TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ CÔNG VỤ

Với giao diện tiếng Việt, ngoài tính năng chính là gửi nhận thư, hệ thống còn có các ứng dụng kèm theo như lập lich, theo dõi công việc, ghi chép, lưu trữ tài liệu,… Hệ thống có hỗ trợ g

PHÕNG VĂN HÓA VÀ THÔNG TIN –––––––––––––––––––––––––

TÀI LIỆU

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ CÔNG VỤ

TỈNH LÂM ĐỒNG

http://mail.lamdong.gov.vn

PHẦN I - MỞ ĐẦU 1

1 Giới thiệu 1

2 Các thông số cơ bản của hệ thống: 1

3 Một số qui định về khai thác, sử dụng thư điện tử trên hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh Lâm Đồng 1

3.1 Đặt tên hộp thư: 1

3.2 Cấp phát và thay đổi hộp thư 2

3.3 Liên hệ hướng dẫn, hỗ trợ: 2

PHẦN II - SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TRÊN INTERNET – WEBMAIL CLIENT 3

1 Mở và đóng hộp thư: 3

1.1 Mở hộp thư: 3

1.2 Đóng hộp thư ( Đăng xuất ): 5

2 Giao diện chính và tương tác với người dùng: 5

2.1 Giao diện chính 5

2.2 Một số tính năng tương tác với người dùng 7

3 Thao tác với thư: 8

3.1 Soạn và gửi thư 8

3.2 Nhận thư và đọc thư 15

3.3 Hồi âm và chuyển tiếp thư 18

3.4 Tùy biến giao diện mục “Thư đến” 18

3.5 Các tính năng dùng cho xử lý thư 18

4 Các chức năng khác của hệ thống thư: 20

4.1 Quản lý thư mục lưu trữ 20

4.2 Quản lý Sổ liên lạc (Contacts) 21

4.3 Chức năng Lịch làm việc (Calendar) 24

5 Một số thiết lập cơ bản 27

5.1 Cài đặt vùng: 28

5.3 Thay đổi mật khẩu đăng nhập: 30

5.4 Thiết lập bộ lọc thư 31

5.6 Tạo lập và sử dụng chữ ký 35

5.7 Chặn thư rác 35

PHẦN III - DUYỆT THƯ BẰNG ỨNG DỤNG OUTLOOK EXPRESS 37

I Giới thiệu : 37

II Cấu hình kết nối 38

III Chèn hình ảnh trong nội dung soạn thảo thư điện tử : 45

PHẦN IV – MỘT SỐ VẤN ĐỀ LIÊN QUAN 47

1 Đảm bảo an toàn khi sử dụng thư điện tử 47

2 Một số lưu ý khi giao tiếp bằng thư điện tử 48

Tại Lâm Đồng, UBND tỉnh đã đầu tư và đưa vào sử dụng hệ thống thư điện tử (email) công vụ nhằm trang bị cho cán bộ công chức thuộc cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị xã hội thuộc tỉnh để trao đổi thông tin, văn bản trong công tác chuyên môn Hệ thống này ngoài việc đáp ứng các tính năng và tiêu chuẩn do nhà nước quy định còn có tính bảo mật cao, ổn định Với giao diện tiếng Việt, ngoài tính năng chính là gửi nhận thư, hệ thống còn có các ứng dụng kèm theo như lập lich, theo dõi công việc, ghi chép, lưu trữ tài liệu,… Hệ thống

có hỗ trợ giao thức truy cập IMAP và POP nên người dùng có thể xử lý thư trực tuyến trên nền web hoặc chạy trong các phần mềm duyệt thư trên máy trạm như Oulook Expess, Microsoft Outlook, Thunderbird,…

Tài liệu này hướng dẫn sử dụng những tính năng cơ bản của webmail client, là ứng dụng trên nền web để duyệt thư điện tử tại máy tính của người dùng Phần cuối tài liệu hướng dẫn cách thiết lập và sử dụng trên phần mềm Microsoft Outlook 2003

2 Các thông số cơ bản của hệ thống:

Địa chỉ trên Internet: mail.lamdong.gov.vn Incoming mail server: mail.lamdong.gov.vn Server Port number incoming mail (POP3): 110

