Công tác văn phòng được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và hoạt động quản lý của từng cơ quan nói riêng. Trong cơ quan, công tác văn phòng không thể thiếu được và là hoạt động quan trọng gắn liền với các hoạt động khác của cơ quan, được xem như một bộ phận hoạt động quản lý nhà nước của mỗi cơ quan có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý nhà nước. Nói đến công tác văn phòng người ta thường nghĩ tới các bộ phận như, văn thư lưu trữ, Thư ký văn phòng, Chuyên viên tổng hợp…Mỗi một bộ phận lại có một chức năng, nhiệm vụ riêng. Tuy nhiên với xu thế phát triển kinh tế hội nhập và thường xuyên có nhiều biến động như hiện nay, các cơ quan, tổ chức ngày càng quan tâm chú ý tới nhiều vấn đề hơn trong đó có mảng công tác văn phòng mà đặc biệt là công tác văn thư để phục vụ và đảm bảo cho sự tồn tại, vận hành và phát triển của cơ quan, tổ chức.
Trang 1PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết của đề tài:
Công tác văn phòng được xác định là một hoạt động của bộ máy quản
lý nói chung và hoạt động quản lý của từng cơ quan nói riêng Trong cơ quan,công tác văn phòng không thể thiếu được và là hoạt động quan trọng gắn liềnvới các hoạt động khác của cơ quan, được xem như một bộ phận hoạt độngquản lý nhà nước của mỗi cơ quan có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượngquản lý nhà nước
Nói đến công tác văn phòng người ta thường nghĩ tới các bộ phận như,văn thư - lưu trữ, Thư ký văn phòng, Chuyên viên tổng hợp…Mỗi một bộphận lại có một chức năng, nhiệm vụ riêng Tuy nhiên với xu thế phát triểnkinh tế hội nhập và thường xuyên có nhiều biến động như hiện nay, các cơquan, tổ chức ngày càng quan tâm chú ý tới nhiều vấn đề hơn trong đó cómảng công tác văn phòng mà đặc biệt là công tác văn thư để phục vụ và đảmbảo cho sự tồn tại, vận hành và phát triển của cơ quan, tổ chức
Nhận thấy được tầm quan trọng của công tác văn phòng, Văn thư - Lưutrữ đối với cơ quan mình, nhiều cơ quan, tổ chức đã tiến hành thực hiện côngtác nghiệp vụ công tác văn phòng Tuy nhiên, không phải cơ quan nào cũngthực hiện đúng theo các qui trình, nguyên tắc mà nhà nước ban hành như quitrình giải quyết văn bản đi - đến, qui trình ban hành văn bản, công tác lập hồsơ…Nhiều cơ quan còn thực hiện sai qui trình hoặc làm tắt bước không đảmbảo yêu cầu đặt ra, làm cho các văn bản ban hành bị sai về thể thức và nộidung, hoặc việc giải quyết văn bản đến bị chậm trễ, việc thu thập, bổ sung hồ
sơ lưu trữ hiện hành không được thực hiện tốt
Trên thực tế công tác soạn thảo và quản lý văn bản trong hoạt động củacác cơ quan hành chính nhà nước hiện nay nói chung đã đạt nhiều thành tíchđáng kể, đáp ứng được yêu cầu cơ bản của quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vựccủa đời sống kinh tế - xã hội Tuy nhiên hiện nay vẫn còn nhiều văn bản quản
lý nhà nước nói chung còn bộc lộ nhiều khiếm khuyết như: văn bản có nộidung trái pháp luật, thiếu mạch lạc; văn bản ban hành trái thẩm quyền; văn
Trang 2bản sai về thể thức và trình tự thủ tục ban hành; văn bản không có tính khảthi,… và những văn bản đó đã, đang và sẽ còn gây nhiều ảnh hưởng khôngnhỏ đối với mọi mặt của đời sống xã hội, làm giảm uy tín và hiệu quả tácđộng của các cơ quan hành chính nhà nước
Xuất phát từ thực tế đó, tôi xin được chọn đề tài: “ Công tác soạn thảo
và quản lý văn bản tại Trung tâm Đào tạo Kỹ thuật Nghiệp vụ Giao thông Vận tải Quảng Ngãi thuộc Trường Cao đẳng Việt Nam - Hàn Quốc - Quảng Ngãi” để làm tiểu luận cuối khóa lớp Đào tạo bồi dưỡng Lãnh đạo cấp phòng tại
tỉnh Quảng Ngãi
- Đối tượng nghiên cứu:
Tìm hiểu về công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại Trung tâm Đàotạo Kỹ thuật Nghiệp vụ Giao thông Vận tải Quảng Ngãi
- Phạm vi nghiên cứu:
Tại Trung tâm Đào tạo Kỹ thuật Nghiệp vụ Giao thông Vận tải QuảngNgãi trong giai đoạn 2013 -2018
- Kết cấu nội dung của đề tài
I Lý luận cơ bản về hoạt động soạn thảo và quản lý văn bản
II Thực trạng công tác soạn thảo và quản lý văn bản
III Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và quản lý văn bản
Trang 31.1.1 Khái niệm văn bản:
Theo nghĩa rộng, văn bản là “bản viết hoặc in, mang nội dung là những
gì cần được ghi để lưu lại làm bằng”, hoặc “chuỗi ký hiệu ngôn ngữ hay nóichung những ký hiệu thuộc một hệ thống nào đó, làm thành một chỉnh thể
mang một nội dung ý nghĩa trọn vẹn” (Từ điển tiếng Việt trang 1078, Trung tâm từ điển ngôn ngữ - Hà Nội - 1997)
Theo nghĩa hẹp, văn bản được gọi chung là các công văn, giấy tờ, hồ
sơ, tài liệu,…(Điều 1, Điều lệ quy định chế độ chung về công văn giấy tờ ở các cơ quan ban hành theo Nghị định số 527-TTg ngày 02/01/1957 của Chính phủ) được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước,
các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức kinh tế
1.1.2 Khái niệm văn bản quản lý nhà nước:
Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định quản lý thành văn docác cơ quan nhà nước (lập pháp, hành pháp, tư pháp) hoặc cá nhân có thẩmquyền ban hành theo một trình tự, thủ tục và hình thức do luật định, mang tínhquyền lực Nhà nước và làm phát sinh các hệ quả pháp ký cụ thể trong quátrình thực hiện chúng Do đó, có thể hiểu văn bản quản lý nhà nước là nhữngquyết định và thông tin quản lý thành văn (được văn bản hóa) do các cơ quanquản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục và hình thứcnhất định nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nhà nước qua lại giữa các
cơ quan nhà nước với nhau và giữa cơ quan nhà nước với các tổ chức và côngdân
1.1.3 Khái niệm văn bản hành chính:
Theo nghĩa rộng từ hành chính “thuộc phạm vi chỉ đạo, quản lý việc chấp hành luật pháp, chính sách của Nhà nước” Với nghĩa này, văn bản
Trang 4hành chính là văn bản viết hoặc in, chứa đựng những thông tin có nội dungthuộc phạm vi chỉ đạo, quản lý việc chấp hành luật pháp, chính sách của Nhànước Trong thời đại hiện nay, văn bản hành chính có thể là bản viết hoặc intrên giấy, trên phim nhựa, trên băng từ hoặc trong các file điện tử; nhưng hìnhthức phổ thông nhất là in trên giấy.
1.2 Phân loại hệ thống văn bản quản lý nhà nước
Văn bản quản lý Nhà nước là hệ thống những văn bản hình thành tronghoạt động quản lý xã hội của Nhà nước, là công cụ biểu thị ý chí và lợi íchcủa Nhà nước, đồng thời là hình thức chủ yếu để cụ thể hóa pháp luật TheoĐiều 4 của Nghị định số 110 /2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ vềcông tác Văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 củaChính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110 /2004/NĐ-CPngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư, có thể phân loại văn bảnquản lý Nhà nước gồm các hình thức như sau:
1.2.1 Văn bản quy phạm pháp luật:
1.2.2 Văn bản hành chính
1.2.2.1 Văn bản hành chính cá biệt:
Văn bản hành chính cá biệt là phương tiện thể hiện quyết định quản lý
do các cơ quan có thẩm quyền quản lý hành chính nhà nước ban hành trên cơ
sở những quyết định chung và quyết định quy phạm của cơ quan cấp trênhoặc của cơ quan mình nhằm giải quyết các công việc cụ thể
Văn bản hành chính cá biệt thường gặp là quyết định nâng lương, quyếtđịnh bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật chuyên viên, công chức; chỉthị về việc phát động phong trào thi đua, biểu dương người tốt việc tốt…
