Các kiểu tổ chức Dự án

Ta Ngoc Cau Hanoi School of Business IeMBA7c Các kiểu tổ chức dự án anh/chị sẽ làm quen với: – Những đặc điểm của 3 kiểu cơ cấu tổ chức – Những ưu điểm và nhược điểm của từng kiểu cơ cấu

Các kiểu tổ chức Dự án

Dr Ta Ngoc Cau

Hanoi School of Business

IeMBA7c

Các kiểu tổ chức dự án

anh/chị sẽ làm quen với:

– Những đặc điểm của 3 kiểu cơ cấu tổ

chức

– Những ưu điểm và nhược điểm của từng

kiểu cơ cấu tổ chức

3/21/2008 3

Các kiểu tổ chức Dự án

“Những khác biệt về mục tiêu, nguồn lực

và môi trường của các tổ chức khiến

chúng ta rất khó tìm ra được một cơ cấu

tổ chức lý tưởng chung duy nhất cho tất

cả các loại hình tổ chức.”

IeMBA7c

I TỔ CHỨC THEO KIỂU CHỨC NĂNG (cont.)

Cơ cấu tổ chức phân theo chức năng thường

được áp dụng trong những doanh nghiệp chuyên

về sản xuất và bán các sản phẩm chuẩn và hiếm

khi thực hiện những dự án

Ví dụ: GM Daewoo, Boeing, Trường hải Auto, …

3/21/2008 5

I TỔ CHỨC THEO KIỂU CHỨC NĂNG (cont.)

z Kiểu tổ chức này phù hợp với các cty chỉ sản

xuất một vài sản phẩm chủ đạo

z Các bộ phận/nhóm bao gồm những cá nhân

thực hiện cùng một chức năng

z Từng bộ phận chức năng tập trung vào việc

tiến hành các hoạt động của nhóm mình để

phục vụ cho mục tiêu kinh doanh của công ty

IeMBA7c

I TỔ CHỨC THEO KIỂU CHỨC NĂNG (Cont.)

z Cty có thể thể tiến hành các dự án chủ yếu đáp

ứng các nhu cầu nội bộ

z Các thành viên của nhóm DA có thể làm việc

toàn thời gian hoặc bán thời gian cho dự án

z Giám đốc dự án không có toàn quyền đối với

nhóm thực hiện dự án

3/21/2008 7

GĐ

DV khách hàng

Công ty AAA

TGĐ

Phó TGĐ

Nhân sự

GĐ Bán hàng

trong nước Bán hàng quốc tếGĐ

GĐ

Kỹ thuật phần mềm

GĐ

Kỹ thuật hệ thống

GĐ

Kỹ thuật điện tử

Phó TGĐ

Tài chính

Phó TGĐ

Marketing

Phó TGĐ

Sản xuất

Phó TGĐ

Kĩ thuật

Dự án

IeMBA7c

I TỔ CHỨC THEO KIỂU CHỨC NĂNG (Cont.)

z Xung đột giữa các thành viên DA được chuyển qua

nhiều tầng nấc trong công ty để giải quyết.

z Nếu GĐ DA được giao toàn quyền quyết định khi có

bất đồng, quyết định có thể chỉ phản ánh lợi ích của

bộ phận chức năng mà GĐ DA phụ trách.

z Nếu GĐ DA không có toàn quyền quyết định thì

phải dựa vào kĩ năng lãnh đạo và thuyết phục để

tạo sự đồng thuận.

z GĐ DA cần thông báo thường xuyển cho phụ trách

các bộ phận về tiến độ DA.

3/21/2008 9

II TỔ CHỨC THEO KIỂU DỰ ÁN

“Trong cơ cấu tổ chức phân theo dự án, từng

dự án được vận hành như một công ty nhỏ ”

IeMBA7c

GĐ

Dự Án A

Công ty BBB

TGĐ

Phó TGĐ

Nhân sự

GĐ

Dự Án B

Phó TGĐ

Tài chính

Phó TGĐ

Marketing

Phó TGĐ

Pháp lý

GĐ

Sản xuất

GĐ

Vật tư

GĐ

KĨ thuật

Chuyên gia

Tư vấn

Nhà thầu phụ

3/21/2008 11

II TỔ CHỨC THEO KIỂU DỰ ÁN (Cont.)

z GĐ DA làm việc toàn thời gian và có toàn

quyền quyết định về dự án và quản lý đối với

nhóm DA

z Thích hợp cho việc đáp ứng nhanh mục tiêu

của dự án và nhu cầu của khách hàng

IeMBA7c

II TỔ CHỨC THEO KIỂU DỰ ÁN (Cont.)

z Tổ chức theo kiểu DA áp dụng chủ yếu tại

những Cty chuyên thực hiện các DA lớn

z Có thể không hiệu quả về chi phí đối với các

dự án riêng lẻ cũng như đối với toàn bộ Cty

z Lập kế hoạch chính xác và kiểm soát hiệu

quả là điều kiện tiên quyết để tận dụng tối

ưu những nguồn lực của dự án

3/21/2008 13

III.TỔ CHỨC THEO KIỂU MA TRẬN

“Công ty cùng lúc thực hiện nhiều dự án

và các dự án này khác nhau về quy mô

và mức độ phức tạp khi thực hiện.”

