Giáo trình Excel căn bản

Giáo trình bao gồm các nội dung: giao diện Excel 2010 và thao tác cơ bản; nhập và định dạng bảng tính; công thức và hàm trong Excel; biểu đồ và in ấn; cơ sở dữ liệu Excel. Mời các bạn cùng tham khảo ebook để nắm chi tiết nội dung kiến thức.

=1=

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1 GIAO DIỆN EXCEL 2010 VÀ THAO TÁC CƠ BẢN 4

1.1 Giới thiệu Ms Excel 2010 4

1.1.1 Những thuật và ý nghĩa của nó 4

1.1.2 Giao diện 4

1.1.3 Sử dụng phím tắt trong Excel 2010 5

1.1.4 Truy cập nhanh thanh Ribbon bằng bàn phím 5

1.1.5 Sử dụng Shortcut Menu (thực đơn ngữ cảnh) 5

1.1.6 Tùy biến thanh truy cập nhanh 6

1.1.7 Sheet Tab 6

1.2 Thao tác với bảng tính 7

1.2.1 Thao tác với Workbook 7

1.2.2 Lưu Workbook (Save) 8

1.2.3 Đóng Workbook (Close) 8

1.2.4 Sắp xếp các Workbook 9

1.2.5 Thao tác với Worksheet 9

1.2.6 Thao tác với dẫy ô 13

1.2.7 Kỹ thuật chọn dãy ô bằng chuột 14

2.2.8 Kỹ thuật chọn dãy ô bằng bàn phím 15

1.2.9 Chọn dãy ô bằng lệnh GoTo 15

1.2.10 Sao chép di chuyển dãy ô 16

1.2.11 Thêm chú thích vào ô 16

1.2.12 Chèn thêm một ô, một hàng, một cột vào bảng tính 16

1.2.13 Thay đổi kích thước của dòng, cột 17

1.2.14 Ẩn / hiện dòng, cột 18

1.2.15 Ghép, trộn các ô (Merge & Center) và kẻ khung tô mầu 19

1.2.16 Di chuyển giữa các ô trong bảng tính 20

CHƯƠNG 2 NHẬP VÀ ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH 21

2.1 Nhập dữ liệu vào bảng tính 21

2.1.1 Những điều cần biết khi nhập dữ liệu 21

2.1.2 Nhập dữ liệu vào một dãy 21

=2=

2.2 Định dạng dữ liệu 23

2.2.1 Thiết lập Control panel để định dạng dữ liệu 23

2.2.2 Định dạng dữ liệu cho số 25

2.2.3 Định dạng dữ liệu ngày tháng năm và thời gian 26

2.2.4 Định dạng dữ liệu Text 27

2.2.5 Tạo chỉ số trên, chỉ số dưới 28

2.3 Canh chỉnh trên ô 28

2.3.1 Ngắt dòng trong ô 28

2.3.2 Ép dữ liệu text cho vừa với chiều rộng ô 28

2.3.3 Canh lề cho dữ liệu 28

2.3.4 Nhập những ký tự đặc biệt 29

CHƯƠNG 3 CÔNG THỨC VÀ HÀM TRONG EXCEL 31

3.1 Công thức trong Excel 31

3.1.1 Những điều cần biết về công thức 31

3.1.2 Các loại công thức 31

3.1.3 Nhập và sửa công thức 34

3.1.4 Tham chiếu địa chỉ ô trong công thức 34

3 1.5 Làm việc với dãy tên trong công thức 35

3.1.6 Xử lý lỗi công thức 39

3.2 Hàm trong Excel 39

3.2.1 Khái niệm về hàm 40

3.2.2 Cấu trúc một hàm 40

3.2.3 Các nhóm hàm trong Excel 40

3.2.4 Nhập hàm vào trong công thức 41

3.3 Một số nhóm hàm thông dụng trong Excel 42

3.3.1 Nhóm hàm toán học (Match Functions) 42

3.3.2 Nhóm hàm xử lý văn bản (Text Functions) 47

3.3.4 Nhóm hàm thống kê (Statistical Functions) 55

3.4.5 Nhóm hàm ngày tháng và thời gian (Date & Time Functions) 58

3.3.6 Nhóm hàm dò tìm (Lookup Functions) 63

CHƯƠNG 4 BIỂU ĐỒ VÀ IN ẤN 74

4.1 Các thuật ngữ trên biểu đồ 74

=3=

4.1.1 Khái niệm 74

4.1.2.Ý nghĩa các loại biểu đồ trong Excel 74

4.1.3 Khối dữ liệu để vẽ biểu đồ 76

4.1.4 Các thành phần thông dụng trên biểu đồ 76

4.1.5 Cách tạo biểu đồ trong Excel 77

4.1.6 Hiệu chỉnh và định dạng đồ thị 82

4.2 Định dạng trang bảng tính và in ấn 89

4.2.1 Định dạng trang bảng tính 89

4.2.2 In ấn trong Excel 91

CHƯƠNG 5 CƠ SỞ DỮ LIỆU EXCEL 94

5.1 Tìm hiểu về cơ sở dữ liệu Excel 94

5.1.1 Khái niệm về cơ sở dữ liệu Excel 94

5.1.2 Tạo lập một cơ sở dữ liệu trên Excel 94

5.1.3 Nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu 95

5.2 Thực hiện các chức năng cơ bản trên CSDL Excel 97

5.2.1 Sắp xếp các dòng CSDL 97

5.2.2 Lọc dữ liệu 100

5.2.3 Tổng hợp dữ liệu Subtotals 108

5.2.4 Tổng kết với bảng trọng tâm Pivot Table 111

5.3 Thực hiện các chức năng nâng cao trên CSDL Excel 113

5.3.1 Định dạng bảng - Format as Table 113

5.3.2 Kiểm tra dữ liệu – Data Validation (DV) 115

5.3.3 Tổng hợp dữ liệu từ nhiều bảng - Consolidate 122

5.3.4 Định dạng có điều kiện - Conditional Formatting 124

5.4 Một số hàm trong cơ sở dữ liệu 137

5.4.1 Cấu trúc chung của hàm cơ sở dữ liệu 137

5.4.2 Các hàm cơ sở dữ liệu thông dụng 138

TÀI LIỆU THAM KHẢO 141

=4=

CHƯƠNG 1 GIAO DIỆN EXCEL 2010

VÀ THAO TÁC CƠ BẢN 1.1 Giới thiệu Ms Excel 2010

1.1.1 Những thuật và ý nghĩa của nó

• Workbook: Đây là một tập tin để làm các công việc như: tính toán, vẽ đồ thị,

và lưu trữ dữ liệu Một workbook có thể chứa nhiều Worksheet, khi ghi tệp tin

vào bộ nhớ ngoài tệp tin có định dạng xlsx

• Worksheet: Còn được gọi là Sheet, là nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu Một

worksheet được lưu trong workbook Trong Excel 2010, một worksheet chứa được

16,384 cột và 1,048,576 dòng, giao giữa dòng và cột gọi là ô

• Chart sheet: Thực chất là một Sheet trong workbook, nhưng nó chỉ chứa một đồ

thị Vì vậy, nếu chỉ muốn xem từng đồ thị riêng lẻ thì Chart Sheet là lựa chọn tối

ưu

• Sheet Tab: Tên của các Sheet sẽ thể hiện trên các thẻ đặt ở góc bên trái phía dưới

của cửa sổ workbook Excel cho phép di chuyển từ Sheet này sang Sheet khác bằng thao tác đơn giản là nhấp chuột vào tên Sheet cần đến trong Sheet Tab

1.1.2 Giao diện

Hệ thống Ribbon

Thay cho các thanh Menu và Toolbar truyền thống là các nhóm nút lệnh được trình bày theo chiều ngay phía trên màn hình, giúp người dùng sử dụng thuận tiện hơn, đó chính là Ribbon

Hệ thống Ribbon của Excel 2010

Bộ công cụ Ribbon có các Tab: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Developer, và Add-Ins làm cho giao diện trở lên trực quan, dễ nhìn, rõ ràng và dễ sử dụng hơn Các nút lệnh được tập hợp lại theo nhóm chức năng, hầu như không thiếu một lệnh nào (bởi vậy nên Excel 2010 không cần có menu nữa)

