- Thực hiện đúng nhiệm vụ được phân công, thực hiện nếp sống văn hóa nơi công sở, phòng bảo vệ là nơi tiếp đón và hướng dẫn khách đầu tiên khi khách đến làm việc và liên hệ công tác với [r]
Trang 1UBND THỊ XÃ PHƯỚC LONG CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG THCS THÁC MƠ Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: /QĐ-THCSTM Thác Mơ, ngày 10 tháng 08 năm 2016
QUY ĐỊNH NHIỆM VỤ CÔNG VIỆC CỦA TỔ VĂN PHÒNG
- Căn cứ thông tư 12/2011/TT-BGD&ĐT ngày 28 tháng 3 năm 2011 về việc ban hành Điều lệ trường THCS, THPT và trường PT có nhiều cấp học,
Hiệu trưởng trường THCS Thác Mơ phân công nhiệm vụ công việc của các cá nhân trong tổ văn phòng như sau
1 BẢO VỆ:
- Bảo vệ tài sản, bảo vệ an ninh, phòng chóng cháy nổ, bảo đảm an toàn cơ quan và giữ gìn uy tín của nhà trường, của cán bộ, giáo viên và công nhân viên trong nhà trường
- Thực hiện đúng nhiệm vụ được phân công, thực hiện nếp sống văn hóa nơi công sở, phòng bảo vệ là nơi tiếp đón và hướng dẫn khách đầu tiên khi khách đến làm việc và liên hệ công tác với nhà trường nên phải sắp xếp khoa học, đảm bảo vệ sinh sạch sẽ, gọn gàng, không được tổ chức các sinh hoạt cá nhân trong phòng làm việc
- Phải có mặt đúng nơi làm việc được quy định đối với nhân viên bảo vệ trong thời gian quy định của ca trực ( Sáng từ 6 giờ đến 12g; chiều từ 12 giờ đến 18g; Tối từ 18g đến 6g sáng hôm sau)
- Bồi thường vi phạm về vật chất: Bồi thường 100% giá trị tài sản trong trường hợp để
kẻ gian trộm cắp hoặc phá hoại
- Tuyệt đối không cho học sinh ra cổng (trong giờ học) khi chưa được sự cho phép của BGH hay của Giám thị trường
- Kiểm soát mọi đối tượng ra vào Trường
- Hướng dẫn khách đến liên hệ công tác với Trường, cụ thể:
+ Tìm hiểu một số thông tin và nhu cầu của khách Ví dụ: khách thuộc cơ quan, tổ
chức nào? cần gặp ai? liên hệ việc gì? đã hẹn trước hay chưa?
+ Nếu nhận được sự đồng ý tiếp khách của lãnh đạo, đề nghị khách xuất trình giấy chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ tùy thân khác để vào sổ theo dõi và giữ lại; đồng thời trao thẻ cho khách để vào làm việc trong trường Trả lại giấy tờ cho khách và nhận lại thẻ khi khách đã liên hệ xong công việc và ra khỏi trường
- Kịp thời báo cáo với các cấp quản lý và cơ quan an ninh trên địa bàn khi gặp phải những tình huống bất thường khó khăn và phức tạp để có biện pháp giải quyết
- Đánh trống điều hành giờ giấc ra vào lớp theo đúng thời gian biểu của nhà trường trong thời gian học sinh học tập
- Thường xuyên tuần tra, canh gác các khu vực trong khuôn viên nhà trường để kịp thời phát hiện những sự cố về điện, nước và bảo vệ trật tự, trị an, an toàn tài sản
- Đóng, tắt điện hệ thống đèn bảo vệ, đèn chiếu sáng trong phạm vi trường đúng giờ quy định; bơm cấp nước cho các tòa nhà làm việc, khu nhà vệ sinh học sinh, giáo viên; đảm bảo lượng nước sử dụng và sinh hoạt theo quy định
