chuong 6 thong tin và quyet dịnh quản trị

thong tin và quyet dịnh

THÂN CHÀO CÁC BẠN

SINH VIÊN

BÀI GIẢNG QU N TR HỌC ẢN TRỊ HỌC Ị HỌC

CHƯƠNG 6:

THÔNG TIN VÀ QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ

6.1 THÔNG TIN TRONG QUẢN TRỊ

Thông tin quản trị

• Thông tin : Thông tin là các tin tức mà con người trao đổi với nhau, bao gồm những tri thức về

các đối tượng

• Thông tin quản trị : Là những tin tức được thu

nhận, cảm thụ và được đánh giá là có ích cho

việc ra quyết định quản trị hoặc để giải quyết

một nhiệm vụ nào đó trong quản trị

6.1 THÔNG TIN TRONG QUẢN TRỊ

6.1.2 Vai trò của thông tin quản trị

• Thông tin là đối tượng lao động của quản trị viên nói chung và của lãnh đạo nói riêng

– Những thông tin nhà quản trị cần bao gồm:

thông tin đầu vào, thông tin ngược từ đầu ra, thông tin từ môi trường xung quanh

• Thông tin là công cụ của quản trị

• Thông tin là căn cứ để các tổ chức xây dựng chiến lược phát triển của tổ chức

• Thông tin là cơ sở để thực hiện hạch toán kinh tế( đối với các tổ chức kinh doanh)

Phương pháp thu thập và xử lý thông tin

Thu thập thông tin

• Phương pháp phỏng vấn trực tiếp

– Ưu điểm:

Thu thập thông tin nhanhNgười tham gia phỏng vấn nắm được nhu cầu, mong muốn của đối tượng phỏng vấn

– Nhược điểm:

Hạn chế đối tượng phỏng vấn vì tốn thời gian, chi phíKết quả tùy thuộc vào quan điểm của người đi hỏiKhó khăn trong công tác tổng hợp

Thu thập thông tin

• Phương pháp thu thập bằng các phương tiện fax, điện thoại…

Thu thập thông tin

• Phương pháp thu thập bằng phiếu điều tra

– Báo cáo miệng

– Báo cáo bằng cuộc họp, hội thảo…

6.2 QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ

• Quyết định và các loại quyết định

– Khái niệm: Quyết định quản trị là hành vi sáng tạo của nhà quản trị

nhằm định ra mục tiêu, chương trình và tính chất hoạt động của tổ chức để giải quyết một vấn đề trên cơ sở hiểu biết các quy luật vận động khách quan và phân tích những thông tin về tổ chức và môi trường

– Phân loại

Theo thời gian: QĐ dài hạn, QĐ trung hạn, QĐ ngắn hạnTheo mức độ quan trọng: QĐ chiến lược, QĐ chiến thuật,

QĐ tác nghiệpTheo phạm vi tác động: QĐ tổng thể, QĐ bộ phậnTheo quy mô các nguồn lực được huy động: QĐ lớn, QĐ vừa, QĐ nhỏ

Theo cấp bậc: QĐ cấp cao, QĐ cấp trung gian, QĐ cấp thấp

Theo lĩnh vực hoạt động: QĐ sản xuất, QĐ tài chính…

Phân loại quyết định quản trị :

Tiêu thức Các loại

quyết địnhNhận Xét

Tiêu thức Các loại quyết địnhNhận Xét

Tiêu thức Các loại quyết địnhNhận Xét

Theo tính chất

Quyết định chiến lược

Quyết định chiến thuật

Quyết định tác nghiệp

Liên quan đến các mục tiêu tổng quát hoặc dài hạn của tổ chức

Liên quan mục tiêu hẹp, như mục tiêu các bộ phận, chức năng.

Liên quan đến việc điều hành các công việc hàng ngày

Phân loại quyết định quản trị :

Tiêu thức Các loại

Theo thời gian

Quyết định dài hạn

Quyết định trung hạn

Quyết định ngắn hạn

Hơn một chu kỳ hoạt động

Trong một chu kỳ

Ngắn hơn một chu kỳ

Phân loại quyết định quản trị :

Tiêu thức Các loại

quyết địnhNhận Xét

Tiêu thức Các loại quyết địnhNhận Xét

Tiêu thức Các loại quyết địnhNhận Xét

Theo chức năng

quản trị

Quyết định kế hoạch

Quyết định tổ chức Quyết định điều khiển Quyết định kiểm soát

Liên quan đến những mục tiêu, phương

hướng hoạt động Bộ máy tổ chức, phân quyền

Cách thức lãnh đạo và động viên

Tiêu chuẩn kiểm soát, hình thức kiểm soát

Phân loại quyết định quản trị :

Tiêu thức Các loại quyết địnhNhận Xét

Theo cách soạn

thảo

Quyết định theo chương trình sẵn

Quyết định không Theo chương trình ( các hoạt động không lặp lại )

Các hoạt động lặp lại, ít thay đổi có thể lập trình gắn với kế hoạch

chuẩn.

