Tài liệu Cac tuyet chieu trong Excel

CÁC TUYỆT CHIÊU TRONG EXCELPhần mở đầu Phần I: Môi trường Excel  Luôn hiện Menu đầy đủ  Luôn hiện thanh công cụ Toolbar đầy đủ  Gắn nút Close lên thanh công cụ  Đóng tất cả các bảng

CÁC TUYỆT CHIÊU TRONG EXCEL

Phần mở đầu Phần I: Môi trường Excel

 Luôn hiện Menu đầy đủ

 Luôn hiện thanh công cụ (Toolbar) đầy đủ

 Gắn nút Close lên thanh công cụ

 Đóng tất cả các bảng tính đang mở

 Tăng gấp đôi số tập tin đã sử dụng trong thời gian gần đây

 Ghi nhớ các bảng tính để mở hàng loạt bằng cách sử dụng không gian làm việc (Workspace)

 Tự động di chuyển ô chọn theo một hướng sau khi nhập một số

 Làm thế nào để thấy các dòng tiêu đề khi kéo trượt các thanh cuộn

 Làm thế nào để thấy cả tiêu đề dòng và tiêu đề cột khi kéo trượt các thanh cuộn

 In các dòng tiêu đề trên đầu mỗi trang

 In một đoạn ở trang 1 và lập lại đoạn đó trên đầu tất cả những trang sau

 Làm thế nào để in số trang ở cuối mỗi trang

 Làm thế nào để định dạng bề rộng của một bảng tính bằng với bề rộng một trang in

 Sắp xếp các cửa sổ để thấy cùng lúc 2 hoặc nhiều bảng tính

 Tại sao có ký hiệu ":2" ở sau tên của bảng tính trên tiêu đề cửa sổ (Title bar)?

 Làm cho Excel luôn luôn mở một bảng tính đã xác định trước

 Thiết lập các biểu tượng Excel (trên Desktop) để mở ngay một bảng tính đã xác định ngay khi khởi động Excel

 Dùng macro để thiết lập sự khởi động Excel

 Kiểm soát các thiết lập cho mỗi bảng tính (workbook) mới và mỗi trang tính (worksheet) mới

 Mở một bản sao của một bảng tính

 Mở một bảng tính đã lưu nhưng quên mất tên của nó rồi

 Ngăn chận thông báo đòi cập nhật các liên kết

 Gửi tập tin Excel như một tập tin đính kèm (theo e-mail)

 Lưu dữ liệu Excel dưới dạng một tập tin văn bản

 Dùng một máy in Laser để giúp Excel tính toán nhanh hơn

 Dùng Excel như một phần mềm soạn thảo văn bản

 Kiểm tra lỗi chính tả trong một vùng

 Dùng Hyperlink để tạo một Menu mở (Opening Menu) cho bảng tính

 Cách tác động nhanh đến lệnh Paste Special

 Dùng phím Shift để đảo ngược lệnh từ một nút lệnh trên Toolbar

 Tạo một Menu hoặc một Toolbar với những nút nhấn thường dùng

 Phục hồi lại Menu (mặc định) sau khi quậy

 Sao chép nhanh một công thức xuống các hàng trong dữ liệu

 Đổi chiều nhanh chóng một vùng chọn

 Ngăn không cho Excel tự động sửa lỗi một số từ

 Dùng AutoCorrect để tạo những từ gõ tắt

 Tại sao không nên sử dụng công cụ Track Changes của Excel ?

 Sao chép một Sheet sang nhiều Sheet khác

 Hãy để Excel đọc dữ liệu dùm bạn

 Chèn những ký tự đặc biệt

 Tìm những dữ liệu dạng text

PART ONE: THE EXCEL ENVIRONMENT

SHOW FULL MENUS ALL THE TIME

LUÔN HIỆN MENU ĐẦY ĐỦ

Problem: You are trying to learn Excel Microsoft only shows you the most common menu choices under each menu

Vấn đề: Bạn đang muốn học Excel Microsoft chỉ hiện cho bạn thấy những mục thường dùng trong mỗi menu chính

Fig 1 shows a menu from one computer on my desk.

Hình 1 cho thấy Menu trên máy tính trên bàn làm việc của tôi.

Fig 2 is a screenshot from another computer on my desk.

Hình 2 là Menu trên 1 máy tính khác cũng trên bàn làm việc của tôi

A screenshot of the data menu of the third computer on my desk is seen here in Fig 3

Menu Data của 1 máy khác được thấy trong hình 3

options that you think should be there may not show up It is very difficult

to learn Excel when the menus are not consistent across computers

Strategy: Turn off Adaptive Menus This will show you the complete menu every time that you access that menu Follow these steps:

Cái này thực sự bực mình Làm sao mà bạn học được rằng có những chọn lựa trong Menu Data nếu nó không cho bạn thấy hết những chọn lựa đó Hơn nữa, Microsoft còn tùy biến cái Menu dựa trên những cái nào bạn dùng thường xuyên.

Trước hết, cái này là điên, bạn không thể học để sử dụng thường xuyên cái

gì nếu bạn không biết nó ở đâu.

Thứ hai, khi bạn sang làm việc ở 1 máy tính khác, 1 trong những mục của Menu bạn nghĩ nó phải ở chỗ đó chỗ nọ, thế mà nó lại không hiện ra Rất là khó để học Excel khi những Menu không hiện diện như nhau ở mọi máy tính Giải pháp: Tắt phứt cái gọi là tuỳ biến cho Menu Nó sẽ thể hiện Menu đầy đủ bất cứ lúc nào bạn gọi đến nó Làm theo các bước sau:

1) Go to the Tools menu, as shown in Fig 4

1 Vào Menu Tools:

Fig.4

2) If the Customize option is not shown, select the double-down arrow at the bottom of the list in order to expand the menu

3) Select Customize… from the Tools menu, as shown in Fig 5

2 Nếu dòng Customize không hiện ra, click vào cái mũi tên đôi chỉ xuống ở đáy danh sách để mở rộng cái Menu ra.

3 Chọn Customize trong Menu Tools như hình 5.

Fig 5

4) As you will see in Fig 6, there are three tabs across the top of the Part Customize dialog Choose the Options tab and then choose the box for

Always Show Full Menus.

