Trích phim Chân dung một con người

TÝnh ®Æc thï t¹o nªn s¾c th¸i, truyÒn thèng cña tæ chøc.. Sè l[r]

ch ơng 1

Những vấn đề chung

Về khoa học quản lý

I kh¸i qu¸t chung

VÒ qu¶n lý

1 khái niệm Quản lý

• Quan niệm truyền thống về quản lý:

Là quá trình tác động có ý thức của chủ thể quản lý vào một bộ máy (đối t ợng QL) bằng cách vạch ra mục tiêu cho bộ máy, tìm kiếm các biện pháp tác động để bộ

máy đạt tới mục tiêu đã xác định

• Về mặt chính trị- xã hội: Quản lý là sự kết hợp giữa tri thức với lao động,

• Về mặt hành vi: Quản lý là quá trình điều khiển hành vi của đối t ợng quản lý bằng cách tổ chức, đ a ra các quy

định quy ớc, tạo động lực và h ớng họ vào mục tiêu theo một lộ trình nhất định

2 đối t ợng của Quản lý

Tổng quát gồm 2 thành phần

• Các hệ thống vật thể không phải con ng ời.

• Con ng ời và các quá trình xã hội liên quan

đến con ng ời.

Con ng ời xã hội là đối t ợng chủ yếu của

hoạt động quản lý Con ng ời là chủ thể của toàn bộ các đối t ợng quản lý kể cả

3 c¸c chøc n¨ng cña Qu¶n lý

• Chøc n¨ng: C«ng dông vµ vai trß mµ qu¶n lý

ph¶i lµm vµ cã thÓ lµm ® îc Chøc n¨ng lµ thuéc tÝnh tù th©n cña qu¶n lý.

3.1 Hoạch định trong quản lý

• Xác định mục tiêu cho bộ máy.

• Xác định các b ớc đi để đạt mục tiêu (các mục tiêu thành phần, mục tiêu bộ phận).

• Xác định các nguồn lực đảm bảo cho quá trình

đạt tới mục tiêu.

• Xác định các giải pháp (biện pháp) để đạt tới mục tiêu.

• Hoạch định bao hàm cả dự báo.

3.2 tổ chức trong Quản lý

• Tổ chức bộ máy:

- Thiết kế, điều chỉnh, bổ sung cấu trúc bộ máy nhằm phù hợp cơ chế hoạt động hoặc thích ứng với s thay đổi.

- Xác định và xây dựng quy định về các mối

quan hệ trong tổ chức.

• Tổ chức công việc:

- Hình thành hệ thống công việc hợp lý.

- Sắp xếp nhân sự hợp lý cho các bộ phận của tổ chức.

3.3 §iÒu hµnh trong Qu¶n lý

mối quan hệ giữa kiểu quyền lực

QL và kiểu hành vi của cấp d ới

Kiểu quyền lực Cam kết Phục tùng Chống đốiPháp lý Có thể Thích hợp Có thể

T ởng th ởng Có thể Thích hợp Có thể

C ỡng chế K thích hợp Có thể Thích hợpHấp dẫn ưa thích Có thể Có thể

T vấn ưa thích Có thể Có thể

Điều hành trong Quản lý

• Tạo động lực cho con ng ời:

3.4 Kiểm tra trong Quản lý

• Thu thập thông tin ng ợc:

- Từ hành vi của tổ chức.

- Từ hành vi của các bộ phận.

- Từ hành vi của các cá nhân.

- Từ thông tin đánh giá ngoài tổ chức.

• Đối chiếu, so sánh với mục tiêu, kế hoạch.

• Điều chỉnh bất hợp lý, sai sót, lệch lạc.

• Đánh giá.

quy trình quản lý

Hoạch định

4 c¸c yÕu tè liªn quan

mô hình Quản lý tổng quát

Chủ thể

quản lý

Khách thể quản lý

Ph ơng pháp QL

Công cụ QL

Mục đích của tổ chức

ý nghĩa của hoạt động Quản lý

• ý nghĩa chính trị - xã hội:

Sự phát triển xã hội loài ng ời: Tri thức + sức lao

động và quản lý

- Quản lý là sự kết hợp giữa tri thức với lao động

- Đảm bảo kỷ c ơng, trật tự, an toàn xã hội

- Nâng cao năng xuất lao động xã hội

một số khái niệm liên quan

• Nhà n ớc quản lý: Nhà n ớc là chủ thể quản lý xã hội, toàn diện và bằng Luật pháp.

• Quản lý nhà n ớc: Quản lý dựa trên các

quyền lực đ ợc nhà n ớc phân cấp giao cho,

sử dụng quyền lực đó để điều hành các đối t ợng quản lý.

