Tương tự như việc các nhà lãnh đạo, những người cần nghiên cứu, tham khảo các thông tin này để hỗ trợ họ trong việc ra quyết định thì các nhân viên cũng có thể dự vào đây để trao đổi thô[r]
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
MÔN
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
ĐỀ TÀI: CASES STYDY 5.1
GVHD: ThS Huỳnh Đỗ Bảo Châu
Lớp: ITS304_152_D02
Nhóm: Lý Thượng Anh Thy
Đinh Thị Hằng
Võ Thị Thúy Liên Nguyễn Thị Minh Quyên
TPHCM , 04/2016
Trang 2DANH SÁCH NHÓM
STT Mã SV Họ và tên Nhiệm vụ Nhận xét của GV
1 030129130304 Lý Thượng Anh Thy Phần 1, 3.2, thuyết trình,dịch bài
2 030529130317 Đinh Thị Hằng Powerpoint, 3.3, 4,
dịch bài
3 030329130229 Võ Thị Thúy Liên Phần 2, dịch bài, Tổng hợp word
4 030630140576 Nguyễn Thị Minh Quyên Phần 3.1, dịch bài
Trang 3Danh mục từ viết tắt
Chữ cái viết tắt/ kí
hiệu
Cụm từ đầy đủ
CNTT Công nghệ thông tin TCS Dịch vụ tư vấn Tata
PAL Thư viện xử lí tài sản
Trang 4MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU 1
NỘI DUNG 2
1 GIỚI THIỆU DỊCH VỤ TƯ VẤN TATA 2
2 TÓM TẮT CASE STUDY 5.1 2
3 PHÂN TÍCH TÌNH HUỐNG 4
3.1 Lý thuyết quản lý tri thức 4
3.2 Khái quát quản lý tri thức ở TCS 5
3.2.1 Các hoạt động quản lý tri thức tại TCS 5
3.2.2 Các công cụ đã được sử dụng để quản lý tri thức tường minh 6
3.2.3 Các công cụ đã được sử dụng để quản lý tri thức không tường minh 6
3.3 Ưu nhược điểm trong quản lý tri thức ở TCS 7
3.3.1 Ưu điểm 7
3.3.2 Nhược điểm: 8
4 GIẢI PHÁP 9
KẾT LUẬN 11
Trang 5LỜI MỞ ĐẦU
Đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào dù ở lĩnh vực khác nhau cũng gặp khó khăn trong việc lưu trữ và sử dụng dữ liệu, tri thức Xuất phát từ nhu cầu về việc trao đổi, chia sẻ trong các nhóm
và tăng khả năng cạnh tranh với doanh nghiệp khác dẫn tới việc xây dựng hệ thống quản lý tri thức
Dịch vụ tư vấn Tata là một trong những công ty dẫn đầu trong dịch vụ công nghệ thông tin, giải pháp kinh doanh và gia công phần nền Tạo được sự thành công như ngày hôm nay là do một phần đóng góp không nhỏ của hệ thống quản lý tri thức
Để thấy được tầm quan trọng cũng như lợi ích của hệ thống quản lý tri thức đối với TCS như thế nào thì nhóm chúng tôi nghiên cứu bài viết " Quản lý tri thức và sự hợp tác ở Dịch vụ tư vấn Tata."
