Nhưng với tính năng hỗ trợ chuyển đổi tự động của Excel, bạn sẽ cảm thấy dễ dàng hơn nhiều… Microsoft đã tích hợp cho Exel rất nhiều hàm tính và chuyển đổi tự động để có thể giúp bạn chu[r]
Trang 1THỦ THUẬT EXEL Chuyển đổi ký số trong Micrsoft Excel
Trong Microsoft Excel, đôi khi bạn muốn chuyển đổi những ký số hệ Latin như 1, 2, 3… sang hệ chữ La Mã, nếu làm công việc này một cách thủ công, bạn sẽ phải tốn rất nhiều thời gian Nhưng với tính năng hỗ trợ chuyển đổi tự động của Excel, bạn sẽ cảm thấy dễ dàng hơn nhiều…
Microsoft đã tích hợp cho Exel rất nhiều hàm tính và chuyển đổi tự động để có thể giúp bạn chuyển đổi rất nhiều hệ ký số khác nhau, công cụ chuyển đổi từ ký số Latin sang hệ chữ La Mã sau đây là một trong những tính năng chuyển đổi xuất sắc của Excel
Microsoft Excel sẽ để bạn hoàn toàn có thể chuyển đổi định dạng ký số một cách tự động bằng việc sử dụng một hàm toán học Hàm chuyển đổi này có cấu trúc như sau:
Roman(number, type)
+ “Number” ở đây chính là một ký số bất kỳ nào hoặc là số ô chứa ký số mà bạn muốn thực hiện việc chuyển đổi sang hệ chữ La Mã
+ “Type” ở đây là một toán tùy ý
Sau khi được thi hành, hàm Roman sẽ tính toán và đưa ra kết quả chuyển đổi một cách chính xác và nhanh chóng nhất Trong trường hợp bạn cố nhập một ký số có giá trị lớn hơn 3999, hàm này sẽ báo lỗi và không thể thực hiện được Vì vậy việc chuyển đổi chỉ có thể thành công khi các giá trị ký số mà bạn muốn chuyển đổi nhỏ hơn 4000
Để áp dụng một hàm Roman với những dữ liệu trong MS Excel, mời các bạn làm theo các bước sau đây:
Đầu tiên, khởi động chương trình MS Excel, bây giờ bạn hãy nhập những ký số bất kỳ vào ô A1 tới ô A15 Ví dụ dưới đây, 24H xin nhập 15 ký số bất kỳ:
Trang 2Tiếp tục, bạn chọn và bôi đen các ô từ B1 đến B15 sau đó nhập hàm Roman vào thanh
công thức với cú pháp: =Roman(A1):
Trang 3Tiếp theo, nhấn tổ hợp phím Control+Enter cùng một lúc để áp dụng hàm Roman cho
những ô đã được bôi đen trước đó
Cảnh báo khi nhập trùng dữ liệu trong cột
Khi sử dụng bảng tính Excel để quản lý mã nhân viên, mã học sinh, sinh viên, số chứng minh nhân dân, số xe máy, vì những mã và số này không thể trùng nhau nên vấn đề đặt
ra là làm sao lợi dụng tính "duy nhất" đó để không nhập trùng
Khi nhập vào một số liệu trùng với số liệu đã có thì Excel sẽ hiện ra hộp cảnh báo và không cho nhập Giả sử bạn có bảng "Danh sách sinh viên tin học khoá 7" như hình minh hoạ, để thực hiện được mục tiêu này bạn làm như sau:
- Bôi đen các ô của cột có toạ độ D6 đến D12 (là vùng bạn cần nhập số liệu)
- Vào menu Data>Data Validation
Trang 4- Bấm vào thẻ Settings.
- Trong ô Allow, bạn bấm vào nút tam giác, chọn Custom
- Trong ô Formulla, gõ công thức =COUNTIF($D$6:$D$12,D6)=1
Trang 5- Bấm sang thẻ Error Alert.
