VĂN HÓA TẶNG QUÀ TRONG KINH DOANH_Final

Việc hiểu rõ văn hóa tặng quà và các quy ước có liên quan có thể giúp các doanh nhân xây dựng thành công những mối quan hệ tốt đẹp hơn với các đối tác kinh doanh, đồng nghiệp hay khách h

Trường Đại học Kinh tế TP.Hồ Chí Minh Khoa Kinh doanh Quốc tế - Marketing

VĂN HÓA TẶNG QUÀ TRONG KINH DOANH

Môn học: Giao tiếp trong kinh doanh GVHD:

Thành viên nhóm :

M c l c ụ ụ

I Tìm hiểu chung 4

1 Khái niệm 4

2 Mục đích 4

3 Những món quà thường đươc tặng 4

4 Tiêu chí và việc đáp lễ 5

II Những lưu ý khi tặng quà trong kinh doanh 5

1 Lưu ý chung: 5

a Giá trị của món quà: 5

b Phải đúng thời điểm 6

c Phải đúng mục đích 6

2 Những lưu ý trong việc tặng quà trong kinh doanh tại Việt Nam 6

3 Những lưu ý trong việc tặng quà trong kinh doanh tại một số quốc gia khác 7

a Trung Quốc 7

b Nhật Bản 7

c Châu Âu 8

d Châu Mỹ La Tinh 8

e Mỹ 9

III Văn hóa tặng quà trong kinh doanh tại Việt Nam 9

1 Bên trong doanh nghiệp: 9

a Từ dưới lên 9

b Từ trên xuống 10

2 Bên ngoài doanh nghiệp: 11

a Tặng quà cho khách hàng 11

b Tặng quà cho đối tác quan trọng: khách hàng VIP 11

c Tặng quà cho các cơ quan chức năng: 11

3 Ví dụ minh họa 12

LỜI MỞ ĐẦU

So với các châu lục khác, văn hóa tặng quà trong kinh doanh của các quốc gia châu Á có khá nhiều quy tắc và quà tặng cũng mang nhiều ý nghĩa khác nhau Quà tặng không chỉ là vật đưa tình cảm biểu thị tâm ý của người tặng mà còn là cách thắt chắt tình cảm giữa người cho và người nhận

Một phần quan trọng trong kiến thức kinh doanh đa văn hóa - đó là các quy ước, tục lệ tặng quà khác biệt trên thế giới Việc hiểu rõ văn hóa tặng quà và các quy ước có liên quan có thể giúp các doanh nhân xây dựng thành công những mối quan hệ tốt đẹp hơn với các đối tác kinh doanh, đồng nghiệp hay khách hàng địa phương

I Tìm hiểu chung

1 Khái niệm

Tặng quà là một trong những cách giao tiếp của con người mà trong đó người tặng quà mang một vật phẩm thuộc sở hữu của mình chuyển qua cho người được nhận quà, đồng thời chuyển quyền sở hữu cho người nhận quà

Ngày nay, tặng quà không chỉ đơn thuần theo nghĩa thuần túy như trên mà trong món quà còn mang ý nghĩa là thông điệp tình cảm, là tấm lòng mà người tặng quà muốn gửi gắm vào Vì vậy, tặng quà là cả một nét văn hóa, nghệ thuật vì không phải bởi bản thân món quà mà là vì nghệ thuật tặng quà khéo léo, tinh tế và đầy tri thức văn hoá của bạn

2 Mục đích

Tặng quà là dịp tốt để thể hiện tấm lòng nhưng tặng quà là một hành vi văn hóa, và hơn nữa nó còn là một nghệ thuật Việc tặng quà có thể đem đến sự yêu mến, kính trọng

và xác định mối quan hệ lâu dài

Một món quà tặng được đối tác đón nhận có thể đem về cho bạn nhiều “cái lợi” trong kinh doanh:

- Tặng quà cho đồng nghiệp: khiến cả 2 đều đẹp lòng, xây dựng mối quan hệ lâu dài tạo môi trường làm việc thoải mái, thân thiện

- Với đối tác kinh doanh: Xây dựng mối quan hệ lâu dài, thể hiện ngỏ ý hợp tác, tạo mối quan hệ tốt đẹp trong môi trường kinh doanh

