Hướng dẫn thực hành Excel 2003

GIỚI THIỆU CỬA SỔ CHƯƠNG TRÌNH, QUẢN LÝ TỆP TIN, NHẬP, TÍNH TOÁN VÀ TRÌNH BÀY BẢNG TÍNH 1. Cửa sổ chương trình - Microsoft Excel là một phần mềm được thiết kế để nhập, tính toán các bảng số liệ

BÀI 1 GIỚI THIỆU CỬA SỔ CHƯƠNG TRÌNH, QUẢN LÝ TỆP TIN, NHẬP, TÍNH TOÁN VÀ TRÌNH BÀY BẢNG TÍNH

1 Cửa sổ chương trình

- Microsoft Excel là một phần mềm được thiết kế để nhập, tính toán các bảng sốliệu bằng các công cụ hàm số và công thức Chính tính linh hoạt trong tính toán củaExcel làm nên sự khác biệt cơ bản giữa các bảng tính được thiết kế trên Excel so với cácbảng tính được thiết kế trên Word

- Với mục đích tạo các tệp tin có nội dung là các bảng số liệu nên ngay từ đầu mànhình giao diện của Excel đã được thiết kế dưới dạng các bảng bao gồm cột và hàng

- Tên của tệp tin Excel luôn được mặc định là Book 1 (2,3,…)

- Một Book bao gồm 255 Sheet (bảng tính), các Sheet được đặt tên từ Sheet 1 đến Sheet

255 Thông thường khi cài đặt chương trình hệ thống sẽ để hiển thị mặc định trên màn

hình 3 Sheet, để có thêm các Sheet ta chèn từ menu Insert\ Worksheet.

- Một Sheet bao gồm:

 256 Cột: Các cột được ký hiệu theo bảng chữ cái từ A đến IV

 65536 Hàng (dòng): Các hàng được đánh số từ 1 đến 65536

- Giao của Cột và Hàng trong bảng gọi là Ô

+ Ô được xác định bằng địa chỉ Ô, địa chỉ ô cho biết vị trí của ô trên bảng

+ Địa chỉ Ô được xác định bằng ký hiệu của cột và số thứ tự của hàng.

Hàng 1

2 Quản lý tệp tin (Xem chương trình Word cơ bản)

H1 Một góc màn hình giao diện của chương trình

Dữ liệu được nhập vào các ô của bảng

Ký hiệu cột

Số TT của hàng

Thanh công thức

+ Dl dạng số (Number): Luôn được mặc định căn bên lề phải của ô Bao gồm các loại

DL sau: Số, Ngày tháng, Tiền tệ,…Vd:

+ Dl dạng chữ (Text): Luôn mặc định căn bên lề trái của ô Vd:

* Cy:  Nếu Dl dạng số (Number) bị nhập sai quy ước của hệ thống thì chương trình sẽ tự

chuyển về định dạng chữ (Text), khi đó ta sẽ không thể thực hiện được các phép toán số học

 Để xem hoặc thay đổi các quy ước của hệ thống về nhập số liệu ta vào Start \ Control

Panel\ Regional and Language Options\Regional Options\Customize:

 Numbers: Xem hoặc thay đổi các quy ước nhập số

 Curency: Xem hoặc thay đổi các quy ước nhập tiền tệ

 Date: Xem hoặc thay đổi các quy ước nhập ngày tháng

 Time: Xem hoặc thay đổi các quy ước nhập giờ

 Một số sự khác biệt giữa quy ước mặc định của máy tính trong hộp thoại Regional Options với cách viết thông thường:

thường

Dấu thập phân (Decimal Symbol) Dấu chấm (.) Dấu phẩy (,)

Dấu phân cách giữa các nhóm số Trăm,

Ngàn, Triệu (Digit group Symbol) Dấu phẩy (,) Dấu chấm (.)

