THIẾT kế sản PHẨM tổ chức sự kiện

II. PHÂN LOẠI SỰ KIỆN Sản phầm TCSK bao gồm nhiều sản phẩm cụ thể có nội dung, tính chất và hình thức tổ chức khác nhau như: 1. Tổ chức Hội Nghị Khách hàng 2. Tổ chức Hội Nghị Tổng Kết 3. Tổ chức các loại Đại Hội 4. Tổ chức các loại Hội Thi 5. Tổ chức Hội thảo, Tập huấn 6. Tổ chức Lễ kỷ niệm ngày thành lập đơn vị, lễ đón nhận danh hiệu thi đua 7. Lễ khởi công, khai trương, khánh thành Các sự kiện trên có thể tổ chức tại TTHNTC hoặc tổ chức tại một địa điểm bên ngoài do khách hàng yêu cầu.

2 Sản phẩm TCSK hay còn gọi là sản phẩm Du lịch Mice Đây là sản phẩmtổng hợp bởi nhiều sản phẩm và dịch vụ khác, cho nên việc khai thác kinhdoanh dịch vụ TCSK sẽ mang lại nhiều việc làm và doanh thu cho TTHNTC

và TTDLLH v.v

II PHÂN LOẠI SỰ KIỆN

Sản phầm TCSK bao gồm nhiều sản phẩm cụ thể có nội dung, tính chất và hình thức tổ chức khác nhau như:

1 Tổ chức Hội Nghị Khách hàng

2 Tổ chức Hội Nghị Tổng Kết

3 Tổ chức các loại Đại Hội

4 Tổ chức các loại Hội Thi

5 Tổ chức Hội thảo, Tập huấn

6 Tổ chức Lễ kỷ niệm ngày thành lập đơn vị, lễ đón nhận danh hiệu thi đua

7 Lễ khởi công, khai trương, khánh thành

Các sự kiện trên có thể tổ chức tại TTHNTC hoặc tổ chức tại một địa điểm bên ngoài do khách hàng yêu cầu

III NHỮNG SẢN PHẨM & DỊCH VỤ CUNG CẤP CHO SỰ KIỆN

Dưới đây là danh mục các dịch vụ cần thiết cho tổ chức sự kiện

1 Cho thuê địa điểm tổ chức

2 Thiết kế và tư vấn chương trình tổ chức

3 Xây dựng kịch bản

4 Xây dựng kế hoạch tổ chức và tiến độ thực hiện

5 Xây dựng kế hoạch chi phí

6 Cung ứng các dịch vụ:

Trang trí tổng hợp: sân khấu, phòng lễ, phòng họp và ngoại cảnh

Các loại ấn phẩm quảng cáo, vật liệu quảng cáo (thiết kế, in, treo, xinphép)

Các loại ấn phẩm và văn phòng phẩm (in hoặc photocopy)

Âm thanh, ánh sáng và các thiết bị chuyên dùng khác

Ban nhạc, ca sĩ hoặc Show biểu diễn nghệ thuật khác

MC dẫn chương trình

Cung ứng đội hình khánh tiết, lễ tân

Dịch thuật

Thông tin liên lạc

Phục vụ điểm tâm, phục vụ trà, cà phê và ăn nhẹ giữa giờ

Phục vụ tiệc chiêu đãi: tiệc ngồi, buffet, tiệc trà v.v

Đặt phòng khách sạn, vé máy bay, tàu hỏa

Cung ứng phương tiện vận chuyển

Phục vụ đón tiễn khách

Thiết kế quà tặng, gói quà

Bảo hiểm, dịch vụ y tế chăm sóc sức khỏe đại biểu

Tổ chức công tác bảo vệ, an ninh

Các thủ tục xuất nhập cảnh, hải quan, cảng biển và cảng hàng không

IV CHUẨN BỊ CHO SẢN PHẨM CHÀO BÁN

1 Cho thuê mặt bằng, trang thiết bị và nhân lực tổ chức phục vụ sự kiện.

a TTHNTC có 2 sảnh lớn, có đầy đủ tiện nghi, có sức chứa từ 700 đến 1.000chỗ ngồi, đáp ứng đạt yêu cầu của các sự kiện lớn

b Sảnh 2, lầu 3 có 01 phòng họp nhỏ, có sức chứa 100 đến 150 chỗ ngồi, phùhợp với các cuộc họp nhỏ, cemina – tọa đàm

c Bốn phòng VIP có thể dùng làm phòng họp nhỏ, thảo luận nhóm và các cuộcgặp gỡ bên lề sự kiện

d Mua thêm một số thiết bị chuyên dùng như: máy chiếu Projester di động,đầu đĩa DVD, bộ máy nghe dịch 4 kênh dùng cho hội thảo quốc tế, bộ khungMeca dán chữ Hội nghị trên phông sân khấu, bộ cờ quốc tế lớn để treo bênngoài hoặc cắm trên sân khấu và nhỏ đặt trên bàn, bộ đĩa và đế cắm hoatrang trí, 200m vải phi bóng nhiều màu để kết rèm cho bàn hội nghị, tiệcbuffet, đám cưới, làm sẵn 1 phòng kho cho để dụng cụ, hàng hóa của chủ sựkiện, mua một số dù che mưa, cây móc áo mưa, máy đánh bóng giầy

e Tổ chức tập huấn triển khai sản phẩm cho nhân viên P KD, QL NH,TTDLLH và Tổ Kỹ Thuật

2 Để có thể chào bán được sản phẩm TCSK, chúng ta cần tiến hành các công việc như sau:

a Cần phải sắp đặt, trang trí làm phòng mẫu, chụp ảnh để giới thiệu cho khách

b Quy định mức giá cụ thể cho từng loại phòng họp, cho từng kiểu sắp xếpbàn, ghế và các dịch vụ miễn phí đi kèm

c Quy định mức giá cho các thiết bị, máy móc và các dịch vụ của TTHNTCcho thuê

d Liên hệ với các nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài cung cấp giá ổn định và ký