1
Trang 6NỘI DUNG
1 GIỚI THIỆU DỊCH VỤ TƯ VẤN TATA
Được thành lập vào năm 1868, Tata Group là một doanh nghiệp toàn cầu, có trụ sở tại Ấn
Độ, bao gồm hơn 100 công ty hoạt động độc lập Nhóm hoạt động tại hơn 100 quốc gia trên sáu lục địa, với một sứ mệnh "Nâng cao chất lượng cuộc sống của cộng đồng chúng tôi phục vụ trên toàn cầu, thông qua việc tạo ra giá trị cổ đông dài hạn dựa trên năng lãnh đạo với Niềm tin '’
Trong 2014-15, doanh thu của Tata Group là 108,78 tỷ USD Các công ty này sử dụng chung trên 600.000 người Mỗi công ty Tata hoạt động độc lập dưới sự hướng dẫn và giám sát của hội đồng quản trị riêng của giám đốc và cổ đông
Nhiều công ty Tata đã đạt được lãnh đạo toàn cầu trong kinh doanh của họ Ví dụ, Tata Communications là 1 nhà cung cấp giọng nói bán buôn quốc tế và Tata Motors là một trong mười nhà sản xuất xe thương mại hàng đầu thế giới Tata Steel là một trong những 15 nhà sản xuất thép tốt nhất và TCS là công ty dịch vụ CNTT lớn thứ hai trên thế giới
Với tinh thần tiên phong và kinh doanh của mình, Tata Group đã sinh ra nhiều ngành công nghiệp quan trọng quốc gia ở Ấn Độ: thép, thủy điện, khách sạn và hãng hàng không Với tinh thần
và tính sáng tạo, TCS là một trong những công ty phần mền đầu tiên và lớn nhất tại Ấn Độ với hơn
108000 nhân viên tư vấn công nghệ thông tin trên 47 quốc gia
2 TÓM TẮT CASE STUDY 5.1
QUẢN LÝ TRI THỨC VÀ SỰ HỢP TÁC Ở DỊCH VỤ TƯ VẤN TATA
Dịch vụ tư vấn Tata (TCS) là một dịch vụ công nghệ thông tin, giải pháp kinh doanh và tố chức gia công phần nền cung cấp danh mục đầu tư công nghệ thông tin và kích hoạt dịch vụ công nghệ thông tin cho khách hàng trên toàn thế Một phần của Tata, tập đoàn công nghiệp lớn nhất của Ấn Độ có hơn 108000 nhân viên tư vấn công nghệ thông tin trên 47 quốc gia
Năm 1995 quản trị tri thức (KM) đã được giới thiệu ở TCS vào và dành riêng cho nhóm
KM tên gọi “Phần mền nhóm công ty” được thành lập 1998, được khởi động thí điểm giữa năm
1999, và được thực hiện sau đó bởi đội ngũ bao gồm các ban lãnh đạo, nhóm phần mền công ty, chi nhánh dẫn đầu, chủ sở hữu ứng dụng và các nhóm cơ sở hạ tầng
2
Trang 7Tại thời điểm đó, 50 văn phòng ở Ấn Độ được liên kết thông qua kênh liên lạc riêng, các văn phòng nước ngoài thì được kết nối thông qua dịch vụ Net và Lotus Notes Domino Các nhân viên có thể truy cập kho dữ liệu trên máy chủ công ty và các chi nhánh thông qua mạng nội bộ, với những trình duyệt “front – end” hoặc “Notes Client” Kho dữ liệu , còn có tên gọi KBases chứa một lượng các thông tin về quá trình, dây chuyền kinh doanh, dây chuyền công nghệ và các dự án
Sự ảnh hưởng của quản trị tri thức chính thức bắt đầu tại TCS vào cuối những năm 1990, nhưng nó lại kết hợp cộng đồng thực hành (CoPs) và tồn tại ở TCS từ những năm 1980, Các nhóm
đã được tạo ra để nghiên cứu mainframe, Unix, và cơ sở dữ liệu Các nhóm, gồm có 1 hoặc 2 chuyên gia trong lĩnh vực tương ứng, đã bắt đầu thực hiện dựa vào tài liệu chính thống cùng với các thành viên đã viết một bài thực hành tốt nhất
Bước kế tiếp là tạo dựng thư viện xử lí tài sản (PALs) thứ mà bao gồm những thông tin liên quan tới công nghệ, các quy trình, và các nghiên cứu tình huống dùng cho những người chỉ huy dự án
Sau Ultimatix, quản trị tri thức điện tử trên web (EKM) trở nên tiện lợi, đã phát triển Thư viện PAL và Kbases đã được hợp nhất với Ultimatix
Để khuyến khích nhân viên trò chuyện, TCS quan tâm về trung tâm phát triển ở Sholinganallur, Chennai, CFO S Mahalingam cho rằng “Trung tâm được tạo thành từ các tiêu chuẩn, dành riêng cho một công nghệ cụ thể hoặc một khách hàng hoặc một ngành công nghiệp cụ thể Những cấu trúc nhà vườn, nơi những nhân tụ họp trong suốt thời gian nghỉ của họ cho cuộc trò chuyện không chính thức, để lấy lại tinh thần… Khi họ trò chuyện với đồng nghiệp, họ thường tìm
ra được các giải pháp cho vấn đề đã làm họ bực tức.”