• Quản lý hành chính nhà n ớc:Công tác quản

lý của các cơ quan hành chính công, sử

dụng quyền hành pháp để điều hành xã hội

II kh¸i qu¸t chung

VÒ khoa häc qu¶n lý

1 Đối t ợng của KHoa học Quản Lý

• Các hình thức và ph ơng pháp quản lý tối u

nhằm duy trì và thúc đẩy sự phát triển của một hệ thống, một tổ chức, một quá trình.

• Khoa học quản lý đi tìm cơ chế quản lý tối u

phù hợp quy luật phát triển đối với một hệ thống, một tổ chức, một quá trình trong một giai đoạn lịch sử nhất định.

2 nhiệm vụ của KHoa học Quản lý

• Làm rõ các yếu tố chủ quan, khách quan tác

động đến hoạt động quản lý để đạt hiệu

quả tối đa.

• Làm rõ cơ sở khoa học của các khâu, các

cấp, các b ớc trong hoạt động quản lý.

3 ph ¬ng ph¸p cña KHoa häc

Qu¶n lý

• Quan s¸t.

• §µm tho¹i.

• LÊy ý kiÕn chuyªn gia.

• Tæng kÕt kinh nghiÖm qu¶n lý.

• Tr¾c nghiÖm, thö nghiÖm, kh¶o

nghiÖm.

ch ¬ng 2

c¸c h×nh thøc vµ ph ¬ng ph¸p

qu¶n lý

I một số thuyết về con ng ời -

đối t ợng chủ yếu của quản lý

1.1 Thuyết thoả mãn về động cơ

Tác giả: Maslow (1908- 1970)- TS Chủ nhiệm Khoa TLH

Đại học Brandcis

Luận điểm; Con ng ời có những nhu cầu không bao giờ

đ ợc thỏa mãn đầy đủ/ Hánh động của con ng ời luôn

h ớng tới sự thỏa mãn đầy đủ những nhu cầu ở thời

điểm hành động/ Các nhu cầu của con ng ời có thứ bậc

Thứ bậc nhu cầu:

– Nhu cầu sinh lý học cho con ng ời tồn tại

– Nhu cầu an toàn

– Nhu cầu về sự thừa nhận

– Nhu cầu đ ợc tôn trọng

– Nhu cầu tự thể hiện, khẳng định trong xã hội và

tổ chức

1.2 Cặp lý thuyết đối ngẫu

Tác giả: D Gregor (1906- 1964)- TS Đại học

Harward.

Luận điểm: Giả định về tính cách của ng ời thuộc quyền để chọn phong cách lãnh đạo.

Nội dung: Phân con ng ời làm 2 loại

• Loại X: L ời biếng/ Chỉ muốn đ ợc chỉ dẫn cụ thể/ Phải thúc ép, đe dọa.

• Loại Y: Chăm chỉ/ Chủ động trong công việc/

1.3 Thuyết tồn tại- quan hệ- tr ởng

thành

Tác gỉa: Clayton Alderferr

Luận điểm: Nhu cầu của con ng ời trong 3 phạm

trù: Nhu cầu tồn tại/ Nhu cầu quan hệ liên nhân cách và tr ởng thành/ Nhu cầu sáng tạo cá nhân Nội dung:

- Nhu cầu cấp cao không đ ợc thỏa mãn thì nhu

cầu thấp hơn quay lại thúc đẩy nh một động cơ

- Nhu cầu của con ng ời dao động tùy thuộc thời gian và hoàn cảnh.

II mét sè häc thuyÕt

qu¶n lý tiªu biÓu

2.1 Thuyết quản lý khoa học

- Tuyển chọn công nhân và huấn luyện họ theo cách

đã nghiên cứu nói trên

- Ng ời QL theo sát để biết rằng công nhân có làm

đúng nh đã đ ợc huấn luyện

- Phân chia công việc rõ ràng giữa ng ời QL và ng ời công nhân

Nh ợc điểm: Chỉ chú trọng đến công việc

2.2 ThuyÕt qu¶n lý tæng qu¸t T¸c gØa: H Fayol (1841- 1925, Ph¸p).

LuËn ®iÓm: Qu¶n lý cã 5 chøc n¨ng.

2.3 Thuyết quản lý theo hành vi

Tác giả: A Maslow, D McGregor

Luận điểm: Chú trọng vào con ng ời để xác định ra cách thức QL tối u.

