hệ thống thông tin quản lý

Khái niệm thông tin- Thông tin là tập hợp tất cả những dữ liệu đã được xử lý, mã hóa, sắp xếp nhằm giúp cho các nhà quản lý đưa ra các quyết định tốt hơn trong môi trường cụ thể.. Khái n

HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH

NHÀ NƯỚC

Chiến lược

Quản lý

Thừa hành

Thu thập

và xử lý TTXác định mục tiêu

Thực hiện các mục tiêu đề ra

Quyết định

điều hành

Tài liệu tham khảo:

- Tài liệu chương trình chuyên viên-BNV 2018

-Nguyễn Đăng Khoa: Hệ thống thông tin quản lý NXB khoa học và kỹ thuật

-PGS.TS Phan Huy Khánh: Giáo trình phân tích và thiết

kế hệ thống Trường đại học bách khoa

- Luật Giao dịch điện tử năm 2005.

- Luật Công nghệ thông tin năm 2006.

- Luật Tiếp cận thông tin năm 2016

- Luật An toàn thông tin mạng năm 2015

- Nghị quyết 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015: Chính phủ

điện tử

- Quyết định 1819/QĐ-TTg ngày 26/10/2015: Chương

trình quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt

1 Khái niệm hệ thống thông tin, hệ thống thông tin tự động hóa

a Khái niệm hệ thống thông tin

- Khái niệm thông tin

I Những vấn đề chung về hệ thống thông tin.

- BĐK: Ngày 10-6-2020, Công an TP Bến Tre quyết định xử phạt VPHC đối với 2 đối tượng ngụ tại tỉnh Nghệ An về HV rải tờ rơi quảng cáo làm ảnh hưởng đến mỹ quan, trật tự an toàn giao thông, xã hội.

- BĐK: Ngày 9/6/2020, Ban Thường vụ Tỉnh ủy trao quyết định chuẩn y đồng chí Huỳnh Vĩnh Khánh-UV BTV Thành ùy, PCT UBND TP Bến Tre, giữ chức

vụ Phó Bí thư Thành ủy, NK 2015-2020, để bầu giữ chức vụ CT UBND TP.Bến Tre

- Tuoitre.vn: Ngày 21/6/2020, bà Đ.T.G, Quảng Ninh kiến nghị về sản lượng điện tiêu thụ tháng 6-2020 tăng cao đột biến, với số tiền lên tới gần 89,4 triệu

- Tài khoản facebook Nguyễn Ngọc.N đã

đăng tải thông tin “Sáng nay có 01 chiếc may báy bị nổ và rớt tại M.P»

10:50

Khái niệm thông tin

- Thông tin là tập hợp tất cả những dữ liệu đã được xử lý, mã hóa, sắp xếp nhằm giúp cho các nhà quản lý đưa ra các quyết định tốt hơn trong môi trường cụ thể.

+Là các tin tức, thông báo mới về một số đối tượng,

sự kiện nào đó.

+Người nhận phải xử lý chuỗi tín hiệu nhận được

để rút ra thông tin (hiểu ý nghĩa) chứa đựng trong đó.

Các dạng thông tin:

-Thông tin viết

- Thông tin nói

- Thông tin hình ảnh

- Thông tin phi ngôn ngữ

- Đặc điểm của thông tin:

+ Thông tin là sự sắp xếp, xử lý các dữ liệu.

+ Mỗi loại thông tin có giá trị nhất định cho những mục đích nhất định

+ Giá trị của thông tin bị mất rất nhanh.

Quá trình vận động của thông tin

Thông

điệp

quản lý

Nhận thông điệp

Mã hóa Truyền tin nhậnTiếp Giải mã

Thông tin phản hồi

Nhiễu thông tin

Những điểm cần chú ý

Những điểm cần chú ý

Thông tin rất đa

xử lý

Thông tin là tập hợp tất cả những dữ liệu đã được xử lý, mã hóa, sắp xếp

Dữ liệu là gì? Dữ liệu có phải là thông tin?