Dấu phân cách giữa các đối số trong

Hàm (List separator) Dấu phẩy (,) Dấu chấm phẩy (;)

(mm/dd/yy)

Ngày/Tháng/Năm (dd/mm/yy)

Ta có thể thay đổi các loại ký tự trên bằng cách xoá và nhập lại ký tự vào các vị trí tương ứng.

b Đánh số Thứ tự tự động trong bảng tính Excel

* C1:

- Nhập hai số đầu của danh sách số TT vào hai ô liền kề

- Bôi đen hai ô số đó

- Đưa trỏ chuột vào Mốc điền của vùng bôi đen và kéo

- Kích hoạt lại ô số đó

- Đưa trỏ chuột vào mốc điền

- Bấm giữ Ctrl+ Bấm giữ chuột và kéo đến cuối danh sách

* C3:

- Nhập số bắt đầu của danh sách số TT

- Bấm Enter

- Kích hoạt lại ô số đó

- Vào Edit\ Fill\ Series:

+ Tại Series in: Chọn hướng đánh số TT

 Rows: Đánh số TT trên Hàng

 Columns: Đánh số TT trên cột

+ Tại Step Value: Nhập giá trị nhẩy (công sai)

+ Tại Stop Value: Nhập giá trị dừng

c Các tính toán trong bảng tính

- Mọi phép tính trong bảng tính Excel luôn bắt đầu bằng dấu bằng (=) hoặc dấu cộng (+)

- Khi tính toán Excel thường dùng hai loại công cụ tính toán sau:

* Alignment: Căn lề và xoay chữ trong Ô

+ Horizontal: Chọn căn lề theo chiều ngang của ô

H3 Hộp thoại đánh số TT tự động

Chọn hướng đánh

số TT tự động

Nhập gía trị dừng Nhập bước nhẩy

(công sai)

Chọn căn lề theo chiều ngang Ô

Chọn căn lề theo

Bấm kéo để xoay chữ

*Cy: Để đưa Dl vào giữa Ô: Tại Horizontal và Vertical ta chọn Center

- Format\ Cells (Ctrl+1)\ Border

+ Tại Style: Chọn kiểu đường viền

+ Tại Color: Chọn mầu đường viền

+ Kích chọn Outline: Tạo đường bao ngoài

+ Sang ô Style chọn lại đường viền

+ Kích chọn Inside: Tạo đường phân cách ô

OK

* Cy:

- Xoá đường viền bảng: Trong hộp thoại Format\ Cell\ Border\ Chọn None

- Thay đổi một trong các đường viền bảng ta kích lên các nút lệnh trên vùng Border

5 Các định dạng khác

a Trộn Ô

- Bôi đen các ô cần trộn

- Kích lên nút lệnh Merge and Center trên thanh công cụ Formatting

* Cy: - Excel chỉ cho phép trộn một ô chứa Dl với các ô trống Nếu ta trộn hai ô cùng chứa Dl

thì Dl trên ô thứ hai sẽ bị xoá.

- Nếu phải trộn ô nhiều lần ta chỉ cần trộn lần đầu, những lần tiếp theo ta chỉ bôi đen và

Kích xoá đường viền Kích tạo đường bao ngoài

Kích tạo đường phân cách ô trong bảng

Tạo/ Huỷ các đường viền riêng

lẻ trong bảng

Chọn kiểu đường viền

- Xoá trộn ô:

+ Bôi đen các ô cần xoá

+ Format\ Cell (Ctrl+1)\ Alignment: Xoá dấu tích tại ô Merge Cells hoặc kích chọn

lệnh Merge and Center trên thanh công cụ Formatting lần nữa.

Sau khi nhập Dl và ra khỏi ô, để quay lại ô chỉnh sửa ta làm như sau:

- C1:  Nháy đúp chuột lên ô chứa Dl

- C2:  Kích hoạt ô chứa Dl

 Bấm F2 trên bàn phím

- C3:  Kích hoạt ô chứa Dl

 Đưa trỏ chuột lên thanh công thức và chỉnh sửa

d Xoá định dạng hoặc Dl trong ô

- Bôi đen các ô cần xoá định dạng

- Edit\ Clear:

 All: Xoá cả nội dung và định dạng trong ô

 Formats: Xoá định dạng và giữ lại nội dung

 Contents: Xoá nội dung và giữ lại định dạng

(Tương ứng với bấm phím Delete trên bàn phím)