Trang 2- Kiểm tra, tắt điện, quạt phòng học, chức năng và khóa các phòng học cuối buổi, cuối ngày
- Kiểm tra việc sử dụng toàn bộ hệ thống phòng học, phòng thí nghiệm; phòng học bộ môn; phòng máy vi tính, phòng kho, phòng làm việc, … và các thiết bị điện, nước của các đơn vị, cá nhân và học sinh trong Trường
- Tu sửa CSVC bị hư hỏng nhỏ, treo các băng rôn, bảng chữ khi nhà trường yêu cầu
- Thực hiện những nhiệm vụ khác do BGH trường phân công
- Tham gia đầy đủ các hoạt động của nhà trường
2 VĂN THƯ:
Nhân viên văn thư có những nhiệm vụ cụ thể sau:
- Nhận công văn đi, đến ghi vào sổ theo qui định và chuyển cho hiệu trưởng xử lý, giúp hiệu trưởng lưu trữ công văn đi, đến Các công văn đi và công văn đến được poto làm 2 bản gởi cho hiệu trưởng 01 bản và lưu giữ 01 bản Cập nhật vào sổ ký nhận, giao cho các bộ phận để thực hiện Hằng ngày, vào trang điều hành của UBND thị xã, SGD và trang điều hành của trường để lấy các loại văn bản, thông tin cần giải quyết Theo dõi và kịp thời báo cáo cho hiệu trưởng biết những công văn nào chưa hoàn thành
- Đánh máy các loại văn bản hành chính của trường khi được sự phân công của hiệu trưởng và của các phó hiệu trưởng vào sổ đủ, đúng qui định và gửi đi nhanh, kịp thời, đúng địa chỉ
- Photo các loại tài liệu khi được sự phân công của hiệu trưởng ( phải có đề xuất photo tài liệu được hiệu trưởng phê duyệt)
- Đề xuất mua sắm các loại văn phòng phẩm của nhà trường ( giấy in A4, giấy photo, vpp ) và phát cho GV, lãnh đạo nhà trường Lưu ý tất cả việc mua sắm, photo tài liệu
phải có đề xuất được sự thống nhất của hiệu trưởngvà lưu giữ lại phiếu đề xuất để làm
hồ sơ quyết toán sau này
- Quản lí các loại con dấu của nhà trường, không được mang con dấu ra khỏi trường, không để người khác sử dụng con dấu Không được đóng dấu vào những chữ kí photô của hiệu trưởng hay phó hiệu trưởng Không được đóng dấu khi chưa có chữ kí của lãnh đạo nhà trường và khi trình kí phải có đầy đủ các thông tin trên các loại giấy tờ cần kí Kiểm tra lại các loại văn bản khi trình kí ( nội dung, văn phong, chính tả )
- Quản lí giấy giới thiệu, giấy công tác, ghi giấy giới thiệu, giấy công tác khi hiệu trưởng yêu cầu Ghi cụ thể số giấy giới thiệu, giấy công tác và cấp đúng người được BGH phân công đi công tác
- Hoàn thành các báo cáo độ xuất, định kỳ đúng thời gian quy định
- Quản lí các loại hồ sơ của học sinh và các loại giấy tờ liên quan đến học sinh ( Học bạ, bằng tốt nghiệp, sổ điểm lớn, sổ cấp chứng nhận nghề, sổ đầu bài )
- Ghi sổ đăng bộ, quản lý sổ gọi tên ghi điểm, học bạ tại văn phòng (lập sổ theo dõi ký mượn hàng ngày), quản lý học bạ học sinh, sổ theo dõi và cấp phát văn bằng, sổ theo dõi học sinh chuyển đi – chuyển đến
- Các loại hồ sơ khi tham mưu lãnh đạo nhà trường kí cần phải đối chiếu với hồ sơ gốc như sổ điểm, học bạ, dữ liệu tại máy tính tránh để tình trạng sửa điểm tùy tiện
