những mục cần kiểm tra đối với thiết bị tổ chức sự kiện

Những mục cần kiểm tra đối với thiết bị tổ chức sự kiện Để đảm bảo rằng tất cả các trang thiết bị quan trọng dành cho sự kiện đều đã được kiểm tra kỹ?. tiến hành kiểm tra sớm để nếu có

Những mục cần kiểm tra đối với thiết bị

tổ chức sự kiện

Để đảm bảo rằng tất cả các trang thiết bị quan trọng dành cho sự kiện đều đã được kiểm tra kỹ? một trong những phương pháp đơn giản nhất là lên một danh mục chi tiết những nội dung cần kiểm tra đối với trang thiết bị tiến hành kiểm tra sớm để nếu có

sự cố gì xảy ra thì bạn vẫn có đủ thời gian bổ sung và chỉnh sửa

Trước một tuần

 Hoàn thiện trang thiết bị dành cho báo chí tài liệu thuyết

trình, các chỉ dẫn vận hành máy tính, băng rôn biểu ngữ,… đồng thời đặc lịch pháp sóng cho sự kiện

 Thông báo trước thời điểm diễn ra sự kiện

 Tìm hiểu xem bên thông tin báo chí họ cần trang thiết bị gì

để sắp xếp thời gian và nhân sự lo đáp ứng ngay Đặt mua tất cả các trang thiết bị cần thiết cho phòng đưa tin hoặc khu vực báo chí Kiểm tra hệ thống âm thanh ánh sáng , điện, vv…

 Lập danh sách bộ về những khách mời tham dự

 Chuẩn bị sách sơ bộ tài liệu dành cho khách, trong đó liệt kê

nội dung của buổi thuyết trình và các thông tin sơ lược về công ty…

 Chuẩn bị sẵn các loại phù hiệu cho bên báo chí, cho các

khách mời, và nhân viên của công ty

 Nắm chắc các bước thực hiện Cụ thể hóa các công việc,

dự kiến nhưng việc đột xuất có thể xảy ra Bố trí người lau

đồ đạc và trang trí hội trường, treo logô, biểu ngữ

 Hoàn thiện các bài phát biểu và photo đủ số lượng các bộ

tài kiệu theo yêu cầu

 Cử người đón khách quan trọng

 Chuẩn bị lời giới thiệu và các tài liệu và các bộ tài liệu theo

yêu cầu

 Cử người đón khách quan trọng

 Chuẩn bị lời giới thiệu và các tài liệu phục vụ cho thuyết

minh

 Phổ biến nhiệm vụ cho từng cá nhân một cách rõ ràng và

chính xác

 Thông báo chi tiết các yêu cầu về an toàn Lập phương án

xử lý các trường hợp cấp cứu, có tính đến mọi đối tượng tham gia sự kiện

 Bố trí ban liên lạc với bên báo chí và các khách mời cung

cấp lịch bay của các hãng hàng không trong thành phố, số điện thoại taxi, địa chỉ các khách sạn, nhà hàng cho những người tham dự

 Bố trí khách sạn và phương tiện đi lại cho khách mời nếu

địa điểm tổ chức ở xa, cần bố trí thêm khách sạn và phương tiện đi lại cho bên báo chí

Một ngày trước sự kiện

 Tất cả bộ tài liệu cho bên báo chí phải có đầy đủ theo yêu

cầu

 Sẵn sàng khu vực cho báo chí

 Kiểm tra lại các trang thiết bị và những phụ kiện đặc biệt

 Kiểm tra lại màng ảnh và lôgô

 Bố trí địa điểm và lên quy trình phân phát phù hiệu

 Kiểm tra khu vực ăn uống và trật tự của bàn ghế

 Lên kế hoạch cụ thể cho việc phục vụ, địa điểm phục vụ, lau

dọn, đồng thời kiểm tra lại hội trường, sân khấu và các thiết

bị có liên quan

 Gửi bộ tài liệu cho phóng viên báo chí không thể tham dự

 Kiểm tra lại lịch tiếp khách quan trọng

Vào ngày diễn ra sự kiện

 Gặp mặt tất cả nhân viên báo chí và phân phát bộ tài liệu

 Kiểm tra lại khu vực dành cho báo chí để xem tất cả các

trang thiết bị, đồ dùng,linh kiện phù hiệu cho khách mời

 Kiểm tra các phù hiệu và ghi lại số lượng phù hiệu được

phát

 Kiểm tra việc chuẩn bị thực phẩm, các hoạt động phục vụ ăn

uống

 Đảm bảo đáp ứng nhu cầu của các nhân vật quan trọng

 Đảm bảo diễn gia đã có đủ tài liệu

Tuần sau sự kiện

 Gửi thư cảm ơn đến các cơ quan báo chí đã đưa tin về sự

kiện

 Gửi thư cảm ơn đến tất cả mọi người