1 Introduce the quality Manual/ Giới thiệu sổ tay chất lượng 31.2 Definition and terminology/ Định nghĩa và thuật ngữ 4 2.3 Quality management system planning/ Hoạch định hệ thống quản l
Trang 1Thôn Khe Xoan- Xã Đội Cấn- Thành Phố Tuyên Quang- Tỉnh Tuyên Quang
MSA YB, ngày 01 tháng 08 n m 2018 ăm 2018
Trang 21 Introduce the quality Manual/ Giới thiệu sổ tay chất lượng 3
1.2 Definition and terminology/ Định nghĩa và thuật ngữ 4
2.3 Quality management system planning/ Hoạch định hệ thống quản lý chất lượng 7
3.2 Responsibility and capacity/ Trách nhiệm và quyền hạn 9
3.3 Quality document system/ Hệ thống tài liệu chất lượng 10
4.2 Responsibility of Right persons/ Trách nhiệm của người có thẩm quyền 12
4.4 Production Vice Director/ Phó Giám Đốc phụ trách sản xuất 13
4.7 Export-Import Manager/ Trưởng phòng Xuất nhập khẩu 15
5 Production Process Control / Kiểm soát hoạt động sản xuất sản phẩm 19
I Quality Manual Introducing / Giới thiệu sổ tay chất lượng:
Objective : The quality manual issued in order to provide the regulations system and
guidelines about products quality as well as requirements for quality managementsystems that have been issued and applied in the company
Mục đích : Sổ tay chất lượng là nhằm đưa ra một hệ thống các quy định và các hướng
dẫn về chất lượng sản phẩm cũng như các yêu cầu về hệ thống quản lý chất lượng sản phẩm đã được ban hành và áp dụng tại công ty .
Meaning: Through the system of quality control of textiles, document and other
organizations always follow standard: “process method/legal framework" which isestablished and managed as a legal entity in order to ensure all garments can be satisfy
Trang 3for buyer requirement Continuing to improve the quality control system and the demand
of customers
Ý nghĩa: Thông qua hệ thống quản lý chất lượng sản phẩm những thủ tục, tài liệu, văn
bản, biểu mẫu, các hoạt động luôn luôn được tuân theo tiêu “phương pháp quá trình”,
đã được xác lập và quản lý chặt chẽ nhằm đảm bảo rằng những sản phẩm của công ty thoả mãn các yêu cầu của khách hàng Liên tục cải tiến hệ thống quản lý chất lượng sản phẩm để đáp ứng ngày một cao hơn những yêu cầu từ phía khách hàng.
1.1 Scope : The company's quality control system covers all production activities that affect
or relate to the quality of the product It provides for customers in order to meet thedemand of buyer
Phạm vi: Hệ thống quản lý chất lượng của công ty bao gồm tất cả các hoạt động sản
xuất kinh doanh có ảnh hưởng hoặc liên quan trực tiếp đến chất lượng sản phẩm cung cấp cho khách hàng nhằm đáp ứng các yêu cầu của khách hàng
a Quality Procedures / Các quy trình chất lượng của công ty :
Business performance in the company's quality management system apply: “processmethod” to describe and establish in order to meet the requirement and expectation ofcustomer and suitable with other regulatory requirement System method is applied todescribe the inter action between single processes Quality control system follow theprinciples of Quality Management include following rules:
Các hoạt động sản xuất kinh doanh trong hệ thống quản lý chất lượng của công ty áp dụng phương pháp quá trình để mô tả và thiết lập nhằm đạt được các yêu cầu cũng như
sự mong đợi của khách hàng và phù hợp với những yêu cầu định chế thích hợp khác
Phương pháp hệ thống được áp dụng để mô tả sự tương tác giữa các quá trình đơn lẻ.