 Comments: Xoá các ghi chú trong ô

6 Khai báo mặc định Font chữ và số Sheet của tệp

- Tools\ Options\ General:

+ Tại Sheets in new workbook:

Nhập số Sheet mặc định của tệp tin

khi khởi động chương trình

+ Tại Standard Font: Chọn Font chữ

BÀI 2 DI CHUYỂN, SAO CHÉP DỮ LIỆU

CÁC THAO TÁC VỚI SHEET

1 Di chuyển, sao chép Dl

a Di chuyển (Cut)

- Bôi đen vùng bảng chứa Dl cần di chuyển

- C1: Đưa trỏ chuột lên đường viền của vùng bôi đen và bầm giữ

chuột rồi kéo đến vị trí ô mong muốn (Chú ý: Trỏ chuột phải có hình mũi tên ( ) khi di đến đường viền ô)

- Bôi đen vùng bảng chứa Dl cần sao chép

- C1: Đưa trỏ chuột lên đường viền vùng bôi đen, bấm giữ phím Ctrl+ bấm giữ chuột

và kéo đến vị trí mong muốn.

- C2:

+ Edit\ Copy (Ctrl+ C hoặc kích lên lệnh Copy ( ) trên thanh lệnh chuẩn Standard)+ Kích hoạt ô đầu tiên của vùng bảng cần dán Dl

+ Edit\ Paste (Ctrl+ V hoặc kích lên lệnh Paste ( ) trên thanh lệnh chuẩn Standard)

2 Các thao tác với Bảng tính (Sheet)

a Di chuyển, Sao chép Sheet (Cut và Copy)

* C1:

Bấm giữ tên Sheet và kéo để di chuyển ( ) Trong quá trình di chuyển ta bấngiữ phím Ctrl để sao chép

* C2:

- Kích chọn Sheet cần di chuyể n hoặc sap chép

- Edit\ Move or Copy Sheet (hoặc kích phải chuột

lên tên Sheet cần di chuyển hoặc sao chép\ chọn Move or Copy)

 Xuất hiện hộp thoại Move or Copy:

+ Tại To book: Chọn tệp tin đích (tệp sẽ lưu bản copy)

+ Tại Before sheet: Chọn vị trí đặt bản sao (đặt trước sheet nào?)

+ Chọn OK: Di chuyển

H8 Hộp thoại di chuyển, sao chép Dl

Chọn tệp tin đích Chọn vị trí đặt bản sao

Tích chọn để Sao chép

+ Tích chọn Create a copy\ Chọn OK: Sao chép

b Đổi tên Sheet

- Kích chọn Sheet cần đổi tên

- Format\ Sheet\ Rename (hoặc kích phải chuột lên tên Sheet\ Chọn Rename hoặc kích

đúp chuột lên tên Sheet)

- Khi đó tên Sheet sẽ được bôi đen, ta xoá tên cũ và nhập tên mới của Sheet.

c Ẩn/ Hiện Sheet

- Chọn Sheet cần ẩn

- Format\ Sheet\ Hide

* Hiện lại Sheet đã ẩn:

- Format\ Sheet\ Unhide

 Xuất hiện hộp thoại với danh sách Sheet đã bị ẩn, ta chọn tên Sheet cần hiện lại rồichọn OK

d Chèn/ Xoá Sheet

* Chèn: Insert\ Worksheet

* Xoá:- Kích chọn sheet cần xoá

- Edit\ Delete Sheet (hoặc kích phải chuột lên tên Sheet cần xoá\ chọn Delete)

H9a Hộp lệnh ẩn Sheet H9b Bảng ds các Sheet bị ẩn

Kích chọn để ẩn Sheet

Chọn để hiện lại Sheet

Kích chọn Sheet cần hiện lại

BÀI 3 CÁC THAO TÁC VỚI HÀNG, CỘT, Ô CỦA SHEET

1 Chèn Hàng/ Cột/ Ô

a Chèn Hàng

- Bôi đen số hàng trên bảng tương ứng với số hàng cần

chèn (bôi các hàng phía dưới vị trí cần chèn)