4 Như bạn thấy trong hình 6, có 3 tab bên trên cái dialog mới xuất hiện Chọn tab Options và click chọn Always Show Full Menu.

Fig 6

Additional Details: If you are in the process of learning Excel, it also helps to choose the Show Standard and Formatting Toolbars on Two Rows option This will enable you to see all of the icons on the important Standard and Formatting toolbars In Excel 2000, this setting appears as Standard and Formatting Toolbars Share One Row In that version, you will want to

uncheck the option

Gotcha: Changing this setting in Excel will also affect Word and other Office products There is no way to have Excel show full menus while Word shows the abbreviated menus

Summary: While learning Excel, use the Tools – Customize feature to show the complete list of commands on each menu

Nói thêm: Nếu bạn đang có ý định học Excel, sẽ giúp ích cho bạn nhiều nếu chọn Show Standard and Formatting Toolbars on Two Rows Chọn kựa này cho phép bạn thấy tất cả những nút biểu tượng trên 2 thanh công cụ

Standard and Formatting Ở Excel 2000, thiết lập này hiện ra là Standard and Formatting Toolbars Share One Row Ở phiên bản đó bạn phải click bỏ chọn ô đó.

Hệ quả: Thay đổi thiết lập của Excelsẽ có tác dụng với cả Word và các tiện ích Office khác Chả có cách nào buộc Excel hiện Menu đầy đủ nếu bạn lại muốn Word chỉ hiện Menu rút gọn.

Tóm tắt: Khi học Excel, hãy vào Menu Tools – Customize để thấy đầy đủ các dòng lệnh của Menu

SHOW FULL TOOLBARS ALL THE TIME

HIỂN THỊ THANH CÔNG CỤ LUÔN LUÔN ĐẦY ĐỦ

Problem: You are trying to learn Excel By default, Microsoft only shows you the most common menu choices from Excel’s two most important toolbars: Standard and Formatting

The Standard toolbar has icons for a New Workbook, Saving, Printing, Print Preview, Spell Check, Cut, Copy, Paste, Undo, and Redo These are all fairly important items

The Formatting toolbar has icons for Font, Font Size, Bold, Italic, Underline, Left Align, Center, Right Align, Number, Bullets, Indent, Outdent, Borders, Cell Color, and Font Color These are also all fairly important items

The complete Standard toolbar can be seen here in Fig 7 Note that my toolbar has some extra icons from various add-ins that I use

Vấn đề: bạn đang thử học Excel Bằng mặc định, Anh Bill chỉ hiện cho chúng

ta thấy những nút biểu tượng thông dụng trên 2 thanh công cụ quan trọng nhất; Standard và Formatting.

Thanh công cụ Standard có những biểu tượng tạo file mới, lưu, xem mẫu in, kiểm lỗi chính tả, Cắt, copy, dán, ndo và Redo Đây là những công cụ quan trọng.

Thanh công cụ Formatting có những biểu tượng cho Font chữ, cỡ chữ, chữ đậm, chữ nghiêng, gạch dưới, canh lề trái, giữa, phải, đánh số, gạch đầu dòng, Thụt vào đầu dòng, Đóng khung, tô màu cell, màu chữ Đây cũng là những định dạng cơ bản nhất.

Thanh công cụ Standard đầy đủ sẽ như hình 7, Chú ý rằng thanh công cụ của tôi có những nút cộng thêm tô ilấy từ mhững Add-ins tôi cài đặt.

Fig 7

Although this is the complete toolbar, most default installations will only

show a subset of the icons on the toolbar An example of the abbreviated

toolbar follows in Fig 8

Dù rằng đây là thanh công cụ đầy đủ, phần lớn những cài đặt mặc định sẽ

chỉ cho thấy 1 số biểu tượng thôi Thí dụ 1 thanh công cụ ngắn gọn như hình

8

Fig 8

In order to use any of the other icons on the Standard toolbar, you have to

choose the double-right arrow on the toolbar, as shown in Fig 9.

Để có được mọi biểu tượng hiện trên thanh công cụ, bạn phải click vào cái

mũi tên đôi trên thanh công cụ, như hình 9.

Fig 9

The complete Formatting toolbar follows in Fig 10.

Thanh công cụ Formatting đầy đủ phải như hình 10:

Hình này đã được thay đổi kích thước Nhấp vào đây để xem hình đầy đủ Kích thước hình gốc là 803x27 và có dung lượng là 11KB.

Fig 10

Most users with a default installation will only see a portion of these icons

and will have to use the double-right arrow on the toolbar to see all of the

icons

Microsoft does this in order to show you more rows of data in the

spread-sheet This may have been a problem in the days of VGA monitors However, with today’s high screen resolutions, you can afford to have the toolbars displayed on two rows and to see all of the available options at a glance Strategy: Display the toolbars on two rows From the Tools menu, select Customize On the Options tab, select the option for Show Standard and Formatting toolbars on two rows, as shown in Fig 11

Phần lớn người dùng để trạng thái mặc định khi cài đặt Office và chỉ thấy 1 phần thanh công cụ Anh Bill làm như thế để có thể hiện ra nhiều dòng dữ liệu trên màn hình hơn Điều này thường thấy vào thời người ta còn xài màn hình VGA Tuy nhiên với độ phân giải màn hình cao như hiện nay, bạ có thể xài sang cho các thanh công cụ hiện lên 2 dòng để thấy hết những nút công

cụ trong 1 cái liếc sơ qua.

ADD A CLOSE BUTTON TO THE STANDARD TOOLBAR

GẮN NÚT LỆNH ĐÓNG FILE LÊN THANH CÔNG CỤ

Problem: Your efficiency with Excel would increase if you had a one-click option for closing workbooks

Strategy: Customize the Standard toolbar to include a Close option near the Save option Follow these steps

1) From the menu, select View – Toolbars – Customize The Customize option is the final choice in the list of toolbars This will display the

Customize dialog box

While the Customize box is displayed, the toolbars are in a special state You can take any toolbar button and drag it to a new location, to a new toolbar, or even drag it off the toolbar to delete it Also, there are hundreds

of new icons that you can add to your toolbars

2) From the Customize dialog box, choose the Commands tab, as shown in Fig 12

3) Choose a Category in the left listbox From the right listbox, you can scroll through dozens of buttons in that category

Vấn đề: Hiệu suất sử dụng Excel của bạn sẽ tăng lên đáng kể nếu bạ có thêm

1 nút đóng file lên thanh công cụ.