1.2.2.2 Văn bản hành chính thông thường
Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thôngtin điều hành nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dùng đểgiải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghichép công việc trong các cơ quan, tổ chức
Trang 5Đây là một hệ thống văn bản rất phức tạp và đa dạng, bao gồm hai loạichính:
- Văn bản không có tên loại: công văn;
- Văn bản có tên loại: thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, đề án,chương trình, kế hoạch, hợp đồng, các loại giấy (giấy đi đường, giấy giớithiệu, giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm…), các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo,phiếu trình…)
1.2.2.3 Văn bản chuyên ngành
Đây là một hệ thống văn bản mang tính đặc thù thuộc thẩm quyền banhành của một số cơ quan nhà nước nhất định theo quy định của pháp luật.Những cơ quan, tổ chức khác khi có nhu cầu sử dụng hệ thống văn bản nàythì phải theo quy định của các cơ quan đó, không được tùy tiện thay đổi nộidung và hình thức của chúng
Những loại văn bản này liên quan đến nhiều lĩnh vực chuyên môn khácnhau như: tài chính, ngân hàng, giáo dục, y tế, văn hóa…
1.3 Các chức năng chủ yếu của văn bản quản lý nhà nước
Văn bản quản lý nhà nước thường có ba chức năng chủ yếu sau đây:
1.3.1 Chức năng thông tin:
Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, văn bản là một phương tiệnchuyển tải quan trọng các thông tin quản lý nhằm phục vụ cho việc chỉ đạo,điều hành bộ máy của cá cơ quan, tổ chức Thông tin dạng này được gọi làthông tin văn bản Trên thực tế, giá trị của văn bản lệ thuộc vào giá trị thôngtin mà chúng chuyển tải để giúp cho cơ quan, tổ chức có thể hoạt động đúnghướng, đúng chức năng có hiệu quả
Trang 6+ Là chứng cứ pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong điềuhành công việc của cơ quan, tổ chức Nhà nước.
- Văn bản pháp lý Nhà nước là một cơ sở để chứng minh, công nhậncác quan hệ pháp luật trong hoạt động quản lý
1.3.3 Chức năng quản lý:
Văn bản quản lý Nhà nước là một căn cứ quan trọng về mặt pháp lý để
đề ra các quy định mới đúng pháp luật Nó cũng là cơ sở để kiểm tra việc raquyết định của cấp dưới theo hệ thống quản lý của từng ngành; là phương tiệntruyền đạt đầy đủ, chính xác đến mọi đối tượng cần thiết nhằm tạo nên tính ổnđịnh cho hoạt động của cơ quan, tổ chức mình nói riêng và các cơ quan, tổchức khác trong bộ máy nhà nước nói chung
Ngoài ba chức năng chủ yếu nêu trên, văn bản quản lý Nhà nước còn
có một số chức năng khác: văn hóa - xã hội, lịch sử, dữ liệu… như các loạivăn bản nói chung
1.4 Những yêu cầu đối với văn bản quản lý hành chính nhà nước
1.4.1 Yêu cầu về nội dung:
Nội dung của một văn bản quản lý nhà nước là yếu tố mang tính quyếtđịnh đến chất lượng của văn bản Nó chứa đựng những quy phạm, nhữngthông tin quản lý cần truyền đạt đến đối tượng điều chỉnh Trong quá trìnhsoạn thảo nội dung của văn bản đảm bảo thực hiện được các yêu cầu
Tính mục đích: trong quá trình chuẩn bị xây dựng soạn thảo, cần xác
định rõ các vấn đề: chủ đề, mục tiêu của văn bản; giới hạn điều chỉnh của vănbản; tính cần thiết của việc ban hành văn bản; tính phục vụ chính trị… nhưthế nào Việc xác định rõ ràng, cụ thể mục đích của việc soạn thảo và banhành văn bản như thế sẽ định hướng mà văn bản phải tác động, là cơ sở đểđánh giá hiệu quả mang lại nó
Tính mục đích của văn bản phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn và phạm vi hoạt động của chủ thể ban hành
Tính khoa học: tính khoa học thể hiện ở các điểm chính sau:
Trang 7- Thông tin trong văn bản cần đầy đủ, cụ thể, rõ ràng, chính xác, kịpthời và có tính dự báo cao.
