Giáo trình biên mục mô tả

thư viện hiện nay và tường lai phải dược trang bị kiến thức và kỹ nàng mới: các qui lắc và giáo trình biên mục hiện có ở nước ta vón mang nạng tính thủ công và truyền thống, phải được cậ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TR Ư Ờ N G ĐẠI HỌC K H O A HỌC X Ã HỘI VÀ NHÂN VĂN

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

T R Ư Ờ N G Đ Ạ I H Ọ C K H O A H Ọ C X Ã HỘI V A NHÃN VĂN

VŨ VÀN SƠ N

GIÁO TRÌNH

LỜI NÓI ĐẦU

N'ửa sau 11 lé ký 1Ỉ0 cọng đổng thư viện thê giới đã rliứng kiến một biiỏ( phát Il ion dot biên trong lĩnh vực biên mụr: sự ra đòi của các tiêu chuẩn, khổ mầu và qui tắc có tính chat quốc tò

Sự kiện nàv dã và (lang gỏp phần đẩy m ạn h quá trình tin hoc hon nôi kèt mạng và kiểm soát thư mục với mục đíclì trao dổi

và c hia sẻ nguồn lực thông tin tư liệu trên phạm vi toàn cầu

() ìutóc ta hiện nay việc áp dụng mô tả theo tiêu chuẩn quốc t ế 1SBD dã phó biên, nhiều thư viện dà chuyển sang biên mục đọc máy, thực tè đó (tòi hỏi đội ngũ cán bộ thông tin thư viện hiện nay và tường lai phải dược trang bị kiến thức và kỹ nàng mới: các qui lắc và giáo trình biên mục hiện có ở nước ta vón mang nạng tính thủ công và truyền thống, phải được cập nhật, nhằm đáp ứng nhu cầu đào tạo và phát trien nguồn nhân lực thông tin và thư viện phục vụ p h á t triển kinh tè xã hội trong thòi kỳ công nghiệp hoã và hiện đại hoá cũng như quá trình hội nhập với khu vực và th ế giới của đất nước

Vì vậy được sự dộng viên của Bộ môn thông tin-thư viên• t ' I I t W » o •

Trường Đại học Khoa học xà hội và Nhân vàn thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội và đồng nghiệp, chúng tồi mạnh dặn biên soạn giáo

giáo trình, phục vụ cho công tác giảng dạy và học tạp của nhà trường nói riêng và nghiên cứu đào tạo thông tin học và tlní viện học nói chung, cùng như dùng làm tài liệu tham khảo cho những uglííii làm công tác biên mục thực tế, những người thiết

k ế cơ sở dử liệu t hư mục.

Khóc vói lúm clmòn htẹn Ii:n klióng m mọt (Ịiii ị/ií liịi-Mi mục nào <ÌU(J<‘ (ỊIÌOC lo thon*» (ỊIU (lo tiling rhtiuơ cho moi Ilni

v i ệ n T u y n h i ó n n g u ô i ỉ:> (ỉiì lỉUMỉ s o ạ n itiíộc r a o 1)0 (ỊUÌ I nc ( l u n g cho tù lit? cõ sỏ đm phơrtng (]UÒC pin vò 11011 (ỊUÕC* gia

Qui ỉar xnr dịnli < :u tình tiõt v;i < aril giải CỊtiyèt trong thực

tê công tỉic bieiì mục (Ilia ra car (ỊUI f ỉ ill lì (‘0 liên quan (lèn mò [ì\

thư mục ('Mr loại lài liệu klì.K’ nhu 1 1 vn c:ir thòng tin hay dữ liệu riêng (each chọn vìi lì in h tlìởr lieu í lo lììỏ tn nlum de thông

nh ất) đổ lạo lạj> mọi biểu ghi thú IUIM Cac bộ qui tar cung có thể đưa vài.) các biin chuyoii tự (iniih mục cac chữ viết tot qui ước qui tắc sắp xép trong mục lục,

Một giao trình không thể thay thò cho các qui tắc Nó chỉ giúp cho việc truyền đạt và tiop thu các klìái niệm, phương pháp và nlìững qui (lịnh chung nhíit rung như giới tliiệu những vấn đề trong biên mục nimm tạo dipu kiện hiểu và vặn dụng các

qui tắc một cáclì linh hoạt nhưng thong nhất trong tình Irìnli cụ

th ể của từng thư viện

"Biên mục mỏ l;i"là mọt công đoạn ( ủa biên mục (bẻn cạnh biên mục chủ đe: phàn loại và định (hủ đế), vì vậv giáo trình

tr ìn h bày nội chui" này trong khuôn khổ cùn biên mục nói riêng

và kiểm soat thu mục uói cluing

Giao trình chi i\ẽ cộp lới những qtu định chung và chủ vèu

n h ấ t nhàm làm cho ngưdi học hiểu rò và sử (lụng tôt các qui tắc

biên mục chứ khỏni* thay thê cho các qui tắc đó

Do những khó khòn ró lien quail (lẽn sự không thông nhát của các (]UÌ tác và khỏ mnu trong thực- t.iền bión mục: c) ntỉờc ta hiện nay và khỏ Uíiny hạn chế của ỉìgơriì snọu giáo trinh cliắc chắn klỉòng tránh kliõi nhiều thiếu SAO!, rai mong được oâcĩ (ỉồug nghiệp giìì) xa trao dổi góp ý

1 nr giỉì

5 Khổ mẫu (format) của biểu gill 35

C h ư ơ n g III Giới th iệ u một s ố qui tắc và tiê u c h u ẩ n mô

tả t h ư m ụ c

1 Qui tắc thông n h ấ t mô tả ấn phẩm cho mục lục

3 Mô tả thư mục theo tiêu chuẩn quốc tê (ISBD) 63

C h ư ơ n g IV P h ư ơ n g p h á p c h u n g m ô tả t h ư m ụ c và tạo lập c á c đ iếm tr u y n h ậ p

2 Mô tả thư mục theo các qui í,ác dựa

3 Kỹ th u ậ t tìm hiểu, kliai thác thông tin dể

4.2 Qui tấc chọn tiêu đề hay điểm tru v nhập chính 81

5.1 Trình bày tiêu đề mô tả chính theo

Õ.2 T rình bày tiêu đê mô tả chính theo

Õ.3 T rình bày tiêu để mô tả chính theo tên hội nghị 1015.3.1 Hội nghị của một cơ qu an tổ chức 1015.3.2 Hội nghị chuyên để của nhiều-cơ quan

5.4 Mô tả tư liệu vi hình ( Microform) 147

6.1 Mô tả các tiêu chuẩn và qui phạm kỹ th u ậ t 166

7 Mô tả tư liệu không công bô ( tư liệu xám) 1747.1 Mô tả các báo cáo nghiên cứu khoa học 1757.2 Mô tả tư liệu dịch không x uất bản 177

( 'h ư ơ n g VI Tỏ chức* b iỏ n m ụ c và lỊUíin <1 i mục* lục

1 J Biên nụir ịịốc v:'] bièn mục sao chóp 180

1 Hit'll mục tập tr u n g vò biên mục hỢ|) tác 182

1 ;ị Bien mục; tại n^iiốn liay là biỏn mục

4.2 Xử lý tiền máy và nhập dử liệu

4.2.1 Hướng dần chung

4.2.2 Nghiên cứu trướng hợp cụ tho I Cacli

điền vào tờ nhập tin của Trung làm Thông till Tư liệu KHCNQíỉ

4.2.3 Nghiên cừu Irường hợp cụ thể II:

Cách điển vào bản khai (tò nhập Un) của Thư viện quốc gia Việt Nam

4.3 Máy tính và việc xếp phiếu

Tư liệu tham khảo

P hụ lục

CHƯƠNG I

NHỮNG VẤN ĐỂ CHUNG

1 KIỂM SOÁT THƯ MỤC

Trong thê giới tri thức (kể cà những ỉri thức không nhất

ihiẽt phải diễn dạt bằng lòi như âm nhạc, nghệ thuật) có một khôi lượng lỏn (hì dược ghi lại theo những cách thức khác nhau: viết, kẻ vẽ đánh máy, in ấn sô hoá ghi âm ghi hình, ghi trên

<lùì máy tính Người ta thường gọi tập hợp tri thức được ghi lại này là thè g)('ii thư mục Và chỉ thè giỏi thư mục mới có the kiểm soá t được

Kiếm soái thu' m ục ỉà kỹ ìiánq hay nghệ thuật tỏ chức tri thức ! thong tin sao cho có thê tim hiểm được các tri thức / liions, tin ấy (’ông việc này bao gồm các quá trình: tạo lập lưu

trừ thao tác vạn hành (manipulation) và tìm dữ liệu But kỳ ai (lang duy trì và quản lý một tập họp (hay hồ sơ) các tham chiếu

ịíiới thiệu rác bòi báo tạ p chí sách hay các dạng lư liệu kliac có

chứa thóng tin về một để tài nào đó hay clo mội lác giíi nào đó viết, thì tron thực tế có thể nói người dó dã tiến hànlì CÔ118 việc kiểm soát thư mục-dôi vối một bộ phận r ấ t nhỏ của kho tàng lliông lú) và (ri Uúíc toàn cầu Muôn làm như vậy trước liêt pliâi quyèl íiịnli xem : những dữ liệu nào cán ghi lại vổ một bài báo hay hài tạp chí một cuốn sách hay v ậ t mang thông tin nào khác, chần» họn như: tác giả nh an đề các từ klioá bài tóm tắ t

và vị trí lưu trữ cùa tư liệu ấv Những dữ liệu mang till!) thư

m ụ c n a v ( l u ộ c l ư u t I l f p l i ô b i õ n v ã í l m ụ * » ỉ < ‘ M i ì » t I m 1 1 1 1 ' t i n