3 Những món quà thường đươc tặng

Khung ảnh: Đây là món quà đơn giản nhưng mang lại nhiều ý nghĩa cũng như hiệu quả bất ngờ Có thể lưu giữ được những hình ảnh thân thương

Thẻ quà tặng: Đó có thể là thẻ giảm giá hoặc dùng miễn phí của một quán coffee hoặc quá bánh ngọt nào đó trong thành phố

Đồ hand-made: Những món quà tự tay bạn làm bao giờ cũng là những thứ quý giá nhất và không thể mua bằng tiền Vì vậy, nếu bạn thực sự yêu quý ai đó trong công ty hãy

thử làm một món đồ kỷ niệm nào đó để tặng người ấy Đó sẽ là món quà vô giá với cả hai

Vật dụng cá nhân: Bao gồm mỹ phẩm, đồ làm đẹp cho đồng nghiệp nữ và ca-vat hoặc thắt lưng cho đồng nghiệp nam

4 Tiêu chí và việc đáp lễ

Không có quy định đặc biệt nào về việc nên chi bao nhiêu cho một món quà Giá trị của một món quà tùy thuộc vào mối quan hệ thân thiết giữa bạn và người được tặng Nhưng nhìn chung, các món quà đều cần có các tiêu chí như sau:

- Trông chuyên nghiệp

- Tiện lợi dễ sử dụng

- Chất lượng tốt, có thể dùng lâu bền

- Dễ bảo quản

Nếu là người được tặng, bạn có thể bày tỏ sự cảm ơn bằng cách gọi điện, gửi một tấm thiếp cảm ơn hoặc gửi tặng lại một vật lưu niệm nhỏ

II Những lưu ý khi tặng quà trong kinh doanh

1 Lưu ý chung:

Tặng quà là một nghệ thuật, vốn có quy tắc ước lệ Món quà không chỉ thể hiện tâm ý

mà còn nói lên tính cách của người tặng Vậy nên chúng ta cần lưu ý một số đặc điểm sau:

a Giá trị của món quà:

Không nên: Tặng quà đắt tiền cho sếp và bỏ lơ sở thích của sếp cùng ánh nhìn của đồng nghiệp, điều này sẽ khiến mất ý nghĩa của món quà và khiến mọi thứ tệ đi Vậy nên chúng ta cần cân nhắc kỹ giá trị và ý nghĩa của món quà

Tặng phẩm quá rẻ, ý nghĩa không lớn, rất dễ khiến bị hiểu nhầm là bạn coi thường họ, đặc biệt là với những người quan hệ không thân thiết Nhưng với quà tặng quá đắt tiền, lại khiến họ ngại, đặc biệt là với cấp trên, đồng nghiệp càng cần phải chú ý

Vậy nên giá trị ở đây không đơn thuần chỉ có nghĩa là đắt tiền mà phải thể hiện được giá trị tinh thần sâu sắc

b Phải đúng thời điểm

Không phải lúc nào đồng nghiệp hay đối tác cũng sẽ vui lòng nhận quà của bạn Tùy từng điều kiện và trong những trường hợp giao tiếp khác nhau mình nên chọn thời điểm thích hợp để món quà có ý nghĩa

Những dịp nên tặng:

- Khi khách hàng hay nhân viên của bạn hoàn thành tốt một chương trình huấn

luyện hoặc một dự án khó

- Khi bạn muốn tăng cường mối quan hệ làm ăn với khách hàng

- Để kỷ niệm đối tác kinh doanh hay nhân viên được thăng chức hoặc nghỉ hưu

- Khi bạn muốn chúc mừng một sự kiện đặc biệt của nhân viên hay đối tác, như sinh

nhật, kết hôn, sinh con, đạt được thành tích nào đó, lễ khai trương…

- Vào các dịp lễ.

Những dịp không nên tặng:

- Món quà có thể bị coi là của hối lộ.

- Bạn đang cố giành một khách hàng mới.

- Thời điểm thương lượng hợp đồng.

c Phải đúng mục đích.

