Đề cương thông tin đến các bạn các câu hỏi ôn tập, củng cố kiến thức về quản trị kho hàng như: chức năng của kho hàng, so sánh chi phí khi sử dụng kho công cộng và sử dụng kho tư nhân, phương pháp nhặt hàng theo khu vực, chi phí tồn kho...
Trang 1ĐỀ CƯƠNG QUẢN TRỊ KHO HÀNG
PHẦN 1: CÂU HỎI TRẢ LỜI NGẮN
CHƯƠNG 1:
1.Chức năng truyền thống của kho hàng là gì? Ngày nay có phải kho hàng vẫn chỉ có chức năng này không? Vì sao?
Chức năng truyền thống của kho hàng là tồn trữ hàng hóa Ngày nay, trải qua 3 thời đại lịch sử, với sự phát triển của kinh tế - xã hội, khoa học công nghệ, nhu cầu trao đổi thương mại, kho hàng đã xuất hiện thêm các chức năng khác như phối ghép sản phẩm, gom hàng, phân phối, hoạt động logistics và dịch vụ khách hàng
2.Phân biệt 2 chức năng sau của kho hàng: chức năng gom hàng và chức năng phối ghép sản phẩm Lấy ví dụ để làm rõ giải thích của bạn.
Sự khác nhau cơ bản giữa chức năng gom hàng và phối ghép là mục đích, trong khi gom hàng là hoạt động tập hợp hàng để gửi đi tới điểm nhận hàng cuối cùng thì phối ghép là hoạt động ghép các bộ phận của 1 sản phẩm mà được sản xuất riêng rẽ tại các địa điểm khác nhau để tạo ra 1 thành phẩm cuối cùng
Ví dụ:
-Các nhà sản xuất máy bay thường sản xuất các bộ phận máy bay ở nhiều địa điểm khác nhau, sau đó đưa về một kho để phối ghép, hoàn thiện một chiếc máy bay
-Các nhà cung cấp hàng nhỏ lẻ, bưu kiện thường gửi đến một kho phân phối để tập trung hàng vào một xe để vận chuyển tới điểm nhận hàng cuối cùng
3.Nêu và phân tích nguyên tắc 7Rs trong quản trị kho hàng?
-Right product: Nguyên tắc này yêu cầu nhà khai thác kho phải giao đúng loại hàng hóa đã thỏa thuận với khách hàng;
-Right quantity: Nguyên tắc này yêu cầu nhà khai thác kho phải giao hàng đúng số lượng hàng hóa đã thỏa thuận với khách hàng, không thừa, không thiếu;
-Right place: Nguyên tắc này yêu cầu nhà khai thác kho phải giao hàng tới đúng địa điểm đã thỏa thuận với khách hàng;
-Right time: Nguyên tắc này yêu cầu nhà khai thác kho phải giao hàng đúng thời gian
đã thỏa thuận với khách hàng;
-Right quality: Nguyên tắc này yêu cầu nhà khai thác kho phải duy trì đúng chất lượng hàng hóa đã thỏa thuận với khách hàng;
Trang 2-Right price: Nguyên tắc này yêu cầu nhà khai thác kho phải giao đúng giá đã thỏa thuận với khách hàng, với chi phí thấp nhất có thể
-Right impression; Nguyên tắc này yêu cầu nhà khai thác kho phải tạo được ấn tượng tốt với khách hàng
4.Theo các giai đoạn trong chuỗi cung ứng thì kho hàng được phân loại như thế nào, tại sao lại phân loại như vậy?
