Nếu trường đã nhập đầy đủ các điểm rồi mới phát hiện sai và thực hiện phân công môn –lớp lại, khi đó cần thực hiện các bước sau để phần mềm tính lại Trung bình các môn theo học kỳ và cả [r]
Trang 2Để tham khảo tài liệu
Kính Mời Quý vị vào : Website : http://violet.vn/ngocnam1972/
Mọi góp ý xin gửi tới : Email : info@123doc.org
Hướng dẫn cài đặt phần mềm Quản lý học sinh
Cho đĩa CD chứa bộ cài phần mềm Quản lý Học sinh vào ổ CD, đợi khoảng
1 đến 3 phút, tới khi màn hình hiện ra như sau:
Trang 3 Nhấn trái chuột và Next
Tiếp tục nhấn trái chuột vào Yes, xuất hiện màn hình:
Nhập tên trường hoặc ký tự bất kỳ vào hai ô Name và Company
Nhập dòng ký tự: hns123456789 vào ô Serial rồi chọn Next-> Next-> Next
(khoảng ba lần) tới khi màn hình hiện ra báo hiệu đang cài đặt chương trình
Chờ máy tính cài đặt phần mềm, khi phần mềm cài đặt xong, màn hình xuấthiện:
Nhập Serial:
hns123456789 vào ô này
Trang 4 Chọn ô Finish để kết thúc cài đặt và khởi động lại máy tính.
Khi máy tính khởi động xong, nháy kép chuột và biểu tượng phần mềm Quản
lý Học sinh trên màn hình để chạy chương trình Quản lý Học sinh.
2 Trường hợp không cài đặt được phần mềm theo cách thông thường như mục 1, có
2 trường hợp sau đây:
a) Trường hợp 1:
Trong trường hợp khi cho đĩa cài đặt phần mềm vào ổ CD, phần mềm không tự độnghiện ra giao diện cài đặt, nguyên dân do máy tính của chúng ta đã ngắt chế độ tự động chạycủa ổ CD Khi đó, để cài đặt phần mềm, chúng ta cần thực hiện các bước sau đây:
- Vào My computer, sau đó nhấn phải chuột vào ổ CD, chọn Open để hiện các thư
mục trong đĩa CD chứa phần mềm
- Nháy kép trái chuột vào thư mục Setups để mở thư mục Setups
- Nháy kép vào file Setup.exe (là file có hình máy tính như hình dưới đây) để chạy
chương trình cài đặt theo cách thông thường như phần 1
b) Trường hợp 2: Nếu trong khi cài đặt phần mềm báo lỗi hoặc sau khi chúng ta cài
đặt xong, vẫn không chạy được phần mềm Nguyên nhân do chúng ta đang chạy ở chế độngười dùng (user), khi đó hệ điều hành không cho cài thêm phần mềm mới Chúng ta cầnkhởi động lại máy tính và chạy cài đặt ở chế độ an toàn (safe mode) của windows, cácbước như sau:
- Khởi động lại máy tính, trong khi khi máy tính bắt đầu khởi động lại cần nhấn liêntục và phím F8 (để vào chế độ safe mode của windows)
- Khi máy tính hiện ra nhiều hàng chữ màu trắng trên nền đen, dùng phím mũi tên lên
xuống trên bàn phím để lên dòng trên cùng Safe mode, nhấn phím Enter đê chọn
Safe mode
Trang 5- Chờ máy tính khởi động vào windows (có thể mất từ 3 – 5 phút), khi đó sẽ hiện ra màn hình windows có nền màu đen Chúng ta cho đĩa CD chứa bộ cài phần mềm
quản lý học sinh vào ổ CD và thực hiện cài đặt như mục a) Trường hợp 1
M c l cụ ụ
Hướng dẫn cài đặt phần mềm Quản lý học sinh 2
Cách lưu trữ dữ liệu 8
Các chức năng của phần mềm quản lý học sinh 12
1 Hệ thống 12
1.1 Truy cập chương trình 12
1.2 Thay đổi mật khẩu 12
1.3 Tạo mới dữ liệu 12
1.4 Mở dữ liệu hệ thống 13
1.5 Đóng dữ liệu 13
1.6 Cấp quyền sử dụng 13
1.7 Báo cáo gửi Phòng GD 14
2 Danh mục 15
2.1 Nhập danh mục hệ đào tạo 18
2.2 Nhập ngành đào tạo 18
2.3 Nhập danh mục chức vụ 19
2.4 Nhập danh mục đội tuyển học sinh giỏi 19
2.5 Nhập Hồ sơ giáo viên 19
2.6 Nhập danh mục môn học 20
2.7 Nhập danh mục lớp học 20
