Ebook Tự học Excel 2003 trong 10 tiếng: Phần 2

Nối tiếp phần 1 của ebook Tự học Excel 2003 trong 10 tiếng tiếp tục trình bày các nội dung chính sau: Hình ảnh và biểu đồ trong Excel 2003, các loại hàm trong Excel, bảng ghi và làm việc với bảng ghi trên Excel, kết hợp Excel với các chương trình khác, hướng dẫn cách cài đặt Excel 2003 thủ thuật và những thắc mắc khi sử dụng Excel 2003. Mời các bạn cùng tham khảo.

■ ấoup

LNfoup Regroi^

Order Siap íìỊụdge âlign or Distituté Rotate or F>e Reroite Ccrmctors

Ỡtange AiAoSh^

Hình 6.2

- Select Objects: Khi nhấp vào biểu tượng này thì con trỏ trỏ thành công cụ để chọn đôl tượng đồ hoạ.

- AutoShapes: Nhấp vào nút này để bật Menu, trong Menu hiển thị các Menu con Các Menu con này chứa đựng các hình dạng vẽ có sẵn.

+ Text Box: Dùng để tạo khung chữ tự do, bạn có thể đặt khung này bất kỳ nơi đâu trong bảng tính.

- Word Art: Nhấp vào biểu tượng này để bật hộp thoại Word Art Trong hộp thoại có các kiểu chữ có sẵn, bạn có thể chọn cho mình một kiểu chữ thích hỢp để trang trí cho bảng tính.

- Insert Diagram: Dùng để vẽ lưu đồ, nhấp vào biểu

tưỢng này để bật hộp thoại Diagram Gallery (hình 6.5), trong hộp thoại này hãy chọn một kiểu lưu đồ thích hỌp để đưa ra bảng tính.

- Chp Art: Cho phép bạn chèn hình ảnh có sẵn vào bảng

tính Nhấp vào biểu tượng để bật thư viện chứa hình ảnh đồ hoạ, nhấp đôi vào hình thích hỢp để đưa ra bảng tính.

Hình 6.6

- Insert Picture: ngoài những hình ảnh có sẵn của

chương trình, bạn cũng có thể chèn hỉnh ảnh bất kỳ nhò tùy chọn này Khi đó một hộp thoại sẽ xuất hiện đê bạn tìm đường dẫn đến file hình ảnh mà bạn cần chèn.

- Fill Color: Dùng để tô màu cho đối tưỢng đồ hoạ Nhấp vào biểu tượng để bật bảng màu, chọn một màu hay chọn màu bằng hiệu ứng khác trong bảng màu.

NoPill

1^ Q H B I

Hình 6.8

- Line Color: bạn tô màu cho đốì tượng là đường được

tạo bởi công cụ vẽ, chẳng hạn như các đưòng bao quanh Nhấp vào biểu tượng để bật bảng màu, chọn một màu hay chọn bằng hiệu ứng khác trong bảng màu.

- Pont Color: tô màu cho đõi tưỢng dạng chữ Nhấp vào

biểu tưỢng này để bật bảng màu, chọn một màu thích hỢp trong bảng màu.

Hình 6.10

- Line Style: Biểu tượng này cho phép bạn chọn kiểu và

độ dày cho đối tượng vẽ các đường cong hay đưòng thẳng.

- D ash Style: Nhấp vào biểu tưỢng này bạn có thể chọn

các kiểu đường gạch chấm cho đốỉ tượng vẽ.

Hình 6.12

- ArRovv Style: chọn các kiểu mũi tên cho đổỉ tưọng vẽ các đường thẳng.

- Shadow Style: tạo ra bóng đổ cho đối tưỢng vẽ Nhấp

vào biểu tượng để bật danh sách các kiểu bóng đổ, chọn kiểu bóng đổ trực tiếp hay tuỳ biến bóng đổ bằng cách nhấp vào Shadow Setting để điều chỉnh bóng đổ.

