Do an PTTKHT Quản lý thư viện

Đồ án phân tích thuyết kế hệ thống quản lý thư viện khoa công nghệ thông tin. Bài này nêu rõ cách thức và cấu trúc thật rõ ràng, dễ chịu cho người đọc và dễ tiếp thu hơn Chúc các bạn hoàn thành tốt bài đồ án của mình. Xin cảm ơn các bạn đã tải về.

BỘ TÀI CHÍNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN

Đề Tài:

“PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN

QUẢN LÝ THƯ VIỆN”

Giảng viên phụ trách học phần: PHẠM THỦY TÚ Sinh viên thực hiện 1: VÕ HOÀNG QUỐC KHÁNH MSSV: 1921006713

Sinh viên thực hiện 2: NGUYỄN THỊ THANH TRÚC MSSV: 1921006871

Mã lớp học phần: 2021112002801

TP.Hồ Chí Minh, tháng 5 năm 2021

BỘ TÀI CHÍNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN

Đề Tài:

“PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN

QUẢN LÝ THƯ VIỆN”

Giảng viên phụ trách học phần: ThS PHẠM THỦY TÚ

Sinh viên thực hiện 1: VÕ HOÀNG QUỐC KHÁNH MSSV: 1921006713

Sinh viên thực hiện 2: NGUYỄN THỊ THANH TRÚC MSSV: 1921006871

Mã lớp học phần: 2021112002801

NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ CỦA GIẢNG VIÊN 1

- Điểm số:

- Điểm chữ:

Tp Hồ Chí Minh, ngày … tháng 5 năm 2021

Giảng viên phụ trách học phần

(Ký và ghi rõ họ tên)

Phạm Thủy Tú

NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ CỦA GIẢNG VIÊN 2

- Điểm số:

- Điểm chữ:

Tp Hồ Chí Minh, ngày … tháng 5 năm 2021

Giảng viên phụ trách học phần

(Ký và ghi rõ họ tên)

LỜI CẢM ƠN

Em xin chân thành cảm ơn toàn thể các Giảng viên, cán bộcông nhân viên, những người thân, bạn bè thân hữu đã giúp đỡ, hỗtrợ em để hoàn thành đồ án môn học này Đặc biệt, cho phép emcũng như các bạn sinh viên khác được gửi lời cảm ơn sâu sắc tớiGiảng viên phụ trách học phần - Cô Phạm Thủy Tú đã hướng dẫn,chỉ bảo tận tình cho cá nhân em và những bạn khác trong quá trìnhthực hiện đồ án Đây là một dịp để chúng em tiếp cận với thực tiễncông việc cũng như kiểm chứng và vận dụng những vấn đề lý thuyếtđược học trên giảng đường vào trong các ngữ cảnh hoạt động củamột số đơn vị, tổ chức

Với vốn kiến thức cũng như kinh nghiệm còn rất khiêm tốn và

là bước đầu làm quen với công việc nghiên cứu mang tính thựcnghiệm thì chắc chắn kết quả đạt được của chúng em cũng khôngtránh khỏi những hạn chế nhất định Chúng em rất mong muốn đượccác Giảng viên, những bạn Sinh viên đi trước hay bất kỳ độc giả nàoquan tâm và góp ý để chúng em hoàn thiện hơn cho các đồ án cũngnhư các nghiên cứu tiếp theo của mình

Xin kính chúc giảng viên Phạm Thủy Tú cùng tất cả nhữngngười đã hỗ trợ và đóng góp ý kiến cho chúng em cùng những ngườithân của mình lời chúc sức khỏe, hạnh phúc và thành đạt