Outgoing mail server: mail.lamdong.gov.vn Port number outgoing mail (SMTP): 25

Trình duyệt hỗ trợ: Microsoft Internet Explorer,

Mozilla Firefox, Macintosh Safari

quy ước có dạng: tênhộpthư@lamdong.gov.vn, trong đó phần @lamdong.gov.vn

là không thay đổi đối với mọi tài khoản Có 2 loại hộp thư người dùng: loại dành cho đơn vị và loại dành cho cá nhân:

1 Hộp thư dành cho các cơ quan, tổ chức, phòng, ban, bộ phận,… được gọi là hộp thư đơn vị có dạng: tênđơnvị@lamdong.gov.vn

Tên đơn vị sẽ viết tắt, nếu tên đơn vị viết tắt gây khó hiểu thì sẽ viết tắt một phần hoặc viết đầy đủ

Ví dụ: Sở Kế hoạch và Đầu tư: skhdt@lamdong.gov.vn

Hội Chữ thập đỏ: hctd@lamdong.gov.vn

2 Hộp thư dành cho cá nhân: cán bộ công chức viên chức, viên chức chuyên môn thuộc các cơ quan trực thuộc tỉnh sẽ có địa chỉ hộp thư có dạng:

tênh ọđệm@lamdong.gov.vn, trong đó:

- Tên: là tên của cán bộ công chức, viết không dấu, không chứa các ký tự

mà trên bàn phím máy tính không có, như đ, ư, ơ, ô, ê (đ viết thành d, ư viết thành u,…)

- H ọđệm: là họ và tên đệm của cán bộ công chức, phần này được viết tắt

Ví dụ: hộp thư của Lê Thanh Liêm sẽ được đặt là liemlt@lamdong.gov.vn Nếu cán bộ, công chức trùng tên sẽ có chỉ dẫn thêm hai chữ số thứ tự đăng ký hoặc tên đơn vị công tác kèm dấu chấm

Ví dụ: datnv2@lamdong.gov.vn hoặc datnv.soyte@lamdong.gov.vn

3.2 Cấp phát và thay đổi hộp thư

Hiện tại, Trung tâm Quản lý Cổng Thông tin Điện tử Lâm Đồng được UBND tỉnh giao nhiệm vụ quản trị, vận hành hệ thống thư điện tử của tỉnh Các

sở, ngành, các tổ chức chính trị, xã hội, UBND các huyện, thị cùng các đơn vị trực thuộc, các xã, lập danh sách gửi về Trung tâm để tạo lập, thay đổi, hủy bỏ địa chỉ thư

3.3 Liên hệ hướng dẫn, hỗ trợ:

- Địa chỉ đơn vị quản trị hệ thống, hỗ trợ người dùng: Trung tâm Quản lý Cổng Thông tin Điện tử Lâm Đồngg, 19 Lê Hồng Phong, Đà Lạt, Lâm Đồng

- Hỗ trợ trực tuyến : http://danhba.lamdong.gov.vn

- Hỗ trợ qua thư điện tử: danhba@lamdong.gov.vn

- Hỗ trợ qua điện thoại: (063)3700122

––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

PHẦN II - SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TRÊN

INTERNET – WEBMAIL CLIENT

1 Mở và đóng hộp thư:

1.1 Mở hộp thư:

Hộp thư điện tử công vụ tỉnh Lâm Đồng có thể truy cập bằng hai cách: sử dụng bằng trình duyệt web (Internet Explorer, Firefox,…) hoặc dùng 1 chương trình Mail Client (Microsoft Outlook, Outlook Express, Mozilla Thunderbird…)

Sử dụng trình duyệt web sẽ thuận tiện hơn vì dù đi bất cứ đâu, chỉ cần có máy vi tính nối mạng Internet là có thể sử dụng được

Sau đây là các bước truy nhập hộp thư bằng trình duyệt web:

- Bước 1: Mở trình duyệt web (trong hướng dẫn này là Internet Explorer,

các trình duyệt khác thì thực hiện tương tự):

Bằng một trong các cách:

+ Cách 1: Vào menu Start  Programs  Internet Explorer

+ Cách 2: Click kép (bấm kép chuột) vào biểu tượng Internet Explorer tại màn hình Desktop:

- Bước 2: Tại ô địa chỉ của trình duyệt (Address), gõ vào địa chỉ của hệ

thống thư trên mạng Internet:

- Đường chính thức (tốc độ cao) : http://mail.lamdong.gov.vn

- Đường dự phòng: http://mail1.lamdong.gov.vn

Xuất hiện giao diện đăng nhập của hệ thống:

- Bước 3: Lần lượt nhập tên tài khoản và mật khầu của bạn vào vùng

1.2 Đóng hộp thư ( Đăng xuất ):

Để kết thúc phiên làm việc, hãy bấm chọn Thoát:

Lưu ý:

Trước khi thoát khỏi ứng dụng duyệt thư, kể cả khi chuyển sang trang web khác, cần phải đăng xuất khỏi hộp thư Nếu không, người khác dùng chung máy tính có thể truy nhập vào tài khoản hộp thư của bạn

2 Giao diện chính và tương tác với người dùng:

2.1 Giao diện chính

Giao diện chính cho người dùng của hệ thống thư có dạng như sau:

Giao diện có 6 vùng chính:

 Tìm kiếm – Search Bar Thể hiện công cụ hỗ trợ tìm kiếm

 Các ứng dụng cơ bản – Application Tabs Ngoài chức năng gửi nhận

thư, hệ thống còn cung cấp thêm các chức năng làm việc khác, thể hiện dưới

các thẻ (tab) ứng dụng

 Thanh công cụ – Toolbar Trình bày các công cụ phục vụ người dùng

nhằm thực hiện chức năng, hành vi nào đó Trên hình thể hiện các công cụ trong

ứng dụng Thư (vì tab Thư đang được kích hoạt)

 Khung Tổng quan – Overview Pane Còn gọi là Khung bên trái, thể

hiện cơ cấu các thư mục, gồm các thư mục của hệ thống (như Thư đến, Thư đã gửi, Thư nháp, Thư rác, Thùng rác, …) và các thư mục hoặc các thẻ đánh dấu

do người dùng tạo lập Với mỗi ứng dụng khác nhau, khung này thể hiện khác nhau phụ thuộc cơ cấu thư mục của ứng dụng

 Bảng duyệt – Content Pane Một bảng trình bày theo tiêu đề của tài

liệu dưới dạng hàng, cột Hiện thị của bảng này tùy thuộc ứng dụng đang dùng Với Thư, nếu chọn “Thư đến” thì bảng này hiện thị danh sách các thư có trong hộp thư đến

 Vùng đọc – Reading Pane Hiện thị nội dung chi tiết của một mục được

chọn ở bảng duyệt Trong trạng thái duyệt thư, nó hiện thị chi tiết nội dung thư Khung này có thể thay đổi được vị trí, do người dùng thiết lập

––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

2.2 Một số tính năng tương tác với người dùng

Phần mềm duyệt thư có nhiều tính năng tương tác thuận tiện cho người dùng

 Th ực đơn xổ xuống - Down-arrow menus Một số nút công cụ có hình

mũi tên nhỏ bên cạnh  Bấm vào nút sẽ thực hiện một hành động, còn bấm vào hình mũi tên sẽ hiển thị danh sách lựa chọn mở rộng

HÌnh dưới biểu thị khi người dùng bấm vào hình mũi tên bên cạnh nút Mới

 Kéo và th ả Bấm giữ chuột và kéo một thông điệp để di chuyển nó sang

thư mục khác

 Th ực đơn bấm chuột phải - Right-click menus Bấm nút chuột phải trên

một khoản mục nào đó sẽ xuất hiện một “thực đơn” tắt, cho phép người dùng lựa chọn thực hiện một hành động nào đó Tận dụng tính năng này có thể tiết kiệm được nhiều thao tác

 Ki ểm tra dung lượng hộp thư: Bấm chuột trái - Left-click menus Bấm nút

chuột trái tại tên người sở hữu hộp thư, sẽ hiển thị dung lượng hộp thư đã sử dụng

