Kế toán_ Bùi Thị Ngọc Trâm- TH Thị trấn Phùng

Khi cần số liệu minh chứng cho quá trình thực hiện việc sử dụng ngân sách nhà nước của đơn vị thì việc đầu tiên là mở hồ sơ tài chính để lấy số liệu minh chứng, qua đó nó góp phần quyết

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

“NÂNG CAO CÔNG TÁC QUẢN LÝ

HỒ SƠ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN TẠI TRƯỜNG TIỂU HỌC”

Lĩnh vực: Nhân viên

Cấp học: Tiểu học

Tác giả: Bùi Thị Ngọc Trâm

Đơn vị công tác: Trường Tiểu học thị trấn Phùng

Thị trấn Phùng - Huyện Đan Phượng

Chức vụ : Nhân viên kế toán

NĂM HỌC: 2020 - 2021

A ĐẶT VẤN ĐỀ:

I Lý do chọn đề tài

1 Cơ sở lý luận

Công tác tài chính kế toán là một hoạt động mang tính then chốt trong các

cơ quan, đơn vị, tổ chức Hiện nay các đơn vị trường học đã được giao tự chủ về tài chính thì công tác kế toán lại càng đóng một vai trò quan trọng hơn đối với hoạt động của Nhà trường Để công tác quản lý tài chính của đơn vị được đảm bảo thì quản lý tốt hồ sơ chứng từ tài liệu kế toán giữ vị trí cực kỳ quan trọng Bởi lẽ, về bản chất, kế toán là một hoạt động ghi lại những nghiệp vụ kinh tế phát sinh, vì thế hồ sơ, chứng từ sổ sách kế toán được xem là được dùng làm cơ

sở để chứng minh cho việc thu, chi tài chính của đơn vị Khi cần số liệu minh chứng cho quá trình thực hiện việc sử dụng ngân sách nhà nước của đơn vị thì việc đầu tiên là mở hồ sơ tài chính để lấy số liệu minh chứng, qua đó nó góp phần quyết định đến hiệu quả chất lượng công việc của nhân viên Kế toán nói riêng và công tác quản lý tài chính của một đơn vị nói chung

Chứng từ tài chính sổ sách của kế toán là một bằng chứng để chứng minh cho việc sử dụng nguồn ngân sách của đơn vị trong suốt thời gian hoạt động Khi thanh tra, kiểm tra công tác tài chính của một đơn vị thì hồ sơ chứng từ tài chính là minh chứng phản ánh rõ nhất cho việc đơn vị có sử dụng ngân sách được giao có đúng với quy định không, có công khai minh bạch, đúng mục đích, đúng quy định, tiết kiệm hay không

2 Cơ sở thực tiễn:

Với vai trò là một kế toán công tác tại trường Tiểu học Thị trấn Phùng tôi

nhận thấy công tác quản lý hồ sơ chứng từ tài chính của Nhà trường có nhiều ưu điểm, đảm bảo quản quản lưu trữ hồ sơ, chứng từ tài liệu theo đúng quy định của pháp luật, đảm bảo tính minh bạch, công khai và được sắp xếp theo thứ tự

cơ bản Tuy nhiên bên cạnh đó cũng còn tồn tại nhiều hạn chế khiến cho công tác quản lý hồ sơ và tìm kiếm thông tin còn gặp nhiều khó khăn

Xuất phát từ việc nhận thức được tầm quan trọng của hồ sơ chứng từ tài chính trong công tác tài chính kế toán của đơn vị và những hạn chế còn tồn tại trong công tác quản lý hồ sơ chứng từ tại trường Tiểu học Thị trấn Phùng Vì

vậy tôi mạnh dạn chọn đề tài " Nâng cao công tác quản lý hồ sơ chứng từ kế

toán tại trường Tiểu học” để hoàn thiện và nâng caop công tác tài chính kế

toán của đơn vị được thuận lợi hơn và cũng giúp cho bản thân hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao

II Mục đích của đề tài:

- Nâng cao hiệu quả của công tác kế toán tài chính trong trường Tiểu học Thị trấn Phùng Qua đó cũng giúp cho công tác quản lý hồ sơ chứng từ tài chính trong đơn vị được thuận lợi dễ dàng hơn