Xin chân thành cảm ơn

Sinh viên: Võ Hoàng Quốc Khánh

Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Trúc

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

1 NXB Nhà xuất bản

2 BFD Business Function Diagram

3 ERD Enity Relationship Diagram

4 DFD Data Flow Diagram

DANH MỤC THUẬT NGỮ ANH - VIỆT

1 Bussiness Function Diagram Mô hình phân cấp chức năng

2 Enity Relationship Diagram Mô hình thực thể kết hợp

3 Data Flow Diagram Mô hình dòng dữ liệu

4

DANH MỤC BẢNG VÀ HÌNH

Hình 2.1: Mô hình thực thể kết hợp – Sơ đồ ERD 15

Hình 2.2: Mô hình dòng dữ liệu cấp 2 – Quản lý thư viện 16

Hình 3.1: Quy trình mượn và trả sách của độc giả thông thường 20

Hình 3.2: Quy trình mượn và trả sách đối với các thư viện lớn 20

Hình 3.3: Sơ đồ phân cấp chức năng quản lý thư viện 22

Hình 3.4: Sơ đồ quản lý hệ thống thư viện 24

Bảng 3.1: Bảng thực thể Tựa Sách 25

Bảng 3.2: Bảng thực thể Đầu Sách 26

Bảng 3.3: Bảng thực thể Tạp Chí 26

Bảng 3.4: Bảng thực thể Thể Loại Sách 26

Bảng 3.5: Bảng thực thể chuyên ngành 27

Bảng 3.6: Bảng thực thể NXB 28

Bảng 3.7 Bảng thực thể Độc Giả 28

Bảng3.8: Bảng thực thể Thẻ Độc Giả 29

Bảng 3.9: Bảng thực thể Phiếu Mượn 29

Bảng 3.10 Bảng thực thể Biên Lai 30

Hình 3.5: Mô hình dữ liệu quan hệ của hệ thống thư viện 30

Hình 3.6: Mô hình DFD quản lý thư viện cấp 1 31

Hình 3.7: Mô hình DFD cấp 2 toàn hệ thống quản lý thư viện 32

Hình 3.8: Mô hình DFD cấp 3 cho ô xử lý nhập thêm sách 32

Hình 3.9: Mô hình DFD cấp 3 cho ô xử lý quản lý độc giả 33

Hình 3.10: Mô hình DFD cấp 3 cho ô xử lý mượn sách 33

Hình 3.11: Mô hình DFD cấp 3 cho ô xử lý trả sách 34

Hình 3.12: Mô hình DFD cấp 3 cho ô xử lý vi phạm 34

Hình 3.13 Mô hình DFD cấp 3 cho ô xử lý báo cáo thống kê 35

Hình 3.14: Giao diện đăng nhập vào hệ thống 37

Hình 3.15: Màn hình chính 38

Hình 3.16: Giao diện quản lý độc giả 39

Hình 3.17: Giao diện quản lý sách 40

Hình 3.18: Giao diện cập nhật sách 40

Hình 3.19: Giao diện tra cứu tài liệu 41

Hình 3.20: Giao diện quản lý mượn – trả sách 41

Hình 3.21: Giao diện lập báo cáo thống kê4 42

MỤC LỤC

NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ CỦA GIẢNG VIÊN 1 1

NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ CỦA GIẢNG VIÊN 2 2

LỜI CẢM ƠN 3

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT 4

DANH MỤC THUẬT NGỮ ANH - VIỆT 5

DANH MỤC BẢNG VÀ HÌNH 6

MỤC LỤC 7

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN 9

1.1 Tổng quan về đề tài 9

1.1.1 Đặt vấn đề 9

1.1.2 Mô tả bài toán 9

1.1.3 Mô tả hoạt động của hệ thống 10

1.1.4 Quy trình xử lý nghiệp vụ 10

1.2 Mục tiêu của đề tài 11

1.3 Phạm vi đề tài 11

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 12

2.1 Tổng quan một số nghiên cứu trước 12

2.2 Điểm mới trong đề tài nghiên cứu 12

2.3 Cơ sở hình thành ý tưởng và phân tích thiết kế 12

2.4 Tổng quan các công nghệ sử dụng 13