•iĩ No S h a d o w

v m - ữ S ỉ

D l õ c i c k l l a ■ p s

■ ■ u y Ị

.^ iack H A fS ettin g s, i

Hình 6.14

3- D Style: tạo dạng không gian 3 chiều cho đôi tượng.

ĩtiỊfíỀI^L Ii}^i»();j)iiiyp»

■•'^E^êtóngs ? ^

Hình 6.15

2 LÀM VIỆC VỚI BIỂU ĐỒ TRONG BẢNG TÍNH

Tạo nhanh biểu đồ bằng phím F11

- Bật bảng tính chứa dữ liệu cần tạo biểu đồ.

- Lựa chọn những dữ liệu cần thiết để tạo biểu đồ, như các tiêu đề theo dòng, cột và dữ liệu cần minh hoạ.

- Nhấn phím F l l , lập tức biểu đồ được thể hiện trong một bảng tính có tên Chart.

Tạo biểu đồ bằng lệnh

- Bật bảng tính chứa dữ liệu cần tạo biểu đồ.

- Lựa chọn những dữ liệu cần thiết để tạo biểu đồ như: các tiêu đề theo dòng, cột và dữ liệu minh họa.

- Bật hộp thoại Chart Wizard- Setp of 4- Chart Type bằng thực đơn Bar vào InsertXChart

Hoặc bạn nhấp vào biểu tượng Chart Wizard(*») trê thanh công cụ Sbạnndard để mỏ hộp thoại Chart Winzarc

Chart Wizard - Stcp 1 oí 4 - Chart Type

Trong khung này chứa danh sách cá

mà chương trình cung cấp cho bạn Biểu đồ dạng cột.

+ Surface : Biểu đồ nicit dạng 3- D.

Tab Custom Types

Khi chọn xong một kiểu biểu đồ chuẩn trong nhãn Sbạnndard Types và chuyển qua nhãn Custom Types, ỏ đây bạn có thể chọn các thay đổi khác như nền, màu sắc hay kiểu Pont chữ cho biểu đồ.

Sau chọn xong các chức năng vừa ý, nhấp Next để tiếp tục công việc tạo biểu đồ.

- Sau nhấp Next.

ChArl - Step ? of 4 - Charl Smirce n^ta

c-«1 1 1 ««•* il »»»

Hình 6.17

+ Tab Data Range.

Data Range : Nếu trong bước 2 bạn đã chọn dữ liệu đó

sẽ xuất hiện ỏ khung Data Range.

+ Ediung Series in: Cho phép bạn hiển thị dữ liệu theo dòng hay cột

+ Tab Series:

Series: Trong khung này hiển thị các cột dữ liệu chứa sô", có hai nút Add và Remove cho phép bạn cộng thêm hay bớt đi cột, để tham gia vào tính toán lập nên biểu đồ.

Name: Cho bạn biết ô đầu của cột được chọn ở khung Series, và nội dung của ô nãy sẽ hiển thị lên khung chú thích của biểu đồ.

Values: Cho bạn biết khốĩ ô của cột được chọn ở khung Series, bạn có thể giới hạn lại các ô này.

Category (X) axis labels: Khung này chứa sô" thứ tự và chuỗi hiển thị lên biểu đồ để biết cột này là nhãn gì, bạn có thể thay đổi để quyết định nhãn nào được hiển thị lên biểu đồ Nhấp Next để tiếp tục công việc tạo biểu đồ.

Chú ý: Bạn có th ể quay ngược lại bước trước bằng cách: nhấp vào nút Back trên hộp thoại Nếu không muốn tiếp tục công việc tạo đ ồ thị nửa, hãy nhấp Cancel đ ểh u ỷ bỏ.

- Sau khi nhấp Next hộp thoại tiếp theo xuất hiện:

C hart W izard - S(ep 3 of 4 • Chart Optians

Tab Tỉtles

+ Chart Title: Dùng để tạo tiêu đề cho biểu đồ.

+ Category (X) Axis: Cho phép bạn nhập chỉ sô" cho trục X.

