Xác định yêu cầu

 Xác định yêu cầu là một công việc quan trọng mà PTV cần thực hiện trong giai đoạn phân tích• Nhiều HTTT khi xây dựng bị thất bại do việc xác định yêu cầu không được thực hiện cẩn thận 

Xác định yêu cầu

Xác định yêu cầu

Mở đầu 

Xác định yêu cầu là gì?

Các kỹ thuật phân tích yêu cầu

Các kỹ thuật thu thập yêu cầu

1 Mở đầu

• Vòng đời phát triển hệ thống là quá trình qua đó tổ chức chuyển HTTT hiện thời sang HTTT mới

• PTV cần phân biệt HTTT hiện thời và HTTT mới cần xây dựng, sự giống và khác biệt

• Xác định yêu cầu là một công việc quan

trọng mà PTV cần thực hiện trong giai

đoạn phân tích

• Nhiều HTTT khi xây dựng bị thất bại do

việc xác định yêu cầu không được thực

hiện cẩn thận hoặc bị xem thường

• Việc xác định yêu cầu đòi hỏi PTV chủ

yếu làm việc với tổ chức (nhà quản lý,

người điều hành, người sử dụng) nhiều hơn

là đội ngũ kỹ thuật IT

• Các kỹ năng thiết lập quan hệ và truyền

thông tốt với tổ chức sẽ giúp PTV thực hiện tốt việc xác định yêu cầu

Xác định yêu cầu

Mở đầu

Xác định yêu cầu là gì? 

Các kỹ thuật phân tích yêu cầu

Các kỹ thuật thu thập yêu cầu

2 Xác định yêu cầu là gì?

• Yêu cầu là gì?

Yêu cầu là mệnh đề cho biết HT mới cần

phải thực hiện công việc gì, cần phải có

• Trong giai đoạn phân tích PTV tập trung

vào việc xác định các yêu cầu công việc

Do vậy “yêu cầu” trong phần này nên

được hiểu là “yêu cầu công việc”

• Khi chuyển qua giai đoạn thiết kế, các

yêu cầu công việc sẽ được chuyển thành

• Các yêu cầu công việc nhấn mạnh đến

HT cần phải thực hiện cái gì hoặc có

• Đối với yêu cầu công việc:

- Giai đoạn lập kế hoạch  yêu cầu

mang tính tổng quát, trừu tượng

- Giai đoạn phân tích  yêu cầu cần cụ thể, rõ ràng, chính xác, khả thi

• Khi HT di chuyển theo thời gian từ giai

đoạn lập kế hoạch, phân tích, thiết kế và

xây dựng thì yêu cầu thay đổi theo

- Tổng quát, trừu tượng  cụ thể, rõ

• Do vậy đôi khi người ta gọi công việc

“xác định yêu cầu” là “xác định yêu cầu hệ

• PTV cần xác định hai loại yêu cầu:

- Yêu cầu chức năng

- Yêu cầu phi chức năng

• Yêu cầu chức năng là yêu cầu liên quan

trực tiếp đến những qui trình công việc mà

HT cần phải thực hiện, hoặc những dữ liệu

mà HT cần phải chứa

• Yêu cầu phi chức năng là yêu cầu về

những tính chất hoặc đặc tính mà HT cần

phải có chẳng hạn như mức độ đáp ứng,

hiệu suất làm việc, khả năng truy xuất dữ

liệu, độ an toàn của HT

• Nắm vững các yêu cầu chức năng sẽ giúp PTV thực hiện tốt việc phân tích các use

cases, lập mô hình qui trình và mô hình dữ liệu sau này

• Nắm vững các yêu cầu phi chức năng sẽ giúp PTV thực hiện tốt việc chọn lựa kiến

• Báo cáo mô tả yêu cầu liệt kê các yêu

cầu chức năng và yêu cầu phi chức năng

mà HTTT cần phải đáp ứng Các yêu cầu

cần được đánh số rõ ràng và xác định mức

độ ưu tiên

• Vai trò Báo cáo mô tả yêu cầu:

- Cung cấp thông tin định hướng cho

việc phân tích và thiết kế

- Xác định phạm vi cũng như độ phức

tạp của HTTT mới

- Khung mục tiêu chung dùng để trao

đổi giữa tổ chức và PTV hệ thống

• Việc tạo Báo cáo mô tả yêu cầu là một

quá trình mang tính lặp và làm mịn dần

- Phân tích các yêu cầu chính

- Thay đổi, bổ sung các yêu cầu

- Chi tiết hóa, cụ thể hóa các yêu cầu

• Trong thực tế, các yêu cầu có thể thay

đổi trong quá trình phân tích và thiết kế

hệ thống

• Quản lý các yêu cầu (và phạm vi hệ

thống) là một trong những phần khó nhất

của quản lý dự án HTTT

• Trong quá trình xác định yêu cầu, có thể

tổ chức không biết rõ hoặc không biết hết

các yêu cầu của HTTT mới, đặc biệt là các

yêu cầu phi chức năng

• PTV cần phối hợp với tổ chức (nhà lãnh

đạo, nhà quản lý, nhà điều hành, nhân

viên, …) để giúp tổ chức khám phá, nhận

diện các yêu cầu mà HT mới cần đáp ứng

• Chú ý PTV cần tránh khuynh hướng đưa

ra các yêu cầu hướng vào lợi ích hoặc

thuận lợi của PTV mà không gắn liền với

nhu cầu công việc, lợi ích của tổ chức

3 Các kỹ thuật phân tích yêu cầu

• Làm thế nào để xác định yêu cầu?

- Dùng các kỹ thuật phân tích yêu cầu

- Kết hợp các kỹ thuật thu thập yêu cầu

• Có ba kỹ thuật phân tích yêu cầu mà PTV

có thể dùng nhằm giúp tổ chức xác định yêu cầu:

- Business Process Automation (BPA)

- Business Process Improvement (BPI)

- Business Process Reengineering (BPR)

• Nguyên tắc chung của việc phân tích yêu cầu:

- Tìm hiểu hệ thống hiện thời

- Xác định những gì cần cải tiến, thay

đổi

- Phát triển khái niệm hệ thống mới

• Chọn lựa kỹ thuật phân tích yêu cầu dựa trên sự đánh giá những thay đổi (qui trình, đặc tính) giữa HT hiện thời so với HT mới

- BPA: Hệ thống mới ít thay đổi

- BPI: Hệ thống mới thay đổi tương đối

- BPR: Hệ thống mới nhiều thay đổi

• Kỹ thuật BPA phân tích yêu cầu:

- BPA nghĩa là tự động hóa qui trình công việc

- Qui trình công việc không thay đổi

(problem analysis), và tìm nguyên nhân

gốc (root cause analysis) để xác định

những gì cần cải tiến, thay đổi trong HT

hiện thời

Tìm hiểu hệ thống hiện thời

Xác định những gì cần cải tiến, thay đổi

Phát triển khái niệm hệ thống mới

Kỹ thuật BPA phân tích yêu cầu

• Phân tích vấn đề (Problem Analysis)

- Yêu cầu NSD xác định vấn đề và giải

có giải pháp cải tiến phù hợp

• Kỹ thuật BPI phân tích yêu cầu:

- BPI nghĩa là cải tiến qui trình công việc

- Qui trình công việc thay đổi tương đối

- Dùng phương pháp phân tích thời gian

(duration analysis), tính toán chi phí

(activity-based costing), so sánh

(benchmarking) để xác định những gì

Tìm hiểu hệ thống hiện thời

Xác định những gì cần cải tiến, thay đổi

Phát triển khái niệm hệ thống mới

Kỹ thuật BPI phân tích yêu cầu

• Phân tích thời gian (Duration Analysis)

- Khảo sát thời gian cần thiết để hoàn

thành mỗi qui trình con xử lý công việc

- Tính tổng các thời gian trên để biết

thời gian hoàn thành qui trình tổng quát

- Tính thời gian thực tế để hoàn thành

Thực hiện song song các qui trình

• Tính toán chi phí (Activity-Based

Costing)

