Soạn thảo trình chiếu bằng powerpoint

Soạn thảo trình chiếu bằng powerpoint

đào tạo

ph ơng pháp soạn thảo tài liệu phù hợp

yêu cầu tiêu chuẩn iso 9001:2000

Mục đích - yêu cầu đối với hệ thống Tài liệu

( Keep i t s imple and s traightforward)

- Dễ truy tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ sử dụng

* Tránh tình trạng quá nhiều tài liệu khi năng lực có thể

đảm bảo HTCL hoạt động hiệu quả.

Tài liệu của

Hệ thống Quản lý chất l ợng Năng lực nhân sự

PHÂN TíCH nhu cầu Về TàI LIệU

Bao nhiêu tài liệu?

nhận biết nhu cầu về tài liệu

Để biết một quy trình có thực sự cần thiết cho hoạt động của đơn vị hay không và khi nào phải biên soạn một quy

- Mức độ phức tạp của công việc hoặc hoạt động

- Mức độ sai lỗi của ng ời thực hiện công việc

- Sự cần thiết cho việc đào tạo nhân sự mới

- Giá trị gia tăng mà tài liệu đem lại

Phù hợp

Phù hợp

Lãng phí, quan liêu giấy tờ

Không phù hợp, tài liệu không đảm bảo hoạt động

có hiệu lực của hệ thống

Tài liệu

nhiều,

chi tiết

Năng lực cao Thấp

Nhận biết nhu cầu Bao nhiêu tài liệu?

Hoạch định cấu trúc tài liệu

(Các tài liệu và Sự kết nối giữa chúng)

Viện dẫn Tham khảo

Nhận biết nhu cầu

Tµi liÖu bªn ngoµi cÊu tróc hÖ thèng tµi liÖu

Yêu cầu đối với Hệ thống tài liệu

- Là công cụ để định h ớng và duy trì hệ thống chất l ợng

- Số l ợng không hạn chế, tuỳ thuộc quy mô HTQLCL ( 7))

- Thuận tiện khi sử dụng (dễ truy cập, dễ bảo quản, dễ phân phối)

- Tất cả các tài liệu phải đ ợc phê duyệt tr ớc khi sử dụng

1 Hình thức

- Thống nhất, dễ nhận biết

- Tên gọi rõ ràng, phản ánh đ ợc nội dung bên trong

- Đẹp mắt

- Chữ viết dễ đọc, có chia đoạn, phân ch ơng, khuyến khích sử dụng hình ảnh.

- Sử dụng khổ giấy sao cho thuận tiện trong việc sao chụp và l u giữ (A3)

2 Nội dung

- T ơng ứng với các quá trình của HTQLCL

- Có sự nối kết giữa các tài liệu, nh ng tránh trùng lặp

- Phù hợp với hoạt động thực tế và đáp ứng các yêu cầu của ISO 9001

- Mạch lạc, có logic, mang tính hỗ trợ (h ớng dẫn ) cho ng ời thực hiện công việc

- Linh hoạt, đảm bảo phù hợp với đa số các tr ờng hợp

3 Ngôn ngữ

- Văn viết

- Từ ngữ phải phù hợp với văn hoá của tổ chức, phù hợp với đối t ợng sử dụng tài liệu

Yêu cầu đối với một tài liệu trong Hệ thống tài liệu

- Nội dung chính (l u đồ/ bảng tóm tắt + mô tả chi tiết)

- Các h ớng dẫn/ phụ lục, biểu mẫu đi kèm

2 Hình thức trình bày

- Trang bìa (trang 1): biểu t ợng c a t ch của tổ chức ổ chức ức ; loại tài liệu; tên tài liệu; m số; ký hiệu lần sửa ã

đổi; ngày ban hành; trang/tổng số trang ; bảng theo dõi sự sửa đổi ; mục lục ; các ô ký duyệt

; danh sách phân phối ; phân ghi chú/ nhắc nhở.