- Tại mục Style chọn Stop
- Trong mục Title, gõ Cảnh báo cho bạn biết (chọn font VNI, ABC, nếu dùng font Unicode thì phải gõ tiếng Việt không có dấu)
Trang 6- Trong ô Error message gõ nội dung thông báo, thí dụ: Số liệu của bạn nhập vào đã có rồi, hãy kiểm tra lại (Nội dung của thông báo này bạn có thể gõ bằng font Unicode)
- Bấm OK
Bây giờ nếu trong các ô của cột Mã số sinh viên bạn gõ nhầm với số đã nhập trước đó (trong thí dụ này là số 123), sau khi gõ xong ấn Êntr thì sẽ hiện ra hộp thoại cảnh báo với nội dung mà bạn đã thiết lập Bạn phải xem lại để nhập số liệu đúng, không trùng lặp
Những phím tắt cơ bản:
Ctrl + A Chọn toàn bộ bảng tính
Ctrl + C Sao chép Enter: dán một lần
Ctrl + V dán nhiều lần
Ctrl + F Bật hộp thoại tìm kiếm
Ctrl + H Bật hộp thoại tìm kiếm và thay thế
Ctrl + N Tạo mới một bảng tính trắng
Ctrl + P Bật hộp thoại in ấn
Ctrl + S Lưu bảng tính
Ctrl + X cắt một nội dung đang chọn
Ctrl + Z Phục hồi thao tác trước đó
Ctrl + * Chọn vùng dữ liệu liên quan đến ô hiện tại
Ctrl + F4, Alt + F4 Đóng bảng tính, đóng Excel
Trang 7Phím tắt trong di chuyển
Ctrl + Mũi tên : Di chuyển đến vùng dữ liệu kế tiếp
Ctrl + Home : Về ô A1
Ctrl + End : về ô có dữ liệu cuối cùng
Ctrl + Shift + Home : Chọn từ ô hiện tại đến ô A1
Ctrl + Shift + End :Chọn từ ô hiện tại đến ô có dữ liệu cuối cùng
Ctrl + phím : Di chuyển đến ô cuối cùng của cột
Phím tắt trong định dạng
Ctrl + B: Định dạng in đậm
Ctrl + I: Định dạng in nghiêng
Ctrl + U: Định dạng gạch chân
Ctrl + 1: Hiển thị hộp thoại Format Cells
Ctrl + Shift + ~ :Định dạng số General
Ctrl + Shift + $ :Định dạng số tiền tệ với 2 chữ số thập phân
Ctrl + Shift + % :Chuyển định dạng số sang dạng %
Ctrl + Shift + ^ :Định dạng số khoa học với 2 số lẻ
Ctrl + Shift + # :Định dạng ngày
Ctrl + Shift + @ :Định dạng giờ
Ctrl + Shift + ! :Định dạng số hàng nghìn bằng dấu phẩy và lấy 2 chữ số thập phân Ctrl + Shift + & : Vẽ đường viền xung quanh khối
Ctrl + Shift + _ : Xoá đường viền
Ctrl + Shift + : Chèn ô, cột, dòng
Ctrl - :Xoá ô, cột, dòng
Atl + = : Tự động tính tổng
Atl + F3 : Định nghĩa tên 1 vùng
Ctrl + ; :Chèn ngày hiện tại của hệ thống
Chèn cột, dòng, trang bảng tính
Ctrl + Spacebar: Chọn toàn bộ cột
Shift + Spacebar: Chọn toàn bộ dòng
Shift + F11: Chèn một trang bảng tính mới trước trang hiện tại
Ctrl + G: Bật hộp thoại Go to để đến một mảng đã được đặt tên trong bảng tính
Shift + F3: Nhập công thức bằng cửa sổ Insert Function
Ctrl + Shift + Enter : Kết thúc một công thức mảng
Ctrl + F3: Đặt tên mảng cho một vùng dữ liệu
F3: Dán một tên mảng vào công thức
Ẩn hiện các cột.
Ctrl + 0 : Ẩn các cột đang chọn
Ctrl + Shift + 0: Hiện các cột bị ẩn trong vùng đang chọn
Ctrl + 9 : Che dấu dòng
Ctrl + Shift + ( : Thôi che dấu dòng
Trang 8Chọn các vùng ô không liên tục
Để chọn các vùng ô, dãy ô không liên tục Bạn dùng chuột kết hợp giữ phím Ctrl để chọn các vùng ô không liên tục cần chọn
Chuyển đổi giữa các bảng tính đang mở.
Ctrl + Tab, hoặc Ctrl + F6 để chuyển đổi qua lại giữa các bảng tính đang mở
Chuyển đổi giữa các trang bảng tính (sheet)
Ctrl + Page Up: Chuyển sang sheet trước
Ctrl + Page Down: Chuyển sang sheet kế tiếp
Dán nội dung cho nhiều ô cùng lúc.
Chọn một nội dung cần sao chép, nhấn Ctrl + C
Nhập địa chỉ vùng ô cần dán nội dung vào mục Name Box trên thanh Fomular dạng <ô đầu> : <ô cuối>
Nhấn Enter để dán nội dung vào vùng ô trên
Không chuyển sang ô khác sau khi nhập
Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Enter sau khi nhập để không di chuyển con trỏ sang ô kế tiếp Hoặc vào menu Tools - Options Chọn thẻ Edit Bỏ chọn mục Move selection after Enter Direction