-Theo các giai đoạn trong chuỗi cung ứng, kho hàng được phân thành 2 loại:
+Kho chứa nguyên vật liệu thô;
+Kho chứa bán thành phẩm/ thành phẩm
Cách phân loại như trên là do trong một chuỗi cung ứng gồm nhiều các giai đoạn khác nhau (cung cấp, sản xuất, phân phối,…), tính từ nhà cung cấp cho tới nhà sản xuất, hàng hóa chỉ ở dạng nguyên vật liệu thô (tức chưa được chế biến, xử lý) Nguyên vật liệu thô này được nhà sản xuất sử dụng, chế biến, xử lý thành bán thành phẩm/ thành phẩm để đưa đến nhà phân phối Kể từ nhà phân phối đến khách hàng tiêu dùng cuối cùng, hàng hóa chỉ ở dạng là bán thành phẩm/ thành phẩm
5.Phân biệt kho tư nhân và kho dịch vụ công?
-Kho tư nhân là loại kho được sở hữu, quản lý bởi cùng doanh nghiệp khai thác và quản lý các thiết bị kho để bảo quản, xử lý hàng hóa của chính doanh nghiệp mình
-Kho dịch vụ công là loại kho được khai thác bởi nhà cung cấp dịch vụ độc lập – như lưu kho, xếp dỡ, vận tải – trên cơ sở các mức phí cố định hoặc thay đổi tùy theo yêu cầu của khách hàng
6.Đối với kho hàng, mục tiêu nào quan trọng hơn: Lưu trữ đơn thuần để giữ nguyên chất lượng hàng hóa hay thực hiện các hoạt động giá trị gia tăng cho hàng hóa trong kho? Kể tên 3 hoạt động tạo giá trị gia tăng cho hàng hóa trong kho.
-Mục tiêu quan trọng: Thực hiện các hoạt động giá trị gia tăng cho hàng hóa trong kho vì kho hàng hình thành chủ yếu dựa trên việc các doanh nghiệp muốn giảm chi phí và đáp ứng nhu cầu, nếu chỉ đơn thuần là lưu trữ thì sẽ chỉ làm tăng chi phí cho doanh nghiệp (chẳng hạn, chi phí bảo quản, chi phí tồn trữ, chi phí quản lý, vận hành…)
-3 hoạt động tạo giá trị gia tăng cho hàng hóa trong kho:
+Đóng gói;
+Dán nhãn sản phẩm;
+Chế biến, xử lý hàng hóa
Trang 37.Cross-docking loại bỏ chức năng nào của kho hàng? Lợi ích của việc đó là gì?
Cross-docking loại bỏ chức năng lưu trữ của kho hàng, điều này đem lại nhiều lợi ích cho nhà khai thác kho:
-Giúp giảm thiểu, loại bỏ chi phí tồn trữ, bảo quan hàng;
-Giúp đẩy nhanh vòng quay tồn trữ, thời gian đưa hàng ra thị trưởng;
-Tối thiểu hóa thời gian thực hiện đơn hàng
CHƯƠNG 2:
8.Nêu 6 lý do cần sử dụng kho hàng? Lựa chọn 1 trong 6 lý do đó để phân tích ngắn gọn.
*6 lý do
-Thị trường biến động;
-Nguồn cung biến động;
-Tính kinh tế nhờ quy mô trong sản xuất;
-Tính kinh tế nhờ quy mô trong mua hàng;
-Tính kinh tế nhờ quy mô trong vận tải;
-Dịch vụ khách hàng
*Phân tích (Tùy chọn theo ý hiểu):
-Một trong các lý do cần sử dụng kho hàng là thị trường biến động Nhu cầu thị trường luôn luôn thay đổi, các nhà cung cấp, sản xuất, phân phối không bao giờ có thể dự báo chính xác được nhu cầu của thị trường Nhu cầu có thể cao đột biến và cũng có thể thấp đột biến Do vậy, muốn đáp ứng được nhu cầu của thị trường mọi thời điểm thì các nhà kinh doanh phải xây dựng kho hàng để lưu trữ lượng hàng nhất định, đáp ứng được thị trường biến động
9.So sánh chi phí khi sử dụng kho công cộng và sử dụng kho tư nhân?