HĐ cung ứng thường xuyên

e Thường xuyên cập nhật giá của các sản phẩm hàng hóa thường dùng cho sựkiện

f Xây dựng giá bán các dịch vụ và sản phẩm hàng hóa nhập từ bên ngoài.Trước mắt có thể áp dụng công thức: (Giá mua + 25% giá mua = Giá bán) để

TT xuất hóa đơn cho khách (trừ các loại thực phẩm)

g Tuyển dụng hoặc đào tạo người chuyên trách TCSK – Event

V KẾ HOẠCH KHAI THÁC KHÁCH TỔ CHỨC HN

1 Đối tượng, nội dung, mục đích và hình thức tổ chức HN

a Đối tượng khách hàng: là các cơ quan, đơn vị, các doanh nghiệp sản xuất,

kinh doanh & dịch vụ

b Nội dung chính: tổng kết, kỷ niệm, thi đua, tập huấn, hội thảo, hội nghị

khách hàng để tuyên dương khách hàng thân thiết và giới thiệu sản phẩmmới

c Mục đích: xây dựng và phát triển văn hóa của cơ quan, đơn vị và doanh

nghiệp sản xuất, kinh doanh dịch vụ thì phô trương để quảng bá thương hiệu

d Hình thức: tổ chức phải trang trọng, hoành tráng, tưng bừng và sinh động

2 Tìm hiểu thông tin của khách hàng

a Tư cách pháp nhân của đơn vị tổ chức HN

b Giấy phép tổ chức HN (đối với các HNKH, Hội thảo, hội thi)

c Nội dung của hội nghị có đúng với tinh thần giấy phép được cấp?

d Hình thức và quy mô tổ chức không vượt quy định cho phép

e Thành phần tham dự (nếu có người, tổ chức nước ngoài thì phải lưu ý)

f Yêu cầu về tổ chức và phục vụ:

 Quy mô, nghi thức tổ chức, số lượng khách tham dự

 Thời gian, địa điểm tổ chức, các hoạt động bên lề hội nghị

 Các yêu cầu cụ thể: nghi thức lễ tân, hình thức đón tiếp, hình thức và nộidung trang trí và cổ động,

 Các trang thiết bị chuyên dùng, các loại phòng họp,

 Các tiêu chuẩn phục vụ về nơi ở, phục vụ ăn uống giữa giờ và điểm tâm,tiệc chiêu đãi,

 Phương tiện vận chuyển, đưa đón khách, chương trình tham quan du lịch

 Các hoạt động hỗ trợ khác như: quay phim, chụp ảnh, họp báo, văn nghệ,phiên dịch, quà tặng, bảo hiểm và chăm sóc sức khỏe

3.Thảo luận về phương pháp tổ chức và phục vụ:

a Phân tích tính hợp lý và bất hợp lý của các yêu cầu của khách hàng

b Đưa ra ý kiến tư vấn và phương án khả thi nhất để hướng dẫn cho kháchhàng vì không phải khách hàng nào cũng có kinh nghiệm tổ chức HNKH

c Sau khi thống nhất thì chuyển sang thảo luận về hợp đồng

4 Đàm phán ký kết hợp đồng:

Chuẩn bị kỹ các thông tin sau đây:

a Lập danh sách tất cả các sản phẩm và dịch vụ cung cấp cho hội nghị

b Giá cả của từng dịch vụ trước thuế

c Các chi phí gián tiếp, chi phí ngoại giao – tế nhị

d Các chi phí dự phòng phát sinh

e Các yếu tố trượt giá

f Các điều kiện, hình thức và thời gian thanh toán

g Các điều kiện xử phạt khi vi phạm hợp đồng

h Thảo luận kỹ cho đến khi thống nhất các điểu khoản rồi mới ký hợp đồng

VI KẾ HOẠCH TỔ CHỨC CHO CÁC SỰ KIỆN

Muốn tổ chức thành công các sự kiện cần phải chuẩn bị chu đáo các nội dung sau đây:

1 Thủ tục hành chánh và pháp lý:

a Ký kết hợp đồng với khách hàng – chủ sự kiện có đầy đủ tư cách pháp nhân

b Làm thủ tục xin cơ quan thẩm quyền cấp giấy phép (chủ sự kiện cung cấpnội dung và lý do tổ chức sự kiện)

c Tổ chức thực hiện đúng nội dung giấy phép được cấp

2 Chuẩn bị các hình thức và nội dung quảng cáo, trang trí:

a Yêu cầu khách hàng – chủ sự kiện cung cấp nội dung và yêu cầu về hìnhthức, phạm vi và quy mô quảng cáo Thuê đơn vị quảng cáo chuyên nghiệpthực hiện từ khâu thiết kế, trình chủ sự kiện đến việc in ấn, xin phép cơ quanchức năng để được treo và dán các quảng cáo trên các vị trí được cho phép

b Thiết kế và trình chủ sự kiện duyệt thiết kế trang trí nội thất từ sảnh đón đếnsân khấu và phòng hội nghị

c Nếu có tổ chức cổ động giới thiệu sản phẩm thì chủ sự kiện phải cung cấpnội dung, hình thức, đội hình cổ động, phạm vi tuyến hành trình đi cổ động,phương tiện đi cổ động và thời gian v.v để xin phép cơ quan chức năng

d Chuẩn bị đủ các loại cờ, phướn, bandrol, khẩu hiệu

3 Chuẩn bị cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ sự kiện:

a Chọn địa điểm, sắp đặt bàn ghế, trang trí đúng yêu cầu của sự kiện

b Chuẩn bị tốt hệ thống âm thanh, ánh sáng, máy lạnh, quạt gió

c Cung cấp đủ các thiết bị máy móc chuyên dùng theo yêu cầu của sự kiện

d Chuẩn bị đầy đủ các loại văn phòng phẩm theo yêu cầu

e Đảm bảo tốt công tác vệ sinh, bảo đảm an toàn, PCCC cho khu vực diễn ra

sự kiện

f Chuẩn bị tốt khâu phục vụ ăn uống điểm tâm, giữa giờ và tiệc chiêu đãi theoyêu cầu của sự kiện.

