BAI GIANG PHAN MEM

- Cách khởi động chương trình - Tạo lập CSDL.. - Mở CSDL - Đóng CSDL.[r]

1 Khởi động chương trình và Tạo Lập

Cơ sở dữ liệu kế toán (CSDL)

* CSDL Là nơi lưu trữ số liệu kế toán trên máy tính.

* Làm việc với PMKT SmartBooks Plus:

1.Tạo Cơ sở dữ liệu

• Vào menu Hệ thống\Tạo CSDL:

- B1: Tạo mới: CSDL tạo lần đầu… Tiếp theo

Tạo từ dữ liệu của năm trước

- B2: Thư mục chứa CSDL : Ketoan2011

Đường dẫn: D/SmartBooksPlus2010\

Diễn Giải: Số liệu kế toán năm 2011

- B3: Thiết lập năm, chế độ kế toán

- B4: Thông tin về đơn vị: Loại hình đơn vị: Ngành

GD, các thông tin về đơn vị,…

- B4: Nhấn nút <<Tiếp tục>>  kết thúc

2 Cách mở CSDL có sẵn

• B1: Vào menu Hệ thống\Mở CSDL…

• B2: Xuất hiện màn hình Mở CSDL\Mở CSDL có sẵn

• Chọn đường dẫn chứa CSDL:

D/SmartBooksPlus2010/KT2011:

Nhấn đôi chuột vào CSDL cần mở

(KT2010)  OK.

3 Khai bỏo hệ thống – thụng tin về

đơn vị.

• Vào menu Hệ thống\Tuỳ chọn hệ thống\Đơn vị:

Khai báo đầy đủ thông tin về đơn vị nh :

Mã đơn vị, Mã CTMT, Tài khoản,…

• Vào menu Hệ thống\Tuỳ chọn hệ thống\Nhân sự:

Khai báo tên giám đốc, kế toán,…

• Vào menu Hệ thống\Tuỳ chọn hệ thống\Tiền l ơng:

Khai báo mức l ơng tối thiểu

4 Khai báo danh mục Hệ thống TK

• Vào menu Danh mục\Hệ thống tài khoản:

• Nhấn chuột vào TK cần thêm mới nhấn nút

<<Thêm>>.

• Khai báo thông tin về tài khoản: ký hiệu TK, tên TK <đồng ý>

5 Khai báo Chương, loại khoản

• Vµo menu Danh môc\Môc lôc ng©n s¸ch\ Ch

¬ng, Lo¹i kho¶n: Khai b¸o Ch ¬ng, Lo¹i

6 Khai báo Nguồn vốn

• Vào menu Danh mục\ Danh mục Nguồn vốn:

• Mã nguồn KB thay đổi: 0113  13:

Vào Danh mục\Danh mục Nguồn vốn: chọn nguồn

0113  <Sửa>: Mã 0113 giữ nguyên; Mã nguồn NS:

0113 13; gõ số TK mới thay đổi.

8 Khai bỏo Nhõn sự

• Vào menu Danh mục\Nhân sự\Phòng ban:

Nhấn <thêm> Khai báo phòng: VP Sở NN

&PTNT Hà Tĩnh  <Đồng ý>

• Vào menu Danh mục\Nhân sự\Nhân viên:

Nhấn nút <Thêm>  Khai báo Mã Nhân viên, tên, địa chỉ, phòng ban, hệ số l ơng, …

 Khai báo toàn bộ nhân viên trong cơ quan.