- Là các thông tin ban đầu, được thu thập ghi nhận, nhưng chưa được xử lý để tạo ra các thông tin mới đáp ứng yêu cầu của người sử dụng

- Đối với lãnh đạo, quản lý, dữ liệu là những thông tin thu được phục vụ cho hoạt động lãnh đạo, quản lý

Phân loại dữ liệu

định lượng Thể hiện bằng con số, thu được ngay trong quá trình khảo sát, thu thập

DL Phản ánh tính chất, thường thể hiện dưới dạng

PHÂN BIỆT THÔNG TIN VÀ DỮ LIỆU

Dữ liệu là các số liệu

hoặc các tài liệu thu

thập được chưa qua

xử lý, chưa được biến

đổi cho bất cứ một

mục đích nào khác.

Dữ liệu là các số liệu

hoặc các tài liệu thu

thập được chưa qua

xử lý, chưa được biến

đổi cho bất cứ một

mục đích nào khác.

Thông tin là sản phẩm hoàn chỉnh thu được sau quá trình xử

lý dữ liệu, có ý nghĩa đối với người sử

dụng.

Thông tin là sản phẩm hoàn chỉnh thu được sau quá trình xử

lý dữ liệu, có ý nghĩa đối với người sử

dụng.

DỮ

THÔNG TIN

TRI THỨC

TRÍ TUỆ

MINH TRIẾT

Trải nghiệm đúc kết Tích lũy,

vận dụng, suy xét Phân tích

tổng hợp

so sánh Lựa chọn

sắp xếp

Khái niệm hệ thống

Hệ thống: tập hợp các phần tử cùng với các mối quan hệ xác định giữa chúng tuân theo một quy luật hoặc một số quy luật nhằm thực hiện một hoặc một số chức năng nào đó

- Cấu trúc của hệ thống: cách sắp xếp các phần tử

và các mối liên kết giữa chúng

- Trạng thái của hệ thống: những đặc điểm của chúng giúp ta hiểu được hệ thống ở từng thời điểm

- Hành vi của hệ thống: sự thay đổi trạng thái của

hệ thống tại mỗi thời điểm và được xác định bởi trạng thái hiện tại và cấu trúc của hệ thống

Khái niệm hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin là hệ thống tiếp nhận các nguồn dữ liệu như các yếu tố vào và xử lý chúng thành các sản phẩm thông tin là các yếu tố ra.

Phân phốiĐích

Sơ đồ hệ thống thông tin

Thông báo

Dữ liệu

b Hệ thống thông tin tự động hóa

Hệ thống thông tin tự động hóa là một hệ thống thông tin tích hợp người và máy dùng

để thu thập và xử lý thông tin, tạo ra các thông tin có ích giúp con người trong sản xuất, quản lý và ra quyết định

-Tăng năng suất

-Cải thiện chất lượng

-Giảm chi phí

-Tăng cường khả

năng quản lý

-Tăng năng suất

-Cải thiện chất lượng

-Giảm chi phí

-Tăng cường khả

năng quản lý

-Dễ bị lỗi -Vận hành phức tạp -Chi phí ban đầu cao

-Dễ bị lỗi -Vận hành phức tạp -Chi phí ban đầu cao

Hệ thống thông tin tự động hóa

Ví dụ: Hệ thống thông tin tự động hóa văn phòng

Là một HTTT dựa trên máy tính nhằm thu thập, xử

lý, lưu trữ và truyền các mẫu thông báo, các lời nhắn, các tài liệu, các dạng truyền tin khác giữa các

cá nhân, nhóm làm việc, tổ chức khác nhau

Hệ thống họp điện tử

Hệ thống

xử lý ảnh, tài liệu

Hệ thống quản lý văn phòng

Quá trình nhận thức một hệ thống thông tin cần thể hiện

rõ ràng ở 3 mức như sau:

- Mức quan niệm: Xác định các yêu cầu thu thập, xử lý

và kết xuất dữ liệu, không quan tâm đến phần cứng, phần mềm sẽ được sử dụng mà chỉ quan tâm đến:

+ Nội dung của hệ thống thông tin

+ Các yêu cầu, qui tắc xử lý dữ liệu

- Mức tổ chức: Xác định sự phân bố dữ liệu và cách thức tổ chức xử lý dữ liệu giữa các bộ phần theo không gian và thời gian.