g Chuẩn bị đủ phương tiện vận chuyển, nơi đậu xe, giữ xe

h Chuẩn bị kho hàng

i Chuẩn bị sân khấu, lều bạt, bàn ghế cho sự kiện tổ chức ngoài trời

j Chuẩn bị các phương án dự phòng, nhất là các thiết bị kỹ thuật

4 Chuẩn bị nội dung :

a Nội dung bao gồm các bản báo cáo, các bài phát biểu, các nội dung tuyêntruyền quảng cáo, soạn và gửi thư mời v.v

b Thông thường thì chủ sự kiện lo phần này Nhưng nếu họ thuê thì họ phảicung cấp nội dung để mình soạn thảo và trình họ duyệt lại và ban hành

5 Thiết kế chương trình:

a Căn cứ tính chất và nội dung của sự kiện mà thiết kế chương trình cho phùhợp

b Chương trình phải thể hiện đầy đủ các hoạt động của sự kiện

c Chương trình phải sống động, nội dung các hoạt động phong phú, kết cấukhoa học và pha nét nghệ thuật tạo sự thu hút hấp dẫn

6 Xây dựng kịch bản:

a Kịch bản chính là bản chương trình sự kiện được chi tiết hóa và chính xáccho từng hoạt động của sự kiện, nó luôn được cập nhật thông tin đầy đủ vàchính xác cho đến phút chót

b Kịch bản là công cụ quan trọng của người dẫn chương trình Nội dung kịchbản thể hiện tính khoa học và nghệ thuật cao, kết hợp với tài năng thể hiện

và biến hóa của người dẫn chương trình – MC

7 Kế hoạch tổ chức & nhân sự phục vụ:

a Mỗi sự kiện dù lớn hay nhỏ cũng đều phải thành lập ban tổ chức (BTC ).Ban tổ chức sẽ phân công những công tác cụ thể cho từng tiểu ban hoặc từng

cá nhân phụ trách, có kiểm tra, đôn đốc theo tiến độ và yêu cầu chất lượng

b Lập sơ đồ tổ chức và phục vụ cụ thể, chính xác cho từng khu vực, vị trí chotừng bộ phận và cá nhân phụ trách

c Lập sơ đồ bố trí bàn ghế, bàn chủ tọa, bàn thư ký, sơ đồ chỗ ngồi cho đạibiểu có bảng tên

d Làm bảng tên các vị trí diễn ra sự kiện và sơ đồ hướng dẫn

e Lập kế hoạch nhân sự của Cty phục vụ trực tiếp cho sự kiện gồm bao nhiêu

bộ phận, mỗi bộ phận bao nhiêu người, đồng phục cho từng bộ phận

f Tổng hợp toàn bộ lực lượng phục vụ sự kiện (của Cty và của các đơn vịkhác) để có kế hoạch tổ chức quản lý cũng như chăm lo công tác hậu cầnnhư: nơi ăn uống, nghỉ ngơi và vệ sinh

g Nhân sự phục vụ sự kiện phải có thẻ do BTC cấp mới được vào khu vựcphục vụ được phân công

8 Kế hoạch tài chính:

a Căn cứ vào giá trị hợp đồng đã ký với chủ sự kiện để xây dựng kế hoạch tàichính sao cho có hiệu quả (chú ý: khi đàm phán ký hợp đồng phải tính chínhxác và đầy đủ cho tất cả các sản phẩm và dịch vụ cung ứng cho sự kiện Cáchợp đồng ký trước khi diễn ra sự kiện từ 3 tháng trở lên phải tính thêm yếu

10 Xây dựng tiến độ thực hiện:

a Lập bảng tiến độ thực hiện cho từng công việc cụ thể

b Lập bảng mô tả công việc của từng khâu và mối quan hệ, liên hệ, phối hợpgiữa các khâu với nhau

c Ứng dụng sơ đồ PERT để xây dựng tiến độ

11 Kế hoạch tập dợt và tổng duyệt

a Trước 3 đến 5 ngày diễn ra sự kiện phải tổ chức tập huấn nghi thức khánhtiết, lễ tân và các yêu cầu kỹ năng phục vụ

b Trước 2 đến 3 ngày tổ chức tập dợt phối hợp giữa các khâu phục vụ với nhau

c Trước một ngày BTC và Chủ sự kiện tổ chức tổng kiểm tra các khâu chuẩn

bị đã đạt tiến độ đến đâu, khâu nào cần tăng cường lực lượng để hoàn thànhđúng tiến độ, khâu nào cần chỉnh sửa v.v

d Trước 4 giờ diễn ra sự kiện, tất cả nhân sự phục vụ phải có mặt tại vị trí đểnhận nhiệm vụ cụ thể và nhận dụng cụ phục vụ.