2.5 Tổng quan các mô hình sử dụng trong đề tài 13

2.5.1 Mô hình phân cấp chức năng 13

2.5.2 Mô hình thực thể kết hợp 14

2.5.3 Mô hình dòng dữ liệu 14

CHƯƠNG 3: ỨNG DỤNG PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN 16

3.1 Khảo sát hiện trạng và yêu cầu 16

3.1.1 Mục đích 16

3.1.2 Cơ cấu tổ chức của hệ thống quản lý thư viện 16

3.1.3 Đối tượng tham gia việc mượn – trả sách 18

3.2 Tổng quan về phương pháp mô hình hóa dữ liệu 20

3.2.1 Mô hình dữ liệu khái niệm 20

3.2.2 Mô hình dữ liệu logic 20

3.2.3 Mô hình dữ liệu mức vật lý 20

3.2.3 Mô hình thực thể liên kết 20

3.3 Sơ đồ phân cấp chức năng 21

3.4 Mô hình thực thể kết hợp 23

3.4.1 Vẽ sơ đồ ERD 23

3.4.2 Các bảng thực thể của mô hình 24

3.5 Mô hình quan hệ dữ liệu 30

3.6 Mô hình dòng dữ liệu 30

3.6.1 Mô hình dòng dữ liệu cấp 1 30

3.6.2 Mô hình dữ liệu cấp 2 31

3.6.3 Mô hình dữ liệu cấp 3 31

3.7 Ràng buộc hệ thống 34

3.8 Thiết kế giao diện 36

CHƯƠNG 4: KẾT LUẬN 42

4.1 Những kết quả của đồ án 42

4.2 Những khó khăn và điểm yếu của đồ án 42

4.2.1 Những khó khăn của đồ án 42

4.2.2 Điểm yếu của đồ án 43

4.3 Hướng nghiên cứu tiếp 43

TÀI LIỆU THAM KHẢO 44

PHỤ LỤC 45

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN1.1 Tổng quan về đề tài

1.1.1 Đặt vấn đề

Từ trước tới nay, các thư viện dù lớn hay nhỏ đều chỉ hoạt động theo cách thủcông do con người phụ trách Chẳng hạn như độc giả mượn sách phải tìm tài liệubằng cách tự tìm trong nhiều cuốn sách có tại thư viện Thủ thư hiện tại vẫn quản lýcông việc chủ yếu bằng giấy tờ, vì vậy độ chính xác không được đảm bảo Bên cạnh

đó việc thống kê sổ sách, thông tin rất mất thời gian Nhưng hiện nay, công nghệngày càng phát triển mạnh mẽ trong mọi lĩnh vực dẫn đến việc ra đời các hệ thốngtrợ giúp con người trong việc quản lý Vì thế nhóm em đã thực hiện đề tài phân tích

thiết kế hệ thống “Quản lý thư viện” để có thể tìm hiểu rõ hơn về hoạt động mượn trả

sách, quản lý độc giả, thống kê sổ sách, tìm kiếm thông tin nhanh chóng tại thư viện

1.1.2 Mô tả bài toán

Một thư viện cần xây dựng cơ sở dữ liệu để quản lý công việc cho mượn sách.Thư viện hiện có rất nhiều đầu sách gồm nhiều thể loại khác nhau Các bản in khácnhau của một quyển sách sẽ có mã sách khác nhau Một quyển sách chỉ thược mộtthể loại nhưng một thể loại có thể có nhiều quyển sách Ngoài ra, thư viện cũng quản

lý một lượng lớn các tạp chí chuyên ngành Mỗi tạp chí chỉ thuộc một chuyên ngànhkhoa học nhưng một chuyên ngành có thể có nhiều tạp chí Mỗi quyển sách hay tạpchí chỉ do một nhà xuất bản phát hành

Các độc giả sẽ đến mượn sách hay tạp chí tại thư viện Một độc giả có thể mượnnhiều quyển sách hay tạp chí do đó thư viện cần ghi nhận thông tin độc giả nào mượnsách hay tạp chí gì Mỗi lần mượn sách tại thư viện, độc giả sẽ nhận được phiếumượn Các độc giả phải đóng lệ phí hằng năm cho thư viện để mượn sách Mỗi lầnđóng lệ phí, mỗi độc giả sẽ nhận được biên lai