Chi phí vốn
1.Xây dựng 2.Trang thiết bị, công cụ 3.Thiết bị xếp dỡ NVL 4.Ray/ bến xếp dỡ hàng hóa
Không
Chi phí 1.Thiết bị an toàn
2.Bảo hiểm, thuế 3.Bảo dưỡng, sửa chữa 4.Điện nước
5.Tiền lương
Chi phí đơn vị được tính dựa trên loại dịch vụ được
sử dụng
Trang 46.Phúc lợi cho người LĐ
-Phí thuê kho tính theo thời gian thuê
-Phí theo hợp đồng: phí xếp
dỡ, phí chứng từ, phí cho dịch vụ đặc biệt,
Rủi ro Chịu mọi rủi ro Theo các điều khoản trong
hợp đồng
10.Nêu các ưu điểm của kho tư nhân?
-Khả năng kiểm soát (tồn kho, sử dụng không gian, bảo dưỡng thiết bị, dòng NVL, lịch xếp dỡ, tích hợp kho hàng vào hệ thống logistics,…);
-Linh hoạt trong thiết kế và vận hành kho hàng phù hợp với sản phẩm và yêu cầu khách hàng, mở rộng hoặc thu hẹp khi cần,…;
-Tiết kiệm chi phí trong dài hạn (nếu công ty tận dụng ít nhất 75% kho hàng);
-Đảm bảo tính bí mật;
-Lợi ích vô hình: cảm giác yên tâm từ khách hàng
11.Nêu các nhược điểm của kho tư nhân?
-Thiếu linh hoạt: Trong thời gian ngắn không thể thay đổi không gian, địa điểm kho hàng,…;
-Chi phí cơ hội lớn (vốn đầu tư vào lĩnh vực khác, không thể bán lại kho hàng trong thời gian ngắn);
-Chi phí ban đầu lớn: Xây dựng kho, thuê nhân viên quản lý kho, đầu tư trang thiết bị
12.Nêu các ưu điểm của kho công cộng?
-Không mất chi phí đầu tư ban đầu;
-Khả năng tiếp cận thị trường mới/ mở rộng thị trường;
-Linh hoạt trong điều chỉnh sản phẩm theo mùa, chi phí cơ hội thấp, ;
-Chi phí vận chuyển thấp;
-Các dịch vụ đặc biệt (kho kiểm soát nhiệt độ, kho biệt lập,…);
-Tính toán chính xác chi phí xếp dỡ và lưu kho
13.Nêu các nhược điểm của kho công cộng?
-Chi phí thuê ngoài có thể vượt quá chi phí vận hành kho tư nhân khi lượng hàng trở nên quá nhiều;
Trang 5-Truyền thông tin khó khăn;
-Thiếu linh hoạt về không gian;
-Thiếu các dịch vụ chuyên biệt
14.Doanh nghiệp có những đặc điểm nào thì nên sử dụng kho tư nhân?
-Lượng hàng nhiều;
-Nhu cầu của khách hàng ổn định;
-Mật độ thị trường cao;
-Cần các yêu cầu về quản lý vật chất;
-Yêu cầu cao về dịch vụ khách hàng;
-Yêu cầu về an ninh cao;
-Cần kho đa dụng
15 Doanh nghiệp có những đặc điểm nào thì nên sử dụng kho công cộng?
-Lượng hàng ít;
-Nhu cầu của khách hàng biến động;
-Mật độ thị trường thấp;
-Không cần các yêu cầu về quản lý vật chất;
-Yêu cầu thấp về dịch vụ khách hàng;
-Yêu cầu về an ninh thấp;
-Không cần kho đa dụng
16.Số lượng kho hàng tăng lên sẽ tác động như thế nào đến chi phí mất đơn hàng, chi phí tồn kho, chi phí vận tải, chi phí xây dựng và quản lý kho hàng?