V THÀNH LẬP BAN TỔ CHỨC

Ban tổ chức sự kiện gồm những thành viên thuộc những thành phần khácnhau, có khả năng tổ chức và thực hiện một số công tác chuyên môn cụ thể theo sựphân công Trưởng ban tổ chức do lãnh đạo của cơ quan, đơn vị đảm trách

Ban tổ chức có thể thành lập các tiểu ban phụ trách các công tác cụ thể như:tiểu ban nội dung, tiểu ban lễ tân, tiểu ban tổ chức, tiêu ban hậu cần Trên cơ sở xácđịnh được mục tiêu, tính chất, nội dung, quy mô, thời gian, địa điểm tổ chức sựkiện Ban tổ chức sự kiện sẽ giao cho các tiểu ban những nhiệm vụ cụ thể như sau:

1 Chức năng và nhiệm vụ của tiểu ban nội dung

Thành viên của tiểu ban nội dung gồm các cán bộ lãnh đạo và các chuyêngia của các bộ phận: kế hoạch, thống kê, thị trường, tài chính, tổ chức nhân sự v.v.của đơn vị

Chức năng tham mưu cho lãnh đạo về nội dung, mục đích, ý nghĩa của việc

tổ chức sự kiện tham mưu về phương pháp tổ chức sự kiện

a Soạn thảo các văn kiện

Nhiệm vụ 1: Soạn thảo nội dung của chương trình hoạt động của sự kiện

(kịch bản chung) Chương trình gồm có bao nhiêu tiết mục, sắp xếp thứ tự trướcsau hợp lý, mỗi tiết mục diễn ra trong thời gian bao lâu? Ai thực hiện tiết mục đó?Chương trình được bắt đầu lúc mấy giờ và kết thúc lúc mấy giờ của ngày …? Kếhoạch phối hợp các tiết mục của chương trình.Trong quá trình diễn tiến của chươngtrình có phát sinh hoạt động bên lề nào không? Sau phần kết thúc chương trìnhchính có hoạt động nào tiếp theo không? (cần có chương trình chi tiết cho các hoạtđộng phát sinh này để có sự phối hợp thực hiện ăn khớp với chương trình chính)

Nhiệm vụ 2: Soạn diễn văn khai mạc hội nghị Bất kỳ một sự kiện nào cũng

phải có lời khai mạc, hoặc ngắn, hoặc dài Nội dung của lời khai mạc chính là lờituyên bố lý do vì sao tổ chức sự kiện này và tuyên bố khai mạc sự kiện

Nhiệm vụ 3: Soạn thảo tất cả các văn kiện chính của sự kiện như: Bài diễn

văn, báo cáo tổng kết, phương hướng kế hoạch và nhiệm vụ, nội dung phát độngphong trào thi đua và báo cáo tổng kết phong trào thi đua (hội nghị tổng kết thiđua)

Nếu là Đại hội thì có các văn kiện trình bày trong đại hội như: báo cáo tổngkết tình hình thực hiện các công tác của nhiệm kỳ qua, báo cáo phương hướngnhiệm vụ cho nhiệm kỳ tới, báo cáo kiểm tra tư cách đại biểu v.v.

Nhiệm vụ 4: Soạn thảo các nội dung cần thảo luận trong hội nghị hoặc đại

hội

Nhiệm vụ 5: Soạn thảo bài phát biểu cho lãnh đạo cấp trên tham dự hội

nghị Cấu trúc của bài phát biểu thường có ba phần:

Phần mở đầu: nêu bối cảnh diễn ra sự kiện và tâm trạng của vị lãnh đạo dự

và phát biểu với sự kiện

Phần nội dung: nêu các ý kiến đánh giá của lãnh đạo cấp trên đối với các kếtquả hoạt động của đơn vị (tóm tắt một số nội dung chính trong các văn kiện đãđược trình bày trước đó của lãnh đạo đơn vị

Phần kết luận: nêu các ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cấp trên đối với phươnghướng nhiệm vụ của đơn vị Và cuối cùng là những lời hứa, lời chúc v.v

Nhiệm vụ 6: Soạn thảo diễn văn bế mạc & lời cảm ơn của BTC Nội dung

diễn văn bế mạc cần có tổng kết ngắn gọn kết quả của sự kiện, có lời tiếp thu ýkiến và sự quan tâm chỉ đạo của cấp trên, có những lời hứa hoặc cam kết, sau đó làlời cảm ơn đến tất cả các đại biểu, khách mời, các tổ chức và cá nhân đã tham dự,

đã quan tâm và giúp đỡ cho sự kiện thành công, tuyên bó bế mạc sự kiện

b Nội dung và kế hoạch cho các hoạt động phối hợp

 Tiểu ban nội dung phải đề ra các quy định cụ thể cho các đơn vị tham giacác tiết mục biểu diễn chào mừng và phục vụ sự kiện về nội dung và hìnhthức thể hiện sao cho phù hợp với ý nghĩa mục tiêu của sự kiện, thể hiện mộtcác độc đáo bản sắc văn hóa dân tộc Việt Nam

 Tiểu ban nội dung phải đề ra các quy định cụ thể về nội dung và hình thứcthể hiện cho các phim phóng sự, tài liệu minh họa, và các hình ảnh được giớithiệu tại sự kiện

 Tiểu ban nội dung phải đề ra các quy định cụ thể về số lượng, chủng loại,chất lượng, quy cách cho các sản phẩm mẫu, mô hình triển lãm, các ấn phẩm

và quà lưu niệm

 Tiểu ban nội dung phải soạn các nội dung và chọn lựa hình thức hoạt độngtuyên truyền quảng cáo trước khi diễn ra sự kiện

 Soạn nội dung hướng dẫn cho khách mời biết rõ về những quy định chungcủa sự kiện như: những thủ tục hành chánh, những chế độ được đãi ngộ, chế

độ ưu tiên (nếu có), hướng dẫn đường đi và một số vấn đề có liên quan

 Thống nhất một số nội dung cơ bản và phương pháp làm việc với các phóngviên báo chí của các đơn vị truyền thông