Doanh nhân, trước khi tặng quà bạn cần phải xác định rõ ràng mục đích quà tặng với đối tác Nếu tặng quà để thể hiện sự hợp tác chân thành, mong muốn duy trì mối quan hệ lâu dài, nó phải thể hiện được qua cả cách thức chọn và trao quà tặng

2 Những lưu ý trong việc tặng quà trong kinh doanh tại Việt Nam

Một số món không nên tặng

món quà này lại có thể mang đến điềm xui Người xưa quan niệm dao kéo sẽ đem đến sự xung khắc

- Thuốc men: nếu bạn tặng thuốc người mê tín sẽ nghĩ ngay đến đau ốm, bệnh tật Đầu năm bị ốm thì cả năm sẽ không suôn sẻ

Ngoài ra còn có một số lưu ý sau khi tặng quà:

- Các món quà cần phải được gói đẹp, cẩn thận bằng giấy gói tặng phẩm Nên đựng quà trong túi kín, không để cho đối tác nhìn thấy ngay từ lúc đầu gặp gỡ

- Tặng quà vào cuối buổi gặp gỡ, không tặng trước khi làm việc vì làm như vậy có thể đối tác sẽ hiểu dùng quà để tác động tới công việc Tuy nhiên, nên tặng trước không nên để đối tác tặng rồi tặng lại

- Nếu muốn tặng quà riêng cho ai đó thì không nên tặng trong lúc có mặt người khác Nếu muốn tặng quà cho một nhóm người thì phải đảm bảo có đủ quà cho tất

cả những nguời có mặt Nếu không đủ thì, một là không tặng nữa, hai là chỉ tặng cho một người có chức vụ cao nhất Cần phân biệt thứ bậc, món quà có giá trị cao hơn phải được tặng cho người có chức vụ cao hơn

- Khi tặng quà thường thêm vài câu chúc hay hỏi thăm, không nên mở quà trước mặt mọi người

3 Những lưu ý trong việc tặng quà trong kinh doanh tại một số quốc gia khác

a Trung Quốc

Việc tặng quà trong quan hệ kinh doanh được nhìn nhận rất khắt khe bởi nó dễ bị quy kết như một hành động hối lộ Do vậy, bạn không nên tặng quà cho đối tác Trung Quốc trước khi kết thúc đàm phán

Truyền thống của người Trung Quốc cũng buộc người được tặng quà phải từ chối 3 lần trước khi chấp nhận

Khi tặng quà, tuyệt đối đừng đưa tiền mặt.Tránh tặng những vật sắc nhọn vì nó sẽ được hiểu rằng mối quan hệ làm ăn sẽ không đi đến đâu Tuỳ thuộc vào loại quà, hãy tránh việc tặng đơn lẻ một cái gì đó Người Trung Quốc rất coi trọng sự cân bằng và hài hoà, vì vậy hãy tặng một đôi

Quà tặng kinh doanh luôn được đền đáp ngược lại Không thực hiện điều đó có thể là một hành động tồi

b Nhật Bản

Việc tặng quà là một phần trung tâm trong văn hoá kinh doanh của người Nhật Bản Việc gói quà rất được coi trọng Giấy gói quà nên tránh những màu đen trắng vì đó là những màu tang tóc đối với người Nhật Cũng cần tránh con số 4 hay 9 vì đó là những số không may mắn trong văn hóa của họ

Văn hoá kinh doanh của người Nhật Bản nhấn mạnh vào hành động của việc tặng quà chứ không phải bản thân món quà Khi trao quà, bạn hãy cầm bằng hai tay và cúi mình xuống và nói cho họ biết: ”Món quà này không thể sánh bằng mối quan hệ tốt đẹp giữa chúng ta” Hãy nói rằng đây chỉ là một “món quà nhỏ”, kể cả là món quà rất đắt đi chăng nữa, quan trọng là truyền đạt thiện ý của bạn

Nếu bạn mang một món quà để tặng đối tác thì đừng chờ đến cuối buổi mới đưa Món quà cho một cá nhân nên được trao tặng một cách riêng tư Nếu bạn trao quà cho một nhóm người, thời điểm tốt nhất là khi có mặt tất cả mọi người