Khi lạp hộ]' ihi IuM1 phai Ilion 1-lìi 'ỊII.I liìnli iuu Im MI i\

v à t ì m till ỉ rỏ n ê n 11 « à y c à n g 1 »1 1 ú< t ạp Ill íl<» X u í) I lỉiộn n h u r m phải có một nghộ ỉhuật vò kỷ lia11>* <|U:UI Iv kluii lililí' V;j -Ị[ dụng hồ sơ (lữ liệu

và các co* sỏ dừ liệu thư mục

Cán bộ biến mục ngitòi soạn chí dan can 1)0 thư mục và cán bộ xử lý thông tin đều tiến hành cóng lar kiêm soat tim mục đối với eác l)ộ phận cùa thè g'i«íi thư ỈI1U< (\i< Ciìii bọ thu viện làm công ta< tra cứu hướng'đan hạn đọc vò rnc (imyẽn gia

thông till tư ván hỏi - đáp (lang tạo ]\\ cẩu Mỏi giỉí;i n&ưòí CÌUỈ1Í!

và Ìilnìn? công cụ thư mục hiện có Cã( C(J quan thư viẹn ]à một

trọng ctiểin t i u tac hoạt (lộng này nhưng khòm: Ị»l):ìi là đu\ ỉìhất Những nỗ lự rrô nh;m cùa oar nhò khoíi liọr ngnòi ngành

và các xí nghiệp thương mại cũng dóng mọi vai Iró nliat định trong công việc này

Công cụ thư mục (tuợc tạo lặp troiiR (fu* cn q iu n tint viện chủ yêu lò mụr lục và thu mục mạc (lóu tioiiL’ <ln <o su dụng rộng rài các loại còng cụ khác mía Trung qun trinh Mu học hoa

nhiều thư viện íiã turn hành xảy (lựng cao ÌIH.H lục (liệu tử vă cơ

sỏ dữ liệu để quíiu trị vò till) till Mọ cùng đă họp ia< voi nhau

dể tạo lập mọt sò f(ỉ sơ đừ liệu liẻn hợp trực luy.Mi j'lun null tir liệu và thông tin cúcì các thành vién

Có người dự <ỉo<ui rằng đên một ngay nào đo kill 1 at en CIU thông tin/ kiên lliửc dà được ghi lại sò (iĩtưr sò ho;i toàn van v:'ĩ

11 h ừ n g r ò n g » 11 lioàn t o à n k h a o n h a u T h ự c ra c h ủ n g clóVI là c á c

bộ phím Í-ÍK1 (ùng lììột thực í hể kiom soát thư mục nhưng (là phai lí lèn Imọỉ lập vói những clọng tiiức kliae nhau vì những lý

đo nà> kh:x

T i‘>111! qua khứ những yểu lố kinh to (lò chi phôi việc phát Irièn cae mục lục thư viện Các thư viện thường là các cơ quan bao <\'Vị) khôn«» vì lợi nhuạii 11011 hiếm khi co dù các ngũồn lực (lé ÌUIIC lục 1 1 ní v i ệ n vượt q u a n g ư ở n g '’đ á n h chi sô ỏ c a p vĩ 1110” tức là chì m ihe cung cấp (lưộc nhùng thỏn.a 1 in dại thể về toàn

bộ mội quyõn sách hay loàn bộ một tơ lạp chí chứ không thể

g i ú p ÌHÌÙOI I;i t r u y n h ậ p s a u h ơ n VÍU) nội d u n g c ù a t ấ t cà t ư l i ệ u trong kho ] [ụ chỉ có thể làm (lũọY Việc: này đòi với một sô tư liệu thuộc một t Im đề họp nào (ló

Trôn thực tê đà có các rơ quan, rổ chức khác (các tru ng tâm

tư liệu, cac (•<) quan thông tin các liọi khoía liọc một số nhà xuất

bả n) biên soạn và xuíVt bả n cac han í hỉ (ỉnn thư IÌÌỊ1C với p h ư ơ n g

pháp ''(lanh chỉ sô ỏ cấp vi mộ", nghía Im truy nhập tói các bài mục Irong lọp chí trong tuyển tập Mfng clníơny trong sách trên qui mô rộng IỐ1 1 Ngưòi ta có thể ban các hnu chỉ dần tr a cứu nay ele kiẻiiì lòi hay ít nhát cünp tlru hổi chi phí tạo lộp

đnuig trong khi việc sử (lụiiỊi ( lí lililí Iụ« n thư viril khôniỉ phái trả tiền CũiiỊỊ ró cảc loọi Im Í'IMI lililí"I»í1 115.Ỉ I ra ti hu í II khoá) cuôi sá< h I hường được xcmí kin (Unìịĩ, llicíi đoi\ịi lien vñ] sách, mặc (lầu cùnỵy di sâu phnn lích nọị ii!:i mnt tư luMi.

dể giúp người đọc n h an h chông tim (lưộc (.TU (Inạn can XCI11 nhưng không' phai nhăm mục: (lích kiòin son! thư nụic, {lo dỏ klỉôiìiỊ thuộc phạm (rù các CÔ11É» cu kÌPin ><K1Í f lur mục

Cũng (lo hạn chẽ về kinh tè nùi 11 lông (luft’Jng rae mục lục thư viện chỉ chỉ dan các tư liệu rim một thư VKM1 nào ílo Và lililí

vậy mỗi mục lục chỉ là một phẩn nho l)ê r\\:\ toàn thò tho giới

thư mạc Ngược lại các bản chỉ dẫn tlní mục bao quai các lư liệu cỏ thể có hoặc không cỏ trong một thư viện cụ thể nào fio nghĩa là phản ánh một bộ phận lớn lìòn của thè giỏi tliií mụ» Trong khi dó so với mục lục: và bản chỉ dan Ihư mục các thư mục (dạng sách) in lại chỉ giới thiệu một I)Ọ phạn cò II nhổ ỉ ló hòn nữa của thê giói th ư mục Mỗi thư mục Ihường chi có mọt chủ cíe để tài hay giói thiệu lu liệu í rong một giới hạn nào (lo

thi ciụ n h ư các tác p h ẩm của một tac giả các tíH phẩm vế mọt

chù để nào dó, các tác phẩm (lược xuất bản trong một giai đoạn

hay lại một địa phương nhất (lịnh ( o cả cac thư mục.* đỉa irlii

âm hay các mục lục tác phẩm Iigliệ thuật L)o phạm vị bao quát

có giói hạn, c;ic thư mục dề dnng tậ p hợp cãr biểu ghi xử lý cả ù cấp vỉ mô lẫn vi mô

Trong thòi gian vừa qun nhờ CỎI1£ Jighọ mỏi eac rơ sỏ (iu liệu thư mục dà phát triển mạnh và không còn bị CĨXC vèu In kinh tê chi phối như trước đảy vệ cả Ị) dạ xử lý ( ’ai- Cil S(ì dử liệu

uny dã sử dụng cách ctáììh < hỉ sỏ I) enp dợ VI mỏ và <ung cap nhiều dừ liệu thư mục hơn chu mồi lií liệu dược xù lý nghía In

vunịị cấp thêm từ khoả và bài lóiìì (ỔI Cũ lio co mộ ỉ só íM sỏ dử

liệu ( hư mục vẫn CÒ11 đ á n h chỉ số ở Cí‘ip vi nin và hoại íiọug nliu

Mọt dạc điểm quan trọng cùn các mục lục là chúng có hình tliữr kiciii soái lính qui (tịnh thống nhát (tôi vcii tên người nhan (16 và car l ứ r h ú dề Kiểm soái tính qui ílịnl) thống n hất là quá ( r i n h d u y t r ì s ự n h á i q u a n C l i n l ù n l ) ỉ l i ú v c a r l i ê u đ ề t r o n g m ộ t công cụ thư mục.

Tièu (lề lá mội hav nhiều lù' dặt ờ dijug (hill phiêu mỏ tả hoạt một chuồi ký lự dật ờ ngay đẩu bioii ti I n Irong một công cụ

th ư mục Ilham tạo diều kiện hay phương Ill'll tim được phiêu

mỏ lá hay biểu ghi đó Trong một sô công cụ in và trong phần

1Ỏ11 các hệ thốn8 máy tính, tiêu để dược tlíỉl ỏ (tail cột trang hay mùn hình nơi xuất hiện nhiều biểu ghi chung một tiêu để dó Dạng chính thức của tiêu để có thể ]à tên (lác giả hay nhân vạt), nhai) để hay chủ để (c!ề mục ký hiộu phàn loại, từ khoá

từ chuẩn)

Các cóng cụ thư mục tuy đểu phản ánh thê gioi thư mục nhưng sự phản ánh ấv (tược thực hiện bằng những cách khác nhau Cách truy nh ập các công cụ ấy và từ vựng được sử dụng

dể tìm kiếm thông till có thể không giống nlinu Một khi đã tìm thấy những biểu ghi cần thiết thì những qui ước trình bày hay ilion thị các dữ liệu th ư mục cùng khác nhau Trong những công

cụ th ư mục không có s ự qui định thống n h ấ t vé tiêu đề người ta

không thể nắm chắc được tát cả các dạng tên người, n h a n đề hay thu ật ngữ tìm, có thể có và như vậy hiệu suất và kêt quả tìm till sè bị giảm

Trong một môi trường kiểm soát thư mục lý tưởng, người sử đụng có thể hắt dầu tìm kiếm với bất kỳ công cụ nào và có th ể được chỉ dản lối các công cụ khác thông qua ( ác th am chiêu hay các mối liên kết qua lại

2.2 Chức n ă n g củ a c á c c ô n g cụ t h ư mục

a) Chức năng n h ậ u dạng hay tìm kiếm

T á t c a c á c c ỏ n g c ụ ( l ế u n h n i M t i n ilitMK ki«Mị II«' H-juV' i •'II

