Ebook Tự học Excel 2003 trong 10 tiếng: Phần 2

Nhấp vào biểu tượng để bật thư viện chứa hình ảnh đồ hoạ, nhấp đôi vào hình thích hỢp để đưa ra bảng tính.... Nhấp vào.[r]

Tiếng thứ 6:

HÌNH ẢNH VÀ BIỂU Đồ TRONG EXCEL 2003

1 CHÈN HÌNH ẢNH VÀO BẢNG TÍNH

Thanh công cụ Dravving

Hình 6.1

•

- Draw: một Menu hiến thị khi bạn nhấp chọn công cụ này, các lệnh trong Menu này dùng để xử lý các tuỳ chọn cho các đỐì tưỢng hình ảnh mà bạn đã tạo ra trên trang bảng tính.

■ ấoup

LNfoup Regroi^

Order

Siap íìỊụdge

âlign or Distituté Rotate or F>e Reroite Ccrmctors

Ỡtange AiAoSh^

Hình 6.2

- Select Objects: Khi nhấp vào biểu tượng này thì con trỏ trỏ thành công cụ để chọn đôl tượng đồ hoạ.

- AutoShapes: Nhấp vào nút này để bật Menu, trong Menu hiển thị các Menu con Các Menu con này chứa đựng các hình dạng vẽ có sẵn.

Connectors >

Basic Shapes BlockAưovvs >

Stars and Banners >

Callouts >

More AutoShapes

+ Line: Dùng để vẽ một đường thẳng.

+ Arrow: Dùng để vẽ một đường thẳng có mũi tên và đầu mũi tên xuất hiện ỏ điểm cuối của con chuột trong khi vẽ.

+ Recbanngle: Dùng để vẽ một hình chữ nhật, hình vuông + Oval: Dùng để vẽ một hình Elip hay hình tròn.

+ Text Box: Dùng để tạo khung chữ tự do, bạn có thể đặt khung này bất kỳ nơi đâu trong bảng tính.

- Word Art: Nhấp vào biểu tượng này để bật hộp thoại Word Art Trong hộp thoại có các kiểu chữ có sẵn, bạn có thể chọn cho mình một kiểu chữ thích hỢp để trang trí cho bảng tính.

WordArl Gailery

Select a ^ô-dArtỉtyie: ~

ụ , • v,,V :> ỉU p

m-ề

—Ị P - ^

O K 3C C ancel

Hình 6.4

- Insert Diagram: Dùng để vẽ lưu đồ, nhấp vào biểu

tưỢng này để bật hộp thoại Diagram Gallery (hình 6.5), trong hộp thoại này hãy chọn một kiểu lưu đồ thích hỌp để đưa ra bảng tính.

Diagram Gallery Select a ỉỉa^am type:

\ ỉ ,o

Hình 6.5

- Chp Art: Cho phép bạn chèn hình ảnh có sẵn vào bảng

tính Nhấp vào biểu tượng để bật thư viện chứa hình ảnh đồ hoạ, nhấp đôi vào hình thích hỢp để đưa ra bảng tính.

Hình 6.6

- Insert Picture: ngoài những hình ảnh có sẵn của

chương trình, bạn cũng có thể chèn hỉnh ảnh bất kỳ nhò tùy chọn này Khi đó một hộp thoại sẽ xuất hiện đê bạn tìm đường dẫn đến file hình ảnh mà bạn cần chèn.

I n ^ r t P ictu re

u « k |n ; Q Ptrtưe

MyRecent

Documents

D m ỉ « o p

ị ỳ

MyOoajrDents

9 ^

MyCcmputer

s

MyNetwofk

Ptoces

3 ® 'dl(Cl X

coffaeheartJtn

Neoame:

- Fill Color: Dùng để tô màu cho đối tưỢng đồ hoạ Nhấp vào biểu tượng để bật bảng màu, chọn một màu hay chọn màu bằng hiệu ứng khác trong bảng màu.

NoPill

1^ Q H B I

Hình 6.8

- Line Color: bạn tô màu cho đốì tượng là đường được

tạo bởi công cụ vẽ, chẳng hạn như các đưòng bao quanh Nhấp vào biểu tượng để bật bảng màu, chọn một màu hay chọn bằng hiệu ứng khác trong bảng màu.

■ ■ ■ ■ ■ ■

mqmm

□

Mpre U ie C olors

E a tte m e đ L á ie s ,.

Hình 6.9

- Pont Color: tô màu cho đõi tưỢng dạng chữ Nhấp vào

biểu tưỢng này để bật bảng màu, chọn một màu thích hỢp trong bảng màu.