 Xuất hiện hộp lệnh các tuỳ chọn khi chèn:

+ Shift cells right: Chèn ô và đẩy Dl của các ô trên vùng bôi đen sang phải

+ Shift cells down: Chèn ô và đẩy Dl của các ô trên vùng bôi đen xuống dưới + Entire row: Chèn các ô như hàng mới của bảng (T.ư với chèn hàng)

+ Entire column: Chèn các ô như cột mới của bảng (T.ư với chèn cột)

 Xuất hiện hộp lệnh các tuỳ chọn khi xoá:

+ Shift cells left: Xoá ô và đẩy Dl của các ô trên vùng bôi đen sang trái.

+ Shift cells up: Xoá ô và đẩy Dl của các ô từ phía dưới lên

+ Entire row: Xoá tất cả các ô trên hàng có ô bôi đen (T.ư với xoá hàng)

+ Entire column: Xoá tất cả các ô trên cột có ô bôi đen (T.ư với xoá cột)

+ Chọn Row\ Unhide: Hiện lại hàng

+ Chọn Column\ Unhide: Hiện lại cột

4 Thay đổi kích cỡ của Hàng/ Cột

* C1: Sử dụng chuột trên màn hình soạn thảo

- Hàng: Đưa trỏ chuột lên đường phân cách giữa hai số TT hàng của Sheet và kéo

- Côt: Đưa trỏ chuột lên đường phân cách giữa hai ký hiệu cột của Sheet và kéo

* Cy: Để thay đổi đồng thời nhiều hàng/ cột có kích cỡ bằng nhau ta bôi đen các hàng/ cột trước khi kéo (bôi trên số TT hàng/ Ký hiệu cột)

* C2: Thay đổi bằng Lệnh

- Kích hoạt một ô trên hàng hoặc cột cần thay đổi kích cỡ

- Format:

BÀI 4 ĐỊA CHỈ TƯƠNG ĐỐI, TUYỆT ĐỐI KHÁI NIỆM HÀM SỐ & HÀM SUM

1 Địa chỉ tương đối, tuyệt đối

a Địa chỉ tương đối

- Khái niệm: Là địa chỉ ô nhập vào công thức mà khi sao công thức đến vị trí mới thì địa

chỉ đó thay đổi tương ứng

- Ứng dụng: Được sử dụng khi thực hiện các phép toán mà Dl tính toán phải thay đổi

trên các ô khác nhau mỗi khi ta sao công thức

- Cách thiết lập:

+ Nhập dấu bằng (=) vào ô chứa kết quả

+ Kích (hoặc khoanh chọn các) ô chứa Dl cần tính

Vd: Ở Hình 9 Giá trị trong công thức tại ô D3

được lấy từ ô B3 và ô C3 Khi ta sao công thức từ

D3 xuống D4 địa chỉ B3 và C3 được tự động di

chuyển xuống B4 và C4 tương ứng

b Địa chỉ tuyệt đối (cố định)

- Khái niệm: Là địa chỉ ô nhập vào công thức mà

khi sao công thức đến vị trí mới thì địa chỉ đó

không thay đổi (luôn cố định)

- Ứng dụng: Được sử dụng khi ta lấy giá trị trên một ô hoặc phạm vi ô là A đem cộng trừ

nhân chia hoặc so sánh với một ô hoặc phạm vi ô là B thì ta phải cố định địa chỉ của B

- Địa chỉ tuyệt đối luôn được định dạng bằng dấu $ trước ký hiệu cột hoặc số TT hànghoặc cả cột và hàng

- Phân loại: Gồm hai loại

+ Địa chỉ tuyệt đối ô

H10 Ví dụ địa chỉ tương đối ô

H11 Ví dụ địa chỉ tuyệt đối ô

Đ/c tương đối ô

Đ/c tuyệt đối ô

 3 lần để cố định cột tương đối hàng

 4 lần đưa địa chỉ ô về dạng tương đối

* Cy: - Địa chỉ tương đối và tuyệt đối chỉ được nhắc đến khi phải sao công thức

2 Hàm số

a Khái niệm: Là công thức được dựng sẵn để thực hiện các phép toán chuyên biệt

- Sử dụng hàm số để tính toán trong Excel làm nên sự khác biệt cơ bản giữa các bảng tínhđược tạo trên Excel với các bảng được tạo bằng các chương trình khác