(lụng một khi đà có Irong tay lun trom» '1,111 mọi In» h 'ỉ in h.i> mội tham chiếu thư mục, có thế đòi cIikmi nhuhjL» 11lĩ liiMi ve Mỉ

l i ệ u (la bỉòt h a y d ư ợ c I h o n g h á o Iiav VOI I I 1 U( b iò t i ¿>||| ( h ;ìy mọi

m ô t : i t r o n g c ố n g r ụ I h ư m ụ c c ủ a i n ọ l (1 )1 1 VUMI ) ( l õ t h ư YÌỌII

cỏ tư liệu dỏ hay không, hay tùy theo plụiM) \ 1 ÍKUMỊIUII <1*1.1 cóm»

C1 1 r ó t h e b i e l t u l i ệ u <lỏ h i ệ n d a n g íliiọ</ l ỉ iì iĩ ••ịi i in \ i ì p l ì i i r v ụ li

một thu' viện nào khíio Noi cnclì kluir I li lô 4 ‘õ ỊI !> cụ n:i>

n g ư ờ i t a có t h e l ì m ]ọị m ộ t t ư l iộu XUÍĨ1 phui l ữ mọt i m n o n h ú n ; 1, yếu tô đà biết lililí: tac giả, nhan (iổ ( lui cỉổ (plìíin loại h;ỉ> Y.in

đề )

b) Chức năng tập hợp

Chức năng* tập hợp cho phép tập hộp vño mot chồ Iroiụi công cụ thư mục tát cả các mỏ tả Ikìv buM» ự 1)1 ( ùa nhung 1 li liệu

giông nhau hoặc có liên quan chặt Kghi' VÓI 1IỈKHI ve một phươiụ;

điện hay dấu hiệu nào dó, chẳng hạII nliriim tư liệu về cay hia dược nhóm họp lại trong mục ]ự(* phan loại lun rliíi dể: những'

tư liệu của cùng một tác giả được xép ciiììịi nli;m Ị rong mục lục

tác giả hay mục lục chữ cái truyền thòng, con CÍÌV <ổ >ồ chì liộu

cũng cho phcp nhóm hợp tư liệu như vụ\ và 11 lẽn ỉliị trên màn hình máy tínli tuy theo ngưòi dùng sú dụng (lau hiệu tìm tin

(các điểm truy nhập thông tin) năo: Uic giá «*liñ dế mục phân loại Nhờ vậy ngitời ta có thể biêt (titói* fronp một cớ quan

thông tin thư viện có bao nhiêu tac phàm ÍMKỈ 1MỘI tac giả nào

đó có bao nhiêu tư liệu về một chủ ÍỈP lino ílo ro luio nhiêu tư

liệu thuộc một lĩnh vực khoa học ÌKỈV một n&iu.»h II xuất thực tiền nào đò

tập hợp là thông qua quá trình kiom soot linlì (]tn định Ihòiu’

nhất, đặc biệt là xây dựng hệ thong lli.im «|]|Í‘U ũ hỉ chồ) qua

lại các tiêu để hình thức và thõng nhnt

f) ( 'luir n ñ i i g ctálili íịin l i ay c h ọ n lọc

Chức nõng này cho plu'p Iigiiời dùng lựa chọn được những

tư liọu phu hợp và tót nhát chứa đựng những kiên thức hay thòng 1 in call yếu trong só nhiều biểu ghi hay phiêu 1 1 1 0 tả ('h a n g hạn nlutug lẩn XIKII bản mới nhất' của cùng một tác

|)hãm những tư liệu cùng mọt nội dung nhưng do những tác gia khóc nhau viết những niíớc những nhà xuât ban khác nh au MiíVt h a n h ơ ạ c vối k h ô i l ư ợ n g t r a n g , c h ư ơ n g J1UIC v à t r ê n n h ữ n g

vạt m a n g tin khác n h a u (ấn phẩm dĩa từ bàng tu' )

Ba chức n à u g này có sự phụ thuộc tướng đối vào nhau

3 MỤC LỤC

Mục lục là một tậ p hợp có tổ chức của các biểu ghi phản ánh vốn tư liệu của một kho tư liệu (hay sưu tập) nào đó Một kho tư liệu (hay sưu tập) có th ể bao gồm bất kỳ một loại hình tư liệu nào : sách, xuất bản phẩm (tịnh kỳ bản đồ bàng ghi âm băng hình, t r a n h ảnh bản nhạc Thông thường, các mục lục p h ả n

á nil tư liệu của một cơ quan thông tin hay thư viện Nhưng

rù n g có các mục lục giới thiệu vốn tư liệu của nhiều thư viện

t h a m íị'ia hợp tác biên soạn các loại mục lục liên họp để phục vụ

công tác cho mượn giữa các thư viện nhằm sử dụng chung nguồn lực

Việc tổ chức mục lục là can thiết khi một VỐ11 tư liệu hay sưu tập phát triển tối mức không thể nhó hay kiểm soát được từng tư liệu trong kho Một thư viện tư nhân hay thư viện của một lớp học không nhất, tliúH phải có mục lục: người dùng có th ể gợi nhớ lại từng cuốn sách, băng ghi âm b ả n đồ căn cứ vào tác giả n h a n đề hình đáng, màu sắc hay th ậ m chí vị trí của tư liệu

dó trên một giá kệ nào đó Khi sưu tậ p lổn hơn một chút, người

ta có th ể tạm sắp xếp tư liệu theo một kiểu nào đó chẳng h ạ n

nilónÌ lidp theo một vài chù <lò Víì chí) I»lít-|> IIÍÌIKỈI tint VÎ1IÏ tự

chọn lại giã Nhưng khi vốn lư liệu ÍỊIU lon kliõiiỊỊ co kiui

nhớ lìẻt đổ có thể tìm được ìihửug (Ư liền hiệu co Iront» kho thì cần thiết phải lập phiếu I11Ô t;I hay 1)1011 ghi ( Innli tl)iĩ< < hu tniụ;

tư liệu Mục đícli của việc làm Iiàv In đè (lố tim kiom và Ihỏnu

kê quan lý tài sản Ngưòi lò 11) mn<j lac SIÍU tíini vò IlìII tliỘỊ) cìing không the nhớ được những tư liệu lùm đà 1)0 sinig ỉ)ị nuil hay (là được thay thê Trong những tnío’üg hộp IìV1V nuir lục rỏ thể dùng như một hồ sơ kiểm soat nhừag gì m;'] l.lỉU viện co

3.1 Chức n ăng, m ụ c đích của m ụ c lục

Những clìức năng nhận dạng, tạp liọp vò (tíinli gia nhú dò trình bày ỏ trên là chung cho mọi công cụ thư mục bao gổ-111 cá các mục lục

Trên cơ sỏ nlìững chức nàng chung, két hợp vcii tliựe tiền

biên mục hiện đại chủng ta co thể (lien dạt một sỏ mục đícli của mục lục như sau:

a) Giúp ngưòi sử dụng tìm đirợc bat kỷ một t-ac pliiun lias IƯ

liệu nào dưới d ạ n g ấn p h ẩ m hay CỈÌC vọt m a n g till khnc* 1KMI lỉiôt

mót trong các vêu tố sau đảv:o

I)) Clio bièt : till! v iện 11 ion đong CO nlníiití I tí lion nao

- của một tíic giả cá nhãn hay tạp thó liào lió

- vổ một chủ dể 1 ) 0 0 đó

- thuộc một thể loại tư liệu hay ngôn ngữ nào đó

- thuộc những lan xuất bản nào

c) Giúp lựa chọn một tư liệu:

- theo lan x u ấ t bản

- t h e o t i n h chat ( p h ổcập hay chuyên sau)

- theo vạt mang tin

Dể mục lục thực hiện được car chức nang và mục đích kể trẽn, người ta sử dụng các phương tiện như: tiêu đe th a m chiêu (hay chỉ chồ), phiếu hướng dẫn và chú thích, khung phân loại,

hệ đề mục chủ để

Ngoài ra so vói các công cụ th ư mục khác 1ÌÌỊ1C lục có m ột

chức năng nửa là phản á n h chảng những nòi (kho) lưu trữ trong thư viện mà CÒ11 cho biết cả ký hiệu bảo quản (hay vị trí trên giá) của tư liệu Các mục lục lien hợp cho biết: ngoài thư viện người đọc dang tra cứu còn có những cơ sở nào khác có thể mượn (lược tư liệu cần tìm và ký hiệu hảo quản tại đó

3.2 Các h ình th ứ c m ục lục

Cho đèn nay mục lục đà CỈƯỢC tổ chức dưới các dạng: mục lạc quyển (ghi chép hoặc in dưới dạng sách), mục lục phiếu, mục lục vi hình (vị phim, vi phiêu), mục lục till học hoa truy n h ậ p trực tuyên (on-line) hay đoạn tuyên (off-line)

a) Mục lục quyển

Mục lục quyển thương là cóc danh mục tư liệu xếp theo một dấu hiệu tỉm t in (vẩn chữ cái tên tác giả n h a n để chủ để) hoặc theo một đổ cương (hệ thông đẻ mục) dựa vào một khung phân loại hoặc một khung đề mục chủ dé

biên soạn và x u ấ t bản bàng bn i ach:

- Mô tả phiếu nháp, sáp xêp lại thành lu n Ili.il) ròi ílnnh Ìììáv hoặc in clưới dạng quyển Thư viện (Ịtiôí ỊĨKI xnnt hán 11KM lục sách lưu chiểu (nay gọi là thư mục (Ịiiõr fcíiii) <ln<iị (lililí*,

q 11 ven từ năm 1957 "Mục lục 1960-19fiD'Vủ;i Thu viọn klioỉi hụr tru n g ương, in rônêô da đưực phổ biến rộiằg ràI đè pliụr VII

người đọc lại các địa diểm sơ lan trong (hời ịịuiu khang clìiỏu

h à n g chục năn) nay do Thư viện quốc hội Mỹ xu.it hán hàng tháng, hàng quí hàng năm và õ 1 1a.n1 một lần đòn (lựa trên cơ

sỏ sắp xếp các phiếu in sẵn có thàulì từng trang SÍUI dó chụp

th u nhỏ lại

- In ra từ máy tính, sau khi đn lẻn trang (mi trang) từng dòng, từng cột Cách thức xuất bản như vậy vừa nlìiỉiih chóng vừa th u ậ n lợi Trong những nãiìì 1970 T h u viện quôe hội Mỹ

bắt đầu dùng máy tính biên soạn vỉ\ xuất bản hàng loạt mục lục

quyển (trên co* sỏ các biểu ghi đọc bàng máy) mà (là thừ nghiệm

từ cuôi những năm 1950 o mioc ta lừ những nâm 1990 Tlni viện quốc gia bắt dầu tin học hon việc xuất bản thư mục quốc gia Thư viện khoa học kỹ thuật TƯ thuộc T rung lâm l.hông tin

tư liệu khoa học công nghệ quốc gia đả b ắ t đầu xuál bản mục lục quyển bằng máy tính tiếp nôi mục lục phiêu ỉu* Hãm 1995

So với mục lục phiếu cổ truyền, mục lục qttyèn ttỌH gàng, có

độ nén cao cơ động (có thể đem đi đem lại rất thuận tiện hay

gửi đi xa), có khả n àn g t r a cứu xem lưot nlum h nhưng lại tluia

kojn về mức độ cập nhật vì do tôn kém vê phương diện kinh tế lâu lâu mới có th ể bổ sung, tích gộp và x u ấ t bản lại Đế khắc phục tình trạng này người la có thể xuất bải) các tập san thông hao tir liệu mỏi n h ậ p vào thu viện là hình t hức bô trợ trong khi chò đợi lẩn xuất, bàn sau.

Ngày nay voi sự tiên bộ của kỹ th u ậ t án loát tự cỉộng và cóng nghệ thông tin mối qua trình tích hợp và cập n h ậ t các biểu ghi trỏ nên dề dàng, nhanh chóng vói giã th àn h hạ nên mục lục quyển lại trờ thành phổ biến đối với nhiều thư viện, có nơi dùng song song vối mục lục phiếu và/hoặc với mục lục tin học hoa

b) Mục lục phiếu

Trong quá khứ do quá trình biên soạn tốn kém và không điíọc cập n h ậ t thiíờng xuyên, nên dần dần mục lục quyển đã dược thay bằn g mục lục phiếu Mục lục phiếu hầu như phổ cập trên toàn cầu với những phiếu mô tả có kích thưỏc khác nhau Hiện nay kích tlníớc phiếu chuẩn là 7.5 X 12.õ cm Có phiếu chép tay có phiêu đ ản h máy in rônêô hoặc tvpô và in ra từ máv

tính Mặc đ ầu kích tlntốc tủ phiếu không gọn gàng và các ô phiêu không được phép dem di xa sử dụng, nhưng nhiều ngưòi

Việc nhân bản thêm kill can klions pliải lòn kom Iiluínp cũng giông như ỊUỊ1C Ị ục quyển, việr (Ọ|) nhặt không I ho làm thường xuyên Một nhượt' rhếtn nữa là muôn đọc pltòi có may

mà phan nhiều bạn đọc va Iigưòi đúng tin không ru thoi quen đọc trên máy một sô người clio là liại mắt

d) Mục lục dưới dạng (lia quang (CD-ROM)

Ngoài mục lạc quyển và mục lục vi hình, các bifUl ghi trniiỊĩ

m áy có thể đitợc sử dụng đo sản xuất ca< mục lục dif(ii dạng đìa quang (CD-ROM) Mặc dầu cũng cỏ nhược điểm như haI loại

m ụ c lục t r ê n là không t h ể cập n h ặ t th ư ờ n g xuyêu nhưng I1HK’

lục clưối dạng đĩa quang có líu điểm là có thể truy nhập theo nlnều phương diện (vói nhiều điểm truy nhập thôug tin bail) và

có th ể sử dụng các toán tử Boole để kêt hợp các từ khoa hav rác chỉ sô khác trong các công ill ực tìm tin (ỉa dạng để có thể tra tìm theo nhiều dấu hiệu cùng một lúc đảm bảo kết quả chính xac-

và nh an h chóng

e) Mục lục tin học hoá truy nhập trực tuyến (ou-liue)

Nhờ những th àn h tựu của till học và viền thông, các mục

lục điện tử x u ấ t hiện ngày một nhiều trong các th ư viện và cơ

quan thông tin Một số cán bộ quản trị mục lục mong Millón dưa các biểxt ghi của họ trực tiếp lên mạng không phải thông qua các

hình thức trung gian nlní mục 1 ục quyển hay mạc lục VI hình,

sản phẩm đầu ra của máy t ính

Mục lục trực tuyến (tra tìm trên mạng) có ưu điểm giông lililí mục lục phiếu ở chỗ dược cập nhạt thường xuyên và mở rộng liên tục đồng thời lọi có ưu thê <Ĩ1H mục lục quyển (xem lướt nhanh) và mục lục vi liìnli (sao cliép tiện lợi) Chi phi xay

dự ng b an đ ầ u có th ể cao nhưng veil XII tliế Ihiết bị và địch vụ

tin học ngày càng giảm giá thì việc tò d iứ c mục lục truv nhạp trực tuyến nói chung sẽ có fililí kha t h 1 kiulì tế và là lũòn iượug pho biếu

Mục lục till học IlOíi truy nhập trực tuvèn (on-line), thường gọi là m ụr lục truy iihập rông cộng trực tuyến (OPAC) đang dược tổ chức o nhiều mine, dạc biệt là các nước pliât triển Các biểu ghi thu 1111.10 được lưu trữ ỉrolig bộ nhỏ máy tính và ctược bien thị trên mail hình mỗi khi ngiíòi dũng có yêu cảu Cóc thông till hiện ra có thể bao gồm một biếu ghi thư mục đầy dù hay chỉ một phản của biểu £»lii tuy theo hệ thông thiết kê và/hoặc yêu cầu của người (lung lỉiộn nãy ngưòi ta (tã phát

t l'ion rất nhiều hệ (lùng cho mọi cỡ máy tílih từ máy tính 1Ớ11

clến máy tính cá nhân vối gia cả phải chàng Tuy nhiên, do có

n h iều phương an với cấu hình, thao tác và khả nang tìm til khác n h a u khiến cho việc lựá chọn hệ gặp khó khăn và vai tl'ò của tiêu chunii hơá lại dược nêu ra với hụic lực truy nhập trực

t r ậ t tự của các ýếii tố mô tả thư mục

Dù ctứợc tổ chức chỉới b ấ t kỷ hình thức nào một mục lục

h ữ u hiệu phải đảm bảo một sô tiêu clntổn n hất định cho phép tra cứu và quản trị dễ dàng

3.3 Tiêu tiiiiẩ n đ á n h giá chát lượng m ụ c lục

Việc xây dựng và tổ chức mục lục phải đáp ứng' các yêu Cíut

VI? chất lượng n h ư sau:

- Tinh linh hoạt VCI cập nhật

Do quá ii'iiih bổ sung' và thanh lọc vốn sách báo của th ư viện thường Xuyên th a y đổi Vì mục lục có thế coi như một hồ sơ íĩhi lại tấ t cả các tư liệu hiện có cho nên plini bổ sung các phiêu

mô tả hay biểu ghi khi cỏ thêm tư liệu n h ậ p vào kho hoặc loại

bỏ khi có sự t h a n h lọc t ư liệu tương ứng Mục lục phiêu hay mục

lục tin học hon rất linh hoạt, vê phương diện này Các biểu ghi

có th ể r ấ t dễ dàng bổ sung vào hay loại bỏ khỏi các hộp phiếu

hay các: tệp tin b ấ t cứ khi IKK) t a 11 t} 1 u*t tai Iiliicn In |)liải (lií

trữ chỗ cho các biêu gl)i cẩn Hư;} llif'iii vùn I1Ú) co Ilit' ngàv mọi

tàng, dặc biệt đôi vối mục lục plúéu

Mạc lục quvển mục lục vi hìiili vil ( ’!) I\()M so VOI mục IỊK: phiếu, không cập n h ậ t dược kịp thòi vi một kin <1rì III ra thi không thể bô sung' hay loại t»õ car bii-Mi ííln được nữa trứ khỉ xuất bản các phụ tníđng hay tai bản Tiiy nhií'ii, do ( ;>< im.H lụt' này được sản xuất bằng máy lililí, nen co 11 ) 0 sứa chữa và tliay dổi nội dung các biểu ghi biện có một carh linli hoại Tỉii dụ ch ì cần một lệnh, là có thể thav đổi được nliUMi biểu glii ((•<»nu khi đối với mục lục phiếu thì phải sửa từng ịilnèii một Mục lục truy nhập công cộng trực tuyến (OPAC) có tho coi như là loại I1 1 1H’ lục linh hoạt và hiện đại nhất, nến lililí I';n biểu ghi thư Iiiụt- lưu trữ trên các đĩa dọc/viết, có thể nlu.iị} nhanh chong vàn ho nhớ Người ta có thể bồ sung, loại bò hay thay dổi cae biêu ghi vào bất kỳ lúc nào và k ế t quả có íliò dpii ven ngiíòi dọc trong chốc lát Rò ràng, công nghệ đĩa cotnpacl dà vượt <)im giới hạn

