Nếu bấm 2 phím Shift + F1 và bấm chuột phải lên chữ bất kỳ trên văn bản, bạn sẽ mở được khung cửa sổ Reveal Formatting chứa đầy đủ các tính năng xem hoặc sửa các định dạng về font, đoạ[r]
Trang 1Thủ thuật với Microsoft Word
1 Format chữ trong AutoCorrect:
AutoCorrect là một chức năng tuyệt vời giúp tiết kiệm "sức lao động" bằng cách tự động thay thế từ hoặc cụm từ sau khi bạn nhập vài ký tự đại diện Ngoài ra, nó còn giúp sửa những lỗi chính tả thường gặp Thực tế, AutoCorrect còn có thể làm được nhiều hơn thế
Với sự "hào hiệp" của mình, AutoCorrect cho phép thay thế dãy ký tự đã được format - in nghiêng, đậm, chọn font, màu sắc Chức năng này thật tiện lợi khi soạn các văn bản đặc biệt như bảng báo giá có logo của công ty, giấy mời Trước tiên, bạn format cụm từ cần thay thế, bôi đen rồi vào menu Tools > AutoCorrect Options > thẻ AutoCorrect > chọn Replace text as you type
Trong phần Replace, bạn nhập những ký tự đại diện như bình thường Đừng quên kiểm tra phần chữ bên tay phải đã được format theo ý muốn chưa Trong trường hợp AutoCorrect quên không format thì bạn vẫn có thể khắc phục bằng cách click chọn Formatted text ở phần With trước khi nhấn nút Add Giờ thì mọi chuyện đã ổn, click lên OK để quay trở lại văn bản đang soạn thảo
2 Phím tắt để gạch chân
Nếu Ctrl + U (Underline) giúp bạn nhanh chóng gạch dưới chữ thì tổ hợp phím Ctrl + Shift +
W sẽ đem đến một "thể loại" gạch chân mới Thay vì gạch một đường thẳng liên tục dưới cụm từ, giờ đây, gạch ngang sẽ xuất hiện dưới từng chữ Sự khác biệt nằm ở đây!
3 Format toàn văn bản
Mỗi lần thay đổi chế độ format của một đoạn văn bản bằng chức năng Styles and Formatting, bạn thường bực bội vì buộc phải chỉnh sửa lại toàn bộ văn bản Có rất nhiều giải pháp nhưng
để tiết kiệm tối đa thời gian, bạn nên sử dụng đến thủ thuật sau: Sau khi chọn đoạn văn bản cần format, vào menu Format > Styles and Formatting Khi cửa sổ Styles and Formatting xuất hiện, click chuột phải lên tên style > chọn Modify
Trong cửa sổ Modify Style, bạn đánh dấu chọn Automatically Update rồi click OK để lưu lại thay đổi Thủ thuật sẽ giúp ích cho những ai thường dùng vài style nhất định khi soạn thảo văn bản Vì từ "giây phút định mệnh" này, khi chế độ format được chọn cho một đoạn văn bản, "phần còn lại của thế giới" cũng sẽ thay đổi theo.
4 Tạo lập template yêu thích
Bạn thường xuyên dùng một số template từ "kho" cung cấp sẵn của Word Và lần nào sử dụng, bạn cũng đều lặp đi lặp lại việc chỉnh sửa nó theo ý riêng của mình Vậy tại sao bạn không "hô biến" template theo ý thích rồi lưu thành "của riêng"? Đầu tiên, bạn mở cửa sổ Templates bằng cách vào menu File > New, chọn General Templates Khi cửa sổ Templates xuất hiện, bạn chọn template yêu thích rồi di chuột xuống phần Create New, click chọn Template trước khi nhấn OK
Lúc này, Word sẽ quay về cửa sổ soạn thảo với template được mở sẵn Giờ thì bạn được thỏa sức chỉnh sửa template theo ý muốn Sau khi hoàn tất công việc "sáng tạo", bạn click Save as rồi đặt tên mới cho template Nếu chú ý, bạn sẽ thấy Word đã thiết lập sẵn định dạng
và đường dẫn để lưu file Lần sau, khi cần dùng đến nó, bạn chỉ việc vào thẻ General trong cửa sổ Templates
Trang 2Kỹ thuật dùng phím Shift trong soạn thảo văn bản Khi soạn thảo văn bản trong Word, đa số người dùng chỉ bấm phím Shift khi cần gõ chữ in hoa trong trường hợp không bấm phím Caps Lock