+ Value (Y) Axis: Cho phép bạn nhập chỉ sô" cho trục Y

Tab Axes

Chart Wizard - Step 3 of 4 - Chart Options

TìdBĩ |r~to5~1ị G r tđ n e s l lagend I D ataLabab I DataTable j

nghĩa cho hiển thị các nhãn trong từng cột của biểu đồ, bỏ chọn thì không hiển thị.

+ Value (Y) Axis: Nhấp chọn chức năng này có nghĩa hiển thị các nhãn trong từng dòng của biểu đồ, bỏ chọn tức

Tl t et - Ì Axe$ lÍÃ i» tin i^ i^ọer¥J f o ataU fa ei> Ì& ^

+ Show Legend: Cho phép hiển thị hay không hiển thị bảng chú thích.

+ Bottom: Hiển thị phía dưói ở giữa của biểu đồ.

+ Corner: Hiển thị ở góc trên bên phải của biểu đồ + Top: Hiển thị phía trên ỏ giữa của biểu đồ.

+ Right: Hiển thị bên phải của biểu đồ.

+ Left: Hiển thị bên trái của biểu đồ.

□ídúi , ÌJhlKtft»gế

C h art V fi7.atà • S lep 3 of 4 - C hart Optlons

• n d w ~ l f ~ 1 grXnM I Ugan d Ị P itiu b ite ị DiU Tabte^

g tehm* d iU tabM

I.r rI ■ Ị • ỉ ^ h M

-I C«««| l j < a « * K t i » t > ì i B * | '

Hình 6.23

Show Data Table: Excel cho phép hiển thị hai sô' đầu của giá trị tham gia vào lập nên biểu đồ.

Show Legend Key: Excel cho phép hiển thị màu của từng cột có trong biểu đồ.

Chọn xong các chức năng thích hỢp, nhấp Next để tiếp tục.

- Sau khi nhấp Next hộp thoại sau hiện lên màn hình.

Chart W izard - step 4 of 4 - Chart Location

- Nhấp chuột trái vào đối tượng kéo đỉ nơi khác, thả chuột.

- Để điều chỉnh kích thước toàn biểu đồ: Nhấp vào nền trong của biểu đồ, di chuyển chuột vào các nút hình vuông nhỏ trên viền của nền trong, khi thấy xuất hiện mũi tên

hai đầu, nhấp chuột trái kéo để điều chỉnh kích thưốc thích hỢp Kích thưóc của biểu đồ rộng bằng hoặc nhỏ hơn kích thước của nền ngoài.

- Di chuyển toàn bộ biểu đồ: Nhấp vào nền trong của biểu đồ để chọn, nhấp chuột trái vào nền trong của biểu đồ một lần nữa và kéo đi nơi khác, những thành phần nằm trên biểu đồ sẽ di chuyển theo biểu đồ.

Đ ịnh d an g tiêu d ề của biểu đồ

- Nhấp chọn tiêu đề của biểu đồ.

- Bật hộp thoại Format Chart Title để định dạng tiêu

đề chọn một trong các cách sau:

- Từ Menu Bar vào Form at\Selected Chart Title

- Di chuyển chuột đến viền khung trên tiêu đề, nhấp đôi vào biểu đồ Hộp thoại Format Chart Title xuất hiện.

Định dạng nền và đường viền cho tiêu đề, trong nhãn này có các chức năng sau;

- Khung Border: Cho phép định dạng đường viền bao quanh tiêu đề.

- Automatic: Định dạng khung tự động theo mặc định.

- None: Không tạo đường viền.

- Custom: Cho phép bạn lựa chọn theo ý thích với các chức năng sau:

+ Style; Cho phép bạn lựa chọn đường viền Nhấp vào mũi tên hình tam giác để hiển thị danh sách các kiểu đường viền, nhấp chọn một kiểu đường viền thích hỢp + Color: Cho phép bạn chọn màu cho đường viền Nhấp vào mũi tên hình tam giác để hiển thị danh sách màu, nhấp chọn một màu thích hỢp.