Biện pháp giải quyết: Tự gắn nút bạn muốn lên thanh công cụ Làm theo các bước sau:

1 Chọn Menu View – Tool bars – Customize, Customize là dòng dưới cùng của danh sách ca`1c toolbars Nấn vào nó sẽ hiện hộp thoại Customize Khi hộp thoại này đang mở, các thanh công cụ ở trong 1 tình trạng đặc biệt: Bạn có thể dùng chuột kéo bất cứ nút lệnh nào tới bất cứ đâu bạn muốn: tới

vị trí khác, vào thanh công cụ khác, vào 1 thanh công cụ mới, hoặc kép ra ngoài chỗ trống để xoá nó Đồng thời có sẵn hàng trăm nút nhấn mà bạn có thể muốn gắn lên thanh công cụ.

2 Trên hộp thoại này, chọn tab Command, như hình 12

Fig 13

5) Click on Close in the right listbox Drag the item towards a toolbar When you are on the toolbar, choose the desired location Excel will display an I- Beam at the location where the button will be added, as shown in Fig 14

5 Click chọn nút Close, kéo nó và di chuyển đến thanh công cụ Khi tới thanh công cụ, chọn 1 vị trí thích hợp Excel sẽ hiện 1 dấu hình chữ I tại vị trí nút nhấn sắp đươc thả vào, như hình 14

CLOSE ALL OPEN WORKBOOKS

ĐÓNG MỌI WORKBOOKS ĐANG MỞ

Problem: You have 22 Excel workbooks open You want to keep Excel open but close all of the workbooks Doing File – Close 22 times can get

monotonous

Vấn đề: Bạn có 22 file Excel đang mở, bạn muốn Excel còn hoạt động nhưng đóng hết 22 workbooks Dùng Menu File – Close 22 lần thì quá đơn điệu Strategy: Hold down the Shift key on the keyboard before selecting the File menu This will allow you to see an alternate File menu with Close All in place of Close, as shown in Fig 16

Giải pháp: Nhấn giữ phím Shift trước khi mở Menu File Lúc này Menu File

chuyển sang dạng thay thế với Close All thế chỗ cho Close (Save All thế chỗ

cho Save – ptm0412) như hình 16

DOUBLE THE VALUE OF THE RECENTLY USED FILE LIST

TĂNG GẤP ĐÔI SỐ FILE TRONG DANH SÁCH FILE VỪA MỞ TRƯỚC ĐÂY.

Problem: You routinely open the same six workbooks The File menu shows only the last four workbooks that you opened or saved It sure would be nice if it showed at least the last six workbooks.

Vấn đề: Bạn thường xuyên mở 1 lúc 6 files Excel để làm việc Menu File chỉ xho thấy 4 file cuối cùng bạn đã mở hay đã lưu trước đó Sẽ tuyệt biết bao nếu nó cho thấy it nhất 6 file cuối.

Strategy: Good news! You can increase the Recently Used File List (located

at the bottom of the File menu) from four to nine workbooks Go to Tools – Options – General Use the spin button to dial the Recently Used File List from 4 to 9, as shown in Fig 17

Giải pháp: Có tin tốt đây! Bạn có thể tăng danh sách các file vừa mở (ở cuối Menu File) từ 4 lên 9 Vào Menu Tools – Options – General Dùng cái nút nhấn tăng để thay đổi số File từ 4 thành 9 như hình 17

Fig 18

Summary: To have the File menu show more than the last four workbooks used, use Tools – Options – General and select the number of recently used files for it to show.

Tóm tắt: Để buộc mrnu File thể hiện danh sách các file đã dùng trước đó với

số luợng nhiếu hơn, sử dụng Menu Tools – Options – General và chọn số lượng file trong danh sách

CLOSE ALL OPEN WORKBOOKS

ĐÓNG MỌI WORKBOOKS ĐANG MỞ

Problem: You have 22 Excel workbooks open You want to keep Excel open but close all of the workbooks Doing File – Close 22 times can get

monotonous

Vấn đề: Bạn có 22 file Excel đang mở, bạn muốn Excel còn hoạt động nhưng đóng hết 22 workbooks Dùng Menu File – Close 22 lần thì quá đơn điệu Strategy: Hold down the Shift key on the keyboard before selecting the File menu This will allow you to see an alternate File menu with Close All in place of Close, as shown in Fig 16

Giải pháp: Nhấn giữ phím Shift trước khi mở Menu File Lúc này Menu File

chuyển sang dạng thay thế với Close All thế chỗ cho Close (Save All thế chỗ

cho Save – ptm0412) như hình 16

DOUBLE THE VALUE OF THE RECENTLY USED FILE LIST

TĂNG GẤP ĐÔI SỐ FILE TRONG DANH SÁCH FILE VỪA MỞ TRƯỚC ĐÂY.

Problem: You routinely open the same six workbooks The File menu shows only the last four workbooks that you opened or saved It sure would be nice if it showed at least the last six workbooks.

Vấn đề: Bạn thường xuyên mở 1 lúc 6 files Excel để làm việc Menu File chỉ xho thấy 4 file cuối cùng bạn đã mở hay đã lưu trước đó Sẽ tuyệt biết bao nếu nó cho thấy it nhất 6 file cuối.

Strategy: Good news! You can increase the Recently Used File List (located

at the bottom of the File menu) from four to nine workbooks Go to Tools – Options – General Use the spin button to dial the Recently Used File List from 4 to 9, as shown in Fig 17

Giải pháp: Có tin tốt đây! Bạn có thể tăng danh sách các file vừa mở (ở cuối Menu File) từ 4 lên 9 Vào Menu Tools – Options – General Dùng cái nút nhấn tăng để thay đổi số File từ 4 thành 9 như hình 17

Fig 18

Summary: To have the File menu show more than the last four workbooks used, use Tools – Options – General and select the number of recently used files for it to show.

