Ebook tự học nhanh powerpoint 2007 phần 1 trí việt, hà thành

Nếu ổ đĩa cùa bạn không để ở chế độ AutoRun thì bạn có thể truy cập trực tiếp vào ồ CD.Khi bắt đầu cài đặt chương trình, một hộp thoại xuất hiện cho phép ta lựa chọn cài đặt.. tin của bạ

LỜI NÓI ĐẦU

Trong một vài năm gần đây xu thế phát triền những phần mềm

mã nguồn mở ngày càng nhiều, nhát là các ứng dụng trong bộ phần mềm văn phòng như soạn thảo văn bản, bảng tinh, hay ứng dụng trình chiều, trong sổ này có thế kể đến như Open ọffìce, King Office Tuy nhiên Microsoft Office vẫn chiếm được sự tin tưởng cùa người sử dụng, bằng việc cho ra đời phiên bản Ọffìce 2007 với giao diện đẹp, thiết kế khoa học, Microsoft đã tạo ra một bước đột phá mới cho bộ phần mềm vén ỉà một trong những sản phẩm uy tín cùa hằng phần mềm khổng lồ này Ba ứng dụng phổ biến nhất là Word, Excel, PowerPoint sẽ được chúng tôi lần lượt giới thiệu cùng các bạn trong bộ sách này.

Người biên soạn

Nếu ổ đĩa cùa bạn không để ở chế độ AutoRun thì bạn có thể truy cập trực tiếp vào ồ CD.

Khi bắt đầu cài đặt chương trình, một hộp thoại xuất hiện cho phép ta lựa chọn cài đặt.

Để cài đặt PowerPoint ta chọn Ojffice Enterprise 2007 Một hộp thoại Microsoữ Oíĩíce 2007 sẽ xiỉất hiện cho ta thấy những file cài đặt đang được sao chép vào máy tính.

Sau khi đâ sao chép những fíle cần tìhiết, hộp ứioại Microsoít Office 2007 Setup sẽ xuất hiện Bạn phải đợi một lúc cho đến khi hộp thoại Microsoft Office 2007 Setup giống như hỉnh dưới sau đó điền mã CD key vào các ô của tnục Product Key.

Click nút Next để tiếp tục quá ttình cài đặt Trong hộp ứioại Microsoft Office 2007 Setup tiếp theo bạn hãy điền những thông

tin của bạn vào trong các ô ưse name, Initials, Organizion và click nút Next để tiếp tục.

Đề tiếp tục cài đặt OíBce, bạn phải click chọn vào hộp chọn ]

Tiếp ứieo bạn có ứiể chọn một ttong các tuỳ chọn cài đặt: Typicaỉ Install, Complete Install, Minimal Install, Custom Install Click nút Brovvse để xác định vị trí ưên ổ đĩa để cài đặt, mặc định

là C:\Program Files\Microsoft Office\

ClicknútNext để tiếp tục.

Nếu bạn chọn tuỳ chọn Custom Install thì hộp thoại ừên sẽ cho phép bạn chọn những ứng dụng mà bạn muốn cài đặt ữong Microsoft Oíĩíce 2007 Hãy chọn những ứng dụng mà bạn muốn cài đặt bằng cách click chọn những hộp chọn của các ứng dụng đó Click nút Next để tiếp tục.

Hộp thoại liệt kê những ứng dụng sẽ được cài đặt ừong Microsoíit Office 2007 Nấu đồng ý bạn hăy click nút Instaỉl để tiến hành cài đặt Bạn có thể chọn lại các ứng dụng bằng cách click nút Back Khi cài đặt xong hộp thoại Microsoữ Oữice 2007 Setup sẽ có thông báo Microsoíl Oíĩĩce 2007 Setup has completed successâilly Click nút Pinish để hoàn thành việc cài đặt.

1.2 Học nhanh cách khửi động PowerPoint 2007

Có 2 cách để bạn có ứiể khởi động PowerPoint 2007:

Cách 1: Và để tiện cho lần làm việc tiếp theo bạn nên tạo một đường đi tắt cho việc khởi động chương ừỉnh PowerPoint bàng cách tạo Shortcut của nó ra ngo^ màn hình Desktop như sau:

(Create Shortcut).

Sau khi chọn Desktop (Create Shortcut) Xong ngay lập tức ngoài nền màn hình Desktop xiỉất hiện biểu tượng cùa Microsoíìt Powerpoint

Nháy đúp chuột vào biểu tượng chưcmg trình trên.

Cách 2: Chọn Start => Program => Microsoíi Office Microsoít Office PoNverPoint 2007.