3 Thao tác với thư:

3.1 Soạn và gửi thư

Tại giao diện chính, bấm vào thẻ Thư để làm việc với chức năng thư điện

tử

Để soạn một bức thư (thông điệp) mới, bấm chọn nút công cụ Mới ngay

––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

Một cửa sổ soạn thảo thư mới xuất hiện dưới dạng một tab - có tên là

Soạn thảo Tiến hành nhập các thông tin cần thiết và soạn nội dung thông điệp

muốn gửi Cụ thể:

* Nhập địa chỉ người nhận

Ô Đến (To) dùng để nhập đầy đủ địa chỉ thư điện tử của người nhận Nếu muốn gửi tới nhiều địa chỉ: sau một địa chỉ hãy đánh dấu chấm phẩy (;) rồi nhập địa chỉ tiếp theo Sau đó nhập tiếp địa chỉ vào các ô Cc, Bcc nếu cần

Cc: Viết tắt của cụm từ "carbon copy" ("bản sao") Có thể hiểu như “Đồng

gửi” Những người nhận ở trong Cc được nhận 1 bản sao của thông điệp Mọi người nhận khác đều biết là bạn gửi cho ai bao gồm những người có địa chỉ ở “Gửi tới” và “Cc”

Bcc: Người nhận có địa chỉ ở Bcc (Blind carbon copy) thì những người nhận ở “Gửi tới” và “Cc” không biết được

Muốn hiện ô Bcc, cần phải bấm vào Hiện thị BCC ở ô Tùy chọn Chọn

Hiển thị BCC như hình dưới

Sử dụng Sổ địa chỉ để điền địa chỉ người nhận:: Trong giao diện soạn thư, nhấn vào “Đến” sẽ xuất hộp thoại chứa các địa chỉ đã được lưu Tại đây, có thể nhấn chuột để chọn lấy địa chỉ rồi nhấn chọn Đến hoặc Cc hoặc Bcc Các địa chỉ được chọn sẽ xuất hiện ở phần bên phải cửa sổ đồng thời được tự điền vào các

ô Đến, Cc, Bcc của thông điệp

Để tìm nhanh địa chỉ nào thì gõ tên hoặc một phần tên vào ô bên cạnh

hình kính lúp r ồi bấm nút Tìm kiếm

Sau khi đã chọn xong danh sách từ sổ địa chỉ, bấm nút Ok để chấp nhận

đồng thời đóng sổ địa chỉ lại

––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

Tự động hoàn hành nhập địa chỉ::

Tính năng này đưa ra gợi ý khi người dùng nhập địa chỉ trong các mục

Đến, Cc, Bcc Một danh sách địa chỉ có thể hiện ra phía dưới đồng thời lúc gõ

địa chỉ

Cách dùng: Với danh sách hiện ra, chọn 1 trong các thao tác:

 Bấm phím Enter để chọn tên đầu tiên trong danh sách

 Dùng phím mũi tên xuống (trên bàn phím) di chuyển đến dòng muốn chọn rồi bấm phím Enter (hoặc dấu phẩy, hoặc dấu chấm phẩy)

 Trỏ chuột vào địa chỉ muốn chọn rồi bấm chuột

Muốn làm mất danh sách gợi ý, hãy bấm phím Esc

Gõ địa chỉ ắt:

Chỉ áp dụng cho các địa chỉ thư cùng trong hệ thống Nhập địa chỉ email không kèm theo phần tên miên (@lamdong.gov.vn) như hình dưới

Bấm nút kiểm tra tên sẽ có kết quả

Danh sách địa chỉ hiện ở các ô trên có được từ Sổ liên lạc của người

dùng Bạn có thể tạo nhiều sổ liên lạc khác nhau Có thể thiết lập cho việc hiện thị địa chỉ gợi ý ở tùy chọn Sổ liên lạc - Xem mục Quản lý sổ liên lạc trong phần

Các tính năng khác của hệ thống thư

* Nhập tiêu đề thư: Nhập vào ô Chủ đề như hình dưới Sau khi hoàn

thành nhập tiêu đề thư, tên tab cửa sổ soạn thảo mang tên tiêu đề thư

* Soạn thảo nội dung thư: Soạn trong vùng A như hình dưới

––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

Các ùy chọn khi soạn nội dung hư::

