slide tin học đại cương microsoft excel phần 3

CHƯƠNG 5: MICROSOFT EXCELCP: SumifPhạm vi, Điều kiện, Danh sách QT: Trả về giá trị kiểu số là tổng các ô trong danh sách mà các giá trị tương ứng trong phạm vi thoả mãn điều kiện Chú ý

Trang 1

CHƯƠNG 5: MICROSOFT EXCEL

Trang 2

Trang 3

• Home, Insert, page layout, Formula, Data, Review, View

Trang 4

 Cài đặt phông, cỡ chữ chuẩn: Office Button\Excel options

\Popular

Trang 5

Cài đặt kiểu số, kiểu tiền tệ, kiểu ngày:

Start\ Control Panel\1\2\Formats\ additional Setting\

Curency,

Date?

Trang 6

Kiểu ngày

Trang 7

5.1.4 Địa chỉ trong Excel

Ô : Là giao của 1 cột và hàng được xác định bởi

địa chỉ ô

 Địa chỉ tương đối: thay đổi khi sao chép công

thức: Ký hiệu cột số hiệu hàng, ví dụ: A1

 Địa chỉ tuyệt đối: không thay đổi khi sao chép

công thức: $Ký hiệu cột $Số hiệu hàng, ví dụ:

$A$1

 Địa chỉ hỗn hợp: $A1,…

 Sử dụng phím F4 để luân chuyển giữa các

loại địa chỉ trên.

Trang 8

5.1.5 Cách di chuyển con trỏ ô trong bảng tính

• Sử dụng chuột: Click vào ô cần chọn.

• Sử dụng bàn phím:

 ↑, ↓: Lên, xuống 1 hàng

 →, ←: Qua trái, phải 1 ô

 PageUp: Lên 1 trang màn hình

 PageDown: Xuống 1 trang màn hình

 Ctrl + PageUp: Sang trái 1 trang màn hình

 Ctrl + PageDown: Sang phải 1 trang màn hình

 Ctrl + Home: Về ô A1

Trang 9

5.2 LÀM VIỆC VỚI TỆP DỮ LIỆU

Trang 10

Trang 11

Trang 12

thoại Page Setup  chọn thẻ Sheet

Trang 13

Office Button\Print\Print Preview\

Sang trang tiếp

Trở về trang trước

Kết thúc

Page setup

In

Hiệu chỉnh

lề, các cột

Trang 14

Trang 15

5 Tiêu đề đầu, tiêu đề cuối: Insert tab\ Header

and Footer (thẻ Design sẽ hiển thị như hình

Chèn header trái

Trang 16

5.2.3 In dữ liệu

 In tất cả bảng tính, mỗi trang một bản (in

không hỏi): Office Button\Print\Quick Print

 In một vùng:

• Đặt chế độ in 1 vùng: Đánh dấu\ Page

layout\ Print Area\ Set Print Area

• Huỷ chế độ in 1 vùng: Đánh dấu\ Page

layout\ Print Area\ Clear Print Area

Trang 17

Trang 18

5.3 THAO TÁC VỚI DỮ LIỆU

5.3.1 Các dạng dữ liệu

Trang 19

1 Kế t thúc quá trình nhập bằng phím ENTER (hoặc 

  ), hủy bỏ dữ liệu đang nhập bằng phím Esc.

2 Xuống dòng trong cùng 1 ô: Alt + Enter

Chú ý: muốn nhập : - hoặc 092346789 : nhập

„ -hoặc „092346789

3.Tạo chỉ số: Nhập văn bản\Đánh dấu\

Home\Format\Format Cells hoặc Ctrl+1 (khung phím chữ) hoặc chuột phải\ Format Cells hoặc Home\Alignment\font…

 Superscript: Chỉ số trên

 Subscript: Chỉ số dưới

Trang 20

Trang 21

3 Sao chép công thức: Đưa chuột lại

gần bên dưới mép phải ô, khi nào xuất hiện dấu cộng màu đen thì di chuột hoặc nháy kép chuột

4 Các phép tính cơ bản: +, -, *, /, luỹ

thừa ^ (shift+6)

5 Các toán tử: >, <,=, >=,<=, <>

Trang 22

Series \

Trang 23

5.3.3 Hiệu chỉnh dữ liệu

1 Đánh dấu dữ liệu: từng bảng tính đơn lẻ:

Ctrl+A???