+ Weight: Cho phép bạn chọn kiểu chữ đậm hay nhạt cho đường viền Nhấp vào mũi tên hình tam giác để hiển thị danh sách các kiểu đường viền, nhấp chọn một kiểu đường viền đậm hay nhạt thích hỌp.

- Shadow: Dùng để tạo bóng cho khung tiêu đề.

- Khung Sample: Cho bạn xem trưốc kết quả.

- Khung Area; Có tác dụng để định dạng nền cho tiêu đề.

- Nếu chọn chức năng Automatic: Định dạng nền tự động theo mặc định là màu trắng.

- Nếu chọn chức năng None: Không chọn nền cho tiêu đề.

- Trong bảng màu bạn có thể nhấp chọn một màu tuỳ ý Nhấp vào nút Fill Effects để bật hộp thoại Fill Effects

và chọn nền có sẵn trong hộp thoại này.

Tab Pont

Định dạng (Pont chữ, kiểu chữ, cỡ chữ, màu chữ và các chức năng khác có trong hộp thoại) cho tiêu đề.

Tab Pattem

Pattems ỊT Portt I Ị~Ã>gnrnent Ị

Nhãn này cho phép bạn điều chỉnh (canh chữ, xoay chữ và các chức năng khác) cho tiêu đề.

- Chọn các chức năng xong nhấp OK để áp dụng.

Đ inh dan g các cột của biểu đồ

- Nhấp chọn cột của biểu đồ.

- Bật hộp thoại Format Data Series để định dạng các cột, chọn một trong các cách sau:

- Từ Menu Bar vào Form at\Selected Data Series

- Di chuyển chuột đến cột và nhấp đôi vào đó.

rorm at Dãta Scrics

Move ưp: đổi dữ liệu từ dưới lên trên (mỗi lần chỉ xuốhg một hàng, xem hiển thị trong khung Series Order), mỗi lần đổi các cột cũng đổi theo.

Move Down: Cho phép đổi dữ liệu từ trên xuông dưới (mỗi lần chỉ xuống một hàng, xem hiển thị trong khung Series Order), mỗi lần đổi các cột cũng đổi theo.

Tab Options: Có tác dụng di chuyển khoảng cách giữa hai cột và giữa các nhóm cột vói nhau Với các chức năng sau:

Overlap: Có tác dụng điều chỉnh khoảng cách giữa các cột trong nhóm, giá trị này nằm trong khoảng từ -100 đến 100.

Gap Width: Có tác dụng điều chỉnh khoảng cách giữa các cột trong biểu đồ, giá trị này nằm trong khoảng từ 0 đến 500.

Sau khi chọn các chức năng xong, nhấp OK để áp dụng.

Đ ịnh d a n g dữ liệu trên các trục

Nhấp vào dữ liệu dưới trục nằm ngang trong biểu đồ Bật hộp thoại Pormat Axis để định dạng cho dữ liệu dưói trục nằm ngang, chọn một trong hai cách sau.

- Từ Menu Bar vào Form at\Selected A xis

- Di chuyển chuột đến dữ hệu dưới trục nằm ngang, nhấp đôi vào đó Hộp thoại Format Axis xuất hiện (hình 6.29).

Tab Patterns: định dạng đường trục đi theo dữ liệu ở khung Lines và các chức năng khác.

Tab Scale: định dạng dữ liệu trên cột đứng hiện lên bên trái hay bên phải của biểu đồ và các chức năng khác.

Tab Pont: định dạng Pont cho dữ liệu.

Tab Number: định dạng kiểu hiển thị của dữ liệu dưổi cột nằm ngang.

Tab Alignment: Nhãn này cho phép bạn điều chỉnh khoảng cách chữ với trục và xoay chữ.

Chọn các chức năng xong nhấp Ok đê áp dụng.

Định dan g dữ liệu trên các cột của biểu thức

Nhấp chọn dữ liệu trên cột của biểu đồ.