Số lượng kho hàng tăng lên thì:
-Chi phí mất đơn hàng sẽ giảm: Việc tăng số lượng kho sẽ giúp tiếp cận và mở rộng thị trường, giúp đáp ứng được nhu cầu khách hàng nhiều hơn, do vậy chi phí mất đơn hàng giảm;
-Chi phí tồn kho sẽ tăng: Việc tăng số lượng kho sẽ làm tăng khối lượng tồn trữ hàng,
do vậy mà chi phí tồn kho sẽ tăng theo;
-Chi phí vận tải sẽ giảm: Số lượng kho tăng sẽ mang kho hàng đến gần với khách hàng, thị trường hơn, làm giảm khoảng cách và chi phí vận tải;
-Chi phí xây dựng, quản lý kho sẽ tăng: Số lượng kho tăng làm tăng quy mô của doanh nghiệp, theo đó phải quản lý nhân viên, vận hành kho phức tạp hơn, dẫn đến chi phí tăng
Trang 617.Phân tích các tiêu chí để lựa chọn vị trí kho hàng?
-Mạng lưới logistics vận tải:
+Thị trường: Đảm bảo rằng hàng hóa phải được trữ trong kho hàng nằm ở vị trí thuận lợi, gần thị trường tiêu thụ để giao hàng nhanh chóng đến khách hàng, đáp ứng dễ dàng nhu cầu thị trường;
+Chi phí vận tải: Chi phí vận tải từ nhà cung cấp/ nhà sản xuất đến kho; Chi phí vận tải từ kho đến người tiêu dùng cuối cùng; Gần doanh nghiệp vận tải
-Lực lượng lao động: Kỹ năng và chi phí thuê nhân công.
-Năng lực/ công năng của kho hàng và chi phí thuê kho (nếu có).
-Chức năng/ vai trò của kho hàng trong chuỗi cung ứng.
18.Kho hàng 1 tầng có ưu điểm gì so với kho hàng nhiều tầng?
-Có nhiều không gian trên mỗi chi phí đầu tư;
-Ít tốn kém hơn khi xây dựng;
-Dễ sử dụng thiết bị vận chuyển, xếp dỡ
19.So sánh ưu nhược điểm của kiểu lưu kho cố định và lưu kho ngẫu nhiên?
Ưu điểm
-Tiết kiệm thời gian nhặt hàng khi thực hiện đơn hàng;
-Dễ dàng duy trì quy luật FIFO;
-Yêu cầu về hệ thống quản lý, hỗ trợ tốt;
-Kiểm soát quá trình kiểm đếm
-Khả năng tối ưu diện tích;
-Phản ứng tốt với sự thay đổi
Nhược điểm
-Không có khả năng tối ưu diện tích;
-Không phản ứng tốt với sự thay đổi
-Mất thời gian nhặt hàng khi thực hiện đơn hàng;
-Khó duy trì quy luật FIFO;
-Yêu cầu hệ thống quản lý, hỗ trợ kém;
-Khó kiểm soát quá trình kiểm đếm
20.Vẽ hình thể hiện việc bố trí các loại hàng trong kho hình chữ U và chữ I theo phương pháp phân tích ABC? (Bạn vẽ hơi xấu, mọi người cố gắng tự sửa nha! :D )
*Mô tả phương pháp ABC:
A = loại hàng yêu cầu xuất nhanh chóng;
Trang 7B = loại hàng yêu cầu xuất chậm hơn so với A;
C = loại hàng yêu cầu xuất chậm nhất
*Kho chữ U
*Kho chữ I
CHƯƠNG 4:
21.Trình bày 6 quy trình cơ bản trong khai thác kho hàng và các hoạt động tương ứng của từng quy trình?