Nút công cụ Tùy chọn (công cụ trong cửa sổ soạn thư – không phải tab

Tùy chọn) cho phép người dùng các lựa chọn sau:

 Định dạng theo HTML: Tùy chọn này cung cấp khả năng soạn thảo nội

dung có định dạng văn bản, gồm định dạng chữ (font, cỡ, màu sắc), màu nền, bảng, và tạo liên kết (link),… Tuy nhiên, một số phần mềm đọc thư không đọc được các thư có định dạng HTML

 Định dạng theo văn bản thường: Chỉ nhập được văn bản thường (plain

text) với font chữ duy nhất mà không thể định dạng

 Yêu c ầu hồi báo đọc: Nếu tính năng này được gắn với thư, sau khi người

nhận đã đọc, hệ thống thư của người nhận sẽ gửi trả cho người gửi một thông báo về việc thông điệp đã được đọc Tuy nhiên, người nhận cũng có thể thiết lập tài khoản của họ từ chối hồi đáp

Nhấn nút Duyệt (Browse) để tìm đến tập tin lưu trên máy, lúc này hệ thống thư sẽ chuyển quyền điều khiển cho hệ điều hành phục vụ người dùng chọn tập tin Khi chọn được tập tin muốn chọn, bấm Open Lặp lại cho đến khi chọn hết số tập tin muốn gửi kèm rồi nhấn nút Đính kèm để hoàn tất

Lưu ý:

 Nên đóng tập tin lại nếu đang mở trước khi thực hiện đính kèm theo thư

 Để đối phó với virus, một số người nhận hoặc một số

hệ thống thư có thể đã thiết lập cấu hình từ chối nhận một số kiểu tập tin như là EXE, SCR,… kể cả đã khi đã được nén Trong trường hợp đó, nếu bạn gửi đi thì người dùng sẽ không nhận được thư

 Nếu tập tin đính kèm bị nhiễm vi-rút, các máy chủ thư

sẽ cách ly thư đồng thời gửi một thông điệp cảnh báo tới người nhận, thư của người gửi sẽ không được chuyển đến cho người nhận

 Tổng dung lượng tập tin đính kèm của hệ thống thư là

có giới hạn Quản trị hệ thống quy định hạn ngạch căn cứ vào khả năng đáp ứng của hệ thống

* Gửi đi: Sau khi đã hoàn tất bức thư, nhấn nút Gửi để gửi thông điệp đi

N ếu chưa hoàn thiện bức thư, tạm thời chưa muốn gửi, có thể lưu bức thư đang soạn này lại: Bấm nút , thư sẽ được lưu vào thư mục “Bản thảo”

- Nút OK : Không lưu gì cả và đóng cửa sổ soạn thư

- Nút Cance: Trở lại cửa sổ soạn thảo, tiếp tục soạn thư

Xử lý thư không phát được - Undel verable mai: :

Đôi khi bạn nhận được thư với tiêu đề có chứa cụm từ tiếng Anh

“Undelivered mail”, đó là các thư bị trả lại (hồi chuyển) người gửi do các hệ

thống máy chủ không chuyển được tới địa chỉ nhận Lý do có thể là: địa chỉ người nhận không đúng; hoặc hộp thư của người nhận bị đầy trên máy chủ (quá dung lượng lưu trữ cho phép); hoặc có thể chưa thiết lập đúng các thông số cần thiết nếu bạn gửi thư bằng ứng dụng thư máy trạm

Trong thông điệp hồi chuyển thường chứa một phần của thư gốc bạn gửi cùng với thông tin báo lỗi của máy chủ dịch vụ thư cho biết lý do trả lại

3.2 Nhận thư và đọc thư

Để kiểm tra thư mới, nhấn vào nút , máy tính

người dùng sẽ tải thư mới từ máy chủ Ngầm định, sau 5 phút, trình duyệt thư tự động liên lạc với máy chủ để tải thư mới về

Nếu có thư chưa đọc, mục Thư đến sẽ trở thành chữ đậm nét và bên cạnh là con số trong ngoặc đơn cho biết số thư thư chưa đọc

