Bài tập ỨNG DỤNG MICROSOFT PROJECT TRONG QUẢN lý

Lớp của bạn tổ chức một buổi tiệc, xây dựng WBS cho biết có những công việc gì, cần bao nhiêu người thực hiện, ai thực hiện việc gì?

Xây dựng WBS cho một đề án môn học mà bạnđã thực hiện trong học kỳ trước.

Xây dựng WBS cho một chuyến từ thiện (trại dưỡng lão, bệnh viện…)

Trang 4 GV điều phối: ThS Phạm Thị Thanh Tâm

BÀI TẬP TUẦN 2 – CHƯƠNG 2: CRITICAL PATH METHOD

Xác định đường găng và thời gian tối thiểu để hoàn thành dự án Xác định thời gian dự trữ cho mỗi công việc

Xác định đường găng và thời gian tối thiểu để hoàn thành dự án Xác định thời gian dự trữ

Để đảm bảo thành công cho dự án, việc xác định đường găng và thời gian tối thiểu hoàn thành là rất quan trọng Bên cạnh đó, cần xác định thời gian dự trữ cho từng công việc để có thể điều chỉnh khi cần thiết.

BÀI TẬP TUẦN 3 – CHƯƠNG 3: LÀM QUEN VỚI MS PROJECT

VÀ KHỞI TẠO DỰ ÁN MỚI

Làm quen với Microsoft Project

Sử dụng sơ đồ mạng công việc của Bài tập tuần 2_Bài tập 2 để xác định đường Găng và thời gian thực hiện của dự án

 Cột Task Name: nhập lần lượt các công việc trong dự án

 Cột Duration: nhập thời gian thực hiện của mỗi công việc

 Cột Predeccessor: nhập mối quan hệ của các công việc

 Xem đường Găng của dự án: tab Format  click chọn Critical Tasks

 Xem tổng thời gian thực hiện dự án: tab Project  Project Information  click chọn Statistic

Sử dụng sơ đồ mạng công việc từ Bài tập tuần 2_Bài tập 3 để xác định đường găng và thời gian thực hiện của dự án Đường găng là yếu tố quan trọng trong quản lý dự án, giúp xác định các nhiệm vụ quan trọng và thời gian cần thiết để hoàn thành dự án một cách hiệu quả.

Thời gian thực hiện dự án

Khởi tạo dự án mới

Tạo mới một dự án với các thông tin sau:

 Ngày bắt đầu thực hiện dự án: 31/10/2012

 Đơn vị tiền tệ: VND

 Ngày và giờ làm việc trong tuần: từ thứ 2 đến thứ 6 o Sáng: 8h00  12h00 o Chiều: 13h00  17h00

 Ngoài được nghỉ vào T7, CN, dự án được nghỉ thêm vào ngày 20/11 (Lý do: Mừng ngày Nhà giáo Việt Nam)

Tạo mới một dự án với các thông tin sau:

 Dự án bắt đầu thực hiện từ ngày 01/10/2012

 Đơn vị tiền tệ: USD

 Thời gian làm việc: từ thứ 2 đến thứ 6 o Sáng: từ 8h30  12h00 o Chiều: từ 13h00  17h30

 Dự án được nghỉ vào T7 và CN, nhưng vẫn làm việc bình thường vào các ngày 13, 20, 27/10/2012

1 Tạo dự án mới tên BTTuan3_BT5 với các thông tin sau:

 Ngày & giờ làm việc trong tuần: từ thứ 2  thứ 6, từ 8:00 AM  5:00 PM (nghỉ trưa từ 12:00 PM  1:00 PM)

 Dự án nghỉ vào ngày 25/1/2018, lý do: Staff at morale event

2 Thêm các thông tin khác của dự án như sau:

 Tên dự án: New book launch schedule

 Người quản lý dự án: Carole Poland

 Tác giả: [Họ tên SV]

 Công ty quản lý dự án: Lucerne Publishing

 Ghi chú: New children's book for spring release

BÀI TẬP TUẦN 4 – CHƯƠNG 4: XÂY DỰNG DANH SÁCH CÁC CÔNG VIỆC TRONG DỰ ÁN

1 Nhập các công việc và thời gian thực hiện của các công việc trong dự án như sau:

STT Công việc Thời gian (ngày)

