Ứng dụng động thái để xác định ảnh hưởng của thay đổi nguồn lực, thay đổi thiết kế và lỗi thiết kế đến chi phí nguồn lực thiết kế dự án khu nhà ở phường 4 quận 8

Hồ Chí MinhTRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA ---&---NGUYỄN THỊ TUYẾT HOA ỨNG DỤNG ĐỘNG THÁI HỆ THỐNG ĐỂ XÁC ĐỊNH ẢNH HƯỞNG CỦA THAY ĐỔI NGUỒN LỰC, THAY ĐỔI THIẾT KẾ VÀ LỖI THIẾT KẾ ĐẾN CHI PHÍ N

Đại Học Quốc Gia Tp Hồ Chí Minh

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA

-& -NGUYỄN THỊ TUYẾT HOA

ỨNG DỤNG ĐỘNG THÁI HỆ THỐNG ĐỂ

XÁC ĐỊNH ẢNH HƯỞNG CỦA THAY ĐỔI

NGUỒN LỰC, THAY ĐỔI THIẾT KẾ VÀ LỖI THIẾT KẾ ĐẾN CHI PHÍ NGUỒN LỰC THIẾT KẾ DỰ ÁN

“KHU NHÀ Ở PHƯỜNG 4- QUẬN 8”

Chuyên ngành : Quản Trị Doanh Nghiệp

LUẬN VĂN THẠC SĨ

TP Hồ Chí Minh, tháng 12 năm 2004

CÔNG TRÌNH ĐƯỢC HOÀN THÀNH TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HỒ CHÍ MINH

Cán bộ hướng dẫn khoa học :

Giảng viên chính, Tiến sĩ VÕ VĂN HUY

………

…

Cán bộ chấm nhận xét 2 :

Luận văn thạc sĩ được bảo vệ tại HỘI ĐỒNG CHẤM BẢO VỆ LUẬN VĂNTHẠC SĨ TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA ngày …….tháng… năm 2004

Đại Học Quốc Gia Tp Hồ Chí Minh CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA Độc Lập- Tự Do- Hạnh Phúc

-NHIỆM VỤ LUẬN VĂN THẠC SĨ

I- TÊN ĐỀ TÀI:

Ứng dụng động thái hệ thống để xác định ảnh hưởng của thay đổi nguồn lực,thay đổi thiết kế và lỗi thiết kế đến chi phí nguồn lực thiết kế dự án “Khu nhà ởPhường 4- Quận 8 Tp.HCM”

II- NHIỆM VỤ VÀ NỘI DUNG:

1 Nhiệm vụ:

kế hoạch ban đầu, tỷ lệ thuê mướn nguồn lực, tốc độ thôi việc của nguồnlực, tiến độ thiết kế kế hoạch, tỷ lệ lỗi, thay đổi thiết kế, tỷ lệ thiết kế lại,tỷ lệ tốc độ thiết kế chi tiết

lỗi thiết kế (tỷ lệ lỗi, tỷ lệ thiết kế lại) đến chi phí nguồn lực thiết kế

2 Nội dung:

hình có sẳn về động thái hệ thống trong quản lý thiết kế dự án

dự án và chủ đầu tư

§ Hoạch định tiến độ, phân phối nguồn lực thiết kế theo sơ đồ Gantt.

mềm VENSIM để mô phỏng

III- NGÀY GIAO NHIỆM VỤ: 29/06/2004

IV- NGÀY HOÀN THÀNH NHIỆM VỤ: 01/12/2004

V- HỌ VÀ TÊN CÁN BỘ HƯỚNG DẪN

Giảng viên chính, Tiến sĩ Võ Văn Huy

CÁN BỘ HƯỚNG DẪN CHỦ NHIỆM NGÀNH BỘ MÔN QUẢN LÝ NGÀNH

(Ký tên và ghi rõ họ, tên, học hàm và học vị)

Nội dung và đề cương luận văn thạc sĩ đã được Hội Đồng Chuyên Ngành

thông qua

Ngày … tháng… năm 2004

PHÒNG ĐÀO TẠO SĐH KHOA QUẢN LÝ NGÀNH

LỜI CẢM ƠN

Luận văn nghiên cứu là nhiệm vụ trọng yếu phải hoàn thành của chương trìnhcao học tại Đại Học Bách Khoa TP.Hồ Chí Minh Trải qua hai năm học, mặc dùgặp rất nhiều khó khăn do phải đảm trách song song hai nhiệm vụ quan trọng đólà: hoàn thành công việc tại cơ quan, tham gia và hoàn thành các môn học tại lớpnhưng bản thân tác giả cảm thấy rất phấn khởi vì luôn nhận được sự động viên vàtận tình giúp đỡ của Quý thầy cô trong khoa Quản lý Công Nghiệp, sự hỗ trợ vềvật chất lẫn tinh thần của gia đình và bè bạn, sự đồng tình ủng hộ của Công ty.Giờ đây nhận nhiệm vụ luận văn thạc sĩ, tác giả xem đây là chặng đường cuốicùng nhiều gian nan và thử thách nhưng cũng đầy ý nghĩa Thực hiện luận vănnghiên cứu là cơ hội giúp tác giả hệ thống lại các kiến thức đã lĩnh hội đượctrong khóa học, đặc biệt là kiến thức về quản lý dự án và mô phỏng ứng dụngcho dự án nghiên cứu

Tác giả xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến thầy Võ Văn Huy, đã tận tình hướngdẫn tác giả trong khóa học và đặc biệt là trong suốt quá trình thực hiện luận văn.Tác giả cũng xin chân thành cảm ơn Quý thầy cô tại khoa Quản Lý Công Nghiệptrường Đại Học Bách Khoa TP HCM đã tận tâm, nhiệt tình truyền đạt nhữngkiến thức và kinh nghiệm quý báu cho tác giả trong suốt khóa học

Tác giả xin trân trọng cảm ơn Ban Giám Đốc, các kỹ sư của Công Ty Invesco,Trung Tâm Tư Vấn Thiết Kế và Xây Dựng (Invescons) đã tận tình giúp đỡ, cungcấp thông tin cho tác giả trong suốt quá trình thực hiện luận văn Sau cùng xincảm ơn gia đình, bạn bè đã động viên, giúp đỡ tác giả hoàn thành tốt khóa học.Xin gia đình và bè bạn nhận nơi đây sự tri ân chân thành, sâu sắc của tác giả

TP.Hồ Chí Minh, ngày 30 tháng 11 năm 2004

Người thực hiện luận vănNguyễn Thị Tuyết Hoa

TÓM TẮT NỘI DUNG LUẬN VĂN

Trong những năm gần đây hoà nhập với những phát triển lớn lao của nền kinh tế,ngành xây dựng nước ta đã có những bước phát triển đáng kể Hàng năm vốn đầu

tư vào lĩnh vực xây dựng chiếm tỷ lệ lớn trong GDP và trong ngân sách nhà nước.Ngành xây dựng đã vươn lên về mọi mặt để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao vềxây dựng của các ngành, các địa phương, các doanh nghiệp và đặc biệt là nhucầu về nhà ở của các hộ dân cư Tuy nhiên công nghiệp xây dựng phát triển phảituân theo quy hoạch chung của địa phương Các dự án phát triển mạng lưới giaothông đô thị, giải toả nhà ở trên kênh rạch đã làm cho nhiều hộ gia đình khôngcòn chỗ định cư Trước tình hình đó cùng với kế hoạch phát triển đô thị Quận 8,Thành phố Hồ Chí Minh chủ trương nâng cao quĩ nhà ở cho một số hộ dân bị giảitoả được tái định cư tại khu nhà ở Phường 4- Quận 8 Tp Hồ Chí Minh UBNDthành phố đã giao đất cho công ty Đầu Tư & Phát Triển Xây Dựng (công tyInvesco) để đầu tư xây dựng nhóm nhà ở này theo quyết định số 7478/QĐ-UBngày 13/11/2003 Nhóm nhà ở được thiết kế tuân theo qui hoạch số 1965/KTST-ĐB1 ngày 26 tháng 06 năm 2001 của kiến trúc sư trưởng thành phố Hồ ChíMinh và sau đó được điều chỉnh theo qui hoạch số 4080/QHKT- ĐB1 ngày 14tháng 11 năm 2003 của Sở Qui Hoạch Kiến Trúc thành phố Dự án được thiết kếbởi Trung Tâm Tư Vấn Thiết Kế Xây Dựng (Invescons)