- Trang nội dung (trang 2 - n) : biểu t ợng c a đ n v ủa tổ chức ơn vị ị ; loại tài liệu ; tên tài liệu ; m số ; ký ã

hiệu lần sửa đổi ; ngày banhành ; trang/ tổng số trang

- Biểu mẫu : biểu t ợng c a t ch c ủa tổ chức ổ chức ức ; tên biểu mẫu ; m sốã ; trang/ tổng số trang (nếu cần)

Yêu cầu đối với một tài liệu trong Hệ thống tài liệu

- M số : chùm chữ và số dùng thay thế cho tên gọi của tài liệu, cho biết nguồn ã

gốc và vị trí của tài liệu đó trong hệ thống tài liệu của t ch c ổ chức ức

- Lần sửa đổi : cho biết nội dung của tài liệu đ thay đổi bao nhiêu lần so với lần ã

ban hành đầu tiên, từ 0 đến n Tài liệu mới nhất là tài liệu có lần sửa đổi lớn nhất

- Ngày ban hành : ngày tài liệu đ ợc chính thức sử dụng và có hiệu lực

Một số ph ơng pháp mã hoá tài liệu

M số tài liệu đ ợc dùng để thay thế cho tên gọi của tài liệu, cho biết ã

nguồn gốc và vị trí của tài liệu đó trong hệ thống tài liệu của t ch c ổ chức ức

1 Theo thứ tự ban hành tài liệu

Ä Ký hiệu tài liệu + số thứ tự (01 - n)

2 Theo thứ tự các yêu cầu của ISO 9001

Ä Ký hiệu tài liệu + 2 chữ số của yêu cầu trong ISO 9001 + số thứ tự (01 - n)

3 Theo thứ tự các tài liệu trong một phòng ban/ đơn vị

Ä Ký hiệu tài liệu + viết tắt tên đơn vị soạn thảo + số thứ tự (01 - n) Ký hiệu tài liệu + viết tắt tên đơn vị soạn thảo + số thứ tự (01 - n)

4 Theo thứ tự các quá trình của HTQLCL

Ä Ký hiệu quá trình +ký hiệu tài liệu + số thứ tự (01 - n)

Giíi thiÖu vÒ c¸c lo¹i tµi liÖu TRONG

HÖ THèNG QU¶N Lý CHÊT L¦îNG

Là tài liệu công bố chính sách chất l ợng và mô tả hệ thống chất l ợng của một tổ chức;

Mô tả, h ớng dẫn thực hiện và duy trì hệ thống chất l ợng;

Nhằm mục đích:

- Thông báo về chính sách, thủ tục

- Cải tiến việc truyền đạt thông tin giữa các bộ phận, khu

vực và cá nhân

- Giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn do hiểu rõ trách

nhiệm của mình và của những ng ời có liên quan;

- làm tài liệu cho đào tạo để nhân viên hiểu đ ợc cách thức

quản lý chất l ợng trong tổ chức;

- Cung cấp Tài liệu làm cơ sở để đánh giá hệ thống chất

Là tài liệu mô tả tập hợp hay trình tự các công việc phải làm;

Thủ tục phải mô tả mức độ chi tiết cần thiết để kiểm soát các hoạt

động, các mối quan hệ t ơng tác của các nhân viên:

- quản lý,

- thực hiện,

- kiểm tra xác nhận công việc Trả lời các câu hỏi:

Làm gì? Ai làm? Khi nào làm? Làm ở đâu? Làm nh thế nào? (5w + 1H)

Giúp phổ biến rộng rãi kinh nghiệm và kỹ năng của một số thành viên trong tổ chức;

Có thể nói thủ tục là Tài liệu qui định cách thức phối hợp giữa các

bộ phận và thiên về MặT tổ chức hơn là kỹ thuật.

Thủ tục có thể:

- nằm trong sổ tay chất l ợng; hoặc

- Đ ợc viện dẫn đến trong sổ tay chất l ợng

Thủ tục / quy trình Thủ tục / quy trình

H ớng dẫn:

trong khi thủ tục có thể trả lời các câu hỏi nh :

- làm gì? (What)?

- Công việc đó ai làm (Who)?

- khi nào làm Công việc đó? (When)?

- Công việc đó làm nh thế nào (How)?.

- Công việc đó làm ở đâu (Where)?

- Tại sao phải làm công việc đó (Why)?

(5W+1H)

H ớng dẫn chỉ trả lời duy nhất “làm nh thế nào?” - How?