3 Nhập dữ liệu năm học. 21
3.1 Danh sách giáo viên 21
3.2 Danh sách lớp học 21
3.3 Danh sách môn học 21
3.4 Phân công môn lớp 21
3.5 Số tích cho môn nhận xét 22
3.6 Bảng phân công giảng dạy 22
3.7 Quản lý hồ sơ học sinh 23
3.7.1 Hồ sơ học sinh 23
3.7.2 Thống kê học sinh theo Xã - Phường 26
3.7.3 Thống kê trẻ khuyết tật theo Xã - Phường 26
4 Quản lý học sinh 26
4.1 Nhập điểm môn tính điểm 26
4.2 Nhập điểm các môn xếp loại. 27
4.3 Nhập hạnh kiểm học sinh 28
4.4 Sổ cái lớp ( Sổ gọi tên và ghi điểm HS) 28
4.5 Sổ ghi điểm giáo viên 29
4.6 Học bạ học sinh 29
4.7 Các báo cáo thống kê 29
4.7.1 Thống kê điểm 29
4.7.2 Thống kê học lực - hạnh kiểm 31
4.7.3 In nhanh bảng điểm 31
4.7.4 Danh sách khen thưởng học sinh 32
4.8 Học sinh chuyển trường, chuyển lớp 32
4.8.1 Học sinh nghỉ học 32
Trang 64.8.2 Thay đổi của học sinh 32
4.8.3 Danh sách học sinh miễn học 32
4.9 Xét duyệt lên lớp, thi lại, lưu ban 32
4.9.1 Xét duyệt lên lớp, thi lại, lưu ban 33
4.9.2 Huỷ xét duyệt lên lớp, thi lại, lưu ban 33
4.9.3 Danh sách học sinh thi lại 33
4.9.4 Danh sách học sinh lên lớp 33
4.9.5 Danh sách học sinh rèn luyện hè 33
4.9.6 Danh sách học sinh lưu ban 33
4.10 Thống kê trẻ lưu ban, bỏ học, hoàn thành chương trình THCS 33
4.11 Bảng tổng kết năm học 33
5 Qui tắc 34
5.1 Phân loại điểm năm học 34
5.2 Thông tin nhà trường 34
5.3 Lựa chọn hệ thống 34
6 Tiện ích 35
6.1 Phân phòng thi 35
6.2 Danh sách phòng thi 36
6.3 Nhập điểm theo danh sách phòng thi 36
6.4 Lập đội tuyển thi học sinh giỏi 37
6.4.1 Chọn học sinh 37
6.4.2 Thi chọn đội tuyển 37
6.4.3 Danh sách đội tuyển thi huyện 37
6.5 Sắp xếp lại danh sách học sinh theo ABC 37
6.6 Sắp xếp lại danh sách Giáo viên theo ABC 38
6.7 Tìm kiếm 38
6.8 Cập nhật phiên bản mới 38
6.9 Hỗ trợ trực tuyến qua TeamViewer 38
6.10 Gửi dữ liệu về HanoiSoft 38
6.11 Sao lưu dữ liệu 39
6.12 Tối ưu dữ liệu 39
6.13 Khôi phục dữ liệu 39
6.14 Chuyển đổi sang Unicode 39
7 Báo cáo gửi Phòng GD. 39
7.1 Nhập dữ liệu năm trước 39
7.2 Nhập dữ liệu đầu năm 40
8 Xét tốt nghiệp THCS 41
8.1 Nhập danh sách học sinh các năm trước 41
8.2 Danh sách học sinh xét tốt nghiệp THCS 41
8.3 Danh sách học sinh được công nhận tốt nghiệp THCS 41
8.4 Tổng hợp học sinh xét công nhận tốt nghiệp THCS 41
Trang 7MỘT SỐ LƯU Ý KHI SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỌC SINH
- Mất dữ liệu: Dữ liệu của trường thường được lưu trong trong thư mục Data có đường
dẫn là: C:\Program files\QuanlyHocSinh4.7\Data Trong quá trình sử dụng, có thể do
các nguyên nhân như: cài đặt lại Windows, xoá ổ C, virus làm hỏng v.v Vì vậy, người
sử dụng phải thường xuyên copy dữ liệu sang ổ D, CD hoặc ổ USB để lưu trữ Cách copy
được hướng dẫn chi tiết trong phần Cách lưu trữ dữ liệu dưới đây
Lưu ý: Không copy thư mục Data đè lên thư mục Data lần trước đã copy vì có thể chính thư mục Data mới là thư mục bị lỗi Nếu copy đè lên thư mục Data cũ có thể sẽ
bị mất hoàn toàn dữ liệu Vì vậy, mỗi lần copy lưu dữ liệu cần tạo một thư mục đề ngày copy để dễ nhớ Nếu dữ liệu mới bị lỗi chúng ta lấy thư mục Data cũ hơn để khôi phục
- Xét Học lực, danh hiệu học sinh và xét duyệt lên lớp - thi lại - lưu ban sai: do chưa
phân công môn học đúng hoặc phân công thừa môn học cho các lớp: Trong phần 3.
