QUẢNLÝNGUỒNLỰC, CHI PHÍVÀ TỔ CHỨCDỰ ÁN ĐỔIMỚI

PHÂN PHỐI CÁC NGUỒN LỰC DỰ ÁN ĐỔI MỚI• Biểu đồ phụ tải nguồn lực và điều chỉnh đều nguồn lực; • Biểu đồ điều chỉnh đều nguồn lực; • Điều phối nguồn lực trên cơ sở thời gian dự trữ tối th

TÌNH HUỐNG DẪN NHẬP

VINAKIP quản lý nhân lực dự án đổi mới Kip 04

Sau khi hoàn thành khâu thiết kể sản phẩm X 04, Vinakip quyết định tiến hành chế thử

8000 sản phẩm X 04 mới để đưa ra thị trường tiêu thụ và đánh giá chất lượng cũng nhưthị hiếu của khách hàng Công việc này yêu cầu sử dụng dây chuyền đúc liên tục Dựkiến việc chế thử sẽ tiến hành trong 6 tháng với 10 công việc theo trình tự công nghệ

và thời gian thực hiện như trong bảng dưới đây:

Bảng 4.1: Trình tự công việc, thời gian và nguồn lực dành cho dự án đổi mới X 04

1 5

A

-1 5

B

-1 4

B C

1 7

A D

1 3

D E

1 5

A F

1 7

D K

1 3

E G

1 2

E H

1 6

G I

Số lượng máy chạy cần thiết (chiếc) Thời gian (tuần)

Công việc trước Công việc

TÌNH HUỐNG DẪN NHẬP (tiếp theo)

Cần phải bố trí làm sao số máy đúc sử dụng phục vụ dự án X 04 là nhỏ nhất để có thể

sử dụng máy vào các công việc khác ngoài dự án Trưởng phòng Kế hoạch đặt ra vấn

đề cần giải quyết sau:

• Trong khoảng thời gian nào thì dự án sử dụng toàn bộ 3 máy đúc của nhà máy vàosản xuất thử sản phẩm của dự án Kip 04;

• Trong khoảng thời gian từ tuần 6 đến tuần 8 phát sinh lô hàng cần xuất cho TháiNguyên, vậy có thể tách ra 1 máy đúc dùng phục vụ sản xuất thường xuyên lôhàng cho Thái Nguyên theo kế hoạch sản xuất năm được không?

• Bên cạnh đó, Trưởng phòng Thiết bị đã đưa ra lịch bảo dưỡng thiết bị để đảm bảochất lượng sản phẩm đúc trong đó yêu cầu từ tuần 16 và 18 phải dừng ít nhất mộtmáy đúc để làm bảo dưỡng định kỳ hàng năm Việc bảo dưỡng theo qui trình sẽtiến hành kéo dài trong vòng 1 tuần

Anh (chị) hãy xây dựng biểu đồ phân bố nguồn lực của dự án dựa trên cácthông tin đã cho

Thông qua chương học này sẽ cung cấp kiến thức để anh (chị) có thể trả lờivấn đề tình huống đặt ra



NỘI DUNG BÀI HỌC

HƯỚNG DẪN HỌC

• Nắm rõ các nội dung lý thuyết trong bài như xác định và phân bổ nguồn lực, ướctính chi phí và lập dự toán ngân sách…

• Nghe bài giảng và thảo luận với giảng viên về các vấn đề chưa nắm rõ

• Trả lời câu hỏi ôn tập và làm bài tập thực hành

1 PHÂN PHỐI CÁC NGUỒN LỰC DỰ ÁN ĐỔI MỚI

• Biểu đồ phụ tải nguồn lực và điều chỉnh đều

nguồn lực;

• Biểu đồ điều chỉnh đều nguồn lực;

• Điều phối nguồn lực trên cơ sở thời gian dự

trữ tối thiểu;

• Phân phối nguồn lực dự án khi bị hạn chế số

lượng nguồn lực;

