Ebook Tự học Microsoft PowerPoint 2010: Phần 1

Khi bạn khởi động chương trình PowerPomt thì một File trình diễn rỗng đã mặc định được tạo ra, đây chứih là cách tạo bài thuyết trình mặc định của PowerPoint và bạn chỉ cần[r]

Wi nm

ĐN ỌH

d N VA DÓH N

ll

DỎ Hn i

Tin học Văn phòng

2010

NHIÈU TÁC GIẢ

TIN HỌC VĂN PHÒNG THẬT LÀ ĐƠN GIẢN

Tự HỌC

NHÀ XUẤT BẢN VĂN HÓA THÔNG TIN

Ẩp/r SỈÚaroẴo/t ^owe>j}ơint 2010

2010

On

LỜI GIỚI THIỆU

PowerPoint là một công cụ biên tập và trình diễn báo cáo trên máy tính phổ biêh nhâ't hiện nay ở Việt

Nam, PovverPoint cũng đã được áp dụng râ't nhiều trong các buổi hội thảo, các cuộc họp, các buổi giới thiệu dự án hoặc sản phẩm, báo cáo trong nội bộ công ty hoặc phục vụ cho công tác giảng dạy

PowerPomt 2010 được bổ svmg lứiiều tính năng mới với sự cải tiến giao diện Ribbon thuận lợi hơn cho người sử dụng Do vậy, những người đã từng sử dụng thành thạo hoặc những người mớí bắt đầu tìm hiểu PowerPoint đều phải học qua cách

sử dụng chương trình này Tuy nhiên, những người đã thành thạo PowerPomt sẽ tôh ít thời gian hơn so với những người mới bắt đẩu

Tài liệu này có 8 bài và phụ lục Các chương được tổ chức theo tímg nhóm nội dung lớn tương ứng với quá trình xây dựng bài thuyết trình của bạn trong PovverPomt Do vậy, các bạn mới bắt đầu học nên đọc tài liệu từ đầu đến cuối để có cái nhìn và sự hiểu biết tổng quát về chương trình này Các bạn đã biết về chương trình PowerPoint thì chỉ cần đọc qua các nội dung mới trong phiên bản PovverPoint 2010 và xem thêm những vâh đề

mà mình quan tâm

Dfl ^ .

'Wự' ẨứfT Sfữ<!WSoft (Wowmpoint 2010

2010 .

Tài liệu được thiết kế theo hướng vừa học vừa làm và chú trọng vào thực hành nên các bạn phải cố gắng hoàn thành từng phần trong tài liệu Khi đọc xong tài liệu là các bạn đã nắm trong tay một công cụ biên soạn và trình diễn bài thuyết trình chuyên nghiệp nhâ't thế giới

Chúc các bạn thành công

NGƯỜI BIÊN SOẠN

^ự" Ẩọ(ĩ SỈÚcmắoft <^owerpơÌHt 2010

2010

BÀI 1:

KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT Mỉcrosoft PovrerPoỉnt 2010

Khởi động PowerPoint 2010

J^crosoft*

PowerPoint20io

gioffỉS

O 2010M krocoftCerporatk»fk AN righls rasdvcd. Cmncề

Tùy theo phiên bản Wmdows mà bạn đang sử dụng

mà đường dẫn đêh chưong trình PovverPoừit sẽ khác nhau đôi chút Trong Windows XP, Windows Vista và Wmdows

7 thì đường dẫn truy cập đến chương trình là giổhg nhau Các bước khởi động như sau:

1 Từ cửa sổ Windows bạn chọn Start

2010 .' "

2 Chọn AU Programs

3 Chọn Microsoít Office

4 Nhâ'p chuột lên Microsoít Office PowerPoint

2010

^ Ngăn File Thanh trạng thái Khu vực

ào

BỊ ị Minimize

i>í;cui ruc inami irạiig uiai IVIIU VỊ

^ Ọuick Access toolbar Title bar gọi la

ÍS .Ạ , i, Jbr A ■ A.”^ a: *• |j &; 1^6-Ị'

Sbđẹi V _ _

Hình ĩ Giao diện chính của chương trình PoĩverPoint 2010

Thoát PowerPoint

Thoát chương ữình PowerPomt Tất đơn giản, bạn làm theo các cách sau :