2 Chức năng và nhiệm vụ của tiểu ban lễ tân

Thành viên của tiểu ban lễ tân gồm các cán bộ lãnh đạo và các chuyên giacủa các bộ phận công tác đối ngoại, tổ chức nhân sự, văn hóa, văn nghệ, tiếp thịcủa đơn vị (có thể có lực lượng tình nguyện viên tham gia)

Chức năng của tiểu ban là tham mưu cho lãnh đạo chọn lựa những nghi thứcứng xử và giao tiếp đối nội và đối ngoại, tạo ra nét văn hóa độc đáo cho sự kiện

Cán bộ lễ tân có vai trò rất quan trọng trong việc hoạch định và hướng dẫnthực hiện các nghi thức trong thể của sự kiện, tạo nên sự thành công hoàn hảo cho

sự kiện

a Các công tác trước khi sự kiện diễn ra

Nhiện vụ 1: Lập danh sách khách mời quan trọng Căn cứ vào tính chất của

sự kiện, lập danh sách dự kiến mời những nhân vật quan trọng nào? Ai là ngườiquan trọng nhất sẽ được giới thiệu trước công chúng và phát biểu trong sự kiện?nếu người đó vắng thì ai là nhân vật thay thế? Nghiên cứu kỹ về nhân thân, về đặcđiểm văn hóa - tâm lý và những thói quen đặc biệt của vị khác quan trọng đó, giúpchúng ta tránh sai sót trong việc đón tiếp và phục vụ

Nhiệm vụ 2: Lập danh sách các thành phần đại biểu tham dự Trước tiên tiểu ban

lễ tân phải đề xuất với Ban tổ chức về nguyên tắc và tiêu chuẩn lựa chọn thànhphần đại biểu tham dự, sau đó tiến hành chọn lựa và lập danh sách đại biểu tham

dự sao cho đảm bảo chất lượng và số lượng phải phù hợp với quy mô và khả năng

tổ chức Biểu mẫu của danh sách khách mời phải thể hiện đầy đủ các chi tiết vềnhân thân, địa chỉ, số điện thoại, Email và một số thông tin cá biệt

Nhiệm vụ 3: Soạn thư mời & gửi thư mời + các tài liệu.

Khi soạn thảo thư mời phải trả lời các câu hỏi sau đây:

Ai mời? Theo thể thức nào? Ai được mời? Lý do mời là gì? Thời gian nào?

Tổ chức ở đâu? Trả lời bằng cách nào? Trang phục ra sao? Đi tới đó bằng cáchnào?

Ai mời, có nghĩa là: Chức danh của người mời là căn cứ khẳng định tínhchính thức của thư mời, chứng tỏ việc thực thi quyền hành và công cụ thể hiệnquyền hành đó

Thông thường chức danh được đặt trước tên để chỉ rõ cương vị của ngườimời (Cũng có thể viết tên trước chức danh) Có thể viết thêm: Ông hoặc bà trướctên.

Ví dụ: Thủ Tướng Chính Phủ Nước CHXHCNVN

(Ông): Nguyễn Tấn Dũng

Hoặc: (Ông) Nguyễn Tấn DũngThủ tướng Chính Phủ Nước CHXHCNVN

Trân trọng kính mời hoặc kính mời hoặc hân hạnh kính mời

Mời cá nhân (mời ai)

Rất vinh dự được đón tiếp, hoặc…sự hiện diện của…….là niềm vinh hạnh……

Ở góc trái phía dưới của thư mời có ghi:

Tại nhà hát Hòa Bình số 240 Đường 3 tháng 2, phường 12 Quận 10, Tp – Hồ Chí Minh

Hân hạnh được đón tiếp

Gửi thư mời Sau khi mẫu thư mời được duyệt, tiến hành cho in, điền tên

khách mời, kiểm tra lại xem có sai sót hay không? Việc gửi thư mời phải theo cácyêu cầu sau:

Một là, thư mời đại biểu tham dự sự kiện phải được gửi trước khi sự kiện

diễn ra ít nhất là 15 ngày đối với sự kiện bình thường, gửi trước 30 ngày đối vớicác sự kiện quan trọng nhưng ở quy mô nhỏ, gửi trước 6 tháng đối với các sự kiện

có quy mô lớn và quan trọng (lễ hội, Festival, Saegame, Thi hoa hậu Thế giới v.v.)

Hai là, các vị khách mời quan trọng phải được gửi thư mời cùng toàn bộ tài

liệu của sự kiện (liên hệ tiểu ban nội dung để nhận tài liệu)

Ba là, có thể gửi thư qua đường bưu điện, gửi trực tiếp, trường hợp đặc biệt

có thể gửi bằng thư điện tử hoặc bằng Fax

Bốn là, sau khi gửi thư đi, tiểu ban phải phân công người bắt đầu theo dõi sự

hồi âm của khách mời, đồng thời tiến hành gọi điện thoại hỏi thăm xem khách mời

đã nhận được thư mời hay chưa? Và sau cùng là tổng hợp danh sách khách mờichính thức tham dự để thông báo cho các bộ phận khác

Nhiệm vụ 4: Lập kế hoạch đón tiếp, bố trí chỗ ở, ăn, phương tiện đi lại cho

đại biểu & khách mời Kế hoạch đón tiếp và phục vụ đại biểu & khách mời phảiđược xây dựng chi tiết, cụ thể và chính xác Mọi sơ sót của kế hoạch sẽ là nguyênnhân dẫn đến sự thành công không trọn vẹn, thậm chí còn thất bại nữa Để dễ kiểmsoát, chúng ta chia kế hoạch này thành các kế hoạch nhỏ như sau:

Kế hoạch 1: Đón khách và tiễn khách Trước tiên chúng ta tổng hợp thông

tin về các yêu cầu của khách, kế tiếp là phân nhóm khách theo các dạng sau đây:

Phân theo địa vị xã hội, nên chia thành 3 nhóm Nhóm 1 là đại biểu là kháchmời danh dự, nhóm 2 là khách mời quan trọng, nhóm 3 là tất cả số khách mời cònlại

Phân theo phương tiện giao thông, nên chia thành 5 nhóm Nhóm 1 đi máybay, nhóm 2 đi tàu hỏa, nhóm 3 đi ôtô cá nhân, nhóm 4 đi tàu thủy, nhóm 5 đi bằngphương tịên khác

Phân theo điểm đón, căn cứ theo phương tiện giao thông mà ta xác địnhđiểm đón: nhà ga sân bay, ga xe lửa, bến cảng, bến xe và điểm hẹn cố định theochương trình

Phân loại thời gian đến và đi: Khách đến chia làm 4 nhóm: nhóm 1 đếntrước 2 ngày, nhóm 2 đến trước 1 ngày, nhóm 3 đến trong ngày khai mạc, nhóm 4đến trể Khách đi chia làm 4 nhóm: nhóm 1 khách đi trước giờ bế mạc, nhóm 2khách đi ngay sau khi bế mạc, nhóm 3 khách đi sau một ngày, nhóm 4 khách đi sau

đến Ga & giờ đến Cảng & giờ đến Bến xe & giờ đến Điểm hẹn & giờ đến

Ghi chú: SB + Ga + Cảng + BX = điểm đến / TG = thời gian đến ĐH = điểmhẹn theo chương trình Tương tự ta lập các bảng kế hoạch đón và tiển cho cácnhóm khách khác

Phần cuối bảng kế hoạch là phần phân công cán bộ lễ tân và phương tiện điđón khách theo đúng lịch trình của kế hoạch

Kế hoạch 2: bố trí chỗ ở Căn cứ vào tổng số khách mời có tiêu chuẩn bố trí

chỗ ở và tiểu ban hậu cần đã đặt đủ số lượng phòng khách sạn Tiểu ban lễ tân bốtrí khách vào phòng theo tiêu chuẩn của mỗi nhóm khách theo bảng xếp phòng nhưsau:

TT TÊN KHÁCH SẠN

Ghi chú: chỉ ghi số lượng phòng cho từng hạng phòng của từng khách sạn đủ

bố trí cho các nhóm khách ở Khi bố trí phóng cho khách thì phải kết hợp với lễ tâncủa khách sạn để bố trí theo sơ đồ phòng của khách sạn Chú ý, lập danh sách tênkhách / số phòng cụ thể Và xếp phòng theo giới tính, ngoại trừ trường hợp cặp vợchồng

Khi lập kế hoạch đặt phòng khách sạn, cần lưu ý thời gian nhận phòng và trảphòng theo kế hoạch đón và tiễn

Ví dụ: Nhóm khách 1, ở khách sạn A gồm 3 phòng với thời gian lưu trú nhưsau:

Phòng VIP số 001 ở từ ngày 1 đến ngày 5

Phòng hạng I số 111, ở từ ngày 2 đến ngày 4

Phòng hạng I số 112, ở từ ngày 2 đến ngày 6.

Tiểu ban lễ tân căn cứ theo kế hoạch, sau khi đón được khách thì hướng dẫnkhách về nhận phòng khách sạn và thông báo cho khách những chương trình tiếptheo nếu có

Kế hoạch 3: bố trí chỗ ăn, tiêu chuẩn ăn, uống, số xuất ăn

Bố trí chỗ ăn gồm có: trước khi sự kiện diễn ra và sau khi kế thúc thì nên bốtrí cho khách tại khách sạn đang ở Trong thời gian sự kiện diễn ra thì tất cả đạibiểu khách mời sẽ ăn tập trung ở một điểm theo chương trình Ngoài ra còn có cáctiệc chiêu đãi tổng thể và chiêu đãi riêng

Tiêu chuẩn ăn, nếu cần phân biệt thì căn cứ vào 3 nhóm khách để đặt xuất ăntheo 3 tiêu chuẩn

Số xuất ăn tùy thuộc vào số lượng khách của mỗi nhóm và thời gian kháchđến và khách đi Vì vậy, Tiểu ban lễ tân và tiểu ban hậu cân phải phối hợp chặt chẽvới nhau thì mới tránh được sai sót

Kế hoạch 4: lập kế hoạch bố trí phương tiện đi lại cho đại biểu bao gồm: các

loại xe ôtô 4 chỗ, 7 chỗ, 16 chỗ, 30 chỗ trở lên Cán bộ lễ tân phối hợp với các lái

xe thực hiện đúng theo chương trình đón khách, đưa đón khách đi lại trong thờigian diễn ra sự kiện và tiễn khách ra sân bay, nhá ga, bến cảng, bến xe v.v

Nhiệm vụ 5: Lập sơ đồ bố trí chỗ ngồi theo ngôi thứ trong sự kiện và trong

tiệc chiêu đãi Bố trí chỗ ngồi thích hợp cho mỗi người theo ngôi thứ và cấp bậc làmột trong những bậc tế nhị nhất trong công tác lễ tân Vấn đề ngôi thứ và chỗ ngồikhông những bảo đảm cho một sự kiện diễn ra có tổ chức, trang trọng mà còn nóilên cả lý do cũng như mục đích của sự kiện

Chiêu đãi là một hình thức giao tiếp phổ biến trong tổ chức các sự kiện.Nhưng cũng chính trong chiêu đãi có sự xen kẽ giữa khách và chủ, giữa nam và

nữ, giữa các nhân vật quan trọng, việc xác định vị trí danh dự và sắp xếp chỗ ngồicần phải được chủ tiệc hết sức quan tâm, nhất là trong trường hợp có nhiều nhânvật quan trọng cùng tham dự