Minh hoạ như hình dưới đáy;

_ Ị i c ĩ Microyoít Offíce Toot?

ị ị 3 ỉrite m e t O ow rloâd M ồ raọ cí > £ ^ V ro 5 c f t Office Acr - ỉ 2 0 0

ÍẺ J G5pfit2.0 M krosoftO ííiCftt: ;ỉ=2007

Q WÌTKÍ0WS M e d d ^ E Ỉ S S S E Í I Ĩ S I Ỉ S Ỉ S S S S

s f /^ ro $ o ftO fftce Word2Õo7

Màn hình chính của chưcmg trình xuất hiện:

© 2006 MkroSôít Corporation All rigMx reserved*

>>y

1.3 Tìm hiểu nhanh giao diện PowerPoint 2007

.Q-

y* Cửa sổ giao diện chính cìta chương trình Powerpoirìí 2007

Thanh tiêu đề (Tiíỉe Bar)

Là thanh ưên cùng mang tên cùa chương trình và ba nút kích hoạt nhanh (hình minh hoạ).

Thanh M enu

Chứa các lệnh hỗ trợ cho công việc hiện hành trong quá trình thực hiện.

Thanh Menu của Powerpoirìt 2007

Cửa sổ ỉàm việc của P ow erpoìnt 20Ữ7

Trons đó:

Chế độ hiền tliỊ.

Chế độ hiến thị

(D (2) (ẫ)

1 - Normaỉ: Hiến thị một Slide trên màn hình.

2 - Slide Sorter; Hiến thị lần lượt các Slide.

3 - Slide Show: Trình điễn các Slide đầy màn hình Click to add note: Cho phép nhập ghi chú dưới Slide Chế độ Zoom: Chinh chế độ hiển thị phỏng to - thu nhỏ.

M en u F ile của Office Pow erpoint 2007:

Menư File cua powerPoint 2007 " 43 - Ẹ

Thoát chương trình

13

Bước ỉ: Bạn có tiiể lựa chọn một chù đề ừong cột Templatessau

đó lựa chọn một kiểu mẫu bên phải.

Bước 2: để có được những Form được cung cẩp bời Microsoft

nhutng quan ưọng là tiết kiệm cho bạn thời gian để làm nhiều công việc khác.

Bước 3: Sau khi chọn xong một kiểu thiết kế nhấp chọn

Dovvnload để áp dụng kiểu mẫu Hình vẽ sau miiứi họa các bước lựa chọn kiểu mẫu săn:

Hộp thoại Open

File\Save: i d

Khi bạn chưa lưu lần nào thì hộp thoại Save hiện lên cho bạn xác lập các thông tin về tài liệu lưu như tên tài liệu, nơi chứa tài liệu Khi bạn đã lưu trước đó rồi thì việc thực hiện lệnh lưu này có nghĩa là bạn cập nhật những thay đổi trên tài liệu vào tài liệu đã lưu trước đó.

Pow erPom t Pf«sentdtion

Save the piesentation ỉn th e d«fault fik

PowerPí>ìnt 5how

tormat-Save 9S ề pr«sentaỉion th at a>wayỉ openỉ ỉn Sỉide Showview.

P o w cfP o ín t 27-2003 Presentatỉon

Save B copy of the pr^ỉervtation that ìs fully

Pind a đ d tn s for o thei fĩlc torm ats Leam ab out ad<J-ins to save to other íormats such as PDF or XPS.

o th e r Focmats

o p cn th e Saire A i dialog box to ỉcỉe c t from

aM poỉỉib letile types.

C ác iuỳ chon của íhiec đơn S a v e A s

Khi bạn di chuyển tới mục Save As trong menu File ngay lặp tức các íuỳ chọn được hiện ra tại hộp bên phải bạn có thể lựa chọn một trong 5 tuỳ chọn này để cất giữ tài liệu của minh đúng với mục đích của bạn.

Bạn cũng có thể ỉựa chọn lưu cách cổ điển bằng cách nhấp chuột trực tiếp vào Save As Hộp thoại Save As hiện ra cho phép lưu tài liệu như một bản mới.

Khung Save as Type: Cho phép ta lưu tập tin bảng tính với các kiểu khác nhau, nếu bạn chỉ sử dụng tập tin này cho

17

Povverpoint ihì không cần điều chinh Nếu lưu tập lin này cho việc

sử dụng trong các phần mèm khác hãy lựa kiều tập tin thích hợp trong hộp ứioại này.