Cách 1: Nhâ'p vào nút Close (E3) ở góc ư ên cùng bên

phải cửa sổ PowerPoint, hoặc

Cách 2: Vào ngăn File chọn Exit, hoặc

Cííc/z 3: Dùng tổ h ợ p phím tắt <ALT+F4> '

^Ọ(ĩ SfÚfíimofí'§^mpetj)fíint 2010

M10 Khi có sự thay đổi trong nội dung bài thuyết trình mà bạn chưa lưu lại thì PowerPoint sẽ hiện hộp thoại nhắc nhở bạn

Chọn Save: sẽ lưu lại các thay đổi trước khi thoát PovverPoừìt

Chọn D on't Save: sẽ thoát PowerPoint mà không lưu lại các thay đổi

Chọn Cancel: để hủy lệnh thoát PovverPoint

Microsoít PowerPoint

/ 1 \ Do you want to save the changes you made to

Presentatìonl?

Don’t Save * • Cancd

Sau khi khởi động xong màn hình chúih của chương trình sẽ xuâ't hiện như hình dưới đây:

« Thanh tiêu đề (Title bar):Thể hiện tên của chương trình đang chạy là PovverPomt và tên của bài ữình diễn hiện hành Nêíi cửa sổ chưa toàn màn hình thì ta

có thể dùng chuột kéo Title bar để di chuyển cửa sổ

■ Rỉbbon: Chức năng của Ribbon là sự kê't hợp của thanh thực đơn và các thanh công cụ, được trình bày trong các ngăn (tab) chứa nút và danh sách lệnh

• Quick Access Toolbar:Chứa các lệnh tắt của các lệnh thông dụng nhâ't Bạn có thê thêm/ bớt các lệnh theo nhu cầu sử dựng

9

Áọe <^(icrosofi <&^owerpoint 2010

M 10 .

• Nút Miiiimize:Thu nhỏ cửa sổ ứng dụng vào thanh tác vụ (taskbar) của Wữidows; bạn nhâ'p vào nút thu nhỏ của ứng dụng trên taskbar để phóng to lại cửa

sổ ứng dụng

• Nút Maximize/Restore: Khi cửa sổ ả chế độ toàn màn h'mh, khi chọn nút này sẽ thu nhỏ cửa sổ lại, nêh cửa sổ chưa toàn màn hình thì khi chọn nút này sẽ phóng to cửa

sổ thành toàn màn hình

• Nút Close: Đóng ling dụng lại Bạn có thể nhận được thông báo lini lại các thay đổi của bài trình diễn

• Khu vực soạn thảo bài trình diễn: Hiển thị slide hiện hành

• Ngăn Slỉdes: Hiển thị danh sách các slide đang có trong bài thuyết hình

• Ngăn Outline: Hiển thị dàn bài của bài thuyết ữình

• Thanh trạng thái (Status bar): Báo cáo thông tín về bài trình diễn và cung câ'p các nút lệnh thay đổi chế độ hiển thị và phóng to, thu nhỏ vùng soạn thảo

Tạo một File trình diễn mới

Khi bạn khởi động chương trình PowerPomt thì một File trình diễn rỗng đã mặc định được tạo ra, đây chứih là cách tạo bài thuyết trình mặc định của PowerPoint và bạn chỉ cần tiếp tục soạn thảo nội cho các slide

Khi bạn đang trong cửa sổ PowerPoữit và bạn muốn tạo thêm một bài thuyết trinh rỗng nữa, bạn làm theo các bước sau:

10

‘Wíf Ẩòe Sf(im >sq/t (&^oweìj)ơint 2010

2010

1 Vào ngăn File

2 Chọn lệnh New, hộp Available Templates and

Themes xuâ't hiện bên phải

3 Chọn Blank presentatìon

4 Nhâh nút Create để tạo mới.

(Bạn có thể dùng tổ hợp phím "Cữl + N" để tạo mới)

ở Aỹuỉụ Prasentation? - M ic ro s o tt Pữw«rPomt

AấHM t i ant Sếdt ShBw Rí»r.íw View Developer Adđ-*»s A c ro M

Bằng cách trên một File trình diễn mới với một trang (Slide) trắng được tạo, bây giờ bạn nhấp chuột vào khung nằm ngang Click

to add title, bạn nhập vào đó nội dung cần thiết VD: McBook

11

'^ ũ cm sọfỉ (&^oweìpoint 2010

M 1 0 .'■■

Mcbooks

Clickto ađd subtitle

Chọn cỡ Pont chữ lớn hơn hoặc nhỏ hơn cho nội dung dung văn bản bằng cách nhân tổ hợp phím "Ctrl + A", sau đó chọn hộp Size trên thanh Ribbon chọn giá trị tùy ý