Trong quá trình thiết kế, dự án đã phát sinh các vấn đề : thay đổi thiết kế, thayđổi nguồn lực thiết kế, nguồn lực thiết kế kinh nghiệm nghỉ việc được thay thếbằng nguồn lực mới Nguồn lực mới do thiếu kinh nghiệm đã gây nhiều lỗi trongthiết kế, đặc biệt là một số bản vẽ thiết kế sai qui hoạch phải thiết kế lại Sự phátsinh các vấn đề này đòi hỏi đơn vị thiết kế phải tăng cường làm việc ngoài giờ đểđiều chỉnh thay đổi và sửa lỗi thiết kế Tuy nhiên làm ngoài giờ sẽ ảnh hưởng

như thế nào đến chi phí phí thiết kế là vấn đề quan tâm của các nhà quản lý Câuhỏi này không thể trả lời bằng các công cụ quản lý dự án truyền thống vì cáccông cụ này chỉ xét khía cạnh tĩnh của vấn đề Trong khi đó động thái hệ thốngcó thể thiết lập mô hình, phân tích chọn lựa chính sách (7 chính sách được trìnhbày trong mục 3.5.1-chương 3) và đặc biệt là có thể kết hợp các yếu tố khác nhautừ kỹ thuật, tổ chức đến con người và môi trường Động thái hệ thống có thể đượcsử dụng kết hợp với các kỹ thuật truyền thống như là một công cụ phân tích choviệc ra quyết định mang tính chiến lược Mô hình động thái hệ thống được pháttriển bằng cách kết hợp chặt chẽ các hệ thống con chính yếu và mối quan hệ vốncó của nó trong dự án (đề tài nghiên cứu đã kết hợp hai hệ thống con chính yếulà “hệ thống con thiết kế” và “hệ thống con nguồn lực thiết kế”) Việc mô phỏngmở rộng với nhiều chính sách riêng biệt hay kết hợp giúp các nhà quản lý xácđịnh ảnh hưởng của từng chính sách và của tất cả các chính sách lên hệ thống vàqua đó phản ánh tương quan chặt giữa hệ thống thiết kế và thi công Nghiên cứucho thấy động thái hệ thống là một phương án đầy hứa hẹn, nó có thể giải quyếtcác khía cạnh động của vấn đề Vì vậy luận văn đề xuất giải pháp “Ứng dụngđộng thái hệ thống để xác định ảnh hưởng của thay đổi nguồn lực, thay đổi thiếtkế và lỗi thiết kế đến chi phí nguồn lực thiết kế dự án “Khu nhà ở Phường 4-Quận 8 Tp.HCM”.

Nghiên cứu được thực hiện theo phương pháp thực nghiệm Dựa trên mô hìnhnghiên cứu sẳn có, tác giả sửa đổi, bổ sung mô hình phù hợp với thực tế dự án vàsau đó tiến hành thu thập dữ liệu với các yếu tố hiện diện trong mô hình hệ thốngcon Đề tài nghiên cứu đã mô phỏng 5 chính sách riêng biệt (chính sách 1 đếnchính sách 5 trong phần 3.5.1- chương 3), mỗi chính sách xét ảnh hưởng của mộtyếu tố lên hệ thống và sau đó xét ảnh hưởng của tất cả các yếu tố lên hệ thốngđược thể hiện trong chính sách 6, chính sách 6 phản ánh thực trạng quá trình thiết

kế dự án Ngoài ra đề tài cũng xét đến ảnh hưởng về yêu cầu tiến độ của chủđầu tư đến chi phí nguồn lực thiết kế được mô phỏng trong chính sách 7 (phần3.5.1- chương 3) Mức độ ảnh hưởng của từng chính sách lên chi phí nguồn lựcthiết kế được trình bày trong bảng 4.1 và các hình vẽ 4.4, 4.5, 4.6 trong chương 4.Mô hình đã được các tác giả S Chritamara, S.O Ogunlana, N.L Bách kiểm định

“mức độ đầy đủ”, “xem xét cấu trúc” theo lý thuyết kiểm định của J.D Sterman.Ngoài ra mô hình cũng được kiểm chứng thực tế trong dự án nghiên cứu bằngcách so sánh các số liệu thực tế nhận được tại mộ số thời điểm với các kết quảmô phỏng như được trình bày trong bảng 4.2- chương 4 Kết quả mô phỏng(chính sách 6) dự báo tiến độ dự án là 201 ngày, tức là hoàn thành vào ngày13/11/2004 với số lượng bản vẽ là 1158 bản và tổng số người thiết kế tích lũy là

1638 người Thực tế đến ngày 15/11/2004 dự án hoàn thành với tổng số bản vẽ là

1157 bản và tổng số người thiết kế tích lũy là 1586 người Tổng chi phí nguồn lựcthiết kế dự án theo thực tế là 221.702.000 đồng, theo mô phỏng là 218.501.000đồng Như vậy chi phí thiết kế thực tế gia tăng 49.42% so với chính sách 1 (quátrình thiết kế là hoàn hảo), chi phí thiết kế theo mô phỏng ở chính sách 6 gia tăng47.26% so với chính sách 1

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1: MỞ ĐẦU

1.1 GIỚI THIỆU 1

1.2 CƠ SỞ HÌNH THÀNH ĐỀ TÀI 3

1.3 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 6

1.4 PHẠM VI NGHIÊN CỨU 6

1.5 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 7

1.6 BỐ CỤC LUẬN VĂN 8

CHƯƠNG 2: TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN NGHIÊN CỨU, CƠ SỞ LÝ THUYẾT 2.1 TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN 9

2.1.1 Tổng quan 9

2.1.2 Kế hoạch thực hiện dự án gồm 10

2.1.3 Thời gian thực hiện dự án 10

2.1.4 Nguồn vốn của dự án 10

2.1.5 Các đơn vị liên quan 10

2.2 CƠ SỞ LÝ THUYẾT 11

2.2.1 Các khái niệm căn bản 11

2.2.2 Các đặc điểm của một dự án 11

2.2.3 Lý thuyết về hoạch định thiết kế theo phương pháp truyền thống được đề nghị bởi Coles, E J 16

2.2.4 Qui trình thiết kế, hoạch định tiến độ và nguồn lực thiết kế cho dự án khu nhà ở Phường 4- Quận 8 21

2.2.5 Động thái hệ thống- các khái niệm cơ bản 31

2.3 SƠ LƯỢC CÁC NGHIÊN CỨU TRƯỚC ĐÂY VỀ ỨNG DỤNG ĐỘNG THÁI HỆ THỐNG TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN THIẾT KẾ 33

2.3.1 Mô hình động thái hệ thống trong quản lý thiết kế của Chritamara S., Ogunlana S O., Bách N.L 33 2.3.2 Mô hình động thái hệ thống trong quản lý dự án của Ogunlana S.O.,