• Phương hướng giải quyết tình trạng thiếu hụt

nguồn lực trong dự án đổi mới

1.1 BIỂU ĐỒ PHỤ TẢI NGUỒN LỰC VÀ ĐIỀU CHỈNH ĐỀU NGUỒN LỰC

• Khái niệm Biểu đồ phụ tải nguồn lực;

• Phương pháp xây dựng biểu đồ phụ tải nguồn lực

1.1.1 KHÁI NIỆM BIỂU ĐỒ PHỤ TẢI NGUỒN LỰC

Viện Quản trị Dự án (PMI) đưa ra khái niệm:

“Biểu đồ phụ tải nguồn lực phản ánh số lượng

từng loại nguồn lực cần thiết theo kế hoạch

tiến độ hiện tại trong một thời kỳ nhất định cho

từng công việc hoặc toàn bộ vòng đời dự án

(PM Bok, 2004 )

Biểu đồ phụ tải nguồn lực có những tác dụng chủ yếu sau đây:

• Trình bày bằng hình ảnh nhu cầu cao thấp khác nhau về một loạinguồn lực nào đó trong từng giai đoạn dự án đổi mới

• Là cơ sở để lập kế hoạch thiết kế phát triển, chế thử, cung ứngnguyên vật liệu, máy móc thiết bị… cho dự án đổi mới

• Là cơ sở để các nhà quản lý dự án điều phối, bố trí nguồn lực hạnchế theo yêu cầu tiến độ dự án

1.1.2 PHƯƠNG PHÁP XÂY DỰNG BIỂU ĐỒ PHỤ TẢI NGUỒN LỰC

Cũng như các dự án khác thì dự án đổi mới cũng

cần dùng phương pháp xây dựng biểu đồ phụ tải

nguồn lực Để xây dựng biểu đồ phụ tải nguồn

lực cần sử dụng kỹ thuật xây dựng mạng công

việc PERT/CPM và sơ đồ Gantt Các bước xây

dựng biểu đồ phụ tải nguồn lực bao gồm:

• Bước 1: Xây dựng sơ đồ PERT/CPM

• Bước 2: Lập biểu đồ PERT/CPM điều chỉnh

• Bước 3: Vẽ sơ đồ phụ tải nguồn lực

1.1.2 PHƯƠNG PHÁP XÂY DỰNG BIỂU ĐỒ PHỤ TẢI NGUỒN LỰC

Ví dụ: Xây dựng biểu đồ phụ tải cho tình huống – Vinakip quản lý nguồn lực Dự án Đổi

mới X 04 – Chương 4: Quản lý nguồn lực, chi phí và tổ chức dự án đổi mới

• Trên cơ sở thông tin về trình tự công việc, ta xây dựng sơ đồ mạng dự án PERT:

Hình 4.1: Sơ đồ PERT của Dự án X 04

• Đường găng của dự án là đường nối các công việc A-D-E-G-L, có độ dài là 24 tuần.Nếu có 3 máy đúc (và các điều kiện khác không đổi) thì thời gian hoàn thành dự án

sẽ đúng 24 tuần

1.1.2 PHƯƠNG PHÁP XÂY DỰNG BIỂU ĐỒ PHỤ TẢI NGUỒN LỰC

1.2 BIỂU ĐỒ ĐIỀU CHỈNH ĐỀU NGUỒN LỰC

Điều chỉnh đều nguồn lực là phương pháp tối thiểu hóa mức khác biệt về cầu nguồn lựcgiữa các thời kỳ bằng cách điều chuyển nguồn lực giữa các công việc trong phạm vithời gian dự trữ cho phép nhưng không làm thay đổi thời điểm kết thúc dự án(PM Bok, 2004)

Tác dụng của phương pháp điều chỉnh nguồn lực:

• Sau điều chỉnh, nhu cầu nguồn lực tương đối ổn định nên dự án

có thể giảm thiểu mức dự trữ vật tư hàng hóa liên quan và giảmchi phí nhân công

• Tạo điều kiện cho các nhà quản lý dự án chủ động đặt muanguyên vật liệu phục vụ nghiên cứu, phát triển và chế thử vàocác thời điểm cố định, định kỳ