Nhập dữ liệu năm học -> 3.4 Phân công môn lớp:
+ Cột Phân công: là cột quy định phân công các môn học cho các lớp học Tại cột
Phân công chọn tích phân công đúng các môn cho các lớp, thông thường chúng
ta phân công môn lớp như sau:
o Lớp 6, 7: đánh dấu tích vào các ô tương ứng với các môn Toán, Vật lý, Sinhhọc, Ngữ văn, Lịch sử, Địa lý, Ngoại ngữ, GDCD, Công nghệ, Thể dục, Âm
nhạc, Mĩ thuật Bỏ tích ở các môn Hoá học, Tự chọn (Nếu các lớp này có
học môn Tự chọn Tin, chúng ta tích vào cột Phân công thêm môn Tự chọn).
o Lớp 8: đánh dấu tích vào các ô tương ứng với các môn Toán, Vật lý, Hoá học,Sinh học, Ngữ văn, Lịch sử, Địa lý, Ngoại ngữ, GDCD, Công nghệ, Thể dục,
Âm nhạc, Mĩ thuật Bỏ tích ở môn Tự chọn (Nếu lớp 8 có học môn Tự chọn
Tin, chúng ta tích vào cột Phân công thêm môn Tự chọn).
o Lớp 9: đánh dấu tích vào các ô tương ứng với các môn Toán, Vật lý, Hoá học,Sinh học, Ngữ văn, Lịch sử, Địa lý, Ngoại ngữ, GDCD, Công nghệ, Thể dục,
Âm nhạc, Mĩ thuật Bỏ tích ở môn Tự chọn (Nếu lớp 9 có học môn Tự chọn
Trang 8Tin, chúng ta tích vào cột Phân công thêm môn Tự chọn) Do lớp 9 chỉ học
các môn Mỹ thuật, Âm nhạc trong một học kỳ, cột áp dụng chọn Học kỳ I hoặc Học kỳ II tương ứng với thực tế năm học hiện tại của trường
+ Cột Hệ số môn: theo Thông tư 58, hệ số môn của hai môn Toán và Ngữ văn được tính như các môn khác và có hệ số là 1
+ Cột Xét Phân loại Học lực (Xét PLHL): Đây là cột quy định môn học có tham gia
vào xét phân loại học lực của học sinh không Thông thường chúng ta để tích tất
cả các ô ở cột này
Lưu ý: Không phân công thừa môn cho các lớp vì việc này sẽ dẫn đến tính điểm Trung
bình các môn học kỳ và cả năm sai Xét ra học lực và danh hiệu của học sinh sai Việc
phân công môn lớp phải thực hiện đúng từ đầu năm học, trước khi nhập đầy đủ các
điểm Nếu trường đã nhập đầy đủ các điểm rồi mới phát hiện sai và thực hiện phân công
môn –lớp lại, khi đó cần thực hiện các bước sau để phần mềm tính lại Trung bình cácmôn theo học kỳ và cả năm: Chọn từng lớp, mỗi lớp nhập lại một cột điểm của một môn
bất kỳ từ đầu đến cuối danh sách học sinh của lớp bị phân công môn – lớp sai, nhấn cập
nhật khi nhập xong (hoặc mỗi lớp chọn một môn bất kỳ, chọn một cột điểm còn trống,
nhập thêm cho mỗi học sinh một điểm, nhấn cập nhật, sau đó lại xoá cột điểm vừa nhậpthêm đi, nhấn cập nhật khi xoá xong) Vào sổ cái, chọn bảng tổng hợp theo học kỳ(THHKI, THHKII, TH Cả năm), kiểm tra lại xem phần mềm đã tính lại điểm Trung bìnhcác môn và xét danh hiệu học sinh đúng chưa
Trang 9- Tạo mới dữ liệu cho năm sau: Trước hết chúng ta copy dữ liệu sang vị trí khác để lưu
trữ (nếu không copy có thể sẽ bị mất dữ liệu) Sau đó vào phần 1 Hệ thống -> 1.3 Tạo
mới dữ liệu, nhập mật khẩu là: QuanHNS , chọn Niên khoá cần tạo, kiểm tra lại mã
trường (đã được ghi trên mặt đĩa cài đặt phần mềm Lưu ý Mã trường không dấu, không
có dấu cách, ví dụ: HoangDieu) Nhấn Chấp nhận để tạo dữ liệu năm học mới.