Tóm tắt: Để buộc mrnu File thể hiện danh sách các file đã dùng trước đó với

số luợng nhiếu hơn, sử dụng Menu Tools – Options – General và chọn số lượng file trong danh sách

REMEMBER WORKBOOKS TO OPEN USING A WORKSPACE

GHI NHỚ CÁC WORKBOOKS ĐỂ MỞ HÀNG LOẠT BẰNG CÁCH SỬ DỤNG

WORKSPACE (KHÔNG GIAN LÀM VIỆC)

Problem: You need to open seven files in order to prepare a weekly report

It is tedious to open all seven workbooks.

Vấn đề: Bạn cần mở 7 file Excel để làm ra 1 báo cáo hàng tuần Thật nhạt nhẽo khi phải mở lần lượt 7 file.

Strategy: Open the seven workbook files and save them as a workspace Follow these steps

1) Open the workbooks and then select File – Save Workspace, as shown in Fig 19.

1 Mở lần đầu 7 file sau đó chọn Menu – File – Save Workspace như hình 19.

3) You can now close Excel and open MyFiles.xlw All seven workbooks will open at once.

3 Giờ thì bạn có thể đóng toàn bộ file, và mở MyFiles.xlw Cả 7 file sẽ được

mở 1 loạt.

Gotcha: This workspace does not actually store the seven files, but only points to them If you were to move one of the seven files to a new folder using Windows Explorer, Excel would not be able to open that file

Gotcha: Excel does not remember the arrangement of the workbooks in the workspace Although your original workbooks may have been maximized, Excel might open them in a tiled arrangement Choose the Maximize icon at the top of one workbook to return all workbooks to their original maximized state This problem was worse in Excel 97, where Excel would frequently forget the zoom and frozen panes in the workspace

Kết quả: Vùng làm việc này không lưu trữ 7 file Excel, nhưng chỉ đường dẫn đến 7 file đó Nếu bạn dời 7 file này đến địa chỉ mới, Excel sẽ không thể dùng MyFiles để mở llại 7 files nói trên.

Excel không ghi nhớ sự sắp xếp các work books trong vùng làm việc Dù rằng các work books của bạn khi đóng đang ở trạng thái cực đại toàn màn hình, Excel sẽ mở chúng và sắp xếp theo dạng tile Hãy nhấn nút Maximize của 1 trong các workbook để khôi phục trạng thái cực đại của các bảng tính Vấn đề này là 1 cái dở của Excel 97, khi Excel thường quên các trạng thái của vùng làm việc.

Summary: To reduce the time in opening more than one workbook, use File – Save Workspace when opening workbooks, and then name the workspace Tóm tắt: Để giảm thời gian khi phải mở nhiều file 1 lúc, dùng Menu File – Save Workspace khi đã mở xong, và đặt tên cho vùng làm việc mới này AUTOMATICALLY MOVE THE CELL POINTER IN A DIRECTION AFTER

convenient to use the Enter key on the numeric keypad rather than the arrow keys By default, Excel will move the cell pointer down one cell when you type Enter When entering data in a worksheet such as the one shown

in Fig 21, is there a way to have Excel automatically move the cell pointer

to the next cell to the right after each entry?

Vấn đề: Nếu bạn gõ 1 dữ liệu số rồi nhấn phím mũi tên, Excel sẽ chấp nhận con số đó và dời điểm chọn theo hướng của mũi tên Ngoài ra nếu bạn dùng các phím số bên numpad, sẽ tiện lợi hơn nếu bạn dùng phím Enter bên

numpad thay cho các phím mũi tên Bằng mặc định, Excel sẽ dời điểm chọn xuống dưới ô hiện hành 1 ô khi nhấn Enter Khi nhập dữ liệu vào 1 bảng như hình 21, có cách nào cho Excel tự động chuyển điểm chọn sang ô kế bên phải sau khi nhấn Enter?

mỗi khi nhấn Enter bằng cách đổi thiết lập trong Menu Tool – Option, tab Edit

HOW TO SEE HEADINGS AS YOU SCROLL AROUND A REPORT

LÀM THẾ NÀO ĐỂ BẠN VẪN THẤY CÁC DÒNG TIÊU ĐỀ KHI KÉO TRƯỢT CÁC THANH CUỘN

Problem: You have a spreadsheet with headings at the top, as shown in Fig

23 You want to be able to scroll through the data and always see the

headings

Vấn đề: Bạn có 1 bảng tính với một vài dòng tiêu đề trên cùng như hình 23, bạn muốn luôn nhình thấy các tiêu đề này khi kéo thanh trượt qua hết bảng tính.

Fig 23

Strategy: Use the Freeze Panes command on the Window menu It is not obvious, but in order to make the Freeze Panes command work, you must place the cell pointer in the correct location before using the command Look at the spreadsheet shown in Fig 23 It would be really handy to have rows 1 through 3 always visible while you scroll Here’s how to do that Giải pháp: Sử dụng lệnh Freeze Panes trong menu Window Nó không rõ đành rành, nhưng bạn phải đặt con trỏ ô vào đúng vị trí nếu muốn sử dụng được lệnh này chính xác Xem bảng tính ở hình 23, hiển nhiên là với bảng tính như vậy bạn sẽ muốn lúc nào cũng trông thấy các dòng từ 1 đến 3 khi kéo thanh trượt Sau đây là cách thực hiện:

1) Place the cell pointer in cell A4, as shown in Fig 24, before you select the Freeze Panes command The Freeze Panes command will freeze all visible rows above the cell pointer and all visible columns to the left of the cell pointer By placing the cell pointer in column A, you will not freeze any columns, only the rows

Đặt ô chọn là A4, như hình 24, trước khi dùng lệnh Freeze Panes Lệnh này

sẽ đóng cứng mọi dòng ở trên ô chọn và mọi cột bên tay trái của ô chọn Bằng cách đạăt ô chọn vào 1 ô trong cột A, bạn sẽ chỉ cố định các dòng, không cố định cột.