• Có thể áp dụng chính sách quản lý dự trữ linh hoạt kịp thời (JIT)trong quản lý dự án

1.2.2 BIỂU ĐỒ ĐIỀU CHỈNH ĐỀU NGUỒN LỰC (tiếp theo)

Ví dụ: Dự án đổi mới X 05 có 3 công

việc, thời gian và số lao động cần để thực

hiện được trình bày trong bảng 4.2 Yêu

cầu xây dựng biểu đồ phụ tải và thực

hiện điều chỉnh đều nguồn lực để đáp

ứng yêu cầu chỉ có 6 lao động làm việc

thường xuyên trong suốt vòng đời dự án

Bảng 4.2: Thời gian và nguồn lực

của dự án đổi mới X 05

Sơ đồ 4.3(a): Sơ đồ PERT/CPM điều chỉnh Sơ đồ 4.3(b): Biểu đồ phụ tải nguồn lực

2 2

A

-2 3

B

-4 5

C

-Yêu cầu lao động (người)

Thời gian (ngày)

Công việc trước Công

việc

Từ hình 4.3 (a) và hình 4.3 (b) cho thấy: số công nhân cần nhiều nhất là tám ngườitrong 2 ngày đầu tiên, thấp nhất là bốn người trong 2 ngày cuối cùng thực hiện dự án.

Do vậy, để quản lý lao động hiệu quả các nhà quản lý dự án mong muốn ổn định qui

mô lao động và làm sao giảm thiểu mức chênh lệch nhu cầu lao động giữa các thời kỳ.Yêu cầu này có thể thực hiện được bằng phương pháp điều chỉnh đều nguồn lực.Nếu công việc B chậm lại 2 ngày, ta vẽ được sơ đồ điều chỉnh nguồn lực như hình 4.4dưới đây:

Hình 4.4: Sơ đồ điều chỉnh nguồn lực

1.2.2 BIỂU ĐỒ ĐIỀU CHỈNH ĐỀU NGUỒN LỰC (tiếp theo)

1.3 ĐIỀU PHỐI NGUỒN LỰC TRÊN CƠ SỞ THỜI GIAN DỰ TRỮ

TỐI THIỂU

Các bước thực hiện phương pháp điều chỉnh đều nguồn lực dựa trên thời gian dự trữtối thiểu:

• Bước 1: Vẽ sơ đồ PERT, xây dựng sơ đồ phụ tải nguồn lực

• Bước 2: Tính thời gian dự trữ của các công việc

• Bước 3: Phân phối nguồn lực dự án theo sơ đồ triển khai sớm

• Bước 4: Điều chỉnh đều nguồn lực theo nguyên tắc phân phối cho công việc có thờigian dự trữ thấp nhất trước, tiếp đến công việc có thời gian dự trữ thấp thứ 2…

Ví dụ: Thực hiện việc điều chỉnh đều nguồn lực cho dự án Đổi mới công nghệ CNC X 06

có chu trình, thời gian thực hiện và thời gian dự trữ của các công việc như trong bảng4.3 sau:

Bảng 4.3: Tính thời gian dự trữ của các công việc của dự án

0 0

5 5

0 A

14 14

20 6

0 B

14 20

24 10

6 C

0 5

12 12

5 D

0 12

15 15

12 E

14 19

24 10

5 F

5 17

24 19

12 K

7 22

24 17

15 H

0 15

18 18

15 G

0 18

24 24

18 I

Thời gian

dự trữ

Thời gian bắt đầu muộn (LS)

Thời gian hoàn thành muộn (LF)

Thời gian hoàn thành sớm (EF)

Thời gian bắt đầu sớm (ES)

Công

việc

1.3 ĐIỀU PHỐI NGUỒN LỰC TRÊN CƠ SỞ THỜI GIAN DỰ TRỮ

TỐI THIỂU (tiếp theo)

Áp dụng phương pháp điều chỉnh đều nguồn lực cho dự án Đổi mới công nghệ CNC

X 06, ta có sơ đồ điều chỉnh đều nguồn lực như hình 4.5 dưới đây:

Hình 4.5: Sơ đồ điều chỉnh đều nguồn lực của dự án

Đổi mới công nghệ CNC X06

1.3 ĐIỀU PHỐI NGUỒN LỰC TRÊN CƠ SỞ THỜI GIAN DỰ TRỮ

TỐI THIỂU (tiếp theo)

Việc điều chỉnh nguồn lực có thể tóm tắt trong bảng sau đây:

Bảng 4.4: Bảng liệt kê công việc và thời gian thực hiện từng công

việc trước và sau khi điều chỉnh đều nguồn lực

2

I, K 1

I 2

Ngày 23 và 24

2

I, K 1

I 3

Từ 20 đến hết 22

2

I, K 2

I, K 1

Ngày 19

2

G, K 2

G, K 1

Ngày 18

2

G, K 3

G, K, H 2

Ngày 16 và 17

2

E, F 2

E, K 3

Từ ngày 13 đến hết 15

2

D, F 1

D 2

Ngày 11 và 12

2

D, C 3

D, C, F 4

Từ ngày 7 đến hết 10

2

D, B 3

D, C, F 1

Ngày 6

2

A, B 2

A, B 5

Từ ngày 2 đến hết 5

Số lao động Công việc

Số lao động Công việc

Sơ đồ điều chỉnh

Sơ đồ phụ tải

Số ngày

Khoảng thời gian

1.3 ĐIỀU PHỐI NGUỒN LỰC TRÊN CƠ SỞ THỜI GIAN DỰ TRỮ

TỐI THIỂU (tiếp theo)

1.4 PHÂN PHỐI NGUỒN LỰC DỰ ÁN KHI BỊ HẠN CHẾ SỐ LƯỢNG

NGUỒN LỰC

• Điều kiện áp dụng: Trong mục này chúng ta giải quyết trường hợp phải điều phối

nguồn lực dự án đổi mới khi số lượng nguồn lực bị hạn chế trong khi thời gian thựchiện công việc có thể kéo dài thêm ở mức chấp nhận được

• Quy trình thực hiện:

 Bước 1: Xây dựng sơ đồ PERT;

 Bước 2: Xác định thời gian bắt đầu muộn và hoàn thành muộn, thời gian dự trữcủa các công việc Liệt kê nhu cầu nguồn lực của từng công việc;

 Bước 3: Xây dựng biểu đồ phụ tải nguồn lực;

 Bước 4: Lựa chọn công việc để ưu tiên bố trí nguồn lực

1.5 PHƯƠNG HƯỚNG GIẢI QUYẾT TÌNH TRẠNG THIẾU HỤT NGUỒN LỰC TRONG DỰ ÁN ĐỔI MỚI

Trong thực tiễn quản lý, có một số phương

pháp thường được áp dụng để thực hiện các

công việc dự án khi nguồn lực bị thiếu hụt

như sau:

• Thực hiện các công việc với mức sử

dụng nguồn lực thấp hơn dự kiến;

• Chia nhỏ các công việc;

• Sửa đổi sơ đồ mạng;

• Sửa đổi sơ đồ mạng

2 ƯỚC TÍNH CHI PHÍ VÀ LẬP DỰ TOÁN NGÂN SÁCH

• Khái niệm và ý nghĩa của dự toán ngân sách dự án đổi mới;

• Phương pháp dự toán ngân sách;

• Ước tính chi phí dự án;

• Lập dự toán chi phí các hoạt động dự án đổi mới;

• Quan hệ giữa ước tính chi phí và dự toán chi phí công việc;

• Xác định tổng dự toán;

• Quan hệ đánh đổi giữa thời gian và chi phí

2.1 KHÁI NIỆM VÀ Ý NGHĨA CỦA DỰ TOÁN NGÂN SÁCH DỰ ÁN

ĐỔI MỚI

• Khái niệm: Dự toán ngân sách dự án là kế

hoạch phân phối nguồn quỹ cho các hoạt động

dự án nhằm đảm bảo thực hiện tốt các mục

tiêu chi phí, chất lương và tiến độ của dự án

(PM Bok, 2004)

• Phân loại dự toán ngân sách dự án:

 Căn cứ vào tính chất hoạt động, ngân sách

của một đơn vị: chia thành ngân sách dự án

và ngân sách cho các hoạt động không theo

dự án

 Căn cứ vào thời gian, ngân sách: chia thành

ngân sách dài hạn và ngân sách ngắn hạn

Tác dụng của dự toán ngân sách:

• Đánh giá chi phí dự tính của một dự án trước

khi hiệu lực hóa việc thực hiện dự án

• Xác định được chi phí cho từng hoạt động công

việc và tổng chi phí dự toán của dự án

• Là cơ sở để chỉ đạo và quản lý tiến độ chi tiêu

cho các hoạt động/công việc dự án

• Thiết lập một đường cơ sở (baseline) cho việc

chỉ đạo và báo cáo tiến trình dự án

2.1 KHÁI NIỆM VÀ Ý NGHĨA CỦA DỰ TOÁN NGÂN SÁCH DỰ ÁN

ĐỔI MỚI (tiếp theo)

2.2 PHƯƠNG PHÁP DỰ TOÁN NGÂN SÁCH

• Phương pháp dự toán ngân sách từ cao

2.2.1 PHƯƠNG PHÁP DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TỪ CAO XUỐNG THẤP

Quá trình lập dự toán ngân sách từ trên xuống có thể được tóm tắt như trong bảng sau:

Lập ngân sách hoạt động cho toàn bộ dự án và từng công việc cụ thể

Các nhà quản lý dự án 3

Lập ngân sách trung hạn và ngắn hạn cho bộ phận chức năng phụ trách.

Các nhà quản lý chức năng 2

Chuẩn bị ngân sách dài hạn dựa trên mục tiêu của

tổ chức, các chính sách và những điều kiện ràng buộc về nguồn lực.

Các nhà quản lý cấp cao 1

Nội dung chuẩn bị ngân sách

ở từng cấp

Cấp bậc quản lý Thứ tự

thực hiện

2.2.2 PHƯƠNG PHÁP LẬP NGÂN SÁCH TỪ DƯỚI LÊN

Quá trình lập ngân sách từ dưới lên được trình bày trong bảng dưới đây:

Xây dựng ngân sách cho từng bộ phận, từng công việc dự

án gồm cả chi phí nhân công, nguyên nhiên vật liệu

Các nhà quản lý

dự án 2b

Tổng hợp, điều chỉnh và phê duyệt ngân sách dài hạn

Các nhà quản lý cấp cao

3

Xây dựng ngân sách trung hạn và ngắn hạn cho từng bộ phận chức năng phụ trách

Các nhà quản lý chức năng

2a

Xây dựng khung ngân sách, xác định mục tiêu và lựa chọn

dự án

Các nhà quản lý cấp cao

1

Nội dung chuẩn bị ngân sách

ở từng cấp

Cấp bậc quản lý Các bước

thực hiện

2.2.3 PHƯƠNG PHÁP KẾT HỢP

• Để dự toán ngân sách theo phương pháp kết hợp, đầu tiên cần xây dựng khung kếhoạch ngân sách cho dự án (tổng kinh phí đầu tư) Trên cơ sở này các nhà quản lýcấp trên yêu cầu cấp dưới đệ trình yêu cầu ngân sách của đơn vị mình Người đứngđầu từng bộ phận quản lý lại chuyển yêu cầu dự toán ngân sách xuống các cấp thấphơn (tổ, nhóm…) Việc xây dựng ngân sách được thực hiện ở các cấp Sau đó, quátrình tổng hợp ngân sách được bắt đầu từ đơn vị thấp nhất đến cấp cao hơn Ngânsách chi tiết của dự án được tổng hợp theo cơ cấu tổ chức dự án, sau đó tổng hợpthành ngân sách tổng thể của doanh nghiệp, đơn vị

• Đồng thời, với việc chuyển yêu cầu lập dự toán ngân sách, cấp trên chuyển xuốngcấp dưới những thông tin liên quan như: khối, tiền lương, nhu cầu về vốn, nhữngcông việc được ưu tiên cao, công việc không được ưu tiên… làm cơ sở cho các cấplập dự toán ngân sách chính xác