Ẩn / hiện hệ thống Ribbon

=5=

Để tiết kiệm không gian làm việc, Excel cho phép ẩn các Ribbon, chỉ chừa lại các tên nhóm Khi đó, các nhóm lệnh chỉ hiện ra khi nhấp chuột vào tên nhóm

Hệ thống Ribbon đã được ẩn đi

Để ẩn / hiện Ribbon, có thể thực hiện một trong ba thao tác sau:

 Double-click vào bất kỳ tên Tab nào trên Ribbon

 Nhấn tổ hợp phím Ctrl+F1

 Click vào Quick Access Toolbar rồi chọn Minimize the Ribbon

1.1.3 Sử dụng phím tắt trong Excel 2010

Nếu là người đã sử dụng Excel các phiên bản trước đó, chắc hẳn người sử dụng sẽ

thuộc khá nhiều tổ hợp phím tắt của Excel như nhấn Alt+T+O để mở hộp thoại Options, Alt+D+S sẽ mở hộp thoại Sort, v.v Phiên bản Excel 2010 vẫn sử dụng những tổ hợp

phím tắt đã có ở những phiên bản trước

1.1.4 Truy cập nhanh thanh Ribbon bằng bàn phím

Trong Excel 2010, cho truy cập Ribbon bằng bàn phím bằng cách nhấn phím Alt khi đó trên thanh Ribbon xuất hiện những ký tự như ở hình dưới đây:

Nhấn Alt để truy cập nhanh Ribbon bằng bàn phím

Những chữ cái vừa xuất hiện đó đại diện cho tên của các Tab trên Ribbon Cần truy cập Tab nào, chỉ cần gõ chữ cái tương ứng hoặc có thể dùng các phím mũi tên để di chuyển qua lại giữa các Tab

Giả sử, nhấn phím H để gọi Tab Home, Ribbon sẽ ngay lập tức cho biết thêm các phím tắt của từng nhóm nút lệnh trong Tab Home

Nếu muốn trở lại vùng làm việc trên bảng tính nhấn Esc hoặc nhấn Alt một lần

1.1.5 Sử dụng Shortcut Menu (thực đơn ngữ cảnh)

=6=

Khi Right-click vào một ô, hoặc một

nhóm các ô, hoặc một đối tượng nào đó trên

bảng tính, Excel 2010 sẽ xuất hiện một

Shortcut menu ngay tại vị trí con chuột , chứa

các lệnh thông dụng mà Excel nghĩ rằng bạn

có thể áp dụng cho đối tượng mà bạn chọn

Tuy nhiên, ở Excel 2010, ngoài những

lệnh thông thường như đã có ở Excel 2003,

Shortcut menu này còn có thêm nhóm nút lệnh

dùng để định dạng font chữ, định dạng kiểu

dữ liệu và định dạng ô bảng tính, giúp bạn tiết

kiệm được khá nhiều thời gian khi làm việc

với Excel

1.1.6 Tùy biến thanh truy cập nhanh

Excel 2010 cũng cho phép bạn đưa những nút lệnh thường hay sử dụng nhất lên một chỗ gọi là Quick Access Toolbar, nằm ở phía trên bên trái của cửa sổ chương trình

Mặc định ban đầu, ở đây chỉ có 3 nút lệnh là Save, Undo và Redo Để thêm các lệnh khác Bạn nhấn vào nút mũi tên xổ xuống ở bên phải thanh Quick Access Toolbar Trong cửa sổ mở ra có sẵn một số lệnh (New, Open ), muốn thêm nút lệnh nào vào thì nhấn chọn lệnh đó

1.1.7 Sheet Tab

Sheet Tab là nhóm phím dùng để di chuyển qua lại giữa các Sheet nằm ở góc dưới bên trái, ở ngoài cùng bên phải của Sheet Tab có thêm nút Insert Worksheet, dùng để chèn một Sheet mới vào trong bảng tính

=7=

1.2 Thao tác với bảng tính

1.2.1 Thao tác với Workbook

Tạo Workbook mới

Có nhiều cách để tạo một workbook mới áp dụng cho bất kỳ phiên bản Excel nào,

là nhấn tổ hợp phím Ctrl+N để tạo ra workbook trắng

Nếu như bạn muốn tạo một workbook mới dựa theo những khuôn mẫu có sẵn

(template), thì: Nhấn Tab File \New, hộp thoại mở ra chọn Installed Templates rồi lựa

một trong những templates có sẵn đã được cài vào máy khi bạn cài đặt Excel 2010

Bạn cũng có thể tạo mới một workbook dựa theo cấu trúc của một workbook đã có

sẵn trên máy, bằng cách nhấn vào mục New from existing

Mở Workbook đã có sẵn (Open)

Có nhiều cách để mở một workbook có sẵn Song cách dễ nhất và có thể áp dụng

cho bất kỳ phiên bản Excel nào, là nhấn tổ hợp phím Ctrl+O Sau đó bạn chọn workbook

cần mở trong hộp thoại Open rồi nhấn nút Open

Hoặc, bạn nhấn Tab File \ Open, một hộp thoại sẽ mở ra giống như khi bạn nhấn

Ctrl+O Sau đó bạn chọn workbook cần mở trong hộp thoại Open rồi nhấn nút Open

Excel 2010 sẽ lưu lại tên của những workbook được mở ra gần nhất trong khung Recent Documents của Tab File Tuy nhiên, Excel 2010 có thể lưu lại đến 50 workbook

được mở ra gần nhất, trong khi Excel 2003 thì chỉ có 9

=8=

1.2.2 Lưu Workbook (Save)

Có nhiều cách để lưu một workbook, nhưng nhanh nhất và thích hợp với bất kỳ

phiên bản Excel nào, vẫn là tổ hợp phím Ctrl+S hoặc Shift+F12 Với riêng Excel 2010, thì bạn nhấn Tab File \Save

Trong trường hợp muốn lưu workbook với một tên khác, với mọi phiên bản của

Excel, bạn chỉ cần nhấn F12

Excel 2010 cung cấp một cơ chế sao lưu tự động trong một khoảng thời gian nhất định (mặc định là 10 phút/lần) để bảo toàn dữ liệu, phòng khi người sử dụng không ghi hoặc mất điện đột xuất, bạn có thể chỉnh lại thời gian mặc định mày

Nhấn Tab File \ Excel Options \ Save, bạn chỉ cần đánh dấu vào tuỳ chọn Save

AutoRecover Information Every rồi chỉnh lại thời gian sao lưu tự động theo ý muốn

Tùy chỉnh thời gian Auto Save trong Option của Excel 2010

Bảo mật khi Save

Để bảo mật cho workbook, bạn có thể gán mật mã bảo vệ, và chỉ có ai biết mật mã mới mở được Để gán mật mã cho workbook, bạn làm như sau:

1 Nhấn Tab File \ Save As, hộp thoại Save As hiện ra

2 Nhấn nút Tools \ General Options , hộp thoại General Options hiện ra

3 Nhập mật mã mở (Password to open) và mật mã hiệu chỉnh (Password to modify)

cho workbook Hai mật mã này nên khác nhau để tăng bảo mật Sau đó nhấn nút

=9=

Hoặc, nhấn Tab File \ Close với Excel 2010

1.2.4 Sắp xếp các Workbook

Excel 2010 cung cấp khả năng sắp xếp các workbook được mở cùng lúc Nhờ vậy,

việc tham khảo qua lại giữa các các workbook thuận tiện hơn Cách làm chọn View \ Windows \ Arrange All , tiếp theo chọn cho mình một kiểu bố trí thích hợp nhất

1.2.5 Thao tác với Worksheet

Chèn một Worksheet mới

 Dùng tổ hợp phím Shift+F11 để chèn một Sheet mới vào trước Sheet hiện hành

 Chọn Tab Home \Cells \Insert \Insert sheet

 Right - click lên Sheet Tab và chọn Insert, chọn Worksheet và nhấn nút OK trong

or Copy sẽ mở ra, chỉ cần bấm chọn tên của Sheet mà bạn cần Copy, trước khi nhấn OK,

bạn hãy đánh dấu vào tùy chọn Create a copy

Xóa Worksheet

Muốn xóa một Sheet, bạn chọn Sheet muốn xóa rồi chọn Home \ Cells \ Delete \

Delete sheet Hoặc nhanh hơn, right-click vào tên Sheet muốn xóa sau đó chọn Delete