Thông th ờng:

- h ớng dẫn nhằm mục đích sử dụng chung cho một số thành

viên của tổ chức thực hiện (các) công việc giống nhau

- H ớng dẫn là Tài liệu chi tiết hóa công việc đ ợc đề cập

trong thủ tục.

H ớng dẫn

Nguyên tắc:

- Chia thành các b ớc nhỏ;

- Đảm bảo dễ sử dụng;

- Dễ đọc và dễ làm theo;

Biểu mẫu

để ghi chép thống nhất các kết quả công việc đã đạt đ ợc và là cơ

sở để làm bằng chứng cho kết quả của các công việc đã thực hiện Trong quá trình sử dụng, biểu mẫu trải qua các giai đoạn sau:

Các yêu cầu đối với biểu mẫu:

- có đầy đủ các ô và chỗ trống để ghi chép kết quả đạt đ ợc;

- Có các ô chữ ký;

- mã số nhận dạng, ngày tháng áp dụng biểu mẫu;

- Số trang khi cần thiết;

- Không mơ hồ (các ô để ghi các kết quả phải rõ ràng, đ ợc hiểu

nhất quán)

Các l u ý:

- Không nhất thiết phải đóng dấu thể hiện tình trạng soát xét

trên tất cả các biểu mẫu, chỉ cần một bản gốc có dấu để so

sánh đối chiếu khi cần thiết

Biểu mẫu là tài liệu Dữ liệu Hồ sơ

 CấU TRúC CủA QUY TRìNH:

TRANG BìA + CáC Ô Ký DUYệT

BảNG THEO DõI TìNH TRạNG SửA Đổi + danh sách phân phối tài liệu

1 Mục đích

2 Phạm vi áp dụng

3 Tài liệu tham khảo

4 Thuật ngữ và định nghĩa (nếu có)

5 Trách nhiệm hoặc quy định chung (nếu có)

6 Nội dung: bao gồm

 ph ¬ng ph¸p x©y dùng phÇn néi dung cña quy tr×nh:

- LIỆT KÊ TOÀN BỘ CÁC BƯỚC CÔNG VIỆC PHẢI THỰC HIỆN LIÊN QUAN ĐẾN HOẠT ĐỘNG CẦN LẬP QUY TRÌNH;

- SẮP XẾP LẠI CÁC BƯỚC THEO TRÌNH TỰ THỜI GIAN VÀ LUỒNG CHUYỂN GIAO CÔNG VIỆC;

- ĐỐI CHIẾU VỚI CÁC YÊU CẦU TRONG TCVN ISO 9001:2000 ĐỂ BỔ SUNG CÁC BƯỚC, CÁC HOẠT ĐỘNG TIÊU CHUẨN YÊU CẦU MÀ HIỆN TẠI ĐƠN VỊ CHƯA CÓ (NẾU CÓ);

- LOẠI BỎ NHỮNG BƯỚC CÔNG VIỆC THỪA KHÔNG TẠO RA GIÁ TRỊ GIA TĂNG;

- ẤN ĐỊNH CÁC TRÁCH NHIỆM CÓ LIÊN QUAN CHO TỪNG BƯỚC CỦA QUY TRÌNH (CÀNG CỤ

THỂ CÀNG TỐT); VÍ DỤ: PHÒNG HÀNH CHÍNH - VĂN PHÒNG BỘ  NHÂN VIÊN VĂN THƯ

- XÁC ĐỊNH CÁC TÀI LIỆU, CÁC BIỂU MẪU CẦN THIẾT (NẾU CÓ), ĐƯỢC SỬ DỤNG CHO TỪNG BƯỚC CÔNG VIỆC TƯƠNG ỨNG TRONG QUY TRÌNH.

Thñ tôc / quy tr×nh

 CáC Ký HIệU CHUẩN Và THốNG NHấT DùNG Để Vẽ LƯU Đồ:

XáC ĐịNH NHIệM Vụ Và XÂY DựNG

Các b ớc công việc đ ợc thực hiện trong quá trình

Các b ớc kiểm tra, quyết định, cân nhắc, lựa chọn

Dừng, kết thúc

điểm nối khi chuyển sang trang kế tiếp

Luồng công việc đ ợc thực hiện

CáCH THứC SOạN THảO QUY TRìNH GIảI QUYếT CÔNG VIệC

 cách thức diễn giảI nội dung chi tiết của quy trình:

Căn cứ vào l u đồ để diễn giảI nội dung chi tiết của quy trình.