Trong một năm, theo truyền thống Nhật, có hai dịp người ta tặng là giữa mùa hè và dịp cuối năm

c Châu Âu

Các nước Anh, Pháp, Ý và Hungary không có có tục lệ tặng quà trong giao tiếp kinh doanh, đàm phán Tuy nhiên, một món quà là bữa ăn tối lại có thể được chấp nhận ở Anh

và Hy Lạp

Ở Đức việc tặng quà hầu như không có và cũng không được coi trọng

Các quốc gia khác, người châu Âu đa phần không đóng gói quà tặng và các đối tác thường bóc ngay món quà vào lúc được trao

d Châu Mỹ La Tinh

Với các đối tác đến từ châu Mỹ La Tinh, đa phần bạn không nên tặng quà trong lần đầu gặp gỡ, nhưng có thể làm điều đó với họ trong các lần gặp tiếp theo

Một điều chú ý là khi đối tác đến từ cộng đồng da màu và da đen của châu Mỹ La

Tinh, bạn không được tặng quà bằng tay trái mà phải dùng tay phải hoặc cả hai tay Và cũng giống với châu Âu, người Mỹ La Tinh thường mở quà ngay lập tức

e Mỹ

Các doanh nhân Mỹ thường trao cho nhau những đồ vật mang tính chất quảng cáo Những vật này không được gói Các vật dụng, đồ dùng là loại quà được chọn nhiều hơn

cả Các món quà thường đi kèm với biểu tượng của công ty

Không nên tặng quà trong lần đầu gặp mặt vì họ chỉ nhận quà khi đã có vẻ thân Nhiều công ty hay chính phủ của nhiều quốc gia sẽ có những hạn chế hoặc chính sách riêng đối với việc tặng quà trong giao thương Tiêu biểu như ở Mỹ, một món quà tặng trên 25 Mỹ kim đã có thể bị xem như món hàng hối lộ

III Văn hóa tặng quà trong kinh doanh tại Việt Nam.

1 Bên trong doanh nghiệp:

a Từ dưới lên: đối tượng trao quà là nhân viên

- Đối với đồng nghiệp:

Quà tặng mang giá trị tinh thần mặc dù không nhiều về vật chất nhưng phần lớn chứa đựng tình cảm giữa đồng nghiệp với nhau Ví dụ: những món đặc sản khi đi công tác xa hoặc ở quê lên, khi thì hộp bánh lót lòng những lúc làm vịêc căng thẳng… Việc tặng quà giữa các đồng nghiệp với nhau cũng dễ dàng, có khi không cần lý do hay vào những dịp đặc biệt gì

Giữa các đồng nghiệp với nhau tặng quà là một cách trong sáng, dựa trên tình cảm quý mến chứ không vụ lợi, tạo dựng mối quan hệ bền vững hỗ trợ lẫn nhau

- Đối với các nhà quản trị các cấp:

Quà tặng cần có sự chuẩn bị và phù hợp với dịp cụ thể, trị giá món quà cũng khá tương đối, cần chỉnh chu từ cách gói quà, cách trao và lời lẽ khi tặng quà

Cần tìm hiểu sở thích của sếp để có một món quà có ý nghĩa và vừa túi tiền của nhân viên Cần lưu ý khi tặng quà cho nhiều sếp cùng một lúc thì giá trị của các món quà nên tương đồng nhau hoặc tăng dần theo các cấp quản trị

Thông thường việc tặng quà diễn ra khi nhân viên cấp dưới muốn bày tỏ lòng biết ơn

và kính trọng, mang tính xã giao trong các dịp lễ, ngày kỉ niệm hay cảm ơm=n vì được sếp giúp đỡ, chỉ bảo trong công việc

Khi trao quà, nhân viên cầm bằng hai tay và cúi mình xuống thể hiện sự trân trọng và hơn thế nữa là truyền đạt thiện ý của nhân viên

Tặng quà cho sếp để tỏ lòng biết ơn khác quà tặng với mục đích “nịnh sếp”.