Trong phòng tiệc, theo tập quán chỗ ngồi danh dự thường là đối diện với cửa

ra vào Nếu cửa ra vào ở về một bên, chỗ ngồi của vị khách danh dự là ở phía đốidiện với các cửa sổ Trong bữa tiệc chỉ có nam giới dự, chỗ ngồi danh dự là bênphải chủ tiệc Nếu chủ tiệc muốn thể hiện sự quan tâm đặc biệt đối với một vịkhách cấp cao, chủ tiệc có thể mời vị khách đó ngồi vào vị trí đối diện để cùng chủtrì bàn tiệc Tuy nhiên, vị trí danh dự vẫn là bên phải chủ tiệc

Với tính chất quan trọng của việc bố trí chỗ ngồi theo ngôi thứ như trên, đòihỏi tiểu ban lễ tân phải nghiên cứu thật kỷ lưỡng về vai trò của các vị khách mờiđối với mục đích và ý nghĩa của sự kiện, để tiến hành sắp xếp vị trí chỗ ngồi saocho tế nhị và khôn khéo nhất

Nhiệm vụ 6: Lập kế hoạch cho các hoạt động: họp báo, gặp gỡ và tham

quan Thông thường các sự kiện quan trọng và có quy mô tổ chức lớn hay có phátsinh các hoạt động “bên lề” này Tiểu ban lễ tân phải lên kế hoạch chi tiết cho từnghoạt động, phối hợp đồng bộ và nhịp nhàng với hoạt động chính của sự kiện vàcác hoạt động của các bộ phận phục vụ cho sự kiện

Nội dung của kế hoạch phụ này phải thể hịên đầy đủ các chi tiết như: Ai làngười chủ trì cho cuộc họp báo, cuộc gặp gỡ, số lượng khách tham dự, địa điểm tổchức, thời gian, đội ngũ phục vụ và các dịch vụ cung cấp cho hoạt động này

Hoạt động tham quan du lịch kết hợp trong quá trình diễn ra sự kiện hoặcsau khi sự kiện kết thúc, được tiểu ban lễ tân xây dựng chương trình trước và nên

ký hợp đồng với một đơn vị tổ chức du lịch chuyên nghiệp để đảm bảo chất lượngcao hơn

Nhiệm vụ 7: Hướng dẫn các nghi thức cần thiết cho lãnh đạo và đội ngũ

phục vụ sự kiện Đây là một yêu cầu cần thiết đảm bảo cho tiến trình diễn ra sựkiện được bài bản và đẹp mắt, thể hiện trình độ và văn hóa của tổ chức Nhữngnghi thức cần quan tâm như: nghi thức đón, tiếp và tiễn các đoàn khách quantrọng, nghi thức chào xã giao, nghi thức ký kết, nghi thức trao tặng, nghi thức treo

cờ, cắm cờ và trang trí cờ, trang trí chung cho sự kiện, nghi thức trong tiệc chiêuđãi, trang phục của lãnh đạo và thành viên ban tổ chức, trang phục của các bộ phậnphục vụ v.v Mọi sai sót dù nhỏ cũng có thể dẫn đến sự hiểu nhầm hoặc sự đánh giákhông hay của khách đối với nhà tổ chức (mời các bạn xem chi tiết các nghi thức

ở phần VI)

c Các công tác trong và sau khi sự kiện diễn ra

Công tác chuẩn bị trước sự kiện càng chu đáo thì yếu tố thành công của sự kiện càng cao Và sự khéo léo, linh hoạt trong quá trình điều hành diễn tiến của sự kiện cũng có vai trò vô cùng quan trọng, đòi hỏi tất cả các thành viên tham gia phục vụ phải nắm vững ý đồ của lãnh đạo, nắm vững mục tiêu của sự kiện và phải tập trung cao độ thì mới có thể đảm bảo sự thành công mỹ mãn Nhiệm vụ của tiểu ban lễ tân trong giai đoạn này là:

Nhiệm vụ 1: Nắm vững sơ đồ tổ chức để thiết lập sơ sơ đồ phục vụ Tiểu

ban lễ tân phân công cho các cán bộ lễ tân phụ trách khu vực, từng phần việc cụthể Mỗi cán bộ lễ tân phải lập chương trình công tác riêng của mình và chươngtrình phối hợp với các bộ phận khác Sơ đồ phân công hợp lý và khoa học sẽ giúpcho tiến trình của sự kiện trôi chảy, đúng hướng

Nhiệm vụ 2: Cán bộ lễ tân cùng lãnh đạo đơn vị & BTC đón tiếp khách mời.

Công tác này diễn ra trước giờ khai mạc sự kiện Ngay trước sãnh đón có cổng

chào, có dàn chào gồm những thiếu nữ hoặc các em thiếu nhi trong trang phục xinhđẹp Bố trí bàn đón tiếp, nhân viên lễ tân sẽ làm các thủ tục cho khách tham dự sựkiện Các thủ tục bao gồm: thu lại thư mời, đánh dấu khách có mặt, cài hoa chokhách, phát tài liệu và những thông tin cần thiết cho khách, giữ hộ các hành lý chokhách.v.v Sau đó, trước giờ khai mạc phải báo cáo danh sách khách có mặt choBTC, tiếp tục đón những khách đến muộn và báo cáo bổ sung.