Hình 6.10

- Line Style: Biểu tượng này cho phép bạn chọn kiểu và

độ dày cho đối tượng vẽ các đường cong hay đưòng thẳng.

vs.pt

1 pt -

l 'A p t -

2<Apt-

3 p t ■

4 ’A p ti

6 p t ■

3 p t ■

4'Apt‘

4'A pt>

6 p t !

[loroLinos.,

H inh6.ll

- D ash Style: Nhấp vào biểu tưỢng này bạn có thể chọn

các kiểu đường gạch chấm cho đốỉ tượng vẽ.

Hình 6.12

- ArRovv Style: chọn các kiểu mũi tên cho đổỉ tưọng vẽ các đường thẳng.

tiịí

■< r ‘>íi^ ■"

fíftín'Ti|.iriiWii*

MÓre ArrowsT

Hình 6.13

- Shadow Style: tạo ra bóng đổ cho đối tưỢng vẽ Nhấp

vào biểu tượng để bật danh sách các kiểu bóng đổ, chọn kiểu bóng đổ trực tiếp hay tuỳ biến bóng đổ bằng cách nhấp vào Shadow Setting để điều chỉnh bóng đổ.

v m - ữ S ỉ

D l õ c i c k l l a ■ p s

■ ■ u y Ị

.^ iack H A fS ettin g s, i

Hình 6.14

3- D Style: tạo dạng không gian 3 chiều cho đôi tượng.

ĩtiỊfíỀI^L Ii}^i»();j)iiiyp»

■•'^E^êtóngs ? ^

Hình 6.15

2 LÀM VIỆC VỚI BIỂU ĐỒ TRONG BẢNG TÍNH

Tạo nhanh biểu đồ bằng phím F11

- Bật bảng tính chứa dữ liệu cần tạo biểu đồ.

- Lựa chọn những dữ liệu cần thiết để tạo biểu đồ, như các tiêu đề theo dòng, cột và dữ liệu cần minh hoạ.

- Nhấn phím F l l , lập tức biểu đồ được thể hiện trong một bảng tính có tên Chart.

Tạo biểu đồ bằng lệnh

- Bật bảng tính chứa dữ liệu cần tạo biểu đồ.

- Lựa chọn những dữ liệu cần thiết để tạo biểu đồ như: các tiêu đề theo dòng, cột và dữ liệu minh họa.

- Bật hộp thoại Chart Wizard- Setp of 4- Chart Type bằng thực đơn Bar vào InsertXChart

Hoặc bạn nhấp vào biểu tượng Chart Wizard(*») trê thanh công cụ Sbạnndard để mỏ hộp thoại Chart Winzarc

Chart Wizard - Stcp 1 oí 4 - Chart Type

s ta n d v d Types

ơ » artty p e:

Custom Types I

Chart sub-type:

lỉiỊ

£ B a r

^une

o Pie I^X Y CScatter)

^ Area

Q DoughnA

Ị^Radar

m Surface

•2 Bubble

II

m

SiBtered Coàam ComparK valuei acrOK :atagor1eỉ.

P reM an d H o ld to a ax S am p b

I Cancel I ' i s ă ĩ ' ị gnish

Hình 6.16

Tab stanndard

- Chart type:

loại biểu đồ có sẵn

+ XY(Scatter):

+ Doughnut :

Types

Trong khung này chứa danh sách cá

mà chương trình cung cấp cho bạn Biểu đồ dạng cột.

Biểu đồ dạng thanh.

Biểu đồ dạng đường kẻ.

Biểu đồ dạng hình tròn.

Biểu đồ XY(phân tán).

Biểu đồ vùng.

Biểu đồ hình vành khuyên.

Biểu đồ hình ra da (theo tia).

+ Surface : Biểu đồ nicit dạng 3- D.

- Chart Sub- type: Biểu diễn từng biểu đồ cụ thể trong mỗi danh mục.

- Press and Hold to View Sample: Cho phép bạn xem trước kết quả.

Tab Custom Types

Khi chọn xong một kiểu biểu đồ chuẩn trong nhãn Sbạnndard Types và chuyển qua nhãn Custom Types, ỏ đây bạn có thể chọn các thay đổi khác như nền, màu sắc hay kiểu Pont chữ cho biểu đồ.

Sau chọn xong các chức năng vừa ý, nhấp Next để tiếp tục công việc tạo biểu đồ.

- Sau nhấp Next.

ChArl - Step ? of 4 - Charl Smirce n^ta

c-«1 1 1 ««•* il »»»

Hình 6.17

+ Tab Data Range.

Data Range : Nếu trong bước 2 bạn đã chọn dữ liệu đó

sẽ xuất hiện ỏ khung Data Range.