Bật hộp thoại Format Data Labels để định dạng dữ hệu.

- Từ Menu Bar vào Form at\Selected Data Labels Hoặc di chuyển chuột đến dữ liệu trên cột và nhấp đôi Hộp thoại Format Data Labels xuất hiện (hình 6.30).

Tab Patterns: định dạng đường bao quanh dữ liệu trên các cột trong biểu đồ

Tab Font, Number, Alignment: định dạng dữ liệu trên các cột của biểu đồ như: định dạng Pont, định dạng kiểu hiển thị và định dạng chữ xoay

Pormat Data Labels

ị P a tte m s lị Pont j NunrỀier I Alignmerrt I

Chọn các chức năng xong nhấp Ok để hoàn tất.

Đ ịnh d ạn g các dường gión g trong biểu đồ

- Nhấp chọn đường gióng.

- Bật hộp thoại Pormat Gridlines để định dạng đưòng gióng bằng cách di chuyển chuột đến đường gióng và nhấp đôi vào đó Khi đó hộp thoại Format Gridlines xuất hiện (hình 6.31).

Tab Patterns: định dạng nhU: Kiểu, màu và kích cỡ cho đường gióng.

Tab Scale: định dạng kích cỡ đường gióng, kiểu hiển thị cột biểu đồ ngược hay thuận Với các chức năng sau.

Minimum: chỉ định sô" bắt đầu của toạ độ trục.

Formđt Gridlỉnes

Sciíe

II rtỉn e -

Maximum: chỉ định sô" cuốỉ cùng của toạ độ trục.

Major Unit: chỉ định khoảng các giữa hai số trong trục

Values in Reverse Order: Nếu chọn chức năng này biểu đồ sẽ bị đảo ngược và tăng lên theo sô" trong chức năng Major Unit.

Category (X) Axis Crosses at Maximum Value: Nếu chọn chức năng này biểu đồ sẽ bị đảo ngược và giữ nguyên các sô" liệu như cũ.

- Sau khu chọn các chức năng xong, nhấp OK để áp dụng.

Đ ịnh d a n g bảng chú thích

- Nhấp chọn bảng chú thích.

- Bật hộp thoại Format Legend để định dạng bảng chú thích, chọn một trong các các sau;

- Từ Menu Bar vào Form at\Selected Legend

- Di chuyển chuột đến bảng chú thích và nhấp đôi vào

đó Hộp thoại Format Legend xuất hiện.

- Sau khi chọn các chức năng xong, nhấp OK để áp dụng.

Đ ịnh d an g nền ngoài của biểu đồ

- Nhấp trái chuột vào nền ngoài của biểu đồ để chọn.

- Bật hộp thoại Pormat Chart Area để định dạng nền ngoài của biểu đồ, chọn một trong các cách sau:

- Từ Menu Bar vào Form at\Selected Chart Area

- Di chuyển chuột ra nền ngoài của biểu đồ và nhấp đôi vào đó Hộp thoại Format Chart Area xuất hiện.

Tab Pont: định dạng Pont chữ cho toàn bộ biểu đồ bất

kỳ nơi nào trên biểu đồ.

- Sau khi nhấp chọn các chức năng xong, nhấp OK để

áp dụng.

Đ ỉnh d an g nền trong của biểu đồ

- Nhấp trái chuột vào nền trong của biểu đồ để chọn.

- Bật hộp thoại Format Plot Area để định dạng nền trong của biểu đồ, chọn một trong các cách sau:

- Từ Menu Bar vào Form at\Selected Plot Area

- Di chuyển chuột vào khoảng trốhg của nền trong và nhấp đôi vào đó Hộp thoại Format Plot Area xuất hiện.

Tab Patterns: định dạng đường viền xung quanh nền trong và màu nền trong của biểu đồ.

- Sau khi chọn các chức năng xong, nhấp OK để áp dụng.

Bỏ bớt hay thêm dữ liệu vào biểu đổ

- Nhấp chuột vào biểu đồ để chọn biểu đồ đó.