Lim J., Saeed K 36

CHƯƠNG 3: PHƯƠNG PHÁP VÀ QUI TRÌNH NGHIÊN CỨU 3.1 XÁC ĐỊNH VẤN ĐỀ 39

3.2 CHỌN MÔ HÌNH, CÁC GIẢ THUYẾT NGHIÊN CỨU 39

3.2.1 Chọn mô hình 39

3.2.2 Các giả thuyết 41

3.3 MÔ HÌNH NGHIÊN CỨU 42

3.3.1 Mô hình 42

3.3.2 Phương trình quan hệ giữa các biến 44

3.3.3 Nhận dạng các vòng lúp chính 51

3.4 THU THẬP DỮ LIỆU 55

3.5 THỰC HIỆN MÔ PHỎNG 56

3.5.1 Thiết lập các chính sách 56

3.5.2 Thực hiện mô phỏng 61

CHƯƠNG 4: PHÂN TÍCH VÀ KIỂM CHỨNG KẾT QUẢ 4.1 PHÂN TÍCH KẾT QUẢ 62

4.2 KIỂM CHỨNG KẾT QUẢ 67

CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 5.1 KẾT LUẬN 69

5.2 Ý NGHĨA THỰC TIỄN 71

5.3 HẠN CHẾ CỦA ĐỀ TÀI 72

5.4 KIẾN NGHỊ CỦA TÁC GIẢ 72

CÁC PHỤ LỤC Phụ lục 3.1: Phiếu giao việc (INV-PR-7.3-1/FM2) 73

Phụ lục 3.2: Bảng kế hoạch triển khai thiết kế (INV-PR-7.3-1/FM7) 76

Phụ lục 3.3: Bảng phân công công việc (INV-PR-7.3-1/FM8) 79

Phụ lục 3.4: Phiếu kiểm tra thiết kế (INV-PR-7.3-1/FM4) 82

Phụ lục 3.5: Biên bản bàn giao hồ sơ (INV-PR-7.2-3/FM8a) 84

Phụ lục 3.6: Phiếu ghi nhận thông tin bổ sung khách hàng (FM5) 90

Phụ lục 3.7: Bảng tổng hợp nguồn lực thiết kế 91

Phụ lục 4.1: Đồ thị mô phỏng cho chính sách 1 93

Phụ lục 4.2: Đồ thị mô phỏng cho chính sách 2 95

Phụ lục 4.3: Đồ thị mô phỏng cho chính sách 3 100

Phụ lục 4.4: Đồ thị mô phỏng cho chính sách 4 102

Phụ lục 4.5: Đồ thị mô phỏng cho chính sách 5 104

Phụ lục 4.6: Đồ thị mô phỏng cho chính sách 6 106

Phụ lục 4.7: Đồ thị mô phỏng cho chính sách 7 114

DANH SÁCH HÌNH VẼ Hình 1.1: Tam giác mục tiêu trong quản lý dự án 1

Hình 1.2: Lưu đồ mô tả quá trình mô hình hóa 7

Hình 2.1: Các vấn đề ảnh hưởng đến tiến độ 17

Hình 2.2: Lưu đồ kiểm soát quá trình thiết kế 24

Hình 2.3: Hình minh họa dòng vào, dòng ra, kho 32

Hình 2.4: Hai hệ thống con trong mô hình của Chritamara S., Ogunlana S.O., Bách N.L 33

Hình 2.5: Mô hình hệ thống con nguồn lực thiết kế của Chritamara S., Ogunlana S.O., Bách N.L 33

Hình 2.6: Mô hình hệ thống con thiết kế của Chritamara S., Ogunlana S.O., Bách N.L 34

Hình 2.7: Mô hình hệ thống con nguồn lực thiết kế của Ogunlana S., Lim J., Saeed K 36

Hình 2.8: Mô hình hệ thống con làm lại của Ogunlana S.O., Lim J., Saeed K 37

Hình 2.9: Mô hình hệ thống con thiết kế của Ogunlana S.O., Lim J., Saeed K 38

Hình 3.1: Mô hình hệ thống con thiết kế ứng dụng cho nghiên cứu 43

Hình 3.2: Mô hình hệ thống con nguồn lực thiết kế ứng dụng cho nghiên cứu 44

Hình 3.3: Các vòng lúp chính 55

Hình 4.1: Tiến độ thiết kê tích lũy còn lại cho các chính sách 1-7 62

Hình 4.2: Tổng số người thiết kế tích lũy cho các chính sách 1-7 63

Hình 4.3: Chi phí thiết kế tích lũy cho các chính sách 1-7 63

Hình 4.4: Biểu đồ so sánh tổng nguồn lực thiết kế theo các chính sách 66

Hình 4.5: Biểu đồ so sánh tổng chi phí nguồn lực thiết kế cho các chính sách 66

Hình 4.6: Biểu đồ so sánh phần trăm chi phí gia tăng của các chính sách so với chính sách 1 67

DANH SÁCH BẢNG Bảng 1.1: So sánh vài đặc điểm quan trọng trong các khía cạnh xem xét giữa PP QLDA truyền thống và PP động thái hệ thống 3

Bảng 2.1: Các thông số kỹ thuật của dự án 9

Bảng 3.1: Bảng dữ liệu cần thu thập cho quá trình mô phỏng 55

Bảng 3.2: Bảng mô tả các thông số chính trong chính sách 1 58

Bảng 3.3: Bảng mô tả các thông số chính trong chính sách 2 58

Bảng 3.4: Bảng mô tả các thông số chính trong chính sách 3 59

Bảng 3.5: Bảng mô tả các thông số chính trong chính sách 4 59

Bảng 3.6: Bảng mô tả các thông số chính trong chính sách 5 60

Bảng 3.7: Bảng mô tả các thông số chính trong chính sách 6 61

Bảng 4.1: Kết quả mô phỏng 62

Bảng 4.2: Bảng so sánh kết quả mô phỏng và kết quả thực tế 67

CÁC TỪ VIẾT TẮT

CHƯƠNG 1 MỞ ĐẦU

Các phát triển đáng chú ý nhất trong ngành xây dựng Việt Nam gần đây là việcgia tăng qui mô của các dự án và tổ chức xây dựng, sự gia tăng mức độ phức tạpvề kỹ thuật của các dự án này, sự phụ thuộc lẫn nhau phức tạp hơn và những thayđổi trong mối quan hệ giữa các tổ chức và thể chế Ở mức dự án tại Việt Nam,công việc quản lý chỉ bắt đầu để hợp nhất thiết kế, cung ứng và xây dựng vàomột quá trình thống nhất Tiếp theo đó dự án phải đương đầu với nhiều vấn đềnhư thay đổi thiết kế, thiếu hụt đội ngũ thiết kế có kinh nghiệm.v.v Các khókhăn này là nguyên nhân gia tăng chi phí thực hiện dự án Một mô hình động tháihệ thống có thể cải thiện thực trạng hiện tại và giảm các vấn đề trong các dự ánthiết kế khi được dùng như là một công cụ cho quản lý Một mô hình được pháttriển để quản lý quá trình thiết kế của một dự án xây dựng dân dụng

Đối với một dự án nói chung và dự án xây dựng nói riêng, tam giác mục tiêuđược các bên hữu quan quan tâm là:

Hình 1.1: Tam giác mục tiêu trong quản lý dự ánPhương pháp quản lý dự án truyền thống cho rằng hiểu được một yếu tố trong dựán thì có thể kiểm soát được dự án (Rodrigues A và Bowers J., The role of

TIẾN ĐỘ

CHI PHÍ

CHẤT LƯỢÏNG

system dynamics in project management) Tuy nhiên kinh nghiệm cho thấy tươngquan giữa các thành phần trong dự án phức tạp hơn nhiều so với thể hiện trongcấu trúc phân việc truyền thống Cách nhìn khác về dự án được đề xuất là độngthái hệ thống, cách tiếp cận này cung cấp cho chúng ta bài học chiến lược có giátrị trong quản lý dự án và được xem như là công cụ bổ sung cho việc hoạch địnhtừ các kỹ thuật truyền thống.