2.4 ThuyÕt qu¶n lý theo t×nh huèng

T¸c gi¶: J Woodward (Anh), F Fiedler (Mü)

LuËn ®iÓm: Kh«ng thÓ ¸p dông nguyªn lý QL tæng qu¸t cho mäi t×nh huèng cô thÓ.

2.5 ThuyÕt qu¶n lý chÊt l îng tæng thÓ

III c¸c h×nh thøc

qu¶n lý

1 ban hành các quy định,

quyết định quản lý

• Xây dựng một khung hành vi để các bộ phận và mọi ng ời hoạt động; để NQL điều chỉnh khi cần- giống nh luật pháp của một XH.

2 tổ chức hội họp để điều hành

• Nội dung: Bàn bạc giải quyết 1 vấn đề hoặ phổ biến các quy định, quyết định quản lý.

• Ưu điểm:

- Thu nhận đ ợc nhiều thông tin.

- Tăng c ờng mối quan hệ hợp tác nội bộ.

- Phát, nhận thông tin trực tiếp.

- Giải quyết vấn đề mà một ng ời, 1 nhóm

nh îc ®iÓm cña héi häp

• MÊt thêi gian, c«ng søc cña nhiÒu ng êi.

• Tèn nhiÒu c«ng søc vµ tiÒn cña.

II các ph ơng pháp

đặc thù cuả quản lý

ph ơng pháp thuyết phục

- Đây là ph ơng pháp cơ bản

- Tác động vào nhận thức để con ng ời tự nguyên

thừa nhận các yêu cầu của QL là đúng đắn, từ đó con ng ời có thái độ, hành vi ứng xử phù hợp

- Thuyết phục chung và thuyết phục riêng

- Dùng ng ời có uy tín để thuyết phục

- Ph ơng pháp thuyết phục phải gắn với các ph ơng pháp khác thì mới đạt hiệu quả QL

- Sự thay đổi hành vi là th ớc đo hiệu quả của sự

ph ơng pháp kinh tế

- Tác động vào kinh tế là tác động vào nhu cầu cơ bản của con ng ời Dùng lợi ích kinh tế kích thích

tính tích cực của con ng ời

- Con ng ời chủ động, sáng tạo lựa chọn cách thức hành động để đạt đ ợc lợi ích kinh tế chính đáng

- Thông qua việc giao nhiệm vụ, giao kế hoạch,

giao thầu khoán, hợp đồng, đơn đặt hàng kèm theo các điều khoản về tài chính, kinh tế

- Chế độ th ởng, phạt kinh tế là đòn bẩy con ng ời

điều chỉnh hành vi

ph ơng pháp hành chính- tổ chức

- Tác động vào con ng ời bằng quan hệ tổ

chức và quyền lực hành chính.

- Tác động c ỡng bức, đơn ph ơng Mức độ c ỡng bức đồng biến với quy mô công việc và tính chất của bộ máy.

- Khơi dậy sức mạnh của tổ chức, trật tự của

bộ máy.

- Thông qua việc ban bố các văn bản, nội

quy, quy chế.

ph ơng pháp tâm lý- giáo dục

- Tác động vào đời sống tâm lý của con ng ời

- Kích thích ý thức tự giác, sự say mê, chủ động sáng tạo

- Nắm chắc chức năng và quy luật tâm lý

- Không có mục tiêu riêng mà thẩm thấu vào các ph

ơng pháp khác, làm tăng hiệu quả của các ph ơng pháp khác

- Luôn đề cao nhân cách con ng ời

- Ph ơng pháp tâm lý - giáo dục th ờng là th ớc đo một nhà quản lý thành đạt

Hiệu quả QL phụ thuộc vào nghệ thuật

sử dụng và phối hợp các ph ơng pháp

đặc thù của quản lý

ch ¬ng 3

tæ chøc bé m¸y qu¶n lý

I Kh¸i niÖm tæ ch c

Vµ bé m¸y tæ ch c

1 tổ chức và Quản lý

1.1 Quản lý là 2 quá trình tích hợp với nhau:

- Quá trình quản: Coi sóc, giữ gìn, duy trì hệ thống ở trạng thái ổn định.

- Qúa trình lý: Sửa sang, sắp xếp, đổi mới đ a hệ thống vào thế phát triển.

- Quá trình quản lý: Hệ thống ổn định và phát triển.

1.2 Quá trình quản lý chỉ nẩy sinh khi có tổ chức Tổ chức là thể nền của quản lý Đặc tr ng của tổ chức bao gồm:

- Lý t ởng, sứ mệnh, mục tiêu.

- Quy mô và cơ cấu thiết chế của tổ chức.

- Nội dung công việc của tổ chức.