- Hàng tháng lấy sĩ số học sinh và tổng hợp HS nghỉ bỏ học, chuyển đi học nghề
- Chịu trách nhiệm về việc cấp phát bằng tốt nghiệp, chứng chỉ nghề phổ thông
Trang 3- Hướng dẫn học sinh và phụ huynh học sinh thực hiện công tác chuyển đi và chuyển đến, hướng dẫn điều chỉnh sai sót, cấp giấy chứng nhận hoàn thành chương trình phổ thông khi phụ huynh học sinh yêu cầu, cấp giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời
- Thường xuyên kiểm tra các loại hồ sơ kịp thời, phát hiện những sai sót báo cáo cho hiệu trưởng biết để giải quyết theo đúng qui chế
- Sắp xếp hồ sơ khoa học, chính xác, có lịch làm việc cụ thể để tiện cho giáo viên, phụ huynh và học sinh khi liên hệ công tác
- Nghiên cứu cách ghi các loại hồ sơ và hướng dẫn giáo viên ghi đúng quy định Đối với từng loại sổ :
+Sổ đăng bộ: Ngay từ đầu năm học phải cập nhật toàn bộ số học sinh lớp 6 mới vào học
và ghi lớp mới của học sinh cũ chuyển lên lớp mới và điền đầy đủ các loại thông tin cần thiết của sổ đăng bộ
+Sổ gọi tên ghi điểm: thực hiện việc lưu giữ cẩn thận và khoa học theo từng năm học,
kiểm tra việc kí đóng dấu ở các năm học trước khi thực hiện việc lưu trữ
+ Sổ học bạ: Quản lí sổ học bạ của học sinh, kiểm tra việc vào điểm, chữ kí của GVBM,
GVCN, thay mặt BGH đóng dấu đồng ý với GVCN và trình BGH kí vào đầu năm học.
Đối với học sinh bỏ học học bạ đó cần lấy ra và lưu vào vị trí năm học học sinh bỏ học Cuối năm học khi đã có kết quả kiểm tra hồ sơ chéo giữa các GVCN văn thư có trách nhiệm kiểm tra xem GVCN đã sửa chữa những lỗi sai sót mà người kiểm tra đã phát hiện hay chưa trước khi nhận học bạ
-Sổ cấp phát văn bằng, chứng chỉ: vào sổ cấp phát bằng với đầy đủ thông tin.
- Sổ đầu bài: lưu giữ theo quy định, hằng cuối mỗi học kì thu tất cả các sổ đầu bài của
tất cả các khối lớp và bảo quản theo năm học, đối với các lớp không nộp sổ đầu bài giáo
vụ cần báo cáo cho hiệu trưởng để có biện pháp xử lí
- Sổ báo giảng của GV: lưu giữ theo quy định, hằng cuối mỗi học kì thu tất cả các sổ
của tất cả các giáo viên và bảo quản theo năm học
- Quy định đối với việc rút hồ sơ học sinh: Người rút hồ sơ phải là người đứng tên trên
hồ sơ đó và phải có các loại giấy tờ chứng minh là đúng tên mình Trường hợp người đứng tên trên hồ sơ không thể đến rút được thì phải có giấy ủy quyền cho người đến rút
và người đến rút hồ sơ phải có giấy tờ chúng minh mình là người được ủy quyền Khi giao nhận bằng, hồ sơ học sinh giáo vụ phải ghi số chứng minh thư của người nhận vào
sổ cấp phát bằng
- Đảm bảo hồ sơ và lưu trữ theo quy định
- Tham gia đầy đủ các hoạt động của nhà trường Thực hiện các nhiệm vụ khác khi HT phân công
- Thời gian làm việc
+ Buổi sáng: từ 7g30 đến 10g30
+ Buổi chiều: từ 13g30 đến 16g30
3 KẾ TOÁN:
Kế toán nhà trường có những nhiệm vụ sau:
- Tham mưu cho HT về quản lý tất cả các nguồn tài chính, tài sản Lập tất cả các dự trù chi tiêu do HT chỉ đạo Quản lý hồ sơ, chứng từ theo đúng nguyên tắc tài chính Giải quyết nhanh chóng, kịp thời , linh hoạt, chính xác, có trách nhiệm các khoản thu-chi và
Trang 4các chế độ, chính sách cho CB-GV-NV Hàng tháng, hàng quý quyết toán tất cả các nguồn thu-chi và báo cáo với hiệu trưởng tình hình thu chi
- Thường xuyên theo dõi các văn bản, thông tin, các văn bản tài chính mới ban hành và báo cáo kịp thời những công văn mới cho Hiệu trưởng
- Có trách nhiệm hướng dẫn CBGVCNV trong nhà trường quyết toán kinh phí đúng theo quy định, nhanh chóng kịp thời
- Ngay từ đầu năm khi có kinh phí được giao kế toán phải lập dự kiến kế hoạch thu, chi
- Xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ theo Nghị định 43 của chính phủ; Dự toán thu chi học phí, quỹ PHHS đúng quy định
- Ngày 01 đến ngày 10 hàng tháng hoàn thành thủ tục chuyển kinh phí chi lương cho CBGVCNV
- Hướng dẫn GVCN thực hiện các chế độ chính sách cho học sinh kịp thời, đúng quy định
- Nộp nguồn học phí, BHYT học sinh và giáo viên cho các cơ quan liên quan đúng thời gian quy định
- Ngày 25 đến 30 hàng tháng cập nhật tài chính, tiền mặt, tài sản và báo cáo cho HT, và phải có nhiệm vụ cung cấp cho Ban kiểm tra trường tình hình thu- chi các nguồn quỹ để công khai trước toàn trường
- Hàng tháng phải công khai tài chính của đơn vị, báo cáo qua các lần họp Hội đồng hoặc báo cáo bằng văn bản niêm yết tại bản công khai tài chính nhà trường
- Mọi sự mất mát chứng từ thất thoát công qũy do thiếu trách nhiệm, hoặc chi sai chế độ, sai nguyên tắc tài chính thì phải bồi thường và chịu trách nhiệm trước pháp luật
- Thực hiện đầy đủ hồ sơ kế toán theo quy định hiện hành
- Tham gia đầy đủ các hoạt động của nhà trường
- Thời gian làm việc
+ Buổi sáng: từ 7g30 đến 10g30
+ Buổi chiều: từ 13g30 đến 16g30
4 THƯ VIỆN:
- Quản lý các loại sách giáo khoa, sách tham khảo, truyện, báo, tạp chí v.v theo đúng nguyên tắc quản thư, nội quy thư viện
- Kịp thời cung cấp các loại sách cho CB-GV-NV và HS có nhu cầu học tập, nghiên cứu
- Đề xuất mua bổ sung những đầu sách hay, chủ động làm thanh lý những đầu sách cũ, không còn sử dụng được
- Giới thiệu những tài liệu, sách mới đến GV, HS Riêng báo, tạp chí mới, khi nhận phải gởi về phòng HT trước
- Thực hiện kiểm kê định kỳ, báo cáo đầy đủ, kịp thời theo qui định (kiểm tra đột xuất, kiểm tra cuối mỗi học kỳ)
- Có sổ sách theo dõi, cập nhật thường xuyên tình hình cho mượn, nhập hoặc mua mới các đầu sách Nếu để thất thoát, hư hao, mất mát phải bồi thường
- Mở sổ mượn đối với giáo viên cuối mỗi năm học phải tổng hợp tình hình và báo cáo cho BGH
- Lập hồ sơ cấp phát các loại hồ sơ sổ sách đúng theo quy định, người phát phải ghi,
Trang 5người nhận phải ký nếu để xẩy ra tình trạng thiếu và thất thoát thì cá nhân phải chịu trách nhiệm