- Chọn lựa xong nhấp Save để lưu tập tin lại.

o th e r p r in tin g o p tio n s b e to re p rin tín g

Q u k k Print Send th e p re s e n ta tio n directly to th €

d e íd u lt p rin ta r vvlthoul m aking c h a n g

es-P rint es-Preỵíew Preview a n d m ak^ c h a n g e s to p a g ể s b e ío re prinỉlng.

Với Powerpoint 2007 bạn có thể thực hiện tất cả các thao tác liên quan đến in ấn bàng việc di chuyển chuột đến dòng Print trong menu File như hình ưên.

ĩn sp e c t D o cu m en t

C h e c k th e p re se n la tio n fỡ r h iđ đ e n

m etad ata o rp e rs o n a l íntorm ation.

Encrypt D o cu m en t Increase th e security of th e p re s e n ta tio n by

ad d in g encryption.

Restri <1 Perm ĩssĩon

G rant p e o p le access while re strid in g th e ư ^ abĩiity to ed ít, copy, a n d prỉnt.

A dd 3 Digital S ig n atu re Ensure th e integrity of th e p re s e n ta tlo n by

a d d in g an invisible đigital sig n atu re.

lo c a tio n to reuse ỉater, Create H an d o u ts in Mĩcrosoft Offĩce W ord

O pen th e p resen tatio n in VVord and prepare custom h a n d o u t pages.

^ D ocum ent M an ag em en t Server

Share th e p resen tatio n by saving it to a

docum ent m anagem ent scrver Create D ơcum ent VVorkspace Create a nevv sỉte to r the presentation and kcep th e local copy synchroniĩed.

File\Cĩose: Đóng tài liệu đang làm việc lại mà không thoát hẳn

MS Powerpoint 2007.

Hộp thoại Open: Mờ một hay nhiều bảng tính có sẵn ữong ồ cứiig Chọn menu File\open hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+0 hoặc

dụng lựa chọn file muốn mở và một số lụa chọn Open khác.

Để lựa chọn những chế độ mở khảc nhau như chi đọc (Read

Oĩúy) hay bản sao chép(Copy) bạn chọn file cần mờ rồi chọn mũi

lên đổ xuống bên cạnh nút Open.

Opcn

O pen£ead-O nry

O penasjỉ;opy

o p e n in Browser Open v/ith Jfansform

O p e n a n đ R e p a ir

'Cpen

Hộp thoại Open còn có một số chửc năng cho người sử dụng.

2]

Khung Save as Type: Cho phép ta lưu tập tin bảng tính với các kiểu khác nhau, nếu bạn chỉ sử dụng tập tin này cho Excel ứù không cần điều chỉnh Nếu lưu tập tin nàycho việc sử dụng ưong các phần mềm khác hãy lựa kiểu lập tin thích hợp ưong hộp thoại này.

- Chọn hra các chức năng xong nhấp Save để lưu tập tin lại.

Menu ỉnsert: Povverpoinl cung cấp các đối tượng được sử

dụng như những công cụ hỗ trợ việc thể hiện nội đung và nâng cao hiệu quả của trình chiếu với Menu Insert bạn có thể chèn vào các đối tượng đó

Pormit

Tabỉe: Với lệnh này bạn có thể chèn vào Slide các bàng và

cũng cho phép bạn thay đôi một sô thuộc lính của bàng.

í' ■

Table

• ỉ~ - í - Ấ

Illustrations: Chứa các đối tượng được Powerpoint hỗ trợ chèn

vào trong các Slide như ành, Album, Shapes, Chart

Link: Tạo và thay đổi các liên kết cỏ trong các Slide.

Hyperỉink: Cho phép bạn tạo liên kết với các file khác ngoài

file PoNverpoint đang làm việc.

Lựa chọn một đổi tirợng bất kỳ mà bạn muốn tạo liên kếl đến các file khác sau đó nhẩp chọn Hyperlink hộp thoại I lyperlink xuất hiện như hình dưới đây:

23

^ Tvìh Y eu NdO Phai Tro D ua.

^ T rung Taítì Kinh Te

- 1 , 5 f i d c 4

5 5hqJc5

C ố n c d

Texĩ: Vói mục này bạn có thể chèn vào Slide của mình những

hộp textbox, Header&Pooter, Symbol

U a - ị - Q H íâ đ e r ỗcFoot€r Slỉde Nuiĩìber •

Media Ciip: Cho phép bạn chèn vào trình diễn của minh

những đổi tưọTig là một đoạn Film, các đối tượng âm thanh hay đơn giản là những đoạn ghi âm phục vụ công tác trình chiểu.

Movíe Sound

>iẵ'!Ỉro.TOia

25

Menu Desìgn: Menu này hồ trợ bạn trong công tác thiết kế

một trinh chiếu về hình thức

Arứmatiòm

Page Setup: Tinh chỉnh các thuộc tính cho trang in và mối liên

hệ giữa các Sliđe và trang in

íiS'?