- Từ Menu Bar vào ChartXSource D ata hộp thoại Source Data xuất hiện.

Hình 5.35 Tab D ata Range

+ Data Range: Hiển thị dữ liệu cũ tham gia vào lập

nên biểu đồ Từ khung này bạn có thể thêm hay bớt vùng

dữ liệu tham gia vào để lập nên biểu đồ, bằng cách nhấp chuột trái vào khung Data Range và nhập lại các địa chỉ ô + Series In: Cho phép bạn thay đổ cách hiển thị dữ liệu theo dòng hay cột.

T ab S e rie s

Hình 6.36

+ Series: Hiển thị các cột dữ liệu chứa sô', có hai nút Add và Remove cho phép bạn thay đổi thêm hay bớt đi cột tham gia vào tính toán lập nên biểu đồ.

+ Name: thay đổi đầu của cột được chọn ồ khung Series, và nội dung của ô này sẽ hiển thị lên khung chú thích của biểu đồ.

+ Values: thay đổi khốỉ ô (khốỉ ô này là chứa sô' tham gia vào tính toán và lập nên biểu đồ) của cột được chọn ở khung Series, bạn có thể giói hạn lại các ô này.

+ Categóry (X) Axis Labels: thay đổi sô' thứ tự và chuỗi để

đổi để quyết định nhãn nào đưọc hiển thị lên biểu đồ.

- Nhấp OK để chấp nhận những thay đổi.

T iế n g th ứ 7;

CÁC LOẠI HÀM TRONG EXCEL

1 CÔNG THỨC TRONG EXCEL

Một công thức luôn có dạng tổng quát như sau:

- Công thức chỉ có các hàm: Loại công thức này sử dụng các hàm trong Excel.

- Công thức tổng quát: Thành phần của các loại công thức này bao gồm các hàm, các phép toán, sốj ký tự, ô địa chỉ.

2 Khái niệm cơ bản vể hàm trong Excel

Hàm là một công thức được định nghĩa sẵn trong Excel nhằm thực hiện một chức năng tính toán riêng biệt nào đó Trong quá trình tính toán và xử lý đôi khi các hàm

do Excel cung cấp không đáp ứng được vì vậy bạn có thể viết ra những hàm mối thích hỢp cho riêng mình.

Các nhóm hàm trong Excel

Nhóm hàm P in a n cia l (tà i chính)

Nhóm hàm này cung cấp cho bạn các hàm nhằm tính toán về mặt tài chính như: tính tiền đầu tư, tính tiền lợi nhuận.

Nhóm hàm D ate & Time (ngày th án g và thời gian).

Nhóm hàm này cung cấp cho bạn các hàm nhằm tính toán về thòi gian giữa hai mốc ngày, đổi một ngày sang dạng sô".,.

Nhóm hàm M ath & Trig (toán hoc và lượng giác).

Nhóm hàm này cung cấp cho bạn các hàm nhằm tính toán về toán học và kỹ thuật căn bản.

Nhóm hàm S b a n tistic a l (thống kê)

Nhóm hàm này cung cấp cho bạn các hàm nhằm tính toán về thống kê như tính toán xác suất

Nhóm hàm Lookup & Reference (tỉm kiếm và tham chiếu)

Nhóm hàm này cung cấp cho bạn những thông tin về bảng tính như: trả về sô"cột của một tham chiếu

Nhóm hàm D aT abase (cơ sỏ dữ liệu)

Nhóm hàm này cung cấp cho bạn các hàm nhăm trỢ giúp những thông tin về cơ sỏ dữ liệu chẳng hạn: Tính giá trị nhỏ nhất và lớn nhất trong cơ sỏ dữ liệu

toán các giá trị bằng các biểu thức luận lý dựa trên những điều kiện của bảng tính.

Nhóm hàm Inform atỉon (thông tin)

Nhóm hàm này cung cấp cho bạn các hàm nhằm tính toán và trả về các thông tin chung trong bảng tính.