+ Về không gian: Ai làm gì và ở đâu?

+ Về thời gian: Khi nào sẽ thực hiện?

- Mức vật lý: Xác định thiết bị tin học, phần cứng, phần mềm cần sử dụng Từ đó, mô tả hệ thống thông tin cụ thể trong môi trường cài đặt đã chọn lựa Mức này phụ thuộc hoàn toàn vào phần cứng, phần mềm cài đặt

4 Những điều kiện và nguyên tắc để xây dựng và khai thác hệ thống thông tin theo hướng hiện đại hóa?

2 Vai trò của hệ thống thông tin

Vai trò của hệ thống thông tin là thu nhận thông tin, xử lý và cung cấp cho người sử dụng khi có nhu cầu

Thông tin nội

-Thông tin viết

-Thông tin nói

-Thông tin hình ảnh

-Thông tin phi ngôn ngữ

Thông tin ngoại -Thông tin viết

-Thông tin nói -Thông tin hình ảnh -Thông tin phi ngôn ngữ

HTTTQL thu nhận

Xử lý các dữ liệu thô

Xử lý

Thông tin cấu trúc

Thông tin kết quả

Phân phát

Người sử

dụng

Người sử dụng

Quá trình diễn ra trong hệ thống thông tin quản lý

a Thu thập thông tin

Hệ thống thông tin phải thu nhận các thông tin có nguồn gốc khác nhau và dưới nhiều dạng khác nhau Tổ chức chỉ có thể giữ lại những thông tin hữu ích, vì vậy cần phải lọc thông tin:

- Phân tích các thông tin để tránh sự quá tải, đôi khi có hại

- Thu thập thông tin có ích

b Xử lý thông tin

- Tiến hành tính toán trên các nhóm chỉ tiêu

- Thực hiện tính toán, tạo các thông tin kết quả

- Nhập dữ liệu

- Sắp xếp dữ liệu

- Lưu tạm thời hoặc lưu trữ

10:50

c Phân phối thông tin

Mục tiêu phân phối nhằm phối hợp một số

hoạt động giữa các bộ phận chức năng

Để tối ưu phân phối thông tin, cần đáp ứng ba tiêu chuẩn:

- Tiêu chuẩn về dạng

- Tiêu chuẩn về thời gian

- Tiêu chuẩn về tính bảo mật

3 Thành phần cơ bản của hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin có các bộ phận cơ bản như sau:

Con người

Sử dụng hệ thống Bảo trì hệ thống

Phân tích hệ thống Lãnh đạo

Kế toán, tài vụ Lập trình viên

Kỹ thuật viên Người sử dụng khác

Phần cứng

Mạng máy tính Máy tính điện tử

CSDL tài chính

CSDL công nghệ

CSDL công nghệ

4 Hệ thống thông tin quản lý

a Khái niệm

Hệ thống thông tin quản lý là một cấu trúc hợp nhất các cơ sở dữ liệu và các dòng thông tin làm tối ưu việc thu thập, lưu trữ, truyền dẫn và phân tích thông tin, thông qua tổ chức nhiều cấp có các nhóm thành phần thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau, để đạt được mục tiêu thống nhất của hoạt động quản lý.

10:50

Các đặc trưng của hệ thống thông tin quản lý

- Hỗ trợ chức năng xử lý dữ liệu trong giao dịch và lưu trữ

- Sử dụng cơ sở dữ liệu thống nhất, có nhiều chức năng xử lý dữ liệu

- Cung cấp đầy đủ thông tin để nhà quản lý truy cấp dữ liệu

- Có khả năng thích ứng với những thay đổi của quy trình xử lý thông tin

- Đảm bảo an toàn và toàn vẹn dữ liệu

TT vừa là nguyên liệu vừa là sản phẩm

Giá trị của TT chỉ được phát huy khi chủ thể và khách thể đều biết và thực

hiện theo nội dung của TT Trong quá trình sử dụng, TT không bị

mất đi mà còn được nhân lên

Các loại hệ thống thông tin quản lý

- Hệ thống thông tin xử lý giao dịch

- Hệ thống thông tin phục vụ quản lý

- Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định

- Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành

b Các điều kiện để xây dựng và khai thác HTTT quản lý

- Lực lượng lãnh đạo.