- Nâng cao hiệu quả trong việc sử dụng nguồn ngân sách được giao tránh gây thất thoát lãng phí, công khai minh bạch, khách quan trong việc sử dụng ngân sách của đơn vị

- Nâng cao nhận thức của bản thân và các đồng chí làm công tác tài chính kế toán và văn thư, thủ quỹ trong các đơn vị về tầm quan trọng của công tác quản lý hồ sơ chứng từ tài chính

III Phạm vi, đối tượng:

- Đối tượng: công tác quản lý hồ sơ chứng từ kế toán

- Phạm vi: tại Trường Tiểu học Thị trấn Phùng

IV Phương pháp nghiên cứu:

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu

- Phương pháp trực quan

- Phương pháp kiểm tra, đánh giá

B GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ

I Thực trạng trong công tác kế toán và quản lý hồ sơ chứng từ, tài liệu kế toán tại Trường Tiểu học Thị trấn Phùng.

1 Đánh giá tình hình chung:

1.1 Thuận lợi:

- Công tác kế toán tại Trường Tiểu học Thị trấn Phùng luôn được sự quan tâm của Ban Giám hiệu Nhà trường, được sự giúp đỡ tận tình từ phòng Tài chính- Kế hoạch huyện và bộ phận chuyên môn của Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Đan Phượng

- Nhân viên làm công tác kế toán được đào tạo đúng chuyên ngành, luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm trong công tác, có ý thức học hỏi bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn, có khả năng ứng dụng công nghệ thông tin trong công việc

- Bộ phận kế toán được trang bị đầy đủ trang thiết bị làm việc: máy tính, máy in riêng biệt, có tính bảo mật và được cài đặt các phần mềm bản quyền chuyên dụng cần thiết

1.2 Khó khăn:

- Có sự chuyển tiếp giữa kế toán tiền nhiệm và kế toán đương nhiệm, cách thức vận hành công việc và phương thức quản lý hồ sơ, chứng từ có sự khác nhau, vì thế việc tìm kiếm các hồ sơ, tài liệu trước đây gặp khá nhiều khó khăn

- Bản thân kế toán đương nhiệm tay nghề chưa thực sự vững vàng, chưa thành thạo trong việc tập hợp, giải quyết và xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại trường Tiểu học, nhất là các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến các quỹ ngoài Ngân sách

- Nhà trường chưa ban hành quy trình luân chuyển chứng từ, nên việc giải quyết các hồ sơ chứng từ thường chậm, muộn, không kịp thời với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

- Do đặc thù hoạt động của các Nhà trường, đối với các khoản thu chi trong Ngân sách, hồ sơ, chứng từ được quản lý theo năm Ngân sách dương lịch (từ 01/01 đến 31/12), nhưng các khoản thu chi ngoài ngân sách thì hồ sơ, chứng

từ lại được sắp xếp và quản lý theo năm học (thông thường từ tháng 9 năm trước đến tháng 5 năm sau) Vì thế, nên một số loại chứng từ quản lý theo năm học (tiền học 2 buổi/ngày, chăm sóc bán trú) nhưng khi kiểm tra, thanh quyết toán tại phòng Tài chính lại theo năm Ngân sách dương lịch nên việc quản lý hồ sơ chứng từ gặp khó khăn trong công tác báo cáo, lấy số liệu

2 Đánh giá về thực trạng công tác quản lý hồ sơ chứng từ tài liệu kế toán

2.1.Về ưu điểm:

- Đa số hồ sơ chứng từ, tài liệu kế toán được thực hiện theo định quy định của Thông tư 107/2017/TT-BTC của Bộ Tài chính ban hành ngày 10/10/2017 hướng dẫn về chế độ kế toán hành chính sự nghiệp

- Hồ sơ, chứng từ, tài liệu kế toán được bảo quản gọn gàng tại các tủ hồ sơ khô thoáng và thực hiện lưu trữ theo đúng quy định của Luật Kế toán và nghị định 174/2016/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 30/12/2016 quy định chi tiết một số điều của Luật kế toán

- Các hồ sơ chứng từ thu- chi, chuyển khoản của nguồn ngân sách đã được sắp xếp theo từng tháng và được cất gọn gàng vào từng hộp theo năm tài chính