2 Sửa dữ liệu

Đánh dấu\F2 hoặc nháy kép chuột tại ô\Sửa

3 Xoá dữ liệu : Đánh dấu\ Delete

4 Sao chép dữ liệu

Đánh dấu\chuột phải\ Copy (Ctrl,C)\ Đặt con trỏ\

chuột phải\ Paste(Ctrl,V)

5 Di chuyển: Đánh dấu\ Di chuột tại đường

viền

Trang 24

5.3.4 Các thao tác trên ô, hàng, cột

1 Thay đổi kích thước hàng, cột: di chuột??

2 Xóa ô, hàng, cột

Đánh dấu\ Nháy chuột phải\ Delete

3 Chèn ô, hàng, cột: Thay Delete = Insert

4 Ẩn, hiện cột, hàng

Đánh dấu\ Chuột phải:

Hide: Ẩn Unhide: Hiện

Trang 25

5.3.4 Các thao tác trên ô, hàng, cột

5 Hợp ô: Đánh dấu\ Merge and Center

Trang 26

5.3.5 Định dạng ô (Format Cells)

Đánh dấu\ Format Cells (Ctrl,1)\

1 Border: Đường viền Màu đường

Kiểu đường Viền ngoài

Viền trong

Không viền

Trang 27

Trang 28

5.3.5 Định dạng ô (Format Cells)

3 Alignment: Canh lề – Hướng chữ

Canh lề trong ô

Hướng chữ

Trang 29

Trang 30

Trang 31

5 Patterns: Màu nền

Trang 32

5.3.6 Các thao tác khác đối với bảng tính

Nháy chuột phải tại tên bảng tính\

Chọn tất cả các Sheet có trong File

Trang 33

5.4 HÀM TRONG EXCEL

5.4.1 Định nghĩa, cách nhập hàm

 C1: Đặt con trỏ tại vị trí cần nhập\ =Gõ tên hàm

(Khai báo các đối số)

 C2: Sử dụng fx trên thanh công thức hoặc Formulas\fx (Insert Function)

 C3: Shift+3

 C4: = Lựa chọn hàm trên thanh công thức

Trang 34

CP: Mod (BT kiểu số 1; BT kiểu số 2)

QT: Trả về giá trị kiểu số là phần dư của phép

Trang 35

CP: Sumif(Phạm vi, Điều kiện, Danh sách)

QT: Trả về giá trị kiểu số là tổng các ô trong

danh sách mà các giá trị tương ứng trong

phạm vi thoả mãn điều kiện

Chú ý: Phạm vi và danh sách thường là địa chỉ

tuyệt đối (nhấn phím F4)

Trang 36

4.Hàm Sumif

Ph ạm vi: Là cột chứa điều kiện

Danh sách: Là cột chứa giá trị được tổng cộng

Trang 37

Trang 38

QT: Trả về giá trị kiểu số là số các ô trong

phạm vi chứa dữ liệu kiểu số

Trang 39

Trang 40

5.4.3 Nhóm hàm thống kê

3.Hàm Countif

Phạm vi: Là vùng cần đếm

Trang 41

Trang 42

Trang 43

Trang 44

5.4.3 Nhóm hàm thống kê

Hàm RANK (X ếp thứ theo cái gì?)

Trang 45

CP: Day(BT Kiểu ngày)

QT: Trả về giá trị kiểu số là ngày trong

biểu thức kiểu ngày

Trang 46

5.4.4 Nhóm hàm thời gian

3 Hàm MONTH

CP: Month(BT Kiểu ngày)

QT: Trả về giá trị là tháng trong biểu thức

kiểu ngày

4.Hàm YEAR

CP: Year(BT Kiểu ngày)

QT: Trả về giá trị kiểu số có 4 chữ số là

Trang 47

Trang 48

Trang 49

Trang 50

Trang 51

Trang 52

5.4.6 Nhóm hàm logic

3 Hàm if (2 dạng)

Dạng 1 : if (Điều kiện; Giá trị1 ; Giá trị2 )

Dạng 2 : if (Điều kiện1; Giá trị1 ;if(Điều kiện2;Giá

trị2;if(…(if(Điều kiện n-1;Giá trị n-1;Giá trị n)) (n dấu

Trang 53

Trang 54

5.4.7 Nhóm hàm tìm kiếm và tham chiếu

1.Hàm VLOOKUP

CP: Vlookup(Giá trị mang đi đối chiếu; Vùng đối chiếu (thường là bảng phụ); Số thứ tự cột trong vùng đối chiếu; 0)

QT: Đối chiếu “Giá trị mang đi đối chiếu” với cột đầu tiên trong vùng đối chiếu, nếu tìm thấy gióng sang cột “thứ tự ở bảng phụ” để lấy giá trị.

Chú ý: Vùng là địa chỉ tuyệt đối (nhấn F4)

Trang 55

Trang 56

Trang 57

Trang 58

Trang 59

3 Hàm INDEX

(hàng, cột) trong vùng “array”.

F4)

Trang 60

4 Hàm MATCH

 CT: =MATCH(lookup_value, lookup_array, match_type)

Trong đó:Tham số (match_type ):

 = -1: Dò tìm GTNN trong lookup_array, lớn hơn hay bằng

Lookup_value Lookup_array phải được sắp xếp theo thứ tự giảm dần.

 = 1 (true): Dò tìm GTLN trong lookup_array, nhỏ hơn hay bằng

Lookup_value Lookup_array phải được sắp xếp theo thứ tự tăng dần.

