Xác định yêu cầu hệ thống

Yêu cầu hệ thống (yêu cầu nghiệp vụ) là một mô tả các nhu cầu và mong muốn đối với một hệ thống thông tin. Một yêu cầu có thể mô tả các chức năng, đặc trưng (thuộc tính) và các ràng buộc. Các yêu cầu mang tính chức năng: các chức năng hoặc đặc trưng có thể có trong một hệ thống thông tin để nó thỏa mãn nhu cầu nghiệp vụ và có thể chấp nhận được đối với người dùng

 Vai trò của việc xác định yêu cầu

 Các tiêu chuẩn xác định yêu cầu hệ

thống

 Quy trình xác định yêu cầu

Vai trò của việc xác định yêu cầu

 Yêu cầu hệ thống (yêu cầu nghiệp vụ) là

một mô tả các nhu cầu và mong muốn đối với

một hệ thống thông tin Một yêu cầu có thể

mô tả các chức năng, đặc trưng (thuộc tính)

và các ràng buộc

 Các yêu cầu mang tính chức năng: các

chức năng hoặc đặc trưng có thể có trong một

hệ thống thông tin để nó thỏa mãn nhu cầu

nghiệp vụ và có thể chấp nhận được đối với

người dùng

 Các yêu cầu phi chức năng: các đặc trưng,

 Hậu quả của yêu cầu không chính xác:

 Hệ thống có thể tốn nhiều chi phí hơn

 Hệ thống có thể hoàn thiện muộn hơn thời gian

 Uy tín của các chuyên gia trong đội dự án có thể

bị giảm sút bởi bất kỳ thất bại nào, cho dù là do

ai gây ra thì cũng sẽ bị xem là lỗi của cả đội dự

trên các tài nguyên và ràng buộc sẵn có

 Cần thiết – các yêu cầu là thực sự cần thiết và

đáp ứng mục đích của hệ thống

xác

Quy trình xác định yêu cầu

 Phân tích các yêu cầu để giải quyết các vấn

đề về:

 Các yêu cầu bị thiếu

 Các yêu cầu mâu thuẫn nhau

 Các yêu cầu không khả thi

 Các yêu cầu trùng lặp

 Các yêu cầu mơ hồ

 Chính thức hóa các yêu cầu:

 Lập tài liệu xác định các yêu cầu

Quy trình xác định yêu cầu

 Lập tài liệu yêu cầu - một tài liệu xác định yêu cầu bao

gồm:

 Các chức năng, dịch vụ mà hệ thống nên cung cấp

 Các yêu cầu phi chức năng bao gồm các thuộc tính, đặc điểm và đặc trưng của hệ thống

 Các ràng buộc giới hạn sự phát triển của hệ thống hoặc theo đó hệ thống phải hoạt động

 Thông tin về các hệ thống khác mà hệ thống phải giao tiếp

 Quản lý yêu cầu: là quá trình quản lý các thay đổi đối với các yêu cầu

 Trong thời gian diễn ra dự án, việc xuất hiện các yêu

cầu mới hay thay đổi những yêu cầu đã có là rất phổ

2.6 Các thông tin dữ liệu cần thu thập

2.7 Các khái niệm sử dụng trong khảo sát

2.8 Các bước sau khảo sát

 Tiếp cận với nghiệp vụ, chuyên môn, môi

trường hoạt động của hệ thống

 Tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ và cung

cách hoạt động của hệ thống

 Chỉ ra những chỗ hợp lý cần được kế thừa,

những chỗ bất hợp lý cần khắc phục

 Giai đoạn khảo sát sơ bộ: Nhằm hình thành

dự án phát triển hệ thống thông tin

 Giai đoạn khảo sát chi tiết: Nhằm thu thập

các thông tin chi tiết của hệ thống phục vụ

phân tích yêu cầu thông tin làm cơ sở cho

bước thiết kế sau này

 Có hai cách tiếp cận thường được sử dụng:

- Tiếp cận từ trên xuống (top down)

- Tiếp cận từ dưới lên (bottom up)

