[GIAO TIẾP KINH DOANH][THÔNG CÁO BÁO CHÍ]

Thông cáo báo chí là gì?1.1 Khái niệm ‐ Là văn bản giao tiếp nhằm cung cấp thông tin từ cá nhân/ doanh nghiệp gửi đến công chúng của mình thông qua giới truyền thông ‐ Nói cách kh

THÔNG CÁO BÁO CHÍ

Môn học: Giao tiếp kinh doanh

GVHD: Thầy Nguyễn Thế Hùng

Nhóm đề tài số 9 – Lớp Marketing K39

• Lê Vũ Khánh Linh MR02

• Trần Thái Yến Phương MR03

• Nguyễn Thị Phương Thanh MR03

• Võ Hồng Nhược Thảo MR02

• Nguyễn Ngọc Thùy Trang MR01

Mục lục

1 Thông cáo báo chí là gì? 2

1.1 Khái niệm 2

1.2 Mục đích 2

1.3 Ai thường xuyên tiếp xúc thông cáo báo chí 2

1.4 Những trường hợp cần viết thông cáo báo chí 2

2 Đặc điểm của 1 thông cáo báo chí 4

2.1 Hình thức: 4

2.2 Nội dung 5

3 Các kĩ năng cần có và những lưu ý khi viết thông cáo báo chí 9

3.1 Kỹ năng 9

3.2 Những lưu ý để có 1 thông cáo báo chí tốt 9

4 So sánh quảng cáo và thông cáo báo chí 11

4.1 Khái niệm quảng cáo 11

4.2 So sánh quảng cáo và thông cáo báo chí 11

5 Phụ lục: Thông cáo báo chí mẫu 13

1 Thông cáo báo chí là gì?

1.1 Khái niệm

‐ Là văn bản giao tiếp nhằm cung cấp thông tin từ cá nhân/ doanh nghiệp gửi đến công chúng của mình thông qua giới truyền thông

‐ Nói cách khác, thông cáo báo chílà tài liệu mà cá nhân/ tổ chức gửi đến cơ quan truyền thông nhân 1 sự kiện nào đó

‐ Thông cáo báo chí là một dạng thông điệp, không phải là bài báo

 Thông cáo báo chí Là tiếng nói chính thức của Doanh nghiệp

1.2 Mục đích

‐ Cung cấp thông tin cho báo chí

‐ Giải đáp câu hỏi của dư luận

‐ Hỗ trợ phóng viên tìm hiểu về sản phẩm của công ty

‐ Một cách quảng bá hình ảnh công ty

 Mục đích cao nhất là thu hút sự quan tâm của giới truyền thông và được đăng tin tốt

1.3 Ai thường xuyên tiếp xúc thông cáo báo chí

‐ PR Agency

‐ PR trong các doanh nghiệp

‐ Những phát ngôn viên của các cơ quan, tổ chức chính phủ/ phi chính phủ

‐ Cơ quan thông tấn báo chí:

 Phóng viên;

 Trưởng trang;

 Biên tập viên;

 Thư ký tòa soạn;

 Phó tổng biên tập;

 Tổng biên tập

1.4 Những trường hợp cần viết thông cáo báo chí

‐ Giới thiệu sản phẩm mới;

‐ Giới thiệu chương trình khuyến mãi;

‐ Giới thiệu dự án đầu tư mới;

‐ Công bố dự án tài trợ;

‐ Động thổ/ khánh thành/ tham quan nhà máy;

‐ Công bố dự án hợp tác;

‐ Công bố kết quả khảo sát/ nghiên cứu/ giải thưởng/ kết quả kinh doanh…;

‐ Giới thiệu Tổng giám đốc mới;

‐ Phát ngôn về vấn đề liên quan …

2 Đặc điểm của 1 thông cáo báo chí

Một thông cáo báo chí sẽ có 2 đặc điểm là về nội dung và hình thức:

2.1 Hình thức:

Thông cáo báo chí gửi tới phương tiện truyền thông thường ở dưới các hình thức:

 báo in (Press Release),

 báo hình (Video news release)

 báo mạng…tất cả đều có một tiêu chí chung đó là phải chứa tin

Có 2 quy tắc cần nhớ khi viết thông cáo báo chí:

‐ Đầu tiên là quy tắc kim tự tháp ngược

 Thông tin quan trọng nhất sẽ được đặt lên đầu tiên, tiếp theo là những thông tin kém quan trọng hơn cùng với lời diễn giải chi tiết

 1 thông cáo báo chí phải có nội dung ngắn gọn, nêu bật ý quan trọng, kích thích sự tò mò

 Tập trung vào chủ đề cần nói, tránh nói lang mang dư thừa

o Trên đầu là thông tin 5W1H Đây chính là những thông tin cốt lõi của 1 thông cáo báo chí

o Tiếp theo là chi tiết hóa thông tin, bổ sung, trích dẫn

o Cuối cùng mới là thông tin về tổ chức/ doanh nghiệp phát hành thông cáo báo chí

 Tại sao phải dùng mô hình tháp ngược?

5W1H Thông tin cốt lõi mà công chúng cần biết

Chi tiết hóa phần đầu Thông tin bổ sung - Trích dẫn

Thông tin tổ chức thực hiện TCBC

+ Nếu nhà báo không tìm được những gì hấp dẫn trong những dòng đầu thì họ khồng cần đọc tiếp những dòng sau

+ Nhà báo thường cắt gọt bớt độ dài các thông tin trong thông cáo báo chítừ dưới lên trên

và bắt đầu biên tập lại Vậy nên những dòng thông tin sẽ là nguồn tư liệu chính cho các bài báo của giới truyền thông

+ Công chúng thường không đọc toàn bộ nội dung bài báo mà chỉ đọc lướt và những thứ thường được chú ý nhiều nhất chính là tiêu đề và một hai đoạn đầu tiên Nếu không cảm thấy hấp dẫn hoặc đoạn đầu quá lan man dài dòng thì họ không đọc tiếp nữa

‐ Thứ 2 là quy tắc 5W1H: Cũng giống như tin tức báo chí hay các bài viết khoa học, một thông cáo báo chí hiệu quả phải trả lời được năm câu hỏi sau

 What: Cái gì xảy ra mà phương tiện truyền thông và công chúng nên biết Thông tin này

có thu hút họ không?

 When: Sự kiện diễn ra khi nào?

 Where: Sự kiện này diễn ra ở đâu? Nêu cụ thể địa chỉ của nơi diễn ra sự kiện

 Who: Chủ thể của sự kiện là ai? Một người, một nhóm người, một tổ chức, một sự kiện hoặc hoạt động nào đó

 Why: Tại sao sự kiện này quan trọng? Lý do gì mà cơ quan truyền thông hay công chúng phải quan tâm?

 How: sự kiện đã diễn ra như thế nào, có điều gì đáng lưu ý

 Đây là phần thông tin quan trọng nhất của một thông cáo báo chí, nên đặt lên đoạn đầu tiên, kết hợp đúng theo mô hình kim tự tháp ngược để thông cáo báo chíđạt được hiệu quả cao nhất

2.2 Nội dung

Một thông cáo báo chí đầy đủ sẽ bao gồm 6 phần:

1) Mục đích thông cáo

‐ Đây có phải là thông báo khẩn hay không

‐ Giá trị sử dụng của thông cáo báo chí (Giá trị từ ngày mấy đến ngày mấy)

2) Thông tin liên hệ: Thông tin liên hệ của công ty/ Đơn vị Agency (nếu có)

‐ Tên người đại diện

‐ Tên công ty

‐ Số điện thoại/ fax

‐ Địa chỉ email

Lưu ý:

‐ Thông tin phải mang tính xác thực và chính xác

‐ Thông của người đại diện phải là người có quyền trả lời trước báo chí

3) Title:

‐ Title chính: Thể hiện khái quát nội dung của toàn thông cáo báo chí, thế hiện được thông điệp của công ty

‐ Tile phụ:

 Sử dụng khi thông cáo báo chícó nhiều thông tin, phức tạp và cần được làm rõ

 Được dùng để bổ trợ của title chính

 Thể hiện thông điệp phụ (nếu có)