- Excel 2003 cung cấp trên 300 hàm số khác nhau và được gom thành từng nhóm (nhómhàm tính toán, nhóm hàm chuỗi, nhóm hàm logic,….) do đó ta có thể sử dụng để xử lýhầu hết các phép toán số học, chuỗi và các phép toán logic,…

- Mỗi hàm số được xây dựng dưới dạng một khuân mẫu; mỗi hàm số chỉ dùng để tính chomột phép tính Do đó ta phải nhớ dạng thức của hàm cũng như công dụng của từng hàm

c Nhập hàm và tính toán:

- C1: Chèn hàm từ thư viện hàm số của chương trình

+ Kích hoạt ô kết quả

+ Insert\ Function (hoặc kích lên mũi tên của nút lệnh AutoSum ( ) trên thanh lệnh

chuẩn Standard\ Chọn lệnh More Functions….).

 Xuất hiện hộp thoại chọn Hàm số:

 Tại Or select a Category: Chọn

nhóm hàm

 Tại Select a function: Chọn tên

hàm dùng để tính toán trong danh sách

các hàm số tương ứng với nhóm hàm

được chọn

OK

Kích chọn tên nhóm hàm

H12 Bảng danh mục các hàm số

Kích chọn tên hàm

 Xuất hiện hộp thoại nhập đối số của hàm:

Ta nhập đối số vào các dòng soạn thảo

tương ứng

* Cy: - Tuỳ từng hàm có thể có một,

hai hay nhiều hơn hai đối số

- Đối số có thể được nhập trực tiếp vào các dòng soạn thảo hoặc đặt dấu chèn

và khoanh chọn đối số từ bảng tính.

- C2: Nhập hàm trực tiếp vào bảng tính (đây

là cách được sử dụng phổ biến vì nó làm cho

việc thực hiện phép tính nhanh chóng)

Number1, Number2,…: Là các giá trị số, địa chỉ ô chứa giá trị số… cần tính tổng

Cy: - Nếu các giá trị số cần tính tổng được nhập trên các ô liền kề nhau thì ta khoanh chọn địa chỉ ô của phạm vi bảng đó Khi đó hàm Sum có dạng: =Sum(Number1: Number n)

4 Tạo chỉ số trên chỉ số dưới

- Bôi đen ký tự cần tạo chỉ số

- Format\ Cells (Ctrl+ 1)

Tại Effect, chọn:

 SuperScript: Tạo chỉ số trên

 SubScript: Tạo chỉ số dưới

H13 Hộp thoại khai báo đối số của hàm

Nhập đối số

- Format\ Cells (Ctrl+1)\ Number:

+ Tại Category: Chọn Custom

+ Tại dòng soạn thảo Type nhập mã định dạng: (0)

OK

Bài 5 HÀM AVERAGE, MAX, MIN, RANK VÀ HÀM IF

* Công dụng: So sánh và trả về thứ bậc của một giá trị số trong một dãy số cho trước.

Thường được dùng để xếp loại hoặc xếp thứ bậc của một nhóm người dựa trên một tiêuchí có thể định lượng (ngày công, điểm thi,….)

Order: Hình thức xếp thứ bậc Được nhập bằng một trong hai giá trị 0 hoặc 1

 Nhập 0 (Xếp thứ bậc giảm dần): Được sử dụng khi thứ bậc được đánh giá

từ số lớn nhất trở xuống (Thường sử dụng khi xếp loại nhân viên dựa trên ngày cônghoặc xếp loại học sinh dựa trên điểm trung bình)

 Nhập 1 (Xếp thứ bậc tăng dần): Được sử dụng khi thứ bậc được đánh giá

từ giá trị số nhỏ nhất trở lên (Thường sử dụng khi xếp loại cho các vận động viên của cácmôn thể thao tính giờ)