"chỉ để dọc"và các mục lục liêu làm l.rõu loại (lia mỏi này ( ung sò linh hoạt nlni các mục lục trực tuyến khai

• K h ả n ă n g t i m k i ế m n h a n h c h ó n g vu d ễ d à n g

Các mục lục phải sắp xêp chính xái’ và có những lìúớne dẫn

rỏ ròng Trong chừng mực CÒ11 duy tri mục hu phièu thi mỗi ó phiếu phải được tổ chức khoa học và nhạn dạng dễ dàng (co

n h â n ghi nội d u n g ỏ ngoài và hệ thống phièu tiêu đf\ chi (1)0 vò

hưỏng đẫn ở trong) để người đọc nh an h chong tìm được tư liệu

cần Chẳng hạn người sử dụng phải bièt (lược phạm vi cliĩt cãi

(nêu là mục lục tác giả hay clñt cai), ilội (lung chù dế hay mục

phân loại (nêu là mục lục chủ đề hay phán loại) trung từng ó phiếu

Mục lục quyển thường được ghi (láu nhại) dạng tren gáy

I hổ dọc bong m ất thường' cho hiél phạm vi chừ cai và thường

II lĩ mỗi tò vi phiẻu lại có các chỉ sô nho cho bièt phần nào trong tri phiếu đó có thể tìm đứng ván chữ cãi chi tiêt cần xem

Mục lục vi hình ít được người đọc lía thích vi việc sử dụng thường mất thòi gian hòn và chóng mỏi mắt

Mục lục quyển in ra từ máy tính thường tồng bợp chức nàn g của các loại mục lục phiêu truyền thông Thay vì tổ chức

mục lục tác giả mục lục chủ đề mục lục p h â n loại riêng rẽ người t a Sííp xếp p h ầ n chính của mục lục q uyển tlieo m ộ t đ ấ u

Jtiện (tluíòng lò theo các dể mực p h ân loại), CÒ11 sử dụng các loại

b ả n g t r a cuối q u y ể n (hoặc in t h à n h t ập riêng) để giúp tìm tin

ị.heo các dấu hiệu khác (Thí dụ: bảng tra chủ để tác giả ) Hiện nay "Thông báo sách mói nhập vào T hư viện KHKTTlì "là một loại mục- lục quyển tổ chức theo kiểu n h ư vậy

So vói các công cụ truyền thổuẹ mục lục truy nhập trực tuyên on-line hiện nay đã cho phép tìm tin n h a n h chóng: v;ì (im án tiện voi việc mỏ rộng các dấu hiệu tìm hay điểm truy

n h ậ p thông tin thêm rất nhiêu: ngoài họ tên tác giả chủ đề

n h a n dề ký hiệu p h â n loại, người dùng có thể sử dụng' các từ (rong tên tư liệu, từ klioá các loại (chủ đề, nhân vật địa lý tên latinhh thực vật, công thức hoá học ), ngôn ngữ nước xuất, bản cũng như cho phép kết hợp các dâu hiệu tìm hay các

"khoá t.ìm"(searcli key) để tạo ra các công thức tìm vối tốc độ

n h a n h hơn và trú n g đích hòn Ngoài ra người ta CÒ11 tạo ra các

menú thán thiện với ngúdi Mỉ i|ụp,L> pho llioug l>;ìị\o rarli I ìI

t r ì n h ctơiì g i ả n h o á vi ệc t ì m Ị Ui front? ('<!(■ m ụ c l ục t i n học hu;i Qui tắc mô tả và sắp xép triivòn tliốuy cviiig- ílưõc Inén s<Mh lại chuẩn hoa và lập trình đẽ (hích nghi với biêu lìiục mav

- Tinh kinh t ế

Các mục: lục cản (lưộr lố chrtr voi Cĩir phương an tạo lạp và duy trì có tính đến vấn dồ tioi kiệm cong sưc v;i ỉ lốn cúiì cùng' nhu' hiệu quả kinh tế

Phiếu dùng cho các mục lục phiếu dể sản xunt và kliôiìg tôn

kém lắm ư u điểm chính CIU1 mục lục này là tínl) cơ (iộng kln cặp nhặt Trong khi đó giá thành biên soạn và xuíVt bản mục lục quyển khả tôn kém, nếu lililí chỉ làm mọt bán Còn nêu

n h â n l àm n h i ề u b ả n đ ể d ù n g r h u n g cho Ccả mội hệ thốiig t h ư

viện thì rẻ hơn mục lục phiếu

Tính về làu dài, chi phí sản xuãt và duy tri mục lục- vi hình

cũng không lớn so vối mục hu- quyển và mục lục plùèu ngoại

trừ khoản đầu tư ban đầu klìíi cao để áp dụng rống nghệ sản

xu ất vật mang tin vi hình (phim nliựa) t.ừ mây

So sánh giá th àn h và liiệu quá, đối vói các* thú viện IỎ11 thi mục lục truy nhập trực tuyền là hướng plìát iriòn li lili hoạt, tiện dạng và hiện đại nhất

- Tính gọn nén

Các mục lục cán chiêm it diệu tích và cơ dộng Mụ< lạc vì

hình gọn nhẹ nhất, nhưng lại can có máy dọc Mục lục quyển cỏ Ihể đem di đem lại và nhản thành lìhiểu bản do sư dụng ờ

nhiểu nơi Mục lục tin họe hoa truy ulìộị) trực tuyòn qua diện

thọai từ cơ q u an hay nlià riê.n.u, là hình Ilute hao uéu ịiọĩ) gàng;

1 111 á t xét trên quan điểm klui Ìũmg với tới đitọr ngiin lù n g tliông tin khổng lồ của địa phương lịurìi: gia khu vực và thè giói ìnà

chỉ can có mọt máy linh ca nhñn vò lììôcỉeiìì (bộ (lieu l)ièn) dùng

như mội ỉ nun euỏi ( t < M1 ì 1111 : ỉ ] )

0 4 S ì i p x ố p p h i r u 1)10 t â / b i r u g h i í rong* CÁU' l o ạ i m ụ r

l ụ c

Sự phán hiệt giửĩi lun ihiii.it ngừ '‘phiêu 1)10 tiV’và “biểu

î’.lii'Vhi co ý nçlfia tương (lui vì \v rờ bản chúng cùng mang mộ ỉ

nội h à m ó nước l a t h u ậ l ngừ ''phiếu mô t a s q u e n d ù n g t ừ thòi

kỳ biên mục 1 hủ công, con "hiéu ghi"gặp nhiều trong thòi kỳ tin học hon T huật ngữ "biòu ghi thư n m c ’ctä chính thức: được sử

‘lụng lừ nám 1988 (trước thòi kỳ tin học hoá) trong tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 4523-88 : ’an phẩm thông till: Phan loại, cấu trúc và trình bày"khi (lịnh nghía án phẩm thư mục

Không giống nh ư mục lục till học hoá m ục lục truyền thống

yêu cẩu mồi phiếu mò tả thư mục phải có nlìiểu bản trong

trường hợp cần thiêt ctố có thể phản ánh dưới nhiều tiêu dề hay điểni truy nhập thông till khác nhau Thông thường, lììỗi tác giả

cá n h a n hay tạp thể và những người có trách nhiệm trong việc bien soạn tư liệu mà người đọc có thể căn cứ vào dó dể tìm kiếm đều có một điểm truy nhập Người ta cùng có thể tìm được tư

liệu theo các điểm t r u y n h ậ p khác lililí : n h a n dể đề m ụ c chủ

đề, ký hiệu phân loại Mỗi phiêu 111Ô tả sẽ được xếp clưới một tiêu dề phản án h điểm truy nhập đó Trong một số mục lục quyển hay mục lục đưói dạng vi hình, người ta chỉ mỏ tả đầy đủ

cho điểiìì truy n h ậ p chính và dùng các mô tả hay biểu ghi giản

lược cho các điểm truy nhập khác

Mục lục in thiíòng dược sáp xếp theo một dàn ý (đề cương)

h ay một hệ đề mục nhất (lịnh Tuỳ theo cliủ đề và phạm vi của

kho tư liệu (hay SƯU tập), 11ÇU01 ta có thể sử dụng nhiều kiểu

sắp xêp khác nhau Nhưng dù sắp xếp theo kiểu nào, mục lục cùng phải bao q u á t được nội dung của kho tư liệu và hướng dẫn

- Các/? .sa/; x é /; Ị r o n g ìnu< lin p h a tì /oa Ị

Mục lục phán loại (liíoc lò rhưi đựn ỉ.heo mol họ tliũhí» p lu n

l o ạ i n á o đ ó T r o n g c á c k h o m o XÒỊ) ỉ u l i ệ u t r o n <4i;i I h e o k y ÍIKMI

phân loại thì mục lục vi III < ÍIIIR 1'tông lluíì !:i mọl loại mụi ỉu<

p h á n loại Tuy nhién ỏ dáv IV» <ụ khiic hu;! Sd VÕI mục lỉh phrui

loại chính thống, nơi nin mội plìiPii mõ tà th u mục cỏ thô iltí<>< lặp lại (lưới nhiều ký hiệu phân luại phả lì a 11 h nội dung en;i t u

liệu, tr on g khi mỗi phiếu mô lả cùa ỈỈ1ỊK’ lục- VI trí c h ì dược (lật

dưới một ký hiệu phản loại mà thôi Ngoài ra, mục lực vi In không có hộp phiếu tra chủ để chữ rái