Fig 24

2) With the cell pointer in cell A4, select Window – Freeze Panes A solid horizontal line will be drawn between rows 3 and 4 As you scroll down past row 30, you will always be able to see the heading rows, as shown in Fig

If you want to maximize the number of rows visible, it is possible to freeze only row 3.

Ghi chú: Để gỡ bỏ lệnh này, vào lại menu Window, chọn Unfreeze Panes Mục này chỉ hiện ra khi bạn đã cố định hàng hay cột.

Để nhìn được tối đa các dòng dữ liệu, tốt hơn hết bạn chỉ cố định dòng 3:

1) First, unfreeze the panes using Window – Unfreeze Panes Place the cell pointer in the last visible row in the window Hit the Down Arrow twice to force rows 1 and 2 to scroll above the window Row 3 is now the first visible row, as shown in Fig 26

Trước tiên, gỡ bỏ sự cố định dòng bạn mới làm Đặt điểm chọn ô vào dòng nhìn thấy dưới cùng của cửa sỏ Nhấn phím mũi tên xuống 2 lần để 2 dòng 1

và 2 bị cuốn lên trên và bị che khuất Dòng 3 trở thành dòng nhìn thấy trên cùng như hình 26.

Fig 26

2) Place the cell pointer in cell A4 and invoke the Window – Freeze Panes command You will now be able to scroll with only row 3 frozen at the top of the window, as shown in Fig 27

Đặt lại ô chọn là A4 và gọi lại lệnh Window – Freeze Panes Bạn sẽ chỉ cố định dòng 3 trên đầu cùng của bảng tính như hình 27.

LUÔN LUÔN THẤY CẢ TIÊU ĐỀ DÒNG VÀ TIÊU ĐỀ CỘT

Problem: As shown in Fig 28, you have a wide spreadsheet There are headings at the top of the spreadsheet and there are several columns of labels at the left side of the spreadsheet You also have monthly sales

figures that extend far to the right You need to be able to scroll through the sales figures while always seeing both the headings at the top and the labels at the left of the spreadsheet

Vấn đề: Như hình 28, bạn có 1 bảng tính khá lớn theo chiều rộng Có các dòng tiêu đề ở trên và vài cột có tiêu đề bên trái.

Fig 28

Strategy: Use the Freeze Panes command on the Window menu Remember,

to make the Freeze Panes command work, you must place the cell pointer in the correct location before using the command

In the spreadsheet shown in Fig 28, you might want row 5 and columns A through F visible at all times You would then be able to scroll through the monthly figures, while always being able to see the customer information in the left columns and the month name information in row 5.

Giải pháp: Sử dụng Freeze Panes Nhớ rằng để cho Freeze panes hoạt động đúng, phải chọn ô chọn ở đúng vị trí trước khi dùng.

Ở bảng tính hình 28, bạn sẽ muốn dòng 5 và các cột từ A đến F được nhình thấy vào mọi lúc Bạn có thể kéo thanh trượt dọc theo dữ liệu các tháng, trong khi vẫn thấy thông tin 5 cột đầu và thêu đề tháng ở dòng 5.

1) First, you want to scroll the worksheet so that cell A5 is in the upper left visible corner You could try to do this with the scrollbars or the arrows, but this method will always work:

Scroll A5 out of view by hitting PgDn a few times and the Tab key a few times

Hit the F5 key to bring up the Go To dialog

Enter A5 in the Reference box and hit Enter Cell A5 will now be the first visible cell in the window

Trước tiên bạn muốn cell A5 nằm ở góc trên bên trái Bạn có thể dùng thanh trượt hoặc phím mũi tên, nhưng các sau đây sẽ có tác dụng tốt:

- Di chuyể cell A5 ra khỏi màn hình bằng cách nhấn tab vài lần và PgDn vài lần.

- Nhấn F5 để mở hộp thoại GoTo

- Gõ A5 vào ô Reference, nhấn Enter Cell A5 sẽ nằm ngay góc trên bên trái 2) Place the cell pointer in cell G6 Select Window – Freeze Panes You will see a solid line between columns F and G and between rows 5 and 6

Cho ô chọn là G6, Chọn Window – Freeze Panes Bạn sẽ thấy 1 đường kẻ

đậm ở giữa dòng 5 và dòng 6, và 1 đường nữa giữa 2 cột F và G.

Result: As shown in Fig 29, you can scroll through any numeric data while being able to look at the row and column headings.

Ghi chú: Ở hình 29, các dòng từ 1 đến 4 không thể thấy và không thể tác động vào Bạn sẽ phải unFreeze Panes để cò thể chỉnh sửa chúng.

Summary: Use the Window – Freeze Panes command to keep certain rows and columns visible at the top of the window as you scroll through the data

It is critical that you place the cell pointer in the first cell that is not to be frozen before invoking the command.

Tóm tắt: Dùng Freeze panes để giữ cố định cả dòng và cột được nhìn thấy khi kéo các thanh trượt Phải ghi nhớ đặt con trỏ ô ở cell đầu tiên không bị

cố định trước khi thực hiện lệnh

HOW TO PRINT TITLES AT THE TOP OF EACH PAGE

IN CÁC DÒNG TIÊU ĐỀ TRÊN ĐẦU MỖI TRANG

Problem: The report shown in Fig 30 has 90 rows of data You want to have the title rows print at the top of each printed page.

Vấn đề: Cái báo cáo trong hình 30 có 90 dòng dữ liệu Bạn muốn các dòng tiêu đề phải được in trên đầu mỗi trang.

Fig 30

Strategy: Printing options are controlled on the fourth tab of the Page Setup dialog box In this case, you want rows 1 through 5 to print at the top of each page

1) Select Page Setup from the File menu The dialog box offers four tabs Select the fourth tab, called Sheet See Fig 31

2) Enter 1:5 in the box called Rows to Repeat at Top, as shown in Fig 31, in order to have rows 1 through 5 repeated at the top of each printed page Select Print Preview to ensure that the results are what you desire.