- Các hồ sơ chứng từ thu- chi của các quỹ ngoài ngân sách cũng được sắp xếp theo từng tháng và được xếp theo từng năm học

2.2 Về hạn chế:

- Các chứng từ chưa được sắp xếp theo đầu mục công việc và từng nguồn kinh phí cụ thể, các hồ sơ liên quan đến công tác tài chính như: các quyết định giao dự toán, bổ sung dự toán, các công văn, thông báo của cấp trên chưa được lưu trữ cẩn thận và theo hệ thống

- Các hồ sơ chứng từ liên quan đến các đơn vị liên kết: Tiếng Anh liên kết, nước uống, bếp ăn chưa được quản lý một cách có hệ thống

- Nhà trường chưa ban hành quy trình luân chuyển chứng từ, nên việc giải quyết các hồ sơ chứng từ thường chậm, muộn, không kịp thời và khá bị động với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

- Việc quản lý hồ sơ chứng từ chủ yếu bằng phương pháp thủ công, nên khi tìm kiếm còn mất khá nhiều thời gian

II Đề xuất các giải pháp

1 Điểm mới trong sáng kiến kinh nghiệm:

Các giải pháp được nêu sau đây sẽ phần nào khắc phục được những hạn chế còn tồn tại trong công tác quản lý hồ sơ, chứng từ kế toán tại trường Tiểu học Thị trấn Phùng và ứng dụng công nghệ thông tin để công tác quản lý được hiệu quả và khoa học

2 Các biện pháp cụ thể:

2.1 Biện pháp 1: Sắp xếp hồ sơ, chứng từ tài chính kế toán theo các đầu mục và nguồn kinh phí cụ thể

Để đảm bảo cho công tác quản lý hồ sơ chứng từ tài chính được khoa học chính xác, thuận lợi khi cần lấy thông tin phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra, nắm bắt được việc sử dụng ngân sách thì công việc đầu tiên đó là phải sắp xếp toàn bộ hồ sơ chứng từ tài chính kế toán theo từng đầu mục cụ thể theo từng mảng công việc mà nhân viên kế toán đã thực hiện

- Các loại chứng từ kế toán:

Các loại chứng từ lên quan đến công việc của kế toán có rất nhiều nên trong mục này chúng tôi tiếp tục phân loại thành các mục chi tiết hơn giúp cho việc lưu trữ và bảo quản được thuận lợi hơn:

2.1.1 Các văn bản nhận từ cấp trên: các quyết định phân bổ, điều chỉnh giao dự toán cho đơn vị, các văn bản thỏa thuận, các loại biên bản thẩm định quyết toán, phân bổ dự toán, các công văn, thông báo,…

- Đối với hoạt động trong Ngân sách, đầu mỗi năm tài chính, Phòng Tài chính Kế hoạch sẽ ra các quyết định phân bổ giao dự toán ngân sách đầu năm cho Nhà trường, ngoài ra trong năm tài chính sẽ có thêm những quyết định bổ sung, thay đổi, bên cạnh đó là các văn bản thỏa thuận, các loại biên bản thống nhất phân bổ dự toán, thẩm định quyết toán

+ Với các quyết định giao dự toán, bổ sung dự toán sẽ được sắp xếp theo theo thứ tự thời gian và được tập hợp lưu trữ theo từng năm

+ Với các biên bản, sẽ được lưu trữ cùng các tài liệu đi kèm, ví dụ: Biên bản thỏa thuận phân bổ dự toán đầu năm sẽ được lưu trữ cũng bộ hồ sơ theo quy định: bao gồm công văn, bảng phân bổ chi tiết,…

- Đối với hoạt động các quỹ ngoài Ngân sách, đầu mỗi năm học sẽ có công văn thống nhất các khoản thu- chi trong năm học, công văn này sẽ được lưu trữ cùng với kế hoạch thu- chi, các biên bản họp theo đúng quy trình và báo cáo dự kiến các khoản thu chi trong năm học của đơn vị

2.1.2 Chứng từ thu – chi của trong và ngoài ngân sách của Nhà trường.

- Chứng từ thu- chi trong ngân sách: Hiện các loại chứng từ này đã và đang được bảo quản theo đúng quy định, lưu trữ theo từng tháng và từng năm Tuy nhiên, để thuận tiện trong công tác tìm kiếm hồ sơ chứng từ, kế toán có thể

in danh mục theo thứ tự sắp xếp và trích lược nội dung của chứng từ theo từng tháng và kẹp vào đầu mỗi tập hồ sơ tháng, bản danh mục chứng từ có thể có kết cấu như sau:

- Chứng từ thu chi ngoài ngân sách: được sắp xếp theo từng tháng tương ứng với từng quỹ phát sinh: tiền học 2 buổi, chăm sóc bán chú, trông giữ ngoài giờ,……

2.1.3 Chứng từ lương, các khoản phụ cấp theo lương.

Chứng từ lương của đơn vị bao gồm bảng lương, các khoản chi khác theo

lương, các giấy rút dự toán liên quan đến chuyển khoản lương, chuyển khoản Bảo hiểm xã hội và các khoản chi khác theo lương trong từng tháng Bên cạnh những chứng từ trực tiếp đó, còn những hồ sơ, chứng từ mang tính căn cứ pháp

lý như bản đăng ký quỹ lương được duyệt bởi phòng Nội vụ huyện và các quyết định về nhân sự: quyết định tăng lương, quyết định nghỉ chế độ, quyết định tiếp

nhận, điều động; đơn xin nghỉ thai sản,….; các thông báo của cơ quan Bảo hiểm

xã hội

Để có thể dễ dàng quản lý và tra cứu các hồ sơ về chứng từ lương và các khoản phụ cấp theo lương, bên cạnh một bộ hồ sơ bao gồm các giấy rút dự toán lương và bảo hiểm kèm theo bảng lương, bảng thanh toán các khoản theo lương kẹp cùng với hồ sơ từng tháng, nhân viên kế toán sẽ in thêm 1 bộ hồ sơ lương để quản lý riêng, hiện nay chứng từ chuyển khoản được in từ dịch vụ công trực tuyến, có thể nhân bản nên rất thuận lợi để làm công tác này

- Hồ sơ lương đầu mỗi năm tài chính bao gồm: Biên chế quỹ lương được duyệt có xác nhận của phòng Nội vụ huyện, danh sách cán bộ GV có ghi nhận

hệ số lương và phụ cấp của từng người tại thời điểm 01/01 năm dương lịch

- Hồ sơ lương mỗi tháng phát sinh trong năm: Giấy rút dự toán lương và

BH từng tháng, bảng lương, quyết định nhân sự từng tháng tương ứng để làm căn cứ cho biến động lương của tháng đó, đăng ký biến chế quỹ lương nếu có biến động, thông báo của cơ quan bảo hiểm xã hội

- Các loại báo cáo liên quan đến công tác tài chính kế toán

+ Các loại báo cáo thường xuyên:

Hàng tháng, hàng quý kế toán phải làm các báo cáo tài chính và các báo cáo về nhân sự liên quan điến việc tăng giảm bảo hiểm xã hội khi có người nghỉ

ốm đau, thai sản, nghỉ không hưởng lương Trong báo cáo kế toán sẽ cung cấp đầy đủ các thông tin, số liệu minh chứng cho việc sử dụng, quản lý các khoản thu, chi ngân sách Nhà nước để có số liệu báo cáo kịp thời cho thủ trưởng đơn

vị Các loại báo cáo này cũng được sẽ được tập hợp theo từng quý theo trình tự thời gian

+ Các loại báo cáo đột xuất:

Trong năm, phòng Tài chính - Kế hoạch và phòng giáo dục có thể yêu cầu Nhà trường thực hiện những báo cáo đột xuất liên quan đến tình hình thực hiện

dự toán, các khoản thu- chi trong và ngoài ngân sách, báo cáo tài sản, cơ sở vật chất Sau khi thực hiện xong các báo cáo này, có đầy đủ chữ ký phê duyệt của thủ trưởng đơn vị, kế toán lưu trữ lại một bản theo trình tự thời gian để tiện trong công tác so sánh, đối chiếu khi được yêu cầu