Đổi tên Worksheet

=10=

Các Worksheet có tên ngầm định: Sheet1, Sheet2, Sheet3, Đôi khi người ta cũng cần đổi nó thành các tên có ý nghĩa Ví dụ Sheet1 đổi thành Luong tháng 1, Sheet2 đổi thành Lương tháng 2, Thực hiện đổi tên ta làm như sau:

Right- click vào tên Sheet cần đổi tên ở Sheet Tab rồi chọn Rename, sau đó bạn

nhập vào tên mới và nhấn Enter

Nếu dùng Ribbon: Home \ Cells \ Format \ Rename Sheet

Tô mầu Worksheet

Việc tô màu cho Sheet Tab là để dễ quản lý Sheet Tab hơn Cách làm right-click vào tên Sheet mà bạn muốn tô màu rồi chọn Tab Color và chọn màu thích hợp

=11=

Để ngăn cản không cho người khác thấy được những Sheet bị ẩn, hoặc thêm hay xóa, đổi tên, sao chép, di chuyển các sheet, bạn hãy sử dụng chức năng Protect Workbook, với tùy chọn Structure (khóa cấu trúc của bảng tính):

Chọn Review \Changes \Protect Workbook \Protect Structure and Windows

Đánh dấu chọn Structure trong hộp thoại hiện ra, nhập mật khẩu nếu cần thiết rồi nhấn OK để hoàn tất công việc và đóng hộp thoại

Chuyển qua lại giữa các Worksheet bằng bàn phím

Để di chuyển qua lại giữa các Sheet, bạn có thể dùng những tổ hợp phím sau đây

để di chuyển với máy tính để bàn:

Sử dụng thanh Zoom

=12=

Excel 2010 bố trí thanh công cụ Zoom dùng để phóng to thu nhỏ khung làm việc của bảng tính ngay ở góc dưới bên phải màn hình , và có thể giúp thu nhỏ và phóng to khung làm việc từ 10% đến tới 400%, phóng to thì nhấn và nút dấu cộng còn thu nhỏ thì nhấn vào nút dấu trừ

Công cụ Zoom trong Excel 2010 Hoặc sử dụng những nút lệnh trong nhóm Zoom, nằm trong Tab View trên Ribbon

Hoặc bạn chỉ cần nhấn phím Ctrl và quay bánh xe lăn của con chuột, đẩy bánh xe về phía

trước để phóng to màn hình, kéo bánh xe về phía sau để thu nhỏ màn hình

Xem và so sánh worksheet trong nhiều cửa sổ

Tính năng này đặc biệt hữu ích khi bạn muốn xem một Sheet hay các Sheet trong

cùng một workbook dưới nhiều góc độ khác nhau

Để thực hiện điều này, bạn chọn Tab View \ Windows \ New Windows

Chọn lệnh New Windows trên Ribbon

Tiếp theo, bạn nhấn nút lệnh View Side by Side Mặc định thì Excel sẽ kích hoạt luôn chức năng Synchronous Scrolling, nghĩa là nếu bạn cuộn cửa sổ bên này, thì cửa sổ bên kia cũng tự động cuộn theo Nếu không thích như thế, bạn chỉ cần nhấn vào nút Synchronous Scrolling để tắt nó đi

Cố định vùng tiêu đề

Cố định một vùng nào đó trên cửa sổ làm việc, ví dụ như dòng tiêu đề của một danh sách

=13=

Việc cố định rất hữu ích vì nó giúp ta luôn thấy được dòng (hoặc cột) tiêu đề mặc

dù đã cuốn màn hình xuống phía dưới (hoặc sang phải) để nhập liệu

Để cố định một vùng nào đó, bạn chọn View \Windows \Freeze Panes, sau đó chọn

kiểu cố định phù hợp

Dùng Freeze Panes để cố định vùng tiêu đề

Để bỏ việc cố định một vùng nào đó, bạn chọn View \Windows \Freeze Panes \

Unfreeze Panes

1.2.6 Thao tác với dẫy ô

Làm việc với các dãy ô là làm các việc như sao chép, di chuyển, định dạng, đặt tên, hay tô màu,

Khái niệm về địa chỉ một ô, dãy ô

Địa chỉ một ô trong Excel được xác định bởi tiêu đề cột và số thứ tự của dòng Ví

dụ, A3 là địa chỉ của ô đang nằm ở dòng thứ 3 của cột A

Một dãy ô trong bảng tính được xác định bằng địa chỉ của ô ở góc trên bên trái của dãy và địa chỉ của ô góc dưới bên phải của vùng, phân cách bởi dấu hai chấm (:) Ví dụ

B5:H10 là địa chỉ của một dãy ô bắt đầu từ ô nằm ở dòng thứ 5 của cột B cho đến ô nằm

2 Thả nút chuột ra, bạn đã chọn xong một dãy Lúc này, Name Box sẽ hiển thị địa chỉ của ô gốc

Chọn một dãy ô liên tục với chế độ Extend

Bạn có thể sử dụng chế độ Extend của Excel chọn một dãy ô liên tiếp hình chữ nhật, theo những bước sau đây:

1 Chọn ô trên cùng bên trái của dãy ô muốn chọn

2 Nhấn phím F8 để kích hoạt chế độ Extend (bạn sẽ thấy chữ Extend Selection

hiện lên ở Status Bar)

3 Nhấp ô dưới cùng bên phải của dãy ô Excel sẽ chọn toàn bộ dãy ô đó

4 Nhấn F8 lần nữa để tắt chế độ Extend

Chọn một dãy không liên tục bằng chuột

1 Nhấp chọn ô hoặc dãy ô đầu tiên mà bạn muốn đưa vào một dãy ô không liên tiếp nhau

2 Nhấn và giữ phím Ctrl

Để chọn dãy ô liên tục bằng bàn phím, bạn làm theo các bước sau đây:

1 Dùng phím mũi tên để di chuyển đến ô neo, ô gốc

2 Nhấn và giữ phím Shift

3 Dùng phím mũi tên (hoặc phím Page Up, Page Down nếu dãy muốn chọn là

một vùng lớn) để di chuyển đến ô cuối cùng của dãy muốn chọn

4 Thả phím Shift

Chọn một cột, một hàng, hay chọn cả bảng tính

Nhấn Ctrl+Spacebar nếu bạn muốn chọn nguyên cả một cột có chứa ô hiện hành, hoặc nhấn Shift+Spacebar nếu muốn chọn nguyên cả một hàng có chứa ô hiện hành Để chọn cả bảng tính, bạn chỉ cần nhấn Ctrl+A

Chọn một dãy không liên tục

Để chọn một dãy ô không liên tục bằng bàn phím, bạn theo những bước sau đây:

1 Chọn ô hoặc dãy ô đầu tiên mà bạn muốn đưa vào một dãy ô không liên tiếp nhau

2 Nhấn Shift+F8 để kích hoạt chế độ Add (bạn sẽ thấy chữ Add hiện lên ở Status

bar)

3 Chọn tiếp ô hoặc dãy ô mà bạn muốn thêm vào dãy ô không liên tục

Lập lại bước 2 và bước 3 cho đến khi nào bạn đã chọn xong dãy ô không liên tục

mà bạn muốn

1.2.9 Chọn dãy ô bằng lệnh GoTo

Đây là cách sử dụng khi lựa chọn một vùng ô rộng lớn

1 Chọn ô trên cùng bên trái của dãy ô

2 Nhấn Ctrl+G (hoặc F5) Hộp thoại GoTo sẽ xuất hiện

3 Nhập địa chỉ ô dưới cùng bên phải của dãy muốn chọn vào ô Reference

4 Nhấn giữ phím Shift đồng thời nhấn OK

=16=

1.2.10 Sao chép di chuyển dãy ô

Để sao chép hay di chuyển, chọn dãy ô cần sao chép hay

di chuyển, sau đó dùng nút lệnh hoặc phím tắt để thực hiện:

 Dùng Ribbon: Bạn sử dụng nhóm lệnh đầu tiên bên trái

của Tab Home Để sao chép, bạn nhấn vào nút Copy, còn để di chuyển, bạn nhấn

vào nút Cut

 Dùng phím tắt: Để sao chép, nhấn Ctrl+C; để di chuyển, nhấn Ctrl+X

Tiếp theo, bạn chọn ô đầu tiên của vùng sẽ sao chép hay di chuyển dãy ô đã chọn,

rồi nhấn vào nút lệnh Paste hoặc nhấn Ctrl+V

Chú ý: Bạn cũng có thể dùng chuột, nhấp chuột phải lên vùng chọn hay vùng dán và chọn chức năng thích hợp để thực hiện sao chép hay di chuyển

1.2.11 Thêm chú thích vào ô

Để thêm chú thích cho một ô, bạn chọn ô đó, right-click và chọn Insert Comment,

hoặc chọn Review \ Comments \ New Comment, rồi nhập chú thích vào

Để đọc chú thích, bạn chỉ cần rê chuột lên ô có chú thích

Để sửa nội dung của chú thích, bạn right-click vào ô cần sửa chú thích và chọn

Edit Comment Hoặc chọn Review \ Comments \ Edit Comment

Để xóa chú thích, bạn right-click vào chọn ô cần xóa chú thích, chọn Delete

Comment Hoặc chọn Review \ Comments \ Delete

1.2.12 Chèn thêm một ô, một hàng, một cột vào bảng tính

Để chèn thêm cột (hoặc dòng) trống vào bảng tính, bạn

phải quét chọn các cột (hoặc dòng) tại vị trí muốn chèn, sau

đó right-click và chọn Insert Hoặc chọn Home \Editing

\Insert \Insert Sheet Row (hoặc \Insert Sheet Column)

Để chèn thêm các ô trống vào bảng tính, bạn chọn các

=17=

ô tại vị trí cần chèn, sau đó right-click và chọn Insert, Insert Sheet Row Hoặc chọn Home

\ Editing \Insert \Insert Cell Hộp thoại với các lựa chọn hiện ra:

 Shift cells right: Đẩy những ô đang được chọn sang bên phải và chèn các ô trống

vào

 Shift cells down: Đẩy những ô đang được chọn xuống phía dưới và chèn các ô

trống vào

 Entire row: Chèn dòng vào vị trí dòng hiện thời

 Entire column: Chèn cột vào vị trí cột hiện thời

1.2.13 Thay đổi kích thước của dòng, cột

Dùng chuột để điều chỉnh bằng tay

 Cách dễ nhất là bạn rà chuột vào cạnh bên phải của tiêu đề cột hoặc cạnh dưới của

số thứ tự chỉ dòng Khi con trỏ chuột có hình dạng một mũi tên có 2 đầu và một vạch đen ở giữa, thì bạn nhấn chuột và kéo qua kéo lại (hoặc kéo lên kéo xuống) để điều chỉnh kích thước của cột hoặc dòng

 Cũng với thao tác này, nhưng thay vì nhấn chuột và kéo, nếu bạn double-click, Excel sẽ tự động điều chỉnh kích thước của cột hoặc dòng cho vừa với nội dung đang chứa trong đó (Auto Fit)

Dùng lệnh Format Cells trên Ribbon

Chọn một hay vài ô trên dòng/cột muốn thay đổi kích thước, sau đó chọn Home \

Cells \ Format rồi lựa chọn

 Row Height : Điều chỉnh

chiều cao cho dòng Một hộp

thoại nhỏ sẽ mở ra để bạn nhập

kích thước vào đó

 AutoFit Row Height: tự động

điều chỉnh chiều cao dòng cho

phù hợp với nội dung bên

=18=

 AutoFit Column Width: tự động điều chỉnh chiều rộng cột cho phù hợp với nội

dung bên trong

 Default Width: Chọn lệnh này khi bạn muốn quy định lại chiều rộng mặc định cho

tất cả các cột trong bảng tính

Sử dụng shortcut menu

Bạn cũng có thể gọi hộp thoại để nhập kích thước chính xác cho những cột hoặc dòng chỉ cần quét chọn những cột (hoặc dòng) cần điều chỉnh kích thước, right-click chọn Column Width hoặc Row Height , nhập kích thước vào hộp thoại, rồi nhấn OK

 Hide Rows: Ẩn những dòng đang chọn

 Hide Colums: Ẩn những cột đang chọn

Có một cách nhanh hơn cách gọi lệnh từ Ribbon, sau khi chọn những cột (dòng) muốn ẩn, bạn right-click và chọn Hide từ shortcut menu

Hiện những dòng, cột đã bị ẩn

Với các cột, quét chọn hai cột ở hai bên của cột đang bị ẩn, rồi chọn Home \Cells \

Format \Hide & Unhide \Unhide Colums Với các dòng, bạn quét chọn hai dòng ở trên và

dưới của dòng đang bị ẩn, rồi chọn Home \Cells \Format \Hide & Unhide \Unhide Rows

Hoặc nhanh hơn, sau khi quét chọn, bạn right-click và chọn Unhide

Chú ý: Nếu cột (dòng) bị ẩn là ở biên ví như cột A bị ẩn (dòng 1 bị ẩn) thì không làm như hướng dẫn trên đây, mà ta làm như sau:

Ví dụ 1.2.1: cột A đang bị ẩn, để làm hiện nó ra Bạn làm như sau:

1 Chọn cột B

2 Nhấn tiêu đề cột B và rê chuột sang bên trái

3 Thả chuột ra (cột B vẫn đang được chọn)

=19=

4 Di chuyển mũi tên của con chuột vào trong cột B

5 Right-click rồi chọn Unhide Cột A sẽ hiện ra

Ví dụ 1.2.2: dòng 1 và dòng 2 đang bị ẩn, để chúng hiện ra lại ta làm như sau:

1 Chọn dòng 3

2 Nhấn vào tiêu đề dòng 3 và rê chuột sang lên trên

3 Thả chuột ra (dòng 3 vẫn đang được chọn)

4 Di chuyển mũi tên của con chuột vào trong dòng 3

5 Right-click rồi chọn Unhide Dòng 1 và 2 sẽ hiện ra

Vấn đề cho hiện lại cột biên mép phải (dòng biên dưới cùng làm tương tự)

1.2.15 Ghép, trộn các ô (Merge & Center) và kẻ khung tô mầu

Chọn Home \Alignment \Merge & Center, sẽ có một menu nhỏ mở ra với các tùy

chọn như sau:

 Nếu muốn trộn và canh giữa dữ

liệu thì chọn lệnh Merge &

Center

 Nếu chỉ muốn trộn ô, nhưng vẫn

giữ nguyên định dạng của dữ liệu

(không canh giữa) thì chọn lệnh

Merge Across hoặc Merge Cells

 Lệnh Unmerge Cells dùng để trả lại vị trí bình thường cho những ô được trộn Chú ý: Một khi đã ghép/trộn lại, những ô này sẽ mang một địa chỉ duy nhất là địa chỉ của

ô trên cùng bên trái của dãy ô được trộn

Kẻ khung, tô mầu cho ô

Nhấn Ctrl+1 gọi hộp thoại Format Cells, bạn sẽ thấy có hai Tab chuyên dùng để

kẻ khung và tô màu cho các ô

Để kẻ khung cho các ô, chọn Tab Border , sau đó chọn loại đường kẻ trong danh

sách các Styles, chọn màu cho đường kẻ ở danh sách Color, sau đó nhấn vào những vị trí

sẽ kẻ khung trong hai nhóm Presets và Borders ở bên tay phải

Để tô màu cho các ô, bạn chọn Tab Fill , chọn màu trong nhóm Background Color

nếu muốn tô một màu đơn cho ô

=20=

1.2.16 Di chuyển giữa các ô trong bảng tính

Ngoài việc dùng chuột cuộn, các thanh cuộn ngang và dọc, hoặc dùng các phím mũi tên, ta có thể dùng phím tắt để di chuyển ô hiện hành đến một nơi nào đó trong bảng tính như trong bảng sau đây