+ Ediung Series in: Cho phép bạn hiển thị dữ liệu theo dòng hay cột

+ Tab Series:

Series: Trong khung này hiển thị các cột dữ liệu chứa sô", có hai nút Add và Remove cho phép bạn cộng thêm hay bớt đi cột, để tham gia vào tính toán lập nên biểu đồ.

Name: Cho bạn biết ô đầu của cột được chọn ở khung Series, và nội dung của ô nãy sẽ hiển thị lên khung chú thích của biểu đồ.

Values: Cho bạn biết khốĩ ô của cột được chọn ở khung Series, bạn có thể giới hạn lại các ô này.

Category (X) axis labels: Khung này chứa sô" thứ tự và chuỗi hiển thị lên biểu đồ để biết cột này là nhãn gì, bạn có thể thay đổi để quyết định nhãn nào được hiển thị lên biểu đồ Nhấp Next để tiếp tục công việc tạo biểu đồ.

Chú ý: Bạn có th ể quay ngược lại bước trước bằng cách: nhấp vào nút Back trên hộp thoại Nếu không muốn tiếp tục công việc tạo đ ồ thị nửa, hãy nhấp Cancel đ ểh u ỷ bỏ.

- Sau khi nhấp Next hộp thoại tiếp theo xuất hiện:

C hart W izard - S(ep 3 of 4 • Chart Optians

rgridÌnM"! Uọand f lãbãb I p<ũ Tề^ ì

ChạrtBbr

gn

^.<r>đ (Vi *aK

Hình 6.18

Tab Tỉtles

+ Chart Title: Dùng để tạo tiêu đề cho biểu đồ.

+ Category (X) Axis: Cho phép bạn nhập chỉ sô" cho trục X.

+ Value (Y) Axis: Cho phép bạn nhập chỉ sô" cho trục Y

Tab Axes

Chart Wizard - Step 3 of 4 - Chart Options

TìdBĩ |r~to5~1ị G r tđ n e s l lagend I D ataLabab I DataTable j

Prtm aryaxỉs

Q Catogory 0 0 «d$

0 A u to m ab c

O c a te g o r y

o Tìme.scaie

0 íalue (y) axis

Caìcel IỊ <Back B » x t> I Ị

Hình 6.19 + Category (X) Axis: Nhấp chọn chức năng này có

nghĩa cho hiển thị các nhãn trong từng cột của biểu đồ, bỏ chọn thì không hiển thị.

+ Value (Y) Axis: Nhấp chọn chức năng này có nghĩa hiển thị các nhãn trong từng dòng của biểu đồ, bỏ chọn tức

là không hiển thị.

Tab G ridlines

+ Category (X) Axis: Cho phép hiển thị hay không hiển thị các đường gạch đứng.

+ Value (Y) Axis: Cho phép hiển thị hay không hiển thị các đường gạch ngang.

Tl t et - Ì Axe$ lÍÃ i» tin i^ i^ọer¥J f o ataU fa ei> Ì& ^

m

-OẼSaỉorợlclhn:

n Mnor orkines

Vdue(Y)ạxìs

^ M e ịỊ Ị grvằnes

r i Wnor oricÌnM

1-ị

■ • í ; •

■■ „• - - í ỉ i 0.*

s

e.t

C aocd [ Ị < Bồdt Hr > I f R n rti

Hình 6.20 Tab Legend

+ Show Legend: Cho phép hiển thị hay không hiển thị bảng chú thích.

+ Bottom: Hiển thị phía dưói ở giữa của biểu đồ.

+ Corner: Hiển thị ở góc trên bên phải của biểu đồ + Top: Hiển thị phía trên ỏ giữa của biểu đồ.

+ Right: Hiển thị bên phải của biểu đồ.

+ Left: Hiển thị bên trái của biểu đồ.

T a b D a ta L a b e ls

Cliart V/i^ard - step 3 ot << Chart Optio

iM C oitm

OS^dnnMi Dcataa-yna

□ídúi , ÌJhlKtft»gế

3

«b( ■ '<■■■

.7."V.

1 i n?i«t g n«> I f 9 » I

Hình 6.22

Label contains:

+ Series Name: Nếu chọn chức năng này thì Excel cho phép hiển thị chữ của dòng đầu trong cột sô".

+ Category Name: Nếu chọn chức năng này thì Excel cho phép hiển thị chữ trong cột đầu.

+ Value: Nếu chọn chức năng này thì Excel cho phép hiển thị giá trị sô" trong cột tham gia vào lập nên biểu đồ.

Separator: Cho phép bạn chọn dấu để ngăn cách khi trong khung Label Conbạnins chọn hai chức năng trở lên.