1.1.3 Mô tả hoạt động của hệ thống

- Mỗi độc giả khi có nhu cầu đọc và mượn sách của thư viện thì phải làm thẻđộc giả Trong thẻ có các thông tin về độc giả cùng mã thẻ và chi tiết các lần mượntrả sách đều được lưu lại trên hệ thống của thư viện

- Tại thư viện, khi sách được NXB chuyển đến theo đơn đặt mua sách của thưviện, nhân viên thư viện có nhiệm vụ kiểm tra lại đơn hàng và hóa đơn thanh toán đểxác định là những thống tin về số lượng, đơn giá của hóa đơn là đúng Sau đó thôngtin về sách nhập cũng như số lượng sách, đơn giá sách hay NXB sẽ được lưu lại tạibiên bản nhận sách Sau đó nhân viên thư viện tiến hành dán mã sách cho sạch mượn

và đưa vào sử dụng

- Độc giả có thể mượn sách tại chỗ hoặc mượn về Độc giả có thể tra cứu cácthông tin về sách cần mượn theo tên sách, tác giả, thể loại, NXB trước khi mượn đểđiền đầy đủ thông tin về độc giả cũng như sách cần mượn trong phiếu yêu cầu mượnsách

- Khi độc giả trả sách, thủ thư sẽ kiểm tra lại thông tin trên máy để xác nhận vàlàm thủ tục nhận sách

1.1.4 Quy trình xử lý nghiệp vụ

- Thư viện tạo các thẻ sách sau khi nhập sách về gồm các thông tin: mã sách,tên tác giả, tên NXB, năm xuất bản, số trang Các đầu sách có thể được phân theochuyên ngành hoặc tài liệu

- Mỗi độc giả đều được cấp một thẻ độc giả gồm các thông tin: số thẻ, họ, tên,địa chỉ, phái

- Độc giả muốn mượn sách thì tra cứu các thẻ sách rồi ghi vào phiếu mượn

- Sau khi kiểm tra đầy đủ thông tin phiếu mượn, thủ thư kiểm tra điều kiệnmượn của độc giả và trạng thái sách để xác nhận cho phép mượn sách

- Khi độc giả trả sách, thủ thư xác nhận thẻ độc giả, phiếu mượn Việc trả sáchđược ghi nhận vào dòng ngày trả và tình trạng Phiêus mượn được lưu lại để quản lý

và theo dõi

- Nếu vi phạm nội quy hoặc sách hỏng sẽ bị phạt

1.2 Mục tiêu của đề tài

- Xây dựng được hệ thống quản lý thư viện để việc mượn trả sách dễ dàng hơn,

so sánh rõ ràng giữa việc quản lý thư viện một cách thủ công và sau khi có hệ thống

để quản lý thư viện

- Xây dựng mô hình thực thể quản lý thư viện

- Xây dựng mô hình dòng dữ liệu thể hiện rõ từng chức năng của hệ thống quản

lý thư viện

- Thiết kế các form giao diện cho thư viện

- Tạo các ràng buộc cho hệ thống

1.3 Phạm vi đề tài

- Tập trung vào hoạt động mượn, trả sách, quản lý kho và quản lý dộc giả

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT2.1 Tổng quan một số nghiên cứu trước

- Phần lớn tập trung vào phân tích hệ thống quản lý tại thư viện Nêu ra cácchức năng nghiệp vụ của thư viện gồm quản lý kho sách, quản lý độc giả, quản lýquy trình mượn trả kèm theo các xử lý vi phạm, lập báo cáo thống kê theo tháng

- Đề tài “Chương trình quản lý mượn sách trong phòng đọc của thư viện” tạo

được sơ đồ chức năng nghiệp vụ có thứ bậc đơn giản Xây dựng được các mô hìnhthực thể nghiên cứu khái quát, sơ đồ dòng dữ liệu mức đỉnh cho các chức năng Sơ

đồ này chỉ ra các mối quan hệ trước sau, trong tiến trình xử lý, trong việc bàn giaothông tin giữaa các chức năng Đề tài này không hướng đến phần thiết kế giao diệnnên chưa thể đánh giá tổng quan được, nhưng phần xây dựng các mô hình thì rất rõràng đối với từng chức năng