Các tác giả Chritamara S., Ogunlana S.O và Bách N.L đã nghiên cứu ứng dụngmô hình động thái hệ thống để quản lý dự án đường cao tốc Bang-Na-Bang-Pli-Bangpakong tại Thái Lan trong giai đoạn thiết kế và thi công Tại Việt Nam, việcnghiên cứu ứng dụng mô hình động thái trong quản lý dự án đã được các tác giảLê Kiều, Nguyễn Duy Long, Lưu Trường Văn thực hiện cho gói thầu 1A- dự ánĐường Hầm Hải Vân vào cuối năm 2002- trong giai đoạn thi công (Tạp chí SàiGòn đầu tư xây dựng số 3/2004)

Dự án khu nhà ở Đồng Diều Phường 4- Quận 8 thành phố Hồ Chí Minh do Công

Ty Đầu Tư & Phát Triển Xây Dựng làm chủ đầu tư và được thiết kế bởi TrungTâm Tư Vấn Thiết Kế Xây Dựng (Invescons) Quá trình thiết kế dự án đã phátsinh các vấn đề như: thay đổi thiết kế, thay đổi nguồn lực thiết kế và lỗi thiết kếgia tăng do đó chi phí nguồn lực thiết kế tăng đáng kể Ảnh hưởng của các yếu tốnày đến chi phí là không tuyến tính, việc ứng dụng chỉ một phương pháp quản lýdự án truyền thống trong trường hợp này không phản ánh được mức độ ảnh hưởngcủa các yếu tố lên chi phí thiết kế dự án Động thái hệ thống tỏ ra chiếm ưu thếtrong trường hợp này, việc phối hợp động thái hệ thống với sự hỗ trợ của sơ đồGantt trong hoạch định nguồn lực và tiến độ ban đầu giúp đơn vị thiết kế quản lýhiệu quả hơn

1.2 CƠ SỞ HÌNH THÀNH ĐỀ TÀI:

Theo Sterman J.D., các dự án xây dựng có qui mô lớn là các hệ thống động Cáchệ thống này thường phức tạp và nhiều rủi ro, gồm nhiều quá trình phản hồi,nhiều quan hệ phi tuyến…v.v

Rodrigues A và Bowers J nhận xét rằng các phương pháp quản lý dự án truyềnthống chỉ giải quyết khía cạnh tĩnh của vấn đề, xem xét mối quan hệ của các yếutố là tuyến tính, giả định tất cả các thông tin là có sẳn ngay trong giai đoạn đầucủa dự án, vì thế cho phép thiết kế một kế hoạch tối ưu, và mối quan tâm duynhất của việc quản lý là giữ cho dự án theo đúng vết cũ Tuy nhiên trong thực tế,quản lý dự án là động, đáp lại các thông tin mới và chọn lựa các giải pháp hơn làgiữ nguyên trạng thái ban đầu

Rodrigues và Bowers đã so sánh các khía cạnh xem xét theo phương pháp quảnlý dự án truyền thống và phương pháp động thái học như được trình bày trongbảng dưới đây:

Bảng 1.1: So sánh vài đặc điểm quan trọng trong các khía cạnh xem xét giữaphương pháp quản lý dự án truyền thống và phương pháp động thái hệ thốngKhía

- Chi phí gián tiếp

- Các ràng buộc về sự sẳn sàng

của nguồn lực

- Yêu cầu nguồn lực làm việc

- Chất lượng của việc thực hiện công việc

- Năng suất làm việc của nhân viên

- Kinh ngiệm của nhân viên, học tập, huấn luyện

- Áp lực tiến độ đối với nhân viên

- Phát sinh các công việc làm lại và thời gian phát hiện

- Mối quan hệ giữa đội dự án và chủ đầu tư

Quyết

định quản

lý

- Đánh đổi giữa chi phí và thời

gian: các công việc khẩn

- Sự thay đổi tiến độ các công

việc

- Lên kế hoạch về tài nguyên

- Thuê thêm nhân viên nhằm chống lại sự trì hoãn ngày hoàn thành dự án

- Đưa vào các công nghệ mới

- Nổ lực quản lý chất lượng

- Nổ lực khám phá công việc làm lại

cho các công việc

- Thay đổi về logic cấu trúc

công việc của dự án

- Đánh đổi chi phí- thời gian: thuê thêm nhân viên

- Lập tiến độ cho nhiều dự án

- Phân bổ nhân viên cho nhiều dự án

- Ước lượng tiến độ và chi phí

- Sự thay đổi tiến độ trong các giai đoạn của chu kỳ dự án

Các sự

kiện

không

chắc chắn

- Sự trì hoãn trong việc hoàn

thành các công tác

- Ràng buộc tiến độ của các

công tác

- Ràng buộc tài nguyên

- Không chắc chắn trong

khoảng thời gian của các công

- Ràng buộc về trình độ nhân viên Các ước

lượng chủ

yếu

- Tiến độ của dự án

- Chi phí dự án

- Phân bổ tài nguyên

- Tiến độ của dự án

- Chi phí của dự án

- Phân bổ nguồn lực

- Đòi hỏi đối với nhân viên

Theo bảng so sánh này, cả hai cách tiếp cận đều hướng đến chi phí và tiến độcủa dự án nhưng động thái hệ thống xem xét nhiều yếu tố bên ngoài mà thường

bị bỏ qua trong cách tiếp cận truyền thống Đặc biệt là quyết định quản lý trongđộng thái hệ thống nhấn mạnh “nổ lực quản lý chất lượng” nhằm hạn chế lỗitrong thiết kế và vì thế giảm được chi phí

Công tác thiết kế trong dự án đóng vai trò hết sức quan trọng, sự nhất quán vàtính chính xác trong thiết kế ảnh hưởng tích cực lên sự thành công trong thi công.Kinh nghiệm những dự án gần đây tại Việt Nam cho thấy nhiều vấn đề nảy sinhtrong dự án đã gây trễ tiến độ và làm gia tăng chi phí, một trong những vấn đềquan trọng đó là thay đổi thiết kế Thay đổi thiết kế buộc nhân viên thiết kế phảitìm ra ý tưởng mới hoặc mất nhiều thời gian chỉnh sửa, quá trình này là nguyênnhân gây ra mệt mỏi, nhàm chán trong đội ngũ thiết kế và hậu quả là gây ranhiều sai sót phải làm lại

Dự án “Khu nhà ở P.4- Q 8” là điển hình cho vấn đề này Trong quá trình thiếtkế đã phát sinh thay đổi thiết kế do yêu cầu của Chủ đầu tư Mặc khác do nguồn

lực kinh nghiệm nghỉ việc, nguồn lực mới được tuyển vào chưa có kinh nghiệmđã gây ra nhiều sai sót phải chỉnh sửa và làm lại ảnh hưởng đến tổng nguồn lựchoàn thành dự án, hậu quả là chi chí nguồn lực thiết kế gia tăng đáng kể.