Lagend Key: Nếu chọn chức năng này thì Excel cho phép hiển thị màu của từng cột trong biểu đồ tương ứng.

Tab D a ta Table

C h art V fi7.atà • S lep 3 of 4 - C hart Optlons

• n d w ~ l f ~ 1 grXnM I Ugan d Ị P itiu b ite ị DiU Tabte^

g tehm* d iU tabM

I.r rI ■ Ị • ỉ ^ h M

-I C«««| l j < a « * K t i » t > ì i B * | '

Hình 6.23

Show Data Table: Excel cho phép hiển thị hai sô' đầu của giá trị tham gia vào lập nên biểu đồ.

Show Legend Key: Excel cho phép hiển thị màu của từng cột có trong biểu đồ.

Chọn xong các chức năng thích hỢp, nhấp Next để tiếp tục.

- Sau khi nhấp Next hộp thoại sau hiện lên màn hình.

Chart W izard - step 4 of 4 - Chart Location

PtaceđMrt:

- 0Asébj er t h:

■" [ Cancel -í < Byk j|' '■ Neìít

_2 _— : - 1

Hình 6.24

Trong hộp thoại này cho phép bạn chọn nơi để hiển thị biểu đồ với hai chức năng sau:

+ As New Sheet: Cho phép bạn tạo biểu đồ ở bảng tính mới và nhập tên vào khung màu trắng kế bên.

+ As Object In: Cho phép bạn tạo biểu đồ ngay trên bảng tính hiện hành và chọn bảng tính ỏ khung k ế bên.

- Nhấp nút Einish trong hộp thoại để tạo biểu đồ.

Định dạng biểu đổ

Điều chỉnh kích thước các thành p h ầ n

- Chọn đốỉ tượng cần di chuyển.

- Nhấp chuột trái vào đối tượng kéo đỉ nơi khác, thả chuột.

- Để điều chỉnh kích thước toàn biểu đồ: Nhấp vào nền trong của biểu đồ, di chuyển chuột vào các nút hình vuông nhỏ trên viền của nền trong, khi thấy xuất hiện mũi tên

hai đầu, nhấp chuột trái kéo để điều chỉnh kích thưốc thích hỢp Kích thưóc của biểu đồ rộng bằng hoặc nhỏ hơn kích thước của nền ngoài.

- Di chuyển toàn bộ biểu đồ: Nhấp vào nền trong của biểu đồ để chọn, nhấp chuột trái vào nền trong của biểu đồ một lần nữa và kéo đi nơi khác, những thành phần nằm trên biểu đồ sẽ di chuyển theo biểu đồ.

Đ ịnh d an g tiêu d ề của biểu đồ

- Nhấp chọn tiêu đề của biểu đồ.

- Bật hộp thoại Format Chart Title để định dạng tiêu

đề chọn một trong các cách sau:

- Từ Menu Bar vào Form at\Selected Chart Title

- Di chuyển chuột đến viền khung trên tiêu đề, nhấp đôi vào biểu đồ Hộp thoại Format Chart Title xuất hiện.

P o rn ia l C h a r t T itle

m

ị pattems ị Pont I Atgnment

Border

-o ỐMt-oni-otic

©Cipne

O cu sto m

style;

Color:

VieHí*:

OshadoM

Automatic

o Autoioatic

© N o n e

■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■

■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■

■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■

■ ■ □ □ ■ ■ ■ B

■ ■ □ ■ ■ ■ ■ ■

l^ample- c Fpơfects

OK Coxel

Hình 6.25

Định dạng nền và đường viền cho tiêu đề, trong nhãn này có các chức năng sau;

- Khung Border: Cho phép định dạng đường viền bao quanh tiêu đề.

- Automatic: Định dạng khung tự động theo mặc định.

- None: Không tạo đường viền.

- Custom: Cho phép bạn lựa chọn theo ý thích với các chức năng sau:

+ Style; Cho phép bạn lựa chọn đường viền Nhấp vào mũi tên hình tam giác để hiển thị danh sách các kiểu đường viền, nhấp chọn một kiểu đường viền thích hỢp + Color: Cho phép bạn chọn màu cho đường viền Nhấp vào mũi tên hình tam giác để hiển thị danh sách màu, nhấp chọn một màu thích hỢp.

+ Weight: Cho phép bạn chọn kiểu chữ đậm hay nhạt cho đường viền Nhấp vào mũi tên hình tam giác để hiển thị danh sách các kiểu đường viền, nhấp chọn một kiểu đường viền đậm hay nhạt thích hỌp.

- Shadow: Dùng để tạo bóng cho khung tiêu đề.