- Đồ án “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin – Quản lý thư viện” khá đầy đủ

từ khâu khảo sát đến phân tích hệ thống và sau cùng là thiết kế giao diện Đồ án nàykhông có sơ đồ dòng đữ liệu để có thể hiểu rõ hơn về quy trình thực hiện quản lý thưviện Về phần giao diện được thiết kế khá đơn giản, dễ sử dụng

- “Bài tập lớn Phân tích thiết kế hệ thống quản lý thư viện sách” phân tích hệ

thống thông qua biểu đồ use case tổng quát, phân rã biểu đồ Lập biểu đồ lớp cho ca

sử dụng sau đó mô hình hóa sự tương tác với các biểu đồ Phần thiết kế giao diện bắtmắt, dễ sử đụng đối với thủ thư và cả người dùng

- Hầu hết các đồ án nghiên cứu trước về phân tích hệ thống thư viện đều khágiống nhau

2.2 Điểm mới trong đề tài nghiên cứu

- Xây dựng cơ sở dữ liệu cho hệ thống quản lý thư viện

- Tạo các ràng buộc cho hệ thống

2.3 Cơ sở hình thành ý tưởng và phân tích thiết kế

Hiện nay vẫn còn thư viện thực hiện các công việc quản lý một cách thủ cônghoặc có sử dụng hệ thống quản lý nhưng vẫn còn rất đơn sơ Với số lượng sách rấtlớn trong thư viện với việc quản lý thủ công qua giấy tờ lằng nhằng, phức tạp làmcho thủ thư quản lý rất khó khăn, độc giả mượn sách cũng vất vả, mất thời gian và dễsai sót Chính vì vậy nhóm em muốn tạo một hệ thống phân tích quản lý thư viện đểcác hoạt động diễn ra dễ dàng hơn

2.4 Tổng quan các công nghệ sử dụng

- PowerDesigner: là phần mềm thiết kế mô hình hóa tổng thể doanh nghiệp

dưới dạng đồ họa và dễ dàng sử dụng Chương trình có nhiều công cụ sẽ cho phépngười dùng sử dụng để tạo ra cơ quan đại diện về cấu trúc đồ họa của mô hình kinhdoanh

- SQL Server: dùng để tạo và duy trì cơ sở dữ liệu, chức năng chính là lưu trữ

và truy xuất dữ liệu theo yêu cầu Sử dụng dữ liệu để tạo các ràng buộc

- Word: dùng để soạn thảo văn bản, dùng SmartArt để tạo sơ đồ phân cấp chức

năng

- Vẽ sơ đồ DFD, thiết kế giao diện cho hệ thống tại Vẽ sơ đồ online | Mạng,điện, luồng dữ liệu, ERD, UML, DFD (bietmaytinh.com)

2.5 Tổng quan các mô hình sử dụng trong đề tài

2.5.1 Mô hình phân cấp chức năng

Xác định chức năng nghiệp vụ là bước đầu tiên của việc phân tích hệ thống Đểphân tích yêu cầu thông tin của tổ chức phải xác định được tổ chức thực hiện nhiệm

vụ, chức năng gì Từ đó, tìm ra các dữ liệu các thông tin được sử dụng và tạo ra trongcác chức năng Đồng thời, cũng phải tìm ra những hạn chế, mối ràng buộc đặt lên cácchức năng đó

Mô hình phân cấp chức năng là công cụ biểu diễn việc phân cấp hệ thống quản

lý thư viện có thứ bậc đơn giản các công việc cần thực hiện Mỗi công việc được chia

ra làm các công việc con, số mức chia ra phụ thuộc kích cỡ và độ phức tạp của hệthống.

