GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Từ đó rút ra được những phương pháp, những bước thiết kế xây dựng một thông tin quản lý được tin học hoá, khắc phục được những nhược điểm của hệ thống quản lý được những nhược điểm của h

GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Để triển khai một đề án tin học hoá thì bước đầu tiên cần thực hiện là khảo sát

hệ thống Hệ thống được định nghĩa là một tập hợp các phần tử có các rằng buộc lẫn nhau để cùng hoạt động nhằm đạt đến một mục đích nào đó Còn hệ thống quản

lý là một hệ thống không chỉ chứa các thông tin về quản lý mà còn đóng vai trò thúc đẩy các hoạt động của các doanh nghiệp, trường học, tổ chức kinh tế, giúp con người trong sản xuất và đưa ra quyết định Hệ thống thông tin quản lý sử dụng các thiết bị tin học các phần mềm cơ sở dữ liệu, các thủ tục, các mô hình phân tích, lập

kế hoạch quản lý và đưa ra quyết định Vì thế cần phải xem xét, khảo sát các yếu tố đặc trưng, cũng như các mục tiêu và đưa nguyên tắc đảm bảo cho việc xây dựng một hệ thống quản lý có chất lượng Từ đó rút ra được những phương pháp, những bước thiết kế xây dựng một thông tin quản lý được tin học hoá, khắc phục được những nhược điểm của hệ thống quản lý được những nhược điểm của hệ thống quản lý cũ và phát huy được ưu điểm sẵn có để mang lại một hệ thống quản lý có kết quả tốt

I NHỮNG ĐẶC ĐIỂM CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

1 Phân cấp quản lý:

Hệ thống quản lý trước hết là một hệ thống được tổ chức từ trên xuống dưới, có chức năng tổng hợp thông tin giúp lãnh đạo quản lý thống nhất trong toàn hệ thống

Hệ thống quản lý được phân tích thành nhiều cấp bậc gồm cấp trung ương, cấp các đơn vị trực thuộc nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý từ trên xuống Thông tin được tổng hợp từ dưới lên và truyền từ trên xuống

2 Luồng thông tin vào.

Trong hệ thống thông tin quản lý có những đầu vào khác nhau:

Những thông tin đầu vào là cố định và ít thay đổi thông tin này mang tính chất thay đổi lâu dài Những thông tin mang tính chất thay đổi thường xuyên phải luôn cập nhật để xử lý

Những thông tin có tính chất thay đổi tổng hợp, được tổng hợp từ những thông tin cấp dưới phải xử lý định kỳ theo thời gian Có thể tổng kết theo hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, có thể tổng kết theo quý,…

3 Luồng thông tin ra:

Thông tin đầu ra được tổng hợp từ thông tin đầu vào và phụ thuộc vào nhu cầu quản lý trong từng trường hợp cụ thể

Bảng biểu và báo cáo là những thông tin đầu ra quan trọng phục vụ cho nhu cầu quản lý của hệ thống Nó phản ánh trực tiếp mục đích quản lý của hệ thống Các bảng biểu báo cáo phải đảm bảo chính xác và kịp thời

4 Quy trình quản lý.

Trong quy trình quản lý thủ công trước đây,tất cả các thông tin thường xuyên được đưa vào sổ sách (chứng từ, hoá đơn, ) từ đó các thông tin được kết xuất để lập ra các báo cáo cần thiết Việc quản lý thủ công như thế phải trải qua nhiều công đoạn chồng chéo nhau, làm tiêu tốn thời gian và công sức của người quản lý nên sai sót và dư thừa thông tin, nhiều công đoạn mà không thể tránh khỏi Hơn nữa trong quá trình quản lý nếu gặp khối lượng công việc lớn thì nhiều khi chỉ chú trọng vào một số khâu và đối tượng quan trọng Vì thế mà có nhiều thông tin không được tổng hợp đầy đủ dẫn đến việc thiếu hụt thông tin

II MÔ HÌNH MỘT HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ.