2 Thiết lập mối quan hệ của các công việc, biết rằng:

STT Tên công việc Mối quan hệ

1 A Công việc đầu tiên của dự án

2 B Hoàn thành cùng với công việc A

3 C Bắt đầu thực hiện cùng với công việc A

4 D Bắt đầu thực hiện sau khi công việc B kết thúc

5 E Bắt đầu thực hiện sau khi công việc D kết thúc

6 F Bắt đầu thực hiện cùng với công việc B và sau khi công việc E kết thúc

7 G Hoàn thành cùng với công việc F

8 H Bắt đầu thực hiện khi công việc F và G kết thúc

3 Xác định đường Gantt và tổng thời gian thực hiện dự án

2 Thiết lập mối quan hệ của các công việc dựa vào sơ đồ Gannt sau:

3 Xác định đường Gannt và tổng thời gian thực hiện dự án

3 Xác định đường Gannt và thời gian thực hiện dự án

3 Xác định đường Găng và thời gian thực hiện dự án

1 Tạo dự án mới tên BTTuan4_BT5 với các thông tin sau:

 Ngày & giờ làm việc trong tuần: từ thứ 2  thứ 6, từ 8:00 AM  5:00 PM (nghỉ trưa từ 12:00 PM  1:00 PM)

 Dự án nghỉ vào ngày 25/1/2018, lý do: Staff at morale event

 Tên dự án: New book launch schedule

3 Nhập danh sách các công việc có trong dự án như sau:

STT (ID) Tên công việc (Task Name)

2 Design and order marketing material

6 Launch public web portal for book

4 Thời gian thực hiện cho các công việc như sau:

Thời gian thực hiện (Duration)

Ngày bắt đầu (Start) Ngày kết thúc (Finish)

6 about two weeks before launch complete

5 Chèn vào 1 mốc thời gian (Milestone) sau công việc 2, đặt tên là Planning Complete

6 Chèn vào 1 giai đoạn (Summary) trước công việc 1, đặt tên là Planning Phase

7 Tổ chức các công việc trong dự án thành các giai đoạn như sau

8 Thiết lập mối quan hệ giữa các công việc như sau:

9 Thay đổi Duration cho CV 3 là 2 weeks

10 Thêm vào một công việc mới sau công việc 8, với tên công việc là: Launch social media programs for books, công việc trước của công việc 9 là công việc 8

11 Chuyển đổi lịch làm việc của các công việc từ Manually Schedule sang Auto Schedule

12 Xem thống kê của dự án, gồm các thông tin sau:

 Ngày bắt đầu thực hiện dự án

 Ngày kết thúc dự án

13 Thêm ghi chú vào Task 6 (Distribute advance copies) là Get recipient from publicist

To enhance the public web portal for the book, include a link in Task 8 that directs users to [Lucerne Publishing](http://www.lucernepublishing.com), with the display text "Add to spring catalog here."

15 Hiển thị Summary của dự án

BÀI TẬP TUẦN 5 – CHƯƠNG 5: THIẾT LẬP NGUỒN TÀI NGUYÊN CHO DỰ ÁN

1 Tạo dự án mới và lưu tên file là BTTuan5 với các thông tin ban đầu như sau:

 Giờ làm việc: 8:00 AM  5:00 PM (nghỉ trưa từ 12:00 AM  1:00 PM)

 Dự án nghỉ vào ngày 25/1/2018 (Lý do: Staff at morale event)

 Tên dự án: New book launch

3 Nhập vào danh sách các công việc, phân chia các công việc thành các giai đoạn với số ngày thực hiện của các công việc như sau:

4 Thiết lập mối quan hệ giữa các công việc để có được sơ đồ Gannt theo mẫu

5 Xác định đường găng của từng giai đoạn và đường găng của cả dự án

6 Chèn ghi chú vào cho Task 18 (Distribute advance copies) với nội dung là Get recipient list from publicist

In Task 8, ensure to embed a link directing to http://www.lucernepublishing.com, with the text "Add to spring catalog here" for the public web portal launch for the book.

