khi thêm một chứng từ, VD: Chứng từ Phiếu thu, NSD kích chuột phải

vào dòng chứng từ cần thêm, chọn Định khoản sau đó chọn nghiệp vụ

có liên quan, ngay lập tức thông tin Diễn giải, TK Nợ, TK Có sẽ được

tự động điền vào dòng chứng từ đó

3 Thêm nhanh danh mục

 Nội dung

Tại màn hình nhập liệu chứng từ hoặc khai báo danh mục, MISA SME.NET

2012 cho phép NSD thêm nhanh một danh mục khác trực tiếp tại đây mà không phải quay về chính danh mục đó để thêm mới

Ví dụ: Khi thêm mới một Phiếu chi, kế toán tại doanh nghiệp A phát hiện thông tin Người nhận chưa có sẵn trong danh mục Nhà cung cấp Khi đó, kế toán không cần thoát ra khỏi Phiếu chi hiện tại và quay về danh mục Khách hàng, nhà cung cấp để thêm người nhận, mà chỉ cần thực hiện chức năng Thêm nhanh người nhận ngay tại màn hình chứng từ Phiếu chi

 Cách thực hiện

- Trên màn hình chi tiết của chứng từ hoặc danh mục, tại các ô có biểu tượng (Ví dụ: ô Đối tượng trên màn hình Phiếu thu), NSD kích

chuột vào biểu tượng này hoặc nhấn phím F9 để thêm nhanh danh mục

- Nhập thông tin cần thiết vào hộp hội thoại Thêm mới…

- Nhấn nút <<Cất>> để lưu và chọn danh mục đó vào chứng từ hoặc

danh mục hiện tại

Riêng đối với các chứng từ, NSD có thể thêm nhiều loại danh mục khác nhau bằng cách kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ để thêm

 Cách thực hiện

- Tại thanh lọc dữ liệu trên màn hình danh sách chứng từ hoặc danh mục, chọn cột để nhập điều kiện lọc, ví dụ: Tại danh sách Phiếu chi, cột

Người nhận như hình sau:

- Nhập vào từ khóa để tìm kiếm, ví dụ: cường (không phân biệt viết hoa,

thường), màn hình danh sách sẽ chỉ còn lại các chứng từ có người nhận

tên là Cường Kết quả trả về như hình sau:

Với các màn hình danh sách khác có thanh lọc dữ liệu, NSD có thể thực hiện thao tác lọc tương tự với một cột bất kỳ như trên

- Vào menu Tiện ích\Tìm kiếm hoặc kích chuột vào biểu tượng

trên thanh công cụ

- Trên hộp hội thoại Tìm kiếm, chọn điều kiện tìm kiếm thích hợp

- Nhấn nút <<Thêm>> để thêm điều kiện vào phần Các điều kiện đã chọn

- Nhấn nút <<Tìm>> để tìm chứng từ với điều kiện đã chọn Kết quả tìm

kiếm sẽ hiển thị ở màn hình danh sách bên dưới Từ kết quả tìm kiếm này, NSD có thể truy ngược về chứng từ gốc để xem chi tiết hoặc sửa bằng cách kích đúp chuột vào dòng chứng từ tìm thấy

CHƯƠNG 03: THIẾT LẬP THÔNG TIN VÀ

SỐ LIỆU KẾ TOÁN BAN ĐẦU

Để hạch toán kế toán bằng phần mềm, người sử dụng cần thiết lập thông tin

và số liệu kế toán ban đầu trước khi tiến hành cập nhật các nghiệp vụ phát sinh (chứng từ gốc) hàng ngày Thông tin cần thiết lập ban đầu bao gồm các thông tin như: Người ký các chứng từ, sổ sách, báo cáo, Thông tin giấy phép

sử dụng và logo in trên các báo cáo, Định dạng số lượng, số tiền… Về số liệu

kế toán ban đầu, đó chính là số dư đầu kỳ trên sổ kế toán, số dư này có thể là

số dư của các tài khoản, số dư tồn kho, số dư công nợ,

Chương này sẽ trình bày mục đích, ý nghĩa của từng loại thông tin được thiết lập và khai báo với trình tự như sau:

- Thiết lập thông tin về hệ thống

 Cách thực hiện

- Việc thiết lập thông tin về hệ thống được thực hiện trong menu Hệ thống\Tuỳ chọn Cách thao tác và thông tin chi tiết, NSD nhấn phím F1 để xem trợ giúp trực tuyến trên màn hình

Trong phần này NSD ngầm định những thông tin thường xuyên sử dụng và thiết lập các tuỳ chọn cho trường hợp thường xảy ra