Home hoặc (Fn + Home) Nhảy đến cột A (nhưng vẫn nằm trong dòng hiện hành)

Ctrl +  hoặc (Ctrl + ) Nhảy đến cột cuối cùng hoặc (cột đầu tiên)

Ctrl +  hoặc (Ctrl + ) Nhảy đến dòng cuối cùng hoặc (dòng đầu tiên)

=21=

CHƯƠNG 2 NHẬP VÀ ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH 2.1 Nhập dữ liệu vào bảng tính

2.1.1 Những điều cần biết khi nhập dữ liệu

Nếu bạn đã biết trước dãy ô mà bạn sẽ sử dụng để nhập dữ liệu, bạn nên chọn dãy

ô đó trước khi bắt đầu nhập dữ liệu, và dùng các phím được liệt kê trong bảng sau đây để định hướng di chuyển khi nhập:

2.1.2 Nhập dữ liệu vào một dãy

Điền đầy một dãy

Khi cần nhập vào một dãy ô cùng một giá trị hoặc một công thức nào đó, thay vì bạn phải nhập vào từng ô, hoặc nhập vào ô đầu tiên rồi copy nội dung trong ô đó sang các

ô còn lại, ta có thể thực hiện bằng một trong hai cách làm sau đây (còn gọi là điền đầy một dãy):

 Cách 1: Chọn dãy muốn nhập, rồi nhập giá trị hoặc công thức vào ô đầu tiên, và nhấn Ctrl+Enter Excel sẽ tự động điền giá trị hoặc công thức vào toàn bộ các ô

còn lại trong dãy

 Cách 2: Nhập giá trị hoặc công thức vào ô đầu tiên của dãy, rồi quét chọn dãy mà

bạn muốn cùng có giá trị hoặc công thức đó (bao gồm cả ô ban đầu) Sau đó:

o Nếu dãy của bạn là một dãy dọc, nhấn Ctrl+D

o Nếu dãy của bạn là một dãy ngang, nhấn Ctrl+R

Sử dụng công cụ Fill Handle và chức năng AutoFill để nhập nhanh dữ liệu vào một dẫy

Fill Handle là một ô vuông nhỏ màu đen nằm ở góc phải phía dưới của ô hoặc dãy hiện hành Công cụ nhỏ nhưng rất linh hoạt này có thể làm được nhiều điều hữu dụng, bao

=22=

gồm việc tạo ra một chuỗi giá trị text hoặc giá trị số hoặc điền đầy dữ liệu vào một dãy, hoặc làm sạch nội dung, chèn và xóa các dãy

Sử dụng AutoFill để tạo ra chuỗi text và chuỗi số

Thay vì nhập các chuỗi bằng tay, bạn có thể

sử dụng Fill Handle để tạo ra chúng một cách tự

động Tính năng này được gọi là AutoFill (tự động

điền) Sau đây là các bước để bạn thực hiện:

1 Để tạo ra một chuỗi text liên tục, chỉ cần

chọn ô đầu tiên trong dãy bạn muốn sử

dụng, và nhập cho nó một giá trị ban đầu

Nhưng với chuỗi số, cần nhập hai giá trị đầu tiên và rồi chọn cả hai ô

2 Đặt con trỏ chuột vào cái Fill Handle Con trỏ chuột sẽ biến thành một dấu cộng (+)

3 Nhấp vào kéo con trỏ chuột cho đến khi có một đường viền màu xám bao quanh dãy muốn điền đầy Nếu bạn không chắc chắn nơi dừng lại, bạn hãy chú ý đến giá trị hiện lên ngay phía dưới con trỏ chuột, nó cho bạn biết giá trị của ô mà bạn vừa kéo con trỏ chuột đi qua nó

4 Nhả nút chuột ra Excel sẽ điền đầy chuỗi liên tục vào trong dãy

Sử dụng Fill Handle điền tự động, một số trường hợp chỉ cần điền giá trị ban đầu Excel sẽ tự nhận ra được bước nhảy Sau đây là một số ví dụ:

=23=

2.2 Định dạng dữ liệu

Các ô trong bảng tính có thể chứa các con số, các giá trị ngày tháng năm, các chuỗi văn bản, các biểu thức toán học, các toán tử logic Nhưng chung quy lại thì chỉ có hai dạng dữ liệu: dữ liệu có thể tính toán được và dữ liệu không thể tính toán được

Mặc định, tùy thuộc vào nội dung chúng ta nhập vào, Excel sẽ tự động định dạng cho phù hợp: Những dữ liệu có thể tính toán được sẽ được tự động canh phải, còn những

dữ liệu không thể tính toán được, thì chúng sẽ nằm sát lề bên trái của ô

Việc tự động này có thể giúp cho bạn kiểm tra dữ liệu nhập vào của bạn có đúng quy cách hay không Ví dụ, nếu như bạn nhập vào một giá trị ngày tháng năm, mà chúng

lại nằm sát lề bên trái sau khi bạn nhấn Enter, thì đó chỉ là một chuỗi văn bản có dạng

ngày tháng năm chứ không phải là một giá trị ngày tháng năm

Do đó, để nhập liệu nhanh chóng và dễ dàng kiểm tra tính chính xác của dữ liệu, bạn không nên canh lề cho dữ liệu khi đang nhập liệu, cứ để cho Excel tự động làm việc này

Tuy nhiên, định dạng cho dữ liệu nhập vào không chỉ là việc canh lề, mà còn là quy định những quy tắc nhập liệu cũng như cách hiển thị dữ liệu đó

2.2.1 Thiết lập Control panel để định dạng dữ liệu

Mặc dù sử dụng Excel, nhưng những quy định về dấu phân cách hàng nghìn, dấu phân cách thập phân, định dạng ngày tháng năm lại phụ thuộc vào những thiết lập trong Control Panel của hệ điều hành Trong đó, quan trọng nhất là thiết lập về định dạng số (Numbers) và định dạng ngày tháng năm (Date)

Để cài đặt những thiết lập này, vào Control Panel, rồi chọn lệnh Region and Language Nếu sử dụng Windows XP, bạn nhấn vào Customize , nếu sử dụng Windows

7, bạn nhấn vào Additional setting Hộp thoại Customize Format sẽ mở ra

Những thiết lập cho Numbers

Đây là những quy định về cách dùng những dấu phân cách trong một con số Mặc định, Windows sẽ sử dụng định dạng số theo kiểu Mỹ (dấu phẩy là dấu phân cách hàng nghìn, dấu chấm là dấu phân cách thập phân) Nếu bạn muốn định dạng số theo kiểu Việt Nam, hãy sửa lại ba mục sau đây:

=24=

 Decimal symbol: Sửa dấu

phân cách thập phân

 Digit grouping symbol:

Sửa dấu phân cách hàng

nghìn

 List seperator: Đây chính

là dấu phân cách các đối số

khi nhập hàm trong công

thức của Excel Trong

trường hợp bạn chọn dấu

phân cách thập phân là dấu

phẩy, buộc phải chọn lại dấu

separator là dấu chấm phẩy

Còn nếu dấu phân cách thập

phân là dấu chấm, thì ở đây

là dấu phẩy

Những thiết lập cho Date

Đây là những quy định về cách nhập ngày tháng năm Mặc định thì Windows sẽ dùng kiểu Mỹ, tháng trước ngày sau (mm/dd/yyyy)

Nếu định dạng

theo kiểu Việt Nam,

ngày trước tháng sau

=25=

Ở phía dưới, có mục Calendar, dùng để quy định con số chỉ năm khi chỉ sử dụng 2 chữ số thay vì 4 Mặc định, khi bạn chỉ nhập con số chỉ năm với 2 chữ số, Windows sẽ hiểu đó một khoảng thời gian từ năm 1930 đến năm 2029 Bạn có thể tùy ý điều chỉnh mốc thời gian này cho phù hợp Cũng trong mục Calendar, bạn có thể quy định ngày đầu tuần là thứ mấy (Chủ Nhật hay Thứ Hai), điều này sẽ ảnh hưởng đến những hàm liên quan đến việc tính tuần lễ mà bạn sẽ gặp sau này