• Cuối cùng, các nhà lãnh đạo cấp cao xem xét và hiệu chỉnh nếu thấy cần thiết

2.2.4 DỰ TOÁN NGÂN SÁCH THEO KHOẢN MỤC CHI PHÍ

• Lập ngân sách theo khoản mục thường được

áp dụng cho các bộ phận chức năng và bộ

phận gián tiếp trong ban quản lý dự án

• Theo phương pháp này việc dự toán được

tiến hành trên cơ sở thực hiện dự án trước

đó và cho từng khoản mục chi tiêu, sau đó

tổng hợp lại theo từng đơn vị hoặc các bộ

phận khác nhau của tổ chức

2.3 ƯỚC TÍNH CHI PHÍ DỰ ÁN

• Khái quát các loại chi phí;

• Các phương pháp ước tính chi phí

2.3.1 KHÁI QUÁT CÁC LOẠI CHI PHÍ

• Chi phí trực tiếp: Chi phí trực tiếp là những

khoản mục chi phí có thể xác định cụ thể, trực

tiếp cho từng công việc hoặc dự án

• Chi phí gián tiếp: Chi phí gián tiếp là những

khoản chi phí không được tính trực tiếp cho

từng công việc hoặc dự án nhưng lại rất cần

thiết nhằm duy trì sự hoạt động của dự án

• Chi phí liên quan đến thời gian

2.3.2 CÁC PHƯƠNG PHÁP ƯỚC TÍNH CHI PHÍ

• Ước tính tương tự (Ước tính trên – xuống): Sử dụng các chi phí thực từ dự án tương

tự trước đó làm cơ sở cho việc ước tính chi phí của dự án hiện tại

• Phương pháp mô hình hóa: Sử dụng các tham số trong mô hình toán để dự đoán chiphí dự án

• Ước tính từ dưới lên: Phương pháp này được sử dụng để ước tính chi phí của nhữngphần công việc riêng lẻ, từ đó tính được cho toàn bộ dự án

• Các công cụ máy tính: Các phần mềm quản lý dự án và các bảng biểu kế toán có thể

hỗ trợ nhiều cho việc ước tính chi phí công việc dự án

2.4 LẬP DỰ TOÁN CHI PHÍ CÁC HOẠT ĐỘNG DỰ ÁN ĐỔI MỚI

Dự toán chi phí được thực hiện khi các

bước công việc hoặc những tài liệu sau đã

hoàn thành:

• Thiết kế dự án;

• Phạm vi công việc;

• Danh mục nguyên vật liệu (BOM),

bảng liệt kê các chi tiết, bộ phận,

nguyên vật liệu sử dụng;

• Kế hoạch chi tiết;

• Định mức chi phí tiền công, giờ máy

Để dự toán chi phí công việc dự án chính xác cần

dự toán theo từng khoản mục chi phí sau như:

Chi phí trực tiếp – gián tiếp; chi phí lao động,

thiết bị, nguyên vật liệu; chi phí vận chuyển…

2.4 LẬP DỰ TOÁN CHI PHÍ CÁC HOẠT ĐỘNG DỰ ÁN ĐỔI MỚI

2.5 QUAN HỆ GIỮA ƯỚC TÍNH CHI PHÍ VÀ DỰ TOÁN CHI PHÍ

CÔNG VIỆC

• Để lập kế hoạch dự án hiệu quả rất cần thiết phải ước tính (lập khái toán) chi phíchính xác Nhiệm vụ của các nhà quản lý dự án là phải ước tính được khá chính xáccác thông số của dự án Chất lượng của ước tính phụ thuộc vào thời gian thực hiện,thông tin có được, các phương pháp sử dụng để ước tính, trình độ và kinh nghiệmcủa những người thực hiện

• Đồng thời, chất lượng và độ chính xác của ước tính sẽ ngày càng tăng theo tiến trìnhthực hiện các giai đoạn của chu kỳ dự án, khi thông tin sử dụng để ước tính ngàycàng chính xác và chi tiết hơn