a/Nhận hàng
-Dỡ hàng;
-Đém hàng;
-Nhận dạng hàng;
-Ký mã hiệu;
-Kiểm tra chất lượng hàng;
-Nhập thông tin hàng vào hệ thống
b/Cất hàng
-Phân loại hàng;
Trang 8-Xếp hàng lên pallet;
-Chuyển hàng vào kho
c/Lưu trữ
-Tồn trữ hàng;
-Kiểm đếm;
-Đảo hàng;
-Lập kế hoạch tối ưu dung tích kho
d/Nhặt hàng
-Lập sơ đồ dịch chuyển hàng;
-Sơ đồ luồng hàng;
-Lập sơ đồ phân vùng kho;
-Xử lý rác thải
e/Đóng gói
f/Chuyển hàng
-Xác nhận thực hiện đơn hàng;
-Chuẩn bị hóa đơn, chứng từ;
-Niêm phong, kẹp chì, đóng gói;
-Kiểm tra tình trạng bề ngoài;
-Xếp hàng lên xe vận chuyển
22.Trình bày phương pháp nhặt hàng theo đơn (order-picking)?
Mỗi nhân viên nhặt hàng sẽ nhận 1 đơn hàng, đi hết 1 vòng quanh kho hàng cho đến khi nhặt đủ hàng cho đơn hàng đó
Phù hợp với: Doanh nghiệp bán lẻ mới hoạt động, quy mô chưa đủ lớn để có lợi thế
khi sử dụng những phương pháp nhặt hàng phức tạp hơn
Cần tránh nếu: Doanh nghiệp có hơn 20 đơn hàng cần thực hiện trong ngày (hoặc
trong tương lai gần)
23.Trình bày phương pháp nhặt hàng theo lô (batch picking)?
-Nhân viên nhặt hàng sẽ đi 1 vòng quanh kho để nhặt đủ lượng hàng cần thiết của 1 SKU cho tất cả đơn hàng
-Hàng sau đó sẽ được phân chia thành các đơn hàng khác nhau, thủ công hoặc sử dụng thiết bị phân loại hàng
-Rất hiệu quả trong việc tiết kiệm thời gian nhặt hàng
Trang 9-Số lượng đơn hàng thực hiện trong 1 lần nhặt có thể dao động từ 10-30 đơn, tùy thuộc kích thước của hàng hóa cần nhặt và kích cỡ đơn hàng
-Phù hợp với: Doanh nghiệp có lượng đơn hàng lớn nhưng mỗi đơn hàng chỉ yêu
cầu một hoặc 1 vài loại hàng
-Cần tránh nếu: Mỗi đơn hàng yêu cầu nhiều loại hàng khác nhau.
24.Trình bày phương pháp nhặt hàng theo khu vực (zone picking)?
-Nhân viên nhặt hàng sẽ đứng cố định tại các khu vực chứa hàng khác nhau trong kho hàng và chỉ nhặt những sản phẩm có trong khu vực của mình
-Đơn hàng sẽ được chuyển lần lượt qua các khu vực này và nhân viên nhặt hàng sẽ lần lượt bổ sung hàng của mình vào đơn hàng
-Hàng sau đó sẽ được chuyển đến khu vực đóng gói để hoàn thiện đơn hàng
-Kiểu nhặt hàng này sẽ tránh cho các nhân viên nhặt hàng phải di chuyển qua lại 1 chỗ nhiều lần khi kho hàng có quá nhiều đơn hàng
-Tuy nhiên, nó có thể làm chậm quá trình chuyển hàng vì 1 đơn hàng phải chuyển lần lượt qua tất cả các khu vực chứa hàng
-Phù hợp với: Doanh nghiệp bán lẻ phải giải quyết lượng đơn hàng khổng lồ.
-Cần tránh nếu: Đơn hàng của doanh nghiệp chỉ có 1 hoặc 1 ít loại hàng hoặc doanh
nghiệp không có nhiều nhân viên nhặt hàng
25.Trình bày phương pháp nhặt hàng theo lớp (wave picking)?