S Ĩ ỈT - H '■ A • A - A‘

12

Ẩọr SỈ(ỉữrosơft <^ow^j)omt 2010 ỉĩ

2010

Thanh công cụ RIBBON

PovverPoint 2010 xây dựng Ribbon có các nút lệnh đồ họa dễ nhận biết được chia thành nhiều Tab (ngăn) thay cho hệ thổhg thực đon xổ xuốhg trước đây Mỗi tab giổhg như một thanh công cụ với các nút lệnh và danh sách lệnh cho người dùng lựa chọn sử dụng Trong mỗi ngăn lệnh lại được tổ chức thành nhiều nhóm lệnh nhỏ tạo giúp người dùng dễ hiểu và dễ sử dụng các chức năng của chương trình

• File: Mở thực đơn File từ đó ta có thể truy cập các lệnh mở (open), lưu (save), in (print), tạo mới (new) và chia

sẻ bài thuyết trình

• Home: Chứa các nút lệnh thường xuyên sử sựng trong quá ưình soạn thảo bài thuyết ừình như là các lệnh

về sao chép, cắt, dán, chèn slide, bố cục slide, phân chia section, định dạng văn bản, vẽ hình và các lệnh về tìm kiếm, thay thê'

< n m

.Q»tMrt tk! ãáis t 1 ■■ ■■ i toiạmai •■! -■

álRBd

-

13

Ểọc <^owetj>oint 2010

2010 .

- Clipboard: cắt dán

- Slides: Chứa các lệnh thao tác với Slides

- Pont Pont chữ.

- Paragraph: Căn lề, phân đoạn.

- Draiving: Chứa các lệnh thao tác vói đổi tượng Shape.

- Editing: Chứa chức năng tiện ích khi chừih sửa văn bản.

• Insert: Thực hiện các lệnh chèn, thêm các đốì tượng

mà PovverPomt hỗ ữợ như là bảng biểu, hình ảnh, SmartArt, đổ thị, văn bản, đoạn phim, âm thanh,

drsv r~n mmm - A _ Jk ,ăÊk.

« I nsBt ỉ D.1Ì0 ỀãÊềmí>Ẽ2m ^íầ tíim Ê íi^ m i» ứ i w

ỉ i l i L Ì l i i ẳ l

> CIi|> ScreimĩlMí Ptnỉo I ShiKKỉ SflwtArt Chirt j t^peilinlỉ Acton I ĩ«Kt NcMter HordAil

M • M bm *\ ' j j flC 3t 6tfữ(Att *

bmti J ĩtỉuỉỉrstìonỉ k lin kỉ Tc

: TềỀk Pkĩurt ai|> $creenĩftoí Ptnỉo I Stopcỉ SflwtArt Chirt I Hypertínlí Ađm I ĩ<xt Nttder HordAit Date S8 dc Oiýnỉ ị &iwỉk)n Srmbot I Vkkữ Audte

I ' i M • Attu®*! ' j j flC 3 t 8 ỉF«Jtef * 4 TÌBMI Hu»&ef ’ Ị • ”

- Tables: Các lệnh thao tác với bảng biểu.

- Images: Các lệnh thao tác với các đổì tượng như

picture, Clip Art

- Illustrations: Các lệnh thao tác với các đối tượng như

Shapes, SmartArt

- Links: Lệnh chèn các liên kết.

- Text Lệnh liên quan đêh việc chèn các đối tượng Text

như TextBox, VVordart

- Symbols: Lệnh liên quan đêh việc chèn các biểu tượng

vào văn bản

- Media: Chứa các lệnh chèn các đôl tượng âm thanh,

video

14

‘WỊr ^ọc S ỉỉtrro st^ <&^owerpoint 2010

• Design: Thực hiện các lệnh về định dạng kích cỡ và

chiều hướng của các slide, handout, áp dụng các mẫu định dạng và các kiểu hình nền cho slide

.P iy S e ttip

H HWeB«lcgKH«dG»phio

- Page Setup: Chứa các lệnh định dạng teang in.