1 Mô hình luân chuyển dữ liệu:

Mô hình luân chuyển trong hệ thống quản lý có thể mô tả qua các modul sau: Cập nhật thông tin có tính chất cố định để lưu trữ, tra cứu Cập nhật thông tin

có tính chất thay đổi thường xuyên

Lập số sách báo cáo Mỗi modul trong hệ thống cũng cần phải có những giải pháp kĩ thật riêng tương ứng Mỗi module của chương trình thực hiện các công việc khác nhau, các module này liên kết chặt chẽ với nhau nhưng không hoàn toàn

lệ thuộc vào nhau

2 Cập nhật thông tin động.

Modul loại này có tính chất xử lý các thông tin luân chuyển chi tiết và tổng hợp.Nhưng đối với loại thông tin chi tiết đặc điểm lớn về số lượng xử lý thường nhật đòi hỏi tốc độ nhanh và tin cậy cao.khi thiết kế modul cần quan tâm đến các yêu cầu sau:

- Phải biết rõ các thông tin cần lọc từ các thông tin động

- Giao diện màn hình và số liệu phải hợp lý, giảm tối đa các thao tác cho người nhập dữ liệu

- Tự động là các thông tin đã biết và các giá trị lặp

- Kiểm tra và phát hiện các sai sót có thể xảy ra trong quá trình

- Biết loại bỏ các thông tin đã có mà không cần thiết trong khâu đó

- Các thông tin này phải cập nhật thường xuyên, do vậy dữ liệu cũng được update liên tục, khi đó các thông tin của chương trình không bị cũ đi

3 Cập nhật thông tin cố định có tính chất tra cứu.

Thông tin này cần cập nhật nhưng không thường xuyên mà yêu cầu chủ yếu là

ta phải tổ chức sao cho hợp lý, để ta có thể tra cứu nhanh trong các thông tin cần

thiết Khi cần tra cứu thông tin thì người sử dụng có thể tra cứu theo nội dung có sẵn hoặc nội dung do người dùng đưa vào Khi đó chương trình tìm kiếm sẽ thực thi theo yêu cầu mà người dùng cần tra cứu

4 Lập báo cáo.

Để thiết kế phần này thì đòi hỏi người quản lý nắm vững về nhu cầu quản lý, tìm hiểu kĩ các mẫu bảng biểu báo cáo Vì thông tin sử dụng trong việc này thuận lợi hơn do đã được xử lý từ trước nên việc kiểm tra sự sai lệch của số liệu trong phần này được giảm bớt, Việc báo cáo thường xuyên được tổng hợp do vậy các khâu xử lí để đi đến lập thành báo cáo vào cuối tuần, cuối tháng,…

III CÁC NGUYÊN TẮC ĐẢM BẢO TRONG QUẢN LÍ THÔNG TIN.

Để xây dựng một hệ thống thông tin quản lý hoàn chỉnh là một việc hết sức khó khăn và tốn nhiều công sức, đã có rất nhiều chương trình quản lí ra đời, song hoạt động chưa đạt hiệu quả cao cho lắm Do vậy để các chương trình hoạt động tốt hơn cần có các nguyên tắc hay là một hướng phát triễn riêng Vì thế việc xây dựng một hệ thống quản lý thường phải dựa trên một số nguyên tắc sau:

1 Nguyên tắc cơ sở thông tin thống nhất.

Tức là thông tin được tích luỹ và thường xuyên cập nhật để phục vụ cho việc giải quyết bài toán quản lý Vì vậy các thông tin trùng lặp phải được dự trù Do vậy người ta tổ chức thành các mảng tin cơ bản mà trong đó các trường hợp trùng lặp không nhất quán về thông tin được loại trừ Chính mảng thông tin cơ bản này sẽ tạo thành mô hình thông tin của đối tượng điều khiển

2 Nguyên tắc linh hoạt của thông tin.

Thực chất của nguyên tắc này là ngoài các mảng thông tin cơ bản thì cần phải

có các công cụ đặc biệt, để tạo ra được các mảng làm việc cố định hoặc tạm thời, dựa trên cơ sở các mảng thông tin cơ bản đã có và chỉ trích từ bảng cơ bản những thông tin cần thiết, tạo ra mảng làm việc để sử dụng trực tiếp trong bài toán cụ thể Việc tuân theo theo hai nguyên tắc thống nhất và linh hoạt đối với hệ thống thông tin sẽ làm cho hoàn thiện và phát triển hệ thống dễ dàng và đơn giản hơn

3 Nguyên tắc làm cực tiểu thông tin vào và thông tin ra.

Đây là nguyên tắc có ý nghĩa rất lớn đối với việc làm tăng hiệu xuất sử dụng máy vi tính vì chính đầu vào và đầu ra của máy vi tính là khâu hẹp nhấ của hệ thống Để làm được việc này thì cần phải có phương pháp thay thế giữa việc chuyển tải tài liệu thủ công bằng việc chuyển tải tài liệu trên các thiết bị (băng

từ ,đĩa từ ) để đảm bảo việc truy xuất thông tin được nhanh chóng Việc này sẽ giảm được nhiều thời gian lãng phí và tăng hiệu quả của máy tính Nguyên tắc này còn được vận dụng cả khi đưa thông tin mới vào hệ thống Việc này không những rút ngắn được thời gian và giảm nhẹ được công sức cho việc nhập dữ liệu mà còn tăng độ tin cậy của thông tin đầu vào