- Hàng tháng phải có kế hoạch hoạt động và báo cáo cho hiệu trưởng biết các vấn đề thuộc trách nhiệm của mình
- Giới thiệu sach1` theo chủ điểm mỗi tháng 1 lần
- Tham mưu xây dựng thư viện và thực hiện để đạt thư viện xuất sắc
- Tham gia đầy đủ các hoạt động của nhà trường
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi hiệu trưởng phân công
- Thời gian làm việc
+ Buổi sáng: từ 7g30 đến 10g30
+ Buổi chiều: từ 13g30 đến 16g30
5 Y TẾ:
- Giải quyết các trường hợp sơ cứu, xử lý ban đầu các bệnh thông thường (khi học sinh đang học và tham gia các hoạt động khác tại trường) Sau khi xử lý ban đầu cần thông báo để cha mẹ học sinh biết để gia đình tiếp tục giải quyết và chuyển lên cơ sở y tế tuyến trên
- Lên kế hoạch, phối hợp với trung tâm y tế trong việc phòng bệnh và chữa bệnh (y tế học đường), phối hợp thu, quyết toán BHYT
- Tổ chức thực hiện các chương trình, bảo vệ, chăm sóc và giáo dục sức khỏe của ngành
y tế và giáo dục đào tạo triển khai trong năm học
- Tuyên truyền phòng chống các bệnh tật học đường (cận thị, gù, vẹo cột sống, một số bệnh thường mắc ở lứa tuổi học sinh) Hướng dẫn cán bộ, giáo viên, học sinh trong các công tác phòng chống dịch bệnh, sốt rét, , phòng chống các tệ nạn xã hội và thực hiện công tác dân số kế hoạch hóa gia đình
- Tham gia kiểm tra, xây dựng trường học (xanh - sạch - đẹp), an toàn vệ sinh
- Thực hiện sơ kết, tổng kết, đánh giá tình hình sức khỏe học sinh, lập sổ sức khỏe, phiếu khám sức khỏe định kỳ Thực hiện thống kê, báo cáo về y tế trường học theo quyết định của Bộ GDĐT, Bộ y tế
- Cung cấp nước cho học sinh và các phòng ban trong nhà trường
- Thường xuyên kiểm tra VSATTP đối với căn tin nhà trường, có biện pháp nhắc nhở,
xử lý đối với một số mặt hàng không rõ nguồn gốc xuất xứ, quá hạn
- Nghiệm thu lao động của các lớp
- Vận động cán bộ, GV, nhân viên tham gia hoạt động nhân đạo
- Có sổ sách cấp phát thuốc, theo dõi sức khỏe học sinh
- Có kế hoạch khám sức khỏe cho CBGVNV -HS
- Hằng ngày kiểm tra tình hình vệ sinh của các lớp học và khu vực vệ sinh của học sinh
- Có kế hoạch, chủ động thực hiện các cuộc vận động phòng, chống dịch bệnh trong phạm vi nhà trường đồng thời có ý thức tuyên truyền phòng, chống dịch bệnh tại địa phương
- Phối hợp với Kế toán xây dựng kế hoạch mua sắm các trang thiết bị, thuốc chữa bệnh phù hợp với yêu cầu chăm sóc sức khoẻ học sinh và tình hình cụ thể của nhà trường
- Đảm bảo các hồ sơ sổ sách theo quy định
Trang 6- Tham gia đầy đủ các hoạt động của nhà trường Thực hiện các nhiệm vụ khác khi hiệu trưởng phân công
- Thời gian làm việc
+ Buổi sáng: từ 7g30 đến 10g30
+ Buổi chiều: từ 13g30 đến 16g30
6 ĐIỆN NƯỚC:
- Thực hiện kiểm tra và tu sửa kịp thời các sự cố về điện: Hỏng, mất an toàn, không thẫm mĩ
- Chuẩn bị đầy đủ loa, âm ly, micrô cho các ngày lễ, mít tinh, họp PHHS của nhà trường