Lưu ý: Nội dung giật tít phải gây chú ý, tạo được ấn tượng mạnh và mang tính khái quát cao

nhưng ngắn gọn, dễ hiểu

4) Địa điểm, ngày tháng năm:

‐ Thể hiện phạm vi và thời gian thông tin

‐ Câu mở đầu cho nội dung chính của thông cáo báo chí

‐ Có 2 cách viết:

 Đặt riêng thành một câu ngay dưới tiêu đề và canh lề phải

 Kết hợp để làm thành phần trạng ngữ chỉ thời gian và nơi chốn cho câu đầu tiên, canh lề theo đoạn văn

5) Nội dung chính: Gồm 2 phần chính

a Lời dẫn (Đoạn 1):

 Thể hiện được toàn bộ mục đích, nội dung chính của thông cáo báo chí thông qua cách viết theo mô hình 5W1H

 Là đoạn cốt lõi mà các bên đọc vào có thể nắm hết được nội dung của thông cáo báo chí

 Có thể đứng độc lập không bị phụ thuộc về nội dung với các đoạn khác

Lưu ý

‐ Cần tạo được sự thu hút để đối tượng có thể đọc các phần sau

‐ Ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề để tránh sự nhàm chán và tiết kiệm thời gian cho các bên báo chí

‐ Cần được viết một cách đầy đủ và hoàn chỉnh để các bên báo chí có thể sử dụng được ngay

b Thân bài: Cung cấp những thông tin bổ trợ cho đoạn 1

 Đoạn 2: Cung cấp thêm thông tin chi tiết, thông tin mở rộng và phát triển thêm ý cho đoạn 1

 Đoạn 3: Trích dẫn câu nói/ phát ngôn của người có thẩm quyền thông tin cao nhất hoặc liên quan trong phạm vi được giao

 Đoạn 4: Cung cấp thêm những thông tin bổ sung, ít quan trọng hơn về sự

kiện/hoạt động Kết thúc thông cáo báo chí bằng cách nhắc lại tiêu đề, nêu bật ý nghĩa của sự kiện/hoạt động

Lưu ý:

‐ Nội dung, đặc biệt là đoạn trích dẫn cần có sự liên quan đến đoạn 1

‐ Là thông tin phụ nhưng cũng tránh trường hợp lan man, không đi vào thẳng vấn đề

6) Thông tin về công ty: Đưa ra những thông tin khái quát về doanh nghiệp/tổ chức ra thông cáo báo chí nhằm giúp các nhà báo có thêm thông tin về doanh nghiệp/tổ chức: Lịch sử hình thành, loại hình kinh doanh, những sản phẩm kinh doanh chính, trụ sở, các chi nhánh, doanh số hằng năm, số nhân viên

Lưu ý:

‐ Cần được thống nhất trong các thông cáo báo chí

‐ Nếu cung cấp số liệu thì phải được cập nhật liên tục và đúng thời điểm

Cách thức trình bày

‐ Khi viết thông cáo báo chí nên sử dụng giấy letter head chung để hể hiện thông tin cơ bản của công ty cũng như thể hiện sự chuyên nghiệp/ chuẩn mực của mỗi thông cáo báo chí

‐ Cỡ chữ 12, Cách dòng 1.5 hoặc 2

‐ Lề trái và lề phải ít nhất là 1 inch

‐ Phần mục đích thông cáo được đặt bên dưới logo và nằm bên góc bên trái

‐ Title:

 Phải được viết hoa và in đậm, nằm dưới phần liên hệ 2 dòng, không được xuống hàng một cách vô lý

 Title chính có cỡ chữ to

 Title phụ nằm bên dưới title chính, có cỡ chữ nhỏ hơn title chính

‐ Độ dài: Lí tưởng là 1 trang, tùy hoàn cảnh, tính phức tạp của thông cáo báo chí mà có độ dài khác nhau

‐ Nếu độ dài lớn hơn 1 trang, cuối trang nên dùng chữ “Còn tiếp”/”More” và các trang nên được đánh số

 Cuối mỗi thông cáo báo chí nên sử dụng kí hiệu “####” để thông báo hết nội dung

 Mỗi thông cáo báo chí nên chỉ sử dụng 1 loại ngôn ngữ, bao gồm những phần nhỏ như: đánh số trang…