Giải pháp: Các chọn lựa cho trang in nằm ở tab thứ tư của hộp thoại Page Setup Trong trường hợp này, bạn muốn các dòng từ 1 đến 5 là tiêu đề trang in.

1 Mở menu File – Page Setup Chọn tab thứ 4 như hình 31

2 Gõ 1:5 trong ô Rows to Repeat at top, nhằm chọm 5 dòng từ 1 đến 5 làm tiêu đề trang in Chọn Print Preview để bảo đảm rằng kết quả đã đạt được.

as shown in Fig 33.

Làm như vậy sẽ thu nhỏ hộp thoại chỉ còn cái textbox Rows to Repeat at top Bây giờ bạn có thể dùng chuột chọn 5 dòng từ 1 đến 5 Nhấn cái biểu tượng lúc nãy 1 lần nữa để bung rộng trở lại hộp thoại Print Setup, như hình 33

Fig 33

Alternate Solution: If the rows you desire to repeat at the top are visible behind the dialog box, as shown in Fig 34, use the mouse to highlight them while the cursor is in the Rows to repeat at top textbox

Biện pháp thứ 3: Nếu các dòng bạn muốn làm tiêu đề trang có thể thấy được như hình 34, dùng chuột chọn các dòng khi con trỏ nhấp nháy đang nằm trong textbox nói trên.

Setup Coi 1 bài khác về đánh số trang in ở cuối mỗi trang

PRINT A LETTER AT THE TOP OF PAGE 1 AND REPEAT HEADINGS AT THE TOP

OF EACH SUBSEQUENT PAGE

IN 1 ĐOẠN THƯ Ở TRANG 1 VÀ LẬP LẠI TIÊU ĐỀ CHO CÁC TRANG SAU.

Problem: As shown in Fig 35, you are sending out a worksheet that

contains instructions, followed by a lengthy report You would like the headings to appear at the top of each page after the first page You don’t want the headings to appear at the top of the letter on page one

Vấn đề: Như hình 35, bạn đang muốn gởi đi 1 bảng tính có những câu hướng dẫn mở đầu, và 1 báo cáo minh hoạ kèm theo Bạn muốn cái tiêu đề xuất hiện đầu mỗi trang từ trang 2 trở về sau Bạn không muốn phần mở đầu (đoạn hướng dẫn, giới thiệu)

2) Enter 19:19 in the box called Rows to Repeat at Top, as shown in Fig 36,

to have row 19 print at the top of each page after page 1.

Quy trình: Các chọn lựa cho trang in nằm ở tab thứ tư của hộp thoại Page Setup Nếu bạn chọn 1 dòng ở khúc giữa trang làm tiêu đề trang, dòng đó sẽ không bị lập lại cho đến khi chuyển sang trang 2,

1 Mở menu File – Page Setup Chọn tab thứ 4 (tab có tên Sheet) như hình 36

2 Gõ 19:19 trong ô Rows to Repeat at top như hình 36.

Fig 36

Result: The headings do not print at the top of page 1, but at the top of pages 2 and beyond Fig 37 shows the first page in Print Preview mode Kết quả: Dòng 19 sẽ không in trên đầu trang 1 mà chỉ xuất hiện ở trang in thứ 2 trở về sau Hình 37 cho thấy print preview của trang 1

Fig 37

Fig 38 shows the second page in Print Preview mode:

Hình 38 cho thấy Print preview của trang 2

Fig 38

Summary: The Rows to Repeat at Top figure does not have to be at the top

of the print range If your selection is in the middle of the print range, the headings will only print on subsequent pages.

Tóm tắt: Mục Rows to repeat at top không ảnnh hưởng đến đầu trang của mọi trang Nếu bạn chọn tiêu đề trang là 1 dòng giữa trang, nó chỉ thi hành (xuất hiện) ở những trang sau

HOW TO PRINT PAGE NUMBERS AT THE BOTTOM OF EACH PAGE

IN SỐ TRANG Ở CUỐI MỖI TRANG

Problem: You are printing a lengthy report You want the pages to be

numbered.

Vấn đề: Bạn đang in 1 báo cáo dài, và muốn đánh số trang.

Strategy: The header and footer options are controlled on the third tab of the Page Setup dialog box There are a variety of formats thatcan be

specified on this tab

Select Page Setup from the File menu The dialog box offers four tabs

Select the third tab called “Header/Footer.” There are a number of standard options in the footer dropdown One of these options is called Page 1 of ? This option will print a footer like “Page 1 of 2” in the bottom center of each page.

Biện pháp: Các chọn lựa về đầu trang và cuối trang được kiểm soát ở tab thứ

3 của hộp thoại Page Setup Có một số các địng dạng có thể xác định trong tab này.

Chọn Menu File Page Setup Chọn tab thứ 3 Có 1 số lựa chọn tiêu chuẩn trong phần xổ xuống của Page Footer Một trong số đó là Page 1 to ? Chọn lựa này cho phép in số trang kiểu Page 1 of 2 ở giữa cuối mỗi trang Xem hình 39.

Fig 39

Alternate Solution: It is possible to design a custom footer by selecting the Custom Footer… button In a custom footer, you can build a footer for the left, center, and right sides of the page

Select the Custom Footer… button

Tab to the right section: text box

Type the word Page followed by a space.

Click the Page # icon (Figure 40).

Type a space followed by the word of followed by a space.

Click the Total Pages icon (Figure 41).

Biện pháp thứ 2: Có thể tự tạo dạng cho phần cuối trang nếu chọn nút nhấn Custom Footer Ở mục này, bạn có thể canh trái, phải, giữa, cho phần cuối trang.

Click nút Custom Footer

Chọn ô text bến phải

Gõ vào “Page “ (có kèm 1 khoảng trắng)

Click vào biểu tượng số thứ tự trang (hình 40)

Gõ vào chữ “ of “ (kèm 2 khoảng trắng 2 đầu chữ of)

Click biểu tượng Tổng số trang (hình 41)

Fig40

Fig41

Result: The custom footer text appears on the right side of the page.

Kết quả: Định dạng cuố`i trang xuất hiện bên phải dưới cuối mỗi trang.

Gotcha: Sometimes the footer text will crash into the data from the report

If you have adjusted the lower margin to 0.5” you should adjust the footer

margin to 0.25” to prevent this condition.