- Khung Sample: Cho bạn xem trưốc kết quả.

- Khung Area; Có tác dụng để định dạng nền cho tiêu đề.

- Nếu chọn chức năng Automatic: Định dạng nền tự động theo mặc định là màu trắng.

- Nếu chọn chức năng None: Không chọn nền cho tiêu đề.

- Trong bảng màu bạn có thể nhấp chọn một màu tuỳ ý Nhấp vào nút Fill Effects để bật hộp thoại Fill Effects

và chọn nền có sẵn trong hộp thoại này.

Tab Pont

Định dạng (Pont chữ, kiểu chữ, cỡ chữ, màu chữ và các chức năng khác có trong hộp thoại) cho tiêu đề.

Tab Pattem

Pattems ỊT Portt I Ị~Ã>gnrnent Ị

^Ang&ar>aNew [S S V D H H H A B m

v Arabic TrarìSDarent

BĩAáìtA y n *

Q Â ir

Bạckground;

Autocnatic 3

A a B b C c Y y 2 z

Effect$ — -

-□ SbHSBthrough

□ supsrsoipt

□ sitecript

Q Au^o scaỉe

Thisisa TrueType font The$arnefontvNÌbeusedonboỉhyourprỉnterand your screen.

[ OK [ Cancel

Hình 6.26 Tab Alignment

Nhãn này cho phép bạn điều chỉnh (canh chữ, xoay chữ và các chức năng khác) cho tiêu đề.

- Chọn các chức năng xong nhấp OK để áp dụng.

Đ inh dan g các cột của biểu đồ

- Nhấp chọn cột của biểu đồ.

- Bật hộp thoại Format Data Series để định dạng các cột, chọn một trong các cách sau:

- Từ Menu Bar vào Form at\Selected Data Series

- Di chuyển chuột đến cột và nhấp đôi vào đó.

rorm at Dãta Scrics

Autometic

Hình 6.28

Tab Patterns: định dạng đường viền bao xung quanh các cột biểu đồ.

Tab Axis: hiển thị các cột chồng lên nhau và chia các giá trị hai bên của biểu đồ, có hai chức năng sau:

Primary Axis; hiển thị các cột riêng lẻ, và tính theo một giá trị bên trái của biểu đồ.

Secondary Axis: hiển thị các cột chồng lên nhau, và tính theo hai giá trị ỏ hai bên của biểu đồ.

Tab Data Labels: thêm dữ liệu vào trên đầu cột Nhãn này tương tự trong phần tạo biểu đồ.

Tab Series Order: đổi vị trí của các cột trong biểu đồ Vối các chức năng sau:

Move ưp: đổi dữ liệu từ dưới lên trên (mỗi lần chỉ xuốhg một hàng, xem hiển thị trong khung Series Order), mỗi lần đổi các cột cũng đổi theo.

Move Down: Cho phép đổi dữ liệu từ trên xuông dưới (mỗi lần chỉ xuống một hàng, xem hiển thị trong khung Series Order), mỗi lần đổi các cột cũng đổi theo.

Tab Options: Có tác dụng di chuyển khoảng cách giữa hai cột và giữa các nhóm cột vói nhau Với các chức năng sau:

Overlap: Có tác dụng điều chỉnh khoảng cách giữa các cột trong nhóm, giá trị này nằm trong khoảng từ -100 đến 100.

Gap Width: Có tác dụng điều chỉnh khoảng cách giữa các cột trong biểu đồ, giá trị này nằm trong khoảng từ 0 đến 500.

Sau khi chọn các chức năng xong, nhấp OK để áp dụng.

Đ ịnh d a n g dữ liệu trên các trục

Nhấp vào dữ liệu dưới trục nằm ngang trong biểu đồ Bật hộp thoại Pormat Axis để định dạng cho dữ liệu dưói trục nằm ngang, chọn một trong hai cách sau.

- Từ Menu Bar vào Form at\Selected A xis

- Di chuyển chuột đến dữ hệu dưới trục nằm ngang, nhấp đôi vào đó Hộp thoại Format Axis xuất hiện (hình 6.29).

Tab Patterns: định dạng đường trục đi theo dữ liệu ở khung Lines và các chức năng khác.

Tab Scale: định dạng dữ liệu trên cột đứng hiện lên bên trái hay bên phải của biểu đồ và các chức năng khác.

Tab Pont: định dạng Pont cho dữ liệu.

Tab Number: định dạng kiểu hiển thị của dữ liệu dưổi cột nằm ngang.

Tab Alignment: Nhãn này cho phép bạn điều chỉnh khoảng cách chữ với trục và xoay chữ.