Sau khi viết thông cáo báo chí

Khi thông cáo báo chí đã hoàn thành, bạn nên kiểm tra thật tỉ mỉ thông tin, biểu đồ, chính tả, ngữ pháp, độ dài của câu và đoạn văn, sự rõ ràng Những trích dẫn và tên riêng phải được kiểm tra một cách cực kỳ cẩn thận Điểu hết sức tối tệ là chúng ta đưa ra một thông cáo báo chí sai vể thông tin, sai tên lânh đạo, sai chính tả Chúng ta cần trả lời cho các câu hỏi sau:

 Thông cáo báo chí trả lời được các vấn để chúng ta muốn thông báo chưa?

 Thông cáo báo chí có ngắn gọn chưa?

 Thông cáo báo chí đã được lãnh đạo hoặc khách hàng đọc kỹ và được duyệt chưa?

 Thông cáo báo chí này nên gửi tới đâu?

3 Các kĩ năng cần có và những lưu ý khi viết thông cáo báo chí

3.1 Kỹ năng

‐ Hiểu biết tổng quan về báo chí: Cần nắm được cách viết tin, bài, thu thập tin tức, phỏng vấn và một số mô hình khi viết tin của nhà báo

‐ Hiểu đặc thù của những báo/đài tiếp nhận thông cáo báo chí: Cần nắm được cách viết tin, bài, thu thập tin tức, phỏng vấn và một số mô hình khi viết tin của nhà báo

‐ Hiểu rõ ngành đang công tác: Đâu là những thông tin quan trọng được quan tâm trong ngành, vấn đề nào cần được nhấn mạnh và những thông tin về ngành có liên quan đến sự kiện cần thông báo

‐ Kết nối sự kiện được thông báo với “hot news” của ngành

‐ Hiểu rõ nội dung cần có của thông cáo báo chí đang muốn phát hành: Để viết được thông cáo báo chí tốt và nhanh chóng, người viết thông cáo báo chí cần có những hiểu biết nhất định liên quan đến nội dung cần viết thông cáo báo chí như mục đích chính, chủ đề, nội dung, cách hành văn…

3.2 Những lưu ý để có 1 thông cáo báo chí tốt

Nội dung

‐ Thông tin dữ kiện chính xác: Tuyệt đối ghi chính xác tất cả các thông tin trong thông cáo báo chí như: tên tuổi, chức danh, địa danh, số liệu… Một thông tin sai lệch có thể dẫn đến hệ lụy lớn ảnh hưởng đến công ty như khiếu kiện sản phẩm, mất các mối quan hệ…

‐ Thông điệp ngắn gọn, chi tiết, rõ ràng, xúc tích: thông cáo báo chí nên được viết hết sức ngắn gọn, rõ ràng, xúc tích đi thẳng vào vấn đề cần thông tin, tránh những từ ngữ cường điệu, sáo rỗng hoặc quá dài dòng

‐ Đưa thông tin quan trọng lên đầu theo mô hình kim tự tháp ngược để người đọc nắm được những thông tin cốt lõi một cách nhanh nhất

‐ Có thông tin liên lạc rõ ràng Đây phải là người có quyền phát ngôn và phải biết tất cả các thông tin được đề cập trong thông cáo báo chí để sẵn sàng trả lời các câu hỏi

‐ Hạn chế sử dụng thuật ngữ: Tránh sử dụng quá nhiều từ chuyên môn hoặc thuật ngữ chuyên ngành Đối với những từ chuyên môn cần giải thích cho dễ hiểu để phóng viên nắm bắt nhanh thông tin mình muốn truyền đạt

‐ Sử dụng từ ngữ phù hợp, tránh cường điệu: Hạn chế sử dụng các đại từ nhân xưng ở ngôi thứ nhất như ta, chúng ta, tôi, chúng tôi… Thay vào đó là các từ công ty, tổ chức… Đặc biệt, không nên dùng những từ “đao to búa lớn” trong thông cáo báo chí như: rất, vô cùng, số một…