TCS cũng phát động một số chương trình đào tạo như Chương trình học tập ban đầu, mục tiêu hướng đến nhân viên mới, Chương trình học tập liên tục cho những nhân viên kinh nghiệm, và Chương trình phát triển kĩ năng lãnh đạo dành cho nhân viên có trên 5 năm kinh nghiệm TCS thường xuyên luân chuyển luân nhân viên qua các phòng có chức năng khác nhau và trong các công ty Tata Group khác Nhân viên cũng được khuyến khích để tham gia hoạt động ngoài trời như IEEE và được giấy chứng nhận
3
Trang 8Năm 2007 Knowmax_ một hệ thống quản trị tri thức, được phát triển sử dụng cổng thông tin máy chủ Microsoft SharePoint, hỗ trợ cho hơn 60 tài sản tri thức và được tất cả hội viên TCS truy cập thông qua Ultimatix
TCS thực hiện ứng dụng Cuộc Họp Trực Tiếp, các thành viên trong đội đã bỏ lỡ cuộc họp, hoặc bất cứ thành viên nào trong nhóm cũng có thể nghe lại báo cáo trong cuộc họp và điều đó cho phép họ bắt kịp với thành viên còn lại trong đội Hơn nữa, cuộc họp chuyển giao tri thức được tiến hành hàng tuần bởi “Chuyên gia vấn đề” giúp cho các đội học hỏi kinh nghiệm từ các chuyên gia
“Tip of the Day” mail, bao gồm cả kỹ thuật, hoặc khái niệm, hoặc kĩ năng cũng được chia sẻ trong
tổ chức, hầu như mỗi ngày
Năm 2007 Để cải thiện sự hợp tác trong nhân viên, dự án Infinity được khởi động, nó bao gồm số lượng lớn các công nghệ như IBM’s Sametime, QuickPlace, Lotus Domino Collaboration tools, Avaya VOIP telephony, và Polycom IP videoconferencing
Khác với các điều này, các công ty còn sử dụng các chỉ hệ thống (nhúng vào KM), nền tảng blog, IdeaStorm, TIP, và trang web của tôi Viết blog đã bị bắt trên nhanh chóng kể từ năm 2006 khi lần đầu tiên được giới thiệu Trong khi hệ thống Justask cho phép nhân viên để gửi câu hỏi mà những người khác có thể trả lời, Storm Ý tưởng là một sự kiện một lần một năm, đội ngũ của công
ty đăng 2-3 chủ đề để đưa ra ý tưởng để thúc đẩy việc chia sẻ ý tưởng Mysite, nhúng vào các cổng thông tin KM, cho phép mỗi sư để có một trang cá nhân như Facebook hay Orkut
3 PHÂN TÍCH TÌNH HUỐNG
3.1 Lý thuyết quản lý tri thức
Quản trị tri thức là tạo ra tri thức, và việc này được nối tiếp với việc thể hiện kiến thức, truyền bá và sử dụng kiến thức, và sự duy trì (lưu giữ, bảo tồn) và cải biên kiến thức
Theo De Jarnett, L (1996), "Knowledge the latest thing", Information Strategy: The Executive Journal, Vol 12 No.pt 2, pp.3-5.
Quản trị tri thức là quá trình của việc quản lý một cách cẩn trọng tri thức để đáp ứng các nhu cầu hiện hữu, để nhận ra và khai thác những tài sản tri thức hiện có và có thể đạt được và
để phát triển những cơ hội mới
Quintas, P., Lefrere, P., Jones, G (1997), "Knowledge management: a strategic agenda", Journal of Long Range Planning, Vol 30 No.3, pp.385-91.