• Tổ chức là một cơ cấu có chủ định về vai trò, nhiệm vụ

và đ ợc hợp thức hoá trong một hệ thống nhất định

• Tổ chức đ ợc hình thành do yêu cầu của công việc, của

nhiệm vụ

nhau nhằm đ a các bộ phận đạt mục tiêu bộ phận để cùng đạt mục tiêu chung của cả tổ

yÕu tè qu¶n lý trong m« h×nh cÊu tróc tæ chøc

II Sù h×nh thµnh bé m¸y tæ ch c

c¸c lo¹i h×nh bé m¸y tæ ch c

chñ yÕu

1 sự hình thành bộ máy tổ chức

Xuất phát từ nhiệm vụ mới, một tổ chức mới đ ợc hình

thành, th ờng trải qua các b ớc sau:

• Xác định chức năng, nhiệm vụ của tổ chức: Rõ ràng,

không chồng chéo với các tổ chức khác đã có

• Tìm và xác định một kiểu cấu trúc đồng nhất của tổ

chức phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và điều kiện thực tiễn

• Dự kiến sắp xếp nhân sự cho tổ chức

• Xác định vị trí và các mối quan hệ của tổ chức với các tổ chức khác đã có trong hệ thống

• Hình thành các bộ phận cơ bản và từng b ớc phát triển thành một tổ chức hoàn chỉnh

2 C¸c quy luËt cu¶ tæ chøc häc

quy luật thứ nhất của tổ chức học

Quy luật mục tiêu rõ ràng và tính hiệu quả của tổ

chức:

- Tổ chức là công cụ thực hiện mục tiêu.

- Mục tiêu là trạng thái t ơng lai của tổ chức.

- Mục tiêu quy định thiết kế tổ chức ( quy mô và cấu trúc ) và sự vận hành của tổ chức.

- Mục tiêu rõ ràng thiết kế tổ chức càng thuận lợi,

hoạt động của tổ chức càng đạt hiệu quả cao.

- Xác định mục tiêu theo SMART: Specific: Đặc thù Measurable: Đo đ ợc Attainnable: Khả thi.

Relevant: Thích hợp Trackable: Theo dõi đ ợc.

quy luËt thø hai cña tæ chøc häc

T ¬ng t¸c lµm xuÊt hiÖn tÝnh tråi cña hÖ thèng.“ “

TÝnh tråi lµm hÖ thèng chuyÓn tr¹ng th¸i.“ “

- HÖ ®iÒu khiÓn ® îc: Cã hÖ thèng th«ng tin th«ng suèt.

quy luật thứ ba của tổ chức học

Quy luật cấu trúc đồng nhất và đặc thù của tổ chức:

- Cấu trúc đồng nhất thể hiện ở toàn bộ các phần tử của hệ thống:

Sự đồng nhất tiêu biểu là sự đồng nhất về cơ chế quảnlý.

Sự đồng nhất trong phân cấp quản lý.

Sự đồng nhất trong cấu trúc của từng cấp: Ví dụ: các cấp

đều cấu trúc theo kiểu trực tuyến chức năng.

- Đa số các phần tử có cùng một đặc thù Một số phần tử có cùng một đặc thù Mỗi phần tử có một tính đặc thù riêng.

Tính đặc thù tạo nên sắc thái, truyền thống của tổ chức

quy luật thứ t của tổ chức học

Quy luật vận động không ngừng theo quy trình của

tổ chức:

- Tổ chức vận động để đạt tới mục tiêu

- Vận động là điều kiện tồn tại của tổ chức

- Sự vận động không ngừng có thể làm cho tổ chức phát triển tới mức không thể điều khiển đ ợc

- Phải tạo ra cơ chế hãm để tổ chức luôn luôn điều khiển đ ợc

- Quy định về quy trình vận động của tổ chức chính

là tạo ra cơ chế hãm sự phát triển của tổ chức tới

quy luật thứ năm của tổ chức học

Quy luật tự điều chỉnh của tổ chức:

- Tổ chức vận động trong một môi tr ờng biến động, luôn tồn tại những bất trắc, rủi do

- Tổ chức biết tự điều chỉnh là tổ chức linh hoạt và

3 các nguyên tắc thiết kế bộ máy

Các yêu cầu đối với bộ máy mới

• Tối u hoá về quy mô: Số l ợng cấp quản lý tối thiểu Số l ợng nhân sự tối thiểu theo kiểu đa chức năng Hiệu quả hoạt động tối đa