2 Nhập số dư ban đầu

Việc nhập số dư ban đầu chỉ thực hiện một lần duy nhất khi bắt đầu sử dụng phần mềm MISA SME.NET 2012 Trước khi tiến hành nhập số dư ban đầu

NSD phải vào menu Danh mục\Tài khoản\Hệ thống tài khoản kiểm tra lại

Hệ thống tài khoản xem có cần mở chi tiết cho các tài khoản trong hệ thống hay không? Vì phần mềm MISA SME.NET 2012 đã thiết lập sẵn một hệ thống tài khoản chuẩn theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC hoặc Quyết định 48/2006/QĐ-BTC, đồng thời cũng thiết lập sẵn các tài khoản cần theo dõi chi tiết như: TK 131 chi tiết theo khách hàng, TK 331 chi tiết theo nhà cung cấp,

TK 141 chi tiết theo nhân viên Do vậy, NSD cần chú ý các tài khoản đã

được tích chọn Chi tiết theo thì không cần phải mở tiết khoản để theo dõi chi

tiết nữa

VD: Đơn vị có nhiều tài khoản mở tại các ngân hàng khác nhau và muốn theo dõi số liệu chi tiết cho từng tài khoản đó thì không cần phải mở tiết khoản cho tài khoản này mà chỉ cần chọn tài khoản 1121 tích chi tiết theo TK ngân hàng, sau đó khai báo danh mục các tài khoản ngân hàng trong hệ thống và

có thể in, xem báo cáo chi tiết đến từng tài khoản ngân hàng

Trong phần này sẽ hướng dẫn cách nhập số dư theo từng nhóm như sau:

- Số dư TK theo dõi chi tiết theo TK ngân hàng

- Số dư TK theo dõi chi tiết theo VTHH, CCDC

- Số dư TK theo dõi chi tiết theo Đối tượng (Khách hàng, Nhà cung cấp, Nhân viên)

- Số dư TK theo dõi chi tiết theo Đối tượng tập hợp chi phí

- Số dư TK theo dõi chi tiết theo Ngoại tệ

- Số dư TK khác

Trường hợp năm tài chính tiếp theo NSD muốn làm trên một dữ liệu kế toán mới (Sổ sách kế toán mới) thì chương trình cho phép kết chuyển số dư cuối năm trước sang đầu năm sau (chức năng Tạo mới từ dữ liệu năm trước)

2.1 Số dư TK theo dõi chi tiết theo TK ngân hàng

 Nội dung

Cho phép NSD nhập số dư ban đầu cho tài khoản 112 có theo dõi chi tiết theo từng tài khoản được mở tại các ngân hàng khác nhau

 Cách thực hiện

Bước 1: Khai báo các danh mục liên quan

- Danh mục Ngân hàng: Phần mềm đã thiết lập sẵn danh sách các ngân hàng phổ biến, tuy nhiên NSD có thể thêm mới ngân hàng bằng cách

vào menu Danh mục\Ngân hàng, nhấn nút <<Thêm>> trên thanh công

cụ, nhập các thông tin về Ngân hàng và nhấn nút <<Cất>>

- Danh mục Tài khoản ngân hàng: Để thêm mới Tài khoản ngân hàng,

NSD vào menu Danh mục\Tài khoản ngân hàng, nhấn nút

<<Thêm>> trên thanh công cụ, nhập các thông tin về Tài khoản ngân hàng và nhấn nút <<Cất>>

- Danh mục Loại tiền: Phần mềm đã thiết lập sẵn danh sách các loại tiền phổ biến, tuy nhiên NSD có thể thêm mới loại tiền bằng cách vào menu

Danh mục\Khác\Loại tiền, nhấn nút <<Thêm>> trên thanh công cụ, nhập các thông tin về Loại tiền và nhấn nút <<Cất>>

Bước 2: Nhập số dư cho TK theo dõi chi tiết theo TK Ngân hàng

- Vào menu Nghiệp vụ\Nhập số dư ban đầu, kích đúp chuột vào TK 1121

hoặc TK 1122

- Đối với TK 1121, NSD nhập số dư TK 1121 vào cột Dư Nợ chọn Tài khoản ngân hàng tương ứng

- Đối với TK 1122, NSD chọn loại tiền, nhập tỷ giá và số dư bằng ngoại

tệ chọn Tài khoản ngân hàng tương ứng

- Sau đó nhấn nút <<Cất>> để lưu số dư ban đầu của TK 1121 và 1122

2.2 Số dư TK theo dõi chi tiết theo VTHH, CCDC

 Nội dung

Cho phép NSD nhập số dư ban đầu cho tài khoản theo dõi chi tiết theo VTHH, CCDC VD: TK 151, 152, 153, 155, 156, 157, 158