4
Trang 9 Quản trị tri thức là hoạt động mà hoạt động này quan tâm tới chiến lược và chiến thuật để quản lý những tài sản mà trọng tâm là con người (human center assets)
Brooking, A 1997, "The Management of Intellectual Capital," Journal of Long Range Planning, Vol 30 No.3, pp 365-366
Quản trị tri thức làm công việc thu thập tri thức và chuyển đổi tri thức về dạng chia sẽ dễ dàng Phần quan trọng nhất chính làm việc thu thập và chuyển đổi tri thức không tường minh thành tri thức tường minh
3.2 Khái quát quản lý tri thức ở TCS
3.2.1 Các hoạt động quản lý tri thức tại TCS
Thu thập kiến thức: TCS đã có được một kho kiến thức rộng lớn và kinh nghiệm trong nhiều lĩnh vực thông qua các dự án trên toàn thế giới bao gồm cả bảo hiểm, Y tế, , Ngân hàng Standard Chartered vv Ngoài ra, TCS thường xuyên lưu nhân viên các phòng chức năng khác nhau và trong các công ty Tata Group khác để đạt được kinh nghiệm Nhân viên cũng được khuyến khích tham gia hoạt động bên ngoài
Lưu trữ kiến thức:TCS đã phát triển các kho khác nhau và cơ sở dữ liệu để lưu trữ kiến thức như KBases, Thư viện quy trình tài sản, KnowMax, và Ultimatix
Phổ biến biến kiến thức: Kiến thức được phổ biến bằng cách sử dụng một loạt các kỹ thuật như Ultimatix - một trang web dựa trên cổng thông tin điện tử quản lý tri thứcvà "Tip of the Day" email bao gồm các kỹ năng kỹ thuật, khái niệm hoặc lời khuyên được chia sẻ trong tổ chức hàng ngày
Ứng dụng kiến thức: TCS ứng dụng kho dữ liệu của mình trong nhiều ngành trong đó có các dịch vụ ngân hàng và tài chính Với một sự giàu kinh nghiệm hợp tác ngân hàng hàng đầu thế giới và các tổ chức tài chính, và một loạt các dịch vụ và giải pháp, TCS là đối tác mà khi hợp tác được bạn kết quả: đầu tư tối ưu, hiệu quả hoạt động nâng cao, nguy cơ giảm thiểu và lãnh đạo chi phí duy trì TCS cung cấp hệ thống đáng tin cậy và an toàn nhằm giải quyết những thay đổi của thị trường một cách nhanh chóng, phát triển các mối quan hệ khách hàng có lợi nhuận và đảm bảo những cơ hội mới trước đối thủ cạnh tranh
5
Trang 103.2.2. Các công cụ đã được sử dụng để quản lý tri thức tường minh
TCS đã phát triển các kho khác nhau và cơ sở dữ liệu để lưu trữ kiến thức như KBases, Quy trình Thư viện tài sản, KnowMax, và Ultimatix
KBases, chứa một loạt các thông tin về quy trình, ngành nghề kinh doanh, dây chuyền công nghệ, và các dự án Bước tiếp theo là tạo ra Process Asset Libraries (PAL) trong đó có các thông tin liên quan đến công nghệ, quy trình, nghiên cứu trường hợp cho các nhà lãnh đạo dự án đã được làm sẵn có cho tất cả các trung tâm phát triển thông qua mạng nội bộ Điều tương tự cũng đã được thực hiện thông qua các cổng thông tin quản lý kiến thức điện tử dựa trên web được gọi là Ultimatix, trong đó PAL là tiền thân Thư viện PAL và KBases, được lưu trữ trên mạng nội bộ, được sáp nhập với Ultimatix, trong đó có phụ cổng thông tin cho hệ thống quản lý chất lượng, nâng cao năng suất phần mềm, tài liệu đào tạo, và các công cụ thông tin Trong năm 2007, TCS phát triển Knowmax, một hệ thống quản lý kiến thức, sử dụng Microsoft SharePoint portal server
đó đã tư vấn TCS truy cập tới gần 40 năm kinh nghiệm và thực hành tốt nhất được sắp xếp theo loại tham gia, các công nghệ được sử dụng, và các yêu cầu của khách hàng Nó hỗ trợ hơn 60 tài sản kiến thức và được truy cập thông qua Ultimatix để tất cả các cộng TCS Bất kỳ ai có thể góp phần vào việc Ngân hàng kiến thức và cán bộ kiến thức thực hiện trách nhiệm duy trì chất lượng của nội dung