“Một sự kết hợp giữa hai cơ cấu tổ chức

phân theo chức năng và phân theo dự

án.”

IeMBA7c

Công ty CCC

TGĐ

Phó TGĐ

Dự án

Phó TGĐ

Tài chính

Phó TGĐ

Kỹ thuật

Phó TGĐ

Pháp lý

Dự án

A

Dự án

B

GĐ

Dự án A

GĐ

Dự án B

GĐ Quản lý DA

CB1

CB2

CB4

CB5

CB9

Ban I Ban II Ban III

3/21/2008 15

III.TỔ CHỨC THEO KIỂU MA TRẬN (Cont.)

z Tổ chức theo kiểu ma trận giúp công ty sử dụng hiệu

quả những nguồn lực Cty.

z Các giám đốc dự án sẽ thuộc bộ phận dự án của

công ty

z GĐ DA làm việc về nhân sự với các Trưởng bộ phận.

z Từng thành viên trong nhóm sẽ có mối quan hệ báo

cáo kép.

IeMBA7c

III.TỔ CHỨC THEO KIỂU MA TRẬN (Cont.)

z Giám đốc các bộ phận có trách nhiệm đảm bảo các

nhiệm vụ được giao cho bộ phận đó được hoàn

thành theo đúng những yêu cầu của dự án

z Phó TGĐ phụ trách các dự án có vai trò rất quan

trọng tổ chức theo kiểu ma trận.

z Nghịch lý: các DA đều thành công song Cty thì thua

lỗ.

3/21/2008 17

IV Ưu và nhược điểm

Tổ chức theo chức năng

• Sự tách biệt giữa các bộ phận

• Cấu trúc hình cây làm chậm quá trình ra quyết định.

• Các bộ phận sẽ đổ lỗi cho nhau trong trường hợp dự án thất bại.

• hiếu sự chăm sóc khách hàng

• Tránh trùng lặp giữa các hoạt động,

các bộ phận

• Hoàn hảo về chức năng

• Lợi ích từ việc chuyên môn hóa

• Chia sẻ kinh nghiệm/kiến thức

Nhược điểm

Ưu điểm

IeMBA7c

IV Ưu và nhược điểm

Tổ chức theo kiểu dự án

• Không tối ưu về chí phí

• Có khả năng nhiều hoạt động lặp đi lặp lại ở các dự án khác nhau

• Khó khăn trong việc trao đổi kinh nghiệm, chia sẻ kiến thức, kĩ năng giữa các đội dự án

• Vấn đề bố trí lại công việc sau mỗi dự án.

• Quản tri tập trung

• Kiểm soát được các nguồn lực

• GĐ DA có toàn quyền quyết định đối

với DA và đội DA

• Chăm sóc khách hàng tốt hơn.

Nhược điểm

Ưu điểm

3/21/2008 19

IV Ưu và nhược điểm

Tổ chức theo kiểu Ma trận

• Các mối quan hệ báo cáo kép

• Cần đạt được mức độ cân bằng

về quyền lực

• Sử dụng hiệu quả các nguồn lực

của tổ

chức

• Có chuyên gia giỏi cho mọi dự án.

• Chuyển giao kiến thức, kĩ năng và

chia

sẻ kinh nghiệm tốt hơn

• Giao tiếp tốt hơn trong nội bộ công

ty.

• Tập trung vào khách hàng

Nhược điểm

Ưu điểm

IeMBA7c

Đánh giá tổng quát

+

-+ +

9 9

Ma

trận

-+

-9

+

-Dự án

9

+

9

-+

Chức

năng

Chi phí Quản

trị

Chia sẻ nguồn lực

Truyền thông

Chăm sóc khách hàng Chuyên

môn

3/21/2008 21

V Thách thức đối với mọi kiểu tổ

chức dự án

z Đảm bảo sự kết nối giữa các thành viên của tổ

chức

z Xây dựng một tổ chức học tập

z Quản trị các vấn đề toàn cầu

IeMBA7c

KẾT LUẬN

z Không có mô hình tối ưu chung cho mọi dự án

z Mô hình Ma trận kết hợp được ưu điểm của

hai mô hình Chức năng và mô hình Dự án

z Với mô hình nào vai trò của GĐ DA và của

Nhà Bảo Trợ DA (Sponsor) là quyết định

3/21/2008 23

Bài tập tình huống

z CÔNG TY TƯ VẤN VÀ THIẾT KẾ ”SÁNG

TẠO”