Chi phí gia tăng là điều lo lắng đối với các nhà quản lý thiết kế Mặc khác, dự áncũng chịu áp lực về tiến độ, để đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ điềuchỉnh được chủ đầu tư chấp nhận, đơn vị thiết kế phải tuyển thêm nguồn lực thiếtkế hoặc tăng thời gian làm việc ngoài giờø Tuyển thêm nguồn lực thiết kế sẽ giảiquyết công việc trong ngắn hạn, nguồn lực dư sau khi hoàn thành dự án sẽ phânbổ vào đâu?, với phân tích này đơn vị thiết kế đã quyết định tăng thời gian làmngoài giờ Vậy tăng thời gian làm ngoài giờ bao nhiêu để đáp ứng được yêu cầuvề tiến độ, và chi phí nguồn lực thiết kế sẽ gia tăng ra sao? Bài toán này khôngthể giải quyết bằng các công cụ quản lý dự án truyền thống mà cần phải phốihợp với động thái hệ thống

Ứng dụng động thái hệ thống trong dự án là: quan tâm đến tổng thể dự án hơn làtập hợp các yếu tố riêng biệt, xem xét những khía cạnh phi tuyến, xây dựng mộtmô hình dự án linh hoạt cho các lựa chọn quyết định quản lý

Việc ứng dụng kết hợp động thái hệ thống trong quản lý dự án sẽ cho biết đượcmức độ bị ảnh hưởng của hệ thống trong tương tác của các yếu tố Vì lý do đónghiên cứu đề xuất “Ứng dụng động thái hệ thống để xác định ảnh hưởng củathay đổi nguồn lực, thay đổi thiết kế và lỗi trong thiết kế đến chi phí nguồn lựcthiết kế dự án “Khu nhà ở Phường 4- Quận 8 Tp.HCM” Đây là nền tảng kinhnghiệm cho việc quản lý chi phí thiết kế các dự án thiết kế khác đồng thời giúpxác định ảnh hưởng của quá trình thiết kế lên quá trình thi công của dự án nghiêncứu nếu tiếp tục nghiên cứu trong giai đoạn thi công

1.3 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU:

Đề tài nghiên cứu nhằm tìm hiểu:

thiết kế đến chi phí nguồn lực thiết kế dự án (chính sách 1÷ 5-mục 4.1, chương4) Và sau đó là ảnh hưởng đồng thời của các yếu tố lên chi phí (chính sách6)

vấn đề này được trình bày trong mục 3.5.1- chương 3 và 5.1- chương 5

Đề tài cũng giúp trả lời các câu hỏi sau:

tế, công tác thiết kế sẽ hoàn thành trong bao lâu?, chi phí cho nguồn lực thiếtkế tương ứng là bao nhiêu? (chính sách 6)

cường làm ngoài giờ bao nhiêu?, chi phí nguồn lực thiết kế sẽ gia tăng ra sao?(chính sách 7)

Đối tượng được nghiên cứu: Dự án khu nhà ở Phường 4- Quận 8 Tp Hồ Chí Minh.Giai đoạn: nghiên cứu trong giai đoạn thiết kế

Quan điểm nghiên cứu: trên quan điểm của đơn vị thiết kế

Vấn đề cần nghiên cứu: xác định ảnh hưởng của thay đổi nguồn lực, thay đổithiết kế, lỗi thiết kế đến chi phí nguồn lực thiết kế dự án

Giới hạn: đề tài không xét ảnh hưởng của các yếu tố lên tiến độ vì tiến độ cầnđược đều chỉnh để đáp ứng yêu cầu của chủ đầu tư bằng cách tăng cường làmviệc ngoài giờ Đề tài cũng không nghiên cứu yếu tố chất lượng ở mức độ chi tiếtmà chỉ ở mức độ tổng quát với giả định rằng chất lượng kém sẽ phản ánh thôngqua biến “tỷ lệ lỗi” và “tỷ lệ làm lại” trong mô hình

Yếu tố chi phí trong mô hình chỉ xét đến chi phí cho nguồn lực thiết kế mà khôngxét đến chi phí in ấn bản vẽ, chi phí khấu hao máy móc v.v.

Đây là tình huống thực tế nên phương pháp nghiên cứu được thực hiện là phươngpháp thực nghiệm Ứng dụng mô hình nghiên cứu của Chritamara S., Ogunlana S

O và Bách N L Dữ liệu thu thập tại văn phòng thiết kế bằng phương phápphỏng vấn Chủ nhiệm dự án, phó Giám đốc kỹ thuật, các kỹ sư và kiến trúc sưthiết kế và thống kê các số liệu từ hồ sơ lưu trữ của thủ tục kiểm soát quá trìnhthiết kế (INV-PR-7.3-1) Thực hiện mô phỏng bằng phần mềm VENSIM

Quá trình mô hình hóa gồm 6 bước:

Hình 1.2: Lưu đồ mô tả quá trình mô hình hóa

Lập phương trình quan hệ giữa các biến

Thu thập dữ liệu

Thực hiện mô phỏng

Phân tích kết quả và thử nghiệm mô hình

Mô hình nghiên cứu và các giả thiết Xác định vấn đề và chọn mô hình

1.6 BỐ CỤC LUẬN VĂN:

Luận văn bao gồm phần thuyết minh với 5 chương và phần phụ lục có các nộidung chính như sau:

hình thành đề tài, mục tiêu nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu và phươngpháp nghiên cứu được áp dụng trong luận văn

tổng quan về dự án, cơ sở lý thuyết, sơ lược các nghiên cứu trước đây vềứng dụng động thái hệ thống trong quản lý dự án thiết kế

vấn đề cần nghiên cứu, chọn mô hình, thiết lập các giả thiết nghiên cứu,thu thập dữ liệu, thực hiện mô phỏng

tắt các kết quả nhận được, kiểm chứng kết quả bằng cách so sánh kết quảmô phỏng với kết quả thực tế nhận được

quả nghiên cứu, nêu ý nghĩa thực tiễn của đề tài, hạn chế của đề tài vàkiến nghị của tác giả

mẫu của thủ tục kiểm soát thiết kế, các biểu mẫu trong thủ tục kiểm soátthiết kế, kết quả chạy mô phỏng bằng phần mềmVENSIM

CHƯƠNG 2 TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN NGHIÊN CỨU

CƠ SỞ LÝ THUYẾT

Chương này sẽ giới thiệu tổng quan về dự án, các cơ sở lý thuyết, các nghiên cứutrước đây về ứng dụng động thái hệ thống trong quản lý thiết kế dự án

2.1.1 Tổng quan:

Khu nhà ở P.4- Q.8 do Công ty Đầu Tư & Phát Triển Xây Dựng làm chủ đầu tưcó tổng diện tích 39.222m2 Phía Bắc giáp trục đường Tạ Quang Bửu, phía Tâygiáp trường Dân Lập Thái Hưng và khu dân cư, phía Đông và phía Nam giápđồng ruộng

(không tính phần chỉnh trang)

Bảng 2.1: Các thông số kỹ thuật của dự án

Nhà phố là dạng nhà liên kế với kết cấu móng cọc ép, khung sườn bê tông cốtthép, chiều cao tầng từ 2- 4 tầng

Nhà biệt thự cũng có kết cấu móng cọc ép, khung sườn bê tông cốt thép, gồm 1tầng trệt, 1 lửng và 1 lầu

Chung cư với tổng diện tích đất là 1.905m2, trong đó:

- Diện tích đất xây dựng : 746m2

- Diện tích sàn xây dựng : 3.730m2

2.1.2 Kế hoạch thực hiện dự án gồm:

Giai đoạn 1: hoàn tất các thủ tục chuẩn bị đầu tư

Giai đoạn 2: hoàn chỉnh thiết kế, thi công cơ sở hạ tầng kỹ thuật

Giai đoạn 3: Xây dựng các nhà liên kế, chung cư, biệt thự, kinh doanh cănhộ, chuyển quyền sở hữu nhà có kèm quyền sử dụng đất căn hộ cho kháchhàng

Giai đoạn 4: quyết toán dự án đầu tư

2.1.3 Thời gian thực hiện dự án:

Tổng thời gian thực hiện dự án theo kế họach trên là 5 năm tính từ năm 2001,trong đó thời gian thiết kế theo hoạch định ban đầu là 136 ngày tính từ ngày25/3/2004 (không kể ngày lễ và chủ nhật)