3.2.3. Các công cụ đã được sử dụng để quản lý tri thức không tường minh
TCS sử dụng một loạt các công cụ cộng tác - Infinity bao gồm nhắn tin, điện thoại IP, và hội nghị truyền hình; blog và wiki; IdeaStorm, TIP, và mysite Blog, wiki, và các công cụ khác được
sử dụng để thúc đẩy giao tiếp và năng suất giữa các nhân viên Wikis đã được sử dụng cho hợp tác trên các vật liệu liên quan đến dự án, hỗ trợ các buổi động não, và phát triển các bài thuyết trình Lao động sử dụng blog như một phương tiện để thu thập đầu vào về các vấn đề mà họ phải đối mặt trong một dự án Hệ thống JustAsk nhân viên được phép đặt ra một câu hỏi và lần lượt nhận được câu trả lời từ các đồng nghiệp khác, đôi khi dẫn đến một cuộc thảo luận chi tiết Nếu ai đó thường xuyên trả lời các câu hỏi về một lĩnh vực cụ thể, các nhóm chuyên gia liên quan mời người đó vào các nhóm tên miền và do đó đã làm cho khả năng hiển thị tài năng trong công ty Các IdeaStorm, được sử dụng bởi các quản lý, giúp đỡ trong thế hệ của những ý tưởng về các chủ đề đăng bởi các nhóm công ty TIP được sử dụng như là một cổng thông tin để đổi mới sản phẩm và ý tưởng mới
Nó giúp quản lý để thu hút những ý tưởng liên quan đến sản phẩm / dịch vụ đổi mới và giúp trong
6
Trang 11việc giải quyết vấn đề TCS cũng sử dụng mạng xã hội như MySite để giúp nhân viên giao tiếp tốt hơn với nhau
Kết quả của việc áp dụng Infinity, hợp tác của các văn phòng ở nước ngoài và địa phương được cải thiện tin nhắn như tức thời (IM) đã thoát khỏi sự khác biệt văn hóa và phát âm có thể xảy
ra trên điện thoại Hơn nữa, thông tin liên lạc của công ty đã có thể chạy 24 giờ phát sóng tin tức nội bộ cho tất cả các văn phòng TCS trên thế giới Ngoài ra, chi phí đi lại và viễn thông đã giảm 40 phần trăm và 6 phần trăm tương ứng Cải thiện sự hợp tác, giao tiếp và chia sẻ kiến thức giữa các nhân viên
3.3 Ưu nhược điểm trong quản lý tri thức ở TCS
3.3.1 Ưu điểm
Giúp việc tìm kiếm thông tin dễ dàng và hiệu quả
Thư viện PALs và Kbases được sáp nhập với Ultimatix, trong đó có phụ cổng thông tin cho
hệ thống quản lý chất lượng, nâng cao năng suất phần mềm, tài liệu đào tạo, và các công cụ thông tin Việc này đã giúp cho việc truy cập, tìm kiếm thông tin được dễ dàng hơn khi mà các thông tin
đó đã được số hóa và đưa vào một hệ thống quản trị tri thức và mọi người có thể truy cập bất cứ đâu thông qua cổng thông tin điện tử nội bộ của công ty Ngoài ra trước việc đách giá nội dung trước khi đưa vào đã góp phần nâng cao tính hiệu quả cho người sủ dụng khi họ không phải sàng lọc lại những thông tin kém chất chất lượng khi họ sử dụng chúng
Tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau
TCS đã xây dựng cho mình một hệ thống quản trị tri thức Gồm có kho dữ liệu , còn có tên gọi KBases chứa một lượng các thông tin về quá trình, dây chuyền kinh doanh, dây chuyền công nghệ và các dự án PAL trong đó có các thông tin liên quan đến công nghệ, quy trình, nghiên cứu trường hợp cho các nhà lãnh đạo dự án Những dữ liệu này được lấy từ sự chia sẻ của các nhân viên, từ việc nghiên cứu tình huống của TCS tất cả đã được tập hợp lại trong hệ thống quản trị tri thức
Biến tri thức tiềm ẩn của mỗi cá nhân thành tri thức của toàn tổ chức
Bất kì cá nhân nào cũng có thể đóng góp vào Kbases đã giúp cho nhân viên trong công ty có
có hội được thể hiện, được đóng góp tri thức của mình vào kho dữ liệu chung của TCS Điều này
7