- Tính toán chi phí cho mỗi qui trình con

- Cần xem xét chi phí trực tiếp lẫn gián

tiếp

- Chi phí trực tiếp như lương, máy móc

- Chi phí gián tiếp như giảm giá, thuê

đất

- Chi phí trực tiếp dễ tính hơn gián tiếp

- Xác định xem qui trình con nào tốn

nhiều chi phí nhất Tổ chức cần tập

trung cải tiến những qui trình con đó

(Có thể hiểu mỗi qui trình con trong một

qui trình tổng quát, hoặc mỗi bước trong

một qui trình nói chung.)

• So sánh (Benchmarking).

- Benchmarking nhằm nói đến việc

nghiên cứu hay tìm hiểu xem các tổ

• Kỹ thuật BPR phân tích yêu cầu:

- BPR nghĩa là thiết kế lại qui trình công

việc

- Qui trình sẽ thay đổi nhiều do tổ chức

lại

- Áp dụng các kỹ thuật quản lý, IT mới

- Dành ít thời gian tương đối tìm hiểu HT cũ

- Dùng phương pháp phân tích kết quả

(outcome analysis), phân tích kỹ thuật

(technology analysis) và loại trừ hoạt

động (activity elimination) để xác định

những gì cần cải tiến, thay đổi trong HT

hiện thời

Tìm hiểu hệ thống hiện thời

Xác định những gì cần cải tiến, thay đổi

Phát triển khái niệm hệ thống mới

Kỹ thuật BPR phân tích yêu cầu

• Phân tích kết quả (Outcome Analysis)

- Tập trung vào việc xem xét các sản

phẩm hoặc dịch vụ mang lại giá trị cho

• Phân tích kỹ thuật (Technology Analysis).

- PTV liệt kê những kỹ thuật quan trọng

và đáng lưu tâm

- Nhà quản lý liệt kê những kỹ thuật

quan trọng và đáng lưu tâm

- Hai bên nhóm lại cùng xác định các kỹ thuật sẽ được áp dụng ra sao vào các

qui trình công việc Chúng có thể mang

lại những cải tiến và lợi ích gì cho các

qui trình

• Loại trừ hoạt động (Activity Elimination)

- PTV và nhà quản lý phối hợp với nhau

xác định xem có thể loại trừ bớt các

hoạt động trong từng qui trình công việc hay không

- Xác định xem khi một hoạt động được

loại khỏi qui trình thì qui trình sẽ được

hoàn thành như thế nào và ảnh hưởng

ra sao

- Giúp nhà điều hành, nhân viên động

não xem xét lại tính hợp lý và sự liên

quan giữa các bước trong qui trình xử lý công việc

• Nhận xét ba kỹ thuật phân tích yêu cầu

- So sánh ba kỹ thuật trên bốn tiêu chí:

Giá trị tiềm năng của qui trình

Chi phí dự án

Phạm vi phân tích các qui trình

Mức độ rủi ro

Giá trị tiềm

năng của QT Thấp vừa phải Trung bình Cao

Chi phí dự án Thấp Thấp vừa phải Cao

Phạm vi phân

tích các QT Hẹp Hẹp vừa phải Rất rộngMức độ rủi ro Thấp vừa phải Thấp vừa phải Rất cao

So sánh ba kỹ thuật phân tích yêu cầu

Xác định yêu cầu

Mở đầu

Xác định yêu cầu là gì?

Các kỹ thuật phân tích yêu cầu

Các kỹ thuật thu thập yêu cầu 

4 Các kỹ thuật thu thập yêu cầu

• Các kỹ thuật phân tích yêu cầu:

- Giúp PTV thấy được sự liên quan giữa HT hiện thời và HT tương lai

- Giúp PTV định hướng tiếp cận với tổ

chức để xác định cụ thể các yêu cầu của

HT tương lai

• Các kỹ thuật thu thập yêu cầu là những

cách thức PTV sử dụng khi làm việc với tổ

chức nhằm làm sáng tỏ và cụ thể các yêu

cầu mà HT tương lai cần phải đáp ứng

• Có năm kỹ thuật thu thập yêu cầu:

- Phỏng vấn

- Phiên làm việc kết hợp (JAD)

- Phân tích tài liệu

- Dùng bảng hỏi

- Quan sát

• Mỗi kỹ thuật có ưu điểm và nhược điểm

riêng Không có cái nào tốt hơn cái nào

PTV cần dùng phối hợp các kỹ thuật trong

quá trình thu thập yêu cầu

• Chọn người phỏng vấn (hỏi ai?).