- Nội dung được sắp xếp theo trình tự hợp lý, logic
- Đảm bảo tính hệ thống của văn bản, nội dung của văn bản là một bộphận
cấu thành hữu cơ của hệ thống văn bản quản lý nhà nước nói chung
- Bố cục chặt chẽ; nhất quán về chủ đề, không lạc đề
Tính khoa học giúp cho văn bản rõ ràng, chặt chẽ, hợp lý và góp phầnnâng cao tính khả thi của văn bản
Tính đại chúng: đối tượng thi hành chủ yếu của văn bản là các tầng lớp
nhân dân có các trình độ học vấn khác nhau, do đó văn bản phải có nội dung
dễ hiểu và dễ nhớ phù hợp với trình độ dân trí, đảm bảo đến mức tối đa tínhphổ cập, song không ảnh hưởng đến nội dung nghiêm túc, chặt chẽ và khoahọc của văn bản Phải xác định rõ là các văn bản quản lý hành chính nhà nướcluôn luôn gắn chặt với đời sống xã hội, liên quan trực tiếp tới nhân dân laođộng, là đối tượng để nhân dân tìm hiểu và thực hiện
Tính đại chúng của văn bản có được khi phản ánh nguyện vọng củanhân dân, các quy định trong văn bản không trái với các quy định trong Hiếnpháp về quyền và nghĩa vụ của công dân Đảm bảo tính đại chúng cần phảitiến hành khảo sát, đánh giá thực trạng xã hội liên quan đến nội dung chínhcủa dự thảo; lắng nghe ý kiến của quần chúng để nắm bắt được tâm tư,nguyện vọng của họ; tổ chức thảo luận đóng góp ý kiến rộng rãi tham gia xâydựng dự thảo văn bản
Tính công quyền: tính công quyền cho thấy sự cưỡng chế, bắt buộc
thực hiện ở những mức độ khác nhau của văn bản, tức là văn bản thể hiệnquyền lực nhà nước, đòi hỏi mọi người phải tuân theo, đồng thời phản ánh địa
vị pháp lý của các chủ thể pháp luật Văn bản đảm bảo tính công quyền khi:được ban hành dựa trên cơ sở những căn cứ và lý do xác thực; nội dung điềuchỉnh đúng thẩm quyền do luật định Mỗi cơ quan chỉ được phép ban hành
Trang 8văn bản đề cập đến những vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn củamình.
Tính khả thi : tính khả thi là một yêu cầu đối với văn bản, đồng thời là
sự kết hợp đúng đắn và hợp lý các yêu cầu nêu trên: không đảm bảo được tínhĐảng, tính nhân dân, tính khoa học, tính qua phạm thì văn bản không có khảnăng thực thi Ngoài ra, nội dung của văn bản phải đưa ra những yêu cầu vềtrách nhiệm thi hành hợp lý (phù hợp với năng lực, khả năng vật chất của chủthể thi hành), phù hợp với thực tế cuộc sống và mức độ phát triển kinh tế - xãhội
1.4.2 Yêu cầu về thể thức văn bản:
Thể thức văn bản là toàn bộ các yếu tố cấu thành và cách thể hiện cácyếu tố cấu thành văn bản do các cơ quan có thẩm quyền qui định nhằm đảmbảo cho văn bản có giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành trong thực tế Tạikhoản 3 Điều 1 Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủsửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110 /2004/NĐ-CP ngày08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư đã quy định thể thức văn bảnquy phạm pháp luật và văn bản hành chính bao gồm các thành phần sau:Quốc hiệu; tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; số, ký hiệu của văn bản;địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; tên loại và trích yếu nội dungcủa văn bản; nội dung văn bản; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩmquyền; dấu của cơ quan, tổ chức; nơi nhận; dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối vớinhững văn bản loại khẩn, mật)
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được quy định cụ thể tại Thông
tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản hành chính: “Thể thức văn bản là tập hợp nhữngthành phần áp dụng đối với mỗi loại văn bản và các thành phần bổ sung trongnhững trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định”
1.4.3 Yêu cầu về văn phong hành chính - công vụ:
Phong cách hay văn phong hành chính - công vụ là những phương tiệnngôn ngữ có tính khuôn mẫu, chuẩn mực được sử dụng thích hợp trong lĩnh
Trang 9vực giao tiếp của hoạt động pháp luật và hành chính Sử dụng văn phong hànhchính - công vụ trong soạn thảo văn bản quản lý nhà nước đòi hỏi phải đảmbảo trọn vẹn các đặc điểm cơ bản của nó về tính chính xác; tính phổ thông,đại chúng; tính khách quan - phi cá tính; tính khuôn mẫu và tính trang trọng,lịch sự Có như vậy mới đảm bảo được tính hiệu quả của công tác quản lýhành chính nhà nước trong quá trình quản lý, điều hành mà văn bản là phươngtiện quan trọng để truyền đạt được ý chí của chủ thể đối với đối tượng quảnlý.