' Page "^SliđV Setup Orỉentatíon

iVữịí^

Themes: Lựa chọn cho dao diện của một trình diếu bao gồm

màu nền, kiểu Pont và các hiệu ứng cơ bàn.

Background: Làm việc với nên của Slide như kiêu nêi, màu nên.

-*^'^^^Baclcgfoand ^ - -Ã,

-'r5-Menu Animations: Cung cấp các hiệu ứng hoạt hhh cho công

tác ưình chiếu.

Preview: Cho phép bạn xem trước trình chiếu trong khuôn khổ

chế độ Normal với 1 Slide bất kỳ.

p

-'pỉwew

Animations: Cung cáp các hiệu ứng cho các Slide và các đối

lượng trong Slide.

N o A m m atịo n '^Ị

^ Ciistom Ẵ n ỉ m a t i o ^

^Anfinatìbhs.-1^

Transition to this SUde: Cung cấp các hiệu ứng hoạt hình khi

bạn chuyển giữa các Slide, bao gồm cả âm thanh và thời lượng.

t /

Menu SlideShow: Cung câp các tuỳ chọn cho công việc trình chiêu.

^i? .lnsert,\r O esign-^ĩ M ìmôlions

Moniiors: Làm việc với trình chiêu và màn iiinh may tinli.

Use Current Resolưtion

v-y 3 ư se PrescnterV icw

M o n ito i# '-;

Menu Review: Chứa các lệnh phục vụ công tác soạn thào, tạo,

chinh sửa và xoá các ghi chú, bảo vệ Slide

Proofmg: Chứa lệnh kiêm tra chính tả băng ticng Anh, tìm kiêm.

.esÉùẦ ^^^anguagV^

■Speliinộ Research Thesaurus ■ ' ■

'-y-ịặ-Commeỉìts: Làm việc với các chú thích trong các Slide

f;show I

M arkup

[■•= C->liewi-' Delete'•Préựiós Next

ỉ Com m ent Comment

Protecí Lệnh bảo vệ Slide bằng mật khẩu do người dùng thiết

lập nhằm bảo vệ tính nguyên bản của trình chiếu.

Presentation Views: Cung cấp tất cả các chế độ hiển thị các

Sliđe trong một file Povverpoint.

ạỊOTíys Nổrmỏl IS.Nptes PÍặé 11^ Hanđoữt Maíter

Zoom: Chế độ thu phóng các Slide.

Color/Grayscale: Chuyển đổi qua lại giữa các hệ màu.

'H PĨire B là c lfln (i'W h itE

iú iỉ£ ij

Window: Làm việc với Povverpoint như các đối tượng của

Winđows trên các cửa sổ

WÌndow

Macros: Tạo, chinh sửa và xoá các Macro

diễn có sẵn

diễn hiện tại

diễn của bạn qua emaiỉ

Giúp ban có thé quan sát cụ thề trang trìiứỉ diễn trưỏc khi in

khỏi trình điễn và đưa vào Clipboard

31

Nút Ten Chức năng

và đưa vào Clipboarđ

Cut tại vị ứí con trỏ chuột

Poniiat

Painter

Sao chép kiểu định dạng của đối tượng được chọn và áp dụng kiểu định dạng đó vào đối tượng khác

phông chữ

văn bản rồi ấn vào nút lênh này)

Nút Tên Chức năng

Cho phép iàm tăng cỡ chữ khi bạn nháy vào nút lệnh này sau khi đã chọn một đoạn văn bản.

Pont Size

Cho phép làm giảm cõ chữ khi bạn nháy vào nút lệnh này sau khi đã chọn một đoạn văn bản.

Decrease Indent

Dich chuyển một hay nhiều đoạn ngắn (chưa đầy một dòng) sang trái

Increase ĩndent

Dịch chuyển một hay nhiều đoạn ngắn (chưa đầy một dòng) sang Phải

đoạn văn bểai sau khi đã lụa chon nó.

33

Cách 2: Double Click lên một íĩỉe trình diễn của PovverPoint tìr Windows Explorer.

Cách 3: Click chuột vào nút Open ừên thạnh công cụ Standard khi PowerPoint đang được mở.

Cách 5: Chọn File => Open từ menu của PowerPoint.

Cà 3 cách 3,4,5 đều mờ hộp thoại Open:

- Open Read-Only: Mở íile chi cho phép đọc.

- Open as Copy; Mở file trình diễn như một bân sao của bản gốc.