Ưu điểm của mục lục pLia.il loại in ỏ chỗ khỏng bị anh hưởng của sự thay đổi thuật ngừ vi nỏ sử Hung c:u ky lnẹu fluí và/lìoậr

sô thay vì từ ngữ Có chang thì chi phải sừn dổi trong hộp phiếu

tra chủ đê chữ cái chứ không phải thay ílổi hay sửa đổi toàn bọ

các phiếu hay biểu ghi thư mục Mục lục phàn loại r ấ t hữu icl) đối với việc nghiên cứu (ỉi SÍÌII vào một lĩnh vực khoa học vì ni tính mềm dẻo, linh hoại và cạp nhạt dễ đàii£ Cac lớp phàn loại

có liên quan mật tlnèt với nhau dược tập hợp lại theo thứ lự cap

bậc từ chung đến riêng Ngoài ra kièu sã Ị) XÒỊ) này tạo rlieu

kiện hiên soạn dễ dàng ra r thu' mục chủ đồ Tuv nhiên, (lo cân trúc của Mục ]ục phán loại dựa vào một khung phản loại nóng, nếu người sử dụng không quen ký hiệu phản loại (không tbuọc khung phân loại) thì raí khó tra tìm vò nhiều khi phải Ìiliò lới

sự hướng dẫn của can bọ thư viện

- Cách sắp xếp trong ììtục ỉ ục chữ cái

Mục lục chữ cái (lỏ sắp xòp và sử dụng vi háu như ai vùnịi

t huộc v ầ n c h ữ cái Cắc tiêu dề điền dạt hai lị* lừ iigiY dề Iììpu

hơn ký hiệu phân lcụii Tuy nhiên ciìug co bát tiện lò lì lột sò tlniật ngữ dùng làm ỉitMi (lể nhanh đìỏUỊí lạc lụm và cỏ UỈIHMInglídi sử (lụng na n 1 được nọ» 'lỉiiụí íỉn

nghía, dẻ gảy nham lán i)ỏi vói cae mục lục đổ sộ cách sắp xê]) theo chữ cái trỏ nên phức lạp.

Có liai ki ou sắp xôp thí‘0 ván chữ cái : kiểu lừ điển và kiểu

phân đoạn

Mục lục chữ cái kiêu tữ (Jiêh: thưòng dược to chức ỏ các thư

viộn Mỹ tạp hộp các phiêu mô tả có liêu đề là tón tác giả nhan (lổ tư liệu và tôn chủ để sap xỏp chung trong một dăy chữ cái lính lần lượt theo từng từ một Cách sáp xêp này đòn giản, dề ira tìm, nếu các phiếu mô tả chỉ nằm gọn trong' một ô phiếu Nhưng khi kho sách p hát triển, cách sắp xêp theo kiểu từ điển

1 rỏ nên cồng kềnh phức tạp vì các phiếu sẽ phải đan xen dàn trải trong nhiều ỏ phiếu Lúc đó khi xếp hoặc tra cứu phải cân ))hac xem phiếu mô tả một cuốn sách do một tác giả viêl hay vièl vê tác giả ấy phiếu nào để trước, phiếu nào dể sáu Ngoài

ra trong mục lục chữ cái phiêu phản ánh các cuốn sách về cùng một chủ để bị phân tá n vào nhiều chỗ Chẳng hạn chủ để ’’công nghiệp" có nhiều khía cạnh và phương diện nghiên cứu dược phản á n h bằng các chủ để con và chủ đề liên quan, sẽ nằm tả n mạn có th ể từ đáu đêiì cuối vần chữ cái: "ail toàn công nghiệp'* xếp ở vần A, "trọng tài công nghiệp" xếp ỏ vần T "Y tê công nghiệp” xếp ỏ vần Y Tuy nhiên, trong thực tế mục lục kiểu tu điển C ling có những tiện lợi vì đa sô người đọc tìm tư liệu về một

khía cạnh của vấn đê (chủ ctể hẹp), chứ ít khi tìm hiểu toàn diện

vấn đề (chủ để rộng' ) v ả lại đà có hệ thông các chỉ chỗ (tham chiếu ) : "Xem:” và "Cùng xem:” hướng d ẫn người tìm đến các klìía cạnh khác nhau của chủ đề

Mục lục chừ cái phán đoạn; Để trá n h sự cồng kềnh của mục

lục từ điển và tạo điểu kiện th u ậ n lợi cho người tìm tư liệu, người ta ph ân chia mục lục chữ cái th à n h 2 loại: Mục lục chữ cái (tác giả và nhan để) và mục lục chủ đề (chữ cái) Có nơi, mục lục tác giả và mục lục nh an đề được tổ chức riêng rẽ

Tuy nhiên, giải pháp 11 à > váti kl)ÓH£ khác ỊíluM (hide ììKMt tượng chù đề bị phân tan và một íliòu híìỉ 1 lẽn n:»> sinh rn ln

trước khi t r a cứu, ngưòi tìm pliai XĨJ< dịnh nùuli lim tu liệu cua

một tác giả nào đó (tìm theo tao giiV) hay vièt vo lar gin <ìo (tun

t h e o c h ủ đề n h â n v ậ t ) đổ t ì m đ è n m ụ c lụt h a y ỈU) p h ạ n m ụ c lục

tương ứng Trong mục lục Hiử cái họ lèn uic già vă/lìoặc nhan

dể c ủ a Ìììộl ciiôil sách noi tioug co tho glũ vào g<ĩ nho ru a plnòn

tiêu đề màu để người đọc dề tìm

Cần có sự hướng (lần cách sử dụng các công cụ tra cửu cho ngưỏi đọc mối Việc này có thè thực hiện trong khuôn khô dào tạo ngưòi dùng till nói chung

- Cách sắp xếp trong mục lục tín học h o á /m u c lục trực luyến (on-line)

Mục lục tin học hoá/ ■ • I I11ỊK: I lục trực tuyến được coi như một> % %/ • •

loại riêng Do các biểu ghi trong may klióng xếp theo kiểu tuyên tính, nên các mục lục tin Lọc lioa không plìân d u a thành nhiều loại như các mục lục truyền thống Nó không co nhiều loại biếu ghi cho mỗi tư liệu mà chỉ có n-ìột biểu glìi thư mục clnnh được lưu trữ trong máy và sử đụng các chỉ sô dể liên két t ung điếm truy nhập theo tên người, nhan de, dể mạc chủ cỉè với bất kỳ* một biểu ghi thư mục nào có liêu quan Bên trong máy tính, mỗi

hệ thõng sắp xếp các biểu ghi theo một kiểu mà người dùng ít phải quan tâm Iiọ chỉ cần biết làm thế nào để có thè hiển thị trên m àn hình các biểu ghi đáp ứng veil cầu tìm tin cua mình

Để đáp lại các vêu cầu tìm kiếm, mòy sẽ sao chép lại các yếu iố

dử liệu chọn lọc từ mỗi biểu ghi thư mục tương ứng và hiển thị trên màn hình cho người sử dụng xom theo khổ mẫu (format) dã

được lựa chọn cho hệ thống Khi sử dụng mục lục \nụ tuyôn người dùng có thể tìm tư liệu theo c.ac chỉ số Síiu: ton lác giả

nh an để các t ừ trong n h an đổ kỷ hiệu p h â n lililí, chú đế,

Ngoài ra một sô hệ thống cỏn ( ho phép kêt lìỢp nhuMi chỉ sô

í ung mọt Ilír bànẹ each sir 'lụng car toán từ Boole: AND OH và NOT hay các: ký hiộu tương dương phản ánh các toán tử đó (Tlieo CDS/ ISIS thì các ký hiệu tương ứng sẻ là: * + A )

Thí dir.

toán AND dạy học hoặc• « / i • toán * dạv họcm ũ I

toán OR vạt lý /ìoạc toán + v ậ t lý

Châu Á NOT T rung CỊVIÔC hoặc C háu Á A Trung quốc

Những hệ thông này cho phép người tìm tin có kinh nghiệm (hay dã được đào tạo), ein bằng một lệnh, có thể tìm được cùng một lúc một (hay nhiều) tác phẩm của tác giả nào CỈÓ nói vổ chủ (tể can tìm Còn đôi vói người tìm tin bằng mảy chưa có kiii.il nghiệm thì người ta tạo ra các menu thân thiện thay vì phải sử

d ụ n g ngôn ngữ lệnh

Nhiều hệ thông cho phép tìm till theo từ khoá hay nói

( 1)11110 theo bất kv m ột từ nào ỏ trong các trường của biểu ghi

C hang hạn, liêu dùng tên người làm "từ để tìm", thì mục lục trực tuyến sẽ thông' báo trên màn hình những biểu ghi có liên

q u a n đến một tác giả hay nhân vật cẩn tìm

Trong tìm till trực tuyến, ngoài việc sử dụng ký hiệu phân loại như một điểm truy nhập thông tin trực tiếp, người ta còn

d ù n g 1 1Ó như một phương tiện hỗ trợ tìm tin theo chủ đề: Kêl hợp ký hiệu phân loại và chủ đề bàng toán tử ctể giỏi hạn chủ dế

I rong p h ạ m vi một ng àn h khoa học hay ho ạt động thực tiễn

3.5 Các bộ phận củ a mục lục

Một mục lục truyền thống gồm 3 bộ phạn: mục lục cóng cộng, mục lục công vụ và hộp phiếu (công vụ) qui định tính thông nhất

Mục lục công cộng là mục lục đưa ra phục vụ rộng rãi và dể người dọc truy nhập tự do: Mục lục chữ cái mục lục phân loại

mục lục chủ để

M ụ c l ụ c c ô n g v ụ l à m ụ c lục s ú ( l u n g n ộ i họ (I h ư ơ n g lá IIIIII

lục vị trí và tống mục lục cliừ < 0 1 ) phục vụ cho hoạt dọni'

n g h i ệ p vụ h à n g ngày: tr:i t rú n g dò bỏ sung t ư liộu t ra cứu de

thông n h ấ t mô lả theo dõi Síirh bộ iliôiiị» nhâl ký lnẹu phân loại giữa các: lán xuót ban cún một 1 ư liệu, đôi cltiíMt kiểm krmục lục công cộng Ngoài ra việc lô chức mục lục còng vụ con