2.1.4 Nguồn vốn của dự án:

Trong đó:

2.2 CƠ SỞ LÝ THUYẾT

2.2.1 Các khái niệm căn bản:

niệm cho dự án

quản lý chất lượng thiết kế chi tiết

một dự án

tạo ra để định nghĩa một dự án

kế giữa các ban (kiến trúc, kết cấu, điện, nước) là phù hợp với nhau Ví dụđảm bảo rằng thiết kế kiến trúc khớp với kết cấu

cầu của thiết kế đạt được và toàn bộ các hồ sơ và phương pháp luận trongthiết kế phù hợp với các tiêu chuẩn chấp nhận được Người thẩm tra trựcthuộc một công ty có thẩm quyền thẩm kế

hiện đúng yêu cầu của chủ đầu tư, tuân theo hệ thống kiểm soát thiết kếđồng thời cũng đưa ra các quyết định chiến lược đáp ứng việc hoàn thànhdự án

dự án theo mốc thời gian, cấu trúc phân việc, sơ đồ Gantt, sơ đồ mạng.2.2.2 Các đặc điểm của một dự án:

Đặc điểm của dự án theo quan điểm truyền thống

Theo quan điểm truyền thống, một dự án thường có các đặc điểm sau:

§ Mục tiêu của dự án rõ ràng: dự án đạt được kết quả mong muốn và đượcphân chia thành nhiều nhiệm vụ nhỏ được phối hợp nhau.

phương thức thực hiện dự án, không có sự lặp lại hoàn toàn giữa các dự án

nhau

và nguồn lực này bị hạn chế

tồn tại các mâu thuẫn giữa: các bộ phận trong dự án, các dự án trong tổchức mẹ

Đặc điểm dự án theo quan điểm động thái học (Sterman J.D 1992: SystemDynamics Modeling for Project Management Cambridge: MIT.)

Dự án có các đặc điểm sau:

Ví dụ sự thay đổi vị trí các phụ kiện trong bản vẽ kỹ thuật có thể gây ramột chuỗi những thay đổi trong các hệ thống khác như: hệ thống điện, hệthống lạnh và đòi hỏi phải làm lại để phù hợp với thay đổi này Nhữngthay đổi như thế buộc nhân viên phải lên lại kế hoạch làm việc bằng cáchtrì hoãn việc này và làm nhanh việc khác Sự phân bổ tài nguyên để xử lýcác việc làm lại có thể gây ra sự trì hoãn dự án Các mô hình động thái hệthống rất thích hợp để mô tả sự phụ thuộc phức tạp này Một trong nhữngứng dụng chủ yếu của động thái hệ thống là hiểu được sự phụ thuộc nàynhằm giúp phát hiện ra ảnh hưởng của các thay đổi thông qua hệ thống

Quản lý dự án về thực chất là động Ví dụ việc thuê mướn thêm nhân viênnhằm tăng năng suất của một tổ chức trong dài hạn nhưng trong ngắn hạncác nhân viên có kinh nghiệm phải cống hiến thời gian làm việc của họcho việc huấn luyện nhân viên mới tuyển vào và hậu quả là giảm năngsuất Động thái hệ thống được phát triển nhằm giải quyết những tìnhhuống động như thế này.

Dự án xây dựng có qui mô lớn thường gồm nhiều quá trình phản hồi phứctạp Phản hồi liên quan đến việc tự hiệu chỉnh hoặc tự củng cố các tácđộng thứ yếu của các quyết định Khi dự án bị trễ tiến độ, phản ứng có thểxảy ra đối với ban quản trị là tăng việc sử dụng thời gian ngoài giờ Kếtquả việc làm ngoài giờ là giúp dự án khôi phục tiến độ và giảm thời gianphải làm ngoài giờ trong tương lai Quá trình phản hồi như vậy gọi là tựhiệu chỉnh Tuy nhiên nếu thời gian làm ngoài giờ kéo dài, nhân viên cóthể mệt mỏi và kiệt sức, hậu quả là năng suất làm việc thấp, tỷ lệ lỗi caovà gia tăng tốc độ thay thế nhân viên, gây ra chậm trễ tiến độ thêm nữa vàdẫn đến áp lực phải làm ngoài giờ, tất cả nằm trong chu trình lẩn quẩnhoặc quá trình phản hồi tự củng cố Các hệ thống giao cấu chặt như trongxây dựng gồm nhiều mối quan hệ phản hồi quan trọng

Các mô hình nhâïn thức và các công cụ quản lý dự án truyền thống nhưphương pháp đường găng (CPM) không thích hợp để giải thích các phảnhồi Phương pháp đường găng giúp xác định nếu có yêu cầu thay đổi vềthời gian hoàn thành một bước nào trong dự án thì ảnh hưởng đến thời gianhoàn thành toàn bộ dự án như thế nào và cần điều chỉnh các công việc liênquan ra sao Thời gian yêu cầu cho từng bước riêng biệt được ước lượngbởi các nhà phân tích trên cơ sở dữ liệu và kinh nghiệm trong quá khứ.Nếu các yêu cầu của chủ đầu tư thay đổi hoặc các lỗi buộc phải làm lại

được phát hiện sau khi dự án bắt đầu, nhà phân tích có thể ước tính lại tiếnđộ bằng cách thay đổi thời gian yêu cầu cho các bước nhỏ hơn đang chịuảnh hưởng bởi sự thay đổi và tính toán lại đường găng và thời gian yêu cầuđể hoàn thành Giả thuyết tiềm tàng trong đây là thời gian yêu cầu để thựchiện tất cả các bước khác là không bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi mà chỉ bịhoãn lại so với bình thường Điều này đồng nghĩa với việc bỏ qua tất cảcác tương tác.

Trong thực tế tương tác có rất nhiều, một thay đổi về điều kiện kỹ thuậttrong hệ thống phụ của chủ đầu tư và tiếp theo đó là một số thay đổi trìnhtự kỹ thuật có thể là nguyên nhân thuê thêm và huấn luyện các kỹ sư mới,các kỹ sư có kinh nghiệm phải hy sinh thời gian làm việc của mình đểhuấn luyện kỹ sư mới Các kỹ sư được huấn luyện có thể gây ra các sai sótvà vì thế gia tăng các công việc cần làm lại Những thay đổi về kỹ thuậtlàm cho các bản vẽ đã hoàn thành trở thành lỗi thời và có thể các côngviệc đã bắt đầu cũng lỗi thời Đơn hàng đã đặt cũng có thể bị sửa lại Việcthuê thêm nhân viên có thể gây cản trở công việc tại công trường và gây

ra năng suất thấp, phát sinh nhiều lỗi và đặc biệt là dẫn đến những sự cốvề an toàn lao động Các ảnh hưởng này tích lũy dần, tổ dự án có ít thờigian để quan sát các khía cạnh khác của tiến độ, vì thế chất lượng và tiếnđộ có thể ảnh hưởng đến các phạm vi mà trước đây được đánh giá là rấttốt

Theo cách này, ảnh hưởng của các thay đổi căn nguyên trong khắp tổ chứcdự án làm chậm tiến độ, giảm năng suất và gia tăng chi phí trong từng giaiđoạn dự án Nếu sự thay đổi đủ lớn, các ảnh hưởng buộc phải rút ngắn tiếnđộ và gia tăng sự nhất trí trong thiết kế và giữa thiết kế với thi công, yêucầu làm ngoài giờ quá mức, gây ra mệt mỏi, gia tăng các sai sót , giảmchất lượng, gây căng thẳng trong tổ dự án Chi phí do thay đổi thiết kế vô

tội vạ tăng gấp nhiều lần so với chi phí trực tiếp Trừ khi nhà quản lý dựán hay người phân tích tiến độ đoán trước được các tương tác và phản hồinày và chèn các thay đổi này vào, phương pháp đường găng không đánhgiá được ảnh hưởng của các thay đổi.