Bám sát các nguyên tắc cơ bản:

5W+1H (WHO, WHEN, WHAT, WHERE, WHY AND HOW)

4M+1I (MAN, MATERIAL, MACHINE, METHOD AND INFORMATION)

Về CƠ BảN, CHíNH Là TRả LờI CáC CÂU HỏI SAU: KHI NàO? AI THựC HIệN? LàM VIệC Gì? ở ĐÂU? CĂN Cứ VàO CáI Gì?

Sử DụNG PHƯƠNG TIệN, TàI LIệU, BIểU MẫU Gì? LàM NHƯ THế NàO?

RIÊNG LàM NHƯ THế NàO, THì TùY THUộC VàO NộI DUNG, TíNH CHấT CÔNG VIệC Có THể GIảI THíCH KHáI QUáT CáCH THứC THựC HIệN TRƯờng hợp có những b ớc công việc cần quy định chi tiết cách thức thực hiện (mang tính kỹ thuật hoặc chuyên môn nghiệp vụ)  chỉ cần tham chiếu đến một h ớng dẫn công việc có liên

ví dụ: để diễn giảI b ớc “xây dựng kế hoạch xuất bản định kỳ, hàng năm” trong quá trình xuất bản ấn Phẩm thông tin chuyên đề khoa học pháp lý của viện khoa học pháp lý

Vào tháng 1 hàng năm (1), Căn cứ vào giấy phép xuất bản sô 11/GP-XBBT ngày 28/02/2005 (5), chuyên viên của

- đ a ra đ ợc kiến nghị với tổng biên tập về nội dung chủ đề dự kiến đăng;

- Dự kiến đ ợc những thay đổi thông tin đột biến cho kế hoạch của năm;

- đề xuất bổ sung kế hoạch cho cho tờ thông tin khoa học pháp lý.

Ghi chú: (1) Khi nào; (2) ai; (3) làm việc gì; (4) cáI gì; (5) sử dụng ph ơng tiện, tài liệu, biểu mẫu gì

(6) làm nh thế nào

CáCH THứC SOạN THảO QUY TRìNH GIảI QUYếT CÔNG VIệC

PH¢N TÝCH C¸CH THøC X¢Y DùNG QUA C¸C VÝ Dô THùC TÕ

1.1 QUY TRÌNH ĐƠN GIẢN, TƯƠNG ĐỐI HOÀN THIỆN:

QUY TRÌNH XÂY DỰNG BÁO CÁO ĐỊNH KỲ, ĐỘT XUẤT CỦA VĂN PHÒNG BỘ

1.2 QUY TRÌNH PHỨC TẠP, TƯƠNG ĐỐI HOÀN THIỆN:

QUY TRÌNH XÂY DỰNG GIÁO TRÌNH, HỌC LIỆU CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC LUẬT

THÁNG 12/2008 ĐẾN THÁNG 2/2009), ĐÃ TƯ VẤN VÀ ĐANG HOÀN THIỆN:

2.1 CÁC QUY TRÌNH ĐƠN GIẢN:

2.1.1 QUY TRÌNH ĐƠN GIẢN, TƯƠNG ĐỐI HOÀN THIỆN:

QUY TRÌNH HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ TRỢ GIÚP PHÁP LÝ

2.1.2 QUY TRÌNH ĐƠN GIẢN, CHƯA HOÀN THIỆN:

QUY TRÌNH CẤP, THAY ĐỔI, GIA HẠN GIẤY PHÉP HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG CNNN

2.2 CÁC QUY TRÌNH CÓ NHIỀU BƯỚC, PHỨC TẠP:

2.2.1 QUY TRÌNH PHỨC TẠP, TƯƠNG ĐỐI HOÀN THIỆN:

QUY TRÌNH THẨM ĐỊNH VBQPPL TRONG TRƯỜNG HỢP THÀNH LẬP HỘI ĐỒNG THẨM ĐỊNH QUY TRÌNH HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ THI HÀNH ÁN DAN SỰ

QUY TRÌNH LẬP, PHÂN BỔ, ĐIỀU CHỈNH VÀ BỔ SUNG DỰ TOÁN NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC

Tæng kÕt