Hệ thống quản lý chất lượng của công ty tuân thủ đầu đủ các nguyên tắc của Quản lý chất lượng; bao gồm các quy trình sau:
1. Procedure of inspecting documents / Quy trình kiểm soát tài liệu
2 Process of quality control / Quy trình kiểm soát hồ sơ chất lượng
3 The process of reviewing the results / Quy trình xem xét của lãnh đạo
4 Recruitment and training process / Quy trình tuyển dụng và đào tạo
5 Machine and equipment’s maintenance procedure / Quy trình bảo dưỡng sữa chữa
máy móc thiết bị
6 Receipt and response process / Quy trình tiếp nhận và xử lý thông tin phản hồi
7 Purchase procedure / Quy trình mua hàng
8 Production process control / Quy trình kiểm soát hoạt động sản xuất
9 Procedure to identify the source / Quy trình nhận biết xác định nguồn gốc
10 Protected product policy / Quy trình bảo toàn sản phẩm
Trang 412 Internal quality procedure / Quy trình đánh giá chất lượng nội bộ
13 Corrective action procedure / Quy trình hành động khắc phục
14 The procedure of protection / Quy trình hành động phòng ngừa
b Company Products / Các sản phẩm của Công Ty :
- Products for import export
Các sản phẩm xuất khẩu nước ngoài
c Call (Except) / Loại trừ :
- Non-productive activities that affect the quality of supply for the consumer are notsubject to the control of the quality control system: Administrative activities -security, operation of financial affairs
- Các hoạt động không liên quan trực tiếp đến chất lượng sản phẩm cung cấp cho khách hàng không thuộc phạm vi kiểm soát của hệ thống quản lý chất lượng: hoạt động hành chính – bảo vệ, hoạt động tài chính kế toán
1.2Definition and Terminology / Định nghĩa và thuật ngữ
The definition and terms used in the company's management system include thefollowing:
Các thuật ngữ và định nghĩa sử dụng trong hệ thống quản lý của công ty bao gồm như sau:
- Customer’s are people who buy or sell directly or indirectly to the company This
terms, the company apply this terms for the products transfer process through internalproduce operations
- “Khách hàng” là những người mua hàng có thể trực tiếp hoặc gián tiếp với công ty.
Thuật ngữ này, công ty áp dụng cho cả hoạt động chuyển giao sản phẩm qua các công đoạn sản xuất nội bộ.
- "Products" means the result of the production process, which may be finished
garment or semi-products
- “Sản phẩm” là kết quả của quá trình sản xuất, có thể thành phẩm hoặc bán thành
phẩm.
1.3 Distribution List / Danh sách phân phối STCL
1 Original / Bản chính General Director/ Giám đốc
2 Original/ Bản chính Quality Manager/ Giám Đốc chất lượng
Trang 54 Copy No.1/ Bản copy số 1 Department responsible for taking care buyer/ Bộ
phận chịu trách nhiệm cam kết khách hàng
5 Copy No.2/ Bản copy số 2 Factory Department/ Bộ phận kế hoạch sản xuất
6 Copy No.3/ Bản copy số 3 Technical and Production Department/ Bộ phận kỹ
thuật và Sản xuất
7 Copy No.4/ Bản copy số 4 Workshop/ Phân xưởng sản xuất
2 Quality Policy/ Chính sách chất lượng:
2.1 Quality Policy/ Chính sách chất lượng:
Company is commited to provide good quality garments to meet the increase demand of buyer
Công ty cam kết cung cấp những sản phẩm có chất lượng, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.
Implementing a quality management system, the Company commits that all customers areprovided the situation garments which meet the expectation and requirement of buyer in order tomeet the highest requirement about usability, style / design, safety, aesthetics as well regulation
of products Thực hiện hệ thống quản lý chất lượng, Công ty cam kết rằng tất cả các khách hàng của công ty được cung cấp sản phẩm phù hợp đúng theo yêu cầu mong đợi nhằm đáp ứng cao nhất các yêu cầu về tính năng sử dụng, kiểu dáng, độ an toàn, tính thẩm mỹ cũng như các chế định với sản phẩm.
Present the condition of the company’ equipments and machinery have reached the originalproject target when established company However, by all efforts, the Company always try toachieve the growth rate in production and business in the next 5 years at 100% compared withcurrent years about turnover sales and quantity
Hiện tại điều kiện mặt bằng của công ty máy móc thiết bị đã đạt so với thiết kế dự án ban đầu khi thành lập nhà máy Tuy nhiên, bằng mọi nỗ lực của mình Công Ty cố gắng phấn đấu luôn đạt mức tăng trưởngtrong sản xuất kinh doanh trong 5 năm tới ở mức 100% so với năm hiện tại trên các mức chỉ tiêu doanh số kim ngạch và sản lượng.
To get this target, the company is committed to meeting and satisfying all customerrequirements Trying to exceed their expectations by providing the suitable products, ready tomeet the changing requirements of customers about design, quantity, time and mode of delivery
Thực hiện điều này, Công ty cam kết đáp ứng và thoả mãn mọi yêu cầu của khách hàng Cố gắng vượt lên trên cả sự mong đợi của họ bằng việc cung cấp các sản phẩm phù hợp, sẵn sàng đáp ứng mọi yêu cầu thay đổi của khách hàng về mẫu mã, số lượng, thời gian, phương thức giao nhận.