- Đã được đăng ký sử dụng, vẫn không in hoặc không nhập - xuất dữ liệu được ra
Word, Excel: Do khi tạo mới dữ liệu không nhập đúng Mã trường Vào phần V.Qui tắc -> 5.2 Thông tin nhà trường để kiểm tra Nếu thấy sai, sửa lại đúng Mã trường như
được ghi trên mặt đĩa cài đặt phần mềm (đúng chữ Hoa, chữ thường, không có dấu cách)
Nhấn Chấp nhận, thoát ra khỏi phần mềm và chạy lại chương trình Nếu vẫn chưa được,
trường liên hệ với công ty HanoiSoft để được hướng dẫn
- Không nhập được điểm viết 15ph (hoặc điểm viết 1 tiết) là số thập phân: Do chưa
chọn nhập điểm là số thập phân Vào phần 5.Qui tắc -> 5.1.Phân loại điểm năm học,
chọn điểm 15ph (hoặc 1 tiết) và tích vào ô Thập phân, nhấn Cập nhật khi chọn xong
- Báo lỗi “Runtime error 214… ”, sau đó thoát khỏi Phần mềm: Mở lại Phần mềm,
chọn 1 Hệ thống -> 1.4 Mở dữ liệu, sau khi đã hiện lên chữ “Đang làm việc với dữ liệu
của Niên khoá 201x-201y” ở dòng tiêu đề trên cùng màn hình, chọn Thoát khỏi phần
mềm và chạy lại
- Đã có dữ liệu năm trước, tạo Niên khoá cho năm mới, không copy được danh sách
học sinh lên Niên khoá mới: do chưa xét duyệt lên lớp- thi lại- lưu ban Trước hết copy
dữ liệu sang ổ khác để lưu trữ, sau đó mở Niên khoá năm học cũ, chọn 9.2 Huỷ xét
duyệt, thực hiện xét duyệt lên lớp - thi lại - lưu ban 2 lần như phần 4.9 Sách hướng dẫn và
tạo lại Niên khoá năm học mới
- Phần Nhập học sinh miễn môn (Trong phần 3 Nhập dữ liệu năm học -> 3.7.1 Hồ sơ
học sinh -> nhấn phải chuột chọn Miễn môn): Nếu môn học được miễn là môn lớp có
học sinh được miễn chỉ học một học kỳ, khi chọn Miễn môn cho học sinh được miễn không chọn học kỳ được miễn mà phải chọn là Cả năm
Ví dụ: môn Mĩ thuật và Âm nhạc lớp 9: Nếu môn Mĩ thuật chỉ học Học kỳ I, học sinh
được miễn môn Mĩ thuật lớp 9 sẽ chọn miễn môn là cả năm (không chọn học kỳ I)
Cách lưu trữ dữ liệu
Trong quá trình sử dụng, máy tính của chúng ta thường bị lỗi hoặc mất dữ liệu docác nguyên nhân như hỏng hệ điều hành (Windows), hỏng ổ cứng v.v Để giảm thiểu khả
Trang 10năng mất dữ liệu, chúng ta cần chủ động lưu trữ dữ liệu ra các vị trí khác hoặc ra các thiết
bị lưu trữ khác như ổ USB, đĩa CD…
Thông thường, dữ liệu của chúng ta thường để trong ổ C (hoặc ổ D)có đường dẫn:
C:\ Program Files\ Quan ly Hoc Sinh 4.7\ Data
(hoặc D:\ Program Files\ Quan ly Hoc Sinh 4.7 \ Data)
Để lưu trữ dữ liệu, chúng ta copy thư mục Data (hoặc cả thư mục Quan ly Hoc Sinh
4.7) chứa dữ liệu của chúng ta sang ổ D, E, ổ USB, ghi ra đĩa CD v.v Chúng ta thực
hiện lần lượt theo các bước sau đây:
1) Chọn My Computer hoặc Explorer
2) Chọn ổ C (hoặc ổ chứa thư mục Program Files\ Quan ly Hoc Sinh 4.7)
3) Chọn thư mục Program files
4) Chọn thư mục Quan ly Hoc Sinh 4.7
8) Mở thư mục Lưu Quan ly Hoc Sinh 4.7 vừa tạo, sau đó tạo thư mục mới đề ngày copy dữ liệu bằng cách nhấn phải chuột vào một vị trí bất kỳ trong thư mục Lưu
Quan ly Hoc Sinh 4.7 , chọn New -> Folder -> sửa tên thư mục vừa tạo thành thư
ổ D
Trang 11mục có tên là ngày copy dữ liệu để dễ nhớ (Ví dụ: ngày 20 tháng 02 năm 2012thực hiện copy lưu trữ dữ liệu -> sửa tên thư mục vừa tạo thành thư mục
20_02_2012), mở thư mục vừa tạo (20_02_2012), phải chuột chọn Paste dữ liệu
vừa copy vào thư mục này
Chúng ta có thể thực hiện lưu dữ liệu mỗi tuần một lần hoặc sau mỗi lần nhậpđược một phần lớn dữ liệu mới, điều này giúp chúng ta tránh được việc bị mất dữliệu một khi bị người khác xoá mất dữ liệu, virus gây lỗi file, hỏng Windows v.v Mặt khác, chúng ta có thể lưu dữ liệu ra các thiết bị lưu trữ khác như ổ USB, đĩaCD,… để tránh trường hợp nếu ổ cứng bị hỏng, dữ liệu sẽ mất
Công việc cụ thể khi sử dụng phần mềm quản lý học sinh
Nếu trường bắt đầu sử dụng phần mềm này, trong năm học đầu tiên, người quản trịphải thực hiện các công việc cụ thể sau đây:
1 Chọn Hệ thống -> Tạo mới dữ liệu để tạo ra dữ liệu hệ thống dùng khi bắt đầu
sử dụng phần mềm (thường khi tiến hành cài đặt phần mềm, công ty HanoiSoft
đã tạo sẵn dữ liệu hệ thống của trường)
2 Chọn Hệ thống -> Mở dữ liệu để mở dữ liệu vừa tạo và bắt đầu làm việc.
3 Chọn Danh mục và tiến hành nhập các danh mục cho phần mềm:
- Chọn Nhập danh mục Hệ đào tạo, Ngành đào tạo, chức vụ và nhập các thông
tin cần thiết còn thiếu
Nhấn phải chuột vào
vị trí trống bất kỳ trên
Trang 12- Chọn Nhập hồ sơ Giáo viên Tiến hành nhập dữ liệu về toàn bộ Giáo viên của
trường (họ tên, ngày sinh, giới tính, hệ đào tạo, ngành đào tạo…)
- Chọn Nhập danh mục môn học Tiến hành nhập dữ liệu về toàn bộ các môn
học của trường Lưu ý chọn đúng môn xếp loại (Thể dục, Mỹ thuật, Âm
nhạc) và môn tính điểm (các môn còn lại)
- Chọn Nhập danh mục lớp học Chọn khối lớp, nhập tên các lớp học của
trường
4 Chọn Nhập dữ liệu năm học và thực hiện các bước sau đây:
- Chọn danh sách giáo viên Nhập các thông tin bổ xung (Chức vụ, nhóm công
- Chọn Phân công môn - lớp cho các lớp trong trường (lớp nào học môn gì ?).
