ĐỀ TÀI MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TRONG TRƯỜNG MẦM NON PHẦN MỞ ĐẦU Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực hầu hết các cô
Trang 1MỤC LỤC
07 3. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu 05
Trang 2DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
9 VTLTNN Văn thư lưu trữ nhà nước
Trang 3THÔNG TIN CHUNG VỀ SÁNG KIẾN
1. Tên sáng kiến: “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ trong trường mầm non”
2. Lĩnh vực áp dụng sáng kiến: Nhân viên văn phòng
3. Tác giả: NGUYỄN THỊ THÚY HẰNG Nam (nữ): Nữ
- Trình độ chuyên môn: Cao đẳng hành chính văn thư
- Chức vụ, đơn vị công tác: Nhân viên văn thư Trường Mầm non Long Phước
- Điện thoại: 0908775790 Email: thuyhangvtlt@gmail.com
- Tỷ lệ đóng góp tại ra sáng kiến: 100%
4. Đồng tác giả:
- Họ và tên: ……… Nam (Nữ): ………
- Trình độ chuyên môn: ………
- Chức vụ, đơn vị công tác: ………
- Điện thoại: ……… Email: ………
- Tỷ lệ đóng góp tao ra sáng kiến: …
Trang 4ĐỀ TÀI MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ
LƯU TRỮ TRONG TRƯỜNG MẦM NON
PHẦN MỞ ĐẦU
Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định thi hành đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng với công tác văn thư và lưu trữ nói chung Do đó vai trò của công tác văn thư và lưu trữ với hoạt động quản lý nhà nước là rất quan trọng Với tính chất đặc thù là ngành giáo dục, việc tiếp nhận các loại văn bản, công văn, Chỉ thị, … là rất nhiều nên đòi hỏi người làm công tác văn thư, văn phòng trong nhà trường phải biết sắp xếp, xử
lý các thông tin một cách khoa học, nhanh chóng, chính xác giúp thủ trưởng đơn vị kịp thời nắp bắt được những các mới để có hướng giải quyết một cách tốt nhất nhằm giúp đơn vị hoàn thành nhiệm vụ
Về cơ bản, công tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục
vụ hoạt động quản lý, điều hành trong nhà trường Nội dung công tác này bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động, lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ, quản lý và
sử dụng con dấu trong cơ quan Còn công tác lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ sơ, tài liệu để phục vụ khai thác sử dụng của nhà trường và xã hội Nội dung công tác lưu trữ bao gồm các việc về thu nhập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của nhà trường Giữa công tác văn thư và lưu trữ không có sự tách biệt mà có mối quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với nhau Mối quan hệ này thể hiện qua sự liên tục
Trang 5trong quá trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữ lịch sử
Trường Mẫu giáo Long Phước thành lập từ năm 1987 đến ngày 26 tháng 12 năm 2006 được đổi tên thành Trường Mầm Non Long Phước, được sự lãnh đạo sâu sắc của Phòng Giáo dục và Đào tạo Long Thành, sự quan tâm của Ban giám hiệu nhà trường và sự tìm tòi học hỏi, sáng tạo của bản thân trong thời gian thực hiện nhiệm vụ được phân công, công tác văn thư lưu trữ của nhà trường có nhiều tiến bộ đáng kể
Văn thư lưu trữ là một công việc không thể thiếu trong các cơ quan hành chính nhà nước nói chung và các trường học nói riêng Vai trò của công tác văn thư lưu trữ đối với công tác quản lý hành chính nhà nước rất quan trọng ,từ việc chỉ đạo, điều hành, quyết định, đến việc thi hành gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa gắn liên với soạn thảo văn bản, ban hành, sử dụng và lưu trữ văn bản Với tính chất đặc thù là ngành giáo dục, việc tiếp nhận các loại văn bản, công văn, Chỉ thị, Thông tư…là rất nhiều nên nó đòi hỏi người làm công tác văn thư phải thận trọng, tỉ mỹ, ngăn nắp, phải biết sắp xếp, phân loại và xử lý các văn bản nhận được một cách khoa học, nhanh chóng và chính xác giúp hiệu trưởng nắm bắt kịp thời những thông tin để có hướng giải quyết, thực hiện một cách chính xác và kịp thời nhằm giúp nhà trường hoàn thành nhiệm vụ