 = 0 (false): Dò tìm chính xác, lookup_array không sắp xếp

 Chú ý: Thường chọn tham số 0

 QT:Cho giá trị số chỉ STT của hàng hay cột trong danh

Trang 61

hệ với nhau Trong mỗi bảng, cột được

gọi là trường, tên cột là tên trường, hàng

được gọi là bản ghi.

5.5 THAO TÁC TRÊN CƠ SỞ DỮ LIỆU

Trang 62

1 Hàm Dcount

 CT: =DCOUNT (database, field, criteria)

 QT: Cho giá trị số là số các ô dữ liệu trong

vùng CSDL (database) ở cột (field) cột thoả mãn điều kiện trong vùng điều kiện (criteria)

Trong đó: field là STT một cột kiểu số bất kỳ.

2 Hàm Daverage

 CT: =DAVERAGE (database, field, criteria)

 QT: Cho giá trị số là số các ô chứa các giá trị

5.5.2 NHÓM HÀM CƠ SỞ DỮ LIỆU

Trang 63

3 Hàm Dmax

 CT: =DMAX (database, field, criteria)

 QT: Cho lớn nhất trong vùng CSDL (database) ở

cột ( field) cột thoả mãn điều kiện trong vùng điều

kiện ( criteria).

4 Hàm Dmin

 CT: =DMIN (database, field, criteria)

 QT: Cho giá nhỏ nhất trong vùng CSDL

(database) ở cột ( field) cột thoả mãn điều kiện

trong vùng điều kiện ( criteria).

Trang 64

5 Hàm Dget

 CT: =DGET (database, field, criteria)

 QT: Cho giá trị trong Vùng CSDL (database) ở cột

( field) cột thoả mãn điều kiện trong vùng điều

kiện ( criteria).

6 Hàm Dsum

 CT: =DSUM (database, field, criteria)

QT: Cho tổng các giá trị trong Vùng CSDL

Trang 65

CHƯƠNG 5: MICROSOFT EXCEL 5.5.3 SẮP XẾP DỮ LIỆU: SORT

• Sort by: Chọn cột cần sắp xếp\ Chọn kiểu

sắp xếp:

Trang 66

5.5.4 LỌC DỮ LIỆU

• Đánh dấu\ Data\ Filter

 Lọc các đối tượng cụ thể: Nháy chuột vào rồi Chọn

 Lọc các đối tượng có giá trị thoả mãn điều kiện thuộc một khoảng: Nháy chuột vào

\Number filters…

Trang 67

 Custom filter…

less than or equal to

Trang 68

Trang 69

B1: Tạo vùng điều kiện

B2: Tạo vùng Copy to nếu cần

B3: Đánh dấu\ Data\ Advanced

Trang 70

2 Lọc nâng cao: Advanced Filter

 Quy tắc tạo điều kiện lọc dữ liệu:

Tìm tên

những Đơn vị

có Chữ cái

Tìm những người có lương <

Chữ cái đầu tiên của mã hàng là X

Tìm những người trong đơn vị Tự nhiên

Trang 71

Trang 72

2 Lọc nâng cao: Advanced Filter

 Filter the list In Place : Chỉ hiển thị những bản

ghi thoả mãn điều kiện, phần còn lại của

danh sách sẽ bị ẩn đi.

 Copy to another Location: sao chép các bản

ghi thoả mãn điều kiện lọc đến một vùng

khác trong Worksheet và vùng này được

khai báo tại dòng Copy

 Unique Record Only: Nếu có nhiều bản ghi

Trang 73

5.5.5 TÍNH NĂNG SUBTOTALS

Quy tắc: Tổng hợp dữ liệu theo nhóm

 B1: Copy (sao chép) các cột cần thiết

 B2: Paste (dán dữ liệu) sang vùng khác,

Sử dụng Paste special chọn: Value

Trang 74

Chọn hàm

Chọn các cột cần tính

tổng con Tổng dọc hiển thị ở

cuối bảng dữ liệu

5.5.5 TÍNH NĂNG SUBTOTALS

Trang 75

 Các chế độ hiển thị:

 Huỷ bỏ chế độ Subtotals: Đặt con trỏ

trong CSDL\ Data\ Subtotals\ Remove all

 Chú ý: Khi tổng hợp bỏ Auto Filter

Trang 76

Trang 77

5.5.6 VẼ BIỂU ĐỒ

1 Xây dựng biểu đồ

 Đánh dấu dữ liệu\ Insert\ Chart

 Chú ý: Nếu tiêu đề bảng là dữ liệu kiểu số

hoặc tiêu đề và dữ liệu không liền kề nhau khi

đánh dấu chỉ đánh dấu dữ liệu (không đánh

dấu tiêu đề), tiêu đề sẽ được nhập trong bảng

Datasheet sau khi vẽ xong biểu đồ

Trang 78

Trang 79

Định dạng
Số trang	79
Dung lượng	37,37 MB