- Themes: Chứa các lệnh tìiao tác với các chủ đề trình

bày trang Slide

- Backgroud: Thanh đổi thiết k ế vód nền của các trang

trình chiếu ữong nhóm lệnh này

• Transitỉons: PovverPomt 2010 tổ chức Transitions

thành một ngăn mới trên Ribbon giúp chióng ta có thể áp

dụng và thiết lập các thông số cho các hiệu ứng chuyển

slide râ't nhanh chóng và thuận lợi Ngoài ra, chúng ta có thể xem trước hiệu ứng chuyển slide ngay trong chê' độ soạn thảo

3 IB B I ‘ ỉẫ Isoimt ỊH o S ouik Ị ”, M wk (SW í

ĩiBiBg ■

■'ítoinr

- Previeĩv: Xem thể hiện của Slide hiện như khi trình

chiếu

- Transition to this Slide: Lựa chọn các ứng dụng khi xuâ't

hiện Slide

15

Sfãcroắofỉ (&^oweipomt 2010

M 10 ■ .

- Timing: Thiết lập líng dụng cho từng phần trong nội

dung của các Slide

• Anỉmations: Danh mục các hiệu irng áp dụng cho các đối tượng trên slide, sao chép hiệu ứng giữa các đối tượng, thiết lập thời gian cũng như các sự kiện cho các hiệu ứng

Hmt iRBi Otứm

ế

Ptni«w

' GroM/Shrink Ap»lt«ti0fì

_ _ OptioM* A ntnattm * v * ''* " * ^

AntmatỉonPant ^ ỉavt;O nC iỉtí( ’ Reof(l«Antiutton<

9 D u fitl« t: 02X0

AtìỊífH<(IAniB»l»on ;_ _ _ _ _ _ _ _ TtotrtB _ _

- Previeĩv: Xem thể hiện của trang như khi ữình chiếu.

- Animation: Chứa các lệnh chèn ứng dụng cho từng

phần nội dung trong một Slide

- Custom Animations: Chứa các lệnh thiết lập thêm

thông số cho các líng dụng

- Timing: Chứa các lệnh thiết lập thòi gian cho các ứng

dụng vừa chọn

• Slide Show: Chuẩn bị các thiêt lập cho bài thuyêt trình ữước khi trình diễn, tùy biên về mặt nội dung của bài thuyết trình trong các tình huổhg báo cáo, broadcast bài thuyết trình cho các khán giả theo dõi từ xa và thiê't lập các thông SỐ cho các màn hình hiển thị khi ữ ình diễn

Ko«c ỉnMit De»on ĩnniAM ru AràiMtMns

í

SliOeStMvr 4 Raiww View Dewb)pef Ad(M» T {^ÌMt

i i S H i ế !

FrM Fro« Broađost CurtM Setup Hkte Rehe<ne RecordSbde _

BegmwngCu»rentSWe SWeShpw SMeShflw- SMeShow SUe Timinps Show'- D S h o wC o r t r o h : D Usí Pre$«ntef Vtaí

Pt«jrNirTitíons flReỉoUion UuCunentRcỉ^utkm * | Uscĩintngỉ I iPSỈMnvỡn;

Start Slide Shoĩv: Các kiểu ữình chiêu.

16

'Wịr Ẩòc‘ (^Úfrìvsoft <^ou>etj}oint 2010 0ffice^

■■■■■ 2010

- Set up: Thiết lập các thuộc tính trong quá trình trình

chiếu

- Monitors: Chọn chế độ phân giải màn hình khi trình

chiếu

• Review: Ghi chú cho các slide trong bài thuyết trình,

so sánh và ữộn nội dung giữa các bài thuyết trình và công

cụ kiểm tra lỗi chính tả

y 0 B

ỉptWiig HtinrOi T tin im

9mm / U ngm X K '

tíửiBt ituêrt ĩr»ní(tKJns ^ ì^nlrMttons SHdiStww I R w ttw ý t

% IP p ã T i ’ B B ẫ " ' -1 ranstste Langusữt Ị N«w Eỉtit Deltte Prcvíous Nnt ' Compai

’ ' Commerit Comment •

Vltw Devcloptr Add4nỉ

Pre»iw«

Íỉíitxt

ĩrsn ĩM e U n g u ag t > r 4 l p f ^ N m Edit Delctc Prcvioui N n ỉ ' Compare A aept Xeieet ' Eixỉ

• View: Chuyển đổi qua lại giữa các chế độ hiển thị,

cho hiển thị hoặc ẩn thanh thước, các đường lưới, điều chỉnh kích thước vùng soạn thảo, chuyển đổi giữa các chế