Những vấn đề biến động phức tạp, không chắc chắn, không lặp lại, Quyết định có tính rủi ro cao Thường gắn với quản trị cấp cao, thích hợp với kế hoạch chuyên biệt

6.2.QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ

• Đặc điểm và yêu cầu đối với quyết định quản trị

– Đặc điểm:

QĐ quản trị là QĐ của một tổ chức, là sản phẩm của các nhà quản trị

QĐ quản trị luôn đi cùng các vấn đề của một tổ chức

QĐ đưa ra phù hợp vớ các định hướng và mục tiêu của tổ chức

QĐ quản trị phải phù hợp với các quy luật, xu thế khách quan, các nguyên lý và nguyên tắc khoa học

QĐ đưa ra phải được vận dụng bằng các phương pháp khoa học

Tính tối ưu: thỏa mãn cao nhất các mục tiêu và phù hợp với các ràng buộc

Tính linh hoạt: đáp ứng được sự thay đổi của môi trường

Tính hệ thống

– Nhóm nhân tố chủ quan

Kinh nghiệmKhả năng xét đoánKhả năng sáng tạoKhả năng định lượng

Năng lực và phẩm chất của người ra quyết định

– Các nguyên tắc ra quyết định quản trị

Nguyên tắc hệ thốngNguyên tắc khả thiNguyên tắc khoa họcNguyên tắc dân chủNguyên tắc kết hợp

6.2.QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ

• Quá trình tổ chức thực hiện các quyết định quản trị

– Quá trình đề ra quyết định quản trị

Bước 1 Xác định vấn đề ra quyết địnhBước 2 Chọn tiêu chuẩn đánh giá phương án

Phản ánh được mức độ đóng góp của phương án nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức

Có thể tính toán được

Số lượng không quá nhiềuBước 3 Tìm kiếm các phương án để giải quyết vấn đềBước 4 Đánh giá các phương án

Bước 5 Lựa chọn phương án và ra quyết định

6.2 QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ

• Quá trình tổ chức thực hiện các quyết định quản trị

– Quá trình thực hiện quyết định quản trị

Bước 1 Ra văn bản quyết địnhBước 2 Xây dựng kế hoạch tổ chức thực hiện QĐBước 3 Tuyên truyền và giải thích quyết địnhBước 4 Thực hiện quyết định theo kế hoạchBước 5 Kiểm tra việc thực hiện quyết địnhBước 6 Điều chỉnh quyết định

Bước 7 Tổng kết việc thực hiện quyết định

6.2 QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ

• Phương pháp ra quyết định quản trị

– Phương pháp cá nhân ra quyết định

– Phương pháp ra quyết định tập thể

Ưu điểm

Đảm bảo tính dân chủ trong tổ chức Tập hợp được sáng kiến của nhiều người Đảm bảo cơ sở tâm lý- xã hội cho các QĐ

Nhược điểm

Tốn kém thời gian và chi phí

Dễ bị ảnh hưởng bởi ý kiến của một vài cá nhân Trách nhiệm của chủ thể ra QĐ không rõ ràng

6.2 QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ

• Phương pháp ra quyết định quản trị

– Phương pháp cá nhân ra quyết định

– Phương pháp ra quyết định tập thể

Kỹ thuật tập thể danh nghĩa

Kỹ thuật sáng tạo của Osborn

6.2.5 Quá trình tổ chức thực hiện các quyết định quản trị

– Quá trình đề ra quyết định quản trị

Bước 1 Xác định vấn đề ra quyết địnhBước 2 Chọn tiêu chuẩn đánh giá phương án

Phản ánh được mức độ đóng góp của phương án nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức

Có thể tính toán được

Số lượng không quá nhiều

Bước 3 Tìm kiếm các phương án để giải quyết vấn đềBước 4 Đánh giá các phương án

Bước 5 Lựa chọn phương án và ra quyết định

Các mô hình ra quyết định :

MÔ HÌNH 1 Nhà quản trị độc lập ra quyết định dựa trên

những hiểu biết của mình, hoàn toàn không có sự tham khảo với các thuộc cấp khác

MÔ HÌNH 2 Nhà quản trị đề nghị các nhân viên cung cấp

các thông tin, sau đó độc lập đưa ra giải pháp cho vấn đề cần quyết định

MÔ HÌNH 3 Nhà quản trị trao đổi với các nhân viên có

liên quan để lắng nghe ý kiến và đề nghị của họ mà không cần tập trung họ lại, sau đó nhà quản trị ra quyết định có thể bị ảnh hưởng hoặc không bị ảnh hưởng bởi các ý kiến trên

Các mô hình ra quyết định :

MÔ HÌNH 4 Các nhà quản trị trao đổi với tập thể để lấy ý

kiến và đề nghị chung của họ Sau đó nhà quản trị sẽ đưa ra quyết định với nội dung có thể bị ảnh hưởng hoặc không bị ảnh hưởng bởi các ý kiến tập thể

MÔ HÌNH 5 Nhà quản trị trao đổi với tập thể, lấy ý kiến và

đi đến một sự nhất trí chung Đưa ra quyết định

bị phụ thuộc vào ý kiến đa số của tập thể

LỰA CHỌN MÔ HÌNH

Để lựa chọn mô hình ra quyết định phù hợp nhà quản trị

cần trả lời các câu hỏi sau:

Vấn đề ra quyết định có cấp bách không ?

Chúng ta có đủ thông tin hay tài năng cần thiết để tự giải quyết được vấn đề hay chưa ?

Vấn đề đã được hiểu thấu đáo chưa ? Chúng ta có biết mình cần tìm kiếm những thông tin gì và kiếm chúng ở đâu chưa ? Sự chấp nhận của tập thể có thuận lợi cho sự thành công

của quyết định hay không ?

Một số vấn đề thường xảy ra khi ra quyết định

+ Tê liệt do sự phân tích

+ Sợ ra quyết định sai

+ Tâm lý cầu toàn

+ Quá tin tưởng ở kinh nghiệm quá khứ

+ Ra quyết định khi lượng thông tin chưa đầy đủ + Tầm nhìn hạn hẹp, chủ quan.

+ Aûnh hưởng của xu thế trong quá khứ

+ Aûnh hưởng của văn hóa tổ chức

+ vv…

HẾT

CẢM ƠN