Trong danh sách các thư đã đến (ở bảng duyệt thư), những thư chưa đọc

sẽ thể hiện bằng chữ đậm Muốn đọc thư nào thì bấm vào tiêu đề của bức thư

đó

Phần khung đọc của giao diện sẽ là nội dung chi tiết của thông điệp (thư) đang chọn

––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

Khi nhận được thư có chứa tập tin đính kèm, Phần đính kèm sẽ có một danh sách các tập tin kèm Bấm chuột phải tại tập tin, người dùng sẽ có các lựa chọn Mở Open), Tải về (Save Target As…)

Nếu bấm Tải về, sẽ có hộp thoại xuất hiện hỏi bạn lưu vào máy tính (save) Giao diện của hộp thoại phụ thuộc vào trình duyệt Internet bạn đang sử dụng

Lưu ý:

1 Một số tập tin nhận được có thể không mở được trên máy tính của người dùng Điều này xảy ra do các nguyên nhân sau:

 Phiên bản ứng dụng tạo ra tập tin từ người gửi không phù hợp với phiên bản của ứng dụng đọc tập tin trên máy người dùng

 Máy tính của người dùng chưa cài đặt ứng dụng để đọc loại tập tin đó

 Tên tập tin của người gửi không có phần mở rộng xác định kiểu tập tin

 Có lỗi trong quá trình nạp tập tin đính kèm của người gửi hoặc lỗi do quá trình tải tập tin về Khả năng này ít xảy ra

2 Nếu tập tin nhận về được phần mềm chống vi-rút phát hiện có nhiễm vi-rút, có thể có cảnh báo hoặc bị cách ly, thậm chí bị xóa ngay, phụ thuộc vào thiết lập của phần mềm chống vi-rút

3.3 Hồi âm và chuyển tiếp thư

Chọn thư muốn hồi âm (trả lời) rồi bấm nút công cụ :

Nhập các thông tin tương tự như soạn thư mới Phần Đến có sẵn địa chỉ người nhận hồi âm (là người đã gửi thư đến), người dùng vẫn có thể thêm những địa chỉ khác

Hệ thống tự động gắn thêm “RE:” vào đầu chủ đề thư của thư gốc, người dùng có thể để nguyên chủ đề hoặc thay đổi cho phù hợp với nội dung thư Sau khi hoàn tất soạn thảo, bấm Gửi để gửi thư đi

Trường hợp muốn chuyển tiếp thư đó gửi cho một hay nhiều người khác

thì hãy bấm vào Chuyển tiếp để thực hiện Thực hiện các bước giống như khi soạn thư mới rồi cuối cùng bấm nút Gửi

3.4 Tùy biến giao diện mục “Thư đến”

“Thư đến” là một thư mục luôn có sẵn của hệ thống dùng để chứa các thư

nhận được Ngoài thư mục này còn có các thư mục khác cùng cấp như Thư đã

gửi, Thư nháp, Thư rác,… Những tùy biến giao diện các thư mục tương tự nhau,

nên ở đây hướng dẫn riêng cho thư mục Thư đến

3.5 Các tính năng dùng cho xử lý thư

Ngoài các tính năng đã đề cập đến ở các phần trước của tài liệu này, hệ thống còn có những tính năng khác trong việc quản lý các thông điệp, chúng được thể hiện trên thanh công cụ như hình dưới

Khi trỏ chuột vào một nút trên thanh công cụ, một “tool tip” hiện ra cho biết tính năng của nút cùng với phím tắt cho tính năng đó

Khi người dùng chưa chọn một thông điệp nào, các nút ở trạng thái không sẵn sàng đáp ứng, hình của chúng hơi mờ, khi trỏ chuột vào nó, con trỏ chuột có hình 

Người dùng còn có thể sử dụng các tính năng thông qua menu tắt bằng cách bấm phải chuột vào một thư trong danh sách

––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

Ý nghĩa, tác dụng của các tính năng:

Tạo một thư mới

Lựu chọn dạng hiển thị thư đến Hiển thị thư đến (Dòng đơn / Nhiều dòng)

Với những thư cũ, thư rác hoặc thư không cần thiết nữa có thể xóa

chúng đi Chọn một thư hoặc đánh dấu các thư cần xóa rồi bấm chọn Xóa bỏ, sau động tác này, các thư sẽ được chuyển vào thư mục Mục đã xóa