- Con người sử dụng và trang thiết bị được đưa vào sử dụng.

- Các phương pháp khoa học và các thủ tục ứng dụng.

10:50

- Khi nào cơ quan HCNN cần

xây dựng HTTT?

- Một số hệ thống thông tin ứng dụng ở Việt Nam?

THẢO LUẬN.

c Mối quan hệ giữa các hệ thống thông tin quản lý:

Trong hoạt động QLNN hệ thống thông tin phục vụ QLHCNN được thể hiện theo 3 tuyến chính:

+ Tuyến tổng thể.

+ Tuyến theo lĩnh vực.

+ Tuyến theo lãnh thổ.

10:50

Chính phủ Văn phòng Chính phủ

Các cục, vụ, sở…

Các phòng, ban,

bộ phận Công dân,

Sơ đồ HTTT toàn

quốc phục vụ

QLHCNN

Do đặc thù của hoạt động quản lý, nên các thành phần trong

hệ thống không chỉ có chức năng đảm bảo mối liên lạc thông tin hai chiều trong phạm vi của Bộ, ngành, mà trong một số trường hợp nhất định, còn phải đảm bảo thực hiện những hoạt động trao đổi thông tin với các trung tâm thông tin thuộc hệ thống thông tin phục vụ nhu cầu quản lý địa phương theo quy định của nhà nước

Một số HTTT phục vụ hoạt động quản

lý hành chính nhà nước và mối quan hệ giữa các hệ thống

- HTTT phục vụ điều hành và quản lý hành chính trên địa bàn tỉnh, thành phố

- Các HTTT được xây dựng tại mỗi cơ quan nhà nước

- Các HTTT phục vụ dịch vụ công

10:50

Các HTTT này không tách rời nhau

mà luôn hoạt động song song với nhau

II Các mô hình và phương tiện diễn tả dữ liệu.

1.Mã hóa tên gọi

Mã hóa tên gọi là phép gán tên gọi vắn tắt cho một đối tượng nào đó trong hệ thống, tên gọi phải ngắn gọn, xác định, không trùng nhau trong cùng một phạm

vi và phải thể hiện được những thông tin quan trọng nhất

Yêu cầu đối với mã hoá tên gọi

- Mã hoá phải đảm bảo tính xác định: một

mã cho một đối tượng.

- Mã hóa phải thích hợp với mục đích sử dụng cho người, cho máy tính hay cho cả người và máy tính

- Mã hóa phải dễ nhớ, dễ hiểu, dễ giải mã

10:50

Mã hóa liên tiếp: dùng các nguyên số liên tiếp tiếp 000,001, 002 để mã hoá

10:50

Mã theo lớp:

VD: 0001-2999 mã hóa đối tượng là sinh viên trường đại học, trong đó:

0001-0999: sinh viên chính quy.

1000-1999: sinh viên hệ vừa làm vừa học.

2000-2999: sau đại học

Mã phân đoạn :

7 1 C 4 0 9 8 9 9

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

0 083

011 615 27 16 01

4

D N

Mã phân cấp VD:

Chương 1

1.1 Bài 1 1.2 Bài 2 1.3 Bài 3

-UAE: Đội tuyển bóng đá quốc gia các Tiểu vương quốc Ả rập Thống nhất

- Qatar: Đội tuyển bóng đá quốc gia Qatar

2 Từ điển dữ liệu.

a Khái niệm

Từ điển dữ liệu là một tư liệu tập trung mọi tên gọi của mọi đối tượng được dùng trong hệ thống trong cả các giai đoạn phân tích, thiết kế, cài đặt và bảo trì.