Cấu trúc chung của hàm

- Tên hàm: Muôn sử dụng một hàm nào đó bạn phải ghi tên hàm đó ra, tên hàm không có khoảng trắng để Excel nhận diện và thực hiện đúng hàm cần dùng.

- Dấu ngoặc đơn b ậ t "(": Sau tên hàm là dấu ngoặc đơn

mở, nó phải được đứng ngay sau tên hàm không được có khoảng trắng.

- Các đốĩ sô" (đốỉ sô" 1, đốĩ sô" 2, ., đốĩ sô"n): Là giá trị hay ô hoặc khối ô được hàm sử dụng, ngoài ra chúng bạn

có thể sử dụng các hàm làm đô"i sô" cho hàm khác hay nói khác đi là hàm lồng nhau, trong Excel cho phép tô"i đa 7 mức hàm lồng nhau.

- Dấu ngoặc đơn đóng ")": Dùng để kết thúc một hàm.

Hộp thoại chứa các hàm trong Excel

Để sử dụng các hàm trong Excel, bạn có thể nhập trực tiếp tên hàm và các đốỉ sô" từ bàn phím, hoặc dùng hộp thoại Insert Eunction.

Từ thực đơn Bar vào InsertX Punction

n Qolumns

W o rk sh ee t

^ c h a r t jSf £ u n c tio n

Nhấp vào Help on this Punction để biết thêm cách sử dụng của hàm.

- Chọn một hàm thích hỢp cần sử dụng, nhấp OK hộp thoại Punction Arguments hiện lên.

- Trong hộp thoại, nhập các thông sôT cần tính toán cho hàm Nếu không muốh nhập trực tiếp trong hộp Punction Arguments, hãy nhấp chuột để đặt điểm chèn tại vị trí bên trong cặp dấu ngoặc và nhập các thông sô" bình thường.

Nhập dữ liệu xong, nhấp OK hay nhấn phím Enter để thực hiện tính toán.

Chú ỷ: Bạn có th ể bật nhanh hộp thoại Insert Punction bằng cách nhấp vào biểu tượng fx trên thanh công thức.

Hiển thị tất cả các công thức trong bảng tính

Hiện các công thức được sử dụn g trong bảng tính

- Chọn Menu Tool\Formabạnuditing\Formula Auditing Mode.

Pormula Auditing

Hình 7.5

- Bỏ hiển thị các công thức trên bảng tính, chọn chức

năng Pormula Auditing mode một lần nữa.

H iển th ị các đường chỉ dẫn

- Chọn ô có công thức.

- Chọn Menu Tool\ Pormula AuditingX Trace Precedents Dùng thanh công cụ Pormula Auditing để tạo đường dẫn Nhấp chọn ô có công thức, nhấp vào biểu tượng Trace Precedents.

Trong ô D I công thức có sử dụng hai ô dữ hệu A l và A2 Trong ô D2 công thức có sử dụng hai ô dữ hệu A2 và C2 Trong ô D3 công thức có sử dụng một ô dữ liệu A3.

Bỏ các đường dẫn

Nhấp chọn ô cần bỏ đường dẫn, trên thanh công cụ

Pormula Auditing kích vào biểu tượng Remove Precedent Arrovvs Hay chọn lệnh Remove Precedent Arrows từ Menu Tool\Formủla Auditing.

3 CÁC HÀM TRONG EXCEL

Nhóm hàm tài chính

Hàm DB

Tính khấu hao cho tài sản sử dụng theo hướng khấu hao

giảm dần cho từng kỳ cố định tại một thòi điểm nhất định.

Cú pháp: =Db(Cost, Salvage, Life, Period, Month) Giải thích;

Cost: Nguyên giá tài sản cô" định.

Salvage: Giá trị còn lại của tài sản đến thòi điểm tình khấu hao.

Life: Thòi hạn sử dụng của tài sản.

Period: Thòi kỳ bạn tính chi phí khấu hao.