9 Khai báo nhà cung cấp

• Vào Danh mục\Nhà cung cấp\Nhà cung cấp:

Nhấn nút <thêm> xuất hiện màn hình chứng từ nhập NCC: Mã NCC, tên nhà cung cấp, Địa chỉ,

mã đơn vị QHNS,…

• Qua màn hình Công Nợ khai báo Số TK, nơi mở …

• Khai báo lần l ợt những nhà cung cấp mang tính chất

th ờng xuyên có quan hệ với đơn vị nh : BHXH, Điện lực, b u điện…

10 Khai báo đối t ợng khác.

• Khai báo tên đơn vị: Bắt buộc đối với tất cả các

11 Hướng dẫn nhập số dư đầu kỳ

* Vào menu Danh mục\Hệ thống Tài khoản:

Nhấp đôi chuột vào TK cần nhập số dư đầu kỳ

 nhập số liệu  <<Lưu>>

* Chú ý:

- Một số TK khi khai báo phải chi tiết đến Tiết Khoản

- Khai báo TK 312 phải chi tiết đến Nhân viên

- Khai báo TK 461, 661 phải chi tiết đến Loại khoản.

- Dùng chuột để thêm dòng nhập chi tiết số dư của TK

46111, 66111 or Dùng CTrl+Enter để sao chép 1 dòng tương tự như dòng cần sao chép.

13 Nhập Dự toán, khoán chi

• Vào menu Chứng từ\Dự toán hoặc Khoán chi

• Nhấn chuột vào Nút <<thêm>>

• Khai báo TK dự toán, khoán chi

• Nhập đầy đủ nội dung của chứng từ: Số Ct,

ngày hạch toán, đối tượng,…

• Nhấn nút <<lưu>>.

• Khi nhập xong tất các các CT dự toán, khoán

chiNhấn nút <<Đóng>>

14 Nhập giấy rút dự toán kiêm CK,

giấy rút tiền mặt.

• Vào menu Chứng từ\Giấy rút DT kiêm CKhoản or

Giấy rút DT kiêm lĩnh tiền mặt

15 Thanh toán tạm ứng với kho bạc

• Vào menu Chứng từ\Thanh toán tạm ứng:

• Xuất hiện màn hình TTTƯ Chọn các điều kiện lọc: Chọn thời gian, chương, loại khoản,…

• Nhấn <<Đề nghị thanh toán>> để liệt kê tất cả các chứng từ Đề nghị thanh toán TƯ hoặc thực chi

16 Cách sao chép chứng từ

• Vào menu Chứng từ\Phiếu thu

• Xuất hiện phiếu thu nhấn <Thêm từ>

Xuất hiện màn hình <liệt kê chứng từ>: chọn

kỳ kế toán, chứng từ cần sao chép <giấy rút dự toán kiêm lĩnh tiền mặt>

 chọn chứng từ sao chép.

• Nhấn nút <<Lưu>>.

17 Tính lương

• 17.1 Khai báo các khoản lương của từng nhân viên

- Vào menu Danh mục\Nhân sự\Nhóm lương

 nhấn chuột lần lượt vào các nhóm lương <<Sửa>>

 nhóm lương nào không cần sử dụng tích vào nút

<<Ngừng theo dõi>> <<Đồng ý>>.

- Vào menu Danh mục\Nhân sự\Các khoản lương

Khai báo công thức các khoản lương và thiết lập TK, chương, loại, M/TM các khoản lưowng của đơn vị

- Vào menu Danh mục\Nhân sự\Nhân viên chọn lần lượt các nviên, khai báo các khoản lương của nviên

17 Tính lương

• 17.2 Tính lương của tất cả các nhân viên.

- Vào menu Chứng từ\Tính lương: Xuất hiện màn hình chứng từ tính lương: Khai báo ngày CT, số CT.Bấm

<<chọn tất >> <<Tính lương>>  <<Ghi sổ>>

Nợ TK 66121/Có 334

Nợ 66121/có 332

Nợ 334/Có 332

- Hủy tính lương: vào menu Chứng từ\Tính lương

nhấn <<Hủy tính>> khai báo lại các khoản lương

của nhân viên thao tác tính lương lại như trên

18 Khai báo TSCĐ và khai báo

số dư đầu năm của TSCĐ

- Vào menu Danh mục\TSCĐ:

Nhấn<<Thêm>> Xuất hiện màn hình

khai báo thông tin về TSCĐ: mã, tên , tình trạng,…

- Qua màn hình khấu hao TSCĐ : khai báo ngày mua, ngày tính KH, NG,

19 Cách nhập khi mua mới TSCĐ

C1: Khai báo TSCĐ: như khai báo số dư đầu kỳ.