IV CÁC BƯỚC XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ

Để khái quát việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý tự động hoá qua 5 giai đoạn sau:

1 Nghiên cứu sơ bộ và xác lập dự án:

Ở bước này ta tiến hành người ta tiến hành tìm hiểu khảo sát hệ thống đáng giá khả thi có tính chất sơ bộ xuất phát từ hiện trạng cũ, tìm hiểu lĩnh vực nghiệp vụ

của cơ quan mà ta đang cần xây dựng hệ thống tìm hiểu hệ thống thông tin hiện hành phát hiện nhược điểm còn tồn tại từ đó đề xuất các giải pháp khắc phục cần cân nhắc tính toán khả thi dự án Từ đó định hướng cho các giai đoạn tiếp theo Tìm hiểu tại cơ quan hay xí nghiệp này đã sử dụng chương trình quản lí nào chưa, nếu

có thì nó làm như thế nào, có hiệu quả hay không, có ưu nhược gì? cần phải có những giải pháp nào có thể thay thế hay khả thi hơn hay không? hay cần loai bỏ chương trình quản lí này để thay bằng chương trình quản lí khác có hiệu quả hơn hay chăng Tóm lại chương trình nào mang lại hiệu quả quản lí cho cơ quan hay các

xí nghiệp có hiệu quả hơn thì chúng ta dùng Khi đó việc sử dụng các chương trình phần mềm sẽ giúp cho các công tác quản lí, tính toán, chiết khấu,…Nói chung là các công việc mà một phần mềm quản lí có thể thay thế cho người làm một số công việc

2 Phân tích hệ thống ở giai đoạn sơ lược khách quan của chương trình quản lí.

Là giai đoạn quan trọng nhất ta phải tiến hành phân tích một cách chi tiết hệ thống hiện tại để xây dựng các lược đồ khái niêm Trên cơ sở đó tiến hành xây dựng lược đồ cho hệ thống giúp cho việc phân tích và mô tả hệ thống mới ở mức logic Việc phân tích này giúp người thiết kế các chương trình dễ ràng hơn Vì họ

có thể nắp bắt được hết tất cả các khâu, hiểu tường tận được khi đó họ có thể đưa

ra các giải pháp thay thế hay khắc phục những sai sót, yếu kém của hệ thống cũ cuả cơ quan, Xem xét mức độ về khả năng sử lí, độ tin cậy, cao hơn hay quá yếu, các trường thông tin có chính xác, an toàn tuyệt đối hay không, có ích lợi gì về mặt kinh tế hay không? Có đảm bảo giảm được chi phí về hoạt động, nhân lực, đảm bảo tăng năng xuất, thu nhập và hoàn vốn nhanh hay không? Căn cứ vào khảo sát, đánh giá hệ thống cũ, căn cử vào các mục tiêu đã đưa ra cho dự án, hay các chương

trình quản lí, người thiết kế chương trình phải lập ra được các phác hoạ ở mức tổng thể, để có định hướng ở mức thiết kế chương trình sau này

3 Thiết kế tổng thể

Là công việc mô tả nửa vật lý, nửa logic nhằm thực hiện việc chia hệ thống thành các hệ thống con xác định vai trò vị trí của máy tính trong hệ thống mới Phân định rõ phần việc làm sẽ được xử lý bằng máy tính, phần việc nào sẽ được xử

lý thủ công

4 Thiết kế chi tiết( ở dạng detail)

Thiết kế các thủ tục thủ công nhằm xử lý thông tin trước khi đưa vào máy tính Thiết kế các phương pháp cập nhật và sử lý thông tin cho máy tính thiết kế

chương trình các giao diện sử dụng các tệp dữ liệu.