Được sự điều động công tác của Phòng giáo dục và đào tạo huyện Long Thành tôi về nhận công tác tại Trường Mầm non Long Phước từ ngày 10/10/2013 Do trước
đó chưa có nhân viên văn thư nên việc tiếp nhận và lưu trữ vẫn còn thất thoát và việc tìm kiếm khó khăn
Về cơ bản, công tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục
vụ hoạt động quản lý, điều hành trong nhà trường Nội dung công tác này bao gồm các
Trang 6việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quàn lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động; lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ và lưu trữ; và quản lý,
sử dụng con dấu trong văn thư Còn công tác lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ sơ, tài liệu để phục vụ khai thác sử dụng của nhà trường và xã hội Nội dung công tác lưu trữ bao gồm các việc về thu nhập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của nhà trưởng Giữa công tác văn thư và lưu trữ không có sự tách biệt mà có mối quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với nhau Mối quan hệ này thể hiện qua sự liên tục trong quá trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữ lịch sử
Qua 7 năm làm công tác văn thư trong trường tôi nhận thấy: việc lưu trữ và soạn thảo các văn bản là một việc rất quan trọng Các hồ sơ, tài liệu, văn bản lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác ,và kịp thời nhất cho người soạn thảo văn bản Công việc của nhà trường được tiến hành nhanh hay chậm, chính xác hay đều do việc tiếp nhận và soạn thảo văn bản có làm tốt hay không, việc lưu trữ có cần cẩn thận, ngăn nắp, khoa học hay không Như vậy thực hiện tốt công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu văn bản sẽ góp phần thực hiện tốt công tác văn thư Thực hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ góp phần thực hiện tốt công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu, văn bản
Thu thập và xử lý thông tin là việc làm thường xuyên đối với các trường học nói chung và trường mầm non nói riêng Hiệu trưởng trường học muốn quản lý tốt của nhà trường một cách kịp thời đòi hỏi phải có thông tin chính xác, đảm bảo được tính thực tiễn một cách toàn diện Do đó công tác văn thư lưu trữ hồ sơ rất quan trọng
Trang 7PHẦN NỘI DUNG
Nói đến công tác chuyên môn của văn thư thì phải nêu rõ được tính khái niệm tính chất của người làm công tác văn thư
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan đơn vị
Công tác văn thư bao gồm : Soạn thảo văn bản và ban hành văn bản, quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình thực hiện các nội dung công việc công tác văn thư ở các cơ quan phải đảm bảo yêu cầu nhanh chóng, chính xác, bí mật, hiện đại
Công tác lưu trữ là quá trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ Thực tế công tác văn thư – lưu trữ ở nhiều năm trước chưa được quan tâm đúng mức mà chỉ coi đây là công việc đơn thuần.Công tác lưu trữ bao gồm phân loại tài liệu lưu trữ; đánh giá tài liệu lưu trữ; bảo quản tài liệu lưu trữ; tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc công tác lưu ở các cơ quan Nhà nước cũng như trong trường học thì phải đảm bảo tính khoa học và tính cơ mật Người ta chưa thấy được tầm quan trọng và ý nghĩa của công tác văn thư – lưu trữ trong văn phòng các cơ quan đơn vị
Đề tài được nghiên cứu trong phạm vi trường mầm non Long Phước thông qua
đề tài gióp phần giúp nhân viên văn phòng nói chung, văn thư trong các trường học hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình Để có một văn bản mang tính chất chính xác cao, đòi hỏi người phụ trách công tác văn thư phải có những kỹ năng về xây dựng văn bản, cần nắm bắt được các phương pháp soạn thảo văn bản vừa đầy đủ nội dung, vừa đúng