2.5.2 Mô hình thực thể kết hợp

Mô hình thực thể kết hợp được sử dụng để biểu diễn cơ sở dữ liệu ở mức kháiniệm Mô hình thực thể kết hợp bao gồm các thực thể, danh sách thuộc tính và nhữngmối kết hợp

Hình 2.1: Mô hình thực thể kết hợp – Sơ đồ ERD

- Thiết kế: DFD dùng để lên kế hoạch và minh họa các phương án cho hệ thống

- Biểu đạt: DFD là công cụ đơn giản hóa các chức năng của hệ thống

- Tài liệu: DFD cho phép biểu diễn tài liệu phân tích hệ thống một cách đầy đủ,súc tích và ngắn gọn DFD cung cấp cái nhìn tổng thể về hệ thống và cơ chế lưuchuyển thông tin trong hệ thống đó.

- Ví dụ minh họa:

Hình 2.2:Mô hình dòng dữ liệu cấp 2 – Quản lý thư viện

CHƯƠNG 3: ỨNG DỤNG PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ

THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN3.1 Khảo sát hiện trạng và yêu cầu

3.1.1 Mục đích

Hiện nay nhu cầu nghiên cứu trong các trung tâm trường học là rất lớn Vì vậycông tác quản lý thư viện là vấn đề trọng điểm trong việc cung cấp tài liệu cho họcsinh, sinh viên Nhưng đa phần hiện nay các thư viện đều áp dụng mô hình tổ chứckhông hợp lý vào việc quản lý thư viện của mình Việc độc giả gặp phải rất nhiềukhó khăn trong các khâu từ việc làm thẻ thư viện, lựa chọn các cuốn sách phù hợpvới nhu cầu và đến việc mượn sách đã làm cho nhiều người không thấy được lợi ích

từ hoạt động thu viện Việc thư viện tạo điều kiện để cho các học viên tiếp xúc dễdàng các dịch vụ của mình có thể nâng cao hiệu quả học tập của học viên

Xuất phát từ vấn đề đó chúng ta cần thiết phải xây dựng một mô hình tổ chúcthư viện hợp lý (phụ thuộc vào quy mô trong trường, trong trung tâm) Nhưng trướchết chúng ta phải đánh giá đúng hiện trạng của trường

3.1.2 Cơ cấu tổ chức của hệ thống quản lý thư viện

Thư viện sách là khu dành cho mọi người (từ học sinh, sinh viên, tiến sĩ, giáo

sư, người cao tuổi…) có nhu cầu về việc tìm hiểu các thông tin về khoa học kỹ thuật,thẩm mỹ… từ căn bản tới chuyên sâu có thể tìm được cho mình các thể loại sách phùhợp với nhu cầu và đúng chuyên môn của mình cần tìm hiểu với hai hình thức là đọctại chỗ hoặc mượn về nhà để nghiên cứu trong một khoảng thời gian ngắn theo quyđịnh riêng của từng thư viện cụ thể Yêu cầu quản lý về việc nhập xuất chung cácnguồn sách của thư viện đã rất khó, còn thêm phải quản lý về việc cho mượn sáchhằng ngày đối với các khách hàng có thẻ của thư viện và khách vãng lai

Vì vậy cần một chương trình quản lý để giúp nhân viên dễ dàng hơn trong công

- Trưởng ca là người chịu trách nhiệm về họat động trong ngày của tất cả cáckho và công việc của thư viện, quản lý việc giao ca của các nhân viên trong thư viện.

- Nhân viên thu ngân là người chịu trách nhiệm thu chi trong từng kho riêngbiệt đối với các giao dịch của khách hàng

- Bộ phận quản kho có nhiệm vụ mua sách, nhận hàng từ NXB hay các nguồnkhác Hủy các đầu sách đã bị hư hỏng, sách cũ nát Quản lí danh mục sách, quản lýđầu sách Phân loại sách, phân loại tác giả, phân loại nhà cung cấp Kiểm kê, thống

kê các sách có trong thư viện Có trách nhiệm kiểm tra và giúp khách chọn đượcđúng loại sách mình cần và việc sắp xếp bảo quản sách, thu dọn sách khi khách mượnđọc xong trong thư viện