1.4.4 Yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ trong văn bản:
Bên cạnh việc sử dụng phong cách chức năng thích hợp, công tác soạnthảo văn bản quản lý nhà nước còn đòi hỏi việc sử dụng ngôn ngữ trong vănbản phải đảm bảo chính xác, rõ ràng và trong sáng Đây là chất liệu cấu thànhcủa một văn phong nhất định trong quá trình soạn thảo văn bản Việc sử dụngcác ngôn ngữ cụ thể trong văn bản cần phải được đảm bảo các yêu cầu về sửdụng từ ngữ và sử dụng câu
Sử dụng từ ngữ phải sử dụng từ ngữ chuẩn xác, dùng từ đúng phongcách và sử dụng từ đúng quan hệ kết hợp;
Sử dụng câu thì câu phải được viết đúng quy tắc ngữ pháp tiếng Việt;viết câu đảm bảo tính logic; diễn đạt chính xác, rõ ràng , mạch lạc; nên chủyếu sử dụng câu tường thuật và sử dụng dấu câu đúng ngữ pháp
Trang 10II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN
2.1 Tình hình soạn thảo và quản lý văn bản
2.1.1 Tình hình soạn thảo văn bản
Trong thời gian qua, công tác soạn thảo văn bản của Trung tâm cơ bản
đã đảm bảo giải quyết được các nhiệm vụ được giao Trình tự, thủ tục soạnthảo văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật Trong giải quyết cáccông việc của mình văn bản chính là phương tiện quan trọng chứa đựng trong
đó thông tin và quyết định quản lý
Trình tự soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của Trung tâm đãđảm bảo được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004của Chính phủ về công tác Văn thư, Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư, Quyếtđịnh số 25/2011/QĐ-UBND ngày 19/10/2011 của UBND tỉnh Quảng Ngãiban hành quy định về công tác văn thư trên địa bàn tỉnh Quảng Ngãi Thểthức trình bày văn bản được thực hiện theo đúng các qui định của Nhà nước.Qua đó Trung tâm đã cụ thể hóa quy định vào trong hoạt động của mình, quátrình soạn thảo văn bản hành chính của Trung tâm bao gồm các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo
Khi chuyên viên văn phòng được phân công soạn thảo văn bản, đầutiên phải xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cầnsoạn thảo
Thu thập, xử lý các thông tin có liên quan tới nội dung văn bản (thôngtin quá khứ, thông tin thực tiễn, thông tin dự báo và thông tin pháp luật)
Bước 2: Soạn thảo văn bản
Việc soạn thảo các văn bản hành chính khác thì tùy theo tính chất, nộidung của văn bản cần soạn thảo, Giám đốc Trung tâm giao cho Lãnh đạo cấpphòng chủ trì soạn thảo hoặc phối hợp với chuyên viên chuyên môn khác soạnthảo
Trang 11Bước 3: Trình duyệt bản thảo kèm theo tài liệu có liên quan
Bản thảo do Giám đốc Trung tâm (người ký văn bản) duyệt Trườnghợp có sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình ngườiduyệt xem xét, quyết định
Bước 4: Đánh máy, nhân bản
Đánh máy đúng nguyên bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bàyvăn bản theo Thông tư Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của BộNội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
Nhân bản đúng số lượng quy định ở mục “Nơi nhận” văn bản Ngườiđánh máy phải giữ bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bảnđúng thời gian quy định của Lãnh đạo Trung tâm Trong trường hợp nếu pháthiện có lỗi của bản thảo đã được duyệt, người đánh máy báo lại cho ngườiduyệt văn bản hoặc người thảo văn bản biết để kịp thời điều chỉnh
Bước 5: Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
Lãnh đạo phòng phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác củanội dung văn bản mà mình soạn thảo, chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức,
kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản
Bước 6: Ký chính thức văn bản
- Đối với những vấn đề mà theo quy định của pháp luật thuộc thẩmquyền của Giám đốc thì Giám đốc ký; Giám đốc ủy quyền cho các Phó Giámđốc ký thay (KT.) Giám đốc thì Phó giám đốc ký
Bước 7: Phát hành văn bản tại văn thư cơ quan
Văn bản sau khi ký chính thức chuyển cho chuyên viên văn thư, chuyênviên văn thư thực hiện các công việc sau:
- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, kýhiệu và ngày, tháng, năm của văn bản
- Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có)
- Đăng ký vào sổ công văn đi