 Cách thực hiện

Bước 1: Khai báo các danh mục liên quan

- Danh mục Kho: Phần mềm đã thiết lập sẵn danh mục các kho thường dùng, tuy nhiên NSD có thể thiết lập lại hoặc thêm mới danh mục kho

cho phù hợp với yêu cầu quản lý của đơn vị bằng cách vào menu Danh mục\Kho, nhấn nút <<Thêm>> trên thanh công cụ, nhập các thông tin

về Kho và nhấn nút <<Cất>>

- Danh mục Loại VTHH, CCDC: Phần mềm cho phép thiết lập danh mục loại VTHH, CCDC theo hình cây và đã thiết lập sẵn một danh mục loại, tuy nhiên NSD có thể thiết lập lại hoặc thêm mới danh mục loại cho phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp bằng cách vào menu Danh

mục\Loại vật tư hàng hóa, công cụ dụng cụ, nhấn nút <<Thêm>> trên

thanh công cụ, nhập các thông tin về Loại VTHH, CCDC và nhấn nút

<<Cất>>

- Danh mục Vật tư, Hàng hóa: Để thêm mới vật tư, hàng hóa, NSD vào

menu Danh mục\Vật tư, Hàng hóa, nhấn nút <<Thêm>> trên thanh công cụ, nhập các thông tin về Vật tư, hàng hóa và nhấn nút <<Cất>>

- Danh mục Công cụ, dụng cụ: Để thêm mới công cụ, dụng cụ, NSD vào

menu Danh mục\Công cụ, dụng cụ, nhấn nút <<Thêm>> trên thanh công cụ, nhập các thông tin về Công cụ, dụng cụ và nhấn nút <<Cất>> Bước 2: Nhập số dư cho TK theo dõi chi tiết theo VTHH, CCDC

- Vào menu Nghiệp vụ\Nhập số dư ban đầu, kích đúp chuột vào tài khoản

cần nhập số dư ban đầu chi tiết theo VTHH, CCDC

- Chọn kho cần nhập số tồn kho đầu kỳ cho VTHH, CCDC, sau đó nhập

số lượng và giá trị tồn của từng VTHH, CCDC trong kho tương ứng,

Bước 1: Khai báo các danh mục liên quan

- Danh mục Loại khách hàng, nhà cung cấp: Để thêm mới loại khách

hàng, nhà cung cấp, NSD vào menu Danh mục\Loại khách hàng, nhà

cung cấp, nhấn nút <<Thêm>> trên thanh công cụ, nhập các thông tin

về Loại khách hàng, nhà cung cấp và nhấn nút <<Cất>>

- Nhóm khách hàng, nhà cung cấp: Để thêm mới nhóm khách hàng, nhà

cung cấp, NSD vào menu Danh mục\Nhóm khách hàng, nhà cung cấp, nhấn nút <<Thêm>> trên thanh công cụ, nhập các thông tin về Nhóm khách hàng, nhà cung cấp và nhấn nút <<Cất>>

- Danh mục Khách hàng, Nhà cung cấp: Để thêm mới khách hàng, nhà

cung cấp NSD vào menu Danh mục\Khách hàng, Nhà cung cấp, nhấn nút <<Thêm>> trên thanh công cụ, nhập các thông tin về Khách hàng, Nhà cung cấp và nhấn nút <<Cất>>

- Danh mục Phòng ban: Để thêm mới phòng ban, NSD vào menu Danh mục\Phòng ban, nhấn nút <<Thêm>> trên thanh công cụ, nhập các thông tin về Phòng ban và nhấn nút <<Cất>>

- Danh mục Nhân viên: Để thêm mới nhân viên, NSD vào menu Danh mục\Nhân viên, nhấn nút <<Thêm>> trên thanh công cụ, nhập các thông tin về Nhân viên và nhấn nút <<Cất>>

Bước 2: Nhập số dư cho TK theo dõi chi tiết theo Đối tượng

- Vào menu Nghiệp vụ\Nhập số dư ban đầu, kích đúp chuột vào tài khoản

cần nhập số dư ban đầu chi tiết theo đối tượng

- Nhập số tiền vào cột Dư Nợ hoặc Dư Có theo từng đối tượng, đối với

TK vừa chi tiết theo đối tượng vừa chi tiết theo ngoại tệ thì phải chọn Loại tiền, sau đó nhập tỷ giá và số dư tương ứng với từng đối tượng

Bước 1: Khai báo các danh mục liên quan

- Danh mục Đối tượng tập hợp chi phí: Để thêm mới đối tượng tập hợp

chi phí, NSD vào menu Danh mục\Đối tượng tập hợp chi phí, nhấn