- Bộ phận quản lý sách: Quản lý việc mượn – trả sách Hướng dẫn, làm các thủtục cho độc giả mượn – trả sách Phân loại các thể loại sách Quản lý tình trạng sáchtrước và sau khi độc giả mượn – trả sách Làm nhiệm vụ quản lý sách có tại thư viện,công việc chính là lập mã số sách và quản lý sách Khi có yêu cầu mua sách, bộ phận

bổ sung tài liệu sẽ mua sách về, tiến hành xử lý sách, viết phích cho sách Sau đó lưuquá trình xử lý vào kho dữ liệu hệ thống về sách là: “Hồ sơ quản lý sách”, đưa phíchvào hộp phích, để độc giả tra cứu sách và chuyển về kho sách Báo cáo tình hìnhmượn – trả sách về bộ phận nghiên cứu – kiểm kê

- Bộ phận quản lý độc giả: Có nhiệm vụ quản lý độc giả Cấp thẻ cho các độcgiả mới, hủy các thẻ độc giả đã hết hạn Quản lý tài khoản độc giả Phân loại độc giả.Quản lý tham số quy định từng loại độc giả Giúp độc giả tìm đúng sách mà họ cầnmượn Giải quyết các thắc mắc của độc giả về nội dung, quy định của thư viện.Thống kê lượt độc giả tới mượn sách hàng ngày Xử lý các độc giả vi phạm

- Bộ phận nghiên cứu – kiểm kê: Có nhiệm vụ nhận báo cáo từ các kho về việcnhập sách mới, về các loại sách hư cũ nát hoặc không cần sử dụng Thống kê tìnhtrạng sách trong thư viện Thống kê NXB, nhà cung cấp sách Thống kê sách mớinhập, sách đang nhập, tình trạng mượn sách của thư viện Thống kê sách còn trongthư viện Thống kê sách thanh lý In báo cáo thống kê về sách, độc giả vi phạm,

- Bộ phận kế toán: Thực hiện điều chỉnh và đưa ra giá tiền cho mượn cho từngloại sách cụ thể báo cho các quầy thu ngân biết để thực hiện cho đúng Việc mấtsách, lạm thu tiền của khách, biển thủ sẽ được phát hiện ngay và xử lý nhờ có sự rạchròi từng người, từng bộ phận và nhờ vào số liệu chính xác trong từng phiên giao dịch(ca), mà bộ phận quản lý thu được từ quầy thu ngân và tài liệu lưu trữ qui định Mỗinhân viên tùy theo nhiệm vụ của mình chỉ được xem báo cáo liên quan đến côngviệc, mà không được xem chương trình của người khác.

Tóm lại, như vậy vai trò và vị trí của thư viện chưa đứng đúng chỗ của nó, vẫnchưa khuyến khích độc giả trong việc tìm tài liệu tự nghiên cứu Trong điều kiện hiệntại rất nhiều trung tâm, nhà trường đang được trang bị cơ sở vật chất về thông tin rấthiện đại mạng văn phòng được phát triển rộng rãi và chúng nên kết hợp quản lý thưviện với hệ thống hiện có

3.1.3 Đối tượng tham gia việc mượn – trả sách

- Độc giả: là người tới thư viện mượn sách Tham gia trực tiếp vào việc mượn –trả sách

- Thủ thư: là người quản lý giữ gìn và phát triển vốn tài liệu để phục vụ nhu cầuđọc, tìm hiểu của độc giả Ngoài những chức năng nhiệm vụ chung, tùy theo mụcđích, quy mô mà từng thư viện có thêm các chức năng, nhiệm vụ riêng và phục vụđối tượng người đọc khác nhau

Công việc của thủ thư:

o Lựa chọn tài liệu, tiếp nhận các dạng tài liệu mới, phân loại tài liệu theodanh mục hoặc theo loại hình tài liệu

o Tổ chức sắp xếp và bảo quản các loại hình tài liệu theo một trật tự nhất định

o Xây dựng và duy trì các cơ sở dữ liệu phục vụ cho mục đích tìm kiếm tàiliệu dễ dàng, thuận lợi

o Tiến hành trang bị chuyên biệt cho các diện tích sử dụng của thư viện,

o Giới thiệu vốn tài liệu của thư viện hướng dẫn sử dụng thư viện, nghiên cứu nhu cầu đọc, nhu cầu tin tức để việc phục vụ tốt nhất nhu cầu học tập, nghiên cứu và giải trí của mọi đối tượng độc giả.