Ghi chú: Đôi khi cái footer nó đè lên dữ liệu in Nếu bạn chọn lề dưới trang là

0.5”, hãy chọn lề của footer là 0.25”

Fig43

Summary: You can customize the header and footer to contain a page

number, total number of printed pages, the file name or any custom text

that you like There are a left, center, and right header

Tóm tắt: Bạn có thể tự chọn lựa các đầu trang và cuối trang in vớiđánh số

trang, tổng số trang, tên file, hoặc bất kỳ đoạn văn nào bạn muốn

HOW TO MAKE A WIDE REPORT FIT TO ONE PAGE WIDE BY MANY PAGES

TALL

ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH RỘNG CHO VỪA BỀ RỘNG TRANG IN

Problem: After creating a wide report, it is printing four pages wide You

want to make it fit one page wide.

Vấn đề:Sau khi lập 1 báo cáo rộng quá khổ cỡ 4 trang, bạn muốn làm sao khi

in nó vừa với 1 khổ giấy.

Strategy: Ultimately, you will set the Page Setup to print to 1 page wide by

<blank> pages tall Before you can do that, you should follow these steps.

Giải pháp: Bạn hãy thiết lậptrong Page Setup để điều chỉnh trang in rộng 1

trang và để trống số trang trong ô chiều dọc Hãy làm theo các bước sau:

Hình này đã được thay đổi kích thước Nhấp vào đây để xem hình đầy đủ Kích thước hình gốc là 941x331 và có dung lượng là 78KB.

1 Eliminate extra columns from the print range This worksheet has some lookup tables beyond column X that you do not want to print Highlight columns A through X and select File – Print Area – Set Print Area

2 Make the columns narrower Select the data in A6:X130 From the menu, select Format – Column – AutoFit Selection

3 Look for headings that can be on two lines Sales Rep in cell D5 is an example Prior Year in X5 had been previously split to two lines (See Cross- Reference.)

4 Change the orientation to Landscape From File – Page Setup, go to the Page tab and select Landscape in the orientation section

5 Adjust the margins On the Margins tab of the File – Page Setup dialog, set the left and right margins at 0.25” Adjust the top and bottom to 0.5” and the footer margin to 0.25”

1 Loại bỏ những cột không cần in ra khỏi vùng in Bảng tính này có những bảng tham chiếu sau cột X và bạn không muốn in nó ra Chọn các cột từ A đến X và chọn Menu FIle – Print Area – Set Print Area.

2 Làm cho các cột nhỏ lại đến mức tối thiểu: Chọn vùng dữ liệu A6:X130 Mở menu Format, chọn Column – Auto Fit Selection.

3 Tìm các tiêu đề trang cần hiện lên 2 dòng chữ Thí dụ Sales Rep trong cell D5 Prior Year trong cell X5 đã tự hiện lên 2 dòng.

4 Chuyển định dạng trang thành giấy in ngang: Trong tab Margin trong hộp thoại Page Setup, chọn Landscape trong khu chọn lựa Orientation.

5 Điều chỉnh lề giấy: Cũng trong tab Margin, thiết lập lề trái và phải bằng 0,25” Điều chỉnh lề trên và dưới 0.5” và footer 0.25”.

Finally, go to File – Page Setup On the Page tab, choose the radio button for Fit To Leave the first spin button as 1 page wide Using your mouse,

highlight the 1 in the spin button for pages tall Once the 1 is highlighted, hit the delete key in order to leave this entry completely blank.

Cuối cùng, vào tab Page, chọn vào chỗ Fit To, nhấn chọn hoặc gõ 1 vào chỗ Page wide Dùng chuột tô màu số 1 chỗ Page Tall và xoá trống ô này.

Result: The report will fit on 1 page wide and 3 pages tall.

Kết quả: Bản báo cáo của bạn sẽ vừa 1 bề rộng khổ giấy và thành 3 trang.

Fig46

Summary: The secret to having the report constrained to one page wide and any number of pages tall is to use the Page Setup dialog and leave the entry for pages tall completely blank

Tóm tắt: Làm gọn bảng tính vào 1 bề rộng trang in bằng cách vào Menu File – Page Setup và để trống cho ô Page Tall

ARRANGE WINDOWS TO SEE TWO OR MORE OPEN WORKBOOKS

SẮP XẾP CÁC CỬA SỔ ĐỂ NHÌN THẤY CÙNG LÚC 2 HOẶC NHIỀU BẢNG TÍNH Problem: You have two workbooks open One workbook contains a listing of airport codes and their respective city In the other workbook, you are building a list of recommended packing items for students going on 7-city tours Currently, you are shifting back and forth between the workbooks using Alt+Tab every time that you forget an airport code It would be cool if you could see the airline codes at the same time you were working on the other workbook.

Vấn đề: Bạn mở ra 2 bảng tính, 1 bảng có 1 danh sách các mã sân bay và các thông tin thành phố liên quan Trong 1 bảng tính khác, bạn tạo 1 danh sách các thông tin của các tour cho học sinh đến 7 thành phố Hiện tại bạn phải chạy qua chạy lại các bảng tính bằng cách gõ Alt Tab mỗi khi bạn quên mã 1 sân bay Sẽ tiện lợi hơn nếu bạn có thể đồng thời thấy bảng mã sân bay và bảng tính bạn đang phải làm.

Fig47

Strategy: There are four Arrange options on the Window menu Select

Window – Arrange – Vertical to see both worksheets side by side.

Giải quyết: Có 4 lựa chọn trong Menu Window Hãy chọn dòng lệnh Window – Arrange – Vertical để thấy các bảng tính nằm cạnh nhau.

Result: You will see both windows, side by side The window with the darker

toolbar is the active window Any data entry will occur in the activecell of

that workbook.

Kết quả: Bạn sẽ thấy các bảng tính nằm cạnh nhau Cửa sổ có thanh tiêu đề

đậm hơn là cửa sổ đang hoạt động Mọi việc nhập dữ liệu sẽ tác động vào

cell hiện hành của bảng tính này.