Chú ý: Trong tài liệu này ta sử dụng theo các chuẩn sau (đặt trong Control Panel) theo

cách thường dùng của người Việt Nam

 Dấu thập phân: Dùng dấu phẩy (,)

 Ngày tháng năm: Dùng theo định dạng dd/MM/yyyy

 Giờ phút giây: Dùng theo định dạng hh:mm:ss

 Ngày đầu tiên trong tuần là chủ nhật

 Dấu phân cách giữa các đối số là dấu chấm phẩy (;)

2.2.2 Định dạng dữ liệu cho số

Sử dụng hộp thoại Format Cells để định dạng số

Trong tất cả mọi phiên bản của Excel, bạn có thể mở hộp thoại Format Cells bằng

cách nhấn tổ hợp phím Ctrl+1, sau đó chọn Tab Number (nếu nó chưa được chọn) Trong

khung Category có những nhóm định dạng như sau:

 Number: Định dạng kiểu số – có những tùy chọn sau

 Decimal places: Số chữ số thập phân (từ 1 chữ số đến tối đa 30 chữ số)

 Use 1000 Seperator: có sử dụng dấu phân cách hàng nghìn hay không

 Negative numbers: Cách hiển thị các số âm Cách thể hiển thị số âm với dấu trừ đứng trước, hoặc là màu đỏ, hoặc là nằm trong một cặp dấu ngoặc đơn, hay là

số màu đỏ nằm trong cặp dấu ngoặc đơn màu đỏ

 Currency: Định dạng kiểu tiền tệ – Các định dạng tiền tệ tương tự như các định

dạng Number, có thể tùy chọn để hiển thị số với dấu đô-la ($) ở trước (hoặc một ký hiệu đơn vị tiền tệ nào đó do bạn tự định nghĩa) hay không

 Accounting: Định dạng kiểu kế toán – Loại này cũng giống như Currency, chỉ

khác là tất cả các số âm luôn luôn hiển thị ở bên trong một cặp dấu ngoặc đơn

=26=

 Percentage: Định dạng kiểu phần trăm – Định dạng phần trăm hiển thị số được

nhân với 100 và có một dấu phần trăm (%) ở cuối Ví dụ, 0.506 sẽ hiển thị dưới dạng 50.6%

 Fraction: Định dạng Phân Số – Các định dạng phân số cho phép bạn biểu diễn các

đại lượng thập phân dưới dạng các phân số Có tất cả 9 kiểu định dạng phân số có thể hiển thị

Thay đổi các kiểu định dạng số khi nhập liệu

Ngoài cách sử dụng hộp thoại Format Cells để chọn lại kiểu định dạng, Excel 2010 cung cấp một danh sách các kiểu định dạng được thiết kế sẵn ngay trong nhóm Number

của Tab Home trên Ribbon:

Sau khi chọn dãy số mà bạn muốn định dạng lại, bạn hãy nhấn vào nút mũi tên nằm bên phải khung Number Format List, một danh sách các loại định dạng sẽ mở ra, có kèm theo minh họa cho loại định dạng sẽ chọn

Ngoài ra, còn một cách nữa để định dạng lại một giá trị số, bằng cách sử dụng các

nút điều khiển trong nhóm Number của Tab Home trên Ribbon

 Accounting Style: Định dạng kiểu tiền tệ của kế toán (có hai chữ số thập phân, sử

 Increase Decimal: Tăng số chữ số thập phân trong định dạng hiện hành

 Decrease Decimal: Giảm số chữ số thập phân trong định dạng hiện hành (tương

đương với viêc làm tròn số lên)

2.2.3 Định dạng dữ liệu ngày tháng năm và thời gian

Khi đưa vào bảng tính các giá trị ngày tháng và thời gian, cần bảo đảm chúng được nhập theo đúng định dạng đã quy định trong Region and Language của Control Panel

Sau khi đã nhập xong, nếu cần thiết phải định dạng lại các giá trị số, ngày tháng và thời gian cho phù hợp với công việc, bạn có thể sử dụng một trong những cách sau đây:

Sử dụng hộp thoại Format Cells

Trong khung Category của hộp thoại Format Cells (khi nhấn Ctrl + 1) có một mục

chuyên để định dạng cho ngày tháng (Date) và một mục chuyên để định dạng cho thời gian (Time)

Nếu đã chọn trước giá trị cần thay đổi định dạng, bạn sẽ thấy luôn cách hiển thị của

nó trong khung Sample ứng với từng loại định dạng trong khung Type Bạn có thể chọn bất cứ loại định dạng nếu ưng ý rồi nhấn OK

Chú ý: Loại định dạng có dấu sao (*) ở phía trước, là loại định dạng theo kiểu đã

quy định trong trong Region and Language của Control Panel

2.2.4 Định dạng dữ liệu Text

Sử dụng các nút lệnh trên Ribbon

Như bạn thấy trong cửa sổ dưới đây, bên trái là nhóm Font, gồm những nút lệnh dùng để chọn font chữ, cỡ chữ, định dạng in đậm, in nghiêng, gạch dưới và tô màu cho nội dung trong một ô Ở phía trên có hai chữ A, dùng để tăng giảm cỡ chữ

Bên phải là nhóm Alignment, dùng để canh lề cho nội dung trong ô: Ở hàng trên là dùng để canh lề theo chiều dọc (nội dung sẽ nằm ở Sát cạnh trên, sát cạnh dưới hay nằm chính giữa của ô) Theo mặc định của Excel, khi bạn nhập cái gì đó vào trong một ô, nó sẽ nằm sát cạnh dưới của ô Bên phải là nút lệnh dùng để định hướng: nội dung sẽ nằm ngang, nằm dọc, hay nằm nghiêng

=28=

Ngoài cùng bên phải của nhóm Alignment có hai nút lệnh: Nút ở trên là Wraptext,

dùng để bật/tắt chế độ trình bày nội dung trong một ô với nhiều hàng Nút ở dưới là

Merge & Center, dùng để bật/tắt chế độ ghép nhiều ô thành một ô

Những nút lệnh có sẵn trên Ribbon chắc chắn không đáp ứng đầy đủ cho các nhu cầu định dạng dữ liệu kiểu text Muốn thực hiện những định dạng cao cấp hơn, hãy nhấn vào nút mũi tên nhỏ nằm ở góc dưới bên phải của nhóm Font hoặc nhóm Alignment để

gọi hộp thoại Format Cells (hoặc dùng tổ hợp phím tắt Ctrl+1)

2.2.5 Tạo chỉ số trên, chỉ số dưới

Đôi khi, do yêu cầu công việc, chúng ta phải định dạng chỉ số trên, chỉ số dưới cho văn bản Ví dụ như khi nhập đơn vị tính diện tích (m2, m3), hoặc những ký hiệu hóa học (H2O, CO2) Để thực hiện điều này, bạn theo những bước sau:

1 Chọn ký tự muốn định dạng thành chỉ số trên hoặc chỉ số dưới

2 Nhấn Ctrl+1 để mở hộp thoại Format Cells, rồi chọn Tab Font

3 Trong khung Effects, bạn chọn Superscript để tạo chỉ số trên , chọn Subscript để tạo chỉ số dưới

2.3.2 Ép dữ liệu text cho vừa với chiều rộng ô

Cũng trong hộp thoại Format Cells, Tab Alignment, nếu muốn dữ liệu text trong

một ô sẽ tự động co nhỏ lại cho vừa với chiều rộng ô (mà không ngắt dòng), thì bạn đánh dấu vào tùy chọn Shrink to fit

Ghi chú: Nếu tùy chọn Wrap Text đang được đánh dấu, bạn phải hủy chọn nó, thì mới có thể chọn được Shrink to fit

2.3.3 Canh lề cho dữ liệu

Trong Tab Alignment của hộp thoại Format Cells, nhóm Text alignment có 3 mục:

Horizontal dùng để canh lề dữ liệu theo chiều ngang, Vertical dùng để canh lề dữ liệu theo chiều dọc, Orientation chọn hướng chữ