Trang 6- Consider the products quality is the decisive factor to attract customers come to the company.Considering customers is the most important factor to maintain the development, creatingprospects for expansion of business activities of the company Looking or find new markets.
-Coi chất lượng sản phẩm là yếu tố quyết định để khách hàng đến với Công ty Coi khách hàng
là yếu tố quan trọng hàng đầu để duy trì nhịp độ phát triển, tạo ra triển vọng để mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Tìm kiếm và khai thác các thị trường mới.
Continuously invest modern equipments, prioritize investment in high-technology machines,step by step reduce old, out of date machines in production line Expand infrastructure inadvanced Gradually improve the skills of workers, improve the management skill of manager.Follow fully the requirements of the quality management system Continuously improve themanagement level of the management team, Having train plan for manager Higher productioncapacity can be sastify all expections of buyer to help the company more and more development
Liên tục đầu tư các trang thiết bị hiện đại, ưu tiên đầu tư các máy có tính công nghệ tự động cao, từng bước loại dần các máy móc cũ kĩ lạc hậu ra khỏi dây chuyền sản xuất Nâng cao mở rộng cơ sở hạ tầng Chăm lo từng bước nâng cao tay nghề đội ngũ công nhân, nâng cao trình
độ quản lý của đội ngũ cán bộ quản lý Thực hiện đầy đủ và đúng các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng Không ngừng nâng cao trình độ lãnh đạo của đội ngũ lãnh đạo, có kế hoạch đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ quản lý Năng suất sản xuất ngày càng cao hơn có khả năng thoả mãn cao nhất các mong đợi của khách hàng để công ty ngày càng phát triển vững mạnh.
-This quality policy ensure to inform all staff in the company to help them understand, followand maintain the quality system during production process which suitable with buyerrequirements All staff must have follow the standard from the first operation, at all time andalways prepare prevent some not suitable issues in production process and focus on analysis,improve to get the perfection in production
Chính sách chất lượng này đảm bảo công bố và phổ biến rộng rãi đến toàn thể cán bộ, công nhân viên Công Ty, giúp họ thấu hiểu, thực hiện và duy trì hệ thống chất lượng trong suốt quá trình sản xuất phù hợp với các yêu cầu của khách hàng Mọi người phải có ý thức thực hiện đúng tiêu chuẩn ngay từ những công việc đầu tiên, ở mọi lúc mọi nơi, đồng thời luôn đặt vấn đề
để phòng ngừa những sự việc không phù hợp trong quá trình sản xuất và tập trung phân tích cải tiến liên tục để đạt được sự hoàn hảo trong sản xuất.
2.2 Quality Objectives / Các Mục Tiêu Chất Lượng:
Trang 7- The General Director ensure all quality objectives can be established at all levels andfunctional units within the company.
Ban Giám Đốc Công ty đảm bảo rằng các mục tiêu chất lượng được thiết lập ở mọi cấp và đơn vị chức năng trong phạm vi tổ chức Công ty.
To get the quality objective that approval by General Director, all Manager’s of eachdepartments and production workshop must have action plan and cooperate to make the detailsplan in order to orient the organization of company for each production plan, monthly, quaterlyand annual plan The action plan must be concrecized and divided into appropriate steps Spendall time to complete the plan Asigned responsibility of related individual for each task
-Để đạt được các mục tiêu chất lượng đã được Ban Giám Đốc phê duyệt, các trưởng bộ phận, các đơn vị sản xuất phải lập kế hoạch hành động và phối hợp hình thành bản kế hoạch tổng thể nhằm định hướng hoạt động Công Ty cho từng kế hoạch sản xuất, kế hoạch tháng, quý, năm Kế hoạch hành động phải được cụ thể hoá và phân chia ra từng bước công việc thích hợp tập trung mọi nguồn lực thời gian để hoàn thành kế hoạch, gắn trách nhiệm của cá nhân liên quan đến từng công việc.
- These action plans must be approved by General Director
Các kế hoạch này phải được Tổng Giám đốc phê duyệt
- Quality team was established and maintain to monitor the proposal plan following
This team have responsibility to determine the levels of progress, identify the difficulties andreport to General Director to have solution and support on timely
Ban Chất lượng Công Ty được thành lập và duy trì để theo dõi việc tuân thủ kế hoạch đã đề
ra Nhóm này có trách nhiệm thường xuyên xác định mức độ của tiến trình thực hiện, xác định những khó khăn gặp phải và báo cáo cho Tổng Giám Đốc để có biện pháp hỗ trợ và điều chỉnh kịp thời.