- open in Brovvser: Mờ một file ưình diễn ở dạng trang Web trong trình duyệt mặc định của bạn.

Cách iợo m ội bài trình diễn m ới

Cách 1: Nhẩn Ctrl+ N.

Cách 2: Nhấn biểu tượng Nevv lì^ ưên thanh công cụ.

Cách 3: Chọn Fiỉe => New để mở khung tác vụ New Presentation.

35

< •

J New Presẹntatioirầ^

[ j Bíankpresentation ] @ Prom design template

Frofĩì AutoContent wỈ 2 ard

From cxisting presentation

Photo album ,

- Blank presentation: Tạo một bài trinh chiếu ưống.

- From design template: Tạo bài trình chiếu có sẵn mẫu thiết

kế, Pont nền và màu chữ.

- From AutoContent wizard: Tạo bài ừinh chiếu có chi dẫn Wizard.

- From existing presentation Photo album : Tạo bài trình chiếu từ một trình chiếu có sẵn.

Cách lưu m ội bài trình diễn

Cách 1: Nhấn tổ họp phún Cưl + s để mở hộp thoại Save As sau

đó gõ tên của ữình diễn vào hộp File name => Click nút Save (hoặc gõ Enter) Nếu là lưu tiếp trinh diễn thì chi cần nhấn tổ họp phím Cừl + s.

Save As sau đó gõ tên cùa trình diễn vào hộp File name => Click nút Save (hoặc gõ Enter) Neu là lưu tiếp trình diễn thì chỉ cần click chuột vào biểu tượng Save.

Cách 3: Chọn File => Save As.

Trong Save As: Chọn thể loại File íưu trữ.

Web page: Lưu sang dạng Web.

Design Teiĩiplace: Lưu thành khuôn mẫu.

PovverPoint Show: Lưu ờ dạng file.pps (Tự động trình chiếu không cần khòd động PovverPoint).

* Chủ ỷ :

- Polder mặc định để lưu các file trình diễn là My Documents

Bạn có thể thay đổi folder mặc định trong hộp thoại Options.

- Khi luii lần đầu tiên: Thực hiện cách lưu tuỳ ý.

- Khi lưu tiếp bài trình điền (vẫn giữ nguyên tên file): Thực hiện cách 2 hoặc chì nhấn Ctrl + s.

- Khi lưu với tên khác, dạng khác: Thực hiện lưu cách 3.

2.2 H ọc nhanh cách tạo một trình diễn (Slide)

Tạo m ột trình diễn bằng cách sử dụng kiểu m ẫu th iết k ế

Phương pháp này cho phép bạn bổ sung các Slide và nội dung của riêng mình nhưng vẫn giữ được khuôn mẫu.

Để truy cập hộp thoại này, trong PovverPoint chọn menu File

=> New Sau đó chọn From Design Templates ưong khung tác vụ New Presentation;

^omdeskriité. _

Ể3 • ềrcm íỊtoContảt Ỉ¥B’.

ố;- ■ ■ •

ỆỉịSị prâsisntiạ

Design sẽ xuất hiện bên phải màn hình chứa các định dạng có sẵn của các Slide:

37

' C |tỉ Coỉor S d ie m e s '; ( i i i A níínôtlco S chernes

I Apphr a deflgn kem plate:

Chọn kiểu mẫu bạn muốn sừ dụng, hộp Preview sẽ hiển thị hình thức cho phép bạn xem trước kiểu mẫu đó.

Sau khi lựa chọn được kiểu mẫu phù hợp click nút OK để sử dụng kiểu mẫu được chọn.

# 4 ầi

•ygy*.acỊ 3 v?tr:- \ ĩ : ỉ :' ' '

Sau khi chọn được kiểu mẫu bạn có thể chọn một dạng trình bày

mà bạn muốn sử dụng trong Slide của mình trong bằng cách vào menu Pormat => Slide Layout để mờ khiuig tác vụ Slide Layout.

Bạn cũng có thể tạo các kiểu mẫu thiết kế cùa riêng mình và lưu chúng để sử đụng về sau Để lưu một trình diễn như một kiểu mẫu ứiiết kế, chọn Design Template trong mục Save As Type của hộp thoại Save As.

Tạo mộí trình diễn bằng cách sử dụng AuioConíent IViiord

Tính năng này cho phép bạn chọn kiểu mẫu thiết kế phù hợp với trình diễn cùa mình, đồng thời cung cấp cho bạn những gọd ý

về nội dung và cách trình bày Slìde Sử dụng AutoContent Wizard

có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và cung câp sự hỗ trợ thiết kê nếu như bạn không biết thiết kế.

39