=29=

 Horizontal có những tùy chọn sau đây

 General: Canh lề theo mặc định

 Left (Indent): Canh lề trái

 Center: Canh giữa

 Right (Indent): Canh lề phải

 Fill: Lấp đầy hết chiều rộng của ô bằng dữ liệu hiện có

 Justify: Canh đều hai biên

 Center Across Selection: Canh giữa băng ngang qua những ô được chọn

 Vertical có những tùy chọn sau đây

 Bottom: Canh lề dữ liệu theo cạnh dưới của ô

 Top: Canh lề dữ liệu theo cạnh trên của ô

 Center: Canh lề dữ liệu nằm ở giữa ô theo chiều dọc

 Justify: Canh đều dữ liệu theo chiều dọc của ô

 Distributed: Chia đều khoảng cách của dữ liệu trong ô theo chiều dọc

2.3.4 Nhập những ký tự đặc biệt

Excel cũng cho phép chúng ta nhập những ký tự đặc biệt (không có trên bàn phím) vào các chuỗi text, giống như MS Word

Khi muốn nhập một ký tự đặc biệt, nhấp chọn Symbol trong Tab Insert của Ribbon:

Một hộp thoại sẽ mở ra, chứa đầy những ký tự đặc biệt Chỉ việc chọn ký tự cần nhập vào rồi nhấn Insert

=30=

Ví dụ 1.3.1: (tập trung vào phần định dạng tiêu đề cột, kẻ bảng)

Ví dụ 1.3.2: (tập trung vào nhập các ký tự đặc biệt, gõ chỉ số trên, dưới)

=31=

CHƯƠNG 3 CÔNG THỨC VÀ HÀM TRONG EXCEL 3.1 Công thức trong Excel

3.1.1 Những điều cần biết về công thức

Tất cả các công thức trong Excel đều có chung một cấu trúc: Một dấu bằng (=), theo sau là một biểu thức bao gồm những toán hạng và toán tử kết hợp với nhau để cho ra một giá trị xác định

Có thể dùng những khoảng trắng giữa các toán hạng và các toán tử trong công thức Đây là một điều nên làm bởi vì những khoảng cách giữa các thành phần trong công thức sẽ giúp công thức dễ đọc hơn

Excel chấp nhận việc ngắt dòng trong công thức, nếu như có một công thức dài, nên chia công thức ra thành nhiều dòng Để ngắt dòng trong công thức, dùng tổ hợp phím

Alt+Enter

Những giới hạn của Excel cần biết khi thiết lập công thức

Số lượng tối đa các hàm có thể lồng nhau trong

3.1.2 Các loại công thức

Excel chia công thức ra thành bốn loại: Công thức số học (Arithmetic), Công thức

so sánh (Comparison), công thức xử lý chuỗi văn bản (Text), và công thức tham chiếu (Reference) Mỗi loại có tập hợp toán tử riêng của nó, và cách sử dụng mỗi loại công thức

cũng khác nhau

Loại 1: Công thức số học (Arithmetic Formula)

Đây là loại công thức phổ biến nhất Chúng kết hợp các số, các địa chỉ ô, và kết quả của các hàm bằng những toán tử số học để thực hiện các phép tính toán

=32=

Những toán tử được sử dụng trong các công thức số học:

Những toán tử mà bạn có thể sử dụng trong các công thức so sánh

Loại 3: Công thức xử lý chuỗi văn bản (Text Formula)

Công thức xử lý chuỗi văn bản là loại công thức sẽ trả về kết quả là một chuỗi văn bản (text) Loại công thức này sử dụng toán tử và (dấu &), chuỗi văn bản được đặt trong

=33=

các cặp dấu nháy kép (" "), và các kết quả của các hàm xử lý chuỗi văn bản Chúng ta thường sử dụng loại công thức này khi cần ghép các chuỗi văn bản lại với nhau

Ví dụ, công thức này: = “Ms Excel “ & 2007 sẽ trả về kết quả là Ms Excel 2010

Loại 4: Công thức tham chiếu

Công thức tham chiếu là loại công thức sử dụng các toán tử tham chiếu (reference operators) kết hợp hai tham chiếu ô hoặc dãy ô để tạo ra một tham chiếu nối đơn Những

toán tử mà bạn có thể sử dụng trong loại công thức tham chiếu:

: (dấu hai chấm) Dãy Tạo một dãy từ 2 tham chiếu (A4:E20)

(khoảng trắng) Giao Tạo dãy từ vùng giao nhau của hai dãy (A1:C6

B2:E10)

Thứ tự ưu tiên các toán tử

10 So sánh (các dấu = < > <= >= <>)

=34=

3.1.3 Nhập và sửa công thức

Nhập công thức

 Chọn ô mà bạn muốn nhập công thức vào

 Gõ một dấu bằng (=) để Excel biết rằng bạn sẽ nhập một công thức

 Nhập các toán hạng (operand) và toán tử (operator) của công thức

 Nhấn Enter để xác nhận công thức

Sửa công thức

Sau khi đã nhập một công thức, ta có thể thấy rằng phải quay lại sửa đổi cái gì đó

Excel cho ba cách để vào Edit mode và thực hiện các thay đổi trong công thức ở ô hiện

hành:

 Nhấn phím F2

 Double-click vào ô chứa công thức cần sửa

 Nhấn chuột vào bất kỳ nơi nào trong công thức ở trên thanh công thức (Formula bar)

3.1.4 Tham chiếu địa chỉ ô trong công thức

Các ô (cell) là yếu tố cơ sở của bảng tính Excel Ô có thể chứa các dữ liệu trực tiếp kiểu số, kiểu kí tự, kiểu ngày tháng, Ô cũng có thể chứa các kết quả tính toán theo một công thức nào đó với sự tham chiếu đến nhiều ô khác Căn cứ vào địa chỉ Excel có thể tham chiếu để tính toán, tổng hợp dữ liệu, sắp xếp dữ liệu một cách hiệu quả và dễ dàng Excel có thể tham chiếu đến một ô hay một dãy ô theo ba cách: tham tương đối, tham tuyệt đối, tham chiếu hỗn hợp

Tham chiếu tương đối

Tham chiếu tương đối (relative reference) là tham chiếu của Excel đến địa chỉ các

ô trong công thức theo vị trí tương ứng của ô chứa công thức

Ví dụ, giả sử trong ô B3 có công thức =B1*2 Đối với Excel, công thức này có

nghĩa là “Nhân nội dung của ô nằm trên ô này hai hàng với 2” Vì vậy, nếu ta sao chép

(hay di chuyển) công thức này đến D100, thì công thức tại D100 sẽ là =D98*2

Chú ý: Tham chiếu tương đối là dạng tham chiếu mặc định trong Excel

Tham chiếu tuyệt đối

=35=

Tham chiếu tuyệt đối (absolute reference) là tham chiếu của Excel đến địa chỉ các

ô trong công thức theo địa chỉ vật lý của nó Để tạo ra tham chiếu tuyệt đối, bạn nhập dấu đô-la ($) trước hàng và cột của địa chỉ ô

Ví dụ, Excel sẽ hiểu công thức = $C$1*2 là “Nhân nội dung của ô C1 với 2” Bất

kể bạn sao chép hoặc di chuyển công thức này đến đâu, tham chiếu ô không thay đổi Có thể hiểu nôm na rằng, lúc này, ô C1 đã được neo cố định

Tham chiếu hỗn hợp

Tham chiếu hỗn hợp là tham chiếu của Excel đến địa chỉ các ô trong công thức là tuyệt đối với hàng thì tương đối với cột hoặc tuyệt đối với cột thì tương đối với hàng Để tạo tham chiếu hỗn hợp nhập dấu $ vào trước thành phần tham chiếu tuyệt đối Ví dụ $D6 hoặc D$6

Chú ý: Để định dạng tham chiếu địa chỉ ta có thể nhấn phím F4 kết quả sẽ như sau

3 1.5 Làm việc với dãy tên trong công thức

Quy định về đặt tên cho dãy ô

 Tên cho một dãy ô:

 Tên chỉ có thể có tối đa 255 ký tự; Tên phải bắt đầu với một chữ cái hoặc ký tự gạch dưới ( _ ), đối với phần còn lại của tên, có thể sử dụng bất kỳ ký tự nào (chữ, số, symbol) trừ khoảng trắng