Month: Sô" tháng trong năm đầu tiên Nếu bỏ qua mục này thì được hiểu là 12 tháng.

Hàm DDB

Hàm DDB trả về giá trị khấu hao của một tài khoản cho một thòi hạn nhất định bằng cách dùng phương pháp kê" toán giảm gấp đôi.

Cú pháp

=DDB (Cost, Salvage, Life, Period, Pactor)

Giải thích:

Cost: Nguyên giá tài sản cô" định.

Salvage: Giá trị còn lại của tài sản sau khi khấu hao.

Life: Thòi hạn sử dụng của tài sản.

Period: Thòi kỳ bạn tính chi phí khấu hao.

Pactor: Là kiểm soát tỷ suất tính chi phí khấu hao, bỏ đốì sô" này thì Excel mặc định là 2.

Hai mục Life và Period phải được tính cùng thòi điểm chẳng hạn: ngày, tháng hay năm.

H à m P V

Hàm FV tính giá trị tưong lai của một khoản đầu tư.

Giải thích:

Rate: Tỉ lệ lãi suất trong một thòi hạn.

Nper: Là tổng sô" thời hạn thanh toán của một chu kỳ kinh doanh.

Pmt: Là khoản thanh toán cho mỗi thòi hạn (bao gồm vốh và lãi suất) Không thay đổi trong suốt thòi kỳ kinh doanh.

Pv: Giá trị hiện hành của khoản đầu tư Nếu bỏ qua đốỉ sô" này thì mặc định là 0.

Type: Mặc định thòi điểm phải trả Có hai giá trị 1 và 0.

+ Nếu Type=0; Thanh toán vào cuốỉ mỗi thòi điểm.

Per: Thời hạn muốh tìm lãi suất.

và 0.

Nếu Type=l: Thanh toán vào đầu mỗi thòi điểm.

Nếu bỏ qua đô"i này thì Excel hiểu Type=0.

Per: Thòi hạn muốh tìm lãi suất.

Ra te: Lãi suất định kỳ.

Pmt: Là khoản thanh toán cho mỗi thòi hạn (bao gồm vốh

và lãi suất) Không thay đổi trong suốt thòi kỳ kinh doanh Pv: Giá trị niên khoản hiện tại, hay tổng sô" giá trị từ bây giờ để tính cho các khoản thanh toán trong tương lai Khi túủi khoản thanh toán vay, Pv sẽ hiển thị sô" khoản vay.

Fv: Giá trị niên khoảng trong tương lai.

Type; Xác định thòi điểm thanh toán Có hai giá trị 1

và 0.

Nếu Type=l; Thanh toán vào đầu mỗi thòi điểm.

Nếu bỏ qua đốỉ này thì Excel hiểu Type=0.

Rate: Lãi suất định kỳ.

V aluel, Value2 : Là giá trị thanh toán ỏ mỗi kỳ Trong hàm này bạn có thể sử dụng được 29 đối sô".

Ra te: Lãi suất định kỳ.

Pv: Giá trị niên khoản hiện nay Khi tính khoản thanh toán vay, Pv sẽ hiển thị sô" khoản vay.

Fv: Giá trị niên khoảng trong tương lai.

Type; Xác định thời điểm thanh toán Có hai giá trị 1

và 0.

Nếu Type=l: Thanh toán vào đầu mỗi thòi điểm.

Nếu bỏ qua đối này thì Excel hiểu Type=0.

Rate: Lãi suất định kỳ.

Pen: Kỳ hạn tính lãi suất.

Nper: Tổng sô" lần phải chi trả.

Pv: Giá trị niên khoản hiện nay.

Fv: Giá trị niên khoảng trong tương lai

Type: Xác định thời điểm thanh toán Có hai giá trị 1

và 0.

Nếu Type=l: Thanh toán vào đầu mỗi thòi điểm.

Nếu T5T)e=0: Thanh toán vào cuốĩ mỗi thời điểm.

Nếu bỏ qua đốĩ này thì Excel hiểu T}q)e=0.