đa phương tiện (mullimeđia) có triổn vọng phát triển trong tương lai th u ậ t ngữ "mục lục xêp gia "không thích hợp lám vì

các t ư liệu không xếp trên giá nùi được lưu tr ữ và hảo quản then

sô dăn g ký bổ sung trong các tù chuyên dụng hoặc lưu trong máy tính

Mục lục vị trí thựòng phan anh (lẩy rỉ ủ số lượng bản tập và cho biết vị trí của tư liệu trong kho cho nén có thổ nói mục lục

vị t r í l à h ồ s d đ ẩ y đ ủ t a t c a CÚC t ư l i ệu c ù a t h ơ vi ệ n P h i è u c ủ a mục lục vị trí được sắp xếp theo ký Inệu kho (ký hiệu xỏi> giíi)

Trên phiếu, người ta ghi chú thêm các ÍHO liệu vế bản trùng-, sách

mất, t h ấ t lạc hay đà th an h lọc ngày 1)0 sung, ngày kiểm k(\ |>in tiên, vị trí bản trùng hiện đang đơọe lưu giữ và phục vụ tại (-.)<• phòng đọc chuyên biệt khác nhau Mục ilídi ban d a II cúa việc lõ chức mục lục vị trí là để kiểm kê l.ni san

Theo truyền thông của nluếu nứor ỉ ròn tliẻ giỏi, dộc !)ÌPỈ lã

c á c m r ó c  n M ỹ k h o s á c h i h ư ò n ^ đ ư ò c l ổ c h ứ c d ư ớ i d a m » k h o

mô t ự chọn Sách được s ắ p xép theo (lổ mục phàn loỉii cho non

ký hiệu xêp giá là ký hiệu phân loại kết hợp với ký hiệu tác giả («ỉỏ Cutter) () nhiểu thư viện thuộc Liên Xô các nước xã hội chù nghĩa rũ và Việt Nam chỉ một phần VÔ11 tư liệu diíỢc lổ r illte (lưỏi (lạng kho mỏ (phòng dọc lạp chí moi phòng đọc tra cửu và

<;>< phòng đọc chuyên khoa) Còn trong các kho dóng, tư liệu (lưót sap xếp theo ngôn ngữ theo khổ co và theo trình tự nhập vào th ư viện (tức là llieo ihrii íỊÌan) Trong những trưòug hợp này ký hiệu xếp gia ]à ký hiệu dàng ký tài sản (.(làng ký cá biệt)

Mục lục vị trí p h ả n anh các kho xếp theo phân loại là công

<1.1 để kiểm tra quá trìnl) phán loại tlụtc hiện trước đây

Mục luc vị trí chủ vêu mang tính chất công vụ thường được hảo q u ả n và sử dụng nội bộ ỏ bộ phận tổ chức kho Tuy nhiên cũng có khi được n h â n Ihêni bản để bạn đọc: sử dụng, giúp họ xem lướt và nắm được chính xác các tư liệu cần tìm có hay

không trong các kho mỏ lự chọn và liêu có thì ỏ vị trí nào trước

khi đèn các giá sách, vì nliiếu khi sách đã có người lấy đọc liên klniyèt ỏ trên giá

Mục lục tin học hoá cũng có ba bộ phận nhưng không' tách biệt rõ rà n g và h ầ u như không có sự phân biệt khái niệm Iruy

n h ậ p công cộng và số dụng nội bộ nữa vì người tìm tư liệu có tho truy nhập mục lục theo bất kỳ chỉ sô nào : ký hiệu phân loại, hay ký hiệu xếp giá và kết quả trên m àn hình cũng cho họ biôt các thông tin vê sô lượng bản hay tậ p cũng như nơi bào quản và vị trí trên giá Thư viện không lo ngại mục lục bị xáo Iron hay m ấ t phiếu như trường hợp mục lục vị trí tổ chức theo kiêu th ủ công truyền thống Ngoài ra mục lục till học lioá còn

có t hể có thêm hoặc liên kết với các tệp biểu ghi về sách đang bổ ííVUig hoặc đang xử lý m u g như các thông tin vê tư liệu dã có người ìmtợn hoặc đã trò trong một hệ thống quản trị thư việu tích hợp

Các hộp phiếu qui định linh thnrifi nhất chứa < ac phiPM

phản ánh các hình l.hức tên ca nhàn và lạp lliô nh;iii rlò tô 11

tùng thư để mục chủ đố và từ khoá < 0 kióin soát rỉ à <ltí<)( lự<! chọn và qui định (hông nhất (lố l ạ o diều kiện tổ c h ứ c mục Itic một cách khoa học nhất quán nhằm nàng cao hiệu qủ.1 tim tUi Ngoài ra còn có danh mục cáo lluim chiếu (chỉ chồ) (tùng Inmg các mục lục công cộng (íổ chỉ chồ tù dạng dùng tự (lo không chính thức sang dạng qui định Các hộp phiêu này (hường (IIic.fi-

sử dụng nội bộ

Trong mục lục till học hoa chức năng đảm bảo tíuli thông

n h ấ t được thực hiện bởi các tệp qui định tính thông nhất Cac tệp này được liên kết vối tệp thư mục chính và nhiều khi dung

để tự động báo cho người biên mục biết dô có sự không nliât

qu án trong tiêu đề mô tả

Biên mục là một bộ phận của quá trình kiểm soát thư mực

là, to à n bộ các quá trình có liên q u an đến tổ chức các côug cụ thư

mục nói chung và mục lục nói riềng: mỏ tả th ư mục phán tích chủ đê và kiểm soát tính thông nhất Việc kiểm soát tính thông

n h ấ t được tiến hành trong cả hai giai đoạn mô tả thư mục và

p h â n tích chủ để

4.1 Các c ô n g đoạn biên mục

4 1.1 Mô tả thư mục

Mô tả thư mục (hay còn gọi là biên mục mô tả) là quo trình

n h ậ n dạng và mô tả một tư liệu (ghi lại nliững thông till về nói dung, hình thức, trácl) nhiệm biên soạn, đặc điểm vật lý .cùa

tư liệu ấy), lựa chọn và thiết lập các điểm truy nhập (trong biên mục truyền thông, gọi là tiêu để mô tả), trừ car điểm truy nhập

Hipo clin dồ (là com;' vi('c cùa một cồng đ o ạ n khác t ro n g biên

mụr) Đáng chú ý là llieo (lịnh nghĩa phản á n h biên mục truyền

t hôn« này tlù việc lựa chọn và thiết lập rác điểm trnv nhập hav

t if'u dể mó tá theo lác gia và nhan để lò thuộc phạm vi của công

đoạn 111Ô tá thư mục: trong khi dó nội dung của mô tả thư mục

111 eo Tiêu chuẩn quốc lò (1SBD) không có vùng nào dành cho til'll để mỏ l;i nghĩa là theo ISBD lập tiêu để tác giả hay nhnn

đề cũng như (tẻ mục chù đế tuv đểu là những công đoạn biên mực nhưng không thuộc phạm vi của mô tả thư mục

Có thể (lịnh nghĩa một cách khác: mô tả thư mục là một bộ pliạn của quá trình bién mục cỏ liên q u a n tới việc nh ận dạng một tư liệu và ghi lại những thông till về tư liệu trong một phiêu mô l.ả/biểu ghi sao cho có thể nhận dạng lại được tư liệu

áy một câch chính xác và không nham lẫn vối các tư liệu khác.Mục đích của mô tả là giúp bạn đọc và ngưòi dùng tin có một khái niệm về tư liệu và nhanh chóng, đễ dàng tìm được tư liệu ấy trong các hệ thống tìm tiu truyền thống và hiện đại (mục lục cơ sỏ dữ liệu, )

Những yếu tô cơ bàn của một mô tả th ư mục là: Nhan để những thông tin về trách nhiệm, lần xuất bản, thông tin vế xuất bản p h á t liùnh ấn loát hay sản xuất (đôi với các tư liệu không phải là ấn pliẩm ) Ngoài ra những thông tin về công dụng và dôi tượng sử dụng củn tư liệu, kích rỡ số trang, minh họa tư liệu kèm theo và tùng thư, thiết bị dùng đe đọc hay sử dụng lư

liệu nói chung cũng có ích cho người dùng tư liệu và được (hú

vào mô tả th ư mục

Trong biên mục thủ công truyền thông, trước khi 1SBD ni

dời tác giả (tược mô tà đầu tiên ỏ vị trí của tiêu đề 111Ô tả; lần

x u ấ t bản, những thông tin giải thích n h a n đề và một phan

nh ữ ng thông tin về trách nhiệm (người dịch, biên tập hiệu dính, người minh họa nghĩa là những người có vai trò thứ yếu

so với (những) tác giả iliưi' thụ ) <lơ<fr kól hợp chung Iroiìíỉ IU '!

vèu (ố gọi là dề phụ dư/'! i ón li-u CD( có <|U;U1 clni quán liav ( liịn

trácli n h i ệ m xuất bản in tròi 1 (tầu trang nhan (Ít’ hny l)i;i s ich và/hoặc nhan để lùng thư tạo thành mọt veu tò gọi lã liế phụ

trên

Củng trong mô tả truyền thông, có sự plian hiẹt giun mò ui dùng cho cáo bản thư mục (gọi rát là mô tả tlìií mục) và mó tá đùne; cho mục lục tlní viện (ẹụi Int lò mô tỏ th ư viẹn ) Khac bit'l chủ yếu là : (lo đặo thù (’ủa thư mục là xuất bản (lưới dạng sách

in phải tiết kiệm giấy, nên cài yếu tô được 111Ô l.á liên tiòp nl);iu không có khoảng cách và không xuống dòng (trừ trường hợp hốt đòng) Trong khi đó để tô chức mục lục phiếu trong thư viện, mỗi cuốn sách được mô tả trôn một tồ phiếu riêng, liên vấn đế tiết kiệm không đặt ra ngũòi ta xuống dòng sau khi mô tà xong tiêu dể tác giả nám xuất bản và đề phụ trên Nghĩa là nhan đồ chi tiết sô lượng (số trang, ininl) họa phụ bản) và phụ chú bao giờ cũng bắt đầu từ một dòng mới ghi từ vạch dọc thít hai CIÌU

tờ phiêu Giữa để phụ dưới và Iidi xuất bản giữa các chi tiết sô lượng và để phụ trên để trông 1 khoảng cách 1 em Việc xuông dòng và để khoảng cách tạo diễu kiện cho nglírii sử dụng dề phân biệt các yếu lô" và dọc car thông tin trên phidu được dề dàng, nhất là khi phiến ken đ;ụ trong các ô tủ mục lục

H ình thức trình bày (phiến) mô tả (cho) thư mục và cho mục lục trước ISBD như sau:

t ren) Pim chu 3 5 trang, minh hoa phụ

lại dưới dạng một phiếu mô tà hay biểu g h i th ư mục.