Tương tự như kiểu zone picking nhưng tất cả các khu vực sẽ thực hiện nhặt hàng cùng lúc:
-Mỗi nhân viên sẽ đứng cố định tại 1 khu vực và sẽ nhặt tất cả các sản phẩm thuộc mình phụ trách được yêu cầu trong 1 đơn hàng
-Nhân viên sẽ mang hàng đến khu vực trung tâm bao gói
-Nhân viên bao gói sẽ tập hợp các sản phẩm đó lại thành 1 đơn hàng
Phương pháp này có các ưu điểm tương tự như Zone picking nhưng lại không làm chậm trễ việc chuyển hàng cho khách Tuy nhiên:
-Chi phí tiền lươg sẽ tăng do nhân viên đóng gói cần nhiều thời gian hơn để kết hợp các đơn hàng lại
-Phù hợp với: Doanh nghiệp bán lẻ phải xử lý rất nhiều đơn hàng, mỗi đơn hàng lại
yêu cầu nhiều loại sản phẩm, tốc độ xử lý đơn hàng phải nhanh
-Cần tránh nếu: Đơn hàng của doanh nghiệp chỉ bao gồm 1 hoặc 1 số loại sản phẩm
hoặc doanh nghiệp có ít nhân viên hoặc vấn đề chi phí đối với doanh nghiệp quan trọng hơn tốc độ xử lý đơn hàng
26.Lấy 2 ví dụ về việc công nghệ đã giúp làm tăng hiệu quả của quá trình nhặt hàng?
Trang 10*Hệ thống nhặt hàng kỹ thuật số
Nhân viên sẽ quét mã vạch trên đơn hàng và nhặt hàng theo tín hiệu đèn Điều này giúp nhân viên nhặt hàng tránh được việc nhặt thừa hay thiếu hàng cũng như nhặt sai hàng trong kho
*Nhặt hàng bằng giọng nói
Nhân viên đeo tai nghe để nhận các hướng dẫn bằng giọng nói về loại hàng cần tìm
và làm thế nào để tìm được nó Điều này giúp nhân viên nhặt hàng tiếp cận nhanh chóng đến hàng cần nhặt và tránh sai xót trong nhặt hàng
Sau khi hoàn thành viên nhặt hàng, nhân viên sẽ xác nhận lại cho hệ thống bằng giọng nói thông qua microphone
CHƯƠNG 5:
27.Trình bày 4 loại chi phí liên quan đến tồn kho?
a/Chi phí đặt hàng
Toàn bộ chi phí liên quan đến việc thiết lập đơn hàng (tìm kiếm nguồn hàng, giao dịch ký kết hợp đồng, giao nhận hàng hóa,…)
b/Chi phí lưu trữ hàng
Các chi phí phát sinh khi lưu trữ hàng hóa (chi phí về nhà cửa, kho hàng; chi phí sử dụng thiết bị, phương tiện; chi phí về nhân lực cho hoạt động giám sát quản lý; phí tổn cho việc đầu tư vào hàng tồn kho; thiệt hại của hàng tồn kho do mất mát, hư hỏng hoặc không
sử dụng được
c/Chi phí mua hàng
Chi phí tính từ đơn giá hàng và khối lượng đặt hàng
d/Chi phí hết hàng
Là kết quả khi hết hàng trong kho, dẫn đến 2 trường hợp: Chậm giao hàng và mất đơn hàng
28.Phân loại tồn kho theo chức năng của tồn kho?
-Tồn kho chu kỳ: Lượng tồn kho để thỏa mãn lượng cầu bình quân theo các chu kỳ
đặt hàng;
-Tồn kho an toàn: Tồn kho bổ sung cho tồn kho chu kỳ để đề phòng các biến động
về cầu hoặc cung;
-Tồn kho mùa vụ: Tồn trữ đáp ứng lượng cầu tăng lên trong 1 khoảng thời gian đặc
biệt trong năm;
-Tồn kho xúc tiến: Tồn kho phục vụ cho các chiến dịch marketing;
-Tồn kho đầu cơ: Tồn kho “găm” hàng chờ đến khi lượng cầu và giá hàng hoa tăng
lên;