Hình thức

‐ ≤ 2 trang: thông cáo báo chí không nên quá dài, dễ dẫn đến lan man không cần thiết Thông cáo báo chí tốt nhất là nên gói gọn trong 1 trang

‐ Kiểm tra lại trước khi gửi: Thông tin có liên quan đến cá nhân, tổ chức nào đó trước khi gởi cho phóng viên cần kiểm tra lại với công ty, tổ chức hoặc cá nhân để họ biết được thông tin của mình nên xuất hiện trong thông cáo báo chí như thế nào tránh những rắc rối

về sau

‐ Tránh gửi email tập thể: Tránh gửi email tập thể cho tất cả các phóng viên, đó là điều không nên trong giao tiếp đối với các phóng viên

4 So sánh quảng cáo và thông cáo báo chí

4.1 Khái niệm quảng cáo

‐ Quảng cáo là hình thức tuyên truyền, giới thiệu thông tin về sản phẩm, dịch vụ, công ty hay ý tưởng

‐ Quảng cáo là những nỗ lực nhằm tác động tới hành vi, thói quen mua hàng bằng cách cung cấp những thông điệp thuyết phục về sản phẩm/ dịch vụ

‐ Các sản phẩm quảng cáo để có thể truyền tải đến khách hàng hoặc đối tượng công chúng mục tiêu qua các phương tiện truyền thông, như: báo in, tạp chí, đài phát thanh, truyền hình, báo điện tử

4.2 So sánh quảng cáo và thông cáo báo chí

Giống nhau

‐ Thông cáo báo chí và quảng cáo đều là hoạt động nhằm truyền tải thông tin của mình đến khách hàng và công chúng

‐ Cả 2 đều là sự tương tác qua lại giữa 3 bên là doanh nghiệp – phương tiện truyền thông – khách hàng

‐ Thông cáo báo chí và quảng cáo đều có thời gian “sống” nhất định trên các phương tiện truyền thông

‐ Thông cáo báo chí và quảng cáo đều hiệu quả đều phải có đối tượng, mục đích và thông điệp rõ ràng

Khác nhau

Quảng cáo Thông cáo báo chí

Công ty phải trả tiền cho phần quảng cáo trên

một phương tiện truyền thông nào đó Bạn biết

chính xác khi nào quảng cáo của bạn sẽ được

đăng tải hoặc phát sóng

Thông cáo cáo báo chí là nguồn dữ liệu sơ cấp

và là miễn phí cho các báo, đài, truyền hình, các công ty dịch vụ hoặc sản phẩm mà công ty đang hướng đến Công ty thường sẽ không biết khi nào báo đài sẽ đưa tin về sự kiện đó lên trang thông tin của mình

Mang tính giới thiệu, mời gọi khách hàng mục

tiêu quan tâm chú ý và mua sản phẩm của doanh

nghiệp

Mang tính chất thông báo cho một sự kiện của công ty

Nội dung của các quảng cáo thường rất sáng tạo

Công ty tự do thể hiện sáng kiến của mình theo

cách hiệu quả nhất để thu hút sự chú ý của khách

hàng đến sản phẩm

Nội dung của thông cáo báo chí tùy thuộc vào

sự kiện mà công ty muốn thông báo, tuy nhiên phải theo 1 khuôn mẫu nhất định khi phát hành gửi cho giới truyền thông

Vì công ty trả tiền cho các quảng cáo được đăng

nên có thể kiểm soát được thời gian và tần suất

xuất hiện của chúng

Thông cáo báo chí chỉ được gửi đi 1 lần duy nhất cho giới truyền thông để sử dụng làm nguồn tư liệu viết bài Mỗi cơ quan truyền thông cũng chỉ sử dụng thông tin đó để đưa tin

1 lần về sự kiện chứ không dùng cùng 1 nguồn tin để đưa nhiều lần

Tập trung vào khách hàng mục tiêu Tập trung vào giới truyền thông

Văn phong thu hút, lôi cuốn, thôi thúc khách

hàng mua sản phẩm

Văn phong nghiêm túc nhưng vẫn phải thu hút Ngôn ngữ “mời gọi”, kêu gọi mua hàng sẽ không được xem trọng

5 Phụ lục: Thông cáo báo chí mẫu