- Mục từ: Trong từ điển dữ liệu có nhiều loại mục từ nhưng bốn mục từ thường được đề cập đến là

- Luồng dữ liệu

- Kho dữ liệu

- Thuộc tính xử lý

- Chức năng xử lý

Thuộc tính xử lý

- Là các đặc trưng của thực thể hay một liên kết

HỌC VIÊN

10:50

Chức năng xử lý: là các quá trình biến đổi thông tin

khóa biều

Luồng dữ liệu: mô tả sự dịch chuyển thông tin

Kho dữ liệu: nơi các thông tin cần lưu giữ lại trong một khoảng thời gian

Làm

bảng

lương

Cập nhật hồ sơ

Hiệu chỉnh lương

GIÁM ĐỐC VÀ PHÒNG TỔ CHỨC

Tính lương

và báo cáo lương

Bảng chấm công

Lời giải thích: thể hiện được cấu trúc của mục từ, bản chất (nội dung của mục từ), miền giá trị và phạm vi sử dụng

Mục từ Giải thích

Tiếp sinh

- Ý nghĩa: thông tin những việc cần làm

- Trình tự, thủ tục: ở đâu, làm gì, như thế nào?

-Các xử lý liên quan: cập nhật thông tin, điểm học tập, rèn luyện….

2 Từ điển dữ liệu.

c Cách duy trì từ điển dữ liệu

- Bằng tay: mỗi mục từ được chép trên một tờ giấy rời cho dễ sắp xếp và thay đổi

- Bằng máy tính: sử dụng phần mềm chuyên dụng, có thể tra cứu, dễ dàng thay đổi, sửa chữa

Nếu làm bằng máy tính, cần chọn 1 ngôn ngữ đặc tả thích hợp, thuận tiện cho người và cho máy tính trong việc miêu tả cấu trúc của các dữ liệu phức hợp

3 Mô hình thực thể liên kết

10:50

Là phương tiện để giao tiếp với người dùng nhằm xác định đúng đắn và đầy đủ yêu cầu thông tin của hệ thống

Mục đích xây dựng mô hình thực thể liên kết:

- Mô tả thế giới thực gần với suy nghĩ của người sử dụng Đây là mô hình tốt với lượng thông tin ít nhất,

mô tả thế giới dữ liệu đầy đủ nhất.

- Việc xây dựng mô hình nhằm thành lập một biểu đồ cấu trúc dữ liệu bao gồm dữ liệu cần xử lý và cấu trúc nội tại của nó

Thành phần:

- Thực thể.

- Thuộc tính.

- Liên kết.

- Thực thể: chỉ một đối tượng cụ thể, Mỗi

thực thể được gán cho 01 tên, tên thực thể là một cụm danh từ viết bằng chữ in

và được biểu diễn bên trong 1 hình chữ nhật HỌC VIÊN

10:50

Thuộc tính :

- Là các đặc trưng của thực thể hay một liên kết

HỌC VIÊN

+ Thuộc tính định danh: phân biệt các thực thể + Thuộc tính mô tả: mô tả một thực thể hay một

Học viên

Mã SV

Họ tên Ngày sinh Quê quán

Mô hình thực thể liên kết

#Mã môn

họcĐiểm

4 Mô hình quan hệ.

Mô hình quan hệ, bao gồm các thành phần: các quan hệ, các bộ, các thuộc tính tương ứng với các thành phần trong mô hình thực thể liên kết: các thực thể, các thể hiện của thực thể, các thuộc tính

Học viên

Mã SV

Họ tên Ngày sinh Quê quán

Lớp

Quan hệ

10:50

Thuộc tính

Mô hình quan hệ:

- Đơn giản: các dữ liệu được biểu diễn dưới dạng duy nhất, là quan hệ, tức là các bảng giá trị, khá tự nhiên và

dễ hiểu đối với người dùng không chuyên tin học

- Chặt chẽ: các khái niệm được hình thức hoá cao, cho phép áp dụng các công cụ toán học, các thuật toán

- Trừu tượng hoá cao: Mô hình chỉ dừng ở mức quan niệm, nghĩa là độc lập với mức vật lý, với sự cài đặt, với các thiết bị Nhờ đó làm tính độc lập giữa dữ liệu và chương trình cao

- Hệ thống đang quản lý cái gì?

- Những công việc do ai thực hiện? ở đâu? Khi nào ?

- Những công việc được thực hiện như thế nào?

- Khối lượng công việc?

- Những thuận lợi & khó khăn?