 Cần hỏi mọi điều

 Tính chủ động (cần tìm giải pháp cho mọi

vấn đề hay cơ hội kinh doanh)

 Sự nghi ngờ

 Chú ý đến mọi chi tiết (mọi sự kiện, sự vật

liên quan cần được ghi nhận)

Biết đặt ngược vấn đề

2.6 Các thông tin dữ liệu cần thu thập

- Các loại dữ liệu (tài liệu) và đặc trưng của nó

- Các công việc và trình tự thực hiện các công việc cũng như các thông tin dữ liệu liên quan

- Các quy tắc chi phối các hoạt động thu thập, quản lý, xử

lý và phân phối các dữ lịêu cũng như các yêu cầu kỹ

thụât khác

- Các chính sách và các hướng dẫn mô tả bản chất của

kinh doanh, thị trường và môi trường mà trong đó nó

Chức năng – công việc

 Một chức năng được hiểu là một tập hợp các hành

động được thực hiện ở một phạm vi nào đó trong

một hệ thống có tác động trực tiếp lên dữ liệu và

thông tin của hệ thống đó

 Tác động lên dữ liệu và thông tin: Cập nhật (tạo,

xem, sửa, xóa); lưu trữ; truyền; xử lý; biểu diễn

 Kết thúc một chức năng thường cho một sản phẩm

cũng là thông tin

 Chức năng có thể chia ra thành: Lĩnh vực; hoạt

động; nhiệm vụ; hành động

Hồ sơ tài liệu – thực thể dữ liệu

 Đóng vai trò thông tin đầu vào của hệ

thống

 Bao gồm:

 Các chứng từ, hóa đơn, phiếu thanh toán …

 Các báo cáo: bán hàng, tồn kho …

 Các dự báo: thị trường, kế hoạc sản xuất …

 Đây chính là các thực thể độc lập (dữ liệu)

Xử lý sơ bộ kết quả khảo sát

 Phân loại, sắp xếp, trích rút dữ liệu, tổng hợp…dữ liệu, làm cho nó trở nên đầy đủ, chính xác, cân đối, gọn

gàng dễ kiểm tra và dễ theo dõi

 Phát hiện những chỗ thiếu để bổ sung, những chỗ sai, chỗ không logic để sửa đổi

 Hoàn chỉnh biểu đồ chức năng phân cấp thu được

 Quá trình này thường được lặp lại nhiều lần và tiến

hành song song với các hoạt động xác định yêu cầu

 Có 2 loại bảng cần lập: bảng mô tả công việc và Bảng

mô tả chi tiết

Dự án Tiểu dự án: Lập đơn hàng Trang 5

Loại: Phân tích hiện trạng Mô tả công việc Số tt: 15

Ngày 25/8/2009

Công việc: lập đơn hàng

Điều kiện bắt đầu (kích hoạt):

- Tồn kho dưới mức qui định

- Đề nghị hấp dẫn của nhà cung cấp

- Có đề nghị cung ứng của khách hàng

- Đến ngày lập đơn hàng theo qui định quản lý

Thông tin đầu vào: thẻ kho, giấy đề nghị, danh sách nhà cung cấp, đơn chào hàng

Kết quả đầu ra: một cú điện thoại đặt hàng hay một đơn đặt hàng được lập và gửi đi (có bản mẫu kèm theo)

Nơi sử dụng: Nhà cung cấp, bộ phận tài vụ, lưu

Tần suất: Tuỳ thuộc vào ngày trong tuần:

Thứ 2,7 Không xảy ra; Thứ 3,5 10-15 lần; Thứ 4,6 0-5 lần

Thời lượng: 10 phút/đơn hàng điện thoại, 60 phút/đơn viết

Quy tắc: Những đơn hàng trên hàng triệu phải được trưởng bộ phận thông qua (quản lý)

Số lượng đặt dưới mức quy định cho trước (Kỹ thuật)

j

T

Bảng mô tả chi tiết tài liệu

Tên dữ liệu: Nhà cung cấp

Dùng để chỉ những người cung cấp hàng thường xuyên, nó cho phép xàc định mỗi nhà cung cấp