8 Nhập vào danh sách các tài nguyên có trong dự án với các thông số như sau:

 Toby Nixon: nghỉ vào ngày 26/01/2018 Lý do: Toby attending a conference

 Jun Cao: thời gian làm việc trong tuần là từ thứ 2 đến thứ 5, sáng từ 8AM – 12AM, chiều từ 1PM – 7PM Các ngày còn lại thì được nghỉ

10 Thêm ghi chú vào cho các tài nguyên

 Toby Nixon: Toby worked on launch campaigns for Toni Poe’s previous two books

 Sharon Salavaria: Sharon’s standard pay rate is adjusted for her half- time work schedule

11 Thay đổi số ngày thực hiện (Duration) của công việc 10 và 12 như sau:

 Công việc 10 (Channel Sales prep): 2 wks

 Công việc 12 (Prepare book sales kit): 1 wks

12 Xem thống kê của dự án

13 Lưu lại dự án để sử dụng lại tiếp cho Bài tập tuần 6

BÀI TẬP TUẦN 6 – CHƯƠNG 6: CẤP PHÁT TÀI NGUYÊN CHO

Sử dụng lại dự án của Bài tập tuần 5 (BTTuan5), lưu lại với tên BTTuan6_BT1 và thực hiện tiếp các yêu sau đây:

1 Cấp phát các tài nguyên cho dự án như sau:

STT Tên công việc Tài nguyên

2 Assign launch team member Carole Poland

3 Complete author questionnaire Toni Poe

4 Schedule author interviews Jun Cao

5 Design and order marketing material Toby Nixon

8 Kickoff book launch meeting Sharon Salavaria and Toby Nixon

9 Plan author’s travel itinerary Jane Dow and Zac Woodall

10 Channel Sales prep Zac Woodall

2 Dựa vào công thức: Duration × Assignment Units = Work để xem tổng số giờ thực hiện của các công việc 3, 5, 9, 10

3 Điều chỉnh các công việc sau khi thêm hoặc bớt tài nguyên a Vì công việc 5 (Design and order marketing material) cần phải có thêm người để hỗ trợ

 Hãy phân công thêm Zac Woodall để thực hiện công việc 5 theo yêu cầu trên

 Xem lại tổng số giờ thực hiện của công việc này b Vì dự án thiếu nhân sự:

 Xóa Zac Woodall từ công việc 9 (Plan author’s travel itinerary) để điều chuyển sang công việc khác

 Xem tổng số giờ thực hiện của công việc này

 Điều chỉnh công việc 9 thành Increase duration…

 Xem lại tổng số giờ thực hiện của công việc 9 c Công việc 10:

 Xem tổng số giờ thực hiện của công việc này

 Chọn tab View  chọn Detail Trong Task Form, click chọn Effort driven

Trang 21 GV điều phối: ThS Phạm Thị Thanh Tâm xem lại tổng số giờ (Work) thực hiện của công việc này

4 Công việc 17 (Author reading and signing at book fair), do Toni Poe thực hiện với mức chi phí Travel cho công việc này là $800

5 Xem lại thống kê của dự án và cho biết các thông tin sau:

 Ngày bắt đầu thực hiện dự án (Start):

 Ngày kết thúc dự án (Finish):

 Tổng số ngày thực hiện dự án (Duration):

 Tổng số giờ công thực hiện dự án (Work):

 Tổng chi phí của cả dự án (Cost)

Một dự án bắt đầu vào ngày 08/01/2016 với các thông tin như sau:

Công việc Thời gian thực hiện (ngày) Công việc trước Phân công

Để khắc phục tình trạng overallocated trong dự án, trước tiên cần xác định nguyên nhân gây ra các lỗi này Giả sử tất cả các thành viên trong dự án đều có năng lực tương đương, và công việc D yêu cầu hai người cùng thực hiện để hoàn thành đúng hạn, cần điều chỉnh bảng phân công công việc sao cho không còn tình trạng overallocated.

Định dạng và chia sẻ dự án

Sử dụng lại file dự án của Bài tập tuần 6_Bài tập 1 (BTTuan6_BT1) và lưu lại với tên BTTuan7_BT1

To enhance the project format, apply the Orange color style from the Presentation Style guidelines For Task 6, labeled as Milestone (Planning Complete), use italicized text with a yellow background Additionally, incorporate the following tasks into the project timeline.