Fig 49

You can resize the window widths, although it requires two moves First,

make the right window narrower by dragging the blue edge of the window

to the right.

Bạn cũng có thể điều chỉnh độ rộng của các cửa sổ bảng tính Trước tiên, làm

hẹp cửa sổ bên phải bằng cách kéo biên trái cửa sổ về bên phải.

Hình này đã được thay đổi kích thước Nhấp vào đây để xem hình đầy đủ Kích thước hình gốc là 925x200 và có dung lượng là 72KB.

Next, drag the blue right edge of the left workbook to be wider.

Sau đó kéo biên phải cửa sổ bên trái rộng ra về bên phải.

by side The side-by-side display works fine for 2 or 3 workbooks, but may

not work for 10 open workbooks.

Ghi chú: Nếu bạn có những bảng tính khác nữa đang mở, chúng sẽ hiện lên

lần luợt kế nhau Việc này sẽ tốt nếu bạn có 2 hoặc 3 bảng tính, nhưng sẽ rối

nếu có đến 10 bảng tính.

Hình này đã được thay đổi kích thước Nhấp vào đây để xem hình đầy đủ Kích thước hình gốc là 825x164 và có dung lượng là 56KB.

Fig53

Additional Information: In Excel 2003, a new option on the Window menu

allows you to Compare Side by Side If you have only two workbooks open,

the menu option will name the other workbook If you have 3 or more

workbooks open, you will have to select which workbook in a new dialog

box If there is only one workbook open, the option will be grayed out.

Nói thêm: Trong Excel 2003, Menu Window có thêm 1 chức năng so sánh 2

bảng tính kế nhau nếu bạn có tù 3 bảng tính trở lên, bạn sẽ phải chọn bảng

tính nào để thực hiện trong 1 hộp thoại tiếp theo Nếu chỉ có 1 bảng tính

đang mở, dòng lệnh này sẽ mờ đi.

Fig54

This will arrange two windows vertically and allow the scrolling action in

the first workbook to cause the second workbook to scroll in a similar

manner

Chức năng này cho phép sắp xếp 2 bảng tính nằm kề nhau, và cho phép vịêc

kéo màn hình ở bảng tính này sẽ làm cho bảng tính kia cũng bị kéo theo 1

cách tương ứng.

Hình này đã được thay đổi kích thước Nhấp vào đây để xem hình đầy đủ Kích thước hình gốc là 825x254 và có dung lượng là 92KB.

Fig55

In the Compare Side by Side toolbar, turn off synchronous scrolling.

Trên thanh công cụ Compare Side by Side, nhấn tắt chức năng đồng bộ cuộn

màn hình

Fig56

Use the down arrow key until row 159 is at the top of the left window.

Choose the Synchronous Scrolling icon again to force the workbooks to

scroll together Now, when you move down 10 rows in either workbook,

both workbooks will scroll together.

Dùng phím mũi tên di chuyển các dòng sao cho dòng 159 của bảng tính bên

trái nằm trên cùng.

Nhấn mở lại chức năng đồng bộ cuộn màn hình Bây giờ, khi bạn dịch chuyển

10 dòng trên mỗi bảng tính, cả 2 bảng sẽ bị cuộn đồng bộ với nhau.

Summary: Arranging windows in a vertical fashion allows you to view two

different workbooks at the same time.

Tóm tắt: Sắp xếp các bảng tính theo chiều dọc giúp bạn có thể thấy cùng lúc

2 bảng tính

WHY IS THERE A :2 AFTER MY WORKBOOK NAME IN THE TITLE BAR?

TẠI SAO XUẤT HIỆN “:2” SAU TÊN FILE Ở TIÊU ĐỀ CỬA SỔ?

Problem: Without any explanation, a :2 appeared after the spreadsheet name in the title bar of your spreadsheet What is this and what caused it? Vấn đề: Không 1 lời giải thích, 1 ký hiệu “:2” xuất hiện sau tên file trên thanh tiêu đề của wundow bảng tính Đó là cái gì và cái gì tạo ra nó?

Fig57

Strategy: This is an annoying thing It gets turned on when you accidentally chose Window – New Window from the menu This setting applies to the workbook and persists from one usage of Excel to the next, so it is possible that the :2 showed up months ago and has been stuck there ever since The other symptom is that you appear to have two copies of the same workbook open in the Window command

Đây là 1 việc khó chịu Nó xuất hiện khi bạn tình cờ chọn nhầm Menu

Window – New Window Thiết lập này áp đặt cho 1 file bảng tính và cứ thế tồn tại từ lần sử dụng Excel này đến lần khác Dấu hiệu khác của chọn lựa này là bạn có 1 file Excel được mở 1 lúc 2 cửa sổ.

Fig58

To remove the :2, switch to the :2 version of the workbook Use the black X

to close that window This will close the second window of the workbook and the :2 and :1 will be removed from the title bar

Để gỡ bỏ dấu :2, đóng bới 1 cửa sổ của 1 trong 2 bản đang mở của file Thao tác này sẽ đóng file đã mở lần 2 và các dấu hiệu :1, :2 sẽ biến mất.

Fig59

Additional Information: Is there ever a time that I would want to use this feature? Is it useful to have two versions of the workbook? Yes let’s say that you want to see both Sheet1 and Sheet2 of the workbook at the same time Follow these steps:

From the menu, select Window – New Window In the :2 version of the workbook, switch to Sheet2 From the menu, select Window – Arrange In the Arrange dialog, choose Windows of Active Workbook and Vertical

Choose OK.

Nói thêm: Có khi nào bạn muốn dùng chức năng này của Excel? Lợi ích gì khi

mở 1 file lên 2 lần? Bạn sẽ thấy rằng bạn muốn thấy cùng lúc 2 sheet của cùng 1 file Làm theo các bước sau:

Chọn me nu Window – New Window Ở file thứ 2 mới mở có dấu hiệu :2, chuyển sang sheet 2.

Chọn Menu Window – Arrange, sau đó chọn Windows of Active Workbook và Vertical.

Result: You can see the two different sheets, side by side.

Kết quả: Bạn có thể thấy 2 sheet khác nhau nằm cạnh nhau.