Di chuyển mục đã chọn: Dùng để chuyển một hoặc nhiều thông

điệp đã chọn trước đến thư mục khác

Sau khi bấm nút Di chuyển mục

đã chọn, hộp thoại mới xuất hiện, ta

bấm chuột chọn mục cần di chuyển

đến, rồi bấm Đồng ý để thực hiện

Một cách khác để di chuyển

là dùng phương pháp kéo và thả:

Bấm vào một thông điệp, giữ nút

chuột và kéo vào tên thư mục khác

rồi thả nút chuột

 Hồi đáp: Trả lời cho người đã gửi thư gốc

 Hồi đáp tất cả: Gửi thư tới tất cả những người đã nhận được thư gốc,

 Chuyển tiếp: Chuyển tiếp thư được chọn một hay nhiều người khác

Việc Chuyển tiếp một thư sẽ bao gồm cả phần đính kèm (nếu có) trong khi nếu bạn Hồi âm thư đó thì sẽ không bao gồm các phần đính kèm

 Email rác ( Đánh dấu mục đã chọn như thư rác): Sau khi đánh dấu, thư

lập tức được chuyển vào thư mục Email rác Những lần sau nhận được thư gửi

từ địa chỉ này, hệ thống sẽ tự động chuyển vào thư mục Email rác

Thư rác: : Là những thư điện tử được gửi đến từ những địa chỉ lạ mà người nhận không mong muốn Thư rác thường

do người gửi mua một loạt danh sách địa chỉ và dùng công cụ

để gửi tới hàng loạt địa chỉ nhận Một số thư rác có chứa mã độc hại có thể gây hại cho máy tính

Các thư quảng cáo, chào hàng, giới thiệu địa chỉ web cũng được coi là thư rác nếu tự ý gửi tới mà không được sự

đồng ý của người nhận

4 Các chức năng khác của hệ thống thư:

4.1 Quản lý thư mục lưu trữ

Hệ phần mềm thư điện tử được lập sẵn các thư mục cơ bản cho người dùng để lưu trữ thư như: Hộp thư đến, Hộp thư đến, Mục đã gửi, Mục đã xóa…

Ngoài các thư mục có sẵn, người dùng có thể tạo ra các thư mục khác để chứa thư theo ý riêng, Cách thực hiện như sau:

+ Bấm chuột phải tại tên hòm thư, chọn Tạo thư mục mới:

––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

+ Xuất hiện Ô Tạo mới thư mục

+ Nhập tên thư mục mới vào ô Tên

* Tạo thư mục con của thư mục vừa tạo : Bấm chuột phải tại thư mục vừa tạo, chọn Tạo thư mục mới

4.2 Quản lý Sổ liên lạc (Contacts)

Sổ liên lạc là nơi lưu các địa chỉ thư điện tử cùng với các thông tin khác của các mối liên hệ Để bắt đầu dùng chức năng này, người dùng phải bấm vào

tab S ổ liên lạc

Hệ thống có sẵn 1 sổ là Default Global Address List Là Sổ địa chỉ của toàn bộ người dùng của hệ thống thư điện tử công vụ Lâm Đồng Khi bạn bấm chọn nút Hệ thống sẽ mở sổ địa chỉ này cho bạn tìm chọn địa chỉ người muốn gửi :

Người dùng có thể bổ sung thêm các sổ khác để lưu địa chỉ cho phù hợp nhu cầu phân loại bằng cách tương tự như như tạo mới thư mục lưu trữ

*Tạo 1 danh cách gửi :

Ví dụ tạo 1 danh sách gửi gồm địa chỉ email của UBND 12 huyện, thành phố thuộc tỉnh : Chọn Sổ liên lạc, bấm vào nút công cụ Mới, chọn Danh sách

gửi

+ Nút “Lưu và Đóng” : Lưu Danh sách Gửi

*** Khi soạn thư để gửi cho UBND 12 huyện, thành phố thuộc tỉnh, trong ô

: chỉ cần nhập tên Danh sách vừa tạo như trên là

ubndhuyen, bấm nút kiểm tra tên

Kết quả như hình dưới