 Author travel and appearances d Trên Timeline, chuyển Task bar Author travel and appearances sang dạng Callouts

Customize your reports by creating a comprehensive overview of resource costs, applying Style 7 to your pie charts, and utilizing Themed Style 1 – Accent 3 for your data tables.

Trên sơ đồ Gantt, hãy sao chép màn hình để lấy hình ảnh của sơ đồ Gantt từ công việc 7 đến công việc 14, sau đó dán vào file Word.

4 In/xuất sơ đồ Gannt của cả dự án

5 Xuất báo cáo Resource Cost Overview ra dưới dạng file PDF

Trang 23 GV điều phối: ThS Phạm Thị Thanh Tâm hiện dư án

Sử dụng lại file dự án của Bài tập tuần 7_Bài tập 1 (BTTuan7_BT1) và lưu lại với tên BTTuan7_BT2

1 Lưu lại bản kế hoạch (baseline) của dự án

2 Cập nhật dự án đến ngày 17/01/2018

 Cho biết các công việc nào đã hoàn thành 100%

 Ghi nhận lại mức độ hoàn thành của các công việc còn lại

3 Ghi nhận mức độ hoàn thành của các công việc sau:

Task ID Number Task Name % Complete

5 Design and order marketing material 100%

4 Cập nhật các thông tin sau:

 Giờ công thực tế của Task 9 (Prepare book P&L statement) là 24h

 Task 10 (Plan author’s travel itinerary):

 Ngày bắt đầu thực tế: 23/01/2018

 Thời gian thực hiện thực tế: 7 ngày

 Thời gian còn lại của Task 11 (Channel Sales prep) là 5 ngày

BÀI TẬP TUẦN 9, 10 – CHƯƠNG 9: ĐIỀU CHỈNH CÁC CHI TIẾT CHO CÁC CÔNG VIỆC TRONG DỰ ÁN

1 Tạo dự án mới và lưu tên file là BTTuan9&10 với các thông tin ban đầu như sau:

 Giờ làm việc: 8:00 AM  5:00 PM (nghỉ trưa từ 12:00 AM  1:00 PM)

 Tên dự án: Children's book schedule

3 Khai báo các tài nguyên có trong dự án như sau:

4 Thêm ghi chú vào cho các tài nguyên

 Toby Nixon: Toby worked on launch campaigns for Toni Poe’s previous two books

 Sharon Salavaria: Sharon’s standard pay rate is adjusted for her half- time work schedule

6 Điều chỉnh các chi tiết cho các công việc như sau: a Điều chỉnh mối quan hệ giữa các công việc (Predeccessor)

- Task 31 bắt đầu thực hiện sau khi Task 30 kết thúc 03 ngày

- Task 10 bắt đầu thực hiện sau khi Task 9 hoàn thành được 75%

Task 14 sẽ được thực hiện song song với Task 13 Cần thiết lập ràng buộc cho Task 16 để đảm bảo không bắt đầu sớm hơn ngày 20/07/2018 Task 3 sẽ bị gián đoạn từ ngày 13 đến 19/04/2018 Lịch làm việc của Task 29 sẽ được điều chỉnh để thực hiện vào các ngày thứ 2, thứ 3, thứ 4 và nghỉ vào thứ 5, thứ 6, thứ 7 và chủ nhật Cuối cùng, cần thay đổi loại công việc của Task.

- Task 8: Thay đổi thời gian thực hiện (Duration) của là 20 ngày với Action là Resources will work fewer hours per day so that the task wil take longer

Trong Task 24, thời gian thực hiện được giữ nguyên ở 150 giờ, trong khi hạn cuối cho Task 5 được đặt là ngày 01/06/2018 Đồng thời, chi phí cố định cho Task 30 được thiết lập là 500, với phân bổ chi phí diễn ra sau khi công việc hoàn thành.

Thiết lập công việc định kỳ cho cuộc họp của đội ngũ biên tập với tên gọi "Editorial staff meeting", thời gian thực hiện 1 giờ và lặp lại vào thứ Hai hàng tuần từ ngày 09/04/2012 đến 02/07/2012, do Carole Poland, Hany Morcos và Jun Cao thực hiện Ngoài ra, cần xem thống kê của dự án và lưu lại để sử dụng cho Bài tập tuần 11.