Lưu ý chọn đúng các môn học, hệ số môn cho các lớp (môn Toán, ngữ văn
hệ số 1 như các môn khác), nếu chọn không đúng, phần mềm sẽ xét ra phân loại học lực, danh hiệu thi đua, sai (ví dụ: khối lớp 6,7: không học
môn Hoá học Khối lớp 8: học đủ các môn Khối lớp 9: môn Mĩ thuật, Âmnhạc chỉ học một học kì)
- Chọn Bảng Phân công giảng dạy, chọn tên Giáo viên giảng dạy các môn học
cho các lớp trong kỳ
- Nhập hồ sơ học sinh các lớp của trường (tất cả các khối lớp trong trường).
5 Chọn Quản lý học sinh
- Chọn 1.Nhập điểm môn tính điểm học kỳ I
- Chọn 2.Nhập điểm môn xếp loại học kỳ I
- Chọn 3.Nhập hạnh kiểm học sinh, nhập hạnh kiểm cho học sinh tại bảng chọn.
Đối với điểm học kỳ II, nhập và thực hiện từng bước tính điểm tương tự nhưtrên Đối với hạnh kiểm, chúng ta nhập hạnh kiểm học kỳ hai và cả năm
6. Cuối mỗi năm học, chúng ta cần xét duyệt danh sách học sinh lên lớp, thi lại,lưu ban Ta được danh sách học sinh lên lớp, danh sách học sinh thi lại, danhsách học sinh rèn luyện hè và danh sách học sinh lưu ban Nhập điểm thi lại chocác học sinh phải thi lại, hạnh kiểm rèn luyện sau hè cho học sinh phải rèn luyện
hè rồi tiến hành xét duyệt lại lần 2 Khi tạo niên khóa năm học sau, phần mềm sẽ
Trang 13tự động copy danh sách môn học, Giáo viên, học sinh từ năm nay (2011-2012)cho năm học tiếp sau (2012-2013), người quản trị chỉ cần nhập danh sách họcsinh khối 6 mới vào, sửa lại những thay đổi ở các lớp cũ (nếu có).
Sau khi có dữ liệu năm học đầu (Ví dụ: năm học 2011- 2012) Đến năm học tiếp theo
(2012- 2013), người quản trị cần Tạo mới dữ liệu năm học cho năm học mới.
1 Chọn I Hệ thống ->3 Tạo mới dữ liệu Nhập mật khẩu tạo mới dữ liệu Chọn năm học cần tạo (2012- 2013) Nhấn Cập nhật Khi đó phần mềm sẽ tạo mới dữ
liệu năm học 2012- 2013 Lưu ý: Trước khi tạo mới, chúng ta cần copy dữ liệusang vị trí khác để lưu trữ dự phòng
2. Sau khi thực hiện tạo mới dữ liệu năm học, dữ liệu về tên giáo viên, môn học,khối lớp, tên những lớp có học sinh sẽ được chuyển từ năm học trước sang nămhọc mới Người quản trị không cần phải nhập lại, chỉ thực hiện thay đổi các
thông tin trong II Danh mục nếu cần (VD: có thêm Giáo viên mới, môn học
mới…)
3. Thực hiện III Nhập dữ liệu cho năm học mới: Danh sách lớp học, môn học,
giáo viên, phân công môn- lớp
4. Nhập danh sách học sinh mới vào trường (học sinh đầu cấp, học sinh mớichuyển tới,…)
Lưu ý: Tất cả dữ liệu của chúng ta được lưu trong thư mục Data ở trong ổ cứng chứa hệ
điều hành Windows, nếu hệ điều hành được cài trong ổ C, dữ liệu của chúng ta có đườngdẫn là:
C:\ Program Files\Quan ly Hoc Sinh 4.7\ Data
Để dữ liệu của trường không bị mất mỗi khi cài lại Windows, chúng ta nên
thường xuyên copy thư mục Data (hoặc mở thư mục Data, chọn copy các Niên khoá
đang cần sử dụng) sang vị trí khác (hoặc ổ khác) để lưu trữ
Các chức năng của phần mềm quản lý học sinh
1.1 Truy cập chương trình
Đây là cửa sổ có chức năng thay đổi người sử dụng phần mềm Với tên truynhập là “Người quản trị”, người sử dụng dùng được tất cả các chức năng của phầnmềm Nếu chọn tên truy nhập là “người dùng”, chúng ta chỉ có thể sử dụng một
Trang 14phần chức năng của phần mềm Nếu thực hiện phân quyền cho giáo viên để cácgiáo viên tự nhập điểm, giáo viên sẽ sử dụng tên truy nhập “người dùng” và nhậpmật khẩu của giáo viên để sử dụng
1.2 Thay đổi mật khẩu
Đây là cửa sổ có chức năng thay đổi mật khẩu truy cập dữ liệu của trường.Trong cửa sổ này, ta thực hiện thay đổi mật khẩu theo trình tự các bước sau đây:
- Nhập mật khẩu cũ, chính là mật khẩu đang sử dụng (VD: mật khẩu cũ là abc)
- Nhập mật khẩu mới (VD: mật khẩu mới là hd)
- Xác nhận lại mật khẩu mới (nhập lại mật khẩu mới: hd) Phần mềm sẽ kiểm tra
ký tự ở hai ô: Mật khẩu mới và Xác nhận có trùng nhau không Nếu hai ô trùng nhau thì mật khẩu mới sẽ được cấp Nhấn vào ô Chấp nhận khi nhập xong.