2.2 Biện pháp 2: Sắp xếp và quản lý hồ sơ , chứng từ của các đơn vị liên kết

Hiện nay, trường Tiểu học Thị trấn Phùng đang có các hoạt động liên kết với một số đơn vị: công ty nước, công ty cung cấp suất ăn công nghiệp, công ty tiếng anh liên kết, công ty cung cấp dịch vụ kỹ năng sống Những hoạt động liên kết này liên quan trực tiếp đến học sinh và dựa trên sự thỏa thuận giữa 3 bên gia đình – nhà trường – công ty cung ứng dịch vụ Vì vậy, tất cả các khoản thu-chi liên quan đến các công ty này là thu hộ - chi hộ, Nhà trường đóng vai trò

là đơn vị trung gian giữa phụ huynh và công ty cung ứng Tuy nhiên, các hồ sơ liên quan đến những đơn vị này cũng cần được quản lý và sắp xếp một cách hợp

lý

Đa số hợp đồng ký kết giữa Nhà trường và các công ty này đều là loại hợp đồng nguyên tắc, dựa trên số lượng học sinh thực tế phát sinh, nên cũng cần trải qua những bước tiến hành dưới hình thức đầu thầu lựa chọn đơn vị cung cấp với ít nhất 3 báo giá từ 3 đơn vị cung cấp dịch vụ tương ứng, các loại biên bản họp lựa chọn giữa phụ huynh, ban giám hiệu, ban chi ủy, ban trung tâm và hội đồng trường Vì vậy, việc bảo quản và lưu trữ hồ sơ từ các đơn vị này được thực hiện như sau:

+ Lưu trữ hồ sơ ban đầu: Các hồ sơ liên quan đến các đơn vị liên kết sẽ được tập hợp thành một bộ hồ sơ và sắp xếp theo trình tự của quá trình lựa chọn đơn vị từ thông báo niêm yết tiêu chí lựa chọn các đơn vị cung cấp dịch vụ

->báo giá các đơn vị->các biên bản họp lựa chọn đơn vị ->Quyết định lựa chọn đơn vị-> Hợp đồng liên kết

+ Lưu trữ hồ sơ trong quá trình thực hiện: Trong quá trình cung cấp dịch

vụ, cuối mỗi tháng hoặc mỗi kỳ học, các công ty sẽ cung cấp hóa đơn tài chính, các biên bản nghiệm thu cho đơn vị, kế toán có trách nhiệm lưu trữ các hồ sơ này cùng chứng từ thu- chi phần đơn vị liên kết trích lại phục vụ hoạt động tại đơn vị

2.3 Biện pháp 3: Ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý hồ sơ,

chứng từ kế toán phục vụ cho công tác tra cứu.

Việc lưu trữ chứng từ theo phương pháp thủ công, in và ký duyệt chứng

từ vẫn là một phương pháp chưa thể thay thế Tuy nhiên, đôi khi một số cơ quan chức năng hoặc các công ty đối tác cần chứng từ minh chứng đơn vị đã hoàn thành một nghiệp vụ kinh tế phát sinh nào đó có xác nhận của Kho bạc Nhà nước hoặc một số tài liệu đính kèm như hóa đơn GTGT Nếu theo phương pháp truyền thống trước đây, kế toán buộc phải lật tìm hồ sơ đã sắp xếp để tìm ra chứng từ, chụp ảnh hoặc scan để gửi cho bên có nhu cầu

Hiện nay, mọi nghiệp vụ phát sinh bằng hình thức chuyển khoản đều được thực hiện qua cổng dịch vụ công trực tuyến, các chứng từ xác nhận hoàn thành hồ sơ cũng được đăng tải và có thể in ra từ trang dịch vụ công Vì thế để

có thể dễ dàng chuyển cho các đơn vị khi cần, đơn vị có thể tải chứng từ chuyển khoản, in ra để kẹp hồ sơ bên cạnh đó lưu trữ trên hệ thống máy tính Hình thức lưu trữ như sau:

- Đặt lại tên chứng từ tải về theo cấu trúc: số chứng từ_ trích lược nội dung

- Lưu trữ chứng từ theo từng tháng trong năm

Bên cạnh đó, với các hồ sơ chứng từ kèm theo như hóa đơn tài chính, phiếu thu từ các công ty đối tác, để thực hiện lưu trữ, kế toán có thể scan các loại chứng từ này và đính kèm cùng các chứng từ chuyển khoản đã lưu trữ

2.4 Biện pháp 4: Xây dựng và ban hành quy trình luân chuyển chứng từ tại Nhà trường