Thuyết trình hiệu quả

Là một sinh viên hay một cán bộ quản lý, bạn sẽ không thể tránh khỏi những buổi báo cáo thuyết trình. Ngoài nội dung và chất lượng của công việc đã thực hiện, một yếu tố rất quan trọng ảnh hư

Thuyết trình hiệu quả

Là một sinh viên hay một cán bộ quản lý, bạn sẽ không thê

tránh khỏi những buôi báo cáo thuyết trình Ngoài nội dung

và chất lượng của công việc đã thực hiện, một yếu tố rất

quan trọng ảnh hưởng đến kết quả chính là hình thức trình

bày của buỗi báo cáo, thuyết trình đó Bài viết này muốn chia

sẻ một vài kinh nghiệm đề làm cho bài thuyết trình của bạn

có hiệu quả hơn

Trước hết, chúng ta cần phải lưu ý rằng đa số những người

chứng kiến buôi báo cáo là những người không tham gia vào quá

trình làm việc trước đó nhưng lại có nhu câu cần biết về chúng

Trong số đó, ngoài một số người ham muốn hiểu biết về lĩnh vực liên quan đến tên đề tài báo cáo, những người còn lại chứng kiến

buổi thuyết trình vì trách nhiệm của họ hoặc chỉ vì một sự tình cờ

cũng như tò mò Do đó, dé buổi thuyết trình thực sự có hiệu quả,

điều cần phải làm là dẫn dắt người nghe từ động lực đến sự thích

thú Việc này được thực hiện thông qua hình thức ngoại hình và

giọng nói của người trình bày, hình thức và cau trúc của bài giới

thiệu

Tùy theo tính chất quan trọng của buồi báo cáo mà báo cáo viên

sử dụng trang phục theo mức độ nghiêm túc của nó Trang phục

quá trịnh trọng hoặc sự trang điểm cầu kỳ không phải lúc nào

cũng đúng mực Hình thức lịch sự nhưng đơn giản, thoải mái sẽ giúp báo cáo viên thực sự tự tin, chủ động và tránh được sự mất thiện cảm từ phía người tham dự Một dạng hình thức khác của

người trình bày được người nghe lưu ý ấy ngay từ đầu chính là giọng nói Tùy theo đề tài và lĩnh vực, giọng nói có thể lên xuống

truyền cảm khác nhau Tuy nhiên, một giọng nói với tốc độ vừa phải, phát âm rõ chữ và độ lớn đủ phủ rộng không gian nơi trình

bày sẽ dễ cuốn hút sự quan tâm của mọi người hơn Những

người có giọng nói với âm vực quá cao hoặc quá thấp cần chú ý điều chỉnh để vừa giúp người khác dễ nghe hơn (tai người nhạy

nhất với âm thanh ở tan số khoảng 5000Hz) vừa dễ chiếm được cảm tình của họ

Hình thức của bài báo cao (slide) la phần kế tiếp gây ân tượng

cho người theo dõi Một phần minh họa với những màu sắc dễ nhìn (từ góc nhìn của người theo dõi), kích thước chứ vừa đủ sẽ

tốt hơn một phần minh họa chỉ chít chữ viết với đủ thứ màu sắc

hay một màu duy nhất Mỗi trang trình bày cần có tiêu đề và chỉ

nên có khoảng 4 — 5 dòng nội dung ở dạng tóm tắt Bên cạnh đó,

việc sử dụng quá nhiều các hiệu ứng động (animation) sẽ làm

cho bản thân người trình bày mắt tập trung vào nội dung chính

cũng như làm loãng sự chú ý của người nghe

Sau khi đã lưu ý chăm chút cho hình thức của bản thân cũng như

phần minh họa, chúng ta cũng cần quan tâm đến cấu trúc của bài

giới thiệu Bạn nên lưu ý rằng, tuy bài giới thiệu có thê ngắn hoặc dài khác nhau nhưng luôn luôn phải bảo đảm ba phân :giới thiệu, triển khai cụ thê và tông kết Phân triên khai cụ thê có thê dài và

mang đậm tính chuyên môn nên có phân kho hiéu hon Do vay, phân giới thiệu và tổng kết nên được trình bày một cách dễ hiểu

nhất và giúp người nghe có cái nhìn tổng quát về những gì đang

được giới thiệu trong buôồi báo cáo Làm tốt hai phần này, báo cáo viên sẽ nắm được hơn 50% sự thành công Trong phan giới

thiệu, người trình bày phải nêu được động lực (motivafion) của

đề tài đang báo cáo, những ràng buộc và kết quả mong muốn thông qua việc thực hiện đề tài Phần tổng kết sẽ cho biết những

kết quả nào đã đạt được cũng như đánh giá nó so với sự mong

muốn và những điều có thê phát triên tiếp tục trong tương lai Phân phát triên những nội dung chuyên môn cụ thể sẽ là phần

khó trình bày nhất bởi nó chứa một khối lượng lớn những nội

dung đặc trưng của công việc Người trình bày cần phải hiểu rõ nội dung công việc của mình đã làm để có thê phân loại ra thành nhiều phân nhỏ theo mô hình quan hệ dạng sơ đồ cây (tree) Việc

tổ chức nội dung theo sơ đồ này giúp giữ mối quan hệ chặt chẽ

giữa các phần với nhau Khi trình bày, báo cáo viên nên giới thiệu

cho người nghe biết mình sẽ trình bày những phần nào cũng như

vị trí tương đối của phần đang được giới thiệu với các phần khác (plan) Mac du la phan trình bày những chỉ tiết cụ thể của công

việc, báo cáo viên cũng không nên quá sa đà vào những chỉ tiết chuyên môn quá rắc rỗi mà chỉ nên trình bày một cách tông quát,

dé hiéu nhất Sau mỗi phần nhỏ, người trình bày nên có một sơ

kết hay nhận xét cho phan day dé cô đọng lại vấn đề

Tóm lại, để một buôồi báo cáo thuyết trình thật sự có hiệu quả, người trình bày cần có sự chuẩn bị hợp lý về hình thức ngoại

hình và giọng nói của mình, hình thức và cấu trúc bài giới thiệu Điều chú ý cuối cùng là việc sử dụng từ ngữ phổ biến, dễ hiểu để

diễn đạt vẫn đề Chúc các bạn thành công