Các thảo luận trên đây không nhằm mục đích ám chỉ rằng các công cụquản lý dự án truyền thống là không quan trọng mà muốn nhấn mạnh rằngđộng thái hệ thống như là công cụ bổ sung để giải quyết các vấn đề độngtạo ra do các quá trình phản hồi, sự trì hoãn thời gian và các quan hệ phituyến trong dự án phức tạp

Quan hệ phi tuyến nghĩa là các nguyên nhân và hậu quả không có mốiquan hệ tỷ lệ đơn giản Có thể minh họa điều này thông qua việc xem xétmối quan hệ giữa tuần làm việc và năng suất làm việc Thực tế cho thấytăng giờ làm việc trong tuần có thể tăng lượng bản vẽ 10% Nhưng thờigian làm thêm ngoài giờ có thể nhanh chóng làm giảm bớt hoặc thậm chícho năng suất giảm bởi vì thời gian dài gây ra mệt mỏi, xuất hiện nhiều lỗivà các ảnh hưởng khác Các mô hình động thái hệ thống miêu tả mốiquan hệ phi tuyến trong phạm vi rộng trong đời sống thực với độ tin cậycao Động thái hệ thống, hơn bất cứ kỹ thuật mô phỏng thông thường nào,nhấn mạnh tầm quan trọng của tính chất phi tuyến trong công thức của môhình

Dự án xây dựng có qui mô lớn không đơn thuần là vấn đề kỹ thuật, cácbản vẽ, vật liệu Về cơ bản nó là một tổ chức con người và không thểđược hiểu đơn độc dưới dạng các quan hệ kỹ thuật trong các thành phần.Hầu hết các dữ liệu quan trọng để hiểu sự phát triển và động thái của một

dự án sẽ liên quan đến các quyết định quản lý và những quyết định khácgọi là các biến “mềm”.

Phần lớn các dữ liệu là dữ liệu mô tả và định tính Dữ liệu này chủ yếu đểhiểu và mô hình hóa các hệ thống phức Các nhà lý luận và thực hànhđộng thái hệ thống nhận ra tầm quan trọng của các dữ liệu “mềm” Cácnhà động lực học được truyền đạt để sử dụng nhiều nguồn thông tin baogồm dữ liệu số, các bài phỏng vấn, quan sát trực tiếp và các kỹ thuật khácđể luận ra các nguyên tắc quyết định, cấu trúc tổ chức, mục tiêu, và cácthứ nguyên quản lý quan trọng khác Những người lập mô hình có kinhnghiệm sử dụng tất cả các nguồn thông tin có sẳn để định rõ mối quan hệtrong mô hình

2.2.3 Lý thuyết về hoạch định thiết kế theo phương pháp truyền thống được đề

nghị bởi Coles E.J

Hiện nay chưa có một cơ sở chuẩn cho việc hoạch định quá trình thiết kếnhư trong thi công mà chủ yếu việc hoạch định dựa vào kinh nghiệm cácdự án trong quá khứ, đặc điểm của từng dự án và kinh nghiệm của các nhàquản lý thiết kế Tuy nhiên, dưới đây sẽ trình bày lý thuyết về hoạch địnhthiết kế theo Coles E.J (Planning building design In ArchitecturalManagement, ed M.P Nicholson E&FN Spon’s, London, 1992)

Kiểm soát tiến độ

phải là việc kiểm soát chặt chẻ mà nó nhằm để thực hành và quản lý dựán theo cách làm cho nhóm làm việc tiến bộ trong việc phối hợp côngviệc, với sự can thiệp nhỏ nhất từ bên ngoài

hoạch làm việc

- Nhân viên thiết kế hiểu được khi nào và bằng cách nào những nhânviên khác phụ thuộc vào công việc của họ.

Hình 2.1: Các vấn đề ảnh hưởng đến tiến độ

kế và báo cáo tiến độ có thể thay đổi theo vài yếu tố

tạp và không rõ ràng cũng như khó tính toán chính xác tiến độ Công việckiểm soát đặc biệt khó đối với các tổ chức dự án lớn và phức tạp Cáccông việc càng khó hoạch định thì càng quan trọng

sự chồng chéo với hoạt động xây dựng thì điều quan trọng là cần đảm bảocông việc được thực hiện đúng trình tự và thời gian

chánh cho các đơn vị thiết kế và thâm hụt về chất lượng Xu hướng bỏ quahay kiểm soát rủi ro chịu ảnh hưởng bởi văn hóa tổ chức

Kiểm soát tiến độ

Tự kiểm soát

Quản lý thông tin

Sự phức tạp và không rõ ràng

Sự gấp rút

Sự rủi ro

Kỹõ xảo của việc hoạch định và kiểm soát

Quá trình hoạch định công việc: tiến trình cơ bản gồm:

theo “chiều ngang” giữa các “chuyên môn” , theo “thời gian” giữa các giaiđoạn thiết kế và “theo chiều đứng” thành các công việc chi tiết trong pháttriển thiết kế

đổi giữa nhân viên thiết kế với chủ đầu tư Công việc có thể được xử lýnhanh hơn nếu các giải pháp thiết kế được phát triển và đánh giá đồngthời hơn là theo trình tự, nhưng điều này đòi hỏi kiểm soát chặt chẻ tìnhtrạng thiết kế

lâu dài sẽ được ước tính bằng người- ngày cần cho thiết kế chi tiết và vàgiai đoạn vẽ Tuy nhiên các bản vẽ và tiêu chuẩn kỹ thuật chỉ đại diện chođầu ra thiết kế, hơn nữa quá trình thiết kế chủ yếu là thu thập dữ liệu, pháttriển thiết kế sơ bộ Trong việc lên kế hoạch toàn bộ quá trình, khối lượngcông việc cần phải được tính toán

Bằng cách cộng thêm lượng công việc được thực hiện lên từng công việcđược định nghĩa (nghiên cứu, tính toán, bản vẽ, điều kiện kỹ thuật ) mộtcái nhìn khái quát về tiến độ có thể nhận được

Trước khi có đầu ra quan trọng, các đặc điểm khác của quá trình thiết kếcó thể được sử dụng để đo tiến độ Vào đầu mỗi giai đoạn khi nhóm thiếtkế thảo luận tiến độ, cần mô tả thông tin yêu cầu của các thành viên và

cần đi đến sự đồng thuận về tiến độ Trong vài trường hợp, cần có sự đồngthuận về một số công việc trong quá trình hoạch định: định dạng bản vẽ,cách thức tính toán, qui trình quản lý chất lượng.

hiện theo từng giai đoạn, tiến độ ban đầu của dự án thể hiện dưới dạngphác thảo Kế hoạch tổng thể cần được cập nhật theo tiến độ công việcnhưng kế hoạch cơ sở được giữ lại để so sánh

gây vượt thời gian cho phép trong từng giai đoạn Cho dù khoảng thời gianhoặc sự phụ thuộc của các công tác trên đường găng có thể được điềuchỉnh để làm giảm độ dài đường găng

dễ hiểu và có mối quan hệ rõ ràng với những gì đang xảy ra Các chi tiếtthừa sẽ gây lúng túng và nhanh chóng lỗi thời

Tiến độ:

độ và năng suất

Trong đó: giá trị là phần trăm công việc trong một dự án hoặc một giaiđoạn của dự án