-The General Director have responsibility to provide fullness necessary resources to get thequality objectives
-Tổng Giám Đốc có trách nhiệm cung ứng kịp thời đầy đủ các nguồn lực cần thiết để đạt được mục tiêu chất lượng đề ra.
2.3 Quality Management System Plan / Hoạch định hệ thống quản lý chất lượng:
2.3.1 Quality Plan / Kế hoạch chất lượng:
- To meet the overall requirements of quality management system, we established and appliedquality plan for company
-Để đạt được yêu cầu tổng thể của hệ thống quản lý chất lượng, chúng tôi thiết lập và áp dụng
kế hoạch chất lượng cho Công Ty.
Trang 8Quality plan includes all issues that need to be ensure as below:
Hoạch định chất lượng bao gồm các vấn đề cần được đảm bảo như sau:
a The commitment of manager to ensure supply fully necessary resources.(workers,equipment, machine, finance) to meet the quality objective and production plan
Cam kết của lãnh đạo bảo đảm cung cấp đủ nguồn lực(nhân lực lao động, phương tiện, trang thiết bị, máy chuyên dụng, tài chính) cần thiết để đạt những mục tiêu chất lượng
đã đề ra, bảo đảm cho từng kế hoạch sản xuất – kinh doanh.
b Making Quality planning for each major production plan Ensure the following factors
Lập kế hoạch chất lượng cho từng kế hoạch sản xuất chính Bảo đảm đầy đủ các yếu tố như sau:
- Specify customer requirements for each type of product
Xác định rõ yêu cầu của khách hàng đối với từng loại sản phẩm
- Determine the order of the process produced of products
- Xác định trình tự thực hiện của quá trình sản xuất sản phẩm
- Check the supply of materials and equipment and participate in production
- Kiểm tra việc cung ứng các vật tư thiết bị và phương tiện và tham gia sản xuất
- Checking the arrangement of labor and staff capacity according to job standards
- Kiểm tra việc bố trí lao động, năng lực cán bộ theo tiêu chuẩn công việc
- Ensure the posibility to fulfill the requirements of customers
- Bảo đảm tính khả thi để thực hiện các yêu cầu của khách hàng
Following conditions as: appraisal, examination and inspection in the following order:inspection contents, inspection time, inspection methods, inspectors and approvers asstated in the quality plans
- Phải tuân thủ các điều kiện như thẩm định, xem xét, kiểm tra theo trình tự sau: nội dung kiểm tra, thời gian kiểm tra, phương pháp kiểm tra, người kiểm tra, người phê duyệt như đã nêu trong các kế hoạch chất lượng.
Make inspection report
- Lập hồ sơ kiểm tra
c Precautions must be established and implemented immediately in each productionplan Quality factor be considered to improve the inappropriate points
Các biện pháp phòng ngừa phải được lập ngay trong từng kế hoạch sản xuất và thực hiện cho từng kế hoạch sản xuất yếu tố chất lượng được xem xét để cải tiến những điểm chưa thích hợp.
Quality Plan References:/ Tham khảo các kế hoạch chất lượng:
Trang 9- Accessories plan / Kế hoạch phụ liệu
- Materials Plan / Kế hoạch nguyên liệu
- Packaging plan / Kế hoạch bao bì
- Human Recuitment and train plan / Kế hoạch tuyển dụng và đào tạo nhân sự
- Production Plan / Kế hoạch sản xuất theo từng đơn hàng
- Monthly Plan / Kế hoạch sản xuất tháng
- Delivery Plan / Kế hoạch xuất hàng
- Review quality management system Plan / Kế hoạch xem xét hệ thống quản lý chất lượng
- Interal quality audit/ Kế hoạch đánh giá chất lượng nội bộ
- Machine maintenance plan / Kế hoạch bảo dưỡng sửa chữa máy móc.
- Other details plan that related on each period of production/ một số kế hoạch chi tiết theo từng giai đoạn của sản xuất kinh doanh.