- Dựa trên nhu cầu thông tin của PTV

- Nên thu thập nhiều quan điểm, cách

Các loại câu hỏi phỏng vấn

Loại câu hỏi Ví dụ

Câu hỏi đóng

- Có bao nhiêu giao dịch qua điện thoại trong một ngày?

- Có bao nhiêu khách hàng đặt hàng trong một tháng?

- Anh chị muốn HT mới cung cấp thêm cho khách hàng những thông tin gì?

Câu hỏi mở

- Anh chị nghĩ gì về HT hiện thời?

- Theo anh chị có những vấn đề gì trong qui trình xử lý công việc này?

Câu hỏi thăm

• Xây dựng câu hỏi phỏng vấn (hỏi cái gì?)

- Không nên hỏi những gì mà PTV có thể thu thập từ các nguồn khác (tài liệu,

người khác)

- Bắt đầu quá trình thu thập thông tin

nên dùng phỏng vấn không cấu trúc 

chủ đề rộng, thông tin tổng quát, ít chi

tiết (nhiều câu hỏi mở, ít hoặc vừa phải

câu hỏi thăm dò)

- Đi sâu quá trình thu thập thông tin nên dùng phỏng vấn có cấu trúc  chủ đề

hẹp, thông tin cụ thể, nhiều chi tiết

(nhiều câu hỏi đóng, nhiều câu hỏi thăm

• Chuẩn bị cuộc phỏng vấn (cần làm

những gì trước khi hỏi?)

- Liệt kê các câu hỏi

- Dự đoán việc trả lời và câu hỏi đi theo

Thông báo lý do phỏng vấn

Thông báo phạm vi chủ đề

Xin lịch hẹn gặp gỡ

- Cho người được phỏng vấn cơ hội hỏi.

- Nhớ nói lời cảm ơn

- Nhớ bảo đảm cuộc phỏng vấn đúng

• Một số hướng dẫn thực hành phỏng vấn

- Cần có thời gian xây dựng quan hệ

- Luyện tập khả năng lắng nghe (≠

nghe)

- Tư thế lắng nghe tích cực

- Lắng nghe cả lời và hành vi không lời

- Phát biểu tóm tắt những điểm quan

• Những việc làm sau khi phỏng vấn (cần

làm những gì sau khi hỏi?)

- Rà soát lại các ghi chép phỏng vấn

- Viết báo cáo phỏng vấn

- Để người được phỏng vấn xem lại và

• Kỹ thuật phiên làm việc kết hợp (JAD –

Joint Application Development)

- Còn được gọi vắn tắt là kỹ thuật JAD

- Là kỹ thuật thu thập thông tin cho

phép PTV, nhóm thực hiện dự án HTTT,

nhà quản lý, người sử dụng ngồi tập

trung lại với nhau để xác định, làm

sáng tỏ các yêu cầu mà HT cần phải

• Những ai tham gia vào phiên làm việc

JAD?

- Nhà tổ chức JAD, là người được huấn

luyện kỹ thuật JAD, đóng vai trò xúc tác

và hướng dẫn tiến trình làm việc nhóm

- Thư ký, là người ghi lại nội dung các

phiên làm việc JAD

- Các bên tham gia bao gồm PTV, nhóm thực hiện dự án HTTT, nhà quản lý, nhà

điều hành, người sử dụng quan trọng

• Phiên làm việc JAD được tổ chức như thế nào?