Trang 8thể thức của mỗi loại văn bản cụ thể do Nhà nước quy định Để phục vụ tốt công tác nghiên cứu, quản lý, giảng dạy và học tập thì việc tìm kiếm văn bản lưu trữ đòi hỏi cần phải nhanh chóng, chính xác Mục đích của đề tài nhằm giúp văn thư tháo gở những khó khăn vướng mắc nêu trên Khai thác tốt năng lực của nhân viên văn thư trong quản lý, khai thác sử dụng văn bản đạt hiệu quả cao Nâng cao nhận thức và trách nhiệm của nhân viên văn thư về công tác văn thư – lưu trữ Người làm công tác văn thư – lưu trữ tìm kiếm văn bản đã lưu một cách nhanh chóng, soạn thảo văn bản đúng yêu cầu, chính xác, đầy đủnội dung để trình ký
Là nhân viên văn thư lưu trữ phải biết cách xây dựng kế hoạch làm việc khoa học, dành nhiều thời gian đầu tư nghiên cứu, ứng dụng tốt công nghệ thông tin sẽ hoàn thành tốt nhiệm vụ và đặc biệt là phần soạn thảo văn bản
Trong những năm trước trước công tác văn thư – lưu trữ chưa được các trường học quan tâm, phần lớn chưa bố trí nhân viên làm công tác này mà chỉ phân công làm kiêm nhiệm Tuy nhiên trong những năm gần đây công tác văn thư lưu trữ trong trường học đã được Ban lãnh đạo Phòng Giáo dục và Đào tạo, Ban Giám hiệu trường quan tâm chỉ đạo sâu sát và triển khai thực hiện đúng theo các văn bản hướng dẫn như:
+ Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư
+ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
+ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ quy định về việc quản lý
và sử dụng con dấu
Trang 9+ Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ quy định về việc quản lý
và sử dụng con dấu
+ Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời gian bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức
+ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
+ Công văn số 139/VTLTNN-THTH ngày 14//3/2009 của Cục Văn thư Lưu thư Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng
Qua 7 năm công tác tại Trường Mầm non Long Phước tôi đã gặp những khó khăn trong công việc song cũng có những thuận lợi đáng kể có thể giúp tôi giải quyết được những vần đề
Thuận lợi: Công tác văn thư lưu trữ có đầy đủ hệ thống văn bản mang tính chất
pháp lý Được lưu sổ công văn đi, công văn đến Được sự quan tâm chỉ đạo của Phòng giáo dục và Đào tạo huyện Long Thành và Bam giám hiệu trường tôi đã cố gắng thực hiện tốt chuyên môn, có ý thức vươn lên hoàn thành nhiệm vụ của mình với tinh thần đầy trách nhiệm
Khó khăn: Tủ lưu trữ hồ sơ phục vụ cho công tác văn phòng của trường vẫn
còn thiếu Các văn bản đến hầu hết được chuyển qua gmail của nhà trường, nên việc lưu trữ cần phải khoa học để tiện cho việc tìm kiếm văn bản
Do khi mới về trường kinh nghiệm làm việc chưa nhiều, chưa nắm bắt được công việc kịp thời, tiếp cận và làm quen với công việc cũng gặp ít khó khăn trong công tác và xử lý vấn đề Mặc dù có nhiều khó khăn nhưng tôi đã cố gắng khắc phục, học hỏi, rút kinh nghiệm để vượt qua hoàn thành nhiệm vụ được giao
Trang 10Tuy nhiên vẫn còn những vấn đề nan giải cho người làm công tác văn thư lưu trữ là soạn thảo văn bản đúng yêu cầu, đầy đủ nội dung, chính xác để trình ký; số lượng văn bản đến rất nhiều để tìm văn bản đã lưu một cách nhanh chóng nhất là không dễ Và cũng chính vì vậy mà tôi tìm ra giải pháp thực hiện một cách nhanh chóng, hiệu quả để hoàn thiện nhiệm vụ được giao
Biện pháp 1: Các biện pháp soạn thảo văn bản đúng yêu cầu, đầy đủ nội dung,
chính xác cao để trình ký:
Người làm công tác văn thư lưu trữ muốn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao thì phải soạn thảo văn bản đúng yêu cầu, đầy đủ nội dung, chính xác cao để trình ký
và cần phải thực hiện tốt một số nội dung sau:
Thường xuyên học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ đặc biệt là cập nhập thông tin nhanh chóng, chính xác Tìm kiếm đầy đủ kịp thời các văn bản mới nhất phục vụ chuyên môn nghiệp vụ của lĩnh vực công tác Hiện nay công tác văn thư lưu trữ thực hiện theo: Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ về việc sửa đổi bổ sung một số điều của 7 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về việc Hướng dẫn thể thức trình và
kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
Tìm hiểu, nắm rõ thông tin về mọi hoạt động của nhà trường, đặc biệt là lĩnh vực mình đang phụ trách sẽ thuận lợi hơn trong công tác soạn thảo văn bản
Phối hợp với các tổ chức đoàn thể, tổ chuyên môn, bộ phận chuyên trách trong mọi hoạt động của nhà trường Nhạy bén, sáng tạo, năng động với công việc Thẳng thắn trong công tác tham mưu với cấp trên Điều quan trọng là quan trọng là phải nắm vững quy trình, bố cục của một văn bản mà muốn soạn thảo
Thể thức trình bày văn bản trên giấy A4 được quy định như sau:
- Lề trên: 2 – 2,5 cm
- Lề dưới: 2 – 2,5 cm
- Lề trái: 3 – 3,5 cm
- Lề phải: 1,5 – 2 cm
* Phương thảo soạn thảo một văn bản thường dùng:
Trang 11a Tờ trình: Là một loại văn bản dùng để đề xuất với cấp trên một vấn đề mới
hoặc đã có trong kế hoạch xin phê duyệt
- Phần mở đầu:
+ Những căn cứ có pháp lý
+ Nhận định tình hình, nêu lý do đưa ra nội dung trình duyệt, phân tích những căn cứ thực tế làm nổi bật các nhu cầu bức thiết của vần đề cần trình duyệt
- Phần nội dung:
+ Nêu tóm tắt nội dung của đề nghị mới, các phương án khả thi một cách cụ thể,
rõ ràng, với các luận cứ kèm theo có thông tin rung thực
+ Những thuận lợi khó khăn khi triển khai thực hiện Những biện pháp cần khắc phục được trình bày, nhận xét đúng đắn
+ Nêu ý nghĩa, tác dụng của đề nghị mới đối với hoạt động của đơn vị
- Phần kết thúc:
Những kiến nghị để cấp trên xem xét, thực hiện đề xuất mới Có thể nêu phương
án dự phòng cần thiết
* Mẫu của một loại Tờ trình:
PHÒNG GDĐT LONG THÀNH
TRƯỜNG MN LONG PHƯỚC
Số: / TTr-MNLP
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Đôc lập – Tự do – Hạnh phúc
Long Phước, ngày ……tháng … năm 20…
TỜ TRÌNH V/v ……….
Căn cứ ;
Căn cứ ;
Trường Mầm non Long Phước kính trình như sau:
Nêu lý do, những căn cứ thực tế làm nổi bật các nhu cầu bức thiết của vấn đề cần trình duyệt Nêu tóm tắt nội dung của đề nghị với các luận cứ kèm theo có thông tin trung thực, độ tin cậy cao Nêu ý nghĩa, tác dụng của
đề nghị đối với hoạt động của đơn vị Những kiến để cấp trên xem xét, chấp thuận để sớm triển khai, thực hiện đề xuất.
Trên đây là Tờ trình về việc …… của trường Mầm non Long Phước /.
Nơi nhận:
- Tên đơn vị ,nhận văn bản;
- ………;
THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ
(Ký tên, đóng dấu)
Trang 12b Báo cáo: Là văn bản phản ánh toàn bộ hoạt động và những kiến nghị của cơ
quan, đơn vị hoặc tường trình về một vấn đề, một công việc cụ thể nào đó, hoặc xin ý kiến chỉ đạo
- Phẩn mở đầu - Phần nội dung:
+ Kiểm điểm những việc đã làm , những việc chưa hoàn thành
+ Những ưu, khuyết điểm trong quá trình thực hiện
+ Xác định nguyên nhân khách quan, chủ quan
+ Đánh giá kết quả, rút ra bài học kinh nghiệm
- Phần kết thúc
+ Phương hướng hướng nhiệm vụ trong thới gian tới
+ Các giải pháp chính để khắc phục các khuyết điểm, nhược điểm
+ Những kiến nghị với cấp trên
• Mẫu Báo cáo
PHÒNG GDĐT LONG THÀNH
TRƯỜNG MN LONG PHƯỚC
Số: / BC-MNLP
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Đôc lập – Tự do – Hạnh phúc
Long Phước, ngày ……tháng … năm 20…
BÁO CÁO V/v ………
Căn cứ ; Căn cứ ; Trường Mầm non Long Phước xin báo cáo như sau:
I Đặc điểm tình hình:
1/ Thuận lợi
2 / Khó khăn
II Kết quả đạt được.
Có thể trình bày nội dung của báo cáo theo các mặt hoạt động hay kết quả được của cơ quan, đơn vị Đánh giá kết quả, rút ra bài học kinh nghiệm.
III Kết luận:
1/ Phương hướng 2/ Các biện pháp thực hiện.
3/ Những kiến nghị với cấp trên.
Trên đây là báo cáo …… của Trường Mầm non Long Phước./.
Nơi nhận:
- Tên đơn vị ,nhận văn bản;
- Lưu: VT.
THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ
(Ký tên, đóng dấu)