Lưu ý: Khi thay đổi mật khẩu, chuyển bộ gõ về tiếng Anh Mật khẩu đầu tiên khi
cài đặt phần mềm là admin
1.3 Tạo mới dữ liệu
Đây là chức năng dùng để khởi tạo dữ liệu hệ thống khi bắt đầu cài đặt phầnmềm Quản lý Học sinh
Trang 15- Chọn Open Khi đó, trên thanh tiêu đề ở dòng trên cùng màn hình hiện lên dòng
chữ báo chúng ta đang làm việc với dữ liệu của năm học nào
Trang 161.5 Đóng dữ liệu
Đây là chức năng dùng để đóng dữ liệu hệ thống sau khi chúng ta đã thực hiệnxong các công việc với phần mềm Quản lý Học sinh mà không thoát ra khỏi giaodiện chính của phần mềm
1.6 Cấp quyền sử dụng
Chức năng dùng để cấp quyền cho các giáo viên bộ môn có thể tự mình nhập điểmmôn mình dạy và giáo viên chủ nhiệm nhập hạnh kiểm cho học sinh lớp mình chủnhiệm
Chọn tên giáo viên, nhập mật khẩu ứng với mỗi giáo viên Nhấn nút chấp nhận
Sau khi được cấp mật khẩu, các giáo viên có thể vào sổ ghi điểm giáo viên để tựmình nhập điểm môn học cho các lớp mà giáo viên đó dạy Sau đây là các bước đểgiáo viên tự nhập điểm:
- Mở phần mềm Quản lý Học sinh Chọn tên truy nhập là Người dùng, sau đó nhập mật khẩu của giáo viên nhập điểm Nhấn Chấp nhận
- Chọn mở dữ liệu, tiếp tục chọn tên giáo viên nhập điểm Nhấn chấp nhận.
- Nếu là giáo viên bộ môn Giáo viên đó chỉ được vào Sổ ghi điểm giáo viên để
nhập điểm Nếu đó là giáo viên chủ nhiệm, giáo viên đó được nhập hạnh kiểm chohọc sinh
Mỗi Giáo viên chỉ biết được mật khẩu của mình, nhưng người quản trị có thểbiết và quản lý được tất cả các mật khẩu của giáo viên được cấp mật khẩu
1.7 Báo cáo gửi Phòng GD
Sao chép các dữ liệu gửi Phòng Giáo dục: Cho đĩa mềm vào ổ A, chọn 1 Hệ
thống -> 1.7 Sao chép dữ liệu gửi lên PGD.
Trang 17Nếu chúng ta muốn copy dữ liệu ra USB hoặc đĩa CD để báo cáo, không cho đĩa
mềm vào ổ A, khi chọn 1 Hệ thống -> 1.7.Sao chép dữ liệu gửi lên PG, máy tính
sẽ báo đường dẫn đến thư mục chứa dữ liệu:
C:\Program Files\ Quan ly Hoc Sinh 4.7\ Copy.
Mở thư mục Copy, đánh dấu tất cả những file trong thư mục Copy và copy vào
thiết bị lưu trữ khác (USB, đĩaCD)
Lưu ý:
- Nếu chúng ta cần gửi PGD các báo cáo đầu năm và học kì I, cho đĩa mềm vào ổ
A, chọn Học kì I Khi đó dữ liệu cần báo cáo sẽ được phần mềm tự động copy
vào đĩa mềm Nội dung các báo cáo trong đĩa sẽ trùng với nội dung các mẫu báo
cáo từ phần 7.4 đến 7.14 tại phần 7 Báo cáo gửi Phòng,
- Nếu chúng ta cần gửi PGD các báo cáo học kì II và cả năm, cho đĩa mềm vào ổ
A, chọn Học kì II, chờ máy tính copy vào đĩa mềm xong, cho đĩa mềm khác vào ổ
A, chọn Cả năm và gửi cả hai đĩa đã copy báo cáo lên PGD (ghi rõ tên đĩa nào copy báo cáo học kì II, đĩa nào copy báo cáo cả năm lên nhãn đĩa).