3 Hàm If

* Công dụng: Là loại hàm Logic thường dùng thực hiện các phép thử điều kiện Nếu

điều kiện thoả mãn thì hàm nhận Giá trị 1 làm kết quả, ngược lại nếu điều kiện khôngthoả mãn thì hàm nhận Giá trị 2 làm kết quả

* Dạng thức:

=If(Logical_test, Value_if_true,Value_if_false)

Trong đó:

Logical_test: Phép thử Logic (Điều kiện của hàm) Là một phép so sánh nên đối

số này luôn chứa các toán tử so sánh (=,>,>=,<,<=,….)

Value_if_true (Giá trị 1): Giá trị trả về của hàm nếu phép thử (Điều kiện) của

* Cy: - Giá trị 2 của hàm có thể chứa các hàm If con Có n trường hợp ta sử dụng n-1 If (Số If

luôn nhỏ hơn số trường hợp là 1 If và không vượt quá 7 hàm if)

- Trường hợp cuối của hàm If không cần ghi tên hàm không cần ghi điều kiện, chỉ cần ghi kết quả trả về.

- Kết thúc hàm If có bao nhiêu chữ “If” ta đóng bấy nhiêu ngoặc.

( Mỗi trường hợp thường là một cặp nguyên nhâ- kết quả: Nếu- thì)

BÀI 6 HÀM AND VÀ HÀM OR

* Công dụng: Là loại hàm Logic thường dùng để trợ giúp các phép thử điều kiện Cụ thể

là thường trợ giúp cho hàm If trong các trường hợp hàm If có điều kiện kép

+ Hàm If kết hợp với hàm Or khi điều kiện của hàm là điều kiện kép và chỉ cần một trong các điều kiện thoả mãn thì hàm If nhận giá trị 1 Hay hàm If có từ hai điều kiện trở lên và là điều kiện không đồng thời- “Hoặc”.

- Khi kết hợp vơi hàm And và hàm Or, hàm If có dạng:

 Một số điểm rút ra khi tính toán bằng hàm If:

 Bước 1: Nhận diện hàm

Nếu có cặp Nguyên nhân- Kết quả (Nếu- Thì) ta chắc chắn phải dùng hàm If

 Bước 2: Đếm số trường hợp (số cặp Nếu- Thì) để xác định số hàm If cần sửdụng

 Bước 3: Kiểm tra trong từng trường hợp xem là điều kiện đơn hay điều kiện kép

để xác định có phải dùng kết hợp với hàm And hoặc hàm Or không

 Bước 4: Nếu là điều kiện kép ta phải kiểm tra điều kiện đó đồng thời (và) haykhông đồng thời (hoặc) để lựa chọn hàm trợ giúp And hay Or cho từng trường hợp

Value1,…: Là các địa chỉ ô phải đếm

Ví dụ: Tại H14, địa chỉ ô của bảng Dl là A1:C5

Để đếm trong phạm vi ô trên có bao nhiêu ô chứa số ta sử dụng hàm Count

Ví dụ: Tại H14, địa chỉ ô của bảng Dl là A1:C5

Để đếm trong phạm vi ô trên có bao nhiêu ô chứa giá trị ta sử dụng hàm CountA:

Ví dụ: Tại H14, địa chỉ ô của bảng Dl là A1:C5

Để đếm trong phạm vi ô trên có bao nhiêu ô trống ta sử dụng hàm CountBlank:

Trong đó:

Range: Phạm vi ô cần đếm

Criteria: Điều kiện là một giá trị bất kỳ.

Lưu ý: Nếu điều kiện phải sử dụng các toán tử so sánh hoặc điều kiện là một giá trị thời gian thì

ta phải nhập trong cặp ngoặc kép.

Ví dụ: Tại H14, địa chỉ ô của bảng Dl là A1:C5

Để đếm trong phạm vi ô trên có bao nhiêu ô chứa giá trị là chữ “A” ta sử dụng hàmCountIf:

=CountIf(A1:C5,“A”)

> =3 (Trong phạm vi ô A1:C5 có ba ô chứa chữ “A”)