Cán bộ lễ tân cùng lãnh đạo & ban tổ chức đón tiếp các khách mời quantrọng Trong khi đón khách cán bộ lễ tân phải giới thiệu khách mời với lãnh đạocủa mình (và ngược lại) Đối với khách mời quan trọng nhất (khách danh dự của sựkiện) sẽ được mời vào phòng khách để lãnh đạo tiếp các vị khách mời và xin ýkiến về chương trình, về nội dung và các kế hoạch bên lề sự kiện

Đối với những khách khác, nhân viên lễ tân sẽ lần lược hướng dẫn kháchvào phòng lễ, hướng dẫn khách ngồi đúng vị trí theo sơ đồ đã lập

Nhiệm vụ 3: Hướng dẫn và chuẩn bị tài liệu cho các phiên dịch Nếu sự kiện

có khách là người nước ngoài tham dự và có tham gia phát biểu ý kiến hoặc thamluận thì tiểu ban lễ tân phải bố trí người phiên dịch và chuẩn bị nội dung dịch sẵnđối với các báo cáo tham luận Chú ý, nếu ngồi theo kiểu hội trường thì phiên dịchngồi bên tay trái của khách, nếu ngồi trong phòng tiếp khách (salon) thì ngườiphiên dịch ngồi cách 0,8 m về phía sau bên trái của khách Người phiên dịch cholãnh đạo phía Việt Nam thì ngồi cách 0,8 m về phía sau, bên phải của lãnh đạo, nhưhình dưới dây

Nhiệm vụ 4: Theo dõi diễn biến & xử lý tình huống Sự kiện nào cũng có

những tính huống phát sinh Tiểu ban lễ tân cần phải thường xuyên theo dõi, pháthiện tình huống và có phương án xử lý nhanh chóng, hiệu quả nhất Trường hợpquan trong thì phải xin ý kiến chỉ đạo của ban tổ chức

Nhiệm vụ 5: Hướng dẫn cho đại biểu và khách mời tham gia các hoạt động

bên lề sự kiện như: họp báo, trả lời phỏng vấn, gặp gỡ riêng của đại biểu cấp trênvới một số khách mời khác, gặp gỡ riêng của một nhóm đại biểu khách mời vàđược ban tổ chức chấp thuận v.v Cán bộ lễ tân được phân công phụ tách công việcnày phải nắm vững kế hoạch chung của sự kiện và kế hoạch riêng của từng hoạtđộng để hướng dẫn cho chính xác, đồng thời phải bảo đảm tính riêng tư của từnghoạt động đó

Nhiệm vụ 6: Tặng quà và tiễn khách.

Quà tặng cho đại biểu thông thường có hai loại, một là quà lưu niệm nhưbiểu tượng, huy hiệu, tranh, ảnh; hai là quà biếu như các loại sản phẩm tiêu dùng.Nếu là quà lưu niệm thì có thể tặng trên sân khấu, chỉ nên dành cho những trườnghợp đặc biệt như tặng cho khách danh dự, khen thưởng cho những người có thànhtích cao Còn đối với quà biếu thì nên tặng trực tiếp cho đại biểu

Lưu ý , quà tặng trên sân khấu phải có bao bì đẹp, lịch sự, nên có sự chuẩn

bị và hướng dẫn trước về cách thức trao và nhận Tránh sự lượm thượm, rườm ràtrên sân khấu

Tổ chức chu đáo công việc tiễn khách, đón long trọng thì tiễn cũng như thế,không nên làm kiểu đầu voi đuôi chuột Ấn tượng đẹp của thời điểm chia tay nàyrất có giá trị đối với mục tiêu của sự kiện cũng như vun đấp mối quan hệ tốt đẹp vàlâu bền giữa nhà tổ chức với các đại biểu nói chung

3 Chức năng và nhiệm vụ của tiểu ban hậu cần.

Thành viên của tiêu ban tài chính bao gồm các cán bộ phụ trách và cácchuyên gia của các bộ phận tài chính kế toán, bộ phận hành chính quản trị, kinhdoanh dịch vụ của đơn vị

Chức năng của tiểu ban là hậu cần, chuẩn bị đấy đủ các phương tiện vậtchất, kỹ thuật và dịch vụ để phục vụ cho sự kiện thành công tốt đẹp Vì thế, nêntiểu ban này có những nhiệm vụ quan trọng như sau:

Nhiệm vụ 1: Lập kế hoạch ngân sách

Kế hoạch ngân sách rất quan trọng, nó cần được thực hiện sớm ngay từ khibắt đầu lên kế hoạch cho sự kiện Kế hoạch ngân sách được phân bổ cho các hạngmục công việc chuẩn bị và cho nội dung các hoạt động của sự kiện

Kế hoạch ngân sách phải được lập trên cơ sở những dự trù chi phí của từnghạng mục công việc cụ thể Các hạng mục công việc và các nội dung hoạt độngđược các tiểu ban tổng hợp và đề xuất cho tiểu ban hậu cần lên dự toán Sau đóphải kiểm tra, phân tích, so sánh, đánh giá và điều chỉnh cho hợp lý với từng hạngmục công việc và hoạt động của sự kiện

Nguồn ngân sách phục vụ cho sự kiện cần phải được xác định sớm để lườngtrước các khả năng chi phí và quyết định quy mô tổ chức cho sự kiện Tích cựckhai thác các nguồn tài trợ và các nguồn ưu đãi từ các nhà cung cấp dịch vụ

Nhiện vụ 2: Lập kế hoạch cung ứng các dịch vụ phục vụ.

Căn cứ vào bảng tổng hợp các hạng mục công việc để lập kế hoạch cungứng các dịch vụ phục vụ Công việc này đòi hỏi phải được thực hịên một cách chắtchắn, chính xác, đảm bảo đúng yêu cầu về chất lượng, số lượng, thời gian và sựphối hợp đồng bộ

Các dịch vụ cung ứng phục vụ cho các sự kiện gồm: khách sạn, nhà hàng,trung tâm tổ chức sự kiện, phương tiện vận chuyển, các thiết bị âm thanh, ánhsáng, thiết bị nghe, nhìn, các thiết bị chuyên dùng khác, Máy phát điện dự phòng,

hệ thống thông tin liên lạc, dịch vụ y tế, dịch vụ du lịch, dịch vụ quảng cáo & trang