Thanh công cụ
Các chức năng của thanh công cụ:
- Thêm mới (Phím tắt là F1): thêm mới tên một bản ghi (một dòng) và các thông
tin khác ở các cột của dòng đó
- Loại bỏ (Phím tắt là F2): loại bỏ tên một bản ghi (một dòng)
- Cập nhật (Phím tắt là F3): cập nhật (lưu) các dữ liệu vừa nhập.
- In (Phím tắt là F4): In dữ liệu Nhấn vào ô In, chúng ta có thể chọn các cột để in
ra (đánh dấu tích vào ô trống) Ví dụ: In danh sách giáo viên trong hồ sơgiáo viên:
Trang 18Chọn xong nhấn chấp nhận Chúng ta có cửa sổ:
Tên báo cáo: chúng ta có thể sửa lại tên báo cáo cho phù hợp.
Tên máy in: chọn tên loại máy in của trường.
Kiểu giấy: Khổ giấy in ra: A4, A3, letter,…
Hướng giấy in ra: Thẳng đứng, nằm ngang.
Lề trái, lề phải, lề trên, lề dưới: định dạng lề cho trang in (theo đơn vị tính cm).
Chúng ta có thể định dạng độ rộng của các cột in ra bằng cách kéo dài các cột ởdòng tiêu đề (dòng họ tên, ngày sinh, giới tính,…)
Chúng ta có thể lọc các dữ liệu in ra bằng các chức năng ở ba hàng có mầu xanhbên dưới dòng tiêu đề Dưới đây là cách thực hiện chức năng lọc dữ liệu:
o Cột ngày sinh:
Trang 19Nếu ở hàng xanh đầu chọn dấu bằng (=) : hàng thứ hai chúng ta nhập ngày
tháng năm sinh của người cần in (VD: 20/11/1982) Khi đó máy tính sẽ tìmnhững người sinh ngày 20/11/1982 và in ra
Nguyễn Hải Yến
Nếu ở hàng xanh đầu tiên chọn dấu nhỏ hơn hoặc bằng (=<): hàng thứ hai
chúng ta nhập ngày tháng năm sinh của người cần in có tuổi nhỏ nhất (VD:tìm in những giáo viên 30 tuổi trở lên ta nhập ngày sinh 31/12/ 31/12/1976vào hàng thứ 2 Khi đó máy tính sẽ tìm lọc ra những người sinh từ31/12/1976 về trước) Dấu >= có chức năng ngược lại
Nguyễn Hải Yến
Trong khoảng, ngoài khoảng: Lọc in những người có ngày tháng năm sinhtrong khoảng hoặc ngoài khoảng nào đó Ví dụ: tìm in những giáo viên cóngày sinh từ 01/ 01/ 1970 đến 31/12/1982:
tính
Địa chỉ
Trong khoảng 01/ 01/ 1970 31/12/1982
Nguyễn Hải Yến
o Cột giới tính: lọc in ra các Giáo viên Nam hoặc Nữ
o Cột hệ đào tạo, ngành đào tạo: lọc in ra các Giáo viên thuộc hệ/ ngànhđào tạo nào đó.v.v
Định dạng trang in xong nhấn chấp nhận, ta được cửa sổ:
Trang 20Các chức năng:
Nếu muốn in trực tiếp từ phần mềm, chọn chức năng In (F4)
Nếu muốn chỉnh sửa lại, chọn Chuyển ra file Word, ta được cửa sổ:
Nhập tên file, nhấn Chấp nhận, chúng ta có dữ liệu là file Word tại địa chỉ:
C:\Program files\QuanlyHocSinh\Word\…(tên file vừa nhập: danh sách GV).
Về trang trước
đó
Về trang cuối cùng
Tranghiện tại/
tổng số
Độrộngkhung
Chuyển
dữ liệuraWord
Trang 212.1 Nhập danh mục hệ đào tạo
Chức năng dùng để nhập hệ đào tạo của cán bộ Giáo viên trong trường
- Thêm mới (Phím tắt là F1): thêm mới tên một hệ đào tạo (ví dụ: hệ đào tạo Cao
đẳng) Nếu hệ đó đã đạt chuẩn, nhấn chọn chữ Chuẩn ở cột “Chuẩn”
tương ứng Cột số thứ tự qui định thứ tự in ra của hệ đào tạo
- Loại bỏ (Phím tắt là F2): loại bỏ tên một hệ đào tạo.
- Cập nhật (Phím tắt là F3): cập nhật (lưu) các dữ liệu vừa nhập.
- In (Phím tắt là F4): In dữ liệu
- Thoát (Phím tắt là F10): Thoát khỏi chức năng hiện tại.