độ màu hiển thị, sắp xếp các cửa sổ,

HOK iM lt OBiạil lĩiniltkinl ' m ÌÌ ib Ì áíltSliiiw Otwlo>« A Ĩ a i ĩ r | j

â llắ ỉl UGrtdỉinesị * iÌGfíys«le ^ tặiCaỊcsđe , ^ I M Ì mdoul Notts Ì 2oom Pitto _ N«w _ Switth Msơos

Slide N<^es Readlng

S o ft« Pag«

PreMiMlonVieiÉíS

SHite Hdndout Notes Master Warter Mast« O MaittfVto« Show f

Window Ị y ' Wínđow W 0 K Spirt yftndows

Ịoọro I CglMỊ^SrayscaỊe Ị _ _ _ _ _ _ Windoy> ^ M acros.

• Developer: Ngăn này mặc định được ẩn vì nó chỉ hữu dụng cho các lập trình viên, những người có hiểu biết về VBA Để mở ngăn này nhâh vào nút File I Options I Customize Ribbon I Developer

File 1 HOfflfl IbìMlt Dtsign Transitìons AntaMitíons Slíđe Sbow fteyjw

ViSUBt

i B asìc

Maưoỉ Maoo

SeoHlp

Ađd-ỉns CCM

Add^ỉ

B ® a i a s 1% Ị Bo^nttnt Ị

Mostýy

17

<^í«7»í<ị^ aoio

M10 ■••■•••••••••• .■'•

• Add-Ins: Ngăn này chỉ xuất hiện khi cài đặt thêm các

tiện ích cho PowerPomt

H ontỉ I n iitt D eilgn ĩ m i A n n i A nlm itỉoni S M t ỉh o w I tn tn v V lm Ữ M tlopei A iid4ni j t a o b r t

V ictkeyO ỉ.l ’ % S iuglt l ' \M nd«w ' %

ịM e n u C o m iM n tl!: C u ito n T o o lU n

Ẩn hiện một Tab lệ n h :

Để làm ẩn hoặc xuâ't hiện một nhóm lệnh hoặc một Tab lệnh ữong thanh công cụ Ribbon bạn làm như sau:

- Nhấp phải chuột vào một khoảng ữống bâìt kỳ nào đó trên thanh công cụ Ribbon Xuâ't hiện một Menu nhanh bạn chọn Customize the Ribbon

D e s lg n TCAnsttlons A n lm M lo n s SlltìNt S h o w ftc v te w

C a ltb rl (H u d ln s t) • |44 • :

1 ■ X n

A ♦ A > 1 A* A*

ỉ = ' 1 = • ĩ » ' U f t '

m m > Wề’ E M ' ị

P araG rap h f»1

to Quídc AcMit Tootoar

£uttomiz« Qukk AUHS Toolbar

ỉhow Qulck A at«t Toolbar B«low thc Rỉtbon Cuftomlztthff BN»b0fi

Mi0tmlze th t Mbbon

- Hội thoại PovverPoint Option xuâ't hiện và bạn tiê'p tục chọn mục Customize the Ribbon Trong danh sách Main Tabs bên phải của màn hình liệt kê danh sách các Tab Ribbon m uốn ẩn Tab nào bạn chỉ cần bỏ dâ'u từih ở đầu tên Tab đó Ngược lại m uốn hiện chúng lên bạn đánh dâ'u tính cho những Tab bị ẩn Cuôl cùng nhâ'p OK

đ ể hoàn tâ't

18

Ấpp Sễ(irinì4nfỉ <^0WPỌ)0ÌHỈ 2010

M10

- Trường hợp muôh ẫh toàn bộ thanh công cụ Ribbon bạn nhấp chọn biểu tượng Minimize the Ribbon (hoặc Ctrl + Fl) Phía góc phải bên ữên màn hình

M inim iiettie RíM>on (Ctit-*^F1}

Show only the tab n*M»es on the

Rtbbon.

Tạo một ngăn lệnh mới trên Ribbon tên là "Lệnh của tôi" như hình sau:

Lệnh cúa tôi Home Insert Desígn Transitions Animations SUdeShovv Revievv View

1 Cut Copy Psite New Picture Shapei ^ Add Transttion

1 A ’ ’ Sliđe " ■' di VVorđArt" Animation'' Scheme"'

R cit dán Đinh dạng U tÌM ỉM td ỉl tượng Kiệuửng

19