• Khả năng thích ứng, linh hoạt của bộ máy

• Đảm bảo độ tin cậy trong hoạt động của bộ máy

Nguyên tắc thiết kế bộ máy

• Xuất phát từ đối t ợng QL mà thiết kế bộ máy

• Tinh giản cấp QL trung gian, tiết kiệm, không sót việc, trọng chất hơn l ợng Chú ý: Nếu tăng quan hệ dọc thì

4 C¸c kiÓu cÊu tróc

tæ chøc

4.1 cấu trúc bộ máy kiểu 1

Kiểu cấu trúc trực tuyến

Th ờng dùng trong các cơ quan nhỏ, không phức tạp, chủ thể QL đủ năng lực, đủ kiến thức và thông tin

A

4.2 cấu trúc bộ máy kiểu 2

Kiểu cấu trúc trực tuyến tham m u

Th ờng dùng trong các cơ quan nhỏ, phức tạp, chủ thể

QL cần tham khảo để đủ kiến thức và thông tin

4.3 cÊu tróc bé m¸y kiÓu 3

KiÓu cÊu tróc trùc tuyÕn chøc n¨ng

§ang ® îc ¸p dông réng r·i, chñ thÓ QL khai th¸c ® îc chÊt

x¸m cña chuyªn gia chøc n¨ng chuyªn ngµnh

A

S1

Sj Si

S2

– Thử việc.

– Ra quyết định phân công công tác

ch ơng 4

quyết định quản lý

Sản phẩm lao động chính của ng ời quản lý

I Khái niệm quyết định quản lý

• Định nghĩa: Quyết định quản lý là hành vi sáng tạo của chủ thể QL nhằm định ra, đề ra ch ơng trình, mục tiêu và tính chất hoạt động của những ng ời và những cấp thuộc quyền.

• Đặc điểm của quyết định QL:

- Gắn với chủ thể quản lý.

- Vận động một chiều từ chủ thể quản lý đến các khách thể quản lý.

- Khách thể quản lý không còn khả năng lựa chọn.

• Vai trò của quyết định QL:

Quyết định QL là căn cứ để điều chỉnh hành vi, để đánh giá chất

l ợng hoạt động, năng lực, trình độ, ý thức trách nhiệm của mọi phần tử của hệ thống, kể cả chủ thể quản lý.

II chức năng của quyết định ql

1 Các chức năng cơ bản của quyết định quản lý:

- Chức năng định h ớng

- Chức năng pháp lý, quyền lực

- Chức năng phối hợp

- Chức năng đảm bảo

2 Phân loại các quyết định quản lý:

- QĐ chiến l ợc/ QĐ chiến thuật/ QĐ tác nghiệp

- QĐ dài hạn/ QĐ trung hạn/ QĐ ngắn hạn

- QĐ chuyên môn/ QĐ tổ chức nhân sự/ QĐ KT-

III quy trình Ra quyết định

• Triển khai thực hiện quyết định, kế hoạch.

• Kiểm tra đo l ờng, tổng kết, rút kinh nghiệm

1 xác định mục tiêu

• Khái niệm mục tiêu: Là trạng thái t ơng lai của hệ thống mà Ng

ời QL muốn đạt đến.

• ý nghĩa của việc xác định mục tiêu:

- Chỉ dẫn kế hoạch hoá và ra quyết định.

2 Ra quyết định

• Yếu tố then chốt của việc ra quyết định là xác định vấn đề và lựa chọn một ph ơng án hành động trong số những ph ơng án khác nhau.

• Bốn điều kiện để ra quyết định:

- Có khoảng cách thành tựu giữa hiện trạng và mục tiêu.

- Ng ời quản lý hiểu biết đầy đủ về khoảng cách thành tựu này.

- Ng ời ra quyết định có tham gia trực tiếp và việc tạo ra khoảng cách không ?

- Có đủ nguồn lực để giải quyết việc tạo ra khoảng cách không ?

• Bốn tình huống có vấn đề:

- Hình mẫu cũ không còn phù hợp.

- Những dự tính, kỳ vọng của Ng ời quản lý không đ ợc đáp ứng.

- Nhiễu trong hoặc từ ngoài hệ thống.

- Cần cạnh tranh hoặc gặp cơ hội mới.

• Phát hiện vấn đề th ờng có tính trực giác , phụ thuộc sự nhạy cảm.

Quy trình ra quyết định

• Mô hình hợp lý ( duy lý ) của qúa trình ra quyết định

Nghiên cứu tình thế Xây dựng các ph ơng án

Lựa chọn một ph ơng án tốt nhất.

Xác định các điều kiện Dự báo nhiễu và ph ơng án giải quyết

Ra quyết

định

Triển khai.

Theo dõi thực

hiện quyết định