o Kiểm tra và kiểm soát việc mượn sách, đọc sách của độc giả

- Quy trình mượn trả sách thông thường:

Hình 3.1:Quy trình mượn và trả sách của độc giả thông thường

- Đối với các thư viện lớn, hệ thống kho sách nằm ở các tầng trên hoặc ở cáckhu vực riêng:

Hình 3.2:Quy trình mượn và trả sách đối với các thư viện lớn

3.2 Tổng quan về phương pháp mô hình hóa dữ liệu

3.2.1 Mô hình dữ liệu khái niệm

Mô hình dữ liệu khái niệm còn được gọi là mô hình miền (Domain models),thiết lập các khái niệm và nghữ nghĩa cơ bản của một miền nhất định đối với nhiềuđối tượng của các bên liên quan Các mô hình khái niệm được xây dựng dựa trên kiếntrúc tổng thể bằng cách sử dụng các mô hình mối quan hệ thực thể

3.2.2 Mô hình dữ liệu logic

Mô hình dữ liệu logic xác định cấu trúc chi tiết của các yếu tố dữ liệu trong một

hệ thống và các mối quan hệ giữa các yếu tố dữ liệu Chúng điều chỉnh các yếu tố dữliệu được giới thiệu bởi mô hình dữ liệu khái niệm và tạo thành cơ sở của mô hình dữliệu vật lý

3.2.3 Mô hình dữ liệu mức vật lý

Mô hình dữ liệu vật lý biểu thị trực quan cấu trúc dữ liệu được triển khai bởi lược đồ

cơ sở dữ liệu quan hệ Ngoài việc cung cấp sự trừu tượng hóa trực quan của cấu trúc

cơ sở dữ liệu, thì nó còn xác định mô hình dữ liệu vật lý để có thể tự động lấy ra lược

đồ cơ sở dữ liệu từ mô hình

3.2.3 Mô hình thực thể liên kết

Mô hình thực thể liên kết ERM là một mô hình được sử dụng rộng rãi trong các bản thiết kế cơ sở dữ liệu ở mức khái niệm Mô hình thực thể liên kết là một phương pháp mô hình hóa cơ sở dữ liệu, được sử dụng để tạo ra một loại lược đồ khái niệm hoặc mô hình dữ liệu ngữ nghĩa của một hệ thống, thường là cơ sở dữ liệu quan hệ vàcác yêu cầu của nó theo hình thức từ trên xuống (top-down) Các sơ đồ được tạo bởi quá trình này được gọi là Sơ đồ thực thể liên kết, Sơ đồ ER hoặc ERD

3.3 Sơ đồ phân cấp chức năng

Mô hình phân cấp chức năng BFD là công cụ biểu diễn việc phân rã có thứ bậcđơn giản các công việc cần thực hiện Mỗi công việc được chia ra làm các công việccon, số mức chia ra phụ thuộc kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống

Hình 3.3:Sơ đồ phân cấp chức năng quản lý thư viện

- Chức năng quản lý sách: Khi sách được NXB hay công ty phát hành chuyển

đến theo đơn đặt mua của thư viện, nhân viên thư viện sẽ kiểm tra lại và đưa vào quytrình sử dụng Thông tin về các sách sẽ được cập nhật khi nhập sách mới, hủy sáchkhông còn sử dụng được nữa,các sách được phân loại theo những thể loại khác nhau

- Chức năng quản lý độc giả: mỗi một bạn đọc khi muốn mượn sách tại thư

viện đều phải làm thẻ độc giả, trên thẻ sẽ có số thẻ để thủ thư có thể quản lý bạn đọc.Thủ thư biết được mỗi bạn đọc đang mượn những cuốn sách nào, thông tin độc giả rõ