Thật ra, nếu khéo sử dụng phím Shift, bạn sẽ giảm được nhiều thời gian trong việc định dạng và xử lý văn bản Nếu bấm 2 phím Shift + F1 và bấm chuột phải lên chữ bất kỳ trên văn bản, bạn sẽ mở được khung cửa sổ Reveal Formatting chứa đầy đủ các tính năng xem hoặc sửa các định dạng về font, đoạn văn bản, canh lề văn bản, lề văn bản, kích thước trang soạn thảo… Khung cửa sổ này sẽ nằm dọc theo văn bản, do vậy khi không cần dùng đến, bạn có thể bấm nút Close (dấu X) để đóng nó, lấy lại vùng thông thoáng cho màn hình soạn thảo văn bản
Khi cần chuyển đổi một chữ đầu từ thành chữ in hoa hoặc nguyên từ thành chữ in hoa hoặc thường, bạn bấm chuột để đặt con nháy soạn thảo văn bản vào trước từ cần thực hiện và bấm 2 phím Shift + F3 nhiều lần Lần thứ nhất, chữ đầu tiên của từ sẽ chuyển sang chữ in hoa; lần thứ hai, cả từ chuyển thành chữ in hoa hoặc thường; lần thứ ba,
cả từ trở về nguyên định dạng trước thực hiện Tuy nhiên, nếu bạn soạn thảo bằng font Unicode (như Arial, Times New Roman…) thì việc chuyển đổi nguyên từ sang chữ in hoa hoặc thường sẽ không đúng Thay vì làm cho từng từ một, bạn có thể quét chọn nguyên câu hoặc cả đoạn rồi bấm nhiều lần phím Shift + F3 để được định dạng cần dùng
Đối với trường hợp chỉ cần chuyển đổi giữa chữ in hoa và chữ thường, bạn có thể bấm 3 phím Ctrl + Shift + A sau khi quét chọn đoạn văn bản cần thực hiện Đặc biệt hơn, nếu bạn muốn đổi chữ thường sang chữ in hoa cỡ nhỏ, bạn bấm 3 phím Ctrl + Shift + K
Ắt bạn đã biết cách bấm 2 phím Ctrl + ] (hoặc Ctrl + [ để giảm) để tăng nhanh kích thước font lên 1 pt mà không phải bấm chọn nhiều lần để được kích thước font phù hợp Nếu muốn kích thước font tăng nhanh hơn, bạn bấm 3 phím Ctrl + Shift + > (hoặc Ctrl + Shift + < để giảm); sau mỗi lần bấm, kích thước font tăng lên 2 pt
Khi cần tìm một từ trong văn bản, bạn bấm phím Shift + F4 (hoặc bấm Ctrl + F) rồi
gõ từ cần tìm vào ô trống của cửa sổ hiện ra Đối với trường hợp cần thay thế từ, bạn cũng bấm phím Shift + F4 rồi bấm thẻ Replace trong cửa sổ hiện ra rồi nhập từ cần tìm và từ thay thế vào 2 ô trống trong cửa sổ
Khi chỉnh sửa văn bản, nếu lỡ bấm chuột sang vị trí khác làm dấu nháy soạn thảo di chuyển sang nơi khác, bạn thường mất thời gian để tìm lại vị trí đang chỉnh sửa Lúc gặp phải trường hợp này, bạn hãy bấm 2 phím Shift + F5 nhiều lần để tìm thấy ba vị trí sau cùng của con nháy soạn thảo
Trang 3Nếu đang soạn thảo văn bản bằng tiếng Anh nhưng không nhớ chính xác từ vừa gõ, bạn hãy bấm chuột vào từ nghi ngờ và bấm 2 phím Shift + F7 và dò trong từ điển của cửa sổ hiện ra
Để bôi đen (chọn) nguyên vùng văn bản nằm phía trên con nháy soạn thảo, bạn có thể bấm phím Shift + PageUp; tương tự, khi bấm Shift + PageDown, toàn bộ vùng văn bản dưới con nháy soạn thảo sẽ được chọn Ngoài ra, bạn có thể bấm 2 phím Shift + Home để bôi đen các từ nằm trong khoảng đầu hàng đến vị trí con nháy soạn thảo đang đứng, hoặc bấm Shift + End để chọn các từ sau con nháy
Cuối cùng, nếu muốn di chuyển cả đoạn văn bản sang vị trí khác, bạn bấm chuột vào
vị trí bất kỳ trong đoạn cần thực hiện, bấm 3 phím Shift + A + mũi tên lên hoặc xuống Trong thao tác này, nếu thay phím bấm mũi tên lên hoặc xuống bằng phím bấm mũi tên sang trái hoặc phải, Word áp dụng một số định dạng mẫu cho đoạn văn đang thực hiện
TheWall - VietCNTT.com