 Không sử dụng các địa chỉ ô (chẳng hạn như A1) hay bất kỳ ký hiệu toán tử nào (+, -, *, /, <, >, và &) trong đặt tên

 Mặc dù ta hoàn toàn có thể đặt tên cho dãy bằng tiếng Việt có dấu, tuy nhiên, đây là điều không nên làm

 Các phương pháp đặt tên cho một dãy ô

Sử dụng Name Box đặt tên cho một dãy

Bạn chỉ cần chọn dãy ô muốn đặt tên, gõ tên cho nó vào trong Name Box (đầu phía bên trái thanh công thức) và nhấn Enter là xong, nhưng không nên làm theo cách này vì

nó có thể gây ra không ít phiền toái

Sử dụng hộp thoại New Name để đặt tên cho một dãy

=36=

Các bước sau đây hướng dẫn cách đặt tên cho một dãy bằng cách sử dụng hộp thoại New Name:

1 Chọn dãy mà bạn muốn đặt tên

2 Right-click vào vùng chọn và chọn Name a Range Hoặc chọn Formulas

\Defined Names \Define Name \Define Name Hộp thoại New Name sẽ mở ra

3 Nhập tên mà bạn muốn đặt cho dãy vào khung Name

4 Sử dụng danh sách Scope để chọn phạm vi mà tên dãy này có ảnh hưởng đến Mặc định, nó sẽ là Workbook (toàn bảng tính) Chức năng này chỉ có trong Excel 2010, những phiên bản về trước chưa có

5 Nhập một vài mô tả hoặc ghi chú về dãy này trong khung Comment Những mô tả hoặc ghi chú này sẽ xuất hiện khi bạn sử dụng tên dãy trong công thức Chức năng này cũng chỉ có trong Excel 2010

Hộp thoại đặt tên dãy ô

6 Nếu tọa độ của dãy (tự động nằm trong ô Refers to) không chính xác, có thể sử dụng một trong hai cách sau để sửa nó:

 Nhập lại tọa độ đúng (bắt đầu với một dấu =)

 Nhấp cái nút nhỏ ở ngoài cùng bên phải khung Refers to (có mũi tên nhỏ màu đỏ)

để quay ra bảng tính và chọn lại dãy cho chính xác; sau khi chọn xong thì nhấp vào cái nút nhỏ (cũng ở ngoài cùng bên phải) để quay về hộp thoại New Name

7 Nhấn OK để quay về bảng tính

Sử dụng tiêu đề của hàng hay cột để đặt tên cho dãy

=37=

Excel có khả năng tự sử dụng những tiêu đề có sẵn trong một vùng dữ liệu để làm tên dãy Ta chỉ cần theo những bước sau đây:

1 Chọn dãy mà bạn muốn đặt tên, bao gồm cả ô chứa tiêu đề mà bạn muốn sử dụng làm

tên cho dãy Ví dụ, chọn khối ô B10:F10, để đặt tên cho dòng Văn phòng phẩm

2 Chọn Formulas \Defined Names \Create

Names from Selection Excel sẽ hiển thị hộp

thoại Create Names from Selection

3 Excel sẽ đoán ô chứa tên tiêu đề mà bạn

muốn dùng làm tên cho dãy nằm ở vị trí nào

và tự động đánh sẵn dấu chọn vào mục tương

ứng Nếu đây không phải là vị trí mà muốn

chọn, chỉ việc hủy chọn nó và đánh dấu vào mục nào thích hợp

4 Nhấn OK

Vậy là xong Chắc chắn bạn sẽ có một tên dãy là Văn_phòng_phẩm, đại diện cho dãy ô C10:F10

Trường hợp vùng chọn là dãy B5:F10 và gọi hộp thoại Create Names from

Selection, nó sẽ xuất hiện với các đánh dấu có sẵn ở Top Row và Left Column

=38=

Nếu chọn OK mà không sửa gì cả trong trường hợp này Excel sẽ tạo 10 tên dãy, 4 cái theo cột (Tháng_1, Tháng_2, Tháng_3, Cộng) và 5 cái theo hàng (Quảng_cáo, Thuế, Kho_hàng, Lương, Văn_phòng_phẩm) và Chi_Phi_2007 là tên của cả bảng

Chèn tên dẫy vào công thức vào công thức

Khi bắt đầu nhập công thức, khi đến vị trí muốn chèn một tên, ta có thể dùng một trong những cách sau đây:

 Với mọi phiên bản của Excel, bạn nhấn F3 để mở hộp thoại Paste Name, chọn tên

dãy bạn muốn chèn vào công thức, rồi nhấn OK

 Chọn Formulas \Defined Names \Use in Formula và rồi nhấp chọn tên trong danh

sách

Ví dụ 3.1.1: Nhập vốn tại B1, lãi sất nhập trong dãy A2:A5, các kỳ gửi trong B2:G2 Tại

B2 lập công thức tính tiền thu được theo phương pháp lãi kép

Cách 1: Công thức tại B3 là = $B$1*(1 + $A3)^B$2, sau đó sao chép công thức ra toàn

bộ dãy B3:G5

Cách sao chép công thức tại B2 sang các ô còn lại:

- Chọn dãy ô: B3:G5 (đảm bảo khung chọn nằm tại B2)

- Nhấn F2: Hiển thị lại công thức trong B3

- Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Enter

=39=

Cách 2: Sử dụng tên dãy

- Đặt tên dãy: B1 là Von; A3:A5 là Lsuat; B2:G2 là KyGui

- Chọn B3 gõ công thức = Von*(1 + Lsuat)^KyGui

- Sao chép công thức B3 ra toàn dãy B3:G5

3.1.6 Xử lý lỗi công thức

Tìm hiểu các giá trị lỗi trong công thức

Excel có 7 giá trị lỗi khác nhau: #DIV/0!, #N/A, #NAME?, #NULL!, #NUM!,

#REF!, và #VALUE!

 #DIV/0! Lỗi chia một giá trị cho 0 (zero)

 #N/A Là viết tắt của chữ Not Available, có nghĩa là công thức không thể trả về một

kết quả hợp lệ là do dùng đối số không thích hợp hoặc bỏ qua một đối số bắt buộc

 #NAME? Lỗi khi Excel không nhận biết một cái tên mà bạn sử dụng trong công

thức

 #NULL! Khi dùng toán tử giao (một khoảng trắng)

 #NUM! Lỗi xảy ra khi có vấn đề gì đó với một con số trong công thức

 #REF! Lỗi xảy ra khi trong công thức của bạn chứa một tham chiếu ô không hợp

Các mục nằm trong cặp dấu ngoặc đơn và cách nhau bằng các dấu phẩy (hay chấm

phẩy) là những đối số (argument) của hàm Đối số là các đầu vào của hàm, là dữ liệu mà

nó dùng để thực hiện các phép tính và trả về một kết quả

Nếu phân loại theo đối số, thì các hàm bao gồm hai loại: Hàm không cần đối số và hàm có đối số

 Hàm không cần đối số: Có nhiều hàm không đòi hỏi bất kỳ đối số nào Ví dụ, hàm

NOW trả về ngày tháng và thời gian hiện hành

 Hàm có đối số: Hầu hết các hàm có tối thiểu một đối số chia thành hai loại: bắt

buộc và tùy chọn Những đối số bắt buộc là những đối số phải nhập vào trong cặp dấu ngoặc đơn, nếu không thì hàm sẽ tạo ra một lỗi Đối số tùy chọn thể hiện trong dấu ngoặc vuông, cần thiết thì dùng

3.2.3 Các nhóm hàm trong Excel

Excel có rất nhiều hàm khác nhau, được chia thành những nhóm như sau:

 Text (Hàm xử lý chuỗi văn bản)

 Logical (Hàm luận lý)

 Information (Hàm thông tin)

 Lookup and reference (Hàm dò tìm và tham chiếu)

 Date and time (Hàm ngày tháng và thời gian)

 Math and trigonometry (Hàm toán học và lượng giác)

 Statistical (Hàm thống kê)

 Financial (Hàm tài chính)