Giá trị thực tế công việc được làm đến thời điểm hiện tại

Giá trị hoạch định của công việc được làm đến lúc xem xét

Chi phí thực tế công việcChi phí kế hoạch của công việc được thực hiện

§ Sự cần thiết hiệu chỉnh: hiệu quả cần để hoàn thành trong ngân sách

Thiết lập hệ thống kiểm soát và hoạch định

gồm:

tầm kiểm soát của họ

họ

sức hơn là giá trị đạt được

mà người thiết kế thực sự bị trì hoãn bởi những người khác và vì thế họdễ dàng tìm cách giải quyết

họ sẽ rất tự do trong việc tối đa hóa thời gian sẳn có cho việc sáng tạo

tính toán, phương pháp lý thuyết dễ dàng đạt được

soát giúp đạt tiến độ

Số tiền còn lại để hoàn thànhChi phí kế hoạch của công việc còn tồn đọng

2.2.4 Qui trình thiết kế, hoạch định tiến độ và nguồn lực thiết kế cho dự án khu

việc INV-PR-7.3-1/FM2 (phụ lục 3.1), bảng tổng hợp nguồn lực thiết kế(phụ lục 3.7)

triển khai thiết kế INV-PR-7.3-1/ FM7 (phụ lục 3.2), bảng phân công côngviệc INV-PR-7.3-1/FM8 (phụ lục 3.3), và trên cơ sở đó lập bảng tổng hợpnguồn lực thiết kế (phụ lục 3.7)

ghi nhận thông tin bổ sung của khách hàng INV-PR-7.3-1/FM5 (phụ lục3.6)

giao nhận hồ sơ INV-PR-7.2-3/FM8a (phụ lục 3.5)

INV-PR-7.3-1/FM4 (phụ lục 3.4)

- CNDA, KTS/ KS

phụ trách

- KTS/ KS phụ trách

- CNDA, P.GĐ kỹ thuật,

các trưởng ban

- Phiếu giao việc INV-PR-7.3-1/FM2

Lập hợp đồng thiết kế

- Phiếu chuyển giao thông tin INV-PR-7.3-1/FM3

- Mẫu hợp đồng INV-PR-7.2-3/FM3

Lập kế hoạch triển khai thiết kế

- Phiếu chuyển giao thông tin INV-PR-7.3-1/FM3

- Bảng kế hoạch triển khai thiết kế INV-PR-7.3-1/ FM7

- Bảng phân công công việc INV-PR-7.3-1/FM8

- P GĐ kỹ thuật

- Chủ nhiệm dự án

- Ban hành chánh

kế toán

- Đại diện Chủ đầu tư

- Đại diện Chủ đầu tư

- CNDA

- Kỹ sư lập dự toán

- CNDA, P.GĐ kỹ thuật

Các trưởng ban

- Các trưởng ban

- Các thành viên

- Phiếu kiểm tra thiết kế INV-PR-7.3-1/FM4

Không đạt

Thiết kế chi tiết

Kiểm tra từng bộ môn môn

Tập hợp bản vẽ

Tổng kiểm tra môn

Lập dự toán

Xác nhận giá trị sử dụng

CĐT xem xét thiết kế

Chuyển giao hồ sơ cho chủ đầu tư kiểm tra

- Phiếu chuyển giao thông tin INV-PR-7.3-1/FM3

- Hướng dẫn lập dự toán INV-WI-7.3-6

- Phiếu kiểm tra thiết kế INV-PR-7.3-1/FM4

- Biên bản giao nhận hồ sơ INV-PR-7.2-3/FM8a

- Qui định về kỹ thuật thực hiện hồ sơ thiết kế INV-WI-7.3-1

- Hướng dẫn thiết kế kiến trúc, kết cấu, điện, nước INV-WI-7.3-2

INV-WI-7.3-3 INV-WI-7.3-4 INV-WI-7.3-5

Hình 2.2: Löu ñoă kieơm soaùt quaù trình thieât keâBöôùc 1: Ghi nhaôn

- Phoù giaùm ñoâc kyõ thuaôt vaø chụ nhieôm döï aùn (döï kieân) ghi nhaôn ñaăy ñụ yeđu caăucụa khaùch haøng theo phieâu ghi nhaôn thođng tin khaùch haøng INV-PR-7.3-1/FM1

- Ñaău vaøo thieât keâ laø hoă sô ghi nhaôn thođng tin khaùch haøng, bao goăm:

trình cuõng nhö cođng naíng caùc phoøng oâc, dađy chuyeăn cođng naíng

tham khạo

thieât keâ sô boô, töø ñoù xaùc ñònh tieân ñoô thieât keâ sô boô Bạn veõ thieât keâ sô boồôùc tính bao goăm:

- Ban HC keâ toaùn

- Ban HC keâ toaùn

- Phieâu ghi nhaôn thođng tin boơ sung cụa khaùch haøng INV-PR-7.3-1/FM5 Coù

Yeđu caău thay ñoơi thieât keâ

Thoûa thuaôn

khaùch haøng

Laôp HÑ

boơ sung

- Các mặt đứng.

Tiến độ thiết kế sơ bộ ước tính = B/ (NS*NV)

thỏa thuận với khách hàng

- Báo cáo lãnh đạo nội dung thông tin khách hàng

Bước 2: lập phương án ban đầu (thiết kế sơ bộ)

hàng đến kiến trúc sư , kỹ sư thực hiện thông qua phiếu giao việc PR-7.3-1/FM2, đính kèm với phiếu ghi nhận thông tin khách hàng INV-PR-7.3-1/FM1

từng khía cạnh của dự án có thể được xác định và thiết kế sơ bộ được thiếtlập

hồ sơ thiết kế INV-WI-7.3-1

thông qua phiếu kiểm tra thiết kế INV-PR-7.3-1/FM4 Nếu hồ sơ khôngđạt phải thực hiện lại

Bước 3: thỏa thuận khách hàng

với khách hàng để trình bày hồ sơ thiết kế sơ bộ

§ Nếu khách hàng đồng ý phương án, yêu cầu khách hàng ký vào hồ sơ thiếtkế sơ bộ, đính kèm một số hồ sơ liên quan, yêu cầu bổ sung.

nhận thông tin khách hàng INV-PR-7.3-1/ FM1 và thực hiện lại bước 2

kế, điều khoản và phương thức thanh toán, tiến độ thực hiện để lập hợpđồng thiết kế

Bước 4: chuyển giao thông tin và lập hợp đồng thiết kế

hiện bàn giao thông tin cho ban Hành chánh kế toán và các trưởng ban kỹthuật thông qua phiếu ghi nhận thông tin lập hợp đồng INV-PR-7.2-3/FM2

mẫu INV-PR-7.2-3/ FM3 Thực hiện theo bước 3 của thủ tục kiểm soáthoạt động kinh doanh

nhiệm dự án hoặc lập nhóm dự án

và thời gian bàn giao hồ sơ từ người phụ trách hoặc kiến trúc sư/ kỹ sư thựchiện phương án ban đầu (thiết kế sơ bộ) và hợp đồng từ ban Hành chánhkế toán

Bước 5: Lập kế hoạch triển khai thiết kế chi tiết:

thuật phân công công việc, tiến độ thời gian thực hiện và lập bảng kếhoạch triển khai thiết kế INV-PR-7.3-1/ FM7

§ Trưởng các ban kỹ thuật phân công công việc đến từng thành viên của bantheo bảng phân công công việc INV-PR-7.3-1/ FM8 Dựa trên cơ sở nănglực phù hợp với khả năng chuyên môn.

trình triển khai thiết kế

Bước 6: Thiết kế chi tiết

chung về kỹ thuật thực hiện hồ sơ thiết kế kỹ thuật và hướng dẫn từng bộmô

Bước 7: kiểm tra từng bộ môn

Hình thức:

Nội dung:

và người phụ trách