Sự liên kết giữa mó tò thư mục hệ thống tiêu đề (điểm truy nhập) và ký hiệu xẻp giã tạo th à n h một phiêu mô tả hay biếu ghi thư mục mà người ta cỏ thể tìm lại được trong các mục lục truyền thông khác nhau (theo các tiêu để khác nhau) hoặc có

th ể tìm thấy các biểu ghi ấy trong các tệp till (theo các điểm truy n h ậ p khác nhau) nêu những' biểu ghi ấy được lưu trữ trên các phương tiện till học (trong bộ nhớ máy tính hay các dĩa quang, đĩa tù' )

Có th ể nói phiếu mô tả hay biểu ghi thư mục là chứng minh thư hay thẻ căn cước của một tư liệu, trình bày những yếu

tố đặc trư ng cơ bản của tif liệu ấy dưối một hình thức chuẩn hoá giúp bạn đọc và người tìm tin nh ận dạng và phân biệt tư

liệu n à y với nhữ ng tư liệu khác, q u y ế t đ ịn h xem một tư liệu nào

đó có đáp ứng yêu cầu tìm kiếm và có cần phải mượn để th am khảo hay không

4.1.2 Phân loại i'à phàn tích chủ đ ề (biên m ục chủ đề)

Quá trình này có liên quan đến việc xác định các chỉ số hay khái niệm có liên quan đòn nội dung của tií liệu

"Phân loại tư liệu" phân tích những khái niệm phản á n h nội dung tư liệu theo c ác bộ môn khoa học hay ngành hoạt, động

thực tiễn Trong quá trình này ugưríi xứ lý tu liộu chọn mọt li.ạ nhiều ký hiệu (hay chỉ số) phan loại I.rong mọi khung phan Inại

mà thư viện đang sử đụi)£ (Tlií dụ như Killing p hàn loại I »I’»K Dewey, Klnuig phán loại của Thơ viện quốc liội Mỹ UDC ) <lt' xác định nội dung tư liệu đang biên mục Tuý theo 1 1ỘI ({UI1Ị4

một tif liệu có th ể có nhiều ký hiện phán loại, do vậy có thể cliiọi

p h ả n á n h vào nhiều chỗ trong mục lục phân loại truyền thông Đối với các thư viện tổ chứi:"kho mỏ "theo phân loại, thi ký liiọii phân loại thường là yếu tô đáu tiên trong ký hiệu xếp gia (kết hợp với ký hiệu tác giả : thường là sô C utter hay Khápkina ) Trong trường hợp này người hiên mục hay tố chức: kho phải sử dụng ký hiệu phàn loại chinh để đặt cuốn sách vào vị trí thích hợp n h ấ t trên giá

"Phân tích chủ đề" có liên quan đến việc xác: định Milling

k h ái niệm chủ để trong nội dung tư liệu Sau khi xác địuli dược chủ đê có th ể tìm và lập ciược một tiéu đế hay để mục chu df' dựa vào một danh mục clmẩn: một khung để mục chủ dề 11 lột

bộ từ khoá hay từ điển từ chuẩn, c á n sử dụng hộp phiếu ha\ tệp qui dụih tính thống n h ấ t «tè đảm hảo các biểu ghi phán ;mh

tư liệu cùng một chủ để được tập hợp và hiển thị cùng một chồ

4.1.3 Kiểm soát tính thông nhất

Kiểm soát tính thông n h ất là quá trình đảm bảo sự nhai

q u á n trong khi diễn đạt một điểm truy nhập, cho thấy môi qiimi

hệ giữa các tên người, các tác phẩm hay các chù dề dựa theo cáo qui tắc 111Ô tả (trong trường lìựp tên người và nhan đồ) hay

k h u n g để mục chủ đề (Thí dụ: Khung đề mục của T hư viện IỊUÔC-

hội Mỹ LCSH), bộ từ khoá có kiểm soát, từ điển từ chuẩn (thesaurus) hoặc bằng cách tra cứu hộp phiếu hay tệp qui địnli tín h thống nhất

Hộp phiến hay tệp qui định tinh llìông nhát là một tập luí|>

rác biểu ghi về các hình thức hay dạng tên người, n h a n đề hay chù dề dược: lựa chọn đùn." trong một mục lục Mỗi biểu ghi trong hộp phiêu hay tệp qui định tín h thông nhất, ngoài cóc yêu

tỏ kể trê» CÒ1) có th ể chứa các d ạ n g th a m chiếu hay chỉ chỗ

t h a m khảo khi quvết định chọn cáo tiêu để hay yếu t,ô' th ông lihat và các dạng tlinm ehiôu chuẩn Có tliể kốt hợp dùng luôn

mục lục làm phương liện kiểm soát tính thông nhất., có nghĩa là

coi các tiêu đề d an g dùn g trong mục lục đã là chuẩn Tuy nhiên,

có khó k h ă n khi tra tìm các mục lục lớn nhất là theo dõi các

t h a m chiếu

Nhờ kiểm soát tinh thông nhất, mà biên mục vượt ra ngoài khuôn khổ củà qua trình tạo lập một loạt biểu ghi phản ánh các tu' liệu ròi rạc không liên hệ vói nhau Chính các tiêu để thống

n h ấ t và các tham chiếu đã tạo ra mối liên hệ giữa các tư liệu

người trên các biếu ghi khác nhau, lúc nào cũng là một Nhờ vậy các biểu ghi phản ánh tư liệu do một ngưòi viết (tác giả )

h a y nói về ngiíòi ấy (nhàn vật), hay tác phẩm của một cơ quan,

tập th ể (tác giả tập thể) được nhóm hợp vào một chỗ và hiển thị cùng nhau

Tiên đề thông n h ấ t còn giúp tập hợp vào một chỗ biểu ghi của các lần x uất bản khác nhau, các bản dịch, phóng tác hay lược t h u ậ t của một tác phẩm

Tiêu đề thống n h ấ t còn thể hiện chủ đề chung của n h ữ n g tác phẩm khác nhau, dưới một hình thức thống n h ấ t (gọi là từ vựng có kiểm soát, bao gồm đê mục chủ để, từ khoá, từ chuẩn ),

dể cho trong một chừng mực nào đó các tác phẩm nói về một chủ để được tập hợp và hiển thị cùng nhau Kiểm soát tín h thông n h ấ t của từ vựng có kiểm soát, cũng có thể chỉ chồ cho người dùng từ những th u ậ t ngữ không dùng tỏi những t h u ậ t

ngữ được dùng và từ các th u ậ t ngử dược dùng tới cac th uật ngủ liên quan.

4.2 Tin h o c hoá b iên m uc* •

Sự p h á t triển của công nghệ thông tin có ảnh hưởng lớn tới

việc qu ản trị thư viện nói chung và công tác hiên mục nói riêng Lợi ích của việc tin học hoá công tac biên mục dã rõ ràng, nhưng quyết định có liên tự động hoá biên mục hny không CÒ11 tuỳ thuộc vào nhiều nhân tố: Tầm cỏ và loại hình thư viện, trình độ

cán bộ sự hỗ trợ vê tài chính, khả năng có được máy tính và các

t.rang thiết bị phụ trợ

Trước khi thông qua phương án biên mục tự động hoá điều trước tiên là phải tiến h à n h phân tích hệ thông, nghĩa là xem xét đánh giá hệ thống hiện có và phương pháp hoạt động hiện tại để kết luận tin học hoá liệu có cải thiện và đem lại lợi ích gì lớn không Phải xác định các mục tiêu và tiến hành nghiên cứu khả thi Mục đích của nghiên cứu khả thi là xem xét các cách thức để đạt được mục tiêu đã để ra và phân tích giá thành (kể

cả chi phí vể n h ân lực) so vối lợi ícl) và hiệu quả Sau dây là

mục trong một th ư viện:

- triển khai một hệ thống nội bộ hoàn toàn độc lập

- mua một hệ thống biên mục theo kiểu chìa khoá trao tay, một môđun biên mục trong một chương trìn h quản trị thư viện tích hợp

- th am gia vào một m ạng biên mục hợp tác tin học hoá

Tin học hoá biên mục hay biên mục tự động có liên quan mặt thiết tới khổ mẫu biên 111 ục có th ể đọc bằng máy (MARC) Khố mẫu này sẽ được trìn h bày trong các chương tiếp t heo