- Làm giấy rút: Vào Chứng từ\Giấy rút DT kiêm CK

- Ghi tăng TSCĐ: Vào Chứng từ/Ghi tăng TSCĐ

+C1: Nhấn nút <<Thêm>>Xuất hiện màn hình Ghi tăng

TSCĐ: Nhập đầy đủ thông tin về chtừ:

19 Cách nhập khi mua mới TSCĐ

C2: Khai báo TSCĐ: như khai báo số dư đầu kỳ

• Ghi tăng TSCĐ: ở màn hình khai báo TSCĐ Qua màn

hình <<Chứng từ>> Nhấn <<Ghi tăng>>  Xuất

hiện màn hình Ghi tăng điền đầy đủ thông tin vào

chứng từ  nhấn <Lưu>

* Làm chuyển khoản: Vào Chứng từ\Giấy rút DT kiêm

CK  Nhấn <<Thêm từ>>  xuất hiện màn hình

<Liệt kê chứng từ> chọn <<Ghi tăng TSCĐ>>

nhấn<<Chọn>> Nhấn <<Lưu>>

20 Ghi giảm TSCĐ

• Vào menu Danh mục\TSCĐ Nhấn chuột vào

TSCĐ cần ghi giảm  chuyển tình trạng <Đang

dùng> <Đã thanh lý>.

• Vào menu Chứng từ\Ghi giảm TSCĐ Nhấn

<<thêm>>. Xuất hiện màn hình ghi giảm TSCĐ:

• Nhập đầy đủ thông tin về chứng từ:

Nợ TK 214/Có TK 211

Nợ TK 466/Có TK 211

21 Đánh giá lại TSCĐ

• Vào Chứng từ\ Đánh giá lại TSCĐ:

• Hạch toán bút toán tăng, giảm nguyên giá TSCĐ

sau khi đánh giá lại

- Tăng NG: Nợ 211/466: GT tăng thêm

- Giảm NG: Nợ 214/Có 211: GT Ngiá giảm

22 Cách tính khấu hao

• Chọn ngày hạch toán là ngày 31/12:

Hệ thống\Ngày hạch toán: đổi ngày HT: 31/12

• Vào menu Chứng từ\Tính khấu haoTSCĐ

 nhấn <<Tự động tính khấu hao>>.

• Nhấn nút <<Đóng>>.

23 Cuối năm (hết năm 2009): KC nguồn,

KP hoạt động sang năm 2010

• Vào menu Chứng từ\Kết chuyển số dư

 Chọn loại KC <<Kết chuyển số dư năm nay>>

24 Khi nhận được quyết toán của

đơn vị cấp trên:

• Vào menu Chứng từ\Kết chuyển số dư:

• Chọn loại KC <<kết chuyển số dư năm trước

23 Cách sao lưu dữ liệu vào USB.

D:\SmartBooksPlus2010\KT2011\SmartBooks.dbc

* Chú ý: Tên CSDL: KT2011

Nơi chứa CSDL: ổ D trong máy tính

- Vào My Computer\ổ D\SmartBooksPlus 2010:

 Kích chuột phải vào tên CSDL (KT2011)

 Chọn copy (Ctrl+C ) Chọn nơi cần sao lưu sang

(USB)

 Kích chuột phải vào USB Nhấn Paste (Ctrl+V).

24 Cách Phục hồi CSDL

• Vào menu: Hệ thống\Phục hồi CSDL:

- Bấm vào dấu “…” bên cạnh nút <<Phục hồi từ>>:

chọn đường dẫn đến file Back up trong thư mục

- Bấm vào dấu “…” bên cạnh nút <<Phục hồi tới>>:

chọn đường dẫn đến CSDL hiện tại (Thông thường phần mềm đã mặc định sẵn)