2.3.2 Action Plans / Các kế hoạch hành động:
To achieve quality objectives, we set up and apply action plan for company as:
Để đạt được các mục tiêu chất lượng đã đề ra, chúng tôi thiết lập và áp dụng các kế hoạch hành động cho Công ty:
Step 1: Company managers conduct meeting to review and decide the implementation plan
Bước 1: Lãnh đạo Công ty tiến hành cuộc họp xem xét và quyết định kế hoạch thực hiện
Step 2: Conduct to give task for each department
Bước 2: Triển khai giao nhiệm vụ cho từng bộ phận thực hiện
Step 3: Head of each department give the task for individual
Bước 3: Trưởng các bộ phận trực tiếp giao nhiệm vụ cho từng cá nhân
3 Quality System Organization / Mô hình hệ thống chất lượng
3.1 Flow Chart - provide people with a common language or reference point when dealing
with a project or process Flow charts use simple geometric symbols and arrows to definerelationships
Cung cấp cho mọi người với một ngôn ngữ chung hoặc điểm tham khảo khi làm việc với một
kế hoạch hoặc quy trình Biểu đồ sử dụng ký hiệu hình học đơn giản và những mũi tên để xác định mối quan hệ
3.2 Rules and Responsibility - Prior quality control in an apparel environment highly
preferred The QC inspector will also record and report findings / issues to the Quality
Quy định và Trách nhiệm – Kiểm soát ch t lất lượng trong môi trường may mặc được ưu tiên ượng trong môi trường may mặc được ưu tiênng trong môi trường may mặc được ưu tiênng may m c ặc được ưu tiên đượng trong môi trường may mặc được ưu tiên ưc u tiêncao QC c ng s ghi l i v báo cáo k t qu , báo cáo các v n ại và báo cáo kết quả, báo cáo các vấn đề về chất lượng à báo cáo kết quả, báo cáo các vấn đề về chất lượng ết quả, báo cáo các vấn đề về chất lượng ả, báo cáo các vấn đề về chất lượng ất lượng trong môi trường may mặc được ưu tiên đề về chất lượng ề về chất lượng v ch t lất lượng trong môi trường may mặc được ưu tiên ượng trong môi trường may mặc được ưu tiênng
Trang 103.3 Quality Document System - A record (information) is utilized to create data that can be
used for facts, and/or objective evidence; proof that something was done or performed
Hệ thống tài liệu chất lượng- Một bản ghi chép (thông tin) được sử dụng để tạo dữ liệu có thể được sử dụng cho các sự kiện, và / hoặc bằng chứng khách quan; chứng minh rằng một cái gì
đó đã được hoàn thiện hoặc thực hiện.
3.4 Overview - Coordinate and perform merchandise inspections for product receipts Perform
measurements and compare to Alternative’s product specifications for materials, construction,labeling, trims, and packaging Identify and report all issues that do not comply withalternative’s product specifications for each garment Verify shipment accuracy and vendorcompliance to Alternative’s packaging requirements Measure color variance of each productagainst each product’s specifications and previous receipts / reference samples; identify, andreport issues that do not comply with Alternative’s shade tolerance specifications Immediatelyescalate inspection issues that may significantly delay product receipt or that may have amaterial impact on inventory Accurately perform reporting duties associated with inspection
of goods and vendor compliance Perform necessary testing to authenticate productperformance (i.e wash, dry, color fastness, etc.) Execute quality checks on stock productbased on business needs or customer complaints Review and comment on reorder Top ofProduction samples
Tổng quan - Phối hợp và thực hiện kiểm tra hàng hóa cho biên nhận sản phẩm Thực hiện các phép đo và so sánh với thông số kỹ thuật sản phẩm của sản phẩm thay thế cho nguyên liệu, cấu trúc, nhãn, phụ liệu và đóng gói Xác định và báo cáo tất cả các vấn đề không tuân thủ thông số kỹ thuật của sản phẩm thế với mỗi sản phẩm Xác minh tính chính xác của lô hàng và
sự tuân thủ của nhà cung cấp đối với các yêu cầu đóng gói của sản phẩm thay thế Đo phương sai màu của mỗi sản phẩm dựa vào thông số kỹ thuật của từng sản phẩm và các biên nhận / mẫu tham khảo trước đó; xác định và báo cáo các vấn đề không tuân thủ các đặc điểm về mức
độ bóng của sản phẩm thay thế Ngay lập tức leo thang các vấn đề kiểm tra có thể làm chậm đáng kể việc nhận sản phẩm hoặc có thể có tác động đến nguyên liệu tồn Thực hiện chính xác các nhiệm vụ báo cáo liên quan đến kiểm tra hàng hóa và tuân thủ của nhà cung cấp Thực hiện kiểm tra cần thiết để xác thực hiệu suất sản phẩm (ví dụ: giặt, sấy, độ bền màu, vv) Thực hiện kiểm tra chất lượng trên sản phẩm chứng khoán dựa trên nhu cầu kinh doanh hoặc khiếu nại của khách hàng Xem xét và nhận xét về sắp xếp lại các mẫu sản xuất hàng đầu
3.5 Quality Manual - is the first level of documentation in a Quality Management System.
Some organizations may combine the Quality Manual and Procedures into one manual, andrefer to it as a quality manual