Tặng quà thường được coi là một cử chỉ văn minh Nhưng việc nhân viên cấp dưới tặng quà cho cấp trên của mình, trong một số trường hợp, thường bị hiểu nhầm

là hối lộ Chính vì lẽ đó, việc tặng quà thường được cân nhắc và tìm hiểu kỹ trước khi tặng để tránh gây ra hiểu lầm

Thường thì tặng quà tập thể được xem là cách tốt nhất, với cách này sẽ không phải sợ bị coi là đánh lẻ mà lại giúp thắt chặt thêm tình cảm giữa đồng nghiệp với nhau trong công ty và với cả sếp

b Từ trên xuống: đối tượng trao quà là nhà quản trị các cấp

- Tặng quà cho nhân viên:

Quà tặng cho nhân viên thường là món đồ tượng trưng và mang ý nghĩa động viên để thắt chặt thêm lòng trung thành, gắn bó của nhân viên đối với công ty

Thời điểm tặng quà: dịp lễ tết, sinh nhật, tặng thưởng nhân viên xuất sắc hàng tháng, hàng năm…Quà tặng thích hợp: tặng thưởng vé du lịch, tổ chức tiệc, tặng quà lưu niệm Càng ngày, những người đứng đầu công ty càng nhận ra rằng, việc tao nên “văn hóa công sở” là rất quan trọng Điều gì có thể khiến các nhân viên hăng hái làm việc, thân ái với nhau, không chia bè kết phái, và cũng không cạnh tranh thiếu lành mạnh? Đó là khi một công ty có được văn hóa công sở “Ngoài những buổi hội họp vì công việc, công ty

tổ chức những dịp lễ như 8-3, 20-10,… nhân viên nam tặng quà cho nữ, hoặc các phòng

tổ chức sinh nhật cho các thành viên nhằm thắt chặt mối quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới mà không hề gượng ép

- Tặng quà cho đối tượng cùng cấp:

Trưởng phòng, Giám đốc các phòng ban, cũng có thể tặng quà cho nhau Lời nói, hành động quan tâm lẫn nhau cũng được xem là một quà tặng quý Ví dụ: phòng kinh doanh, sản xuất, kế toán…tặng quà nhau nhằm thúc đẩy, hỗ trợ, bảo đảm hoạt động kinh doanh cùng phấn đấu đạt mục tiêu chung Tất cả đều rất cần sự gắn kết vì lợi ích chung

để làm việc hiệu quả

2 Bên ngoài doanh nghiệp:

a Tặng quà cho khách hàng:

Quà tặng luôn được nhìn nhận như một cách dễ dàng để doanh nghiệp xây dựng sự công nhận và tín nhiệm trong lòng khách hàng Quà tặng cho khách hàng thường chỉ là món đồ tượng trưng và mang ý nghĩa động viên để thắt chặt thêm lòng trung thành của họ đối với công ty, nên việc chuẩn bị có thể không khó khăn lắm

Quà tặng cho khách hàng vừa là lời cám ơn, vừa là một cách tiếp thị khéo léo cho thương hiệu của mình, hãy tìm kiếm những sản phẩm hấp dẫn cũng như hé lộ thông điệp tích cực về sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn

Những món quà hữu dụng được lựa chọn một cách tinh tế và khéo léo thì khách hàng

sẽ cảm nhận được thành ý thực sự của công ty, họ sẽ nhớ lâu hơn và nghĩ nhiều hơn về doanh nghiệp cũng như thương hiệu và sản phẩm của chính công ty

b Tặng quà cho đối tác quan trọng: khách hàng VIP

Khác với quà tặng dành cho khách hàng, đồ lưu niệm bình thường, chỉ cần bỏ thêm chút công sức để biến thành món quà mang dấu ấn của công ty, quà tặng cho các đối tác thuộc hàng VIP đòi hòi đầu tư rất nhiều một trí tưởng tượng phong phú và phải cần đến sự trợ giúp đến những cửa hàng cao cấp Mọi việc phụ thuộc vào mức độ quan hệ giữa hai bên, cũng như phụ thuộc vào vị trí xã hội của người nhận

c Tặng quà cho các cơ quan chức năng:

Trong kinh doanh, doanh nghiệp phải duy trì nhiều mối quan hệ trong đó có giao tiếp với các cơ quan nhà nước hay các cơ quan có thẩm quyền Ví dụ: Công ty Xuất Nhập khẩu