2.2 Nhập ngành đào tạo
Chức năng dùng để nhập ngành đào tạo của cán bộ Giáo viên trong trường
- Thêm mới (Phím tắt là F1): thêm mới tên một ngành đào tạo (ví dụ: Hoá) Ngành
đó thuộc tổ chuyên môn gì (tổ tự nhiên, xã hội, hành chính, khác) Nếu
ngành đó thuộc giáo dục thì ta đánh dấu v vào cột “chuẩn” Cột số thứ
tự qui định thứ tự in ra của ngành đào tạo
- Các chức năng khác của thanh công cụ tương tự như trên
Trang 222.3 Nhập danh mục chức vụ
Chức năng dùng để nhập chức vụ của cán bộ Giáo viên trong trường
- Thêm mới (Phím tắt là F1): thêm mới tên một chức vụ (ví dụ: Văn thư) Cột số
thứ tự qui định thứ tự in ra của chức vụ
- Các chức năng khác của thanh công cụ tương tự như trên
2.4 Nhập danh mục đội tuyển học sinh giỏi
Chức năng dùng để nhập tên đội tuyển học sinh giỏi của trường
- Thêm mới (Phím tắt là F1): thêm mới tên một đội tuyển (ví dụ: Toán 6) Chọn
khối lớp, môn thi của đội tuyển đó Số học sinh được chọn của khốilớp đi thi huyện (quận, TP)
- Các chức năng khác của thanh công cụ tương tự như trên
2.5 Nhập Hồ sơ giáo viên
Chức năng dùng để nhập hồ sơ cán bộ Giáo viên của trường
Trang 23- Thêm mới (Phím tắt là F1): thêm mới tên một giáo viên và các dữ liệu về giáo
viên đó Ở đây ta cần có các thông tin về cán bộ giáo viên như: Họ tên,ngày sinh, giới tính, dân tộc, nơi sinh, địa chỉ… Ngoài ra chúng ta còncần nhập các cột hệ đào tạo gốc, ngành đào tạo gốc, hệ đào tạo hiệnnay, ngành đào tạo hiện nay để phục vụ cho các báo cáo phổ cập
- Loại bỏ (Phím tắt là F2): loại bỏ tên một giáo viên và các dữ liệu về giáo viên
đó
- Cập nhật (Phím tắt là F3): cập nhật (lưu) các dữ liệu vừa nhập.
- In (Phím tắt là F4): In dữ liệu.
- Thoát (Phím tắt là F10): Thoát khỏi chức năng hiện tại.
Chúng ta có thể chọn ảnh cho mỗi giáo viên bằng cách: chọn tên giáo viên -> chọn
ảnh (hoặc nhấn F9) -> Chọn vị trí lưu ảnh -> chọn Open -> chọn cập nhật khi đã chọn
ảnh xong Thư mục chứa ảnh của giáo viên chúng ta để ở thư mục Data để thuận tiện
cho việc copy và lưu trữ dữ liệu
2.6 Nhập danh mục môn học
Chức năng dùng để nhập thêm, loại bỏ,… môn học của trường
- Thêm mới (Phím tắt là F1): thêm mới tên một môn học và các dữ liệu về môn
học đó Ở đây chúng ta cần có các thông tin về môn học như: Mã mônhọc (không trùng với các mã môn học khác) , tên môn học, kiểu đánhgiá (chọn kiểu tính điểm), Nếu môn học đó có được dạy ở năm học
này thì chúng ta tích vào ô ở năm học này).
Trang 24- Loại bỏ (Phím tắt là F2): loại bỏ tên một môn học và các dữ liệu về môn học đó.
- Cập nhật (Phím tắt là F3): cập nhật (lưu) các dữ liệu vừa nhập.
- In (Phím tắt là F4): In dữ liệu.
- Thoát (Phím tắt là F10): Thoát khỏi chức năng hiện tại.
2.7 Nhập danh mục lớp học
Chức năng dùng để nhập thêm, loại bỏ,… danh sách lớp học của trường
- Thêm mới (Phím tắt là F1): thêm mới tên một lớp học và các dữ liệu về lớp học
đó Ở đây chúng ta cần chọn khối lớp và nhập các thông tin về lớp họcnhư: Tên lớp học, số thứ tự in ra, Nếu lớp học đó có ở năm học này thì
chúng ta tích vào ô ở năm học này) Nhập xong nhấn cập nhật
- Loại bỏ (Phím tắt là F2): loại bỏ tên một lớp học và các dữ liệu về lớp học đó.
- Cập nhật (Phím tắt là F3): cập nhật (lưu) các dữ liệu vừa nhập.
- Thoát (Phím tắt là F10): Thoát khỏi chức năng hiện tại.
Lưu ý: Chúng ta có thể nhập nhiều lớp bằng cách chọn khối lớp cần nhập, nhấn
vào ô Nhập nhiều lớp (hoặc F7), sau đó nhập tên các lớp liên tiếp nhau, mỗi lớp cách nhau một dấu cách (Space) Nhập xong nhấn cập nhật.
3.1 Danh sách giáo viên
Chức năng dùng để nhập danh sách giáo viên và các dữ liệu khác về giáo viên trongnăm học hiện tại
Chúng ta chọn danh sách cán bộ giáo viên, nháy kép trái chuột vào cột STT để phần
mềm tự động đánh dấu lại số thứ tự cho danh sách giáo viên, chọn chức vụ, công
việc của cán bộ giáo viên đó chọn xong nhấn cập nhật để lưu lại dữ liệu vừa nhập.
Lưu ý: Để phục vụ cho việc lập các báo cáo thống kê, cần nhập đủ thông tin về
giáo viên vào các cột Chức vụ, Nhóm công việc, Kiểu giáo viên, Hợp đồng.
Nhập tên lớpĐánh dấu tích
Chọn khối lớp