5 Phân loại HTTT trong tổ chức doanh nghiệp, cơ quan, xí nghiệp.

Các thông tin trong một tổ chức được chia theo cấp quản lý và trong mỗi cấp quản lý, chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ Có thể xem bảng phân loại các hệ thống thông tin trong một doanh nghiệp sản xuất để hiểu cách phân chia này

Tài chính

chiến lược

Marketing chiến lược

Nhân lực chiến lược

Kinh doanh và sản xuất chiến lược

thông tin văn phòng

Tài chính

chiến thuật

Marketing chiến thuật

Nhân lực chiến thật

Kinh doanh và sản xuất chiến thuật

Tài chính

tác nghiệp

Marketing tác nghiệp

Nhân lực tác nghiệp

Kinh doanh và sản xuất tác nghiệp

6 Ba mô hình của hệ thống thông tin quản lý

Cùng một hệ thống thông tin có thể mô tả theo các mức khác nhau: mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong

Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau, mô hình logic là kết quả của góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là kết quả của góc nhìn sử dụng và mô hình vật lý trong là kết quả của góc nhìn kĩ thuật Ba mô hình này có độ ổn định khác nhau, mô hình logic là ổn định nhất và mô hình vật lý trong là hay biến đổi nhất

Mô hình logic mô tả hệ thống làm gì: Dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra Mô hình này trả lời câu hỏi cái gì? Để

làm gì? Nó không quan tâm tới phương tiện được sử dụng cũng như địa điểm và thời điểm mà dữ liệu được xử lý

Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào

và của đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con người và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng như yếu

tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím được sử dụng

Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xảy ra Nó trả lời câu hỏi Cái gi? Ai? ở đâu? Và khi nào?

Mô hình vật lý trong liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống tuy nhiên không phải là cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kĩ thuật Chẳng hạn, đó là những thông tin liên quan tới loại trang thiết bị được dùng để thực hiện hệ thống, dung lượng kho lưu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật

lý của dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc của các chương trình và ngôn ngữ thể hiện

Nó trả lời câu hỏi như thế nào?

Hình vẽ dưới đây minh họa một hệ thống thông tin theo ba mô hình trên:

Logic VËt lý ngoµi VËt lý trong

Logic VËt lý ngoµi VËt lý trong Logic

VËt lý ngoµi VËt lý trong

Logic VËt lý ngoµi VËt lý trong

§Ých tin

L u tr÷ d÷ liÖu

7 Hiệu quả kinh tế của một hệ thống thông tin quản lý

Việc đánh giá hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin thực chất là việc nghiên cứu xác định lợi ích bằng tiền mà nó mang lại cho tổ chức bởi vì phần chi phí bằng tiền cho nó được xác định xác định dễ dàng

8 Nguyên nhân phát triển hệ thống thông tin quản lí

Hệ thống thông tin quản lí có vai trò như vậy, tuy nhiên vấn đề là tại sao lại phải phát triển hệ thống thông tin quản lí Cái gì buộc một tổ chức phải phát triển

hệ thống thông tin quản lí Tất nhiên là sự hoạt động tồi tệ, kém hiệu quả của hệ thống thông tin hiện tại tuy nhiên còn một số nguyên nhân khác nữa đó là:

- Những vấn đề quản lí

- Những yêu cầu mới của nhà quản lí

- Sự thay đổi của công nghệ

- Thay đổi sách lược chính trị

Những yêu cầu mới của quản lí có thể dẫn đến sự cần thiết của một dự án phát triển một hệ thông thông tin quản lí mới, ví dụ việc chính phủ ban hành một luật mới, hay hành động mới của doanh nghiệp cạnh tranh cũng là một nguyên nhân dẫn đến sự phát triển của hệ thống thông tin quản lí

Việc xuất hiện các công nghệ mới cũng có thể dẫn đến việc một tổ chức phải xét lại những thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của mình Chẳng hạn khi xuất hiện những hệ quản trị cơ sở dữ liệu mới buộc một tổ chức doanh nghiệp phải

rà soát lại các hệ thông tin của họ để quyết định những gì họ phải cài đặt khi muốn

sử dụng những công nghệ mới này

Những thách thức về chính trị cũng là một nguyên nhân dẫn đến phát triển một

hệ thống thông tin, đôi khi một hệ thống thông tin được phát triển chỉ vì người

quản lý biết rằng sự phát triển của hệ thống sẽ đem lại quyền lực và nhiều lợi ích khác cho họ

9 Các công đoạn phát triển một hệ thống thông tin quản lí

Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu

Giai đoạn này được thực hiện tương đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn Nó bao gồm các công đoạn sau:

1.1 Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu

1.2 Làm rõ yêu cầu

1.3 Đánh giá khả thi thực thi

1.4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu

Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết (detail).

Giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn sau:

2.1 Lập kế hoạch phân tích chi tiết

2.2 Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại

2.3 Nghiên cứu hệ thống thực tại

2.4 Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giả pháp

2.5 Đánh giá lại tính khả thi

2.6 Thay đổi đề xuất của dự án

2.7 Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

Giai đoạn 3: Thiết kế lôgíc.

Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần lôgíc của một hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những