CỦA CÁC TÀI NGUYÊN VÀ VIỆC CẤP PHÁT TÀI NGUYÊN

Sử dụng lại dự án của Bài tập tuần 9,10 (BTTuan9&10), lưu lại với tên BTTuan11 và thực hiện tiếp các yêu cầu sau đây:

1 Điều chỉnh các chi tiết cho tài nguyên như sau: a Thiết lập năng suất làm việc khác nhau tại các thời điểm khác nhau cho Copyeditor như sau

- Từ ngày bắt đầu dự án đến ngày 03/05/2018: với năng suất 200%

- Từ ngày 04/05/2018  03/06/2018: với năng suất 300%

- Từ ngày 04/06/2018 cho đến kết thúc dự án: với năng suất 200% b Thiết lập đơn giá thứ 2 (đơn giá loại B) để tính tiền lương cho Hany Morcos

- Đơn giá giá tiêu chuẩn (Standard Rate): $45/h

- Đơn giá giá vượt giờ (Overtime Rate): $60/h

Trang 28, GV điều phối ThS Phạm Thị Thanh Tâm đã quyết định áp dụng đơn giá loại B cho Hany Morcos trong Task 36 (Proof and review) và áp dụng đơn giá của Jane Dow với mức tăng 15% so với đơn giá bình thường vào ngày 02/07/2018.

Trang 29 GV điều phối: ThS Phạm Thị Thanh Tâm e Trì hoãn ngày bắt đầu phân công công việc cho Copyeditors ở Task 18 sang ngày 07/05/2018 f Khai báo thêm tài nguyên mới:

- Tên tài nguyên: Bound galeery proof

Cấp phát 20 bound gallery proof cho Task 38 (Final Review) g Xem thống kê của dự án h Lưu lại dự án để sử dụng lại tiếp cho Bài tập tuần 12

BÀI TẬP TUẦN 12 – CHƯƠNG 11: TINH CHỈNH KẾ HOẠCH CỦA DỰ ÁN VÀ TỔ CHỨC CÁC CHI TIẾT TRONG DỰ ÁN Điều chỉnh kế hoạch của dự án

Sử dụng lại dự án của Bài tập tuần 11 (BTTuan11), lưu lại với tên BTTuan12_BT1 và thực hiện tiếp các yêu sau đây:

Sử dụng chế độ xem Tài nguyên, bạn có thể xác định các tài nguyên bị cấp phát quá tải Hãy ghi nhận số giờ làm việc của Carole Poland vào ngày Thứ 2, 23/04/2018, và cũng ghi lại số giờ làm việc của Hany Morcos trong tuần cuối tháng 08/2018.

Create Mockup vào các ngày 24, 27, 28/08/2018 từ 8h thành 4h

2 Chuyển dự án sang Leveling Gannt view, sử dụng các thiết lập mặc định để cấp phát lại cho toàn bộ dự án

3 Kiểm tra lại việc cấp phát tài nguyên cho toàn bộ dự án

4 Xem thống kê của dự án

5 Lưu lại dự án để sử dụng lại tiếp cho Bài tập 2

Tổ chức các chi tiết của dự án

Sử dụng lại dự án của Bài tập tuần 12_Bài tập 1 (BTTuan12_BT1), lưu lại với tên BTTuan12_BT2 và thực hiện tiếp các yêu sau đây:

1 Sắp xếp các chi tiết của dự án:

Trong chế độ xem Resource Sheet, dữ liệu được hiển thị dưới dạng Summary Để tối ưu hóa việc quản lý tài nguyên, hãy sắp xếp các tài nguyên theo thứ tự chi phí (Cost) giảm dần và sau đó sắp xếp theo nhóm (Group) theo thứ tự tăng dần; nếu tài nguyên thuộc cùng một nhóm, hãy tiếp tục sắp xếp theo chi phí (Cost) giảm dần.

Trong chế độ xem Resource Sheet, dữ liệu được hiển thị dưới dạng tóm tắt, cho phép phân nhóm các tài nguyên theo từng nhóm cụ thể Người dùng có thể dễ dàng xóa phân nhóm từ danh sách và sắp xếp lại các tài nguyên theo ID để quản lý hiệu quả hơn.