- Chủ động kiểm tra các thiết bị điện kịp thời, tránh để xảy ra trường hợp chạm điện, cháy nổ do sự cố về điện
- Thường xuyên kiểm tra hệ thống nước trong nhà trường không để nước rò rỉ gây thất thoát nước
- Kịp thời tham mưu với BGH để có hướng giải quyết đối với các thiết bị điện nước bị hỏng
- Kiểm tra máy bơm và có hướng thay thế hoặc tu sửa nếu bị hỏng đảm bảo đủ nước sinh hoạt cho toàn trường
- Tham gia đầy đủ các hoạt động của nhà trường
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi hiệu trưởng phân công
- Thời gian làm việc
+ Buổi sáng: từ 7g30 đến 10g30
+ Buổi chiều: từ 13g30 đến 16g30
7 TẠP VỤ:
- Quét dọn vệ sinh phòng hiệu trưởng, phó hiệu trưởng vào đầu các ngày làm việc Chịu trách nhiệm lau chùi bàn ghế và rửa dọn cốc trong văn phòng phục vụ giáo viên
- Đảm bảo tốt vệ sinh môi trường (phòng làm việc, phòng họp, các khu vực vệ sinh của giáo viên và học sinh), quét dọn cầu thang dã lầu A,B,C,D hàng ngày
- Đảm bảo nước uống vệ sinh an toàn, đẩy đủ cho cán bộ, giáo viên toàn trường ( nước chè xanh)
- Thu dọn gọn gàng, ngăn nắp phòng làm việc của cán bộ, giáo viên
- Giữ tốt, dùng bền các đồ dùng, dụng cụ được nhà trường trang bị
- Báo cáo kịp thời tình hình giữ vệ sinh của các bộ phận, thành viên trong nhà trường Chủ động khắc phục những việc trong khả năng có thể, kiến nghị kịp thời những vấn đề nằm ngoài khả năng tự giải quyết của cá nhân
- Tham gia đầy đủ các hoạt động của nhà trường
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi hiệu trưởng phân công
- Thời gian làm việc ( căn cứ theo nhiệm vụ quy định)
8 TỔNG PHỤ TRÁCH:
- Phụ trách công tác Đội thiếu niên nhà trường, các hoạt động phong trào của Đội
- Chịu trách nhiệm chính về công tác GD đạo đức học sinh
- Chỉ đạo sao đỏ trực cổng trường, trực chéo giữa các lớp, bình xét thi đua chính xác
- Chuẩn bị hồ sơ kỉ luật, tham dự các cuộc họp HĐKL học sinh
Trang 7- Đảm bảo đầy đủ hồ sơ sổ sách do cấp trên quy định.
- Tham mưu khen thưởng HS và các phong trào thi đua
9 PHỔ CẬP:
- Mỗi đồng chí phụ trách một phường: đ/c Nghi PT phường Thác Mơ; đ/c Kế PT phường Long Thủy
- Đảm bảo tốt công tác điều tra, lưu trữ hồ sơ phổ cập 2 phường theo đúng quy định
- Cập nhật hồ sơ vào phần mềm
- Vân động HS bỏ học quay trở lại lớp, Tham mưu mở lớp phổ cập
- Đảm bảo lịch trực và giàng dạy
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi hiệu trưởng phân công
- Thời gian trực:
+ Buổi sáng: từ 7g30 đến 10g30
+ Buổi chiều: từ 13g30 đến 16g30
Trên đây là những quy định nhiệm vụ công việc của tổ văn phòng, kết quả công tác sẽ là tiêu chí bình xét thi đua cuối kỳ, năm học Quy định này được áp dụng trong năm học 2016-2017 đề nghị các đồng chí trong tổ văn phòng thực hiện đúng theo quy định này
Nơi nhận:
- Ban Giám hiệu;
- Các tổ CM, VP;
- Lưu VT.
HIỆU TRƯỞNG