Kiểu ký tự, gồm từ 30 đến 40 ký tự, một số chữ đầu hay chữ viết tắt viết hoa

Sơ cấp (dữ liệu gốc)

50 nhà cung cấp (mức tối đa)

Công ty xuất nhập khẩu HOÀNG LONG, viết tắt HOANGLONG

Tên nhà cung cấp thường có tên đầy đủ và tên viết tắt

Đôi khi còn có tên bằng tiếng Anh, Đi theo tên còn có những đặc trưng như: địa chỉ, điện thoại, fax, tài

i

D

cung ứng, thực đơn sản xuất, báo

giá, đơn hàng lập và chuyển đi

bằng điện thoại (80%), viết (20%),

sắp các đơn hàng vào sổ đặt để đối

chiếu, theo dõi

Quản lý kho hàng

4-5 đơn/ngày 5-10 dòng/đơn

D1 D2

D3 D4

Bảng tổng hợp hồ sơ, tài liệu

1 Số hóa đơn Ký tự 8 kế toán chữ hoặc số

2 Tên hàng hóa Ký tự 20 kế toán chữ hoặc số

3 Ngày hóa đơn Ngày 8 dd-mm-yy kế toán

Hợp thức hóa kết quả khảo sát

 Rà soát, kiểm tra các kết quả đã khảo sát

 Hiệu chỉnh các phần sai lệch

 Tìm lỗi khi với kết quả khảo sát khác nhau

của cùng một công việc

 Thống nhất cách hiểu, cách trình bày về nội

dung và dữ liệu

3 Các kỹ thuật thu thập thông tin

3.1 Phỏng vấn (Interviews )

3.2 Bảng câu hỏi (Questionnaires)

3.3 Phân tích tài liệu (Documentation Analysis)

3.4 Quan sát (Observation)

3.5 Thiết kế kết nối ứng dụng (JAD)

(Joint Application Development)

 Chọn những người cho các lý do chung

 Phỏng vấn được lặp đi lặp lại

 Cần chú ý đến những đối tượng:

 Người quản lý (Managers)

 Người dùng (Users)

Thiết kế câu hỏi phỏng vấn

 Đừng hỏi thông tin mà có thể đạt được tại nơi khác

 Mong muốn tạo nên thông tin tốt hơn

 Không có kiểu câu hỏi nào là tốt nhất

 Khởi đầu sử dụng phỏng vấn không có cấu trúc để

xác định hệ thống như thế nào (câu hỏi mở)

 Rộng, thông tin xác định đại thể

 Khi người phân tích thu được sự hiểu biết, phỏng

vấn có cấu trúc được sử dụng (câu hỏi đóng)

 Thông tin cụ thể hơn

 Chuẩn bị kế hoạch phỏng vấn chung

 Danh sách câu hỏi

 Các câu trả lời biết trước và tiếp tục

 Tập hợp giữa các chủ đề liên quan

 Xác nhận lĩnh vực hiểu biết của người phỏng vấn

 Đặt thứ tự ưu tiên trong trường hợp thời gian có hạn

 Đừng cố gắng thực hiện nhanh quá

 Sẽ cần tiếp tục phỏng vấn

 Chia ra các sự kiện từ các quan điểm

 Chuyên nghiệp và không thiên vị

 Xây dựng quan hệ (và trung thực) với người được

phỏng vấn

 Ghi chép tất cả thông tin; Theo dõi biểu hiện của người được phỏng vấn; Kiểm tra tổ chức cách giải quyết vấn đề

 Đảm bảo bạn hiểu tất cả các kết quả và ngôn ngữ

 Đưa ra cho người được phỏng vấn thời gian để suy nghĩa

và trả lời câu hỏi

 Đảm bảo đã cảm ơn người được phỏng vấn

Địa chỉ: (cơ quan, phòng, điện thoại) Thời gian hẹn

Thời điểm bắt đầu:

Thời điểm kết thúc:

Đối tượng:

- Đối tượng được hỏi là ai?