Lọc và đánh dấu các yêu cầu quan trọng trong dự án bao gồm: các công việc nằm trên đường Gantt (Critical), các giai đoạn tổng hợp (Summary Task), và những công việc do Carole Poland thực hiện.

4 Cập nhật dự án đến ngày 15/08/2018

Tạo một bộ lọc mới có tên là "Công Việc Chưa Hoàn Thành" để dễ dàng lọc và đánh dấu các nhiệm vụ chưa được hoàn tất, trong đó tên công việc cần chứa từ khóa cụ thể.

Để quản lý công việc hiệu quả, bạn có thể tạo các bộ lọc hoặc đánh dấu mới với tên tùy ý Đầu tiên, hãy lọc các công việc do Hany Morcos thực hiện có chi phí lớn hơn 2,000 Tiếp theo, tạo bộ lọc cho các công việc đã hoàn thành do Jane Dow thực hiện Ngoài ra, hãy tạo bộ lọc cho các công việc do Carole Poland thực hiện trong các tháng 4, 5, và 6 Việc này giúp dễ dàng theo dõi và quản lý các nhiệm vụ quan trọng.

Hany Morcos hoàn thành trong tháng 7 mà có tổng số giờ thực hiện thực tế lớn hơn 100h

Các kỹ thuật chi tiết để theo dõi tiến độ thực hiện dự án Bài tập 1

Cập nhật bảng kế hoạch dự án là bước quan trọng để đảm bảo tiến độ thực hiện Đầu tiên, trong chế độ xem Gantt, hãy kiểm tra bảng kế hoạch (baseline) hiện tại của dự án Sau đó, tiến hành cập nhật bảng kế hoạch của dự án để phản ánh tình hình hiện tại.

2 Theo dõi các giá trị thực tế và giá trị còn lại của các công việc

Trong Task Usage view, hiển thị dữ liệu dưới dạng Work a Ghi nhận số giờ thực tế của Task 18 (Original art review) từ 164h thành 92h

Trang 35 GV điều phối: ThS Phạm Thị Thanh Tâm b Ghi nhận số giờ thực tế của Hany Morcos khi làm Task 18 (Original art review) từ 46h thành 62h

3 Theo dõi các giá trị thực tế của các công việc và các tài nguyên theo timephased

Trong Task Usage view, hiển thị dữ liệu dưới dạng Work và chi tiết theo Actual

Work a Ghi nhận số giờ thực tế của Task 22 (Organize manuscript for copy edit) vào ngày thứ 4, 30/05/2018 là 9h và ngày thứ 5, 31/05/2018 là 15h b Điểu chỉnh timescales thành weekly

Trang 36 GV điều phối: ThS Phạm Thị Thanh Tâm c Ghi nhận số giờ thực tế cho Dan Jump ở Task 22 (Organize manuscript for copy edit) vào tuần từ ngày 03/06/2018 là 12h

4 Lập lịch lại cho các công việc chưa hoàn thành để bắt đầu thực hiện sau ngày 07/08/2018

Các kỹ thuật chi tiết để theo dõi tiến độ thực hiện dự án Bài tập 2

1 Kiểm tra các giá trị chênh lệnh của dự án a Xem thống kê của dự án trong Project Statistic  nhận xét kết quả

Kiểm tra chi phí cho các công việc là bước quan trọng trong quản lý dự án Trong Gantt Chart, bạn có thể hiển thị dữ liệu dưới dạng chi phí để nhận xét kết quả một cách trực quan Ngoài ra, việc tạo và xem báo cáo tổng quan chi phí công việc của dự án cũng giúp theo dõi và đánh giá hiệu quả tài chính của từng nhiệm vụ.

Tiêu đề	Bài Tập Ứng Dụng Microsoft Project Trong Quản Lý
Tác giả	ThS. Phạm Thị Thanh Tâm
Trường học	Trường Đại học Hoa Sen
Thể loại	bài tập
Năm xuất bản	2016
Thành phố	TP. HCM

Định dạng
Số trang	39
Dung lượng	2,1 MB