- Thời gian từ nửa ngày đến một tuần

- Được lập kế hoạch chi tiết và cẩn thận

- Địa điểm cần tách khỏi nơi làm việc

- Cần sự hỗ trợ của tổ chức về tài chính

và phương tiện để có thể tổ chức tốt

phiên làm việc JAD

- Cần sự hỗ trợ tích cực của nhà quản lý, cho phép những người tham gia không

phải làm những công việc hằng ngày

Phòng họp dành cho phiên làm việc JAD

• Phiên làm việc JAD được tiến hành ra sao?

- Có lịch trình rõ ràng và qui tắc cụ thể

- Một số qui tắc như tôn trọng lịch trình,

lắng nghe ý kiến người khác, chấp nhận

sự bất đồng ý kiến, mỗi lần chỉ có một

người nói

- Vai trò người làm xúc tác:

Giữ phiên làm việc đi đúng hướng

Bảo đảm mọi người hiểu các thuật ngữ

Giúp hiển thị các ý kiến của nhóm

Có lập trường trung hòa

Viết báo cáo sau phiên làm việc JAD

• Quản lý các khó khăn trong phiên làm việc JAD

- Giảm tình trạng khống chế, nói ngoài lề

- Khuyến khích người ít phát biểu tham

- Tránh mâu thuẫn không giải quyết được

- Cần sự hài hước đúng hoàn cảnh

- Với mâu thuẫn thật sự, hoãn thảo luận, tiếp tục đi tới Đặt mâu thuẫn thành “vấn

- Các biểu mẫu, báo cáo, tài liệu chính

sách, qui định, sơ đồ tổ chức mô tả HT

chính thức (formal system)

- Tìm kiếm những mô tả HT không chính thức (informal system) trong các biểu

mẫu, báo cáo bổ sung của NSD

- Những gì NSD đề nghị thay đổi trong

các tài liệu hiện thời sẽ là yêu cầu của HT mới

• Kỹ thuật dùng bảng hỏi (Questionnaires).

- Tập các câu hỏi được thiết kế sẳn, được gửi đến nhiều người

- Có thể ở dạng giấy hoặc ở dạng điện tử (qua e-mail, qua điện thoại, qua fax)

- Để chọn lựa người trả lời có thể dùng kỹ thuật chọn mẫu từ tập tổng thể

- Thiết kế các câu hỏi sao cho rõ ràng và

dễ phân tích sau này

- Cần có báo cáo kết quả phân tích sự trả lời của những người được hỏi

• Một số hướng dẫn thực hành thiết kế

bảng hỏi

- Nên kiểm tra thực hiện thử bảng hỏi

trước để tránh các câu hỏi có thể gây

nhầm lẫn

- Cần giải thích rõ lý do dùng bảng hỏi và tại sao người được hỏi đã được chọn để

trả lời

- Thông báo rõ thời hạn hoàn thành bảng hỏi cũng như hướng dẫn rõ cách thức trả lời

- Không cần thiết có những thông tin cá

nhân của người được hỏi

- Không quên cảm ơn sự cộng tác của

• Kỹ thuật quan sát (Observation)

- Quan sát cách thức thực hiện các qui

trình xử lý công việc

- Nhà quản lý hoặc nhân viên thường

không nhớ chính xác và đầy đủ những gì

đã làm

- Giúp kiểm tra tính hợp lệ của những

thông tin thu thập được từ các nguồn

khác

- Chú ý rằng hành vi con người có thể

thay đổi khi người đó bị ai quan sát

- Cần kín đáo khi quan sát Chú ý các thời điểm ít nhất và nhiều nhất

• Chọn kỹ thuật thu thập yêu cầu nào?

Việc chọn dựa trên các yếu tố sau đây:

- Loại thông tin

- Mức độ chi tiết, sâu sắc của thông tin

- Mức độ bao quát, tổng quát của thông tin

- Sự tổng hợp các thông tin

- Sự liên quan của nhà quản lý, NSD

- Chi phí

Phỏng vấn Phiên JAD Bảng hỏi tích TL Phân Quan sát

Type of

information

As-is Improve To-be

As-is Improve To-be

As-is Improve As-is As-is

Ghi chú: As-is là HT hiện thời, To-be là HT

mới