- Cần thu thập dữ liệu gì ?

- Cần thỏa thuận điều gì ?

Các yêu cầu đòi hỏi:

Vai trò, vị trí, trình độ, kinh nghiệm của người được hỏi

Xin phép được ghi âm

Chủ đề 1: câu hỏi và trả lời

Chủ đề 2” câu hỏi và trả lời

• Sử dụng thời gian hiệu quả hơn.

• Hiểu được điều người ta không muốn nói thông

qua nét mặt, cử chỉ …

• Phải sắp xếp thứ tự trình bày, bố trí thời gian

thích hợp, có thể có người e ngại khi nêu ý kiến

 Cần nhiều thời gian; căng thẳng và rất bị động

do phụ thuộc vào điều kiện của người được hỏi

Yêu cầu người phỏng vấn phải được đào tạo và

 Nhằm thu thập thông tin một cách đại chúng

 Chọn nhóm người tham dự

 Sử dụng các mẫu phổ biến

 Cấu trúc chung:

và các thông tin chung về đối tượng được hỏi.

bố trí theo một trình tự nhất định Nên có các thông tin

phân loại đối tượng được hỏi theo nhóm (nghề nghiệp,

theo chức danh, lứa tuổi…)

rõ trong câu hỏi

Thiết kế bảng câu hỏi:

 Bắt đầu với việc không đe dọa và các câu hỏi thú vị

 Nhóm các mục vào trong các phần mạch lạc logic

 Đừng đặt những mục quan trọng vào phần cuối của bảng câu hỏi

 Đừng tập trung trong một trang với quá nhiều mục

 Tránh tóm tắt

 Tránh thành kiến hoặc gợi ý các mục hoặc các thuật ngữ

 Xác định tài liệu chính, báo cáo chính cần thu thập

 Sao chép tài liệu, báo cáo được thu thập và tổng

hợp lại

 Ghi lại các dữ liệu chính của mỗi tài liệu, báo cáo:

Tên mục, định dạng, khối lượng, tần suất sử dụng,

cấu trúc mã, nơi phát sinh, nơi sử dụng

 Các tài liệu điển hình

Biểu mẫu

 Con người không phải luôn nhớ hết và kể

đủ, đúng mọi điều họ biết, họ nghĩ, đặc

biệt những sự kiện ít xãy ra hay những sự

kiện đã xãy ra lâu trong quá khứ

 Hơn nữa, thường có một sự khác biệt

giữa nhận thức và thực tế, mô tả lại

mang tính chủ quan, có thể bị bỏ qua

nhiều chi tiết

 Thông tin quan sát được là thông tin có tính

bộ phận, bề ngoài, không bao gồm những

công việc, những hoạt động và sự kiện

quan trọng;

 Bị hạn chế về thời gian, và phạm vi;

 Nên kết hợp quan sát với phỏng vấn ngay

tại chỗ

(Joint Application Development)

 Mục tiêu đầu tiên của sử dụng JAD là để thu

thập yêu cầu thông tin của hệ thống một

cách liên tục

 Cho phép người quản lý dự án, người dùng

và người phát triển làm việc với nhau

 Có thể giảm phạm vi đến 50%

hành JAD, điều hành chương trình, giải quyết xung đột

và tổng hợp ý tưởng

của hệ thống, hiểu rõ cái gì mà hệ thống cần hàng ngày

chức mới, nêu ra những tác động của hệ thống lên tổ chức

 Những nhà phân tích hệ thống và các kỹ thuật viên và

 Người lãnh đạo phiên JAD đặt vấn đề

 Người sử dụng trình bày thực trạng hệ thống hiện thời

 Mọi người hỏi, thảo luận, nêu ý kiến

 Những nhà kỹ thuật ghi lại thông tin trên máy cho lãnh đạo JAD có điều kiện hướng dẫn cuộc họp và đưa ra

những kết luận khi cần thiết

Phân tích hệ thống hiện tại, phát hiện yêu cầu hệ

thống nhằm đáp ứng những thay đổi của môi