Thẩm quyền và trách nhiệm của lưu trữ cơ quan và lưu trữ quốc gia trong công tác thu thập bổ sung tài liệu2. Tại sao nói tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là mục đích cuối cùng
Trang 1TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM TRUNG ƯƠNG
KHOA QUẢN LÝ VĂN THƯ
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
ĐỀ THI KẾT THÚC HỌC PHẦN NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ I Ngành Thư ký văn phòng, Khóa 08 Hệ: CĐCQ
Học kỳ: I Năm 2009 – 2011 Thời gian làm bài: 120 phút
Đề số 2
Câu 1 ( 5 điểm)
1 Khái niệm công tác lưu trữ?
2 Nội dung của công tác lưu trữ?
3 Thẩm quyền và trách nhiệm của lưu trữ cơ quan và lưu trữ quốc gia trong công tác thu thập bổ sung tài liệu?
Câu 2 (5 điểm)
1 Tại sao nói tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ?
2 Nêu các hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ?
TS Nguyễn Lệ Nhung TRƯỞNG KHOA KÝ DUYỆT
KÝ DUYỆT ĐỀ
Trang 2TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM TRUNG ƯƠNG
KHOA QUẢN LÝ VĂN THƯ
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Đề số 2
ĐÁP ÁN – THANG ĐIỂM ĐỀ THI KẾT THÚC HỌC PHẦN
NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ Ngành: Thư ký văn phòng; Khóa Hệ: CĐCQ
Học kỳ: Năm 2009 - 2011
1. 1 Khái niệm: Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm
tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân
1
2 Các nghiệp vụ lưu trữ bao gồm:
- Thu thập, bổ sung tài liệu;
- Phân loại tài liệu;
- Xác định giá trị tài liệu;
- Thống kê và kiểm tra trong lưu trữ;
- Xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu;
- Chỉnh lý tài liệu;
- Tổ chức bảo quản tài liệu;
- Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu;
- Ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ
2
3 * Thẩm quyền thu thập tài liệu
- Thẩm quyền thuộc Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam do cơ quan có thẩm quyền của Đảng quy định
- Thẩm quyền thu thập tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam được quy định rõ trong Nghị định 111/2004/NĐ-CP (Trung tâm lưu trữ quốc gia, trung tâm lưu trữ tỉnh,…)
* Trách nhiệm của lưu trữ cơ quan và lưu trữ quốc gia trong công tác thu thập bổ sung tài liệu:
- Các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm
+ Giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử theo đúng thời hạn quy định tại Điều 7 của Nghị định Trường hợp cơ quan, tổ chức muốn giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến thời hạn giao nộp phải được sự đồng ý bằng văn bản của lưu trữ lịch sử có thẩm quyền thu thập;
2
Trang 3+ Giao nộp tài liệu trên cơ sở hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản được thống
kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”;
+ Giao nộp đầy đủ hộp, cặp và công cụ tra cứu kèm theo;
+ Vận chuyển tài liệu đến nơi giao nộp
- Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm
+ Lập kế hoạch thu thập, bổ sung tài liệu;
+ Phối hợp với lưu trữ hiện hành lựa chọn tài liệu cần thu thập;
+ Hướng dẫn lưu trữ hiện hành chuẩn bị tài liệu giao nộp;
+ Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu;
+ Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập “Biên bản giao nhận tài liệu”
2. 1 1 Tại sao nói tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là mục đích cuối cùng
của công tác lưu trữ?
- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm biến các thông tin quá khứ thành những tư liệu bổ ích cung cấp cho các cơ quan Đảng và Nhà nước, các tổ chức chính trị xã hội, các tổ chức kinh tế, các cá nhân, phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học và các lợi ích chính đáng của công dân
- Tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ sẽ có tác dụng thiết thực trong việc tiết kiệm thời gian, công sức và tiền của cho Nhà nước và nhân dân, biến giá trị tiềm năng của tài liệu lưu trữ thành của cải vật chất cho xã hội, nâng cao mức sống vật chất tinh thần và văn hoá cho nhân dân
- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là cầu nối các lưu trữ với xã hội, với nhân dân, tăng cường vai trò xã hội của các lưu trữ
3
2 2 Nêu các hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ:
- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc
- Thông báo tài liệu lưu trữ
- Cấp phát bản chứng nhận lưu trữ, các bản sao lục và trích lục tài liệu lưu trữ
- Triển lãm tài liệu lưu trữ
- Sử dụng tài liệu lưu trữ viết bài cho các tờ báo, tạp chí, các buổi phát thanh,
vô tuyến truyền hình
- Công bố tài liệu lưu trữ trên các phương tiện thông tin đại chúng
2
GIẢNG VIÊN GIỚI THIỆU ĐỀ
TS Nguyễn Lệ Nhung